Reglement van orde voor vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Bijzondere omstandigheden portefeuilleverdeling

Bij langdurige verhindering van een van de collegeleden kunnen zijn werkzaamheden, in afwijking van wat is afgesproken, door een of meer van de overige wethouders worden verricht op de wijze zoals burgemeester en wethouders bepalen.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert in de regel eenmaal per week op dinsdag en begint om 10.00 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Het college kan besluiten een vergadering geen doorgang te laten vinden en een recesperiode in te voeren waarin geen vergaderingen plaatsvinden.

• 3.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 4.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis van Heythuysen gehouden.

Artikel 4 Verhindering

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 5 Agenda en vergaderstukken

• 1.

  De agenda met bijbehorende stukken wordt uiterlijk op donderdagochtend (d.w.z. vóór 10.00 uur) digitaal aan de leden van het college verstrekt. Uiterlijk op vrijdag geven de leden aan of en welke stukken zij willen bespreken in de vergadering. Indien stukken niet voor het genoemde tijdstip ter bespreking zijn voorgedragen, worden ze geacht akkoord te zijn.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerste lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk maandag om 12.00 uur voor de vergadering worden aangemeld bij de secretaris.

• 3.

  Ingeval van toepassing van het tweede lid, worden de bijbehorende stukken zo spoedig mogelijk digitaal toegezonden.

• 4.

  Indien besluitvorming niet kan wachten tot de eerstvolgende collegevergadering, kan de voorzitter besluiten tot het doorlopen van een spoedprocedure. In dat geval worden de betreffende vergaderstukken door de gemeentesecretaris, of in zijn opdracht, digitaal verspreid waarbij wordt aangegeven voor welk tijdstip gereageerd dient te worden. Indien het voorstel binnen de door de gemeentesecretaris aangegeven termijn door tenminste 3 leden expliciet akkoord is verklaard, dan wordt het voorgestelde besluit geacht conform te zijn genomen. De besluitvorming wordt vervolgens vastgelegd op de besluitenlijst van de eerstvolgende reguliere collegevergadering onder vermelding van ‘spoedprocedure’.

• 5.

  De agenda en alle bijlagen, die aan het college wordt overgelegd tijdens de vergadering is geheim, tenzij en totdat het college besluit dat de inhoud van de agendapunten openbaar is. Deze geheimhouding geldt tevens voor de ingebrachte rondvraagpunten, tenzij bij de bespreking anders wordt besloten.

Artikel 6 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 7 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 8 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

   

  • a.

    Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

  • b.

    Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

  • c.

    Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd.

  • d.

    Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben.

  • e.

    Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter.

Artikel 9 Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris, dan wel een door hem daartoe in afstemming met de voorzitter aangewezen ambtelijk medewerker, draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst en besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat ten minste:

  • a.

    de namen van de aanwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging onder vermelding van het betreffende onderwerp/voorstel;

  • c.

    een omschrijving per voorstel en het ter zake genomen besluit;

  • d.

    een zo concreet mogelijk beschrijving van de reikwijdte van het mandaat van een portefeuillehouder indien aan een portefeuillehouder mandaat wordt verleend om een besluit te nemen met inachtneming van het besprokene ter vergadering.

• 3.

  Indien een collegelid zich op grond van de gedragscode voor het college van burgemeester en wethouders of anderszins onthoudt van deelname aan de beraadslaging en besluitvorming, wordt hiervan onder vermelding van de redenen daarvoor melding gemaakt op de besluitenlijst.

• 4.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 5.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 6.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst na vaststelling zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op de tweede werkdag om 12.00 uur volgend op de vergadering waarin de besluitenlijst is vastgesteld, openbaar gemaakt door plaatsing op de gemeentelijke website.

Artikel 10 Gedragslijn persoonlijke en/of zakelijke belangen

• 1.

  Het college hanteert de gedragslijn dat ingeval besluiten worden voorbereid en genomen die op wat voor manier dan ook betrekking, dan wel invloed (kunnen) hebben op de persoonlijke en/of zakelijke belangen van het verantwoordelijk lid van het college/ portefeuillehouder, een ander lid van het college de portefeuille op dit onderdeel overneemt.

• 2.

  In de gevallen als bedoeld in het eerste lid geschiedt de vervanging in beginsel door het collegelid dat is aangewezen als eerste vervanger van het betreffende collegelid/ portefeuillehouder.

• 3.

  Een voorstel dat betrekking heeft op een situatie als bedoeld in het eerste lid wordt op naam en onder verantwoordelijkheid van het vervangende collegelid in procedure gebracht.

Artikel 11 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Slotbepalingen

• 1.

  In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of in geval dat enige bepaling voor verschillende uitleg vatbaar blijkt te zijn, beslist het college van burgemeester en wethouders.

• 2.

  Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Bekendmaking vindt plaats door publicatie op de gemeentelijke website onder officiële bekendmakingen.

• 3.

  Op het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit, wordt “het Reglement van Orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal” dat is vastgesteld op 3 januari 2007 ingetrokken.

Artikel 13 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als “Reglement van Orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Leudal.”