Verordening op de agendacommissie Hoeksche Waard 2022‎

Artikel 1. Begripsbepalingen

• a.

  Agendacommissie: een door de raad ingesteld orgaan dat de agenda’s voor de raadsvergaderingen en raadscommissievergaderingen alsmede de overige vergaderingen van de raad en zijn commissies voorbereidt.

• b.

  BOB-vergadermodel: wijze van vergaderen waarbij het besluitvormingsproces is ingericht langs de fasen van beeld-, oordeels- en besluitvorming;

• c.

  Voorzitter: de voorzitter van de agendacommissie of dienst plaatsvervanger;

• d.

  Griffier: de griffier van de raad of dienst plaatsvervanger;

• e.

  Presidium: een door de raad ingesteld orgaan met een algemeen adviserende rol met betrekking tot aanbevelingen en voorstellen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad.

Artikel 2. Samenstelling

• 1.

  De raad heeft een agendacommissie.

• 2.

  De leden van de agendacommissie zijn de voorzitters en hun plaatsvervangers van de raadscommissies, zoals aangegeven in de artikelen 8 tot en met 11 van het Reglement van orde raad van Hoeksche Waard 2022 en de waarnemend voorzitter van de gemeenteraad.

• 3.

  De voorzitter van de agendacommissie en de plaatsvervangend voorzitter worden uit hun midden gekozen.

• 4.

  De voorzitter van de raad en de griffier zijn adviseurs van de agendacommissie.

• 5.

  De voorzitter van de agendacommissie kan voorstellen de gemeentesecretaris uit te nodigen voor een vergadering van de agendacommissie.

Artikel 3. Taken en bevoegdheden van de agendacommissie

• 1.

  De agendacommissie stelt een vergaderschema vast voor alle vergaderingen waar de raad en raadscommissie(s) bij zijn betrokken of bij worden gevraagd, en legt dit ter advisering voor aan het presidium.

• 2.

  De agendacommissie heeft als taak de voorlopige agenda’s van de raadsvergadering en de raadscommissies, die vergaderen volgens het BOB-vergadermodel, vast te stellen voordat de oproepen, zoals bedoeld in de artikelen 15 en 16 van het Reglement van orde, worden verzonden.

• 3.

  Indien na de termijn zoals bedoeld in lid 2, maar uiterlijk 48 uur voor aanvang van de vergadering, een verzoek wordt ontvangen voor aanpassing van de agenda, dan beslist de agendacommissie over dit verzoek.

• 4.

  De agendacommissie heeft voorts als taak planning van activiteiten en werkbezoeken van de gemeenteraad en raadscommissies voor te bereiden.

• 5.

  Alle agenderingsverzoeken worden voorgelegd en getoetst door de agendacommissie. Dat geldt eveneens voor aanvullende agenda’s, zoals bedoeld in de artikelen 15, 16 en 17 van het Reglement van Orde.

• 6.

  De agendacommissie en de griffier bewaken de procedures voor de aanlevering van de vergaderstukken op kwaliteit, tijdigheid en volledigheid.

• 7.

  De agendacommissie verwijst een vergaderstuk terug naar de indiener als het stuk naar haar oordeel niet voldoet aan de in het vorige lid genoemde eisen.

• 8.

  De agendacommissie kan voorstellen doen over de wijze van behandeling van een vergaderstuk in de raadscommissie en/of de raad.

• 9.

  De agendacommissie is, naast de taken die haar in deze verordening worden opgedragen, belast met het uitvoeren van de taken die haar in het Reglement van orde zijn opgedragen.

Artikel 4. Vergaderfrequentie en -locatie

• 1.

  De agendacommissie vergadert in fysieke samenstelling periodiek, met een frequentie gelijk aan de vergaderingen van de raad en de raadscommissies. De vergaderdata worden vastgelegd in het vergaderschema voor alle vergaderingen.

• 2.

  De fysieke vergaderingen van de agendacommissie vinden plaats in het gemeentehuis te Oud-Beijerland, tenzij de voorzitter van de agendacommissie besluit elders te vergaderen.

• 3.

  De agendacommissie overlegt en/of besluit digitaal op de vastgelegde vergaderdata en op die momenten dat een advies van de agendacommissie noodzakelijk is en er niet fysiek vergaderd kan worden, of hoeft te worden naar het oordeel van de voorzitter.

Artikel 5. Uitnodiging

• 1.

  De voorzitter van de agendacommissie stuurt uiterlijk 7 dagen voorafgaand aan de vergadering van de agendacommissie een elektronische uitnodiging onder vermelding van dag, tijdstip en de plaats van de vergadering.

• 2.

  Met de uitnodiging worden de agenda en bijbehorende stukken voor de vergadering beschikbaar gesteld.

Artikel 6. Agenda, besluitenlijst

• 1.

  Bij de aanvang van de vergadering stelt de agendacommissie de agenda vast.

• 2.

  De beraadslagingen worden in een besluitenlijst samengevat.

• 3.

  De concept-besluitenlijst wordt in het raadsinformatiesysteem geplaatst en in de eerstvolgende vergadering van de agendacommissie vastgesteld.

Artikel 7. Stemming

• 1.

  Elk lid van de agendacommissie heeft één stem.

• 2.

  De agendacommissie kan geen besluiten nemen indien niet meer dan de helft van de leden aanwezig is.

• 3.

  Alle besluiten worden genomen bij meerderheid van stemmen. Op de stemmingen zijn voor zover mogelijk de artikelen 28 tot en met 32 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing.

Artikel 8. Onvoorziene omstandigheden

In gevallen waarin deze verordening niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van de verordening beslist de agendacommissie op voorstel van de voorzitter.

Artikel 9. Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  De verordening treedt in werking vanaf de dag na bekendmaking.

• 2.

  De verordening wordt aangehaald als: Verordening op de agendacommissie Hoeksche Waard 2022.