Organisatie | Someren |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Regeling beheer en toezicht Basisregistratie Personen (BRP) |
Citeertitel | Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen de gemeente Someren |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Regeling beheer en toezicht basisregistratie personen gemeente Someren 2014
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
30-06-2022 | Nieuwe regeling | 21-12-2021 |
Het College van B&W van de gemeente Someren wijst functionarissen aan die belast worden met:
Het namens het College van B&W van de gemeente Someren afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet BRP bedoelde verklaring
De informatiebeheerder is verantwoordelijk voor:
De uitvoering van het periodieke onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP, naar de inrichting, de werking en de beveiliging van de basisregistratie, alsmede naar de verwerking van gegevens in de basisregistratie.
De informatiebeheerder adviseert het College van B&W over de navolgende aspecten die voortvloeien uit deze basisregistratie te weten:
De informatiebeheerder beslist:
Op verzoeken van derden als genoemd in artikel 3.6 van de Wet BRP, en derden als genoemd in de Verordening gegevensverstrekking BRP tot het verkrijgen van gegevens uit de BRP.
De gegevensbeheerder voorziet in:
De behandeling van wijzigingsverzoeken zoals bedoeld in artikel 2.57, 2.58 en 2.60 van de Wet BRP.
De gegevensbeheerder is bevoegd om, in overleg met de applicatiebeheerder, vanuit de in artikel 10 bedoelde verantwoordelijkheid de gegevensverwerkers aanwijzingen te geven betreffende de opname en bijhouding van gegevens in de voorziening voor de BRP.
De gegevensbeheerder voorziet in de uitvoering van het periodiek onderzoek op grond van artikel 4.3 van de Wet BRP, voor wat betreft de verwerking van persoonsgegevens in een voorziening.
De systeembeheerder is verantwoordelijk voor het technisch onderhoud van de bedrijfsapplicatie iBurgerzaken waarmee een voorziening voor de BRP wordt gevoerd (hierna applicatie).
5. HET FUNCTIONEEL APPLICATIEBEHEER
De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor de gehele of gedeeltelijke uitvoering van de uitwijkprocessen zoals beschreven in de procedure uitwijk van het informatiebeveiligingsplan.
de privacybeheerder BRP adviseert over:
De afhandeling van verzoeken om inzage in de BRP overeenkomstig artikel 2.55 van de wet BRP.
De behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet BRP ingediend worden, en van de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet.
De afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 12 tot en met 21 van de AVG.
De kennisgeving ingevolge de rechten van betrokkene(n) zoals vermeld in hoofdstuk III van de AVG.
De gegevensverwerkers voorzien in:
De toetsing van de waarde die aan overgelegde brondocumenten kan worden toegekend aan de hand van artikel 2.8 van de wet BRP. Daarnaast zien ze erop toe dat geen gegevens worden verwerkt uit documenten waaraan bij of krachtens de Wet BRP geen ontleningstatus is gegeven.
De afhandeling van de verzoeken om inzage in de BRP overeenkomstig artikel 2.55 van de wet BRP (inzage), de behandeling van alle verzoeken om verstrekkingsbeperking die op basis van artikel 2.59 van de wet BRP ingediend worden, en de eventuele privacytoets als bedoeld in artikel 3.21 lid 2 van de wet BRP.
De afhandeling van verzoeken ingevolge de artikelen 12 tot en met 21 van de AVG.
De kennisgeving ingevolge de rechten van betrokkene(n) zoals vermeld in hoofdstuk III van de AVG.
De toezichthouders als bedoeld in artikel 4.2 van de Wet BRP zijn verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de verplichtingen van de burger ingevolge hoofdstuk 2, afdeling 1, paragraaf 5 van de Wet BRP.
De toezichthouder controleert of de burger aan zijn verplichtingen voldoet met betrekking tot de inschrijving in de BRP (artikel 2.38), de wijziging van diens adres (artikel 2.39), het rechtmatig gebruik van een briefadres (artikelen 2.40 t/m 2.42), zijn vertrek uit Nederland (artikel 2.43), en de verstrekking van alle inlichtingen die nodig zijn voor de bijhouding van de BRP.
De toezichthouder ziet er op toe dat—indien de burger niet zelf aan zijn verplichtingen voldoet of kan voldoen—de verplichtingen worden vervuld door degene die daartoe bevoegd is op grond van de artikelen 2.49 en 2.50 van de Wet BRP.
De toezichthouder ontleent de in lid 2 van dit artikel genoemde bevoegdheden aan hoofdstuk 5 van de Algemene Wet Bestuursrecht.
De toezichthouder voert zijn werkzaamheden uit in samenspraak met de gegevensverwerker en koppelt het resultaat van zijn werkzaamheden terug aan de gegevensverwerker.
De CISO is het aanspreekpunt op het gebied van informatiebeveiligingsbeleid en bevordert het beveiligingsbewustzijn bij management en medewerkers.
De CISO rapporteert jaarlijks over de informatieveiligheid aan de informatiebeheerder en verzorgt de bijdragen aan de managementrapportage over de informatieveiligheid met betrekking tot de persoonsinformatievoorziening.
De CISO is verantwoordelijk voor het toezicht op naleving van de beveiligingsmaatregelen en –procedures met inachtneming van de door alle gemeenten overgenomen Baseline Informatiebeveiligingsbeleid Overheid (BIO).
De CISO is bevoegd om het management dwingende adviezen te geven ten aanzien van de naleving van de beveiligingsvoorschriften die voortvloeien uit de Wet BRP en de BIO.
De in deze regeling opgenomen bepalingen gelden voor de voorzieningen zoals bedoeld artikel 1.2 juncto 1.4 van de Wet BRP, evenals voor de in de voorziening genoemde aangehaakte gegevens en voor de basisgegevens uit de BRP in het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn.
Aldus besloten in de vergadering van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Someren,
de secretaris,
J. Koppers-Krabben
de burgemeester,
D. Blok
Bijlage 1 Aanwijzing van beheerfunctionarissen
Op grond van artikel 1 van de BRP-beheerregeling zijn de navolgende beheerfunctionarissen aangewezen:
Als informatiebeheerder is aangewezen de manager Dienstverlening
Als zijn plaatsvervanger is aangewezen de manager Beleid
Als gegevensbeheerder is aangewezen de coördinator Publiekszaken
Zijn plaatsvervangers zijn de medewerkers Backoffice+ Publiekszaken
Als de functioneel beheerder voor de applicatie iBurgerzaken is aangewezen de applicatiebeheerder I&A
Zijn plaatsvervanger zijn de medewerkers Backoffice+ Publiekszaken
Naast de applicatiebeheerder zijn tevens belast met het berichtenverkeer:
de privacybeheerder BRP/Beveiligingsbeheerder BRP
Als de privacybeheerder BRP is aangewezen de coördinator Publiekszaken
Als zijn plaatsvervangers zijn aangewezen de medewerkers Backoffice+ Publiekszaken
Als de systeem-/netwerkbeheerder is aangewezen PinkRoccade Local Government
Als gegevensverwerkers worden alle medewerkers van team Publiekszaken aangewezen. Zij vervangen elkaar hierin.
Afnemen verklaringen artikel 2.8, lid 2 van de wet.
De bevoegdheid tot het namens het college van burgemeester en wethouders afnemen van de in artikel 2.8, lid 2, onder sub e, van de wet bedoelde verklaring wordt toegekend aan: de medewerkers backoffice Publiekszaken en de medewerkers backoffice+ Publiekszaken.
Als toezichthouders BRP zijn aangewezen de medewerkers Backoffice Publiekszaken en de medewerkers Backoffice+ Publiekszaken. Zij vervangen elkaar hierin. Bevoegdheden worden bepaald door toegekende autorisaties.
Toelichting op de Regeling beheer en toezicht BRP
Sinds 1 januari 2010 geldt voor de hele overheid, en dus ook binnen gemeenten, de verplichting om bij de uitvoering van taken gebruik te maken van persoonsgegevens uit de basisadministratie persoonsgegevens (GBA), thans basisregistratie personen (BRP). Organisatieonderdelen (volgens de wet ‘organen’) van de gemeente (voorheen afnemers) dienen gegevens over de personen met wie ze zaken doen te betrekken uit de BRP.
Op grond van artikel 4.15 van de Wet BRP mag de gemeente tot aan het moment dat ze overgaat op het gebruik van een nieuwe BRP-voorziening, gebruik blijven maken van het GBA-systeem waarmee ze werkte tot aan het moment van inwerkingtreding van de Wet BRP. In aansluiting op artikel 4.15 van de Wet BRP wordt in deze regeling de term ‘voorziening voor de uitvoering van de BRP’ gebruikt, in deze toelichting afgekort tot BRP. In de BRP registreert de gemeente gegevens over haar inwoners.
De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) is op grond van artikel 1.9 van de Wet BRP verantwoordelijk voor de centrale voorzieningen waarmee de Wet BRP wordt uitgevoerd. De centrale voorzieningen (afgekort CV) zullen gegevens gaan bevatten over alle personen die in Nederland woonachtig zijn (ingezetenen) en over personen die niet in Nederland wonen, maar die wel een relatie hebben met de Nederlandse overheid (niet-ingezetenen). Vooralsnog zal de minister aan de Wet BRP uitvoering geven met behulp van de reeds bestaande landelijke voorziening voor de BRP, de GBA-V, en met een voorziening voor registratie voor de niet-ingezetenen (RNI).
Voor het gebruik van persoonsgegevens uit de BRP kunnen nadere regels worden gesteld, bij of krachtens Verordening. De verkrijging van gegevens uit de BRP is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK.
In de praktijk vindt distributie van persoonsgegevens doorgaans niet (meer) rechtstreeks plaats vanuit de BRP, maar vanuit een specifiek daarvoor ingericht datadistributiesysteem of gegevensmagazijn. Deze worden gevoed vanuit zowel de BRP (inwoners) als vanuit de (toekomstige) centrale voorziening (voor de niet-inwoners en niet-ingezetenen). Het hiervoor beschrevene wordt geïllustreerd in Figuur 1.
Uit oogpunt van privacy, beveiliging, beheer en toezicht is het noodzakelijk voor de BRP om een aantal taken te benoemen en vast te leggen in een regeling waarin de hoofdlijnen van het beheer van en toezicht op de BRP is geregeld. Los van de noodzaak verplicht ook de wetgever het College van B&W via artikel 1.11 van de Wet BRP om zich te houden aan de nadere regels van de systeembeschrijving ( Logisch Ontwerp GBA). Het Logisch Ontwerp schrijft in hoofdstuk 8 de aanwijzing door het College van B&W voor van functionarissen die een aantal beheertaken uitvoeren. Deze hebben alleen betrekking op de BRP.
De regeling is formeel gezien bedoeld voor de gegevensverwerking in de BRP. Op de gegevens van inwoners en niet-inwoners in het datadistributiesysteem en gegevensmagazijn is de AVG van toepassing. De verwerking van de uit de BRP afkomstige gegevens dient te worden opgenomen in het AVG-verwerkingsregister.
Desondanks is het van belang om uit oogpunt van eenheid van persoonsinformatie- en privacybeleid én van de beheersbaarheid van de informatiestromen ook de voor het datadistributiesysteem en gegevensmagazijn relevante beheeraspecten onder te brengen, respectievelijk te integreren, in de regeling voor de BRP. Daarmee ontstaat een ‘regeling voor informatievoorziening basisgegevens’, die zowel betrekking heeft op het beheer van de BRP als op het datadistributiesysteem en gegevensmagazijn.
Verdeling beheer- en toezichtrollen
Deze regeling onderkent naast een aantal beheerrollen—te weten informatiebeheer, gegevensbeheer, applicatiebeheer, technisch beheer, beveiligingsbeheer en privacybeheer—ook de rol van de gegevensverwerker, toezichthouder en controller informatiebeveiliging.
Gegevensverwerkers verwerken uitsluitend de persoonsgegevens voor de BRP. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor de basisgegevens van personen die niet tot de bevolking van de gemeente worden gerekend, ligt namelijk bij de beheerder van de BRP van de andere gemeenten en bij de beheerder van de centrale voorzieningen, de Minister van BZK.
De verdeling van de beheer- en toezichtrollen is mede afhankelijk van de inrichting van de (persoons)informatiehuishouding en het informatie- en beveiligingsbeleid van de gemeente. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden per rol en de bijbehorende competenties zijn richtinggevend voor de plaats in de organisatie waar deze belegd worden. Rollen kunnen worden gecombineerd zoals de beveiligingsfunctionaris BRP, de beveiligingsfunctionaris Reisdocumenten, beveiligingsfunctionaris Rijbewijzen, de privacy officer, de privacybeheerder BRP.
De inhoud van de rol van de beveiligingsbeheerder had onder het regime van de GBA vooral betrekking op toezichtaspecten. Voor een correcte uitvoering van beveiligingsbeheer en -toezicht (en tevens voor aansluiting op de BIO) is het noodzakelijk gebleken om de inhoud van beheer en toezicht in aparte rollen onder te brengen. De regeling bevat nu in hoofdstuk 9 het beveiligingsbeheer.
De privacybeheerder BRP adviseert de informatiebeheerder over alle privacyvraagstukken aangaande de persoonsgegevensverwerking waarvoor de informatiebeheerder verantwoordelijk is. Daarnaast adviseert de privacybeheerder BRP degenen die belast zijn met de dagelijkse uitvoering van de werkzaamheden in het kader van de Wet en Verordening BRP.
De taken van de de privacybeheerder BRP beperken zich in deze regeling tot de verwerking van persoonsgegevens uit de BRP. Verzoeken uit de organisatie om gegevens uit zowel de BRP als uit de centrale voorzieningen, dienen door de privacy officer getoetst te worden op doelbinding, rechtmatigheid, proportionaliteit, et cetera. Daaronder valt ook de advisering over de wijze van verstrekking van gegevens uit de BRP, en over koppelingen tussen het datadistributiesysteem en het gegevensmagazijn en de verschillende systemen van de gebruikers in de organisatie. De privacy officer adviseert privacybeheerder/ informatiebeheerder, die moet beslissen bij dergelijke verzoeken. Een verzoek kan inhouden dat men gebruik wil maken van de bestaande ministeriële autorisatie, maar ook uitbreiding van de autorisatie in verband met de uitvoering van een taak die nog niet in het autorisatiebesluit is voorzien. De rol van de privacybeheerder BRP kan worden gecombineerd met die van de beveiligingsbeheerder BRP.
Leeswijzer Regeling beheer en toezicht BRP
Het eerste hoofdstuk van de Regeling beheer en toezicht BRP betreft de aanwijzing van de functionarissen die worden belast met de verschillende beheer- en toezichtrollen. Het College van B&W wijst de functionarissen aan wiens inhoudelijke rol zich niet beperkt tot de BRP of het datadistributiesysteem en gegevensmagazijn.
Gelet op de noodzaak van een onafhankelijke rolinvulling, wijs het College van B&W de privacybeheerder BRP aan.
De informatiebeheerder voorziet in de aanwijzing van het functioneel inhoudelijk beheer, het verstrekkingenbeheer uit de BRP en het gegevensmagazijn. De informatiebeheerder als bronhouder beheert de inhoud en de kwaliteit van de gegevens in de BRP en stelt tevens leveringsvoorwaarden (i.c. privacyvoorwaarden) aan de verstrekking van gegevens uit de BRP.
De gegevensverstrekking binnen de gemeentelijke organisatie over niet-inwoners uit de BRP dient gebaseerd te zijn op het autorisatiebesluit van de minister van BZK. Het beheer en de uitvoering van dat autorisatiebesluit maken deel uit van het functioneel inhoudelijk en verstrekkingenbeheer.