| Organisatie | Waterschap Rivierenland |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Gedragscode met betrekking tot privacy en persoonsgegevens bestuur Waterschap Rivierenland |
| Citeertitel | Gedragscode met betrekking tot privacy en persoonsgegevens bestuur Waterschap Rivierenland |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-01-2019 | nieuwe regeling | 30-11-2018 | 2018106598 |
Het Algemeen Bestuur van Waterschap Rivierenland;
gelezen het voorstel van het college van dijkgraaf en heemraden d.d. 16 oktober 2018;
gelet op het advies van de commissie Middelen d.d. 6 november 2018;
gelet op het bepaalde in de Algemene verordening gegevensbescherming
Vast te stellen de Gedragscode met betrekking tot privacy en persoonsgegevens bestuur Waterschap Rivierenland, opgenomen als bijlage 1 bij dit besluit.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van Waterschap Rivierenland van 30 november 2018 te Tiel.
de secretaris-directeur, ir. Z.C. Vonk
de wnd. dijkgraaf, M.H.M. Gremmen
Bijlage 1 Gedragscode m.b.t. privacy en persoonsgegevens bestuur Waterschap Rivierenland
Het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland;
Op voordracht van het college van dijkgraaf en heemraden van 16 oktober 2018;
Gelet op de desbetreffende bepalingen van de Waterschapswet en het algemeen reglement voor Waterschap Rivierenland is gebleken dat het wenselijk is om de Gedragscode met betrekking tot privacy en persoonsgegevens bestuur Waterschap Rivierenland vast te stellen.
Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor het algemeen bestuur een groot goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het algemeen bestuur is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wob. Aan de bereikbaarheid van medewerkers van Waterschap Rivierenland voor het publiek via telefoon of email verandert er niets op grond van deze gedragscode.
Algemeen reglement voor Waterschap Rivierenland
Vast te stellen de Gedragscode m.b.t. privacy en persoonsgegevens bestuur Waterschap Rivierenland.
Openbaarheid van bestuur is een essentieel onderdeel van elke moderne democratie. De algemene gedachte is dat overheden en semioverheden meer inzicht geven in hun functioneren. Niet alleen het eindresultaat van de besluitvorming of beleid is van belang. Minstens zo belangrijk is de manier waarop tot besluiten is gekomen. In Nederland is de actieve openbaarmakingsverplichting voor overheden en semi-overheden geregeld in de Wet openbaarheid van bestuur (Wob).
Met het oog op de transparantie van het lokaal bestuur wordt er door het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland normaliter tot actieve openbaarmaking van informatie overgegaan. Deze informatie bevat soms ook privacygevoelige informatie. Bijvoorbeeld persoonlijke gegevens van bestuurders, ambtenaren en burgers. Privacy en de zorgvuldige omgang met persoonsgegevens is voor het algemeen bestuur een groot goed en wordt niet voor niets uitgebreid beschermd door de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het algemeen bestuur is bij actief openbaar maken gebonden aan de AVG en daaruit voortvloeiende uitzonderingsgronden van de Wob.
Het algemeen bestuur heeft in het belang van de gewenste bestuurlijke transparantie en de hierbij in acht te nemen privacyregelgeving een gedragscode opgesteld. Hierin wordt artikelsgewijs aangegeven hoe er door het algemeen bestuur rekening wordt gehouden met de privacy van betrokken natuurlijke personen bij de uitvoering van zijn taken.
Onder ‘publicatie op de website’ wordt verstaan het plaatsen van informatie op het openbare, algemeen toegankelijke gedeelte van de website van Waterschap Rivierenland, voor wat betreft de bestuurlijke aangelegenheden.
Stukken die op de website worden geplaatst, blijven na plaatsing op internet vindbaar.
In die gevallen waarin anonimiseren volgens deze gedragscode nodig is, wordt aanbevolen de namen te verwijderen. Voor zover het voor een goed begrip van de tekst van de documenten nodig is, kunnen namen vervangen worden door neutrale termen, zoals bijvoorbeeld ‘de aanvrager’, ‘de klager’, ‘(derde) belanghebbende’ etc. Dit sluit aan bij de anonimiseringsrichtlijnen van de rechtspraak.
Artikel 2 Digitaal vergadersysteem
Deze gedragscode is niet van toepassing op een door bestuursleden te gebruiken digitaal vergadersysteem, bijvoorbeeld Notubox of iBabs. Een dergelijk systeem heeft tot doel het actueel aanbieden van vergaderstukken ten behoeve van bestuursleden en kan meer gegevens bevatten dan de openbare stukken.
Artikel 3 Mogelijkheid verzoek tot verwijdering van persoonsgegevens
Personen die het aangaat kunnen te allen tijde aangeven dat zij graag hun persoonsgegevens van de website van Waterschap Rivierenland verwijderd zien. Daartoe dienen zij aan te geven om welke gegevens het gaat en waar deze op de website zijn gepubliceerd. Een dergelijk verzoek wordt altijd gehonoreerd, tenzij er een verplichting bestaat tot openbaarmaking van de gegevens.
Voor de publicatie van persoonsgegevens op de website van Waterschap Rivierenland gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen de aangegeven gedragslijnen.
Deze personen functioneren, elk in hun eigen rol, ten behoeve van het openbaar bestuur. Zij zijn als zodanig benoemd en dienen herkenbaar te zijn. Hun namen komen veelvuldig in documenten voor, zoals op agenda’s, besluitenlijsten en politieke documenten zoals moties, schriftelijke vragen, amendementen et cetera.
Ten aanzien van politieke ambtsdragers worden enkel de namen, fractie, foto, woonplaats en (zakelijke) emailadressen bekend gemaakt op de website. Telefoonnummers worden optioneel, en dus met toestemming van de betrokkenen, op de website van het waterschap openbaargemaakt. Hun nevenfuncties moeten bovendien wettelijk openbaar worden gemaakt.
Ambtenaren worden veelvuldig in bestuurlijke documenten vermeld, bijvoorbeeld als steller van ambtelijke adviezen, als ambtelijke ondersteuning bij vergaderingen of als notulist van vergaderingen. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking op de website relevant en niet bovenmatig. De openbaarmaking dient zich te beperken tot de naam en eventueel de afdeling waar zij werkzaam zijn. Het vermelden van de namen van ambtenaren en het weglaten van emailadressen en doorkiesnummer is conform de ‘Richtsnoeren publicatie van persoonsgegevens op internet’ van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van het bestuur geldt, ongeacht of zij voor Waterschap Rivierenland of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn, dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) op de website openbaar worden gemaakt. Eventueel met vermelding van de functienaam en/of team/afdeling waarvoor zij werkzaam zijn.
Brieven aan het bestuur zijn onder andere afkomstig van burgers en instellingen. Ze bevatten de adresgegevens en vaak het telefoonnummer van de afzender en ze zijn als regel ondertekend. Het komt ook voor dat er een petitie aan het bestuur of aan een commissie wordt overhandigd, met handtekeningenlijsten die doorgaans (handgeschreven) naam- en adresgegevens en handtekeningen bevatten.
Openbaarmaking van deze brieven of geschriften zou betekenen dat via de website alle persoonsgegevens door een ieder rechtstreeks zijn in te zien. Dit moet als ‘bovenmatig’ worden beschouwd. Het effect van de geschriften aan het bestuur kan ook bereikt worden zonder openbaarmaking. Het bestuur zelf en de leden van het bestuur moeten echter wel kennis kunnen nemen van de brieven én hun afzender om zich een oordeel te kunnen vormen over hetgeen de brief van het bestuur vraagt.
Voorts vereist de transparantie van het bestuur en de controleerbaarheid door de burger dat op de website is te vinden dat de brief bij het bestuur is binnengekomen. Hiertoe is het voldoende als de naam van de afzender openbaar wordt gemaakt.
Ingekomen brieven en petities die aan het algemeen bestuur zijn gezonden of overhandigd, worden als zodanig niet op de website van het bestuur openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door het bestuur zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd.
Bestuursleden en commissieleden kunnen via het digitale vergadersysteem kennisnemen van de ingekomen stukken waarop persoonsgegevens staan.
Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken wel in zijn geheel gepubliceerd en zijn op de waterschapswebsite voor een ieder te raadplegen.
Voor petities geldt dat de petitie zelf, dat wil zeggen: de boodschap die men door middel van de petitie wenst uit te dragen, wel wordt gepubliceerd. De lijst met ondertekenaars wordt echter niet op de website gepubliceerd. Ook niet wanneer ondertekenaars aangegeven hebben dat hun gegevens openbaar gemaakt mogen worden. Deze toestemming moet namelijk worden gezien als toestemming aan degene die de petitie is gestart, maar het gaat te ver om deze toestemming op te vatten als een uitdrukkelijke toestemming voor publicatie op de website van het waterschap. Deze lijst met ondertekenaars is wel beschikbaar voor bestuursleden.
Personen die tijdens commissie- en/of algemeen bestuur-vergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, doen dit welbewust en in het openbaar. Door in het openbaar het spreekrecht te gebruiken geven insprekers impliciet aan dat zij geen bezwaar hebben tegen publicatie van hun bijdrage op de website (zowel in de vorm van geluidsmateriaal als gepubliceerde tekst).
De bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering wordt te allen tijde op de gebruikelijke manier uitgezonden via de waterschaps website en is daar ook achteraf te raadplegen.
Het bestuur neemt in het kader van zijn taak als bestuursorgaan op hoofdlijnen weinig besluiten ten aanzien van individuele burgers. Het komt dan ook niet vaak voor dat in bestuursvoorstellen persoonsgegevens staan. Wel is dit soms het geval in bijlagen bij bestuursvoorstellen, zoals nota’s van zienswijze bij besluiten van algemene strekking. Dergelijke stukken zijn altijd afkomstig van het college. Bij zienswijzen worden persoonsgegevens voor publicatie op de website geanonimiseerd en worden handtekeningen afgeplakt, tenzij de betrokkene expliciet heeft aangegeven dat de persoonsgegevens openbaar gemaakt moeten worden.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare bestuursstukken en de daarbij behorende bijlagen, voor zover deze op de website worden gepubliceerd, worden geanonimiseerd. Het bestuurssecretariaat ziet hierop toe.
Bestuursleden kunnen alle stukken wél inclusief de persoonsgegevens raadplegen.
In het overzicht van activiteiten voor het bestuur op de website kunnen persoonsgegevens voorkomen van mensen die bij de betreffende activiteit zijn betrokken. Als regel gaat het daarbij om mensen die de activiteit organiseren en/of bij wie men zich kan aanmelden. In verreweg de meeste gevallen betreft het functionarissen van organisaties, waarbij zakelijke telefoonnummers en/of e-mailadressen zijn vermeld.
Voor een behoorlijk verloop van de activiteitenadministratie zijn dit noodzakelijke gegevens. Er mogen geen andere gegevens op de website worden gepubliceerd dan die voor de activiteit noodzakelijk zijn.
Bij publicatie van activiteiten voor het bestuur op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een zakelijk telefoonnummer en/of functioneel e-mailadres.
Brieven aan het algemeen bestuur worden vaak ter afdoening doorgezonden naar het dagelijks bestuur. De beantwoording van deze brieven wordt in afschrift naar het algemeen bestuur gezonden. Deze brieven bevatten de adresgegevens van de briefschrijvers.
De beantwoording door het dagelijks bestuur van brieven aan het algemeen bestuur worden als zodanig niet op de website van Waterschap Rivierenland openbaar gemaakt. In een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke beantwoordingsbrieven door het bestuur zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Bestuursleden kunnen wél kennisnemen van de beantwoordingsbrieven waarop persoonsgegevens staan.
De leden van het algemeen bestuur hebben het recht om conform artikel 4.5 van het Reglement van Orde van het algemeen bestuur schriftelijke vragen aan (een lid van) het dagelijks bestuur te stellen. In lijn met deze gedragscode geldt ten aanzien van politieke ambtsdragers beperkingen voor het publiceren van deze vragen inclusief persoonsgegevens op de website van Waterschap Rivierenland. Dit geldt eveneens voor de beantwoording van de schriftelijke vragen door het dagelijks bestuur.
Ten aanzien van politieke ambtsdragers worden enkel de namen, mailadressen en (bij toestemming van de betrokkene) telefoonnummers op de website van Waterschap Rivierenland openbaargemaakt. Schriftelijke vragen worden op de website geplaatst zoals deze zijn ontvangen. De beantwoording hiervan door het dagelijks bestuur wordt gestuurd naar de fractie op naam van de indiener.
Artikel 5 Communicatie via e-mail met en tussen bestuurders
Voor het besturen van het waterschap is het noodzakelijk dat het waterschap en het bestuur en de bestuursleden onderling veelvuldig communiceren. Voor deze communicatie zijn vele kanalen beschikbaar, waaronder e-mail. Bestuursleden hebben een WSRL e-mailadres beschikbaar gekregen. Dit e-mailadres wordt gebruikt voor onderlinge communicatie of communicatie vanuit de ambtelijke organisatie.
Ook op deze communicatie is de AVG van toepassing. Contactgegevens, waaronder e-mailadressen, zijn persoonsgegevens en het gebruik van deze gegevens is een verwerking. Dat betekent dat hierbij rekening gehouden dient te worden met de beginselen, waaronder het minimaliseren van de verwerking. Het gebruik van de gegevens moet noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor de gegevens zijn verkregen. Het doel is in deze situatie het besturen van het waterschap.
Het gebruik van de functie “BCC” in Outlook
Bij het communiceren middels e-mail bestaat de mogelijkheid om de adressen van de geadresseerden onzichtbaar te maken. Door middel van het gebruik van de BCC functie kunnen geadresseerden niet zien aan welke andere geadresseerden (voor zover opgenomen in het BCC-veld) het bericht is gestuurd. Deze functie kan worden gebruikt bij grote hoeveelheden geadresseerden, of in het geval de e-mailadressen van andere geadresseerden niet zichtbaar mogen zijn. Het gebruik van de BCC-functie geeft invulling aan het beginsel van minimaliseren van de verwerking.
Het gebruik van de functie “BCC” in bestuurlijke correspondentie
Informatievoorziening is één van de belangrijkste voorwaarden om het bestuur in staat te stellen zijn taak uit te voeren. Daarbij is het essentieel dat bestuurders allen op gelijke wijze worden geïnformeerd en beschikken over dezelfde informatie. Het is van belang dat dit transparant en aantoonbaar is. Het gebruik van de functie BCC maakt dit onmogelijk.
De privacywetgeving vergt een afweging van verschillende belangen. In dit geval de bescherming van persoonsgegevens (i.c. het e-mailadres) van bestuurders versus het belang van transparantie van de informatievoorziening en aantoonbaarheid. Het waterschap kent in deze situatie een groter belang toe aan de transparantie en aantoonbaarheid van de informatievoorziening aan het bestuur en zal de BCC functie hiervoor niet gebruiken.
In het geval van informatievoorziening waarvoor het belang van transparantie en aantoonbaarheid niet van toepassing is, kan de BCC functie wel worden gebruikt. Dit is ter beoordeling aan de bestuurlijke ondersteuning en de bestuurders.
Artikel 6 Inzage ingekomen stukken en dergelijke door derden
Ingekomen brieven en petities die aan het bestuur zijn gezonden of overhandigd kunnen interessant zijn voor derden. In deze gedragscode is opgenomen dat in een lijst van ingekomen stukken wordt aangegeven welke brieven en andere stukken door het bestuur zijn ontvangen, met vermelding van uitsluitend de naam van de afzender, onder vermelding van een korte aanduiding van het onderwerp. Deze lijst wordt op de website gepubliceerd. Brieven of stukken van afzenders die uitdrukkelijk hebben aangegeven dat hun brief of ander stuk wel gepubliceerd dient te worden (inclusief persoonsgegevens) worden wel volledig gepubliceerd op de website.
Als dat uitdrukkelijke verzoek niet is gedaan, kunnen die brieven en stukken door derden dus niet worden ingezien. Een verzoek tot inzage wordt dan behandeld conform de Wet openbaarheid van Bestuur en haar uitzonderingsgronden. Uitgangspunt hierbij is, dat alles openbaar is, tenzij. Met de personen in kwestie wordt, zo nodig, contact opgenomen in hoeverre zij bezwaar hebben tegen het openbaar maken van met name de persoonsgegevens. Eventuele inzage van de niet geanonimiseerde stukken kan op verzoek geschieden. Reproduceren van persoonsgegevens is daarbij niet toegestaan. Indien men de stukken per mail of per post wenst te ontvangen worden deze stukken geanonimiseerd verstrekt.
Deze gedragscode treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het algemeen bestuur van Waterschap Rivierenland van 30 november 2018 te Tiel.