Regeling gesprekkencyclus GeHaSys gemeente Haaren

Artikel 1 Begripsbepalingen

Deze regeling verstaat onder:

• 1.

  GeHaSys: Gemeente Haaren coachings- en beoordelingssysteem.

• 2.

  Bevoegd gezag:Het college van burgemeester en wethouders.

• 3.

  MedewerkerDe ambtenaar in de zin van artikel 1:1 lid 1 sub a van de CAR.

• 4.

  Direct leidinggevendeDe hiërarchisch leidinggevende van de medewerker.

• 5.

  Naast hogere leidinggevendeDe hiërarchisch leidinggevende van de direct leidinggevende.

• 6.

  PersoneelsadviseurDe medewerkers van de sectie P&O, die behulpzaam zijn bij een juiste hantering van deze regeling. Tevens hebben zij als taak leidinggevende(n) en medewerker(s) bij te staan en het geven van gevraagd en ongevraagd advies in het kader van de in deze regeling genoemde gesprekken.

• 7.

  GesprekkencyclusPersoonlijk doelstellingsgesprek, minimaal een coachingsgesprek en een beoordelingsgesprek per functioneringstijdvak.

• 8.

  Prestatie-indicatoren:Prestatie-indicatoren zijn de afspraken over de concrete resultaten die een medewerker in het beoordelingstijdvak dienst te realiseren. Onderscheid wordt gemaakt tussen:a. Algemene prestatie-indicatoren die gelden voor alle medewerkers in een bepaald functieprofiel;b. Specifieke prestatie-indicatoren: resultaatafspraken die gemaakt worden met een individuele medewerker.

• 9.

  FunctioneringstijdvakDe periode waarover het functioneren en daarmee de ontwikkeling van de medewerker geëvalueerd wordt (in beginsel één kalenderjaar). Het functioneringstijdvak vangt in beginsel aan in de maanden oktober / november van een kalenderjaar. Andere momenten zijn:a. binnen een maand na indiensttreding;b. binnen een maand na aanvaarding van een andere functie;c. na een ingrijpende verandering van de functie;d. bij aanvang van een groot project.

• 10.

  Zelfbeschrijvende vragenlijst Hulpmiddel om de kwaliteit van competenties in beeld te brengen. De vragenlijst wordt zowel door de medewerker als door de direct leidinggevende ingevuld. Op een bijhorend rapportageformulier worden de scores van beiden in beeld gebracht. Met deze vragenlijst wordt de overeenstemming en het verschil tussen de zelfinschatting van de medewerker en het oordeel van de direct leidinggevende t.a.v. competenties en gedrag inzichtelijk gemaakt.

• 11.

  Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP)Een door de direct leidinggevende en de medewerker vastgelegd en ondertekend geheel aan afspraken over de te ondernemen activiteiten van beide partijen in het kader van de ontwikkeling van de medewerker.

• 12.

  OntwikkelingsnoodzaakPersoonlijke ontwikkelingen die nodig zijn om medewerkers aan de (veranderende) eisen vanuit de omgeving en daarmee aan de veranderde behoeften van de organisatie te laten voldoen.

• 13.

  OntwikkelingsbehoefteDe behoeften, die medewerkers hebben om hun kennis en vaardigheden verder te ontwikkelen, dan wel een nieuw loopbaanpad in te slaan.

• 14.

  FunctionerenHet geheel aan prestaties en gedragingen van de medewerker tijdens de uitoefening van zijn functie. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden in:a. Functie-inhoud: het geheel aan werkzaamheden, waarmee de medewerker tijdens een functioneringstijdvak feitelijk is belast; uit te voeren taken, bereikte resultaten en klanttevredenheid.b. Competenties: aspecten van het arbeidsgedrag die van belang zijn voor het oordeel over het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker.

Artikel 2 Doel van de gesprekkencyclus

De gesprekkencyclus GeHaSys is onderdeel van de besturingsfilosofie van de ambtelijke organisatie van de gemeente Haaren,.Het doel van de gesprekkencyclus GeHaSys is gericht op het realiseren van de doelen van de organisatie. Deze doelen worden in hoofdlijnen genoemd in de visie en de missie van de ambtelijke organisatie. GeHaSys draagt bij aan de realisering van de doelen door het verbeteren van de kwaliteiten van de medewerkers en wederzijdse verwachtingen t.a.v. ontwikkeling, uit te voeren taken en resultaten, tussen de direct leidinggevende en de medewerkers helder toe te lichten.

Artikel 3 Structuur en voorbereiding

• 1

  In alle gesprekken die in het kader van de gesprekkencyclus GeHaSys worden gevoerd zullen de volgende vier beoordelingscriteria worden besproken:- competenties en gedrag- uitvoering van taken- klanttevredenheid- resultaten

• 2

  Het managementteam bepaalt in september van ieder kalenderjaar de waardering die aan ieder van de vier beoordelingscriteria, zoals genoemd in lid 2 van dit artikel, zal worden gegeven. Deze jaarlijks waardering wordt bepaald op basis van de strategische keuzes die het management voor de organisatie heeft gemaakt. De waardering wordt aangegeven in procenten, waarbij het totaal 100% dient te zijn.

• 3

  Jaarlijks stelt het management voor ieder functieprofiel algemene prestatie-indicatoren vast. De keuze voor bepaalde prestatie-indicatoren is afhankelijk van de strategische keuzes die de organisatie voor enig jaar maakt.

• 4

  De, door het management vastgestelde, waardering van de vier beoordelingscriteria en de vastgestelde prestatie-indicatoren zullen ieder jaar voorafgaand aan de start van gesprekken ter advisering aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. Het management geeft dan ook inzage in de motivering en de wijze van beoordelen.

• 5

  In alle gesprekken in het kader van GeHaSys vormen de volgende documenten de basis:- het aan de medewerker toegedeelde functieprofiel- het bijbehorende competentieprofiel- de algemene takenlijst gemeente Haaren van waaruit de taken van de individuele medewerker worden gehaald.- Het overzicht van de algemene prestatie-indicatoren.

• 6

  Aan het begin van het algemene functioneringstijdvak bepaald het MT in welke 3 periodes van 3 weken het PDG/POP, het coachingsgesprek en het beoordelingsgesprek met iedere medewerker dient plaats te vinden.

Artikel 4 Gesprekken en rapportageformulieren

• 1

  In alle gesprekken die in het kader van de gesprekkencyclus GeHaSys worden gevoerd wordt gebruik gemaakt van standaard rapportageformulieren.

• 2

  De formulieren worden digitaal opgeslagen door de afdelingshoofden. De afdeling P&O houdt een jaarregister bij waarin wordt bijgehouden met welke medewerkers GeHaSys gesprekken zijn gevoerd. De originele getekende formulieren van de GeHaSys gesprekken worden, op jaar en op afdeling gesorteerd, bewaard in archiefdozen.

• 3

  De formulieren, zoals genoemd in lid 1, worden bewaard zolang de medewerker in dienst is van de gemeente Haaren met een maximum van 10 jaar..

Artikel 5 Bezwaar

• 1

  Indien er geen consensus bestaat over de inhoud van het Persoonlijk Doelstellingsgesprek of een coachingsgesprek tussen de direct leidinggevende en de medewerker, dan kan de medewerker, dan wel, de direct leidinggevende om bemiddeling vragen van de naast hogere leidinggevende. De direct leidinggevende houdt de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid.

• 2

  De medewerker kan, wanneer hij / zij het niet eens is met de uitkomst van het beoordelingsgesprek, bezwaar maken tegen de beslissing van de direct leidinggevende op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht. Uitzondering hierop vormt de beslissing van de direct leidinggevende om opleidingen, die op basis van artikel 15:1:26 CAR-UWO voor een goede functievervulling noodzakelijk worden geacht, op te nemen in het POP

• 3

  Geen inhoud aanwezig van lid

Artikel 6 Doel van een Persoonlijk Doelstellingsgesprek

• 1

  Het doel van het PDG is, op een gestructureerde wijze het gezamenlijk afstemmen tussen leidinggevende en medewerker, wat de te realiseren, doelstellingen voor de medewerker voor het komende functioneringstijdvak zullen zijn op de vier beoordelingscriteria. Daarnaast worden in het Persoonlijk Doelstellingsgesprek afspraken gemaakt over de ontwikkeling van de medewerker. Hierbij wordt geprobeerd overeenstemming te bereiken tussen de ontwikkelingsbehoefte van de medewerker en de ontwikkelingsnoodzaak van de organisatie.

• 2

  Het doel van het Persoonlijk Doelstellingsgesprek is vierledig:

  • a.

    Het maken van afspraken over de uit te voeren taken door de medewerker gedurende het aankomende functioneringstijdvak. De taken worden gehaald uit de algemene takenlijst gemeente Haaren en worden waar nodig tijdens het PDG nader gespecificeerd;

  • b.

    Het maken van afspraken over de gewenste ontwikkeling van de medewerker gedurende het functioneringstijdvak of voor een langere periode. Deze afspraken worden vastgelegd in een Persoonlijk Ontwikkelingsplan;

  • c.

    Het maken van afspraken over de te behalen resultaten door de medewerker in het functioneringstijdvak. Deels zijn deze afspraken bepaald door het profiel waarin de medewerker is ingedeeld. Jaarlijks (oktober / november) stelt het managementteam afhankelijk van de strategische keuzes per functieprofiel algemene prestatie-indicatoren vast. Daarnaast wordt door het afdelingshoofd met de medewerker een afspraak gemaakt over het realiseren van minimaal 3 specifieke prestatie-indicatoren.

  • d.

    Het maken van afspraken over de gewenste tevredenheid van klanten over de geleverde diensten door de medewerker.

Artikel 7 Structuur en voorbereiding

• 1

  Het Persoonlijk Doelstellingsgesprek bestaat uit twee delen:

  • a.

    Het deel waarin afspraken worden gemaakt over de uit te voeren taken, de resultaten, het gewenste gedrag en de gewenste klanttevredenheid;

  • b.

    Het Persoonlijk Ontwikkelingsplan waarin afspraken worden gemaakt over de door de medewerker en/of de leidinggevende gewenste ontwikkeling van de medewerker en de wijze waarop deze ontwikkeling dient te worden gerealiseerd.

• 2

  Naast de in Artikel 3, lid 5 genoemde documenten geeft de zelfbeschrijvende vragenlijst input voor het Persoonlijk Doelstellingsgesprek. De zelfbeschrijvende vragenlijst wordt voor het Persoonlijk Doelstellingsgesprek door zowel de medewerker als de direct leidinggevende ingevuld.

• 3

  Eenmaal per functioneringstijdvak vindt een Persoonlijk Doelstellingsgesprek plaats tussen medewerker en direct leidinggevende.

• 4

  Op verzoek van de medewerker en/of de direct leidinggevende kan een personeelsadviseur en /of de naast hogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zijn.

• 5

  Indien het verzoek als bedoeld in het vorige lid afkomstig is van de direct leidinggevende, is de toestemming van de medewerker nodig voor de aanwezigheid van de personeelsadviseur en/of naast hogere leidinggevende.

Artikel 8 Gesprek en Rapportage formulier

• 1

  In het Persoonlijk Doelstellingsgesprek wordt gebruik gemaakt van twee standaard rapportageformulieren: het formulier Persoonlijk Doelstellingsgesprek en het Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) gemeente Haaren.

• 2

  Beide formulieren, genoemd in lid 1, worden door de direct leidinggevende in overleg met de medewerker volledig ingevuld en door beiden getekend. Ook worden de mogelijke andere gespreksdeelnemers vermeld.

• 3

  De afschriften van de formulieren, genoemd in lid 1, worden door de direct leidinggevende toegezonden aan de naast hogere leidinggevende.

• 4

  Kopieën van de formulieren worden na ondertekening door de naast hogere leidinggevende binnen 10 werkdagen door de direct leidinggevende aan de medewerker verstrekt. Het origineel wordt door sectie Personeel en Organisatie in overeenstemming met artikel 4.2 opgeborgen.

Artikel 9 Doel van het coachingsgesprek

• 1

  Het doel van een coachingsgesprek is het bewaken van de voortgang van de, in het Persoonlijk Doelstellingsgesprek, gemaakte afspraken en het ondersteunen van de medewerker bij zijn of haar ontwikkeling. Het huidig functioneren van de medewerker is het centrale onderwerp tijdens dit gesprek.

• 2

  2 Het doel van het coachingsgesprek is drieledig:

  • a.

    het bevorderen van het optimaal functioneren van de medewerker, dit betekent dat eventuele knelpunten opgespoord en opgelost moeten worden;

  • b.

    het bespreken van de ontwikkeling van de medewerker, evalueren van de ingezette ontwikkelingsgerichte instrumenten, zoals vastgelegd in het POP, en eventueel aanpassen van de ingezette instrumenten;

  • c.

    het inspireren van de medewerker tot het nadenken over de verrichte prestaties en over de daaraan gekoppelde geschiktheid en groeimogelijkheden.

  • d.

    Naar aanleiding van de bevindingen tijdens het coachingsgesprek kunnen, afspraken gemaakt in het Persoonlijk Doelstellingsgesprek, worden aangepast. Deze aanpassingen kunnen onder andere noodzakelijk zijn als gevolg van veranderende wet en regelgeving, aanpassingen in het beleid of nieuwe taken die door de raad worden opgelegd.

• 3

  In het coachingsgesprek wordt de medewerker niet beoordeeld op zijn functioneren, maar probeert de medewerker samen met zijn leidinggevende het functione­ren op het gebied van alle vier de beoordelingscriteria, in de toekomst te verbeteren.

Artikel 10 Structuur en voorbereiding

• 1

  Het initiatief voor het maken van een afspraak voor een coachingsgesprek kan zowel bij de direct leidinggevende als bij de medewerker liggen. Maar de leidinggevende is er verantwoordelijk voor dat er minimaal een coachingsgesprek binnen een functioneringstijdvak plaats vinden.

• 2

  Naast de in artikel 3, lid 5 genoemde documenten vormen de volgende documenten input voor het coachingsgesprek:- het, tijdens het PDG ingevulde, formulier Persoonlijk Doelstellingsgesprek - het, tijdens het PDG opgestelde, Persoonlijk Ontwikkelingsplan - de, voorafgaand aan het PDG ingevulde, zelfbeschrijvende vragenlijst

• 3

  Een coachingsgesprek kan verder op elk moment plaatsvinden, wanneer direct leidinggevende en/of medewerker dit noodzakelijk achten of hier behoefte aan hebben. De medewerker heeft hierbij nadrukkelijk een eigen verantwoordelijkheid.

• 4

  Op verzoek van de medewerker en/of de direct leidinggevende kan een personeelsadviseur en /of de naast hogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zijn. De aanwezigheid van de personeelsadviseur en / of de naast hogere leidinggevende wordt aan alle gesprekspartners gemeld.

Artikel 11 Gesprek en rapportageformulier

• 1

  In het coachingsgesprek wordt gebruik gemaakt van het standaard rapportageformulier "coachingsgesprek" waarvan het model door bevoegd gezag is vastgesteld.

• 2

  Het formulier, genoemd in lid 1, wordt door de direct leidinggevende in overleg met de medewerker volledig ingevuld en door beiden getekend. Ook worden de mogelijke andere gespreksdeelnemers vermeld.

• 3

  De afschriften van het formulier, genoemd in lid 1, wordt door de direct leidinggevende toegezonden aan de naast hogere leidinggevende.

• 4

  Kopieën van het formulier wordt na ondertekening door de naast hogere leidinggevende binnen 10 werkdagen dagen door de direct leidinggevende aan de medewerker verstrekt. Het origineel wordt door sectie Personeel en Organisatie in overeenstemming met artikel 4.2 opgeborgen..

• 5

  Minimaal een week voor aanvang van het coachingsgesprek, wordt door de direct leidinggevende en medewerker overeengekomen welke onderwerpen in het gesprek besproken worden. Op basis daarvan wordt een agenda opgesteld, die 3 werkdagen voor aanvang van het gesprek aan de medewerker wordt verstrekt.

Artikel 12 Doel van het beoordelingsgesprek

In het beoordelingsgesprek geeft de direct leidinggevende een oordeel over het functioneren van de medewerker in het voorbije functioneringstijdvak. De medewerker wordt beoordeeld op alle voor de functie relevante beoordelingscriteria zoals vermeld staat in artikel 3, lid 2. De direct leidinggevende bespreekt de beoordeling met de medewerker.

Artikel 13 Structuur en voorbereiding

• 1

  Bij de beoordeling van de medewerker treedt de direct leidinggevende op als eerste beoordelaar en de naast hogere leidinggevende als tweede beoordelaar. 

• 2

  Wanneer bij een leidinggevende naast de direct leidinggevende een naast hogere leidinggevende ontbreekt dan treedt de burgemeester op als tweede beoordelaar.

• 3

  Bij de beoordeling van de gemeentesecretaris treedt de burgemeester op als eerste beoordelaar en de loco burgemeester als tweede beoordelaar.

• 4

  Een tussentijds beoordelingsgesprek vindt in ieder geval plaats binnen een maand voor de afloop van een proefperiode en in het kader van het toekennen van een bevordering of een extra beloning.

• 5

  Naast de in artikel 3, lid 5 genoemde documenten vormen de volgende documenten input voor het beoordelingsgesprek:- het, tijdens het PDG ingevulde, formulier Persoonlijk Doelstellingsgesprek; - het, tijdens het PDG opgestelde, Persoonlijk Ontwikkelingsplan; - de, voorafgaand aan het PDG ingevulde, zelfbeschrijvende vragenlijst;- de verslagen van de coachingsgesprekken die gedurende het functioneringstijdvak zijn gehouden.

• 6

  Een beoordelingsgesprek kan verder op elk moment plaatsvinden, wanneer de direct leidinggevende dit noodzakelijk acht.

• 7

  Op verzoek van de medewerker en/of de direct leidinggevende kan een personeelsadviseur en /of de naast hogere leidinggevende bij het gesprek aanwezig zijn.

• 8

  Indien het verzoek als bedoeld in het vorige lid afkomstig is van de direct leidinggevende, is de toestemming van de medewerker nodig voor de aanwezigheid van de personeelsadviseur en/of naast hogere leidinggevende.

Artikel 14 Gesprek en rapportageformulier

• 1

  In het beoordelingsgesprek wordt gebruik gemaakt van het standaard beoordelingsformulier..

• 2

  De beoordeelde wordt uiterlijk veertien dagen tevoren door de eerste beoordelaar in kennis gesteld van de datum en het tijdstip van het komende beoordelingsgesprek.

• 3

  Tijdens het beoordelingsgesprek krijgt de beoordeelde de gelegenheid diens zienswijze te geven.

• 4

  De tweede beoordelaar heeft tot taak:- Het nagaan of gemaakte afspraken tussen eerste beoordelaar en beoordeelde niet in strijd zijn met geldend of voorgenomen beleid casu quo de bevoegdheid van de eerste beoordelaar niet overschrijden.

• 5

  Het beoordelingsformulier, genoemd in lid 1, wordt door de direct leidinggevende tijdens het beoordelingsgesprek volledig ingevuld, wordt afgesloten met een samenvattend oordeel van de eerste beoordelaar en door beiden ondertekend. Ook worden de mogelijke andere deelnemers vermeld.

• 6

  De afschriften van het formulier, genoemd in lid 1, wordt door de direct leidinggevende toegezonden aan de naast hogere leidinggevende / tweede beoordelaar.

• 7

  Kopieën van het formulier wordt na ondertekening door de tweede beoordelaar binnen 10 werkdagen door de direct leidinggevende aan de medewerker verstrekt. Het origineel wordt door sectie Personeel en Organisatie in overeenstemming met artikel 4.2 opgeborgen.

Artikel 15 De beoordelingsscore

• 1

  De direct leidinggevende beoordeelt de medewerker aan de hand van de volgende scores:- 0 t/m 3,49 is onvoldoende- 3,5 t/m 5,49 is bijna voldoende- 5,5 t/m 6,99 is voldoende- 7 t/m 8,49 is goed- 8,5 t/m 10 is zeer goed

• 2

  Onder ieder beoordelingscriterium, zoals genoemd in artikel 3 lid 2, staan een aantal items. Op de items kan de leidinggevende een score, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, vaststellen. Per beoordelingscriterium, zoals genoemd in artikel 3, lid 2, worden scores opgeteld en gedeeld door het aantal items waarop is gescoord.

• 3

  De totaalscore per beoordelingscriterium, zoals berekend volgens de methode beschreven in lid 2, wordt vermenigvuldigd met de door het MT vastgestelde waardering van dat beoordelingscriterium, zoals genoemd in artikel 3 lid 4.De beoordelingsscore komt als volgt tot stand:Competenties = (X:Y) * W = CTaken = (X:Y) * W = TKlanttevredenheid = (X:Y) * W = KResultaten = (X:Y) * W = REindscore = C + T + K + R = E

Artikel 16 Consequenties van beoordeling

• 1

  Is de beoordeling over het functioneren van de medewerker tijdens het functioneringstijdvak onvoldoende dan volgt een traject op het verlaten van de organisatie.

• 2

  Indien een medewerker bijna voldoende functioneert dan blijft een periodieke salarisverhoging achterwege.

• 3

  Is de beoordeling over het functioneren van de medewerker tijdens het functioneringstijdvak bijna voldoende dan wordt met de medewerker een proefperiode afgesproken. Binnen deze proefperiode moet de medewerker aan de gestelde eisen t.a.v. de beoordelingscriteria voldoen. De medewerker krijgt aan het eind van de proefperiode opnieuw een beoordelingsgesprek. Is het oordeel opnieuw bijna voldoende dan volgt een traject dat is gericht op het verlaten van de organisatie.

• 4

  Is beoordeling over het functioneren van de medewerker tijdens het functioneringstijdvak voldoende of goed dan wordt het salaris binnen de voor hem geldende salarisschaal periodiek verhoogd tot het naast hogere bedrag.

• 5

  Is beoordeling over het functioneren van de medewerker tijdens het functioneringstijdvak zeer goed dan wordt binnen de voor hem geldende salarisschaal, voor zover de ambtenaar het maximumsalaris van de voor hem geldende salarisschaal nog niet heeft bereikt, een extra periodieke salarisverhoging tot een in de salarisschaal genoemd bedrag, niet uitgaande boven het maximumsalaris, toegekend op grond van uitzonderlijk goede of uitstekende vervulling van de betrekking.

• 6

  Burgemeester en wethouders kunnen de bezoldiging van de reeds in dienst zijnde ambtenaar, die als gevolg van een interne sollicitatie in een andere functie is benoemd en die in verband daarmee is ingepast in een hogere schaal - terugbrengen naar de schaal en de salarisanciënniteit welke hij zou hebben gehad, indien hij niet in die andere functie was benoemd. Deze maatregel mag slechts worden genomen bij een onvoldoende eindoordeel over het functioneren van deze ambtenaar en op het moment dat de met hem aangegane proeftijd is doorlopen en hem een andere passende functie is aangeboden.

Artikel 17 Evaluatie

Na afloop van elke ronde gesprekken houdt het managementteam een evaluatief gesprek met als doel om het verloop van de gesprekken in beeld te krijgen en waar nodig te komen met verbeteringsvoorstellen. De evaluatie van het management wordt met de ondernemingsraad besproken.

Artikel 18 Onvoorziene gevallen

In gevallen waarin deze regeling niet of niet in redelijkheid voorziet, kan het bevoegde gezag een bijzondere voorziening treffen.

Artikel 19 Inwerkingtreding

• 1

  Deze regeling kan worden aangehaald als "Regeling gesprekkencyclus GeHaSys gemeente Haaren".

• 2

  Deze regeling treedt met ingang van 1 april 2006 in werking.

• 3

  Alle medewerk(st)ers van de gemeente Haaren hebben via het interne netwerk inzage in de regeling.