Besluit tot vervanging van archiefbescheiden gemeente Waalwijk 2014

Bijlage Handboek Digitale vervanging  

1. Inleiding

Er zijn allerlei ontwikkelingen op het gebied van elektronische dienstverlening en digitale uitwisseling van gegevens. Zo krijgt de gemeente bijvoorbeeld steeds meer te maken met gegevens- en documentuitwisseling via verschillende kanalen. Documenten worden door de organisatie dagelijks ontvangen en opgemaakt, veelal nog in papieren vorm maar ook in digitale vorm zoals e-mail, webformulieren, pdf-bestanden etc. De digitale documenten worden rechtstreeks opgeslagen in het Documentair Management Systeem (DMS). De papieren archiefbescheiden moeten eerst gedigitaliseerd worden om opgeslagen te kunnen worden in het DMS.

Het beheer van digitaal opgeslagen documenten wordt steeds belangrijker. Omdat er meer digitaal gecommuniceerd wordt en documenten opgeslagen moeten worden in de vorm waarin ze ontvangen of opgemaakt zijn, is centraal beheer in een DMS onontkoombaar. Denk bij digitale communicatie ook aan het digitaal beschikbaar stellen van (voortgangs)informatie aan burgers via de voor burgers toegankelijke Persoonlijke Internet Pagina (PIP). Toch worden documenten in papieren vorm, ook al zijn deze gescand, nog altijd bewaard. Zonder besluit tot vervanging, geldt dat ze bewaard moeten worden in de vorm waarin ze zijn ontvangen of opgemaakt.

Integrale digitalisering van de informatiehuishouding zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) zorgt voor een onwenselijke situatie. Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito analoge documenten, is een bron van potentiële verwarring. Daarnaast neemt de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in de overheidsinformatie sterk af en wordt het archiefbeheer onnodig complex.

1.1 Wettelijke bepalingen

De Archiefwet 1995 (Aw) geeft zorgdragers (het college van burgemeester en wethouders) de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door (digitale) reproducties om vervolgens de analoge originelen te vernietigen. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd moeten worden, moet de voorbereiding van een besluit tot vervanging zorgvuldig worden gedaan. Dit handboek geeft deze zorgvuldigheid weer en beschrijft alle aspecten die van belang zijn om tot vernietiging over te kunnen gaan.

1.2 Doel van de vervanging

Het doel van de digitale vervanging is voor de gemeente Waalwijk:

 het zorgen voor een efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering, mede door een betere beschikbaarstelling en beheersing van de archiefbescheiden;

 bevorderen van de kwaliteit van het proces en het product;

 het doorbreken van een onwenselijke situatie waarbij dezelfde archiefbescheiden zowel in analoge als in digitale vorm worden bewaard;

 voldoen aan het innovatieprogramma Archief 2020 waarin de archiefsector en alle lagen van openbaar bestuur er naar streven vanaf 2016 digitaal te werken.

1.3 De archiefvormer

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Waalwijk is de zorgdrager van de te vervangen analoge archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken en/of functies van de gemeente en haar bestuursorganen.

1.4 Bekendmaking

De Aw en het Archiefbesluit (Ab) verplichten de gemeente tot het bekendmaken van een besluit tot vervanging, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen genoemd in het Ab: rekening houden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed (artikel 2, eerste lid, onderdeel c, Ab) en : rekening houden met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek (artikel 2, eerste lid, onderdeel d, Ab).

1.5 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Op grond van artikel 7 van de Aw is het college van burgemeester en wethouders bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, om daarna de vervangen bescheiden te vernietigen.

1.6 Reikwijdte van het vervangingsproces

In het kader van dit Handboek gaat het om het vervangen van alle archiefbescheiden die door de organisatie in analoge (fysieke) vorm zijn ontvangen of opgemaakt, en die naar hun aard bestemd zijn daaronder te berusten. De volledige documentenverwerking wordt gedigitaliseerd, waardoor de hele organisatie met het vervangingsproces te maken krijgt. Het team DIV/Archief van de afdeling HRM, Informatiebeheer & ICT (HIIDVA) ziet toe op een correcte documentenverwerking en dossiervorming. De daadwerkelijke vernietiging op grond van het vervangingsbesluit wordt door het team HIIDVA verzorgd.

1.7 Categorieën waarop het vervangingsbesluit wel of niet van toepassing is

In dit handboek wordt de vervanging geregeld voor zowel permanent te bewaren als op termijn te vernietigen documenten. Deze categorieën zijn beschreven in de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen. In bepaalde gevallen hebben documenten waarde voor het cultureel erfgoed in hun originele (analoge) verschijningsvorm. Deze documenten worden nader beschreven in paragraaf 2.4. Daarnaast kunnen documenten in hun verschijningsvorm een meerwaarde vertegenwoordigen die niet in een scan te vangen is. Ook kan het zo zijn dat documenten om een andere reden niet vervangen mogen worden, bijvoorbeeld documenten die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard.

2. Beschrijving van de te vervangen analoge documenten

2.1 Generieke procedure

Dit handboek beschrijft de generieke procedure voor vervanging van alle analoge documenten die in aanmerking komen voor scanning, registratie en opslag in het DMS. Het geldt voor alle documenten die conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen gedurende een bepaalde periode of permanent bewaard moeten worden.

2.2 Beschrijving inhoud, structuur en vorm

De vervanging heeft betrekking op de analoge documenten die de gemeente Waalwijk ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken en/of functies. De volgende documentstromen zijn hierin te onderscheiden:  archiefbescheiden die op papier binnenkomen;

 archiefbescheiden die op papier worden verstuurd en voorzien zijn van een 'natte' handtekening;

 archiefbescheiden die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in papieren vorm beschikbaar zijn geweest en waarop ten aanzien van de inhoud belangrijke aantekeningen zijn gemaakt.

Overigens worden analoge documenten alleen vervangen als ze voor registratie en archivering in aanmerking komen. Als uitgangspunt om documenten te scannen dienen dus één of meerdere kenmerken van toepassing te zijn:

 op de inhoud dient een reactie te komen of er wordt een beroep gedaan op de gemeentelijke dienstverlening;

 de inhoud heeft (rechts)gevolgen voor de verzender en/of voor geadresseerde gemeentelijke dienst, of kan dat krijgen;

 de inhoud heeft een bewijs- of verantwoordingsfunctie of kan dat krijgen;

 de inhoud is op andere wijze voor langere tijd van belang voor de gemeentelijke organisatie;

 de inhoud is van cultuurhistorisch belang.

Deze documenten worden door scanning gedigitaliseerd, opgeslagen en beheerd in het DMS.

2.3 Samenhang met andere documenten

Elk document dat wordt opgeslagen in het DMS, wordt toegevoegd aan de zaak of zaken waarop het betrekking heeft. Als er nog geen relevante zaak is, dan wordt het document geregistreerd als startdocument van een nieuwe zaak. Elke zaak wordt aangemaakt met behulp van een zaakkaart uit het DMS. Bij de gemeente Waalwijk kunnen de zaakkaarten betrekking hebben op een algemeen (voor de gehele organisatie) of een specifiek proces (voor één team). Per zaakkaart zijn benoemd:

 procestype (Generiek of Generiek-Rol)

 proces

 voorbeeld omschrijving

 proceseigenaar (afdeling)

 waardering (Bewaren of op termijn Vernietigen)

 termijn van bewaring

 selectiecategorie (op grond van de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen)

 vertrouwelijkheid

Na afsluiten van een zaak wordt de, al dan niet bij het aanmaken van de zaak gegeven, bewaartermijn definitief bepaald. In alle gevallen is de bewaartermijn conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen.

2.4 Waarde van de documenten voor het cultureel erfgoed

In een aantal gevallen is het vanuit historisch oogpunt onwenselijk om de analoge archiefbescheiden te vernietigen na scannen. Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of er sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:

 de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling;

 het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde;

 het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

De medewerker, verantwoordelijk voor het opstellen van de vervangingslijsten, controleert de documenten op hun waarde voor het cultureel erfgoed voordat besloten wordt om tot vernietiging over te gegaan.

2.5 Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek

Bij de vervanging blijft de bewijswaarde van de archiefbescheiden bewaard voor de gemeente, andere overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden, t.b.v. historisch onderzoek en de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed. Hiermee wordt terdege rekening gehouden bij de kwaliteitscontrole op onder andere de integriteit en authenticiteit (juistheid) van de scans.

2.6 Tijdstip

Vanaf de datum dat dit vervangingsbesluit in werking treedt, worden de archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen, vervangen. Dit betreft dus alle archiefbescheiden die betrekking hebben op de taken en handelingen van de gemeente.

3. Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces

In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe het vervangingsproces binnen de gemeente Waalwijk procedureel en organisatorisch is ingericht. In bepaalde gevallen kan besloten worden om het digitaliseren uit te besteden aan derden. In die gevallen worden contractuele afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat de hieronder beschreven kwaliteitseisen ook door de uitvoerende derde worden nageleefd.

Proces vervanging De volgende stappen worden in het proces vervanging doorlopen:

1. Selectieproces

2. Voorbereiden documenten

3. Digitaliseringsproces

4. Registratieproces

5. Opname in beheerssysteem

6. Kwaliteitsproces

7. Vernietigingsproces

In de volgende paragrafen volgt per stap een uitgebreidere beschrijving waarbij in sommige gevallen onderscheid wordt gemaakt tussen inkomende, uitgaande en interne documenten. Al deze stappen worden uitgevoerd door medewerkers van het team HIIDVA en bij de kwaliteitsprocedure kan ook de behandelend ambtenaar betrokken worden. Binnen het team HIIDVA zijn de taken in de procedure vervanging over verschillende functies verdeeld. Dit is opgenomen in onderstaande tabel:

De werkzaamheden van de Scanmedewerker kunnen ook worden uitgevoerd door een Medewerker DigiDIV of een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV. De werkzaamheden van de medewerker DigiDIV kunnen ook worden uitgevoerd door een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV.

3.1 Selectieproces

In het selectieproces wordt bekeken of de documenten wel of niet geregistreerd en gescand moeten worden. Tevens wordt de locatie van scanning bepaald: de scankamer of de repro. Formaten groter dan A3 worden bij de repro gescand. De selectie wordt uitgevoerd door de Scanmedewerker. De map met documenten die volgens de Scanmedewerker niet geregistreerd hoeven te worden, wordt gecontroleerd door een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV.

Inkomende documenten

In principe worden alle inkomende documenten (met een enkele uitzondering[1]) volledig gescand m.u.v. tijdschriften, boeken, reclamedrukwerk en archiefbescheiden die van gering belang zijn e.d.. Bij de beoordeling of iets wel of niet opgenomen moet worden in het DMS, wordt gekeken of de bescheiden een relatie hebben met de taken of handelingen van de organisatie, en of deze specifiek zijn bedoeld voor de organisatie. Centraal bij het team HIIDVA komen analoge documenten op een 3-tal manieren binnen:

 Post (brievenbus, “huisadres” en postbusnummer)

 Balie

 Onderhands

[1] Alleen in die gevallen waarbij de informatiewaarde, de registratietijd en/of de afhandeling niet in verhouding staan met de werkzaamheden, kan er vanuit efficiëntieoverwegingen gekozen worden bepaalde soorten documenten niet te scannen.

Uitgaande en interne documenten

Uitgaande en interne documenten worden digitaal opgemaakt en gearchiveerd. Deze documenten worden digitaal opgemaakt en in PDF/a bewaard/beheerd. Er dient echter wel vervanging plaats te vinden in die gevallen waarbij van een digitaal document een analoge kopie wordt gemaakt en op deze kopie aanvullende gegevens worden gezet. Voorbeelden hiervan zijn:

 het zetten van een natte handtekening

 het plaatsen van inhoudelijke aantekeningen (bijv. stempel B&W)

Als hiervan sprake is, dan zullen de medewerkers van de verschillende organisatieonderdelen deze archiefbescheiden aanbieden aan de Scanmedewerker om het vervangingsproces te doorlopen. De digitale reproductie wordt vervolgens geregistreerd en gearchiveerd in de bijbehorende zaak. In bepaalde gevallen kan dit overigens een nieuwe versie zijn van eerder opgeslagen archiefbescheiden.

Registratie en scanning achteraf en bijscannen

In sommige gevallen worden er documenten ter scanning/registratie aangeboden die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet aan het team HIIDVA zijn aangeboden (registratie en scanning achteraf). Ook het zogenaamde “bijscannen” (documenten worden als een nieuwe versie bij een al bestaande scan/registratie gescand) horen hierbij.

3.2 Voorbereiding documenten

Het voorbereiden van de te scannen documenten wordt uitgevoerd door de Scanmedewerker en bestaat uit de volgende handelingen:

 ontdoen van plastic en metaal, nietjes, kaften e.d.;

 controle op leesbaarheid/volledigheid;

 te kleine of vreemd gevormde documenten plakken op A4-papier;

 de documenten voorzien van een sticker met een unieke barcode.

De papieren documenten vóór scanning te voorzien van een sticker met barcode heeft drie voordelen:

 bij het batchscannen zorgt de sticker voor de documentscheiding (vergelijkbaar met scheidingsvellen);

 als men het document raadpleegt in het DMS is te zien dat het document in papieren vorm ontvangen is;

 foutloze koppeling van het gescande document aan het juiste registratienummer.

3.3 Digitaliseringsproces

Het digitaliseren/scannen van de documenten wordt uitgevoerd door de Scanmedewerker.

De analoge documenten worden d.m.v. batchscanning gedigitaliseerd, met uitzondering van documenten van grotere formaten dan A3. Deze documenten worden individueel bij de repro gescand.

Binnen het digitaliseringproces zijn drie controlemomenten opgenomen:

1. de Scanmedewerker controleert de kwaliteit en het aantal pagina’s van het gescande document;

2. de Medewerker DigiDIV die het document registreert, controleert de scan;

3. de Kwaliteitsmedewerker DigiDIV voert dagelijks een steekproef uit van de registraties en scans.

De scandatum en scantijd worden automatisch opgenomen als metadata in de registratie en zijn niet te muteren.

3.4 Registratieprocedure

Inkomende documenten

De Medewerker DigiDIV beoordeelt of het document een nieuwe zaak start, of dat het onderdeel uitmaakt van een lopende zaak.

 Documenten die een zaak starten worden als startdocument geregistreerd en er wordt tevens een nieuwe zaak mee aangemaakt;

 Documenten die betrekking hebben op een reeds lopende een zaak worden geregistreerd bij de betreffende zaak. Het betreft hier dus de registratie van documenten die tijdens het behandelingsproces worden ontvangen.

Vervolgens registreert de Medewerker DigiDIV aanvullende metadata en wijst bij een nieuwe zaak een team/afdeling aan voor het in behandeling nemen van de zaak. De nieuwe zaak wordt door een zaakverdeler van dat team/die afdeling aan een behandelende medewerker toebedeeld. Bij een bestaande zaak ontvangt de behandelende medewerker (hierna aangeduid als behandelaar) een attenderings-e-mail dat er een nieuw document aan de zaak is gekoppeld. Wanneer het document, door de vermelding van het zaaknummer, toegevoegd wordt aan een zaak, krijgt het document automatisch een aantal registratiekenmerken mee vanuit de zaak.

De volgende metadata (registratiekenmerken) kunnen worden toegevoegd aan een document:

 Zaaknummer

 De initialen van de registrator

 Registratiedatum (wordt door het DMS automatisch ingevuld en is niet te muteren)

 Ontvangstdatum

 Documentdatum

 Kenmerk brief

 Wijze ontvangst (post, e-mail, fax, persoonlijk overhandigd, Omgevingsloket Online (OLO), etc.)

 NAW (naam en adres van de afzender)

 Zaakklant (naam en adres van wie het betreft)

 Inhoud (de inhoud van het document)

 Afdeling (de behandelende vakafdeling)

 Behandelaar (degene die de zaak behandelt)

 Documentsoort (of het document inkomend, uitgaand, intern, factuurregistratie, etc. is)

 Vertrouwelijkheden van het document (bepaalt de kring van personen die gerechtigd is om kennis te nemen van het document)

 Ontvangstbevestiging (eventueel verzending van een ontvangstbevestiging bij inkomende documenten)

De registratie wordt uitgevoerd door de Medewerker DigiDIV. Controle op de registratie gebeurt steekproefsgewijs door een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV.

Uitgaande en interne documenten

Via de sjablonentool kunnen documenten automatisch opgenomen worden in het DMS en worden een aantal registratiekenmerken automatisch in de registratie opgenomen. In dit geval registreert de auteur. De volgende metadata (registratiekenmerken) kunnen worden toegevoegd aan een document:

 De steller incl. afdeling van het document

 Zaaknummer

 Registrator

 Registratiedatum

 Documentdatum (intern document)

 Verzendatum (uitgaand document)

 Besluitdatum (intern document)

 NAW (uitgaand document)

 Inhoud (de inhoud van het document)

 Documentsoort (of het document inkomend, uitgaand, intern, factuurregistratie etc. is)

 Vertrouwelijkheden van het document

Indien het document voorzien moet worden van een “natte handtekening” of van inhoudelijke aantekeningen (voor zover deze niet digitaal gezet kunnen worden) wordt het document na creatie geprint en voorzien van een “natte handtekening” of van een inhoudelijke aantekening, waarna het document wordt gedigitaliseerd. Daarna zorgt de Medewerker DigiDIV dat de registratie wordt voltooid vanuit het gezichtspunt van goed archiefbeheer. Controle op de registratie gebeurt steekproefsgewijs door een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV.

Registratie van zaken

Een zaakregistratie bestaat in ieder geval uit de volgende metadata (registratiekenmerken):

 Zaaknummer

 Ontvangstdatum

 Zaakkaart

 Onderwerp

 Behandelfase

 Afhandelingstermijn

 Afdeling/team

 Eventueel projectnummer

3.5 Archivering in het DMS

Conform de Archiefwet heeft de gemeente Waalwijk een archiefverordening. De archiefverordening regelt de zorg en het toezicht voor de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De Archiefverordening gemeente Waalwijk 2014 is op 12 juni 2014 door de raad vastgesteld. Eveneens heeft het college van burgemeester en wethouders op grond van die verordening het Besluit Informatiebeheer gemeente Waalwijk 2014 op 19 augustus 2014 vastgesteld. Dit besluit voorziet o.a. in voorschriften betreffende het beheer van documenten voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Wanneer de zaak is afgehandeld, wordt deze opgenomen in de werkvoorraad digitaal te archiveren zaken bij het behandelende team. De selectie op vernietigen en bewaren van zaken en documenten is verplaatst naar de voorkant van het proces. Bij de inrichting van de zaakkaarten zijn de bewaar- en vernietigingsgegevens zo veel als mogelijk meegenomen zodat deze gegevens automatisch opgenomen worden in de zaakregistratie. Bij het afsluiten van het dossier wordt deze selectie gecontroleerd (denk bijvoorbeeld aan lokaal gevoelige zaken, precedentwerking en verleend, ingetrokken of geweigerd).

3.6 Kwaliteitsprocedures

Het digitaliseringproces bij de gemeente Waalwijk is ingericht met het oog op volledig digitaal werken en op het kunnen vervangen van de analoge documenten door digitale exemplaren. Om de vervanging mogelijk te maken, is het proces zo opgezet dat aan de betrouwbaarheid en kwaliteit van de digitale exemplaren niet getwijfeld kan worden. Om deze reden is er besloten om te scannen in kleur, waardoor het gescande exemplaar volledig identiek is aan het origineel.

Om de betrouwbaarheid en kwaliteit van de scans, de registraties en de opname in het beheerssysteem te waarborgen, voert het team HIIDVA een aantal kwaliteitscontroles uit waarbij de criteria juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid van belang zijn. Na constatering van een fout wordt het betreffende document opnieuw gescand. Deze controles zijn als volgt:

Controle van de scanapparatuur

De scanapparatuur wordt 1 keer per kwartaal gecontroleerd en gekalibreerd.

Controle van de scan

Bij het scannen wordt nauwgezet gecontroleerd op duidelijke leesbaarheid, juistheid en volledigheid van de scan. De volgende kwaliteitscontroles worden toegepast:

 Visuele controle van alle scans tijdens het scanproces door de Scanmedewerker (incl. controle op aantal pagina’s);

 Visuele controle van de scan door de Medewerker DigiDIV die het document registreert;

 Steekproefsgewijze controle van 25% van de gescande documenten door een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV.

Naast deze controles door het team HIIDVA wordt ook rekening gehouden met de constateringen van de behandelaar.

Controle op documentregistratie

 Controle tijdens de registratie door de Medewerker DigiDIV;

 Steekproefsgewijze controle van 25% van de documentregistraties door een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV;

 Controle of alle geregistreerde documenten gekoppeld zijn aan een zaak door een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV.

Controle op zaak/dossierregistratie

 Steekproefsgewijze controle van 25% van de zaak/dossierregistraties door een Kwaliteitsmedewerker DigiDIV (controle d.m.v. raadpleging van het startdocument van de zaak);

 Controle door de Medewerker DigiDIV bij het archiveren van een zaak/dossier (controle d.m.v. raadpleging besluit/afrondingsdocument) en bewaartermijn.

3.7 Procedure opslag en vernietiging

Na digitalisering en registratie worden de documenten gedurende een termijn van tenminste 13 weken bewaard. Mocht tijdens de behandeling op de vakafdeling blijken dat een gescand document toch niet goed leesbaar c.q. bruikbaar is, dan kan het betreffende analoge document nogmaals gescand worden.

De documenten worden op scandatum opgeslagen.

Tot het moment van vernietiging verblijven de analoge documenten in een afgesloten ruimte waar alleen geautoriseerde medewerkers toegang toe hebben. In deze fase vindt er geen uitlening plaats van de analoge documenten.

Nadat het besluit tot vervanging conform art. 6 van het Archiefbesluit 1995 is vastgesteld en bekendgemaakt, zal tot vernietiging van de analoge documenten worden overgegaan rekening houdende met de van toepassing zijnde termijnen zoals hierboven beschreven. Alle gescande documenten worden in blokken van 4 weken vernietigd. Dit geldt zowel voor de blijvend te bewaren documenten als voor de op termijn te vernietigen documenten. Het vernietigen geschiedt gelijktijdig met het opstellen van de verklaring van vervanging. Op de verklaring van vervanging wordt de scandatum van de documenten vermeld.

Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt een verklaring van vervanging opgesteld en door de hiertoe gemandateerde functionaris ondertekend (zie bijlage 1). De verklaring bevat een specificatie van de handelingen die zijn verricht ten aanzien van de digitalisering, controle en vernietiging van de vervangen analoge documenten in de betreffende periode. In de verklaring van vervanging wordt de scandatum van de documenten vermeld.

4. Technische inrichting

4.1 Documentatie gebruikte bestandsformaat

De originele documenten in A4 en A3-formaat worden in het formaat PDF gescand en vervolgens in het DMS naar het formaat PDF/a geconverteerd. De originele documenten groter dan A3 worden door een grootformaat scanner direct in het formaat PDF/a gescand. Er wordt geen compressie of verkleining toegepast.

4.2 Kwaliteit van de reproducties

Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt of het scannen in huis of door derden op een andere locatie wordt uitgevoerd. De kwaliteit (leesbaarheid) van de reproducties wordt berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (Quality Index).

Documenten ≤ A3

De documenten worden in kleur gescand. Voor gedrukte teksten wordt de kwaliteit gerelateerd aan lettergrootte (h = de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast in het originele document in mm) en resolutie (ppi). De formule om de kwaliteit van kleurenscans van gedrukte teksten te berekenen luidt:

QI = (ppi x 0,039h)/2

Het resultaat wordt onderverdeeld in drie groepen:

QI 8 = hoge kwaliteit (d.w.z. alles is bijzonder goed leesbaar)

QI 5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alles is goed leesbaar)

QI 3,6 = slechte kwaliteit (d.w.z. alles is met enige moeite leesbaar)

Bij scanning van analoge documenten in het DMS wordt het archiefbestand als een PDF/a opgeslagen. Deze PDF/a heeft een resolutie van 300 ppi. Bij een letterhoogte van 1 mm, wordt de kwaliteitsformule als volgt:

QI = (300 x 0,039 x 1) : 2 = 5,85 (De norm = 5)

Dit betekent dat alles goed leesbaar is. Aanvullend hierop:

- Alle tekst van het origineel moet aanwezig zijn in de scan. Een punt op een i moet als zodanig herkenbaar zijn.

- Letter loopt niet dicht .

- Alle lijnen en details van de letter zijn te onderscheiden .

- De lijnen van de letter zijn duidelijk van de achtergrond gescheiden .

- De letter is niet rafelig.

B. Tekeningen, afbeeldingen, plattegronden etc. >A3

Bij tekeningen (kaarten, afbeeldingen etc.) is de kwaliteit gerelateerd aan resolutie (ppi) en de breedte in mm van het kleinste detail dat in de reproductie zichtbaar moet zijn (w).

De formule om de kwaliteit van kleurenscans van afbeeldingen te berekenen luidt:

QI = ppi x 0,039w

Ook hierbij is sprake van een driedeling:

QI 2 = hoge kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn heel goed zichtbaar)

QI 1,5 = gemiddelde kwaliteit (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar)

QI < 1 = slechte kwaliteit (d.w.z. relevante details zijn nauwelijks zichtbaar)

Alle tekeningen etc. groter dan A3 zullen in kleur gescand worden met een resolutie van 200 ppi. Bij een lijndikte van 0,2 mm, wordt de kwaliteitsformule als volgt:

QI = 200 x 0,039 x 0,2 = 1,56 (De norm = 1,5)

Dit betekent dat bij het kleinste zichtbare detail van 0.2 mm nog altijd de QI 1,5 ruim gehaald wordt, namelijk 1,56. Hierdoor zijn alle relevante details zichtbaar.

4.3 Opslag van de reproducties

De reproducties worden opgeslagen op een Windows Server 2008 R2 Sp1. De totale opslagcapaciteit van de server bedraagt momenteel 1,5 TB (incl. OS). Het betreft een virtuele server binnen VM Ware ESX. De server draait dagelijks mee in de back-up procedure. De back-ups worden opgeslagen in een kluis in het stadhuis en een externe locatie. Wanneer een back-up wordt teruggezet, dient gecontroleerd te worden of deze (in de tussentijd) reeds vernietigde archiefbescheiden bevat. Als dat het geval is moeten deze opnieuw worden vernietigd.

5. Toekomstige conversie van bestanden

Indien toekomstige ontwikkelingen het noodzakelijk maken om bestanden en metadata naar een ander formaat te converteren, zal daar te zijner tijd een plan van aanpak voor geschreven moeten worden. Om een conversie mogelijk te maken, zal deze zo opgezet moeten zijn dat niet aan de betrouwbaarheid en kwaliteit van de bestanden getwijfeld kan worden.

Bijlage 1 Model verklaring van vervanging van archiefbescheiden

Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Waalwijk verklaart:

dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van het college van burgemeester en wethouders d.d. [datum]

de in dat besluit genoemde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties. Controle van de reproducties heeft plaatsgevonden volgens de procedures genoemd in het vervangingsbesluit.

De vervangen papieren archiefbescheiden die zijn gedigitaliseerd in de periode [datum vanaf] t/m [datum] zijn vernietigd door versnippering door [Bedrijfsnaam] op [datum].

Plaats

Datum

Ondertekening: