| Organisatie | De Bilt |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Archiefverordening Gemeente De Bilt 2022 |
| Citeertitel | Archiefverordening Gemeente De Bilt 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp | Archiefverordening gemeente De Bilt 2022 |
Deze verordening vervang de Archiefverordening De Bilt 2013.
Beheerregeling informatiebeheer gemeente De Bilt 2022
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-07-2022 | nieuwe regeling | 24-05-2022 | 329425 |
De raad van de gemeente De Bilt;
gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van 22-03-2022, met het onderwerp Beheer archiefbescheiden;
- de wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden en de documentaire verzamelingen van de gemeentelijke organen alsmede betreffende het interne toezicht daarop;
- het wenselijk is om het beheer van de archiefbescheiden van de gemeente op deskundige wijze te doen uitvoeren en, gegeven het culturele belang van de lokale en regionale geschiedbeoefening, een zo compleet mogelijke collectie bronnenmateriaal op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis aan te leggen, te beheren en te bewaren;
gelet op het bepaalde in de artikelen 30, eerste lid, en 32, tweede lid, van de Archiefwet en in artikel 149 van de Gemeentewet;
vast te stellen de navolgende:
Verordening betreffende de zorg van het college van burgemeester en wethouders voor het beheer van de digitale en analoge archiefbescheiden van de gemeentelijke organen (Archiefverordening Gemeente De Bilt 2022)
Artikel 1. Zorgplicht burgemeester en wethouders
1. Burgemeester en wethouders dragen zorg voor het ontwikkelen en uitvoeren van het beleid ter zake van de wettelijke taken en verantwoordelijkheden op grond van de Archiefwet 1995 en de interne regels ten behoeve van het beheer van archiefbescheiden van de gemeentelijke organen.
2. Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen.
Artikel 2. Taken gemeentearchivaris
1. De gemeentearchivaris brengt jaarlijks aan burgemeester en wethouders verslag uit over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden die hiernaartoe zijn overgebracht en over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
2. De gemeentearchivaris kan daarnaast op verzoek of op eigen initiatief advies uitbrengen aan de gemeentesecretaris over het beheer van de archiefbewaarplaats en de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
Artikel 3. Verantwoording door burgemeester en wethouders
Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Zij voegen daarbij in ieder geval:
1. het verslag van de gemeentearchivaris, bedoeld in artikel 2, eerste lid;
2. voor zover van toepassing, de gedurende de betreffende periode door de gemeentearchivaris aan hen uitgebrachte adviezen, bedoe ld in artikel 2, tweede lid, en
3. een voorstel voor de in het kader van de zorgplicht voor de archiefbescheiden te treffen maatregelen, zo nodig voorzien van een kostenraming.