Besluit van het college van de gemeente Lelystad houdende regels inzake voorselectie en vergunning circus (Beleidsregel Procedure voorselectie en vergunning circus)

De gemeente wil op een heldere en transparante wijze de selectieprocedure beschrijven om tot vergunningverlening voor een circus te komen. Op die manier is voor alle betrokken partijen op voorhand duidelijk waar ze aan toe zijn. Naast de gemeente zelf gaat het dan met name om de verschillende circussen die geïnteresseerd zijn in het houden van een circus in de gemeente Lelystad en de stichting Evenementen Coördinatie Lelystad (ECL). ECL is de front-office van de gemeente en verzorgt de begeleiding en coördinatie van evenementen.

In de Algemene Plaatselijke Verordening (APV) is bepaald dat voor het houden van een evenement, zoals een circus, een vergunning nodig is van de burgemeester. Deze evenementenvergunning dient acht weken van tevoren te worden aangevraagd. De meeste circussen hebben echter de behoefte om al eerder te weten of ze in aanmerking komen voor deze vergunning. Daarom is het in veel gemeentes (en ook in de gemeente Lelystad) gebruikelijk dat ruim van tevoren een zogenaamde “speelvergunning” wordt aangevraagd. Daarmee wordt te kennen gegeven aan welk circus de gemeente in het komende seizoen een evenementenvergunning wil verlenen. Met name aan deze voorprocedure zal onderstaand aandacht worden gegeven.

Per kalenderjaar zal aan één circus een evenementenvergunning worden verleend.

Rekening houdend met de jaarlijkse evenementenkalender van de gemeente Lelystad kan in het najaar (in de periode van september tot en met december) een circus worden georganiseerd.

Binnen de gemeente Lelystad zijn drie aangewezen locaties volgens bijgevoegde tekeningen voor een circus:

• •

  grasveld ‘De Veste’;

• •

  grasveld ‘Parkwijk’;

• •

  manifestatieterrein ‘De Meent’.

Om onevenredige overlast voor de woon- en leefomgeving te voorkomen en rekening houdend met de functionaliteit van de beschikbare ruimte is het maximum aantal dagen waarop voorstellingen kunnen plaatsvinden, bepaald op maximaal vijf aaneengesloten speeldagen per jaar .

Geïnteresseerde circussen dienen hun belangstelling kenbaar te maken uiterlijk vóór 1 december voorafgaand aan het jaar waarop men een circus wil organiseren. Vanaf 1 december begint de gemeente Lelystad met de beoordeling van de aangemelde circussen. In februari wordt vervolgens bekend gemaakt aan welk circus een aanvraag kan indienen voor het houden van circus voorstellingen in Lelystad.

Formulier

Bij het verzoek om in aanmerking te komen voor de zogenaamde “speelvergunning” kan gebruik worden gemaakt van het reguliere formulier “evenementenvergunning” dat is te vinden op de website van ECL (www.lelystadevenementen.nl).

Lidmaatschap VNCO

Verder dient een bewijs van lidmaatschap van de Vereniging Nederlandse Circus Ondernemingen (VNCO) te worden overlegd. Circussen die niet lid zijn van de VNCO dienen de volgende stukken aan te leveren:

• •

  inschrijving van Kamer van Koophandel niet ouder dan 6 maanden;

• •

  bewijs van inschrijving bij de Nederlandse Belastingdienst (BTW nummer);

• •

  van toepassing zijnde stukken met betrekking tot inhoudingen, sociale premies etc. ;

• •

  stukken met betrekking tot WA-verzekeringen, waarin tenminste het risico ten aanzien van derden is afgedekt;

• •

  kopie van wettelijke vereiste vergunningen voor de medewerkers (tewerkstelling, visa/MVV);

• •

  stukken van alle vergunningen en papieren voor dierennummers.

Volledig indienen

Indien bovengenoemde stukken niet compleet worden ingediend en/of als het formulier niet volledig is ingevuld, wordt het circus niet betrokken in de voorselectie.

Volgorde van verlenen

Het circus dat in het voorafgaande jaar een speelvergunning heeft gekregen, dingt het jaar daarop niet mee en wordt terzijde gelegd, tenzij er onvoldoende aanvragen zijn die aan de selectieprocedure voldoen

Indien meerdere aanvragen ontvangen worden, heeft het circus waaraan nog niet eerder een vergunning werd verleend, voorrang mits voldaan wordt aan onderstaande kwaliteitscriteria. Vervolgens de aanvrager aan wie het langst geleden een vergunning is verleend en mits voldaan wordt aan onderstaande kwaliteitscriteria.

Kwaliteitscriteria

Bij het beoordelen van de kwaliteit van het circus wordt gekeken naar de volgende kwaliteitscriteria:

• •

  is het circus gericht op (groot)ouders en (klein)kinderen;

• •

  is er sprake van een goede organisatie;

• •

  wat voor uitstraling heeft het circus;

• •

  is er (live) muziek;

• •

  goede referenties vanuit andere gemeenten.

Aan de voorselectie zijn geen kosten verbonden.

Termijn voor indiening

De aanvraag om een evenementenvergunning dient minimaal acht weken voordat het circus wordt gehouden, te worden ingediend. Een aanvraag dient plaats te vinden middels het formulier

“evenementenvergunning” dat is te vinden op de website van ECL (www.lelystadevenementen.nl).

Termijn voor afhandeling

De afhandeltermijn voor een evenementenvergunning bedraagt acht weken. In geval van een onvolledige aanvraag duurt dit langer. Mochten bij een onvolledige aanvraag niet binnen een redelijke termijn de ontbrekende gegevens worden aangeleverd, dan wordt de aanvraag niet in behandeling genomen.

APV en Awb

Op de aanvraag zijn de bepalingen van de APV en de Algemene wet bestuursrecht (Awb) van toepassing.

Bij het indienen van de aanvraag dienen de volgende stukken te worden ingediend:

• •

  compleet ingevuld aanvraagformulier;

• •

  recent uittreksel Kamer van Koophandel;

• •

  tekening + indeling van de tent;

• •

  tekening terreinindeling;

• •

  tekening parkeren;

• •

  technische gegevens tent en tentdoek in het Nederlands, Engels of Duits;

• •

  calamiteiten- en ontruimingsplan;

• •

  kopie aansprakelijkheidsverzekering.

De criteria die zijn genoemd bij de voorselectie (hoofdstuk 2) zijn ook op de aanvraag om een evenementenvergunning van toepassing. Naast deze criteria worden aanvullend de eis gesteld dat een circus moet hebben deelgenomen aan de voorselectie.

Aan de evenementenvergunning kunnen extra voorschriften worden verbonden, zoals bijvoorbeeld een verplicht vooroverleg of een verplichte terreinschouwing bij aankomst en bij vertrek , etc.

Bij niet naleving van de voorschriften en/of aanwijzingen namens het bevoegd gezag, dan wel bij geconstateerd wangedrag wordt een circus uitgesloten van de selectieprocedure voor de duur van vijf kalenderjaren. Tevens zal hiervan schriftelijk melding worden gedaan aan de overkoepelende circusorganisatie VNCO.

Voor aanvragen die in behandeling worden genomen, zijn ongeacht of de vergunning wordt verleend, legeskosten verschuldigd conform de tarieven vermeld in de vigerende legesverordening van de gemeente Lelystad. Een circus wordt aangemerkt als een middelgroot evenement.

Deze procedure treedt in werking een dag na publicatie in de Flevopost.

Deze procedure is ook reeds van toepassing op de verlening van de evenementenvergunning voor een circus in het najaar van 2014, hoewel de voorselectie daarvoor reeds heeft plaatsgevonden. Bij die voorselectie is zoveel mogelijk gewerkt conform de nu beschreven procedure.