Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning 2022

Artikel 1  

• 1.

  Een raadslid kan zich voor feitelijke informatie rechtstreeks wenden tot de ambtelijke informant.

• 2.

  Een raadslid heeft door de toegang in het Raadsinformatiesysteem inzage in zowel documenten die openbaar als niet-openbaar zijn.

• 3.

  Indien een ambtenaar twijfelt of het verzoek betrekking heeft op informatie bedoeld in het eerste lid of een onevenredige werkbelasting tot gevolg heeft, stelt hij de secretaris daarvan in kennis. De secretaris beslist over het verstrekken van de informatie.

Artikel 2  

• 1.

  Een raadslid kan zich voor bijstand bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties of andere bijstand wenden tot de griffier.

• 2.

  De bijstand, bedoeld in het eerste lid, wordt verleend door de griffier of een medewerker van de griffie.

• 3.

  Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de griffie kan worden verleend kan de griffier de secretaris verzoeken, één of meer ambtenaren aan te wijzen die de gevraagde bijstand verlenen.

Artikel 3  

• 1.

  Ambtelijke bijstand aan een raadslid wordt verleend tenzij:

  • a.

    het raadslid niet aannemelijk heeft gemaakt dat de bijstand betrekking heeft op de werkzaamheden van de raad;

  • b.

    dit het belang van de gemeente kan schaden;

  • c.

    de taakuitoefening van de betreffende ambtenaar hierdoor ernstig wordt belemmerd en dit gelet op de prioriteit die aan die werkzaamheden is gegeven, onaanvaardbaar wordt geacht.

• 2.

  Indien de secretaris van mening is dat de gevraagde bijstand moet worden geweigerd op grond van het bepaalde in het eerste lid, sub c, overlegt hij met de griffier of de bijstand niet tot geringere en aanvaardbare proporties kan worden teruggebracht. Indien daarover overeenstemming is bereikt, wijst de secretaris één of meer ambtenaren aan om de gevraagde bijstand te verlenen.

• 3.

  Indien de secretaris van mening is dat de gevraagde ambtelijke bijstand moet worden geweigerd, legt hij het verzoek voor aan het college. Het college beslist zo spoedig mogelijk op het verzoek en deelt de secretaris dit met redenen omkleed mee aan de griffier en aan het raadslid dat het verzoek heeft ingediend.

Artikel 4  

• 1.

  Indien een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar verleende bijstand, doet hij hiervan mededeling aan de secretaris en de griffier.

• 2.

  Indien overleg met de secretaris niet leidt tot een voor beide partijen bevredigende oplossing leggen zij de zaak voor aan de burgemeester. De burgemeester beslist zo spoedig mogelijk over de zaak.

Artikel 5  

• 1.

  Een raadslid kan aangeven dat een verzoek om ambtelijk bijstand of de inhoud van het gegeven advies geheim wordt gehouden.

• 2.

  Indien het college of leden van het college informatie wensen over een verzoek om ambtelijke bijstand of de inhoud van het gegeven advies wenden zij zich daartoe rechtstreeks tot het betrokken raadslid.

Artikel 6  

• 1.

  De fracties, zoals bedoeld in artikel van het reglement van orde, ontvangen jaarlijks een financiële bijdrage als tegemoetkoming in de kosten voor het functioneren van de fractie.

• 2.

  Deze bijdrage bestaat uit een vast deel van €30.200,- voor elke fractie. Daarnaast ontvangt elke fractie een bedrag van €830 per raadszetel.

• 3.

  De in het tweede lid genoemde bedragen worden met ingang van iedere nieuwe raadsperiode vastgesteld voor de duur van vier jaar.

• 4.

  De in het tweede lid genoemde bedragen worden met ingang van iedere nieuwe raadsperiode geïndexeerd aan de hand van de loonontwikkeling van de ambtenarensalarissen tijdens de voorgaande raadsperiode. Peildatum voor indexatie is 1 april.

Artikel 7  

• 1.

  Fracties besteden de bijdrage om hun volksvertegenwoordigende, kaderstellende en controlerende rol te versterken.

• 2.

  De bijdrage mag niet gebruikt worden ter bekostiging van:

  • a.

    uitgaven die in strijd zijn met wettelijke bepalingen en overige regelingen;

  • b.

    betalingen aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van de aan de fractie geleverde prestaties op basis van een gespecificeerde, reële declaratie;

  • c.

    giften

  • d.

    uitgaven welke dienen bestreden te worden uit vergoedingen die de leden ingevolge het rechtspositiebesluit raads- en commissieleden toekomen;

  • e.

    uitgaven die opgenomen zijn in de bij deze verordening behorende leidraad

Artikel 8  

• 1.

  Onder een boekjaar wordt, ten aanzien van de fractievergoeding, de periode van 1 april tot 31 maart van het daar op volgende jaar bedoeld.

• 2.

  De bijdrage voor fractieondersteuning wordt na beoordeling van de verantwoording over het voorgaande boekjaar als voorschot verstrekt.

• 3.

  Het voorschot wordt verrekend met een eventueel te veel ontvangen voorschot uit het voorgaande boekjaar en een reserve, conform artikel 10, lid 2.

Artikel 9  

• 1.

  Indien het zeteltal van een fractie ten gevolge van verkiezingen verandert, wijzigt vanzelfsprekend de bijdrage. Ook kan de bijdrage wijzigen door splitsing van een fractie.

• 2.

  Bij splitsing van een fractie wordt de op grond van artikel 8, tweede lid, vastgestelde bijdrage per raadslid voor de oorspronkelijke fractie verdeeld over de betrokken fracties naar evenredigheid van het aantal bij de splitsing betrokken leden. Het vaste deel van de bijdrage blijft bij de oorspronkelijke fractie.

Artikel 10  

• 1.

  De fractie reserveert het in enig jaar niet gebruikte gedeelte van de bijdrage toekomend aan de fractie ter besteding in volgende jaren.

• 2.

  De reserve is niet groter dan 30% van de bijdrage die de fractie in het voorgaande boekjaar toekwam ingevolge artikel 8.

• 3.

  Het beroep in enig jaar op de opgebouwde reserve, komt tot uitdrukking in de verantwoording als bedoeld in artikel 11 over dat jaar.

• 4.

  De reserve blijft na verkiezingen beschikbaar voor de fractie die onder dezelfde naam terugkeert, dan wel voor de fractie die naar het oordeel van de raad als rechtsopvolger daarvan kan worden beschouwd.

• 5.

  Bij splitsing van een fractie, blijft de reserve bij de fractie die onder dezelfde naam verdergaat.

Artikel 11  

• 1.

  Elke fractie legt, binnen een maand na het einde van een boekjaar, verantwoording af over de besteding van de bijdrage voor fractieondersteuning doormiddel van een door de penningmeester en fractievoorzitter ondertekend verantwoordingsdossier.

• 2.

  Het verantwoordingsdossier bestaat uit:

  • a.

    Een ingevuld Excel sjabloon ‘verantwoording uitgaven’

  • b.

    De bijbehorende digitale betalingsbewijzen

  • c.

    Een kort verslag van de besteding van de fractiegelden. Dit verslag wordt gepubliceerd op de website van de raad.

• 2.

  Controle van de verantwoording vindt plaats door de griffie in samenspraak met het team Internal Audit (IA). Hierbij kan het advies van de accountant worden ingewonnen.

• 3.

  De accountant controleert de verantwoordingsdossiers tenminste éénmaal per raadsperiode.

• 4.

  De raad stelt een overzicht van de verantwoorde bedragen vast.

• 5.

  Het korte verslag van de besteding van de fractiegelden wordt samen met een overzicht van de inkomsten, uitgaven en stand reserve gepubliceerd op de website van de raad.

Artikel 12  

Elke fractie die bij aanvang van de zitting van een nieuwe raad als fractie beschouwd wordt heeft het recht om voor vergaderingen van zijn fractie en voor vergaderingen die passen bij de volksvertegenwoordigende rol in de avonduren (vanaf 17.00 uur) vrij gebruik te maken van een eigen fractiekamer in het Fractiehuis.