| Organisatie | Werkorganisatie HLT Samen |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Besluit tot vervanging van archiefbescheiden van de Werkorganisatie HLTsamen die gedateerd zijn na 31 december 2016 en vanaf 1 januari 2017 zijn opgenomen in het zaaksysteem Decos JOIN teneinde te worden gearchiveerd |
| Citeertitel | Besluit vervanging archiefbescheiden van de Werkorganisatie HLTsamen 2019 |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-11-2019 | 01-01-2017 | Nieuwe regeling | 21-10-2019 Plaatselijke krant |
Dit vervangingsbesluit is van toepassing op de archiefbescheiden van de gemeente Teylingen.
Vervangen worden alle analoge informatieobjecten die voldoen aan artikel 1 van de Archiefwet 1995; die in het Zaaksysteem Decos JOIN worden opgenomen en betrekking hebben op alle door of namens de gemeente ontvangen of opgemaakte documenten die, ingevolge de voor de gemeente geldende selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor zowel blijvende bewaring als voor vernietiging in aanmerking komen.
Eventuele uitzonderingen staat beschreven in het Handboek Vervanging 2018 werkorganisatie HLTsamen (hierna: Handboek).
Vervanging is een logische stap van de gemeente om digitaal te werken en verantwoord digitaal te archiveren. Het sluit aan bij de wens van het college van Teylingen over digitaal zaak gericht werken en het vervangen van documenten.
Op grond van de Archiefwet 1995; het Archiefbesluit 1995 en de Archiefverordening van Teylingen 2015 is het college van burgemeester en wethouders de zorgdrager van het archief. De zorgdrager is op grond van artikel 7 Archiefwet 1995 bevoegd om een Vervangingsbesluit te nemen. Het Handboek maakt onderdeel uit van dit besluit alsmede een positief advies van de archivaris van de gemeente Teylingen.
Bij het schrijven van het Handboek is gebruik gemaakt van de ondersteuning van Erfgoed Leiden en de expertise van IDf•1advies. De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 2.0 van Archief2020 heeft als leidraad gediend bij het opstellen van het Handboek.
Het Handboek is als bijlage bij dit besluit gevoegd. In het Handboek (met bijlagen) is beschreven op welke manier vervanging plaatsvindt, welke archiefbescheiden uitgezonderd zijn van vervanging en welke voorwaarden aan vervanging worden gesteld. Het Handboek beschrijft ook wanneer aanpassing van het besluit plaatsvindt. Bij kleine wijzigingen volstaat aanpassing van een bijlage of een onderdeel van het Handboek. Bij grote wijzigingen, bijvoorbeeld aanschaf van een nieuw zaaksysteem, wordt een nieuw besluit aan het college voorgelegd.
AI voor de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit waren de gemeenschappelijke regelingen Intergemeentelijke Sociale Dienst Bollenstreek (ISD), GR Belastingen Noordwijk en Omgevingsdienst West-Holland (ODWH) aangegaan en de taken uitbesteed, net als de archiefzorg en het -beheer van de archiefstukken. Om die reden vallen documenten van deze gemeenschappelijke regelingen niet onder het vervangingsbesluit van de gemeente Teylingen.
Vernietiging van de vervangen archiefbescheiden
Feitelijk vindt vervanging pas plaats op het moment van vernietiging van de originele analoge archiefbescheiden, dit is drie maanden na ontvangst en scannen van de stukken. Deze periode dient voor de kwaliteitscontroles en geeft een extra mogelijkheid om controle te doen op de intrinsieke waarde. De periode van drie maanden wordt verlengd bij geconstateerde gebreken van de scans en/of procedures.