Organisatie | Castricum |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Castricum 2022 |
Citeertitel | Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college gemeente Castricum 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het reglement van 10 juli 2018.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
23-06-2022 | nieuwe regeling | 31-05-2022 |
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
Artikel 5 Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6 Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit te nodigen teneinde zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.
Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussenstemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.
Artikel 9 Parafenbesluit en parafenlijst
Besluiten komen buiten de vergadering tot stand door een parafenbesluit, zijnde een concept-besluit waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door geen van de leden van het college is aangegeven dat bespreking in een vergadering van het college gewenst is en waarop binnen een circulatietermijn van vijf werkdagen door ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden buiten de vergadering voor akkoord is geparafeerd, waarna het als definitief meerderheidsbesluit wordt beschouwd.
De secretaris draagt zorg voor het periodiek opstellen van een parafenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, met vermelding van de door het college genomen parafenbesluiten. Indien de parafenbesluiten vermeld worden overeenkomstig artikel 8, lid 3, is de besluitenlijst tevens de parafenlijst.
Voorzover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor spoedige toezending van de parafenlijst aan de gemeenteraad, voor de openbaarmaking van de parafenlijst op de in de gemeente gebruikelijke wijze en voor de bekendmaking van de daarop vermelde parafenbesluiten.
Artikel 10 Verslag en Besluitenlijst
Aan de hand van het verslag wordt een besluitenlijst opgesteld voor toezending aan de leden van de raad. Voorzover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college op 31 mei 2022.
Hoogachtend,
Burgemeester en wethouders van Castricum,
de secretaris,
de heer G.A. Suanet QC
de burgemeester,
de heer drs. A. Mans
Ingevolge artikel 52 Gemeentewet stelt het college een reglement van orde voor zijn vergaderingen en andere werkzaamheden vast.
Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
In het eerste lid van dit artikel wordt een onderwerp geregeld zoals dat aan de orde is in het zogenaamde constituerend beraad, de eerst vergadering van het college direct na de raadsvergadering waarin de wethouders zijn benoemd. Wellicht ten overvloede wordt er op gewezen dat het college als geheel de verantwoordelijkheid draagt voor de uitgeoefende taken, dit ondanks de portefeuilleverdeling en het eventueel gebruikmaken van de mogelijkheid die in artikel 168 Gemeentewet geboden wordt (mandaat aan individuele leden van het college).
Naast de verdeling van de werkzaamheden kan de onderlinge vervanging worden geregeld. De vervanging moet onderling geregeld worden of, indien mogelijk gezien het aantal wethouders (artikel 36 Gemeentewet), door het (tijdelijk) aanstellen van een extra wethouder. Met het derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 77 Gemeentewet. Ter wille van de nodige flexibiliteit is gekozen voor een algemene formulering. Het vierde lid is een voorwaarde om de vervangingsprocedure in werking te kunnen zetten.
Artikel 2 Dag en plaats van de vergaderingen
Met het eerste en derde lid wordt voldaan aan het gestelde in artikel 53, eerst lid Gemeentewet. Ook hier is weer gekozen voor een algemeen flexibele formulering, waardoor de mogelijkheid bestaat in bijzondere gevallen af te wijken. Uit het tweede deel van het eerste lid en het tweede lid volgt dat ook de burgemeester, als voorzitter van het college (zie artikel 34 Gemeentewet), maar ook een lid van het college ervoor kan zorgen dat een extra vergadering wordt gehouden. De formulering van het bepaalde in het tweede lid houdt overigens niet in dat de burgemeester de bevoegdheid zou toekomen een extra vergadering tegen te houden. De imperatieve formulering van het eerst lid staat daaraan in de weg.
Het tweede lid geeft verder de procedure voor een extra vergadering weer.
Hier zou ook bepaald kunnen worden dat voor de extra vergadering de stukken digitaal worden verzonden.
Dit artikel is naast een vastlegging van de procedure ook van belang om wellicht al voorafgaand aan de vergadering te kunnen constateren dat het benodigde quorum voor besluitvorming niet gehaald wordt ( artikel 56 Gemeentewet). De voorzitter kan dan een nieuwe vergadering beleggen.
De rol van de gemeentesecretaris bij de collegevergaderingen wordt in de artikelen 103 tot en met 104 van de Gemeentewet aangegeven. Nadere uitwerking van de taken van de secretaris vindt enerzijds plaats in dit reglement. In dit artikel wordt aangegeven dat de secretaris verantwoordelijk is voor het doen toekomen van de agenda aan de collegeleden.
Tevens is kort aangegeven hoe zaken van spoedeisend belang worden geagendeerd. De secretaris zal al naar gelang de omstandigheden dienen af te wegen of ten aanzien van de spoedeisende onderwerpen van tevoren gecommuniceerd wordt met de collegeleden of dat dit in de vergadering gebeurt.
Artikel 5 en 6 Ambtelijke ondersteuning en deelname van derden aan vergadering
Artikel 57 en 55 eerste lid Gemeentewet geven indirect aan dat het mogelijk is dat naast de collegeleden en de secretaris anderen bij de vergadering aanwezig kunnen zijn. Deze Gemeentewetartikelen geven aan dat de onschendbaarheid en de eventueel opgelegde geheimhouding voor allen aanwezig bij de vergadering geldt. Artikel 5 geeft allereerst de rol van de gemeentesecretaris weer.
In de eerste plaats moet hier worden gewezen op artikel 56 Gemeentewet, dat een regeling bevat met betrekking tot zowel het vergader- als het besluitquorum ten aanzien van de vergaderingen van het college. Hoewel het ingevolge de Memorie van Toelichting bij dit artikel aan het college vrijstaat in het reglement van orde een zwaarder quorumvereiste te stellen, is hiervoor niet gekozen; het in de wet terzake opgenomen stelsel is daarmee onverkort van toepassing.
Artikel 8 Vergader- en besluitquorum
De tekst van dit artikel komt overeen met artikel 56 Gemeentewet. Desondanks is deze tekst voor de volledigheid en overzichtelijkheid in het RvO opgenomen.
Artikel 9 Parafenbesluit en parafenlijst
Doordat met een parafenbesluit in materiële zin besluitvorming buiten de collegevergadering plaatsvindt, dient dit bekend gemaakt te zijn, hetzij op grond van het RvO, hetzij op grond van een bekend gemaakte vaste praktijk.
Daarbij moet bepaald zijn dat in een vergadering van het college de mogelijkheid bestaat tot beraadslaging en besluitvorming over het te nemen (parafen)besluit en moet tevens duidelijk zijn wanneer het besluit wordt genomen. Om te komen tot bevoegd genomen parafenbesluiten is dit artikel in het RvO opgenomen. In lid 1 is bepaald wanneer een concept-besluit aan te merken is als een parafenbesluit. Omdat duidelijk moet zijn wanneer een parafenbesluit genomen is, wordt in lid 3 de datum van een parafenbesluit gekoppeld aan de dagtekening van de parafenlijst in lid 2. Kort en krachtig komt dit artikel erop neer, dat de dagelijkse praktijk bij het nemen van parafenbesluiten door het college op een zodanige wijze is verwoord dat bevoegde parafenbesluiten worden genomen die, ook naar het oordeel van de VNG, de juridische toets van de Raad van State zal kunnen doorstaan.
Artikel 10 Verslag en besluitenlijst
Dit artikel regelt de verslagleggende taak van de secretaris en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Als op grond van artikel 55 van de Gemeentewet door het college een geheimhoudingsplicht is opgelegd, zal ten aanzien van de beraadslaging en eventuele besluiten over dit onderwerp een afzonderlijk verslag moeten worden gemaakt. Dit zal door de secretaris afzonderlijk moeten worden bewaard totdat de geheimhouding is opgeheven.
De Wet dualisering gemeentebestuur introduceert het begrip ‘besluitenlijst’. Hierdoor is de bepaling over de verslaglegging aangepast. Op grond van artikel 60 Gemeentewet kan de raad regelen van welke beslissingen van het college de raad op de hoogte gesteld wil worden. In het vijfde lid is uitgewerkt hoe de besluitenlijst totstandkomt. Gekozen is voor een regeling waarbij de informatie over de besluitenlijst snel beschikbaar is en niet gewacht hoeft te worden totdat het verslag is vastgesteld. De openbaarmaking geschiedt op de in de gemeente gebruikelijke wijze.
Artikel 11 Openbare vergadering
Ingevolge artikel 54 Gemeentewet is hoofdregel dat de vergaderingen met gesloten deuren plaatsvinden. Het college kan daar zelf van afwijken. Via artikel 11 wordt dit ook uitdrukkelijk aan het college overgelaten. Indien een vergadering van het college openbaar is, bepaalt het tweede lid van artikel 53 Gemeentewet dat de burgemeester dag, plaats en tijdstip daarvan bekend moet maken.