Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
- 3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering.
- 4.
Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert als regel op dinsdag van 09.00 tot 12.30 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.
- 2.
De dinsdagmiddag wordt van 13.00 tot 15.00 uur gereserveerd voor collegeactiviteiten, zoals thema’s, verdieping en ontmoetingen met stakeholders uit de gemeente en regio.
- 3.
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
- 4.
Het college vergadert in principe niet in de schoolvakanties.
- 5.
De vergaderingen worden zo veel als mogelijk buiten het gemeentekantoor, maar in de gemeente gehouden.
Artikel 3. Vergader- en besluitquorum
- 1.
Wanneer een collegelid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan ten minste een dag voor de vergadering kennis aan de voorzitter en de secretaris.
- 2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt. Dit is in de regel de tweede locosecretaris; zijnde de directiesecretaris.
- 3.
In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal leden vertegenwoordigd is.
- 4.
Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.
- 5.
Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende wethouders tegenwoordig is.
Artikel 4. Mandatering en machtiging
- 1.
Indien het quorum volgens artikel 3 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in artikel 56 Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.
- 2.
De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.
- 3.
In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hier over te geven.
Artikel 5. Agenda
- 1.
Voor elke vergadering wordt, als regel de donderdagmiddag voorafgaand aan de vergadering, in opdracht van de secretaris aan de leden van het college een agenda met stukken digitaal toegezonden.
- 2.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen voor 17.00 uur, worden aangemeld bij de secretaris; in de praktijk verloopt dit via de directiesecretaris.
- 3.
Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter besluitvorming opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.
- 4.
De raadstermijnagenda wordt ter bespreking opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.
- 5.
Wekelijks wordt ruimte gereserveerd voor themabespreking en gezamenlijke reflectie.
Artikel 6. Gang van zaken tijdens collegevergaderingen
- 1.
Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de burgemeester eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over het voorstel plaats.
- 2.
De (eerst)verantwoordelijke portefeuillehouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verklaren. De portefeuillehouder kan, gehoord de discussie in het college, besluiten het voorstel terug te nemen.
- 3.
De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet er op toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.
- 4.
Het college kan:
- a.
instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet geamendeerd;
- b.
het voorstel voor nadere toelichting en/of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;
- c.
het voorgestelde besluit afwijzen.
- 5.
Het college kan overeenkomen dat de burgemeester, in zaken van bijzonder belang die verschillende portefeuilles raken, als woordvoerder, onderhandelaar c.a. namens het college optreedt.
- 6.
Aanwezige portefeuillehouders nemen aan de stemming deel en kunnen:
- a.
instemmen met het voorstel;
- b.
instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;
- c.
tegen het voorstel stemmen;
- d.
tegen het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de notulen wordt vastgelegd;
- e.
zich van stemming onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben; naar analogie van art. 28 Gemeentewet.
Artikel 7. Integriteit
- 1.
De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet.
- 2.
Het onderwerp integriteit wordt maandelijks als agendapunt geagendeerd tijdens de collegevergadering.
- 3.
Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.
Artikel 8. Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
- 2.
De directiesecretaris neemt als regel deel aan de collegevergaderingen.
- 3.
Bij afwezigheid van de directiesecretaris neemt de bestuursadviseur deel aan de collegevergaderingen.
- 4.
Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de secretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan de besprekingen van het college deelnemen.
Artikel 9. Stemmingen
- 1.
Het college van burgemeester en wethouders besluit.
- 2.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid van artikel 9 wordt toegepast.
- 3.
Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.
- 4.
Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot doormiddel van munt opgooien door de voorzitter.
- 5.
Indien bij een stemming - anders dan over personen voor het doen van benoemingen, voordrachten of aanbevelingen - de stemmen staken, wordt opnieuw het voorstel de eerstvolgende vergadering opnieuw in stemming gebracht. Staken de stemmen andermaal over hetzelfde voorstel, dan beslist de stem van de voorzitter.
Artikel 10. Geheimhouding
- 1.
Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.
- 2.
Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.
- 3.
De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot het college haar opheft.
- 4.
Voor het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.
Artikel 11. Collegeverslag en besluitenlijst
- 1.
De directiesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van het collegeverslag van de vergadering.
- 2.
Het collegeverslag geeft op hoofdlijnen een duiding aan de genomen besluiten en onderwerpen die relevant zijn voor de medewerkers.
- 3.
Het collegeverslag wordt dezelfde dag verzonden in de organisatie.
- 4.
De directiesecretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.
- 5.
De besluitenlijst bevat tenminste:
- a.
namen van de aanwezige en afwezige leden;
- b.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
een formulering van de door het college genomen besluiten.
- d.
mededelingen op hoofdlijnen.
- 6.
Stemverhoudingen kunnen worden vermeld; het college besluit unaniem of verdeeld.
- 7.
De conceptbesluitenlijst wordt op donderdag na de vergadering openbaar gemaakt.
- 8.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 9.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en voor de raadsleden digitaal beschikbaar gesteld.
- 10.
Na de collegevergadering worden, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, persberichten uitgebracht.
Artikel 12. Besluiten buiten de vergadering
- 1.
Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.
- 2.
Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.
- 3.
Besluiten als bedoeld in dit artikel worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals omschreven onder artikel 11.
Artikel 13. Openbare vergadering
- 1.
Het college vergadert in beslotenheid.
- 2.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 3.
De burgemeester maakt dag, plaats en tijdstip bekend.
- 4.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 14. Raads- en commissievergaderingen
- 1.
Collegeleden zijn in de regel aanwezig bij elke vergadering van de gemeenteraad en op uitnodiging bij een vergadering van een commissie, waarin agendapunten worden behandeld uit zijn of haar portefeuille.
- 2.
Raads- en commissievergaderingen worden op de voorafgaande collegevergadering voorbesproken en op de eerstvolgende collegevergadering nabesproken.
Artikel 15. Retraites
- 1.
Het college houdt twee keer per jaar een retraite. De retraites zijn tevens bedoeld om de collegiale samenwerking binnen het college te bevorderen.
- 2.
Tijdens een retraite kunnen hoofdthema’s van beleid aan de orde komen, zoals de begroting en de kadernota.
- 3.
Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan (een deel van) de retraite deelnemen.
Artikel 16. Publieke optredens
- 1.
Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten et cetera worden via email gemeld aan de gemeentesecretaris. Deze agendeert de uitnodigingen op de eerstvolgende collegevergadering, waarin het college besluit neemt tot het al dan niet accepteren van de uitnodiging alsmede over degene die namens de gemeente zal optreden.
Artikel 17. Deelname aan congressen, seminars en dergelijke
- 1.
De collegeleden kunnen jaarlijks deelnemen aan congressen, seminars en dergelijke, onder de voorwaarde dat de deelname functioneel is.
- 2.
De collegeleden melden in de collegevergadering welke activiteiten zij bijwonen.
- 3.
Deelname aan activiteiten georganiseerd door en op kosten van derden wordt vooraf in het college besproken. Uitgangspunt hierbij is een terughoudende opstelling, waarbij in beginsel bij deelname de kosten, bij besluit, voor rekening van de gemeente worden genomen.
Artikel 18. Secretariële ondersteuning
- 1.
De burgemeester, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouders worden secretarieel ondersteund door een medewerker van het bestuurssecretariaat (0,2 fte per collegelid).
- 2.
De gemeentesecretaris bepaalt na overleg met het college de toewijzing van de secretariële ondersteuning.
- 3.
Het functioneren van de secretariële ondersteuning bespreken de leden van het college jaarlijks met de gemeentesecretaris. Jaarlijks vindt het waarderend gesprek plaats tussen het lid van het college en de medewerker van het bestuurssecretariaat.
Artikel 19. Nadere regelingen
- 1.
Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 11, eerste lid.
- 2.
Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.
- 3.
Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen.
Artikel 20. Intrekking oude beleidsregel
De oude beleidsregel, vastgesteld op 8 januari 2019, wordt ingetrokken met ingang van de datum waarop deze beleidsregel in werking treedt
Artikel 21. Inwerkingtreding en citeertitel
- 1.
Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van haar bekendmaking.
- 2.
Dit besluit kan worden aangehaald als "Reglement van orde van het college van burgemeester en wethouders van Molenlanden van 2022".
Toelichting op het Reglement van Orde van het college van burgemeester en wethouders van Molenlanden van 2022
Algemeen
Ingevolge artikel 52 van de Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast. Onder werkzaamheden wordt blijkens de memorie van toelichting bij de nieuwe Gemeentewet (1994) onder meer verstaan de bekendmaking van besluiten. Ook bijvoorbeeld de onderlinge vervanging tussen de wethouders behoort daartoe. De Wet dualisering gemeentebestuur (2002) geeft weinig wijzigingen die van invloed zijn op het reglement van orde en andere werkzaamheden van het college. Waar nodig wordt in de toelichting hieronder aandacht besteed aan de werking van bepaalde artikelen.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde zal zijn in het zogenaamde constituerend beraad, de eerste vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 van de Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college). Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. Door de Wet dualisering gemeentebestuur is het niet meer mogelijk een raadslid aan te wijzen als vervanger van een wethouder. De vervanging zal onderling geregeld moeten worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 van de Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 van de Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerste lid van de Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de in de Molenlandse lokale behoefte wordt voorzien van plaats onafhankelijk vergaderen. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 van de Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.
Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Artikel 3 Vergader- en besluitquorum
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt (artikel 56 van de Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
Artikel 4 Mandatering en machtiging
In dit artikel is bepaald dat de uitoefening van de beslisbevoegdheid van het college door één of meer dienstdoende leden van het college kan geschieden voor zover dit op enig moment vanwege spoedeisendheid noodzakelijk is. Het mandaat geldt alleen indien, tijdens de door het college vastgestelde vakantieperiode, een beslissing naar het oordeel van het/de dienstdoende collegelid of collegeleden, geen uitstel duldt wegens financiële, juridische of gezichtsbepalende gevolgen. Artikel 168 Gemeentewet biedt de mogelijkheid één of meer collegeleden te machtigen tot uitoefening van een of meer bevoegdheden van het college.
Artikel 5 Agenda
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 105 van de Gemeentewet aangegeven. Een nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt plaats in dit reglement. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden. Uiteraard kan ten aanzien van de hier geregelde onderwerpen voor een volstrekt andere uitwerking worden gekozen. Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 7 Integriteit
Dit artikel regelt een directe doorwerking van bepalingen met betrekking tot integriteit, als benoemd in de Gedragscode raad en college Molenlanden 2019.
Artikel 8 Ambtelijke ondersteuning
Artikel 57 en 55 eerste lid van de Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt.
Artikel 9 Stemmingen
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 van de Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing. Ten aanzien van het stemmen wordt opgemerkt, dat in de praktijk slechts zelden wordt gestemd. In verband hiermee en gelet op de uitgebreide regeling in de Gemeentewet ten aanzien van het stemmen (artikelen 28 tot en met 30, 58 en 59) is in het reglement alleen het strikt noodzakelijke over het stemmen geregeld. De opgenomen regeling komt erop neer dat in principe slechts wordt gestemd indien één van de leden dat wenst. In dat geval wordt mondeling gestemd (ook over personen), tenzij ten aanzien van personen om een schriftelijke stemming wordt verzocht. Over zaken wordt dus of niet of mondeling gestemd.
Artikel 10 Geheimhouding
Het onderhavige artikel regelt het opleggen van een verplichting tot geheimhouding voor het college ingevolge artikel 55 van de Gemeentewet op overeenkomstige wijze als zulks voor de raad in artikel 25 van de Gemeentewet is bepaald. De mogelijkheid om, ten aanzien van hetgeen in beslotenheid is behandeld, ook geheimhouding op te leggen is een noodzakelijk complement daarvan.
Artikel 11 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris voor wat betreft de besluitenlijst en de wijze waarop de besluitenlijst wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijke notitie/besluitenlijst moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven. De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip 'besluitenlijst'. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 van de Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is aangegeven, dat de openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is.
Artikel 13 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 van de Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 14 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 van de Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.