De raad van de gemeente Hoogeveen,
gelezen het voorstel van de fractievoorzitters van 24 juni 2022,
gelet op de artikelen 61, 61a, 61c, 84, 86, 147 en 149 van de Gemeentewet, artikelen 15 en 31 van de Archiefwet 1995 en artikel 9 van het Archiefbesluit 1995 gelezen de circulaire van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties d.d. 18 december 2020,
Besluit:
- 1.
De 'verordening op de vertrouwenscommissie voor de procedure tot herbenoeming van de burgemeester Hoogeveen 2022 - 2023' vast te stellen;
- 2.
In te stellen een vertrouwenscommissie voor de voorbereiding van de herbenoemingsprocedure van de burgemeester.
Artikel 1 Begripsbepalingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
- a.
de minister: de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;
- b.
de commissaris: de commissaris van de Koning in de provincie Drenthe;
- c.
de burgemeester: de burgemeester van Hoogeveen;
- d.
de commissie: de vertrouwenscommissie, zijnde een raadscommissie, die belast is met de voorbereiding van de aanbevelingen tot herbenoeming van de burgemeester.
Artikel 2 Taak van de commissie
De commissie heeft tot taak de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
Artikel 3 Samenstelling commissie
- 1.
De commissie bestaat uit maximaal zoveel leden als er fracties in de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
- 2.
Iedere fractie draagt uit haar midden een lid voor ter benoeming door de raad.
- 3.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
- 4.
De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.
Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
- 2.
De gemeentesecretaris is plaatsvervangend secretaris van de commissie.
- 3.
De (plaatsvervangend) secretaris geeft ambtelijke ondersteuning aan de commissie.
- 4.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van de commissie en heeft daarin geen stemrecht.
Artikel 5 Adviseurs
- 1.
Eén wethouder als vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd.
- 2.
De gemeentesecretaris wordt als adviseur aan de commissie toegevoegd.
- 3.
De adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de vertrouwenscommissie.
- 4.
De adviseurs zijn geen lid van de commissie en hebben geen stemrecht in de commissie.
Artikel 6 Vergaderingen
- 1.
De vergaderingen van de commissie zijn besloten.
- 2.
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten.
- 3.
De voorzitter doet van elke vergadering ten minste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie.
- 4.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de volstrekte meerderheid van het aantal leden aanwezig is.
Artikel 7 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De voorzitter ziet erop toe dat aan het gestelde in het vorige lid wordt voldaan.
- 3.
De commissie en haar leden verstrekken geen inzage in de stukken noch informatie over de stukken en over het behandelde in haar vergadering aan de raadsleden die geen zitting hebben in de commissie, noch aan anderen.
- 4.
De commissie en de gemeenteraad kunnen en zullen de geheimhouding waartoe het eerste lid verplicht, niet opheffen.
- 5.
De geheimhouding blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
- 6.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de adviseur en de (plaatsvervangend) secretaris.
Artikel 8 Verslag
- 1.
De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk en vertrouwelijk verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en de commissaris. Het verslag van bevindingen bevat tenminste:
- a.
een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie;
- c.
een gemotiveerde concept aanbeveling;
- 2.
De bevindingen, bedoeld in lid 1, worden vastgesteld bij meerderheid van uitgebrachte stemmen. Elk lid heeft één stem.
- 3.
Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.
- 4.
Bij het staken van stemmen over de uit te brengen bevindingen, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in de volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de commissie, maar de verschillende meningen binnen de commissie ter kennis van de gemeenteraad en de commissaris gebracht.
Artikel 9 Contactpersoon
- 1.
De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon.
- 2.
Alle stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van 'persoonlijk en geheim' op de envelop en boven de ingesloten stukken gericht aan de voorzitter en gezonden aan het werkadres van de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering.
- 3.
Alle stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van 'persoonlijk en geheim' op de envelop en boven de ingesloten stukken door de voorzitter en de secretaris ondertekend en vanaf het werkadres van de secretaris verzonden.
Artikel 10 Bijzondere bepalingen over de herbenoemingsprocedure
- 1.
De commissie formuleert de informatiebronnen op basis waarvan zij zich een oordeel vormt over het functioneren van de burgemeester. Deze informatiebronnen maakt zij vooraf kenbaar aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris.
- 2.
Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad en commissaris te zenden, bespreekt de commissie dat met de burgemeester. Van het gesprek wordt een verslag gemaakt dat niet openbaar wordt gemaakt.
- 3.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester in het in het vorige lid bedoelde overleg afspraken worden gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze in het verslag aan de gemeenteraad vermeld. De commissie zendt het verslag ook aan de burgemeester.
Artikel 11 Onvoorziene aangelegenheden
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.
Artikel 12 Ontbinding commissie
De commissie wordt geacht te zijn ontbonden met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister door een Koninklijk besluit is gevolgd.
Artikel 13 Archivering van stukken
- 1.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat op het tijdstip bedoeld in artikel 11, alle archiefbescheiden die de commissie zelf heeft opgemaakt onverwijld in een verzegelde envelop en gerubriceerd als "geheim" worden overgebracht naar de krachtens de wet door de raad aangewezen archiefbewaarplaats.
- 2.
De voorzitter en de secretaris van de commissie dragen er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
- 3.
Alle overige bescheiden die de commissie verstrekte bescheiden en alle kopieën van de in dit artikel bedoelde bescheiden worden onmiddellijk na het in het eerste lid bedoelde tijdstip door de leden bij de secretaris ter vernietiging ingeleverd.
Artikel 14 Inwerkingtreding en vervaldatum
- 1.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en vervalt met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de voordracht van de minister door een Koninklijk besluit is gevolgd.
- 2.
De "verordening op de vertrouwenscommissie voor de procedure tot herbenoeming van de burgemeester" vastgesteld op 16 juni 2016 wordt hierbij ingetrokken.
Artikel 15 Citeertitel
De verordening wordt aangehaald als: 'Verordening op de vertrouwenscommissie voor de procedure tot herbenoeming van de burgemeester Hoogeveen 2022 - 2023.