| Organisatie | Rhenen |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Gemeente Rhenen – Evenementennota 2012 |
| Citeertitel | Evenementennota 2012 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | openbare orde en veiligheid |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-11-2012 | oude beleidsregel (voor verplichting 01-07-2022) | 30-10-2012 Rhenense Betuwse Courant |
Sinds jaar en dag worden binnen de gemeente Rhenen initiatieven genomen om evenementen te organiseren. Bij sommige evenementen is een groot aantal vrijwilligers van de partij. Enkele evenementen bestaan al vele jaren. De Rijnweek, Cuneradag, de motorcross op Kwintelooijen en de herdenking op de Grebbeberg zijn hier voorbeelden van. Dit vraagt van de gemeente Rhenen een zorgvuldige aanpak Naast de grotere evenementen zijn er in de gemeente gemiddeld kleine evenementen zoals rommelmarkten en (buurt)barbecues.
Tot op heden is, door de grote betrokkenheid van de bevolking, de verdraagzaamheid groot. De grotere evenementen lijken soms wel een druk op de omgeving te leggen. Er zijn momenteel geen weigeringsgronden om het aantal evenementen (op bepaalde locaties) of een bepaald soort evenement een halt toe te roepen.
Deze evenementen kunnen echter ook neveneffecten. Zo kunnen zij leiden tot overlast (bijvoorbeeld geluid, zwerfvuil en bereikbaarheid). Vandaar dat de gemeente ook toetst op de mate waarin het evenement past bij de gekozen locatie; qua omvang, qua tijdstip en dag, maar ook qua aard van het evenement. Daarnaast wordt er bekeken of het woon- en leefklimaat op de locatie of in de omgeving van het evenement niet te sterk belast wordt.
Met een duidelijk beleidskader vanuit de gemeente Rhenen, waarbij zaken helder, simpel en op hoofdlijnen goed geregeld moeten zijn, kunnen randvoorwaarden voor (nieuwe) evenementen worden aangegeven. Dit vergroot de vrijheid voor de organisatoren op detailniveau. Het beleid moet initiatieven voor ondernemers en verenigingen stimuleren zodat het mede een impuls is voor het recreatie en toerisme. Ook zullen door het stellen van regels en heldere kaders over bijvoorbeeld de aanvraagtermijn, de hulpverleningsdiensten beter in staat gesteld worden te adviseren en inzet van personeel te plannen.
Op basis van de huidige praktijkervaringen blijkt dat een goed verloop van een evenement hoofdzakelijk ligt bij de organisatie daarvan en niet afhankelijk is van handhavend optreden van de politie of de inzet van overige hulpverleningsdiensten. Organisaties zijn zelf verantwoordelijk voor hun evenement. Uiteraard betekent dit niet dat de politie en overige hulpverleningsdiensten geen inzet plegen, maar dit zorgt er wel voor dat het aantal evenementen niet afhankelijk is van de capaciteit van deze organisaties. Daarom is het goed om uit te gaan van het algemeen belang, namelijk de leefbaarheid en het profiel van de gemeente Rhenen en niet van het belang van handhaving. Veel kan aan de verantwoordelijkheid van de burgers/organisatoren van evenementen worden overgelaten. Een terugtredende overheid is daarom wenselijk.
Deze nota is een actualisering van het evenementenbeleid zoals dat in 2002 is vastgesteld. Door de toename van het aantal (grote) evenementen en de zwaardere (veiligheid) eisen rondom het houden van evenementen is het oude beleid achterhaald. Hierdoor is een professionaliseringsslag noodzakelijk, waarbij ook de huidige ambtelijke organisatie anders moet worden georganiseerd (Na vaststelling van deze nota wordt gewerkt aan de organisatorische wijzigingen).
Tevens is het gewenst aansluiting te zoeken bij het beleid van de Veiligheidsregio Utrecht waar de gemeente Rhenen deel vanuit maakt om op deze manier dezelfde werkwijze te hanteren, waardoor er een efficiencyslag kan worden gemaakt.
Door de nieuwe evenementennota kan beter uitvoering worden gegeven aan het speerpunt van de gemeenteraad (Visiedocument 2010-2014) om het toeristisch-recreatief karakter van de gemeente te versterken.
De gemeente Rhenen staat positief ten opzichte van evenementen. Evenementen dragen bij aan de beleidsdoeleinden op gebied van sport, economie, cultuur en welzijn. Tevens versterkt het de imago van de stad met een levendig en leefbare woonomgeving. De hinder in de gemeente wordt zo klein mogelijk gemaakt. Maar in een gemeente waar gewoond, gewerkt en gerecreëerd wordt, kan dat nooit helemaal voorkomen worden.
In deze nota is beschreven op welke manier de gemeente het organiseren van evenementen in goede banen wil leiden en wil professionaliseren. In de nota worden de spelregels en verantwoordelijkheden geformuleerd voor evenementen. De nota biedt daarnaast een kader voor de belangenafweging voor het verlenen dan wel weigeren van een evenementenvergunning. Aspecten moeten helder en simpel, de hoofdlijnen goed regelen, heldere kaders en qua detailvoering grote mate van vrijheid voor organisatoren. Tevens worden door het stellen van kaders de mogelijke negatieve kanten worden tegengegaan.
Op het gebied van vergunningverlening is het noodzakelijk dat aanvragers zich aan de wettelijke indieningstermijnen houden. Het niet houden aan de indieningstermijn kan leiden tot onvoldoende gelegenheid voor advisering van derden (hulpverleningsdiensten) en onzorgvuldige afweging van belangen, waaronder die van derden. Met als gevolg dat de gemeente onnodig extra risico’s loopt en de kwaliteit van de vergunningverlening en het toezicht en handhaving voor de verschillende operationele dienst niet kan worden gewaarborgd.
Daarnaast is het huidige evenementenbeleid verouderd en niet meer van deze tijd door verandering van wet en regelgeving maar ook verantwoordelijkheden. Door recente ontwikkelingen op het gebied van veiligheid met betrekking tot publieksevenementen, zijn er nieuwe inzichten vanuit de landelijke overheid vereist (Vanaf 1 oktober 2010 is de nieuwe Wet veiligheidsregio’s van kracht geworden. Deze wet schrijft onder andere voor dat bij sommige evenementen een risicoanalyse moet worden opgemaakt). Er wordt in deze huidige tijd een grootte mate van slagkracht en professionaliteit van onder andere de gemeente verwacht.
De nieuwe evenementennota geeft duidelijkheid en transparantie, zowel voor de organisatoren van een evenement, de omwonenden, als bij de ambtelijke voorbereiding en de bestuurlijke besluitvorming en de betrokken externe partners.
Het evenementenbeleid wordt door de raad in september 2012 vastgesteld. Er bestaat geen mogelijkheid tot het indienen van formeel bezwaar of beroep tegen het vastgestelde evenementenbeleid. Dit beleid betreft een politieke afweging. De uitwerking van het evenementenbeleid vindt plaats via de Algemene Plaatselijke Verordening en de besluitvorming over individuele evenementen. Tevens zal er na vaststelling worden gewerkt aan organisatorische wijzigingen zodat de organisatie optimaal is ingericht om de aanvragen, weigering/verlening en toezicht goed te kunnen behandelen. Een jaar na vaststelling zal een evaluatie van dit beleid plaatsvinden, waarna zo nodig bijstelling plaatsvindt.
De wet, de APV, de handreiking evenementenveiligheid 2011 en het beleid stellen algemene regels over evenementen. Het stelsel van vergunningverlening stelt de gemeente in de gelegenheid om, met advies van de betrokken diensten, op maat te bepalen of een evenement kan doorgaan en onder welke voorwaarden.
De procedure van vergunningverlening maakt het mogelijk om een besluit over een evenement transparant en zorgvuldig te nemen. Alle belangen en eventuele bezwaren worden daarin meegenomen. Het proces van vergunningverlening stelt de betrokken overheidsdiensten in staat om tijdig te starten met hun eigen voorbereidingen op het evenement.
De gemeente verleent in principe een vergunning voor alle evenementen waarvoor geen weigeringsgrond is op basis van de wet, de APV en/of het beleid. De vergunning bevat de voorwaarden en beperkingen waaronder het evenement mag plaatsvinden.
2.1 Risicobeheersing en restrisico
Voor ieder evenement geldt dat er in bepaalde mate risico’s ontstaan. De maatregelen die de organisator treft, de voorschriften die de gemeente in de vergunning stelt en de inzet die betrokken diensten plegen, reduceren deze risico’s. Risico’s kunnen niet volledig worden uitgesloten.
De gemeente zal bij iedere evenement een bepaald restrisico moeten accepteren. De burgemeester stelt dit restrisico bij voorkeur bewust vast in het risicobeleid van het evenement. Duidelijke communicatie hierover draagt bij aan de veiligheid en gezondheid van het evenement.
Ten aanzien van de evenementenvergunning gelden de volgende aandachtspunten:
Bij het organiseren van evenementen spelen meerdere belangen een rol. De gemeentelijke verantwoordelijkheid in openbare gebieden omvat het waarborgen van de openbare orde, zedelijkheid, veiligheid, gezondheid en milieu. Een goede belangenafweging tussen de positieve en negatieve effecten van evenementen kan het best op lokaal niveau plaatsvinden. Er moet getoetst worden aan verschillende wet- en regelgeving. In dit hoofdstuk wordt kort aandacht besteed aan deze wet- en regelgeving. In hoofdstuk 4 worden de beleidsuitgangspunten geformuleerd. Deze zijn gebaseerd op de geldende wet-en regelgeving.
2.2.1Algemene Plaatselijke Verordening
De gemeente Rhenen heeft een Algemene Plaatselijke Verordening(APV). Deze verordening dient als beheersinstrument voor de gemeente, zodat naast landelijke wetgeving, ook op lokaal niveau wetgeving ontstaat. Op 21 september 2010 heeft de gemeenteraad van Rhenen de huidige APV vastgesteld die met ingang van 1 oktober 2010 in werking is getreden.
In de APV van Rhenen staat de volgende omschrijving van een evenement
Vanwege de mogelijke risico’s voor openbare orde en veiligheid en de behoefte om evenementen te reguleren is het verboden zonder vergunning een evenement te organiseren. In de APV staat hierover het volgende:
De burgemeester kan binnen 10 dagen na ontvangst van de melding besluiten het organiseren van een evenement als bedoeld in het tweede lid te verbieden, indien daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt.4. Het verbod van het eerste lid geldt niet voor een wedstrijd op of aan de weg, voor zover in het geregelde onderwerp wordt voorzien door artikel 10 juncto 148, van de Wegenverkeerswet 1994.
Ingevolge artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht op evenementen en met de uitvoering van hierop betrekking hebbende verordeningen. De burgemeester heeft dan ook de bevoegdheid om een vergunning af te mogen geven. De gronden zijn van belang omdat een weigering of voorwaarden gebaseerd dienen te zijn op een of meerdere van deze genoemde criteria.
Binnen de gemeente Rhenen zijn er geen specifieke evenemententerreinen aanwezig. Grotere evenementen worden op een gedeelte van de Veerwei gehouden, Kwintelooijen en binnenstad van Rhenen.
2.3 Handreiking Evenementenveiligheid 2011
De handreiking is richtinggevend, maar niet normerend. De handreiking is opgesteld als advies. Gemeenten hebben de lokale autonomie om te bepalen hoe de handreiking wordt toegepast binnen de eigen context. Suggesties die in de handreiking worden gedaan, zijn opgesteld vanuit het uitgangspunt van optimale zorg voor veilige evenementen.
3. Organisatie gemeente Rhenen
Voor de transparantie en de duidelijkheid wordt in dit hoofdstuk een beschrijving gegeven van de organisatie en de procedures die de gemeente hanteert bij de behandeling van aanvragen voor evenementen.
3.1 Bestuurlijke en ambtelijke borging
De burgemeester is op grond van de Gemeentewet bestuurlijk verantwoordelijk voor de rol van de gemeente op het gebied van evenementenveiligheid. Naast hem zijn één of meerdere wethouders aanspreekpunt voor het gemeentelijke evenementenbeleid op het gebied van economie en city marketing, cultuur, sport en maatschappelijke ontwikkeling.
De bevoegdheid van de burgemeester in het kader van het toezicht op evenementen stoelt op artikel 174 Gemeentewet. In het derde lid van dit artikel is aangegeven dat de burgemeester belast is met de uitvoering van verordeningen voor zover deze betrekking hebben op het toezicht op de openbare samenkomsten en vermakelijkheden alsmede op de voor het publiek openstaande gebouwen en daarbij behorende erven. Het begrip “toezicht” is ruimer dan alleen de handhaving van de openbare orde. Het gaat hier ook om de bescherming van de gezondheid en de veiligheid van de burger in incidentele gevallen en op bepaalde plaatsen. Indien de burgemeester de uitvoering van zijn toezichthoudende taak wil overlaten aan ambtenaren dan kunnen deze bevoegdheden worden gemandateerd overeenkomstig afdeling 10.1.1. Awb.
De primaire rol van de burgemeester ten aanzien van evenementen komt voort uit zijn portefeuille: openbare orde en veiligheid. Een duidelijke scheiding van verantwoordelijkheden binnen het college helpt om een open discussie te voeren over diverse belangen rond evenementen. Het helpt ook om zorgvuldige besluiten te nemen en stelt de gemeenteraad in staat om haar controlerende taak richting het college uit te voeren.
Ambtelijk zijn bij evenementenveiligheid diverse onderdelen van de gemeente betrokken:
Medewerker Vergunningverlening, verantwoordelijk voor het verwerken van de vooraankondiging, melding of vergunningaanvraag, de registratie op de evenementenkalender, het aanvragen en verwerken van de adviezen van diensten en het behandelen van eventuele bezwaarschriften. Opsteller van de evenementenvergunning. Zij is in het proces van een evenement betrokken vanaf de eerste melding tot en met de evaluatie van het evenement.
Ook ambtelijk is een zuivere taakafbakening van medewerkers van belang, om een zorgvuldige en integere afweging te maken binnen de gestelde( wettelijke) termijnen. Bij voorkeur vallen gemeentelijke medewerkers met een rol op het gebied van evenementenveiligheid bestuurlijk onder de burgemeester of een wethouder zonder andere ‘evenementenbelangen’, zoals city marketing en cultuur.
De organisatoren zijn eindverantwoordelijk voor het evenement als geheel: financieel, inhoudelijk en organisatorisch. Belangrijk daarbij is dat ze verantwoordelijkheid dragen voor het tijdig en compleet aanvragen van een vergunning zodat dit gecommuniceerd kan worden naar de verschillende instanties die erbij betrokken zijn en er tijdig adviezen kunnen worden ingewonnen. Daarnaast dragen zij zorg voor een ordelijk verloop van het evenement en nemen zij hiervoor de benodigde maatregelen wat betreft verkeersregulering, veiligheid etc. In de voorwaarden van de vergunning wordt ook opgenomen dat de organisatie de verplichting heeft om omwonenden en belanghebbenden actief te informeren. Hierbij dient de organisator een telefoonnummer te vermelden waar klachten rechtstreeks kunnen worden gemeld. Aan de andere kant moet voor een organisatie ook duidelijk zijn waar zij op kunnen rekenen.
De locatiebeheerder of eigenaar (gemeente, rijk of privaat)
De locatiebeheerder bepaalt wat er op een locatie kan plaats vinden. Naast allerlei wettelijke voorwaarden kunnen aanvullende voorwaarden worden gesteld die geen wettelijk kader hebben. Enkele voorbeelden hiervan zijn het bestemmingsplan, condities voor en na het evenement, enz..
De politie adviseert over de handhaving van de openbare orde en veiligheid op en rond de evenementenlocatie. Daarnaast ligt de verantwoordelijkheid ten aanzien van de toetsing van de (verkeers)veiligheid rondom de locatie bij de gemeente. De politie kan hierbij worden ingezet voor handhaving. De organisatie van het evenement is overigens zelf verantwoordelijk voor het vooraf opstellen van een verkeersplan en veiligheidsplan.
De brandweer adviseert de brandveiligheidsaspecten van het evenement.
Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR)
De organisatoren kunnen contact opnemen met het GHOR voor advies over maatregelen ten aanzien van de volksgezondheid van de bezoekers en de hygiëne.
Evenementencoördinator en vergunningverlener
De taken en verantwoordelijkheden van de gemeente zijn zeer divers. Naast de daadwerkelijke vergunningverlening is de gemeente ook verantwoordelijk voor het samenbrengen van de relevante actoren en het tijdig informeren en initiëren van overleg. Daarnaast draagt zij de verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige formulering van de vergunningsvoorwaarden en het verstrekken van subsidie ten behoeve van evenementen die bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen. De belangrijkste taken zijn in deze nota vastgelegd. De verantwoordelijkheid voor een groot aantal taken zal komen te liggen tot op heden bij de vergunningverlener. Het besluit of een evenement daadwerkelijk doorgang vindt ligt uiteindelijk bij de burgemeester.
De vergunningverlening voor een evenement vindt altijd plaats met advisering door een aantal andere medewerkers.
Vanwege de diverse regelgeving, vergunningen en instanties, politie brandweer organisator, die betrokken zijn bij de vergunningverlening APV en Bijzondere wetten en handhaving van regels bij evenementen is coördinatie noodzakelijk. Dit wordt tot op heden uitgevoerd door de vergunningverlener. Dit is niet wenselijk ; er moet namelijk een duidelijke scheiding zijn in verantwoordelijkheden tussen een vergunningverlener en organisator. Daarnaast kost het de vergunningverlener aanzienlijk veel uren. De gemeente Rhenen zou dit in de toekomst anders vorm kunnen geven door een persoon aan te wijzen als evenementencoördinator.
De evenementencoördinator is degene die als centraal punt met betrekking tot al hetgeen met het houden van een evenement samenhangt fungeert. De evenementencoördinator heeft een sturende en een uitvoerende taak. Deze persoon fungeert via de gehanteerde mandaatconstructie als aanspreekpunt voor de aanvrager, de diverse instanties en verzorgt de communicatie omtrent de formele procedures voor alle evenementen, behoudens de grootschalige. De vergunningverlener verzorgt de voorbereiding en het opstellen van de vergunning.
Bij grootschalige evenementen komt de algehele coördinatie inclusief het vergunningverlening proces dus bij de evenementencoördinator te liggen. De kwalificatie “grootschalige evenement” wordt in overleg met de vergunningverlener bepaald. De evenementencoördinator fungeert als voorzitter van een dan in te stellen projectgroep grootschalige evenementen. Hij brengt alle betrokkenen bij elkaar en inventariseert hetgeen nodig is om te komen tot een goede voorbereiding op het evenement. Daarnaast fungeert deze functionaris als contactpersoon voor de organisatoren gedurende de evenementen.
4.1 Algemene weigeringsgronden
Een aanvraag kan om dezelfde redenen die gelden voor een melding en een belastend evenement worden geweigerd.
In de Algemene Plaatselijke Verordening staat een viertal algemene weigeringgronden vermeld.
De vergunning of ontheffing kan door het daartoe bevoegde gezag worden geweigerd in het belang van:
Hierin is bepaald dat een vergunning eveneens geweigerd kan worden indien:
Bij het plaatsvinden van een evenement wordt nagenoeg altijd enige overlast veroorzaakt, met name voor omwonenden van een evenementenlocatie. Van een belasting voor de (leef)omgeving is bijvoorbeeld sprake indien de organisator een of meer doorgaande wegen wil gebruiken, indien een bepaald geluidsniveau overschreden gaat worden of indien het evenement veel bezoekers trekt.
Goede regelgeving en een helder beleid kunnen ervoor zorgen dat, zonder de mogelijkheden
voor evenementen onevenredig zwaar te belemmeren, deze overlast zoveel mogelijk beperkt blijft. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is dat de regels en beperkingen die bij evenementen worden toegepast zo breed mogelijk worden gedragen, zowel door de organisatoren en deelnemers als door bewoners die overlast (kunnen) ondervinden.
De mate waarin het beleid gedragen wordt is van grote invloed op de mate waarin men zich
houdt aan de regels en op de mate van handhaafbaarheid van die regels. Het streven van de gemeente is het bereiken van een balans tussen alle, vaak tegenstrijdige, betrokken belangen.
Een evenementenvergunning kan worden geweigerd in het belang van de openbare orde of in verband met het voorkomen of beperken van overlast, verkeersveiligheid, veiligheid van personen of goederen of de zedelijkheid of gezondheid. Aan de evenementenvergunning worden voorschriften verbonden.
Deze voorschriften hebben onder andere betrekking op:
In de APV staat, met het oog op het voorwaarden verbinden aan een vergunning, het volgende vermeld:
Artikel 1:4 Voorschriften en beperkingen
4.2 Uitwerking criteria in beleidsuitgangspunten
Invulling en uitwerking van de bovenvermelde criteria geeft het volgende beeld over het te voeren gemeentelijk evenementenbeleid.
Voor tijdelijke bouwwerken (zoals tenten) kan een gebruiksvergunning op grond van het bouwbesluit noodzakelijk zijn. Het plaatsen van een (grote) tent is, in verband met de brandveiligheid, verbonden aan een aantal brandveiligheidsvoorschriften. De lokale brandweer beoordeelt voor welke tenten een gebruiksvergunning noodzakelijk is. De vergunningsvoorschriften worden door de brandweer opgesteld en betreffen het maximum aantal aanwezigen, de indeling van de tent (zitplaatsen, in- en uitgangen e.d.), het aantal blusmiddelen, nooduitgangen (aantal en breedte), gebruik nood- en transparantverlichting, verwarming, koken, enz. De organisatie is zelf verantwoordelijk voor de brandveiligheid.
Ook voor het houden van een feest of een andere activiteit in een permanent bouwwerk zoals een boerenschuur, is, indien meer dan 50 personen in aanwezig zullen zijn, op basis van het besluit brandveilig gebruik bouwwerken een gebruiksmelding vereist. Hier gelden dezelfde criteria als bij een tent.
Naast de veiligheid bij calamiteiten zoals brand moeten tijdelijke bouwwerken zoals tenten, tribunes, podia e.d. constructief voldoende veiligheid waarborgen. Op Europees niveau zijn veiligheidsafspraken gemaakt met betrekking tot tenten en tribunes.
Het gaat hierbij om eisen aan de constructie en beproeving van grotere tenten. Deze tenten worden onder meer gebruikt als circustent en voor muziekuitvoeringen, feesten, markten en andere manifestaties. Bij dergelijke evenementen kunnen zich veel personen in een dergelijke tent bevinden. Veiligheid met betrekking tot windbelasting en brandgevaar is dan van levensbelang. De van toepassing zijnde norm (NEN-EN 13782) geldt ook voor andere overkapping constructies van tentmateriaal.
Kampeertenten en voortenten van caravans vallen niet onder deze norm; daarvoor bestaan afzonderlijke normen. In de norm is vooral aandacht voor de stabiliteit onder invloed van windbelasting en zwaartekracht, de verankering aan de bodem en aan het toe te passen tentmateriaal. Voor demonteerbare tijdelijke tribunes is een andere norm ontwikkeld (NEN-EN 13200-6).
De organisator van een evenement is in eerste instantie zelf verantwoordelijk voor het ordelijk verloop van het evenement en de veiligheid van bezoekers/deelnemers op het terrein waar het evenement plaatsvindt. De organisatie kan vrijwilligers inzetten of gecertificeerde beveiligers inhuren. Bij belastende en zwaar belastende evenementen en het soort evenementen waarbij het publiek risico’s van overlast met zich meebrengt, wordt het aanwezig zijn van gecertificeerde beveiligers in de vergunningsvoorwaarden opgenomen.
Hierbij wordt in principe de norm van 1 beveiliger op 175 bezoekers gehanteerd. De beveiligers dienen tevens bedrijfshulpverlener te zijn of vergelijkbaar te zijn opgeleid. Indien het karakter van het evenement daar aanleiding toe geeft of indien gevaar van buiten dreigt, kan deze norm op advies van de politie zowel naar boven als naar beneden worden bijgesteld.
De GHOR Veiligheidsregio Utrecht is de aangewezen instantie om bij een belastend of zwaar belastend evenement te adviseren over medische voorzieningen en hygiënische maatregelen bij evenementen. Via een checklist adviseren zij, gelet op de aard, duur, bezoekers of deelnemers, locatie en bereikbaarheid voor hulpdiensten, welke voorzieningen er aanwezig moeten zijn zoals voldoende EHBO’ers, EHBO posten of andere preventieve medische voorzieningen.
Als voldoende kan worden beschouwd:
Er moeten voldoende sanitaire voorzieningen aanwezig zijn.
Als voldoende kan worden beschouwd:
Ook hier is bij een belastend of zwaar belastend evenement advisering van de GHOR gewenst.
Gehandicapten (rolstoelgebonden toeschouwers)
Vuistregel is dat 1% van het totale aantal toeschouwers rolstoelgebonden is. Voor de rolstoelgebonden toeschouwers is het van belang toegang te hebben tot de evenementen.
Gezien deze beperkingen brengt dit specifieke voorwaarden met zich mee voor de organisatie, bijvoorbeeld:
In sommige gevallen kan de GHOR extra drinkwatervoorzieningen adviseren. Dit kan het geval zijn wanneer er sprake is van extreme hitte of bij bepaalde evenementen zoals house- en danceparty’s en sportevenementen. De organisator van het evenement moet dan zorg dragen voor voldoende watertappunten waar gratis schoon drinkwater te verkrijgen is.
Het verstrekte drinkwater, moet met het oog op de volksgezondheid, van drinkwaterkwaliteit zijn en hygiënisch betrouwbaar. De drinkwaterinstallatie moet voldoen aan de algemene voorwaarden voor drinkwaterinstallaties van het Nederlands Normalisatie Instituut (NEN 1006) en aan de aansluitvoorwaarden van het betreffende waterleidingbedrijf.
De opbouw en afbouw mag plaatsvinden binnen de reguliere aanvang- en eindtijden. Bij evenementen die eerder starten dan om 10.00 uur mag opbouw plaatsvinden vanaf 2 uur voor de aanvang van het evenement. Bij evenementen die duren tot de reguliere eindtijd mag de afbouw plaatsvinden tot 1 uur na het evenement.
In uitzonderlijke gevallen of bij zwaar belastende evenementen kan hiervan op grond van artikel 4:6 van de APV ontheffing worden verleend.
Licht(hinder) speelt bij de meeste evenementen geen rol van betekenis. Uitzondering hierop vormen sportevenementen die plaatsvinden in de avonduren (bijvoorbeeld tenniswedstrijden).
Bij evenementen waar gebruik gemaakt wordt van kunstlicht gelden de reguliere aanvang- en eindtijden.
Een evenement brengt vaak lawaai met zich mee. (Muziek)geluid is voor omwonenden het meest prominent aanwezige aspect van evenementen. Geluid van evenementen kan bij omwonenden leiden tot tal van irritaties en complicaties. De vraag welk geluidsniveau door omwonenden geduld moet worden laat zich moeilijk beantwoorden aangezien de mate waarin overlast wordt ervaren van individu tot individu verschilt. Afhankelijk van de plaatselijke situatie en de betrokkenheid van de individuele burger bij het evenement, kan een situatie van ernstige c.q. onduldbare overlast ontstaan.
Enerzijds is het vooral bij grote evenementen onontkoombaar dat inwoners een zekere mate van hinder ondervinden en dienen te accepteren. Dit is immers inherent aan het wonen in het centrum van Rhenen. Anderzijds mogen inwoners van de gemeente verwachten dat zij duidelijke grenzen stelt en eventuele overlast, als gevolg van evenementen, zoveel mogelijk beperkt. Voor degenen die zich in mindere mate betrokken voelen bij een evenement, zal de acceptatie van het evenement afnemen naarmate de duur van het evenement langer is, het geproduceerde geluidsniveau hoger ligt en de hinder daardoor toeneemt. Eenduidig beleid en een heldere normstelling is dan ook voor alle betrokkenen van belang.
Het beperken van geluidshinder kan bij evenementen als volgt worden geregeld:
Het staat de burgemeester vrij aan een evenementenvergunning voorschriften te verbinden die het op basis van een belangenafweging noodzakelijk acht. Deze belangenafweging kan leiden tot de conclusie dat, gezien het maatschappelijk of cultureel belang van het evenement, de omwonenden de hinder dienen te accepteren. De vraag is daarbij aan de orde hoeveel hinder omwonenden in redelijkheid -gezien het algemeen belang- dienen te accepteren. De grens van wat omwonenden gevraagd kan worden te accepteren ligt in het algemeen bij het vaak gehanteerde begrip “onduldbaar”, in relatie tot het aantal keren dat deze hinder optreedt.
Gezien bovenstaande is het een absolute noodzaak voor belastend- en grote evenementen in een vergunning c.q. ontheffing de geluidsniveaus aan te geven die niet mogen worden overschreden. Daarnaast is het van belang duidelijk aan te geven op welke plaats de normen van toepassing zijn.
Wij laten de volgende geluidsniveaus LAr,LT toe bij evenementen:
Een geluidsniveau boven het niveau zoals hierboven weergegeven, invallend op de gevel van geluidgevoelige objecten (waaronder woningen) gemeten op 1,5 meter hoogte vinden wij onduldbaar. Vaker dan 12 keer per jaar een geluidsniveau van 70 dB(A) vinden wij onduldbaar. Deze toelaatbare geluidsniveaus gelden alleen in combinatie met de eindtijden zoals vastgelegd in deze notitie. Specifiek voor de vergunningverlening en handhaving wordt onderstaand toegelicht hoe deze waarde gemeten en getoetst gaat worden.
Op het gemiddelde geluidsniveau LAr,LT wordt geen bedrijfsduurcorrectie of strafcorrectie vanwege
muziekgeluid toegepast. Het gemiddelde geluidsniveau LAr,LT wordt bepaald over een periode van
minimaal 2 minuten. Er geldt geen norm voor het maximale piekniveau LAr,LT. Bij grote afstanden
wordt geen meteocorrectie toegepast. Het gaat om het invallende geluidsniveau op de gevel.
Gevelcorrectie wordt niet toegepast.
In de evenementenvergunning wordt het punt vastgelegd waarop de geluidsnorm getoetst gaat worden. Dit wordt het beoordelingspunt genoemd. Over het algemeen is dat voor de gevel bij de meest nabijgelegen geluidgevoelige objecten.
Om de controlemeting bij handhaving eenvoudig te houden wordt gemeten op een hoogte van 1,5 meter boven een vloer van een bouwlaag waarin geluidgevoelige vertrekken zijn gelegen. De gemeente is daarvoor uitgerust met een geluidsmeetstatief.
Door de norm te stellen ‘bij geluidgevoelige objecten’ wordt gegarandeerd dat de norm bij alle geluidgevoelige objecten rondom het evenement gehandhaafd kan worden. Door de formulering
‘aan het einde van het publieksdeel behorend bij het evenement’ of “op een referentiepunt op (nader te bepalen) meter afstand” wordt voorkomen dat er onnodig veel ‘geluidruimte’ vergund wordt in situaties waarbij geluidgevoelige objecten op grote afstand liggen. De formulering ‘op de beoordelingslijn’ wordt alleen gehanteerd in complexe situaties, en bij evenementen die op zeer korte afstand van geluidgevoelige objecten worden gehouden.
Onderbouwing van de geluidsnorm
Indien geluiden van een evenement in geluidsgevoelige objecten doordringen heeft dat tot gevolg dat het ‘binnenniveau’ in geluidsgevoelige objecten toeneemt. Het normale geluidsniveau in veel geluidsgevoelige objecten varieert overdag van 25 tot 35 dB(A). Dit is afhankelijk van de ligging van de geluidgevoelige objecten en de nabijheid van verkeerswegen en bedrijven.
Hoewel de achtergrondniveaus in geluidgevoelige objecten – afhankelijk van de ligging – nogal variëren, wordt in het algemeen uitgegaan van een vaste waarde van 35 dB(A) in de dagperiode. In de avond en nachtperiode is het achtergrondniveau 5 à 10 dB lager.
Een toename van 25 dB(A) tot 40 dB(A) binnen is goed hoorbaar en zal leiden tot het ondervinden van hinder c.q. het toenemen van hinder. Indien het geluidsniveau binnen stijgt boven de 40 dB(A) zal dat tot gevolg hebben dat de bewoners van die geluidgevoelige objecten daardoor ‘luider’ moeten gaan spreken om verstaanbaar te zijn.
Om de grens van het optreden van ‘onduldbare hinder’ niet te overschrijden, dient als toelaatbaar geluidsniveau binnen te worden aangehouden de laagste waarde van:
Bij de handhaving van geluidsnormen wordt het geluidsniveau op de gevel van geluidgevoelige objecten getoetst. Daarom zal de binnenwaarde vertaald moeten worden naar een buitenwaarde.
Op grond van het bouwbesluit dienen geluidgevoelige objecten een gevelisolatie te hebben van minimaal 20 dB(A).
Gemiddeld genomen hebben veel geluidsgevoelige objecten in de praktijk een gevelisolatie van tussen de 20 en 25 dB(A).
Alleen oude slecht geïsoleerde geluidgevoelige objecten hebben dus een lagere isolatie. Rekening houdend met een gevelisolatie van 20-25 dB(A) leidt deze benadering tot de volgende maximaal toelaatbare geluidsniveaus op de gevel:
Geluidsontheffing bij reguliere horeca-inrichtingen
Activiteiten, die georganiseerd worden in een reguliere (horeca)inrichting op grond van de Wet milieubeheer vallen in principe niet onder het regime van de evenementenvergunning. Deze bedrijven dienen te voldoen aan de geluidsnormen van de landelijke wetgeving (Activiteitenbesluit).
Bij het vieren van incidentele festiviteiten en activiteiten met een maatschappelijk belang, kan niet altijd voldaan worden aan de gestelde geluidsvoorschriften. Het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer biedt een opening aan gemeenten om bij verordening voor deze bedrijven een ontheffing te geven van de reguliere “strenge” geluidsnormen bij festiviteiten.
De evenementenvergunning wordt verleend aan de gemeente zelf. De hieronder genoemde voorschriften worden als vergunningsvoorwaarde aan de vergunning verbonden.
De organisatie van de kermis is echter uitbesteed aan Bureau de Kermisgids die de standplaatsen op de kermissen namens de gemeente verpacht aan kermisexploitanten. Aan de verpachting worden door Bureau de Kermisgids voorwaarden verbonden. Naast algemene voorwaarden, worden ook de voorschriften die aan de vergunning worden verbonden als voorwaarden die specifiek zijn voor standplaatsen op de kermissen in Rhenen aan de verpachting verbonden.
Voor wat betreft geluid gaat het in ieder geval om de volgende voorschriften:
De kermisexploitant is zelf verantwoordelijk voor het instellen van het geluidniveau. Het aantal geluidboxen per attractie is niet gelimiteerd.
De toestemming voor het afsteken van vuurwerk moet bij de provincie Utrecht worden aangevraagd. Overigens mag alleen een gespecialiseerd bedrijf de aanvraag doen voor het vuurwerk en die blijft ook verantwoordelijk voor de veiligheid tijdens het ontbranden. De gemeente geeft, als de openbare orde en veiligheid niet in het geding komen, een verklaring van geen bezwaar af.
Een groot gedeelte van de beleidsvrijheid wordt beperkt door andere wet- en regelgeving, zoals de
Drank- en Horecawet, de Zondagswet en de Winkeltijdenwet.
4.3.1Drank- en horecawet (De toezicht op de drank- en horecawet komt per 1-1-2013 bij de gemeente te liggen.)
Voor het mogen schenken van alcoholische dranken buiten een inrichting waarvoor een vergunning is afgegeven, is een ontheffing noodzakelijk op grond van de Drank- en horecawet. Het schenken kan gebeuren op verschillende manieren zoals uit een tappunt vanaf het terras en biertappunt op bijvoorbeeld het evenementengebied.
Drie artikelen uit de Drank- en horecawet zijn direct van toepassing op het verstrekken van een vergunning.
Op grond van dit artikel is het verboden zonder daartoe strekkende vergunning van burgemeester
en wethouders het horecabedrijf of slijtersbedrijf uit te oefenen. Een horecabedrijf is een activiteit in ieder geval bestaande uit het bedrijfsmatig of anders dan om niet verstrekken van alcoholhoudende drank voor gebruik ter plaatse.
Lid 2. Leidinggevenden dienen aan de volgende eisen te voldoen:
Lid 4. Leidinggevenden, bij rechtspersonen als bedoeld in artikel 4 is zulks beperkt tot 2 leidinggevenden per rechtspersoon, dienen tevens te beschikken over voldoende kennis en inzicht met betrekking tot sociale hygiëne, overeenkomstig bij algemene maatregel van bestuur te stellen eisen.
Op grond van dit artikel kan de burgemeester ten aanzien van het verstrekken van zwak- alcoholhoudende drank op aanvraag ontheffing verlenen van het in artikel 3 voor de uitoefening van het horecabedrijf gestelde verbod. Dit bij een in de beschikking aangewezen bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard voor een aaneengesloten periode van ten hoogste twaalf dagen, mits de verstrekking geschiedt onder onmiddellijke leiding van een persoon die voldoet aan artikel 8, tweede en vierde lid.
Indien een organisatie of persoon die niet in het bezit is van een Drank- en horecavergunning tijdens een evenement alcoholische drank wil verkopen dient eerst een ontheffing te worden aangevraagd bij en verstrekt door de burgemeester. Deze ontheffing kan worden verstrekt bij een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard.
Het tappunt op het terras van de horeca-inrichting moet gericht zijn op verstrekking van gebruik op het terras waarvoor de vergunning geldt.
Voor het tappen elders dan in een horeca-inrichting inclusief terras, moet een ontheffing op grond van artikel 35 van de Drank- en Horecawet worden aangevraagd. Voorwaarde voor het tappen op straat door middel van biertappunten is derhalve dat er sprake moet zijn van een evenement en dat de tappunten binnen het evenementengebied zijn gelegen. Daarnaast dient de aanvrager te voldoen aan de wettelijk gestelde eisen en toestemming te hebben van de organisator.
Op grond van de Wet op de Kansspelen is het verboden een bijeenkomst, waar gelegenheid tot het deelnemen aan het klein kansspel wordt gegeven, te organiseren. Burgemeester en wethouders kunnen hier een ontheffing voor verlenen. Als klein kansspel worden aangemerkt een bingo, lotto, rad van avontuur e.d..
Gelet op de bepalingen in de Wegenverkeerswet en het Reglement Verkeersregels en Verkeerstekens 1990, is het mogelijk om (gedeelten van) wegen, straten en/of pleinen, die in het beheer en eigendom van de gemeente staan af te sluiten ten behoeve van een evenement.
In afwijking van artikel 25 Wegenverkeerswet geschieden de tijdelijke plaatsing en de tijdelijke maatregel op grond van een verkeersbesluit indien de omstandigheden die tot de tijdelijke plaatsing of tot de tijdelijke maatregel leiden van langere duur zijn dan vier maanden dan wel zich regelmatig voordoen. De overige wetgeving blijft van kracht.
De gemeente Rhenen heeft beleid ontwikkeld op het gebied van Jeugd en Veiligheid en Gezondheid en Welzijn. Een voorbeeld hiervan is het alcoholmatigingsbeleid onder jongeren. Hiermee streeft de gemeente er naar het overmatig alcohol- en middelengebruik van jongeren terug te dringen. Bij de aanvraag voor een vergunning wordt met dit beleid rekening gehouden.
In het samenwerkingsverband Foodvalley, draait het project Frisvalley. Frisvalley richt zich op het terugdringen van binge-drinken en dronkenschap bij jongeren onder de 24 jaar en op het voorkomen dat jongeren al (ver) voor hun zestiende beginnen met drinken. Het project benadert vooral de omgeving van jongeren; het aanspreken van de jongeren zelf blijkt niet effectief. In hun omgeving worden zij geregeld met alcohol geconfronteerd via reclame, in cafés, supermarkten, de keet, op school of bij hun ouders thuis. Doel van Frisvalley is om in die omgeving de aanwezigheid van alcohol te beperken en zo alcoholgebruik op jonge leeftijd te verminderen.
Op 1 april jl. is het Bouwbesluit 2012 in werking getreden. Landelijk eenduidige regels voor het brandveilig gebruik van gebouwen, open erven en terreinen staan hierin beschreven.
4.3.6Brandbeveiligingsverordening
Deze regelgeving is van toepassing voor tijdelijke bouwwerken (bij evenementen e.d.). De brandweer geeft hierover adviezen aan betrokkenen en controleert op de naleving ervan.
De brandweer adviseert de burgemeester de activiteiten te staken indien niet wordt voldaan aan de in de verordening gestelde eisen.
De volgende documenten zijn voor de aanvraag noodzakelijk:
Deze wet waarborgt een centrale aansturing van hulpdiensten bij rampen en crisis en gaat over brandweerzorg, geneeskundige hulpverlening en rampenbestrijding.
4.3.8 Besluit algemene regels inrichtingen Milieubeheer
Activiteiten, die georganiseerd worden in een reguliere (horeca)inrichting op grond van de Wet milieubeheer vallen in principe niet onder het regime van de evenementenvergunning. Deze bedrijven dienen te voldoen aan de geluidsnormen van de landelijke wetgeving (Activiteitenbesluit).
Bij het vieren van incidentele festiviteiten en activiteiten met een maatschappelijk belang, kan niet altijd voldaan worden aan de gestelde geluidsvoorschriften. Het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer biedt een opening aan gemeenten om bij verordening voor deze bedrijven een ontheffing te geven van de reguliere “strenge” geluidsnormen bij festiviteiten.
In bestemmingsplannen, die op grond van de Wro verplicht zijn voor het gehele gemeentelijke grondgebied, wordt aangegeven welke functies zijn toegelaten voor wat betreft bouwen en gebruik van gronden binnen het plangebied.
Of de voorschriften van het bestemmingsplan een rol spelen bij de verlening van een vergunning voor een evenement is afhankelijk van het feit of het betreffende evenement als ‘incidenteel’ (‘kleinschalig’) of als ‘niet-incidenteel’ (‘grootschalig’) moet worden beschouwd. In het geval van niet-incidentele gebeurtenissen speelt het bestemmingsplan een rol en kan er sprake zijn van een met het bestemmingsplan strijdig gebruik. Bij incidentele gebeurtenissen speelt het bestemmingsplan een veel kleinere tot geen rol. Het gebruik kan in geval van strijdigheid dan als ‘niet relevant’ worden aangemerkt.
De grens is echter niet altijd duidelijk en vaak afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Bestemmingsplannen voorzien er steeds vaker in dat het binnen bestemmingen waarop vaak een evenement wordt georganiseerd, is toegestaan deze gronden te gebruiken ten behoeve van evenementen.
4.4 Verkeersveiligheid en –overlast
Wanneer ten behoeve van een evenement (tijdelijk) wijzigingen nodig zijn in de reguliere verkeersstructuur is daarvoor op grond van artikel 34 BABW (Besluit Administratieve Bepalingen inzake het Wegverkeer) een tijdelijke verkeersmaatregel nodig. Indien voor een evenement tijdelijke verkeersmaatregelen noodzakelijk zijn, adviseert de politie en team openbare werken daarover. Tijdelijke verkeersmaatregelen zijn bijvoorbeeld af te sluiten wegen, parkeerverboden en omleidingen. Hoewel de gemeente als wegbeheerder eindverantwoordelijk blijft, ligt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering conform het advies van politie en/of de team openbare werken bij de organisator.
In verband met de locatie van het evenement wil de organisator soms dat de weg wordt gebruikt en afgesloten. Bij de beslissing tot het al dan niet afsluiten worden de belangen afgewogen van:
de organisator van een evenement de uitstraling van het evenement voor de gemeente en de regio omwonenden en ondernemers in de betreffende straat en/of gebied bereikbaarheid voor hulpdiensten mogelijke alternatieven voor het doorgaand verkeer
Beoordeeld wordt of de verkeersveiligheid en/of doorstroming van het verkeer in het geding is. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in 3 categorieën wegen:
Wegafsluitingen bij evenementen:
Stroomwegen binnen de gemeentegrenzen zijn niet in beheer bij de gemeente maar bij Rijkswaterstaat of de Provincie Utrecht. Ook voor deze wegen wordt in beginsel geen toestemming verleend voor afsluiting in het kader van een evenement. Afsluiting is bij hoge uitzondering mogelijk, indien sprake is van evenementen die door hun uitstraling de gemeente landelijk en/of internationaal onder de aandacht brengen. Toestemming wordt alleen gegeven na overleg tussen de omliggende gemeenten en de wegbeheerder Rijkswaterstaat en/of Provincie Utrecht.
Bij evenementen waar gebruik wordt gemaakt van de openbare weg worden voorwaarden gesteld. Dit mede op advies van de hulpverleningsdiensten. Deze voorwaarden zijn onder andere dat er een 4,5 meter vrije doorgangsruimte is en een vrije hoogte boven de kruin van de weg van tenminste 4,2 meter. Dit geldt ook voor toegangswegen van opvanglocaties en vluchtwegen. Obstakels (bijv. kramen en attracties) op de rijbaan moeten zo geplaatst worden dat de vrije doorgangsruimte gewaarborgd wordt. Deze voorwaarde wordt opgenomen om de doorgang van hulpverleningsvoertuigen te garanderen.
Bij de organisatie van vrijwel alle evenementen moet specifieke aandacht worden besteed aan verkeer. Bij zwaar belastende evenementen vormt een verkeersplan onderdeel van de aanvraag. Soms is dat ook bij minder belastende evenementen het geval.
In een verkeersplan wordt aandacht besteed aan de:
De team openbare werken toetst dit verkeersplan.
Wanneer de verkeersstructuur daartoe aanleiding geeft dient door middel van bebording een omleidingsroute te worden aangegeven. De beheermedewerker van de team Openbare Werken controleert de wegomleidingen en bepaalt zo nodig hoe deze moeten worden geplaatst.
De medewerkers die met enige taak of bevoegdheid zijn belast inzake de verkeersregeling op de openbare weg dienen een theoretische instructie van een politieambtenaar gekregen te hebben. De minimale leeftijd van de verkeersregelaars is 18 jaar, echter op <50 km wegen en bij voldoende verlichting mag dit 16 jaar zijn. Alle verkeersregelaars moeten tijdens hun inzet onder direct toezicht van de politie staan. De gemeente bepaalt, mede op advies van de politie, hoeveel verkeersregelaars er nodig zijn voor een individueel evenement. De verkeersdeelnemers zijn krachtens artikel 82 van het Reglement Verkeersregels en Verkeertekens (RVV) gehouden aanwijzingen van verkeersregelaars op te volgen.
De aanstelling gebeurt per evenement door de burgemeester. Hiervoor dient tijdig, minimaal 6 weken voordat het evenement wordt gehouden, een lijst van de betreffende personen aan de burgemeester ter aanstelling worden voorgelegd. Daarnaast dient de organiserende instantie een wettelijke aansprakelijkheidsverzekering en een verzekering tegen persoons- en zaakschade te hebben.
4.4.7Parkeer- en verkeeroverlast
Evenementen die toeschouwers trekken, trekken even zoveel voertuigen aan van deze bezoekers. Met name auto’s zorgen voor parkeerproblemen. Tijdens evenementen dienen belangrijke bestemmingen bereikbaar te blijven. Per evenement moet in ieder geval worden bezien in hoeverre door parkeeroverlast een verkeersonveilige of verkeershinderlijke situatie zou kunnen ontstaan.
De organisator van een evenement is verantwoordelijk om zelf voor voldoende parkeergelegenheid te zorgen.
De aan een vergunning te verbinden voorschriften zullen betrekking hebben op afzetting van wegen, tijdelijke verkeersbesluiten, voorzien in en toezicht op parkeergelegenheid, bereikbaarheid van hulpdiensten, voorlichting m.b.t. verkeersomleidingen, etc. Verkeersveiligheid kan de grond zijn om aan de organisatie een Parkeer- of Openbaar vervoerplan te vragen. De gemeente en politie zien toe op naleving van de vergunningvoorschriften.
Parkeren in het (winkel)centrum is niet toegestaan. Uitgangspunt is dat ook bij evenementen gebruik gemaakt wordt van de tijden waarop het centrum vrij toegankelijk is voor laden en lossen. Wanneer dit niet mogelijk is, kan de organisator tegelijk met de aanvraag voor een evenementenvergunning een gemotiveerd verzoek indienen om toegang te verkrijgen buiten de reguliere toegangstijden.
4.4.9Materialen ten behoeve van verkeersmaatregelen
De materialen die benodigd zijn voor het treffen van verkeersmaatregelen (bebordingen, afzettingen, dranghekken e.d.) kunnen door de gemeente worden geleverd en conform het bij het evenement behorende verkeersplan worden geplaatst. Alleen wanneer er onvoldoende materialen van de gemeente beschikbaar zijn, dient de aanvrager, op eigen kosten, zelf zorg te dragen voor aanschaf of huur van extra materiaal. Voor commerciële evenementen zijn hier kosten aan verbonden.
De materialen die benodigd zijn voor het treffen van verkeersmaatregelen (bebordingen, afzettingen e.d.) worden door de gemeente geleverd, geplaatst en opgehaald.
Op advies van de team handhaving worden aan de evenementenvergunning voorwaarden op het gebied van de inzameling en afvoer van afval verbonden.
De organisatie dient er voor te zorgen dat er voldoende afvalbakken geplaatst worden.
De organisatie van een niet-commercieel evenement kan hiervoor op de gemeentewerf voor zover beschikbaar kleine blauwe minicontainers (240 liter) zelf ophalen en terugbrengen.
Voor grotere niet-commerciële evenementen zijn voor rol- en/of afzetcontainers beschikbaar.
De kosten van afvalverwerking komen bij niet-commerciële evenementen voor rekening van de gemeente. Bij commerciële evenementen dient de organisatie zelf zorg te dragen voor voldoende afvalbakken en afvalverwerking.
Daarnaast wordt in de evenementenvergunning de voorwaarde opgenomen dat de organisatie verplicht is om uiterlijk de dag na afloop van het evenement vóór 12.00 uur het afval op en in de directe omgeving van de locatie van het evenement te hebben opgeruimd. De team preventie controleert dit. Indien dit, naar het oordeel van de gemeente, niet naar genoegen geschiedt, wordt het afval door of vanwege de gemeente verwijderd op kosten van de organisatie. Deze kosten worden in mindering gebracht op de waarborgsom of verhaald als de kosten hoger zijn dan de betaalde waarborgsom.
4.6 Verkoop alcoholische drank
Het verstrekken van zwak alcoholhoudende drank wordt bij veel feesten gezien als sfeerverhogend en draagt de verstrekking bij aan het kostendekkend maken van een evenement. Overmatig alcoholgebruik, onder met name jongeren, moet echter uit volksgezondheidsoverwegingen worden voorkomen. Gelet op de volksgezondheid en de gezamenlijke verantwoordelijkheid van de gemeente en de organisatoren van evenementen wordt per evenement bekeken welke mogelijkheden er zijn om alcoholmatiging te bevorderen. Zo nodig worden er in de voorschriften van de ontheffing beperkende voorschriften opgenomen.
Voor het verstrekken van (zwak)alcoholische drank buiten een horeca-inrichting is een ontheffing van de burgemeester vereist. De ontheffing wordt verleend tot maximaal een half uur voor de eindtijd van het evenement. Bij evenementen die in hoofdzaak gericht zijn op kinderen onder de 16 jaar wordt geen ontheffing voor het schenken van alcoholische drank verleend.
Wanneer bezoekers/deelnemers aan het evenement hoofdzakelijk ouder zijn dan 16 jaar kan een ontheffing worden verleend, mits de drankverstrekking onder onmiddellijke leiding van een persoon geschiedt die voldoet aan wettelijk gestelde voorwaarden:
Aan deze ontheffing kunnen voorwaarden worden verbonden zoals bij grote evenementen de voorwaarde dat in verband met de veiligheid van de bezoekers en ter bescherming van het milieu drank uitsluitend in plastic glazen of in duurzame kunststofbekers mag worden geschonken en het gebruik van evenementenbier ( dat wil zeggen alcoholarm bier).
Op 1 januari 2010 is de Algemene Plaatselijke Verordening 2010 Rhenen in werking getreden. Op grond van artikel 2:10 van deze verordening is het verboden de weg, een weggedeelte (of andere openbare plaats) anders te gebruiken dan overeenkomstig de publieke functie daarvan, indien:
Geen vergunningsplicht, maar melding
In tegenstelling tot voorgaande jaren geldt geen vergunningsplicht meer voor de plaatsing van dergelijke reclameborden, maar een meldplicht. Dit betekent dat u zonder vergunning kunt overgaan tot plaatsing van de reclameborden mits u minimaal twee weken voor plaatsing een melding van het aantal reclameborden, de periode en ten behoeve waarvan de borden geplaatst gaan worden. Daarnaast dient u zich uiteraard aan de bepalingen van artikel 2:10 van de APV 2010 Rhenen (zoals hierboven vermeld) te houden. Dit betekent eveneens dat het verstandig blijft in ieder geval rekening te houden met de volgende aandachtspunten:
4.8 Uitsluiting bepaalde evenementen
Als het gaat om het soort evenementen, dan wil de gemeente Rhenen niet afwachten welke aanvragen er worden ontvangen, maar vooraf, voor zover mogelijk, vaststellen welke soort evenementen als onwenselijk worden beschouwd. Het gaat hier in ieder geval om de volgende evenementen:
4.8.1Vechtevenementen/evenementen in strijd met de menselijke waardigheid
Kooigevechten en andere soortgelijke vechtevenementen waarbij niet of nauwelijks regels gelden zijn en het sportieve karakter dus niet of nauwelijks een rol speelt zijn in de gemeente Rhenen in beginsel niet toegestaan. Het gaat hier dus niet om reguliere vechtsporten zoals boksen of judo. Naar het oordeel van de gemeente zijn kooigevechten en dat soort evenementen in strijd met de openbare orde (onder meer menselijke waardigheid). Hetzelfde geldt voor andere evenementen waarbij de menselijke waardigheid in het geding is (bijv. “dwergwerpen”) De gemeente staat in beginsel uitsluitend vechtsportevenementen toe die onder auspiciën staan van koepelorganisaties die zijn aangesloten bij NOC*NSF.
4.8.2Evenementen met dieren/circus
Op grond van de Gezondheids- en Welzijnswet voor dieren gelden er regels voor onder meer het gebruik van dieren bij evenementen. Zo is het verboden om een dier als prijs, beloning of gift uit te reiken bij wedstrijden, verlotingen, weddenschappen of andere dergelijke evenementen (artikel 57). De wet bevat ook een verbod om dierengevechten te organiseren of dieren aan dierengevechten te doen deelnemen (artikel 61). Artikel 65 van de wet bevat de mogelijkheid om bij AMvB regels te kunnen stellen ten aanzien van het tonen van dieren wegens ‘recreatieve, sportieve of opvoedkundige doeleinden‘. Circussen met dieren vallen hier bijvoorbeeld onder. Deze AMvB is tot op heden nog niet tot stand gekomen.
In de gemeente Rhenen zullen in principe geen evenementenvergunningen worden verleend voor evenementen waarbij dieren worden mishandeld, gekweld of en waarbij tevens de gezondheid van het dier in gevaar kan komen (kamelenraces, rodeo’s met dieren. Enz.).
Voor wat betreft circussen met dieren wordt het volgende opgemerkt. Het gemeentebestuur van Rhenen is in beginsel van mening dat uitheemse dieren (zoals bijv. tijgers en olifanten) niet thuis horen in een circus. Op grond van de huidige wet en regelgeving kan de gemeente dergelijke circussen niet weren. Voor wat betreft het beleid ten aanzien van circussen wordt het huidige landelijke beleid voortgezet met daarbij de toevoeging dat voortaan in beginsel alleen een evenementenvergunning aan een circus wordt verleend dat is aangesloten bij Vereniging voor Nederlandse Circusondernemingen (VNCO).
4.8.3Snelheidswedstrijden met gemotoriseerde voer- en vaartuigen
Snelheidswedstrijden met auto’s, motoren of andere gemotoriseerde voertuigen op de openbare weg (waarbij dus in beginsel uitsluitend of hoofdzakelijk de snelheid van het voertuig doorslaggevend is, zoals bijv. autorally´s) waarvoor ontheffing nodig is, zijn in beginsel in de gemeente Rhenen niet (meer) toegestaan. Hetzelfde geldt voor dergelijke wedstrijden op het water (bijv. met motorboten, jetski’s). De redenen hiervoor zijn de volgende:
Een dergelijke wedstrijd betekent in de praktijk dat de openbare weg gedurende geruime tijd (een groot deel van de dag) moet worden afgesloten. Dit veroorzaak overlast voor omwonenden en eigenaren van omliggende percelen. Naar het oordeel van het gemeentebestuur verdraagt een dergelijke afsluiting zich niet met het waarborgen van de bruikbaarheid van de weg en de vrijheid van het verkeer (artikel 2, lid 1, sub c en d Wegenverkeerswet 1994) en met het nieuwe beleid inzake afsluiten van wegen (zie hierna)
De verkeersveiligheid voor voetgangers kan niet voldoende worden gegarandeerd (artikel 2, lid 1 onder a en b Wegenverkeerswet 1994). Dit vanwege het feit dat een dergelijke wedstrijd plaats vindt op de openbare weg en omwonenden toch van deze weg gebruik moeten maken om hun huis/perceel te bereiken.
Dergelijke wedstrijden kunnen overlast, hinder of schade voor omwonenden veroorzaken, alsmede negatieve gevolgen hebben voor het milieu, bedoeld in de Wet milieubeheer (artikel 2, lid 2, sub a) Hierbij valt te denken aan geluidsoverlast, stankoverlast, schade aan de veestapel (als gevolg van het geluid) en flora en fauna.
Naar de mening van het gemeentebestuur vormt een dergelijk evenement een aantasting van het karakter en de functie van het gebied (artikel 2, lid 2, onder b Wegenverkeerswet). Met andere woorden: een dergelijk evenement past niet in een landelijke gemeente zoals de gemeente Rhenen, waarin het accent ligt op rust, ruimte en groen.
Het voorgaande houdt in dat het gemeentebestuur in beginsel alleen nog maar ontheffingen o.g.v. artikel 148 Wegenverkeerswet verleent voor wedstrijden op of aan de weg in het geval het gaat om 12 niet gemotoriseerde voertuigen of een wedstrijd met gemotoriseerde voertuigen zonder snelheidselement.
Evenementen met gemotoriseerd verkeer op een locatie niet zijnde de openbare weg zijn in beginsel nog wel toegestaan (bijv. Trekkertrek). Ook evenementen met gemotoriseerde voertuigen die wel gebruik maken van de openbare weg (bijv. Truckersrit, optocht met oldtimers) maar waarbij snelheid geen rol speelt zijn nog wel toegestaan. Dit hangt samen met het feit dat de overlast als gevolg van dit soort evenementen minder groot is (de wegen hoeven niet te worden afgesloten), de milieubelasting lager is vanwege de lagere (normale) snelheid en last but not least het sociaal-maatschappelijke karakter van de truckersrit (voor gehandicapten).
4.8.4Erotische evenementen, evenementen met een seksistisch dan wel racistisch karakter
Evenementen met een expliciet seksueel-erotisch karakter zijn in beginsel niet toegestaan. Het gaat hier niet zo zeer om bijv. een beurs als wel om optredens met een expliciet pornografisch karakter Naar het oordeel van het gemeentebestuur zijn dergelijke evenementen in strijd met de menselijke waardigheid en derhalve strijdig met de openbare orde. Hetzelfde geldt voor evenementen met een expliciet seksistisch of racistisch karakter.
4.8.5Evenementen in natuurgebieden
In de gemeente Rhenen zijn diverse gebieden aangewezen waarbinnen natuurbehoud en natuurontwikkeling voorop staat. Te denken valt aan Grebbeberg, Laarsenberg, Blauwe Kamer en Plantage Willem III. In beginsel worden in of in de directe nabijheid van een dergelijk gebied geen evenementen toegestaan die dermate milieu- en/of omgeving belastend zijn dat ze de natuur-en milieuwaarden van het gebied kunnen aantasten. Naar de mening van het gemeentebestuur dienen dergelijke evenementen te worden geweigerd vanwege de bescherming van het milieu en de strijdigheid met de openbare orde. Dit betekent bijvoorbeeld dat geen toestemming zal worden verleend voor evenementen in of vlakbij natuurgebieden waarbij veel geluid wordt geproduceerd (bijv. concert) of met een sterk verkeer aantrekkend karakter. Kleinschalige evenementen die passen binnen het gebied (bijv. een biologische markt) zijn in beginsel wel toegestaan. Het spreekt vanzelf dat de grondeigenaar (bijv. Staatsbosbeheer of natuurmonumenten) ook altijd nog toestemming zal moeten verlenen voor het gebruik van het terrein.
4.8.6Houseparty’s of vergelijkbaar evenement
Evenementen waarbij een groot risico bestaat voor de gezondheid van de deelnemers in verband met het gebruik van drugs of andere geestverruimende middelen worden niet toegestaan.
4.8.7Feesten in tenten en schuren
Plaatsen tenten voor besloten feesten
Indien een bedrijf een besloten feest wil houden in een tent die tijdelijk op het eigen terrein wordt geplaatst, is in principe geen evenementenvergunning noodzakelijk. Uiteraard dient het doel tot plaatsing van de tent en het feest in een direct verband te staan met de bedrijfsactiviteiten en mogen belangen zoals openbare orde en veiligheid niet in het geding zijn. Bij open dagen met een verwachte opkomst van meer dan 150 mensen is wel een evenementenvergunning vereist.
Een tent moet aan de brandveiligheidsverordening en aan brandveiligheidseisen voldoen. Hiervoor zal de organisator een tijdelijke gebruiksvergunning moeten aanvragen bij de gemeente. De aanvraag voor toestemming voor het gebruik van een tent, voor bijvoorbeeld een openingsfeest of een open dag, zal aan de brandveiligheidseisen worden getoetst. Na goedkeuring zal er door de gemeente een tijdelijke gebruiksvergunning met voorschiften worden verstrekt voor brandveilig gebruik van de tent. Door de brandweer wordt vervolgens de tent met de inrichting, na de plaatsing, ter plekke gecontroleerd. Het is verboden dat vervolgens anderen dan de vergunninghouder in die tent feesten houden. Aanvragen voor vergunning voor feesten met een privé-karakter in een tent in het openbaar gebied worden geweigerd. Alleen voor besloten feesten van verenigingen of stichtingen wordt in bijzondere gevallen een uitzondering gemaakt.
Schuurfeesten zijn niet toegestaan. Tegen schuurfeesten wordt handhavend opgetreden omdat deze feesten worden gehouden op locaties waar men niet voldoet aan de eisen van de Drank- en horecawet, de brandveiligheidseisen, verkeersveiligheidseisen en/of eisen gesteld ter voorkoming van verstoring van de openbare orde. Bij doorgang zal een proces-verbaal worden opgemaakt en een boete worden opgelegd. Het gebruik als alternatieve horecalocatie is daarnaast in strijd met de desbetreffende bestemmingsplannen.
4.9 Evenementen en activiteiten op zon-& feestdagen
In de gemeente Rhenen zijn evenementen en overige activiteiten op de zondag alleen toegestaan in overeenstemming met de Zondagswet.
Het college van burgemeester en wethouders van Rhenen heeft besloten om de feestdagen Hemelvaartsdag en eerste Kerstdag (mits deze niet valt op een reguliere zondag), niet gelijk te stellen met de zondag. Dit houdt in dat evenementen en overige activiteiten de gehele dag – dus ook in de ochtenduren – kunnen plaatsvinden, mits tijdig schriftelijk een vergunning is aangevraagd.
Volgens artikel 4 van de Zondagswet houdt dit in dat na 13.00 uur openbare vermakelijkheden zijn toegestaan op de zondag. Hiervoor dient schriftelijk een evenementen vergunning te worden aangevraagd bij team Vergunningen van de gemeente Rhenen. In principe wordt geen vrijstelling van de Zondagswet verleend voor evenementen die niet geluidsstil/arm produceren.
De Zondagswet geeft geen definitie van de term “openbare vermakelijkheden”. Het college van burgemeester en wethouders van Rhenen heeft besloten om de definitie die vermeld wordt in de Algemene Plaatselijke Verordening met betrekking tot evenementen in deze aan te houden.
Definitie “openbare vermakelijkheden”
Onder openbare vermakelijkheden wordt verstaan elke voor publiek toegankelijke verrichting van vermaak, met uitzondering van:
Onder openbare vermakelijkheden wordt mede verstaan:
Onder klein evenement wordt verstaan:
Het organiseren van openbare vermakelijkheden op zondag vóór 13.00 uur is verboden. Dit verbod is echter niet van toepassing op openbare vermakelijkheden, waarvan redelijkerwijze geen beletselen voor de viering van de zondag en geen verstoring van de openbare rust op de zondag zijn te duchten.
Toneelvoorstellingen, filmvoorstellingen, concerten en andere openbare bijeenkomsten, welke in besloten ruimten worden gehouden en de geestelijke, zedelijke of culturele verheffing of ontwikkeling van het publiek ten doel hebben, vallen niet onder het verbod.
Optochten en/of bijeenkomsten op openbare plaatsen op zondag
Volgens artikel 5 van de Zondagswet betekent dit dat na 13.00 uur optochten en/of bijeenkomsten op openbare plaatsen zijn toegestaan op de zondag. Hiervoor dient eveneens schriftelijk een evenementen vergunning te worden aangevraagd bij team Vergunningen van de gemeente Rhenen.
Het organiseren van optochten en/of bijeenkomsten op openbare plaatsen op de zondag vóór 13.00 uur is verboden. Dit verbod is echter niet van toepassing op:
4.10.1Legesverordening en kosten
Leges zijn afhankelijk van de omvang van het evenement. Zie tarieventabel van de legesverordening, waarbij onderscheidt wordt gemaakt naar de omvang van het evenement.
Op privaatrechtelijke basis worden voor het gebruik van gemeentegrond tijdens een gehouden evenement, of voor het tijdelijk gebruik van grond, kosten in rekening gebracht. Ook werkzaamheden die op verzoek van de organisator door de gemeente verricht worden, worden in rekening gebracht.
Om voldoende nachtrust te garanderen voor omwonenden worden er eindtijden gehanteerd voor harde muziek. Door de week wanneer mensen moeten werken of naar school moeten geldt een vroeger tijdstip dan in het weekeinde. Na dit tijdstip moet de muziek uit bij evenementen die buiten plaatsvinden, in tenten of waarbij ontheffing van de geluidsnormen wordt aangevraagd. Na deze tijden gelden de normale geluidsnormen van de Wet milieubeheer.
Bij evenementen die buiten plaatsvinden, in tenten of waarbij een ontheffing van de reguliere geluidsnormen geldt hanteren wij de volgende eindtijd voor mechanisch versterkte muziek of livemuziek:
Op zondag-, maandag-, dinsdag-, woensdag- en donderdagavond om 23.00 uur.
Op vrijdag- en zaterdagavond om 2.00 uur.
Indien een evenement plaats vindt in een regulier horeca gebouw waarbij aan de reguliere geluidsnormen wordt voldaan gelden er geen eindtijden voor de muziek. Opgemerkt moet worden dat dit alleen geldt voor ondernemers die het horecaconvenant hebben ondertekend en die beschikken over een ontheffing sluitingstijden. Bij uitzondering kan er worden afgeweken van deze algemene eindtijden. Bijvoorbeeld speciale evenementen van groot maatschappelijk belang. Deze beoordeling vindt plaats door de burgemeester.
De gemeente Rhenen kent diverse locaties die geschikt zijn of geschikt gemaakt kunnen worden voor evenementen. Met name de Veerwei kent een aantal evenementen. In het “inrichtingsplan uiterwaarden bij de stad Rhenen” (Vastgesteld in 2009) is voorgesteld om de Veerwei als evenemententerrein aan te wijzen. Momenteel wordt er met de provincie Utrecht gesproken over de randvoorwaarden hiervoor.
4.13 Overige algemene beleidsuitgangspunten
Als, al dan niet op verzoek van de burgemeester, bij een groot evenement bewaking wordt ingezet, moet aan de gemeente (team Vergunningen) worden doorgegeven welke personen daarvoor worden ingezet en wie fungeert als aanspreekpunt. Voor bewaking mogen uitsluitend personen worden ingezet die voldoen aan de voor beveiligingswerkzaamheden gestelde eisen in de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus;
Aanvragen dienen binnen een bepaalde termijn voorafgaand aan het evenement te worden ingediend. Dit is noodzakelijk:
In de APV van de gemeente Rhenen is het volgende bepaald:
Artikel 1:3 Indiening aanvraag
Concreet betekent dit voor de gemeente Rhenen het volgende voor de melding/aanvraag. Voor:
Indien een aanvraag voor grootschalig of belastende evenementen te laat wordt ingediend kan er geen beoordeling plaatsvinden en daarom zal deze dan niet in behandeling worden genomen. Daardoor zal er ook geen vergunning worden verleend. De organisator van een evenement zal hiervan op de hoogte worden gebracht. Bij eventuele doorgang zal handhavend opgetreden worden. Voor niet-belastende evenementen geldt hetzelfde uitgangspunt met dien verstande dat de periode voor aanmelding 10 werkdagen bedraagt voor aanvang van het evenement.
5.2 Proces vergunningsverlening
Voor een organisator is het van belang te weten welke behandelingsfasen er zijn en wat de gemeentelijke kosten zijn van de vergunningverlening. Duidelijkheid en transparantie is hierbij het credo van de gemeente. Het proces van vergunningverlening kan onderverdeeld worden in een drie fasen:
De vergunningverlener draagt er zorg voor dat alle relevante informatie over het evenement wordt ingediend, zodat een beeld ontstaat over de omvang van het evenement en de bijkomende aspecten. Een melding dan wel aanvraag voor een vergunning dient te worden gedaan door middel van een daarvoor bestemd aanvraagformulier, dan wel via een vergelijkbaar schriftelijke aanvraag tot verlening van een vergunning. Is de aanvraag volledig, dan wordt de aanvraag in procedure genomen. Via de website van de gemeente kunnen de formulieren opgevraagd en ingevuld worden.
Evenementen die niet met een melding worden afgedaan, worden geclassificeerd door middel van een risicoscan. De gemeente voert deze risicoscan uit en kan zich hierbij laten adviseren door de relevante diensten. Deze vragenlijst gaat over de volgende onderwerpen:
De gemeente beoordeelt met de risicoscan de risico’s van een evenement op hoofdlijnen. Op basis hiervan kan het evenement worden geclassificeerd. De risicoscan is nog geen risicoanalyse.
Middels een risicoscan kan een (eerste) oordeel worden gegeven over de waarschijnlijkheid dat het evenement:
Voor een regulier evenement is dit (zeer) onwaarschijnlijk, voor een aandachtevenement is dit mogelijk en voor een risicovol evenement is dit (zeer) waarschijnlijk.
De risicoscan omvat ook een (eerste) beoordeling van de kwaliteit van de organisator en haar onderaannemers. Het gaat hierbij om de mate waarin deze partijen kunnen bijdragen aan de veiligheid en gezondheid van het evenement.
De risicoscan besteedt aandacht aan risico’s voortkomend uit de samenloop van evenementen. Een samenloop kan gevolgen hebben voor de behandelaanpak.
Toetsing aan de regionale evenementenkalender is daarom ook onderdeel van de risicoscan.
De vergunningverlener draagt er zorg voor dat alle betrokken teams en/of externe organisaties geïnformeerd worden over de aanvraag. Hierbij wordt ook de Database Openbare orde en veiligheid gebruikt. Binnen drie weken zorgt iedere betrokken team en/of externe organisatie voor tijdige aanlevering van de relevante informatie c.q. het advies.
Behandelaanpak: twee varianten
De risicoclassificatie is bepalend voor de behandelaanpak. Om de nodige eenduidigheid te bereiken, is het advies om met twee varianten in de behandelaanpak te werken: de reguliere aanpak en de risico-aanpak. De gemeente bepaalt de voorwaarden waaronder een aandachtevenement in de reguliere, dan wel de risico-aanpak valt.
In de onderstaande tabel zijn de verschillen tussen de beide varianten in behandelaanpak weergeven, voor het veiligheidsadvies, de voorbereiding en de planvormen die erbij aan de orde zijn. Daarbij wordt aangegeven welke behandelaanpak voor welke risicoklasse van toepassing is. In de hierop volgende paragrafen is een nadere uitwerking opgenomen van de aanpak per risicoklasse.
Tabel Voorbereiding: reguliere aanpak en risico-aanpak
Regulier evenement: reguliere aanpak
Als de risicoscan erop duidt dat het gaat om een regulier evenement, dan is de
Aandachtevenement: aanpak bepalen
Als de risicoscan duidt op een aandachtevenement, dan kiest de gemeente tussen de reguliere aanpak en de risico-aanpak. Specifieke veiligheidsrisico’s, het incidentele of nieuwe karakter van een evenement, maar ook bestuurlijke risico’s, kunnen reden zijn om bij een aandachtevenement de risico-aanpak te hanteren.
Risicovol evenement: risico-aanpak
Voor risicovolle evenementen hanteert de gemeente de risico-aanpak. Wanneer diverse (reguliere) evenementen tegelijkertijd plaatsvinden met potentiële invloed op elkaar, dan kunnen deze ook als één evenement worden behandeld conform de risico-aanpak.
Het voorbereiden van een risicovol evenement vergt relatief veel van de gemeente, de organisator en de betrokken diensten. Het advies is om de volgende organisatorische maatregelen te treffen.
Het werkproces van de risico-aanpak is als volgt.
Integraal veiligheidsadvies, risicoprofiel & risicobeleid
Het integraal veiligheidsadvies is een bundeling van de (afgestemde) adviezen van de adviesdiensten. Adviezen komen voort uit het risicoprofiel; het resultaat van de risico- en capaciteitenanalyse.
De veiligheidsregio bundelt de individuele adviezen van betrokken diensten en verwerkt deze in een integraal veiligheidsadvies.
Met het integraal veiligheidsadvies informeren en adviseren de betrokken diensten de gemeente over de risico’s van een evenement (op basis van de risicoanalyse) en het vermogen van de betrokken partijen om de waarschijnlijkheid en impact van die risico’s te beïnvloeden (op basis van de capaciteitenanalyse). Het risicoprofiel maakt onderdeel uit van het integraal veiligheidsadvies.
Op basis van het integraal veiligheidsadvies stelt de gemeente het risicobeleid vast: het al dan niet (gedeeltelijk) overnemen van het integraal veiligheidsadvies en de acceptatie van restrisico’s.
Na inwinning van de adviezen en na afweging van alle betrokken belangen, wordt door de vergunningverlener uiteindelijk de definitieve vergunning opgemaakt. Het betreft hier een zogenaamde “paraplu”-vergunning: één vergunning, waarin alle aspecten betrokken bij het evenement zijn opgenomen. Deze vergunning kent een standaardpakket aan voorschriften per onderdeel. Aanvullende voorschriften, mede toegeschreven naar de situatie, worden eveneens door de vergunningverlener na advies van de betrokken teams of externe organisaties in de vergunning opgenomen. In die gevallen waarin nodig zal de vergunningverlener eerst een conceptvergunning aan de betrokken teams c.q. organisaties doen toekomen. Een aantal complexe evenementen worden na plaatsvinden geëvalueerd. Nadat het evenement is geweest, zal er vanuit de gemeente gecontroleerd worden of de locatie netjes is achtergelaten.
Door gebruik te maken van een evenementenkalender, die op de website www.rhenen.nl staat, kunnen burgers al in een vroeg stadium geïnformeerd worden en disciplines hier in hun planning rekening mee houden. Voor 1 november kan een organisatie van de bijzondere evenementen de datum en locatie voor zijn/haar evenement kenbaar maken. Deze datum wordt vervolgens op de evenementenkalender van de gemeente en veiligheidsregio geplaatst. Aan deze kalender kunnen geen rechten ontleend worden. De door de verschillende disciplines gebruikte database Openbare Orde en Veiligheid voorziet reeds in een evenementenkalender.
5.4 Database Openbare orde en Veiligheid
Om de uitvoering van dit beleid te vereenvoudigen werkt de gemeente, in samenwerking met andere disciplines zoals de brandweer, politie, GHOR, Openbaar ministerie en andere gemeenten, met de Database Openbare Orde en Veiligheid. De database geeft de mogelijkheid om alle disciplines op een en hetzelfde moment en in een zo vroeg stadium in kennis te stellen van alle relevante gegevens over het evenement dat zal plaatsvinden.
Door gebruik te maken van het programma “risicoprofiel evenement” van Infopunt Veiligheid (link: www.infopuntveiligheid.nl/Publicatie/DossierItem/69/2506/handreikingevenementenveiligheid-2011.html) wordt het risicoprofiel per evenement bepaald.
Uitgangspunten bij het gebruik van het risicoprofiel evenement zijn:
6. Intrekking of wijziging van vergunning of ontheffing
In het algemene artikel van de APV Rhenen (artikel 1:6) staat het volgende:
Artikel 1:6 Intrekking of wijziging van vergunning of ontheffing
De vergunning of ontheffing kan worden ingetrokken of gewijzigd:
Dit houdt dus onder andere in dat een evenementenvergunning kan worden ingetrokken of gewijzigd indien sprake is van een overtreding van de voorschriften uit de vergunning. Daarnaast staat in ieder geval in elke evenementenvergunning opgenomen dat het college zich het recht voorbehoudt nadere voorschriften te stellen.
Naast deze overtreding staat hieronder een niet limitatieve opsomming van denkbare overtredingen:
Uitgangspunt is dat er handhavend door de gemeente wordt opgetreden. In bepaalde gevallen wordt afgezien van directe handhaving door de burgemeester omdat de consequenties van beëindiging voor de openbare orde naar verwachting ernstiger zijn dan het laten voortduren van een overtreding. Bijvoorbeeld in gevallen dat grote groepen mensen al aanwezig zijn. Goede rapportage is van belang. Indien noodzakelijk kan de politie naar bevind van zaken optreden.
Afhankelijk van de aard en de soort overtreding kunnen achtereenvolgens de volgende maatregelen genomen worden:
Na een tweede overtreding kan in principe al geen vergunning meer worden verleend en volgt altijd een afwijzing. Van belang is dat hierbij gekeken wordt naar de aard en omvang van de overtreding.
Dit laat onverlet dat de burgemeester vanwege het spoedeisende karakter (openbare orde, gevaarzetting etc.) van een overtreding of gebeuren direct een evenement kan stilleggen. De vergunning wordt dan direct ingetrokken.
Ingevolge artikel 174 van de Gemeentewet is de burgemeester belast met het toezicht op evenementen en met de uitvoering van hierop betrekking hebbende verordeningen.
Artikel 174 van de Gemeentewet
Het handhaven van de opgelegde voorschriften, de controle op het naleven van de gemaakte afspraken en het checken of de gedane toezeggingen ook worden nagekomen zijn belangrijke aspecten bij het welslagen van evenementen.
Bij het constateren van overtredingen van vergunningsvoorschriften zijn er diverse mogelijkheden om op te treden en om herhaling te voorkomen:
Afhankelijk van de aard en ernst van de overtreding zal de burgemeester een afweging maken over het in te zetten instrument.
Jaarlijks wordt tijd en geld gereserveerd voor de uitoefening van het toezicht op de geluidsnormen. Binnen dit kader vindt de uitvoering plaats. Bij de prioriteitsstelling maakt de vergunningverlener een keuze tussen evenementen aan de hand van opgedane ervaringen in het verleden,
binnenkomende signalen en klachten. Bepaalde evenementen worden hierdoor jaarlijks bezocht en anderen bijna nooit.
Overtredingen van de vergunningsvoorwaarden, de Algemeen plaatselijke verordening of wetten waarop het college toeziet (medebewind) kunnen enerzijds strafrechtelijk en anderzijds bestuursrechtelijk 'gesanctioneerd' worden door middel van het opleggen van hechtenis, een geldboete of het opleggen van een last onder bestuursdwang of dwangsom. In de APV zijn daarom ten aanzien van het toezicht en de handhaving de volgende artikelen opgenomen:
Overtreding van een bij of krachtens deze verordening bepaalde en op grond van artikel 1:4 daarbij gegeven voorschriften en beperkingen wordt gestraft met hechtenis van ten hoogste drie maanden of geldboete van maximaal de tweede categorie.
Met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens deze verordening zijn belast de bij besluit van het college dan wel door de burgemeester aangewezen personen.
Artikel 6:3 Binnentreden woningen
Zij die belast zijn met het toezicht op de naleving of de opsporing van een overtreding van de bij of krachtens deze verordening gegeven voorschriften welke strekken tot handhaving van de openbare orde of veiligheid of bescherming van het leven of de gezondheid van personen, zijn bevoegd tot het binnentreden in een woning zonder toestemming van de bewoner.
7.1.1Geluidsontheffing bij reguliere horeca-inrichtingen
Activiteiten, die georganiseerd worden in een reguliere (horeca)inrichting op grond van de Wet milieubeheer vallen in principe niet onder het regime van de evenementenvergunning. Deze bedrijven dienen te voldoen aan de geluidsnormen van de landelijke wetgeving (Activiteitenbesluit).
Bij het vieren van incidentele festiviteiten en activiteiten met een maatschappelijk belang, kan niet altijd voldaan worden aan de gestelde geluidsvoorschriften. Het Besluit algemene regels voor inrichtingen milieubeheer biedt een opening aan gemeenten om bij verordening voor deze bedrijven een ontheffing te geven van de reguliere “strenge” geluidsnormen bij festiviteiten.
7.1.2Collectieve festiviteiten
Dit is bedoeld voor festiviteiten waarbij de hele gemeente/dorp betrokken is. Hierbij dient gedacht te worden aan Koninginnedag, kermissen, dorpsfeesten, markten, oud- en nieuw (zogenaamde collectieve festiviteiten).
7.1.3Incidentele festiviteiten
Daarnaast wordt de mogelijkheid geboden om in individuele horeca-inrichtingen jaarlijks een aantal incidentele festiviteiten te laten plaatsvinden waarop de normale geluidsnormen niet gelden (de zogenaamde incidentele festiviteiten). Bij de aanwijzing kan tevens worden bepaald dat op een aantal aan te wijzen dagen ook een voorschrift ten aanzien van lichthinder buiten toepassing blijft. Het bij verordening aan te wijzen incidentele aantal dagen of dagdelen mag niet meer dan 12 per jaar bedragen. Maximaal 12 incidentele festiviteiten worden per jaar aangewezen. Het in kennis stellen van de burgemeester dient schriftelijk te worden gedaan.
Geen vergunning maar kennisgeving
De festiviteitenregeling kent geen vergunningenstelsel. De houder van een inrichting die een festiviteit wil organiseren, moet uiterlijk 10 werkdagen voor de aanvang van die festiviteit het college van burgemeester en wethouders daarvan in kennis stellen. Om het college de mogelijkheid te geven invulling te geven aan een festiviteitenregeling is in de APV opgenomen:
Artikel 4:2. Aanwijzing collectieve festiviteiten
De voorwaarden met betrekking tot de verlichting ten behoeve van sportbeoefening in de buitenlucht als bedoeld in artikel 4.113, eerste lid, van het Besluit gelden niet voor door het college per kalenderjaar aan te wijzen collectieve festiviteiten gedurende de daarbij aan te wijzen dagen of dagdelen.
Artikel 4:3. Kennisgeving incidentele festiviteiten
Het is een inrichting in het centrum toegestaan maximaal vier en een inrichting in de overige gebieden maximaal zeven incidentele festiviteiten per kalenderjaar te houden waarbij de geluidsnormen als bedoeld in de artikelen 2.17, 2.19 en 2.20 van het Besluit en artikel 4:5 van deze verordening niet van toepassing zijn, mits de houder van de inrichting ten minste twee weken voor de aanvang van de festiviteit het college daarvan in kennis heeft gesteld.
Het is een inrichting in het centrum toegestaan maximaal 4 en een inrichting in de overige gebieden maximaal zeven incidentele festiviteiten per kalenderjaar de verlichting langer aan te houden ten behoeve van sportactiviteiten waarbij artikel 4.113 , eerste lid, van het Besluit niet van toepassing is, mits de houder van de inrichting ten minste tien werkdagen voor de aanvang van de festiviteit het college daarvan in kennis heeft gesteld.
De kennisgeving wordt tevens geacht te zijn gedaan wanneer het college op verzoek van de houder van een inrichting een incidentele festiviteit, die redelijkerwijs niet te voorzien was, terstond toestaat. Het langtijdgemiddeld beoordelingsniveau LAr,LT veroorzaakt door de inrichting, mag tijdens incidentele festiviteiten 10 dB(A) meer zijn dan de reguliere norm, gemeten op de gevel van geluidgevoelige gebouwen op een hoogte van 1,5 meter boven een vloer van een bouwlaag waarin geluidgevoelige vertrekken zijn gelegen.
Op de dagen als bedoeld in het eerste lid wordt het ten gehore brengen van extra muziek - hoger dan de geluidsnorm als bedoeld in de artikelen 2.17, 2.19 en 2.20 van het Besluit en artikel 4:5 van deze verordening - uiterlijk om 02.00 uur beëindigd. De geluidsnorm is exclusief 10 dB(A) aftrek vanwege muziekcorrectie. Tevens wordt de bedrijfsduurcorrectie buiten beschouwing gelaten.
Indien een evenement plaats vindt in een regulier horeca gebouw waarbij aan de reguliere geluidsnormen wordt voldaan gelden er geen eindtijden voor de muziek. Bij uitzondering kan er worden afgeweken van deze algemene eindtijden. Bijvoorbeeld speciale evenementen van groot maatschappelijk belang. Deze beoordeling vindt plaats door de burgemeester.
Handhaving van evenementen is geen eenvoudige zaak. Met name het beëindigen van een evenement is in enkele gevallen praktisch onmogelijk omdat dit grote openbare orde risico’s met zich meebrengt (mensenmassa’s) of omdat er conflicterende financiële, imago technische en politieke belangen in het spel zijn.
Wanneer overtreding van vergunningsvoorwaarden of ernstige veiligheidsgebreken vlak voor de start van het evenement aan het licht komen ontstaat al snel een patstelling: afbreken is dan vaak niet meer mogelijk, ongeacht de ernst van de (veiligheids)gebreken. Toezicht en handhaving zal
daarom tijdig plaats vinden. Om deze reden zullen organisatoren bijvoorbeeld strikt gehouden worden aan de termijnen die gelden voor het indienen van een aanvraag.
Doorgaans zijn bij een grootschalig evenement enkele gemeentelijke toezichthouders, Buitengewone Opsporings Ambtenaren (BOA’s) of de politie aanwezig. Daarnaast worden grote evenementen incidenteel bezocht door inspecteurs van landelijke diensten: bijvoorbeeld inspecteurs van de voedsel- en warenautoriteit.
Concreet betekent dit dat partijen niet alleen samenwerken ten aanzien van controles, maar dat ook informatie over de te volgen procedures onderling wordt uitgewisseld.
Om een goede handhaving te realiseren is duidelijkheid vereist over de rolverdeling tussen de verschillende betrokkenen. Het gaat om de volgende rolverdeling:
De burgemeester zorgt zo nodig voor de benodigde prioriteitsstelling en is bevoegd bevelen te geven aan uitvoerende instanties.
Nadat er een evenement is gehouden is het goed om met de betrokken partijen een evaluatie te houden. Het doel van een evaluatie is om te leren van de ervaringen en eventueel het proces of een werkwijze aanpassen. Alle grootschalige evenementen worden geëvalueerd.
Als de evaluatie daartoe aanleiding geeft zal het integraal evenementenbeleid op basis van deze leerpunten worden aangepast.
Procedure evalueren De gemeente wil grootschalige evenementen multidisciplinair evalueren.
De verantwoordelijkheden ten aanzien van de evaluatie van een risico evenement zijn:
Organisator Aanleveren relevante informatie
Gemeente Rhenen Geven van een opdracht voor een multidisciplinaire evaluatie
Gemeente Rhenen Uitvoeren multidisciplinaire evaluatie
Brandweer, politie, GHOR en gemeente Uitvoeren monodisciplinaire evaluatie
De procedure van het evalueren van een evenement is afgerond als het evaluatieverslag gereed is en de aanbevelingen zijn uitgezet bij de probleemhouders.
9. Overgangsbepaling en doorkijk volgende jaren
Indien voor het tijdstip van inwerkingtreding van het evenementenbeleid een aanvraag om een vergunning op grond van 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening Rhenen 2010 is ingediend en voor het tijdstip van inwerkingtreding van het evenementenbeleid nog niet op die aanvraag is beslist, wordt deze aanvraag beschouwd als een aanvraag tot een evenementenvergunning op grond van het evenementenbeleid.
Alleen als de aanvraag volledig is, zal de vergunningaanvraag verder in procedure genomen worden. Is de aanvraag onvolledig dan wordt deze, in overeenstemming met het bepaalde in de Algemene wet bestuursrecht in de gelegenheid gesteld om binnen 2 weken de ontbrekende gegevens alsnog in te dienen.
Als gevolg van de nieuwe Evenementennota zijn nieuwe werkwijzen noodzakelijk om de professionalisering vorm te kunnen geven. Onderwerpen die aan de orde komen zijn dan:
1. Digitalisering ( meldingsplichtige evenementen, aanvraagformulieren);
2. Bezien op welke wijze we afstemmen met facilterende bedrijven die vaak betrokken zijn bij evenementen in Rhenen om vooraf bepaalde randvoorwaarden al met elkaar te hebben gecommuniceerd, bijvoorbeeld de keurmerken op tenten die bij ons dan al bekend zijn en daarmee het aanvraagproces kunnen versoepelen;
3. Informeren van de hulpdiensten door het gebruik van “Database Openbare Orde en Veiligheid”;
4. Aanwijzen van een evenementencoördinator;
5. Aanpassing regels in verband met doorberekening van de kosten voor een evenement.
BIJLAGE I LIJST WETTELIJKE REGELINGEN EVENEMENTEN
Er is een breed scala van regels in meer of mindere mate van toepassing op evenementen. In dit
hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de wet- en regelgeving die (mogelijk) van toepassing is.
• Algemene wet bestuursrecht (Awb)
• Algemene plaatselijke verordening (APV)
• Verordening Brandveiligheid en Hulpverlening
• Beleidsregels Bluswatervoorziening en Bereikbaarheid
• Handreiking Multidisciplinaire advisering risicobeheersing
• Gezondheids- en welzijnswet dieren
• Wet op de ruimtelijke ordening (WRO)
• Besluit veiligheid attractie- en speeltoestellen
• Wet particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus
• Wet rampen en zware ongevallen (WRZO)
• Verordening aansluitvoorwaarden riolering
• Arbeidsomstandighedenwet (Arbo-wet)
Afhankelijk van de omvang en aard van het evenement kunnen andere wettelijke regels van
toepassing zijn. Te denken valt aan bv. een lasershow, waarvoor advies van de Inspectie Verkeer en
Binnen de gemeente Rhenen wordt jaarlijks een groot aantal evenementen/activiteiten georganiseerd, variërend van grote evenementen zoals de Rijnweek, 4 mei herdenking op de Grebbeberg, Cuneradag, de motorcross op Kwintelooijen, Koninginnedag en activiteiten als buurtbarbecues braderieën etc. Evenementen zijn belangrijk voor de gemeente. Ze brengen leven in de brouwerij. Ook zorgen ze voor extra bestedingen bij de winkels en horeca en voor werkgelegenheid. Tevens wordt hierdoor de recreatie en het toerisme gestimuleerd. Al deze punten bepalen mede het profiel van de gemeente Rhenen waar het fijn wonen, werken en recreëren is.
De evenementen kunnen echter ook neveneffecten hebben. Zo leiden zij tot overlast (bijvoorbeeld geluid, zwerfvuil en bereikbaarheid). Vandaar dat de gemeente ook toetst op de mate waarin het evenement past bij de gekozen locatie; qua omvang, qua tijdstip en dag, maar ook qua aard van het evenement. Daarnaast wordt er bekeken of het woon- en leefklimaat op de locatie of in de omgeving van het evenement niet te sterk belast wordt.
Door de nieuwe evenementennota kan beter uitvoering worden gegeven aan het speerpunt van de gemeenteraad (Visiedocument 2010-2014) om het toeristisch-recreatief karakter van de gemeente te versterken.
Met een duidelijk beleidskader vanuit de gemeente Rhenen, waarbij zaken helder, simpel en op hoofdlijnen goed geregeld moeten zijn, kunnen randvoorwaarden voor (nieuwe) evenementen worden aangegeven. Dit vergroot de vrijheid voor de organisatoren op detailniveau.
Het beleid moet initiatieven voor ondernemers en verenigingen stimuleren zodat het mede een impuls is voor de recreatie en toerisme. Stimulatie via het verstrekken van subsidies wordt in de Cultuurnota en het actieplan Recreatie en Toerisme in de tweede helft van 2012 verder uitgewerkt. Ook zullen door het stellen van regels en heldere kaders bijvoorbeeld over de aanvraagtermijn, de hulpverleningsdiensten beter in staat gesteld worden te adviseren en inzet van personeel te plannen.
Deze nota sluit aan op de Handreiking Evenementenveiligheid 2011 (hierna: HEV) waarin staat omschreven De focus van deze handreiking (delen I en II van het document) kwam primair te liggen op het adviseren van gemeenten bij het bepalen van de behandelaanpak van evenementen en het adviseren van het bevoegd gezag over risicovolle situaties bij evenementen. Aansluitend daarop heeft het ministerie van Veiligheid en Justitie opdracht gegeven om een handreiking voor gemeenten op te stellen, die als deel III is opgenomen in HEV .
In de HEV worden vier typen evenementen onderscheiden:
0) Meldingsplichtige evenement
Evenementen die niet met een melding worden afgedaan, worden geclassificeerd door middel van een risicoscan (Het inventariseren en indexeren van veiligheids-en gezondheidsrisico’s, op basis van een vergunningaanvraag voor een evenement. Dit ten behoeve van het bepalen van de behandelaanpak.). De gemeente voert deze risicoscan uit en kan zich hierbij laten adviseren door de relevante diensten. Ze bepaalt op basis van de risicoscan de behandelaanpak.
De gemeente beoordeelt met de risicoscan de risico’s van een evenement op hoofdlijnen. Op basis hiervan kan het evenement worden geclassificeerd. De risicoscan is nog geen risicoanalyse (Bij de risicoanalyse wordt een analyse gemaakt van incidentscenario’s door een inventarisatie van incidenttypen en een boordeling van waarschijnlijkheid en impact).
Met dit beleid loopt de gemeente in de pas bij de landelijke en regionale ontwikkelingen op dit gebied.
Samenvattend kan gesteld worden dat de gemeente Rhenen positief staat ten opzichte van evenementen. Evenementen dragen bij aan een levendige en leefbare woonomgeving. Hier hoort ongemak bij. Het is dus belangrijk om de veiligheid te waarborgen en het beperken van overlast.
In hoofdstuk drie wordt aandacht besteed aan de kader- en regelgeving waar de gemeente als vergunningverlener rekening mee te houden heeft. Bij de voorbereiding op het organiseren van een evenement is het noodzakelijk een inschatting te maken hoeveel bezoekers op het evenement af zullen komen. Hoe groter het aantal bezoekers hoe hoger de kans op incidenten en dus verstoring van de openbare orde. Hierop wordt op ingegaan in hoofdstuk vier. Hoofdstuk vijf gaat in op de aspecten gezondheid en hygiëne. Evenementen veroorzaken in meer en mindere mate (geluids)overlast. Niet alles is toegestaan. In hoofdstuk zes wordt hier aandacht aan besteed. Overige regelgeving staat vermeld in hoofdstuk zeven. Hoe te komen tot het al dan niet verlenen van een vergunning staat beschreven in hoofdstuk acht. Toetsingskader, voorwaarden en sanctiebeleid in hoofdstuk negen en toezicht en handhaving bij evenementen in hoofdstuk tien, geven informatie waarmee de gemeente rekening houdt en hoe ze toeziet op naleving van de afgegeven vergunning. In hoofdstuk elf wordt kort aandacht besteed aan de overgangsbepaling.
Bij de verlening van de evenementenvergunning zijn in hoofdzaak de volgende regelingen betrokken:
Voor de uitgebreide lijst van wettelijke regelingen die van toepassing zijn op evenementen
Dit betekent vaak dat bij het organiseren van een evenement andere vergunningen of ontheffingen nodig zijn. Als het mogelijk is, worden deze opgenomen in de evenementenvergunning als voorwaarden.