Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Castricum

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Castricum 2022

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieCastricum
OrganisatietypeGemeente
Officiële naam regelingReglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Castricum 2022
CiteertitelReglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Castricum 2022
Vastgesteld doorcollege van burgemeester en wethouders
Onderwerpbestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt het reglement van 10 juli 2018.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

artikel 52 van de Gemeentewet

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

23-06-2022nieuwe regeling

31-05-2022

gmb-2022-279791

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Castricum 2022

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Castricum;

 

gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;

 

besluit vast te stellen het:

 

Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Castricum 2022

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

  • 1.

    Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

  • 2.

    Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

  • 3.

    Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.

  • 4.

    Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

  • 1.

    Het college vergadert in de regel eenmaal per week op een in onderling overleg vast te stellen dag en tijdstip en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

  • 2.

    Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

  • 3.

    De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 3 Verhindering

  • 1.

    Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de secretaris.

  • 2.

    Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

Artikel 4 Agenda

  • 1.

    Voor elke vergadering wordt, als regel twee maal 24 uur van tevoren, door de secretaris aan de leden van het college digitaal een agenda met bijbehorende stukken beschikbaar gesteld. De volledige verzameling vergaderstukken ligt voor de leden in het gemeentehuis.

  • 2.

    Voor onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kan worden afgeweken van artikel 4 lid 1.

Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning

De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering

Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.

Artikel 7 Stemmingen

  • 1.

    Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

  • 2.

    Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

    • 3. a.

      Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

    • b.

      Indien daarbij de stemming beperkt is tot een persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

    • c.

      Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 8 Vergader- en besluitquorum

  • 1.

    In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

  • 2.

    Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

  • 3.

    Op de vergadering, bedoeld in lid 2, is lid 1 niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 9 Parafenbesluit en parafenlijst

  • 1.

    Besluiten komen buiten de vergadering tot stand door een parafenbesluit, zijnde een concept-besluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.

  • 2.

    De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een parafenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het college genomen parafenbesluiten. Indien de parafenbesluiten vermeld worden overeenkomstig artikel 8, lid 3, is de besluitenlijst tevens de parafenlijst.

  • 3.

    De parafenbesluiten worden geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de parafenlijst door de secretaris.

  • 4.

    De secretaris ondertekent de parafenlijst als zijnde naar waarheid opgemaakt en verstrekt elk lid van het college een kopie.

  • 5.

    Voorzover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de parafenlijst aan de gemeenteraad, voor de openbaarmaking van de parafenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze en voor de bekendmaking van de daarop vermelde parafenbesluiten.

Artikel 10 Verslag en Besluitenlijst

  • 1.

    De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst, verslag(terugkoppeling) en een besluitenlijst van de vergadering.

  • 2.

    De Besluitenlijst bevat ten minste:

    • a.

      de namen van de afwezige leden;

    • b.

      de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

    • c.

      een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst).

  • 3.

    Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

  • 4.

    De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

  • 5.

    Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.

Artikel 11 Openbare vergadering

  • 1.

    Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

  • 2.

    De bepalingen van dit reglement zijn voorzover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op de dag na bekendmaking.

Gelijktijdig wordt het op 10 juli 2018 vastgestelde reglement ingetrokken.

Artikel 13 Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: ‘Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Castricum 2022’.

Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 31 mei 2022.

Hoogachtend,

Burgemeester en wethouders van Castricum,

de secretaris,

de heer G.A. Suanet QC

de burgemeester,

de heer drs. A. Mans

Toelichting

Algemeen

Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast.

 

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde is in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).

 

Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging moet onderling geregeld worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.

 

Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen

Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.

Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.

Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken digitaal worden verzonden.

 

Artikel 3 Verhindering

Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.

 

Artikel 4 Agenda

De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 104 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.

 

Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.

 

Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering

Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.

 

Artikel 7 Stemmingen

In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.

 

Artikel 8 Vergader- en besluitquorum

De tekst van dit artikel komt overeen met artikel 56 Gemeentewet. Desondanks is deze tekst voor de volledigheid en overzichtelijkheid in het RvO opgenomen.

 

Artikel 9 Parafenbesluit en parafenlijst

Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn, hetzij op grond van het RvO, hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk.

 

Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen. Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het RvO opgenomen. In lid 1 is bepaald wanneer een concept-besluit aan te merken is als een parafenbesluit. Omdat duidelijk moet zijn wanneer een parafenbesluit genomen is, wordt in lid 3 de datum van een parafenbesluit gekoppeld aan de dagtekening van de parafenlijst in lid 2. Kort en krachtig komt dit artikel erop neer, dat de dagelijkse praktijk bij het nemen van parafenbesluiten door het college op een zodanige wijze is verwoord dat bevoegde parafenbesluiten worden genomen die, ook naar het oordeel van de VNG, de juridische toets van de Raad van State zal kunnen doorstaan.

 

Artikel 10 Verslag en besluitenlijst

Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.

 

De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.

 

Artikel 11 Openbare vergadering

Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 11 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.

 

Artikel 12 Inwerkingtreding

Dit artikel behoeft geen nadere uitleg.