| Organisatie | Alblasserdam |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden |
| Citeertitel | Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-07-2022 | Nieuwe regeling | 07-07-2020 |
Het werkterrein van de Drechtsteden is vooral gericht op dossiers die baat hebben bij een bovenregionale aanpak. Eén van die dossiers is inkoop en aanbesteden. Immers door op inkoopgebied de krachten te bundelen bereiken de
Daarnaast draagt inkoopsamenwerking ook bij aan het verminderen van de kwetsbaarheid van de individuele Drechtsteden-organisaties.
Vanuit deze uitgangspunten hanteren de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-IdoAmbacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (hierna gezamenlijk genoemd: ‘de Drechtsteden’) een uniform inkoop- en aanbestedingsbeleid.
Nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid
Begin 2017 is in het PFO Middelen het inkoop- en aanbestedingsbeleid van 2014 geëvalueerd. In een aantal opzichten is de uitvoering van dit beleid succesvol geweest. Zo zijn er weinig (juridische) incidenten rond aanbestedingen geweest en is het aannemelijk dat de Drechtsteden synergievoordeel hebben behaald door de inkoopsamenwerking. Tegelijkertijd is geconstateerd dat de Drechtsteden-organisaties het grootste deel van hun inkopen nog steeds zelfstandig verrichten, dus zonder inschakeling of betrokkenheid van team Inkoop van GRD. Het leeuwendeel daarvan bestaat uit projecten in de buitenruimte. Er kunnen ongetwijfeld valide redenen zijn die de individuele Drechtstedenorganisaties doen besluiten om in tal van situaties zelfstandig in te kopen. Maar daar staat tegenover dat bij het merendeel van het inkoopvolume de schaal-, proces- en kennisvoordelen worden misgelopen, die via de GRD bereikt hadden kunnen worden.
Binnen Drechtsteden is een onderzoek uitgevoerd naar de redenen waarom de individuele Drechtsteden-organisaties vaak zelfstandig inkopen. De opzet hiervan is duidelijk te krijgen of en hoe de Drechtsteden de voordelen die zij uit inkoop halen verder kunnen verbeteren. De resultaten uit deze onderzoeken vormden de basis voor het nieuwe inkoopen aanbestedingsbeleid van de Drechtsteden voor de komende jaren, zoals dat in dit document is uitgewerkt. De reikwijdte van dit beleid omvat alle inkopen van alle Drechtsteden-organisaties. Het beleid is derhalve niet alleen van toepassing op de inkopen en aanbestedingen die via of met ondersteuning van de GRD worden gedaan, maar ook op de lokaal uitgevoerde inkopen en aanbestedingen. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid van 2014 komt met de vaststelling van dit nieuwe beleid te vervallen.
Het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid bevat twee belangrijke vernieuwingen:
Het inkoop- en aanbestedingsbeleid start in het volgende hoofdstuk met een weergave van de doelen die de Drechtsteden met dit beleid willen realiseren. In hoofdstuk 3 komen de kaders voor dit beleid aan de orde, opdat de uitvoering van het beleid rechtmatig, integer en professioneel is. In de bijlage is een overzicht opgenomen met definities van de in dit beleid gebruikte termen.
2. Regionale inkoopdoelen en -strategieën
Inkoopsamenwerking in Drechtsteden-verband leidt niet alleen tot de in het vorige hoofdstuk genoemde synergievoordelen (dankzij schaal, proces en kennis) voor de individuele Drechtsteden-organisaties. Ook het Drechtstedencollectief kan nadrukkelijk profiteren van inkoopsamenwerking. De gezamenlijke inkoopkracht kan namelijk (ook) worden ingezet om een concrete bijdrage te leveren aan de collectieve ambities en doelen van de Drechtsteden.
In het voorgaande beleid was de bijdrage aan de Drechtsteden-doelen ook vermeld, maar niet verder geoperationaliseerd. In dit beleid zijn de Drechtsteden-doelen concreet benoemd en uitgewerkt. Bij een Europese aanbestedingsprocedure is de inschakeling van team Inkoop van het Servicecentrum Drechtsteden verplicht. De procedure wordt dan in samenspraak met en onder begeleiding van team Inkoop uitgevoerd.
Via inkoop kunnen de Drechtsteden de economie en daarmee de werkgelegenheid in haar regio versterken door zoveel mogelijk gebruik te maken van lokale/regionale leveranciers.
Inkoopvolume ondergebracht bij lokale/regionale leveranciers:
- 2020 a1% nog nader te bepalen
- 2021 a2% nog nader te bepalen
- 2022 a3% nog nader te bepalen
Via inkoop kunnen de Drechtsteden het sociaal klimaat in de regio bevorderen door gecontracteerde leveranciers een maatschappelijke bijdrage te laten leveren. Dit doel hangt samen met het eerste doel. Immers, wanneer de Drechtsteden lokale/regionale leveranciers via de eerder genoemde set van inkoopstrategieën (1-4) nadrukkelijk meer kansen bieden, is het niet onredelijk daarvoor een maatschappelijke bijdrage terug te vragen.
Inkoopvolume waarin maatschappelijke bijdragen zijn opgenomen:
- 2020 b1% nog nader te bepalen
- 2021 b2% nog nader te bepalen
- 2022 b3% nog nader te bepalen
Kwalitatieve effectrapportage van de maatschappelijke bijdragen uit aanbestedingen
Bijdragen aan duurzaamheidsambities
Duurzaamheid en circulariteit zullen in de nabije toekomst een veel hogere prioriteit krijgen. De rol van de Drechtsteden op dit gebied is te bevorderen dat duurzaamheidscriteria prominent worden opgenomen in de aanbestedingen waarbij zij betrokken is.
Inkoopvolume waarin duurzaamheidscriteria zijn opgenomen:
- 2020 c1% nog nader te bepalen
- 2021 c2% nog nader te bepalen
- 2022 c3% nog nader te bepalen
Kwalitatieve effectrapportage van de duurzaamheidsprestaties uit aanbestedingen
Verbeteren bereikbaarheid en verminderen overlast
Bereikbaarheid, een belangrijk Drechtsteden-doel, wordt van nature geweld aangedaan door (een deel van) de werken in de buitenruimte. Het is dan ook waardevol om er gericht naar te streven de overlast voor burgers en bedrijven zo kortdurend mogelijk te maken.
Inkoopvolume waarin bereikbaarheid en overlast zijn opgenomen:
- 2020 d1% nog nader te bepalen
- 2021 d2% nog nader te bepalen
- 2022 d3% nog nader te bepalen
Kwalitatieve effectrapportage van impact van werken op bereikbaarheid en overlast
Zekerstellen continuïteit van bedrijfsvoering
Continuïteit van interne en externe bedrijfsvoering is nodig om de publieke taken tijdig en ongestoord te kunnen uitvoeren. Om dit te bevorderen en daarmee de kwetsbaarheid te verminderen is het nodig de risico's te kennen en te beheersen en fall-back scenario's te hebben.
Inkoopvolume waarin continuïteitsrisico’s zijn ondervangen:
- 2020 e1% nog nader te bepalen
- 2021 e2% nog nader te bepalen
- 2022 e3% nog nader te bepalen
Kwalitatieve effectrapportage van vermeden en/of opgeloste verstoringen in de bedrijfsvoering
In het vorige hoofdstuk is beschreven welke doelen de Drechtsteden met het inkoop- en aanbestedingsbeleid willen bereiken. Bij de realisatie daarvan acteren de Drechtsteden binnen de hieronder weergegeven kaders.
Van oudsher wordt inkoop geassocieerd met kosten besparen. In de moderne inkoop gaat het echter om waarde creëren. Waarde is uitkomst gedeeld door kosten. Innovatief aanbesteden houdt in dat de Drechtsteden in (daarvoor geschikte) aanbestedingen niet het product (werk, levering, dienst) specificeren, maar het beoogde effect van het product en dan met name gericht op:
De noemer in de definitie van waarde is kosten. Waar mogelijk hanteren de Drechtsteden niet de geoffreerde prijs als kosten, maar de daadwerkelijke levensduurkosten van de voorgestelde oplossing (total cost of ownership).
Niet elke aanbesteding is geschikt om innovatief aan te besteden, maar elke keer dat het wel lukt voegen de Drechtsteden relevante waarde toe. De geschikte aanpak is om van een aanbesteding te bezien of het mogelijk is:
Door deze aanpak stimuleren de Drechtsteden nadrukkelijk innovatie.
Per aanbesteding brengen de Drechtsteden focus aan in de inkoopdoelen. Deze focus wordt bepaald door het potentieel van het type inkoop en het karakter van de markt. Hiermee streven de Drechtsteden naar maatwerk per aanbesteding. Bij iedere aanbesteding wordt deze afweging gemaakt. Het doel daarvan is te komen tot een optimale uitvraag in de markt en een zo gericht mogelijke bijdrage te leveren aan de gestelde inkoopdoelen. Daarvoor bepalen de Drechtsteden – in voorkomende gevallen mede aan de hand van een marktconsultatie – per aanbesteding:
Welke mogelijkheden er bestaan om lokale of regionale leveranciers in te schakelen, bijvoorbeeld door het gebruik van percelen en/of door aan milieubelasting (die voortvloeit uit de reisafstand die de leverancier moet overbruggen om de producten of diensten aan de Drechtsteden te leveren) een zwaar gewicht toe te kennen en/of waar relevant korte responsetijden te verlangen;
Professioneel opdrachtnemerschap
De Drechtsteden verwachten van hun opdrachtnemer, dat hij:
zich ervan bewust is dat hij bij de uitvoering van zijn werkzaamheden in opdracht van de Drechtsteden, door inwoners en bedrijven in en bezoekers van de Drechtsteden-regio gezien wordt als representant van de Drechtsteden en dat hij en zijn medewerkers in contacten met inwoners en bedrijven klantgericht en communicatief vaardig acteren.
Het kan in uitzonderingsgevallen voorkomen dat toepassing van bepalingen uit het Inkoop- en aanbestedingsbeleid (met name t.a.v. Gids Proportionaliteit) conflicteren met andere belangen. In dergelijke gevallen moet het mogelijk zijn af te wijken van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Indien de opdrachtgever wenst af te wijken legt hij een deugdelijke motivering vast in een afwijkverzoek dat hij ter advisering voorlegt aan team Inkoop. Team Inkoop adviseert over de voorgenomen afwijking. Het besluit om af te wijken wordt op basis van het verzoek en het advies van team Inkoop genomen door de persoon die of het orgaan dat daartoe conform de delegatie- en mandaatbesluiten bevoegd is en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving mogelijk is.
In ons inkoop- en aanbestedingsbeleid hanteren wij de volgende definities:
Aanbesteden – Het uitvoeren van bij wet of beleid voorgeschreven processen van marktbenadering waarin een opdrachtgever aan ondernemer(s) een uitnodiging doet deel te nemen aan een procedure met als doel het doen van een aanbod (offerte of inschrijving) voor het uitvoeren van een opdracht betrekking hebbende op een werk, levering of dienst.
Aanbestedingsrichtlijnen – De Europese Richtlijnen 2014/24/EU (werken, leveringen en diensten) en 20144/23/EU (Concessie opdrachten).
Aanbestedingswet 2012 – Aanbestedingswet 2012 inclusief de daarbij behorende richtsnoeren die via Algemene Maatregelen van Bestuur geactiveerd zijn (waaronder Gids Proportionaliteit, Aanbestedingsreglement Werken 2012).
Algemene inkoopvoorwaarden 2020 – De algemene inkoopvoorwaarden van de GR Drechtsteden en haar deelnemers (zijnde de gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht en Zwijndrecht).
Collectieve aanbesteding – Een aanbesteding die wordt uitgevoerd ten behoeve van 2 of meer Drechtstedenorganisaties.
Contract – Elk type van overeenkomst tussen twee of meer partijen voor de levering van goederen of diensten of de uitvoering van Werken.
Contractbeheer – Het administratief beheren van contracten. Het doel van contractbeheer is de interne organisaties te voorzien van voldoende inzicht in de lopende contracten, de juiste contractafspraken en informatie door middel van het voeren van een daartoe bestemde administratie.
Contractmanagement – Het managen van een (inkoop)overeenkomst: het meten, sturen en rapporteren op de in de overeenkomst opgenomen prestatie-indicatoren ter continuering en doorontwikkeling van de (afgesproken) dienstverlening dan wel levering of uitvoering van werken.
Diensten – Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Drechtsteden – De gemeenten Alblasserdam, Dordrecht, Hardinxveld-Giessendam, Hendrik-Ido-Ambacht, Papendrecht, Sliedrecht, Zwijndrecht en de GR Drechtsteden.
Duurzaam – Duurzaam betekent dat een product bij de vervaardiging of het gebruik, het milieu zo weinig mogelijk belast en zo weinig mogelijk beslag legt op schaarse goederen, goed recyclebaar is en efficiënt met energie wordt omsprongen.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag – De Drechtsteden vragen aan één ondernemer een offerte.
Europees aanbesteden – Een Europese aanbesteding is een procedure overeenkomstig de procedurevoorschriften uit een van de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en zoals geïmplementeerd in de nationale wetgeving via de Aanbestedingswet 2012.
Inkoop – (Rechts)handelingen van de Drechtsteden gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Inkoopdoelen – De doelen van de Drechtsteden die door middel van de inkopen worden beoogd.
Inkoop- en aanbestedingsbeleid – Deze voorliggende beleidslijn.
Inkoopfunctie – Het geheel van mensen, middelen, processen en procedures die benodigd zijn om leveringen, diensten en werken van buiten de organisatie aan te trekken.
Inkoopgovernance – Het besturen van het inkoopbelang, gericht op een efficiënte en effectieve realisatie van de beleidsdoelen met waarborgen voor samenhang en transparantie.
Leveringen – Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag – Het vragen van een offerte aan meerdere (in de regel ten minste drie en ten hoogste vijf) ondernemers.
Nationaal aanbesteden – Een nationale aanbesteding is de procedure waarbij de Drechtsteden via een publicatie in Nederland (Tenderned) bekend maken dat zij een opdracht willen laten uitvoeren en ondernemers vragen een offerte Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden 10/12in te dienen. E.e.a. overeenkomstig de procedurevoorschriften zoals vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, niet zijnde Europees aanbesteden.
Offerte – Een aanbod in de zin van artikel 6:217 van het Burgerlijk Wetboek.
Offerteaanvraag – Een verzoek van (een van) de Drechtsteden aan een ondernemer een aanbieding te doen op basis van een enkel-, of meervoudig onderhandse, nationale of Europese aanbesteding en waarop de Aanbestedingswet 2012 van toepassing is.
Ondernemer – Een aannemer, leverancier of dienstverlener.
Opdrachtgever – (Een van) de Drechtsteden.
Opdrachtnemer – De partij die een opdracht van (een van) de Drechtsteden gegund heeft gekregen en met wie een overeenkomst wordt gesloten.
Past performance – Past Performance zet in op klantgerichte, prestatiegerichte en zakelijke verhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het stelt de kwaliteit van het proces en de samenwerking waarmee de opdrachten worden gerealiseerd centraal. Het omvat het meten en beoordelen van de wijze waarop door de opdrachtnemer aan de contractuele verplichtingen wordt voldaan tijdens de uitvoering van de opdracht. De focus ligt daarbij op houding en gedrag.
Proportionaliteitsbeginsel – De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Drechtsteden passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Regionaal – Binnen de Drechtsteden. Lokaal valt hierbij onder regionaal.
SROI – Social Return on Investment. Dit is het stimuleren van arbeidsparticipatie voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt, door in aanbestedingen van leveringen, diensten en werken te eisen dat de winnende aanbieder banen, leerwerkplekken, stageplekken, ervaringsplaatsen of andere maatschappelijke activiteiten biedt aan doelgroepen werkzoekenden.
Tolerantiegrens – De aard en omvang van de risico’s die een organisatie wil accepteren in het streven naar de realisatie van haar doelen.
Total cost of ownership (TCO) – Alle kosten die verband houden met de aanschaf, het gebruik gedurende de levenscyclus en het afstoten van ingekochte goederen en diensten.
Uitkomstgericht aanbesteden – Het aanvragen van offertes op basis van het onderliggende vraagstuk, in plaats van de gespecificeerde, zelf bedachte oplossing.
Werken – Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet 2012.
Bijlage B – Algemene bepalingen en Juridisch kader
Algemene beginselen van behoorlijk bestuur
De Drechtsteden willen betrouwbare en integere overheidsorganisaties zijn en zich in dat kader bij hun inkoopactiviteiten houden aan de (geschreven en ongeschreven) regels ten aanzien van behoorlijk bestuur, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht
De algemene beginselen en uitgangspunten van het aanbestedingsrecht zoals voorgeschreven in de Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012:
Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Drechtsteden passen het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
Algemene inkoopvoorwaarden 2020
De algemene inkoopvoorwaarden van de Drechtsteden omvat de bepalingen die tijdens de uitvoering van toepassing zijn op alle opdrachten van de Drechtsteden voor het leveren van producten en het verlenen van diensten. In de algemene inkoopvoorwaarden zijn de algemene, commerciële en juridische voorwaarden gebundeld.
Uniforme Administratieve Voorwaarden
Voor werken zijn de UAV(GC) van toepassing.
Op IT-gebied gelden de Gemeentelijke Inkoopvoorwaarden Bij IT (GIBIT). (geïntegreerd in de algemene inkoopvoorwaarden).
De Drechtsteden streven naar een rechtmatige en verantwoorde besteding van publieke gelden en naar het reduceren van risico’s op schadeclaims door aanbestedingen rechtmatig uit te voeren. De Drechtsteden leven hierbij de relevante wet- en regelgeving na. De voor het inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgt uit:
Dit wettelijke kader, dat op 1 april 2013 in werking is getreden, implementeert de Europese Richtlijnen 2014/24/EUen 2014/23/EU (‘Aanbestedingsrichtlijnen’)). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en –beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden (ook concessies) . Daarnaast regelt deze wet de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen.
De Gids Proportionaliteit maakt deel uit van de aanbestedingswetgeving. De Gids Proportionaliteit geeft voorschriften voor de uitvoering van aanbestedingen onder en boven de Europese aanbestedingsdrempel. De aanbestedingswetgeving schrijft voor dat afwijking van deze voorschriften in de Gids Proportionaliteit alleen mag als dit vooraf goed wordt gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. Regionaal Inkoop- en aanbestedingsbeleid Drechtsteden 12/12
Wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. Onder andere uit rechtspraak van het Hof van Justitie blijkt hoe de Richtlijnen moeten worden geïnterpreteerd. De Europese Aanbestedingsrichtlijnen en de Rechtsbeschermingsrichtlijn zijn naar Nederlands recht vertaald in de hierboven vermelde Aanbestedingswet 2012.
Het wettelijke kader voor overeenkomsten.
Het wettelijk kader voor gemeenten, waarin onder andere de bevoegdheden van de bestuursorganen zijn neergelegd.
De Wet Bevordering Integriteitsbeoordelingen door het Openbaar bestuur (Wet Bibob) is voor de Drechtsteden een belangrijk instrument bij de bestuurlijke aanpak van de georganiseerde criminaliteit. Naast de mogelijkheid die deze wet bestuursorganen biedt om een vergunning te weigeren of in te trekken, schept de Wet Bibob voor de Drechtsteden de mogelijkheid via het Bureau Bibob informatie in te winnen over een inschrijver voordat tot gunning wordt overgegaan en zo te voorkomen dat de Drechtsteden onbedoeld mogelijk bepaalde