Organisatie | Haaren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling gesprekkencyclus GeHaSys gemeente Haaren |
Citeertitel | Regeling gesprekkencyclus GeHaSys gemeente Haaren |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Interne regeling.
N.V.T.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
01-04-2006 | 14-03-2012 | Nieuwe regeling | 04-04-2006 Intranet (intern), 05-11-2007 | B&W voorstel 04-04-2006 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Haaren;met instemming van de Ondernemingsraad d.d. 16 maart 2006;gelet op het bepaalde in artikel 1:4:1 en 15:1:15 van de Collectieve arbeidsvoorwaarden-regeling sector gemeenten (CAR) en de Uitwerkingsovereenkomst (UWO);B E S L U I T E N:onder intrekking van:· het reglement personeelsbeoordeling vastgesteld op 19 januari 1999;· en de Regeling functioneringsgesprekken gemeente Haaren zoals vastgesteld d.d. 25 augustus 1997; vast te stellen de navolgendeRegeling gesprekkencyclus GeHaSys gemeente Haaren
Prestatie-indicatoren:Prestatie-indicatoren zijn de afspraken over de concrete resultaten die een medewerker in het beoordelingstijdvak dienst te realiseren. Onderscheid wordt gemaakt tussen:a. Algemene prestatie-indicatoren die gelden voor alle medewerkers in een bepaald functieprofiel;b. Specifieke prestatie-indicatoren: resultaatafspraken die gemaakt worden met een individuele medewerker.
FunctioneringstijdvakDe periode waarover het functioneren en daarmee de ontwikkeling van de medewerker geëvalueerd wordt (in beginsel één kalenderjaar). Het functioneringstijdvak vangt in beginsel aan in de maanden oktober / november van een kalenderjaar. Andere momenten zijn:a. binnen een maand na indiensttreding;b. binnen een maand na aanvaarding van een andere functie;c. na een ingrijpende verandering van de functie;d. bij aanvang van een groot project.
Zelfbeschrijvende vragenlijst Hulpmiddel om de kwaliteit van competenties in beeld te brengen. De vragenlijst wordt zowel door de medewerker als door de direct leidinggevende ingevuld. Op een bijhorend rapportageformulier worden de scores van beiden in beeld gebracht. Met deze vragenlijst wordt de overeenstemming en het verschil tussen de zelfinschatting van de medewerker en het oordeel van de direct leidinggevende t.a.v. competenties en gedrag inzichtelijk gemaakt.
FunctionerenHet geheel aan prestaties en gedragingen van de medewerker tijdens de uitoefening van zijn functie. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden in:a. Functie-inhoud: het geheel aan werkzaamheden, waarmee de medewerker tijdens een functioneringstijdvak feitelijk is belast; uit te voeren taken, bereikte resultaten en klanttevredenheid.b. Competenties: aspecten van het arbeidsgedrag die van belang zijn voor het oordeel over het functioneren en de ontwikkeling van de medewerker.
Artikel 2 Doel van de gesprekkencyclus
De gesprekkencyclus GeHaSys is onderdeel van de besturingsfilosofie van de ambtelijke organisatie van de gemeente Haaren,.Het doel van de gesprekkencyclus GeHaSys is gericht op het realiseren van de doelen van de organisatie. Deze doelen worden in hoofdlijnen genoemd in de visie en de missie van de ambtelijke organisatie. GeHaSys draagt bij aan de realisering van de doelen door het verbeteren van de kwaliteiten van de medewerkers en wederzijdse verwachtingen t.a.v. ontwikkeling, uit te voeren taken en resultaten, tussen de direct leidinggevende en de medewerkers helder toe te lichten.
Artikel 3 Structuur en voorbereiding
Het managementteam bepaalt in september van ieder kalenderjaar de waardering die aan ieder van de vier beoordelingscriteria, zoals genoemd in lid 2 van dit artikel, zal worden gegeven. Deze jaarlijks waardering wordt bepaald op basis van de strategische keuzes die het management voor de organisatie heeft gemaakt. De waardering wordt aangegeven in procenten, waarbij het totaal 100% dient te zijn.
De, door het management vastgestelde, waardering van de vier beoordelingscriteria en de vastgestelde prestatie-indicatoren zullen ieder jaar voorafgaand aan de start van gesprekken ter advisering aan de ondernemingsraad worden voorgelegd. Het management geeft dan ook inzage in de motivering en de wijze van beoordelen.
In alle gesprekken in het kader van GeHaSys vormen de volgende documenten de basis:- het aan de medewerker toegedeelde functieprofiel- het bijbehorende competentieprofiel- de algemene takenlijst gemeente Haaren van waaruit de taken van de individuele medewerker worden gehaald.- Het overzicht van de algemene prestatie-indicatoren.
Artikel 4 Gesprekken en rapportageformulieren
De formulieren worden digitaal opgeslagen door de afdelingshoofden. De afdeling P&O houdt een jaarregister bij waarin wordt bijgehouden met welke medewerkers GeHaSys gesprekken zijn gevoerd. De originele getekende formulieren van de GeHaSys gesprekken worden, op jaar en op afdeling gesorteerd, bewaard in archiefdozen.
Indien er geen consensus bestaat over de inhoud van het Persoonlijk Doelstellingsgesprek of een coachingsgesprek tussen de direct leidinggevende en de medewerker, dan kan de medewerker, dan wel, de direct leidinggevende om bemiddeling vragen van de naast hogere leidinggevende. De direct leidinggevende houdt de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid.
De medewerker kan, wanneer hij / zij het niet eens is met de uitkomst van het beoordelingsgesprek, bezwaar maken tegen de beslissing van de direct leidinggevende op grond van de Algemene Wet Bestuursrecht. Uitzondering hierop vormt de beslissing van de direct leidinggevende om opleidingen, die op basis van artikel 15:1:26 CAR-UWO voor een goede functievervulling noodzakelijk worden geacht, op te nemen in het POP
Artikel 6 Doel van een Persoonlijk Doelstellingsgesprek
Het doel van het PDG is, op een gestructureerde wijze het gezamenlijk afstemmen tussen leidinggevende en medewerker, wat de te realiseren, doelstellingen voor de medewerker voor het komende functioneringstijdvak zullen zijn op de vier beoordelingscriteria. Daarnaast worden in het Persoonlijk Doelstellingsgesprek afspraken gemaakt over de ontwikkeling van de medewerker. Hierbij wordt geprobeerd overeenstemming te bereiken tussen de ontwikkelingsbehoefte van de medewerker en de ontwikkelingsnoodzaak van de organisatie.
Het doel van het Persoonlijk Doelstellingsgesprek is vierledig:
Het maken van afspraken over de te behalen resultaten door de medewerker in het functioneringstijdvak. Deels zijn deze afspraken bepaald door het profiel waarin de medewerker is ingedeeld. Jaarlijks (oktober / november) stelt het managementteam afhankelijk van de strategische keuzes per functieprofiel algemene prestatie-indicatoren vast. Daarnaast wordt door het afdelingshoofd met de medewerker een afspraak gemaakt over het realiseren van minimaal 3 specifieke prestatie-indicatoren.
Artikel 9 Doel van het coachingsgesprek
2 Het doel van het coachingsgesprek is drieledig:
Naar aanleiding van de bevindingen tijdens het coachingsgesprek kunnen, afspraken gemaakt in het Persoonlijk Doelstellingsgesprek, worden aangepast. Deze aanpassingen kunnen onder andere noodzakelijk zijn als gevolg van veranderende wet en regelgeving, aanpassingen in het beleid of nieuwe taken die door de raad worden opgelegd.
Artikel 10 Structuur en voorbereiding
Naast de in artikel 3, lid 5 genoemde documenten vormen de volgende documenten input voor het coachingsgesprek:- het, tijdens het PDG ingevulde, formulier Persoonlijk Doelstellingsgesprek - het, tijdens het PDG opgestelde, Persoonlijk Ontwikkelingsplan - de, voorafgaand aan het PDG ingevulde, zelfbeschrijvende vragenlijst
Artikel 12 Doel van het beoordelingsgesprek
In het beoordelingsgesprek geeft de direct leidinggevende een oordeel over het functioneren van de medewerker in het voorbije functioneringstijdvak. De medewerker wordt beoordeeld op alle voor de functie relevante beoordelingscriteria zoals vermeld staat in artikel 3, lid 2. De direct leidinggevende bespreekt de beoordeling met de medewerker.
Artikel 13 Structuur en voorbereiding
Naast de in artikel 3, lid 5 genoemde documenten vormen de volgende documenten input voor het beoordelingsgesprek:- het, tijdens het PDG ingevulde, formulier Persoonlijk Doelstellingsgesprek; - het, tijdens het PDG opgestelde, Persoonlijk Ontwikkelingsplan; - de, voorafgaand aan het PDG ingevulde, zelfbeschrijvende vragenlijst;- de verslagen van de coachingsgesprekken die gedurende het functioneringstijdvak zijn gehouden.
Artikel 15 De beoordelingsscore
Onder ieder beoordelingscriterium, zoals genoemd in artikel 3 lid 2, staan een aantal items. Op de items kan de leidinggevende een score, zoals genoemd in lid 1 van dit artikel, vaststellen. Per beoordelingscriterium, zoals genoemd in artikel 3, lid 2, worden scores opgeteld en gedeeld door het aantal items waarop is gescoord.
De totaalscore per beoordelingscriterium, zoals berekend volgens de methode beschreven in lid 2, wordt vermenigvuldigd met de door het MT vastgestelde waardering van dat beoordelingscriterium, zoals genoemd in artikel 3 lid 4.De beoordelingsscore komt als volgt tot stand:Competenties = (X:Y) * W = CTaken = (X:Y) * W = TKlanttevredenheid = (X:Y) * W = KResultaten = (X:Y) * W = REindscore = C + T + K + R = E
Artikel 16 Consequenties van beoordeling
Is de beoordeling over het functioneren van de medewerker tijdens het functioneringstijdvak bijna voldoende dan wordt met de medewerker een proefperiode afgesproken. Binnen deze proefperiode moet de medewerker aan de gestelde eisen t.a.v. de beoordelingscriteria voldoen. De medewerker krijgt aan het eind van de proefperiode opnieuw een beoordelingsgesprek. Is het oordeel opnieuw bijna voldoende dan volgt een traject dat is gericht op het verlaten van de organisatie.
Is beoordeling over het functioneren van de medewerker tijdens het functioneringstijdvak zeer goed dan wordt binnen de voor hem geldende salarisschaal, voor zover de ambtenaar het maximumsalaris van de voor hem geldende salarisschaal nog niet heeft bereikt, een extra periodieke salarisverhoging tot een in de salarisschaal genoemd bedrag, niet uitgaande boven het maximumsalaris, toegekend op grond van uitzonderlijk goede of uitstekende vervulling van de betrekking.
Burgemeester en wethouders kunnen de bezoldiging van de reeds in dienst zijnde ambtenaar, die als gevolg van een interne sollicitatie in een andere functie is benoemd en die in verband daarmee is ingepast in een hogere schaal - terugbrengen naar de schaal en de salarisanciënniteit welke hij zou hebben gehad, indien hij niet in die andere functie was benoemd. Deze maatregel mag slechts worden genomen bij een onvoldoende eindoordeel over het functioneren van deze ambtenaar en op het moment dat de met hem aangegane proeftijd is doorlopen en hem een andere passende functie is aangeboden.
Na afloop van elke ronde gesprekken houdt het managementteam een evaluatief gesprek met als doel om het verloop van de gesprekken in beeld te krijgen en waar nodig te komen met verbeteringsvoorstellen. De evaluatie van het management wordt met de ondernemingsraad besproken.