Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden en stelt de raad hiervan in kennis.
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van een der wethouders.
- 3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
- 4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn of haar activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan terstond melding aan de secretaris.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergadering
- 1.
Het college vergadert in de regel eenmaal per week in beslotenheid op dinsdagmorgen van 9.00 tot 12.00 uur en voorts zover de voorzitter of een wethouder het nodig acht. De dinsdagmiddag wordt gereserveerd voor collegeactiviteiten, themabesprekingen en werkbezoeken.
- 2.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
- 3.
De vergadering vindt in de regel plaats in de b&w kamer van het gemeentehuis.
Artikel 3 Vergader- en besluitquorum (verhindering)
- 1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, meldt hij of zij dit aan de secretaris.
- 2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan de daartoe aangewezen 1e of 2e loco secretaris.
- 3.
In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien tenminste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.
- 4.
Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering. Op deze vergadering is lid 3 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.
Artikel 4 Mandatering en machtiging
- 1.
Indien het quorum volgens artikel 3 lid 3 er niet is en een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in art. 56 Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.
- 2.
De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.
- 3.
In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hierover te geven.
Artikel 5 Agenda
- 1.
Voor elke vergadering van het college wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter een agenda gemaakt op basis van ingekomen collegevoorstellen, ingekomen stukken en door collegeleden ingebrachte onderwerpen. De agenda wordt onderverdeeld in een algemeen gedeelte, een besluitvormend gedeelte en een afstemmend gedeelte (rondvraag).
- 2.
Voor elke vergadering wordt in de regel vrijdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met stukken digitaal toegezonden.
- 3.
Het algemeen gedeelte bestaat in ieder geval uit de lijst van uitnodigingen, het vaststellen van de agenda en mededelingen.
- 4.
De secretaris beziet alle collegevoorstellen met onderliggende stukken en andere ingebrachte stukken, alvorens deze ter agendering worden opgevoerd, op zaken als volledigheid, politieke gevoeligheid, besluitwaardigheid en representativiteit.
- 5.
De secretaris maakt bij het opstellen van de agenda een onderscheid tussen openbare, niet-openbare en geheime stukken.
- 6.
De collegeleden geven uiterlijk maandag 12.00 uur voorafgaand aan de collegevergadering aan welke agendastukken zij willen bespreken en welke agendastukken kunnen worden afgedaan als hamerstuk. Indien een der collegeleden een agendapunt wil bespreken, wordt het agendapunt op de agenda geplaatst bij de bespreekstukken. Hamerstukken worden zonder nadere bespreking besloten conform advies. Indien een van de portefeuillehouders het agendapunt bij nader inzien willen bespreken, wordt dit kenbaar gemaakt bij het vaststellen van de agenda.
- 7.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) en urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen 17.00 uur, worden aangemeld bij de secretaris.
- 8.
Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.
- 9.
Relevante documenten, als bedoeld in lid 3 en 4 van dit artikel, worden voorbereid en geagendeerd door bureau gemeentesecretaris c.q. bestuurssecretariaat.
Artikel 6 Gang van zaken tijdens collegevergadering
- 1.
De burgemeester en wethouders treden als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de collegeleden met elkaar gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouder in het college verslag gedaan.
- 2.
De collegeleden doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.
- 3.
Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de burgemeester eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over het voorstel plaats.
- 4.
De eerste verantwoordelijke wethouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verdedigen. De portefeuillehouder kan, gehoord de discussie in het college, besluiten het voorstel terug te nemen.
- 5.
De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet er op toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.
- 6.
Het college kan:
- a.
Instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet geamendeerd;
- b.
Het voorstel voor nadere toelichting en/of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;
- c.
Het voorgestelde besluit afwijzen.
- 7.
Het college kan overeenkomen dat de burgemeester, in zaken van bijzonder belang die verschillende portefeuilles raken, als woordvoerder, onderhandelaar namens het college optreedt.
- 8.
Aanwezige portefeuillehouders nemen aan de stemming deel en kunnen:
- a.
Instemmen met het voorstel
- b.
Instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen cq. besluitenlijst wordt vastgelegd;
- c.
Tegen het voorstel stemmen;
- d.
Tegen het voorstel stemmen met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen cq. besluitenlijst wordt vastgelegd;
- e.
Zich van stemming onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben.
- 9.
De burgemeester bewaakt de rollen, integriteit, procesgang en kwaliteit van de collegevergaderingen en andere werkzaamheden van het college en de individuele portefeuillehouders en wordt hierbij ondersteund door de gemeentesecretaris.
Artikel 7 Integriteit
- 1.
De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet.
- 2.
Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.
- 3.
Het onderwerp integriteit wordt tijdens de collegevergadering besproken in de vorm van een training of casus wanneer daar aanleiding toe is.
- 4.
De leden van het college respecteren de vertrouwelijkheid van hetgeen zij met elkaar bespreken.
Artikel 8 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De secretaris is aanwezig bij de collegevergadering en is eerste adviseur van het college. Bij verhindering is de 1e of 2e loco-secretaris aanwezig.
- 2.
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
- 3.
Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan de besprekingen van het college deelnemen.
Artikel 9 Stemmingen
- 1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
- 3.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- 4.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.
- 5.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 10 Geheimhouding
- 1.
Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid (Woo), omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.
- 2.
Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.
- 3.
De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot het college haar opheft.
- 4.
Voor het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.
Artikel 11 Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een besluitenlijst van de vergadering.
- 2.
De stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.
- 3.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 4.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de concept besluitenlijst op de donderdag volgend op de dinsdag van de collegevergadering openbaar gemaakt voor raad, inwoners en media.
- 5.
De besluitenlijst bevat tenminste:
- a.
namen van de aanwezige en afwezige leden;
- b.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
een formulering van de door het college genomen besluiten.
Artikel 12 Besluiten buiten de vergadering
- 1.
Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.
- 2.
Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.
- 3.
Besluiten als bedoeld in dit artikel worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals omschreven onder artikel 11.
Artikel 13 Optreden naar de ambtelijke organisatie
- 1.
De gemeentesecretaris is in zijn hoedanigheid van algemeen directeur verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. Problemen daaromtrent worden door de betrokken wethouder gemeld aan de gemeentesecretaris.
- 2.
De gemeentesecretaris zorgt voor een terugkoppeling vanuit de collegevergadering naar de ambtelijke organisatie.
- 3.
Wijzigingen van besluiten in mandaat van het college worden door de portefeuillehouder besproken met de betreffende ambtenaren.
Artikel 14 Retraites
- 1.
Het college houdt minimaal eenmaal per jaar een retraite. De retraites zijn tevens bedoeld om de collegiale samenwerking binnen het college te bevorderen.
- 2.
Tijdens een retraite kunnen hoofdthema’s van beleid aan de orde komen
- 3.
Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan (een deel van) de retraite deelnemen.
Artikel 15 Uitleg
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van dit reglement, beslist het college op voorstel van de voorzitter.
Artikel 16 Inwerkingtreding
Dit reglement treedt in werking op 23 juni 2022 en wordt aangehaald als reglement van orde van het college van Kaag en Braassem 2022. Eerdere versies worden geacht hiermee te zijn vervallen.