Organisatie | Dijk en Waard |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Nota Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Dijk en Waard |
Citeertitel | Nota Inkoop en aanbestedingsbeleid gemeente Dijk en Waard |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
05-07-2022 | nieuwe regeling | 24-05-2022 | 0000238560 |
Op een goede wijze inkopen en aanbesteden is van groot belang voor aanbestedende diensten1 . Wij hebben daarom het huidige (regionale) inkoop- en aanbestedingsbeleid geactualiseerd. Het doel van het geactualiseerde beleid is om nog meer uniformiteit tussen onze organisaties in de regio te bevorderen.
Wij hebben in de afgelopen periode hierin al veel stappen gezet. Wij hebben namelijk:
Het beleid bestaat verder net als voorgaande periode uit twee delen:
Deel I bevat het gezamenlijk inkoop- en aanbestedingsbeleid van de deelnemende aanbestedende diensten regio Noord-Holland Noord.
Deel II bevat de voor de aanbestedende dienst specifieke aanvullingen.
Deel I: Regionaal inkoop- en aanbestedingsbeleid
Ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is een handvat en leidraad voor professionele samenwerking bij inkooptrajecten.
Wij zijn een professionele- en maatschappelijk verantwoord opdrachtgever. Een opdrachtgever die integer handelt en rechtmatig en doelmatig inkoopt. Wij spannen ons daarom continu in voor een (verdere) professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk.
In dit inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkopen in onze organisaties plaatsvindt. Wij streven daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 1).
Onze organisatiedoelstellingen zijn leidend. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de aanbestedende diensten.
Wij willen met dit inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
Aanbestedende diensten houden zich aan de relevante wet- en regelgeving.
Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door ons restrictief worden uitgelegd en toegepast. Dit om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
2.2 Algemene beginselen bij Inkopen
Algemene beginselen van het Aanbestedingsrecht
Wij nemen bij onze inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
Wij nemen bij onze inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Wij maken zoveel mogelijk gebruik van documenten die in de regio gelijk zijn aan elkaar, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Dit zorgt ervoor dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. Wij passen bij de betreffende Inkopen, mits passend, in ieder geval toe:
Wij kopen in volgens de van toepassing zijnde mandaat- en volmacht regeling van de aanbestedende dienst. Deze zijn terug te vinden op de website van de desbetreffende aanbestedende dienst . Wij willen enkel gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
Gestimuleerd wordt dat wij en ondernemers geschillen in onderling overleg oplossen en niet onnodig aan de rechter voorleggen. In de offerteaanvraag nemen wij (indien nodig ) op hoe een klacht moet worden ingediend en op welke wijze wij de klacht vervolgens behandelen. Iedere aanbestedende dienst heeft een eigen klachtenmeldpunt voor aanbesteden.
Onze bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde omgangsvormen. Zij handelen zakelijk en objectief.
Wij doen enkel zaken met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij inkopen (en aanbestedingen) mogelijk, door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’. Wij kunnen bij twijfel over de integriteit ook het Bureau Bibob om advies vragen.
3.2 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
Wij bevorderen eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevorderen wij een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). Wij wensen geen ondernemers te betrekken in ons inkoopproces die de mededinging vervalsen.
3.3 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Wij hebben als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (MVI) betekent dat wij de effecten op mens, milieu en financiën meenemen bij inkopen. De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming deze aspecten te betrekken en door een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de verschillende aspecten.
Bij SROI worden afspraken gemaakt met leveranciers over het creëren van arbeidsplaatsen, leerwerk- en stageplekken voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Voor de uitgangspunten en toepassingsmogelijkheden van SROI zijn wij aangesloten bij het Regionaal Platform Arbeidsmarktbeleid - Noord Holland Noord (RPA-NHN).
Wij hebben oog voor de maatschappelijke ontwikkeling om de burgers te laten participeren in de samenleving. Wij betrekken daar waar mogelijk onze inwoners bij inkoop- en aanbestedingsprocedures.
Inkoop en aanbesteden vindt plaats op basis van een voorafgaande product-, dienst- en/of marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd.
4.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
Wij hebben vrijheid in het maken van onze keuzes met betrekking tot inkoop- en aanbestedingsprocedures en leven de aanbestedingswet- en regelgeving na.
4.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
Uitgangspunt is dat alle ondernemers gelijke kansen krijgen. Wij houden rekening met het midden- en kleinbedrijf. In voorkomende gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, wordt rekening gehouden met regionale- en lokale ondernemers.
Bij inkopen kunnen wij opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of gecertificeerde sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Deze organisaties vervullen een essentiële maatschappelijke rol bij de professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
Wij bevorderen en stimuleren innovatie bij inkoop- en aanbestedingsprocedures. Wij hebben oog voor innovatieve producten, werken en diensten die een belangrijke rol spelen in de efficiëntie en de kwaliteit van overheidsdiensten. Innovatie kan een bijdrage leveren aan een duurzamere ontwikkeling van de organisaties en de kwaliteit van de leefomgeving voor onze inwoners.. Ook worden ondernemers opgeroepen hun creativiteit en innovatie toe te passen voor deze uitdagingen.
Deel II: Organisatie specifieke aanvullingen
5 Organisatie Gemeente Dijk en Waard
Visie van de Gemeente Dijk en Waard
De visie van de Gemeente bestaat uit 3 (hoofd)doelstellingen, te weten het verhogen van de kwaliteit, het verlagen van de kwetsbaarheid en het versterken van de positie in de regio. Daarnaast is voor ieder vakgebied (Mens en Samenleving, Ruimte, KCC, Veiligheid en Bedrijfsvoering) van de Gemeente visies ontwikkeld welke verwoord zijn in het Bedrijfsplan Heerhugowaard en Langedijk.
De gemeente Dijk en Waard is per 1 januari 2022 ontstaan uit een samengaan tussen de voormalige gemeenten Langedijk en Heerhugowaard. Vooral op het gebied van het bevorderen van kwaliteit en dienstverlening als gemeente ziet de Gemeente de toegevoegde waarde voortvloeiend uit deze grotere organisatie. De Gemeente verwacht dat een kwaliteitsslag kan worden gerealiseerd, doordat de gemeente Dijk en Waard meer functies kent, meer perspectief biedt, en daardoor een aantrekkelijke werkgever kan zijn die kwalitatief goed (en ook jong!) personeel vasthoudt en aantrekt. Een grotere organisatie kan ook meer strategisch vermogen genereren.
Het verlagen van de kwetsbaarheid
Een grote(re) organisatie is minder kwetsbaar voor uitval van medewerkers of onverwachte vraag naar (meer) capaciteit op bepaalde terreinen. Vooral in de beginjaren van Dijk en Waard zal dan ook extra geïnvesteerd moeten worden om te komen tot de vermindering van kwetsbaarheid.
Het versterken van de positie in de regio
De gecombineerde ambtelijke inzet met betrekking tot de regionale samenwerking (ambtelijke overleggen, bestuursondersteuning) is kwalitatief sterker. Met ambtelijk (strategisch) vermogen om krachtig te opereren in de regio kunnen regionale ontwikkelingen op strategisch niveau naar de gemeente(n) worden vertaald, en kunnen andersom gemeentelijke belangen naar voren worden gebracht op het regionale niveau. Doelstelling is om de MKB vriendelijkste gemeente te worden.
Inkopen is bij ons als volgt georganiseerd: Specifiek voor onze organisatie geldt dat inkoop decentraal is ingericht.
5.2 Lokale inkoop en Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Wij willen bijdragen aan een MKB vriendelijke gemeente door daar waar mogelijk minimaal 1 lokale ondernemer uit te nodigen bij een onderhandse offerteaanvraag.
Wij stimuleren innovatie en zullen indien aan de vereisten van een uitvraag voldaan wordt daar waar mogelijk de meerwaarde in de weging toekennen aan innovatieve voorstellen.
De Gemeente streeft er naar om 100% duurzaam in te kopen.
Wij zullen daar waar mogelijk bij inkopen en aanbestedingen (her)gebruik van producten en diensten stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie bevorderen.
5.3 Bepalen van de inkoopprocedure
Wij hebben de vrijheid om zelf zorg te dragen voor onze taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt. Indien wij voor een bepaalde inkoopprocedure gaan, hanteert zij (onder meer) het onderstaande uitgangspunt. Bij deze afweging is onder meer het type Werk, Dienst of Levering en de markt van belang.
Onze inkoopprocedures worden op basis van de onderstaande figuren, zoals vermeld in de Gids Proportionaliteit toegepast, tenzij er gemotiveerd wordt aangegeven waarom wij hier van af willen wijken.
5.4 Raming en financieel budget
Inkopen vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. Wij willen immers niet het risico lopen dat wij verplichtingen aangaan die wij niet kunnen nakomen.
Hiervoor maken wij gebruik van het inkoopstartformulier. Dit formulier moet vooraf aan iedere inkoop met een waarde hoger dan €10.000,- worden ingevuld. Daarnaast betrekken wij de inkoopadviseur bij alle meervoudige, openbare en Europese aanbestedingstrajecten. Zie ook § 5.1.
5.5 Registratie en dossiervorming
Van iedere aanbestedingsprocedure wordt een aanbestedingsdossier bijgehouden. Een dergelijk dossier is bedoeld om:
Met deze dossiervorming wordt tevens de openheid en de transparantie van de aanbesteding bevorderd. Na gunning van de opdracht worden relevante gegevens van het proces gearchiveerd in het centrale archief.
Het (administratieve) proces van het beheren van contracten binnen een gemeente, zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip op de juiste plaats beschikbaar is. Door middel van een contractbeheersysteem zal het beheer van alle contracten gefaciliteerd worden vanuit een centraal punt binnen de organisatie.
Wij beschikken over een (digitaal) inkoophandboek voor intern gebruik, dat te vinden is via het intranet. Het inkoophandboek is een praktische vertaling van het inkoop- en aanbestedingsbeleid waarin met name wordt weergegeven hoe op rechtmatige en doelmatige wijze invulling gegeven wordt aan dit inkoop- en aanbestedingsbeleid.