Hoofdstuk 2 Instelling, taken en samenstelling
Artikel 2 Taken
- 1.
De vertrouwenscommissie heeft tot taak de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden.
- 2.
Een afvaardiging van de vertrouwenscommissie (klankbordcommissie) heeft tot taak een klankbordgesprek te houden met de burgemeester.
Artikel 3 Samenstelling vertrouwenscommissie
- 1.
De vertrouwenscommissie bestaat uit een raadslid van iedere fractie, te benoemen door en uit de gemeenteraad.
- 2.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend voorzitter van de vertrouwenscommissie is, kiest de vertrouwenscommissie deze uit haar midden.
- 3.
De vertrouwenscommissie kent geen plaatsvervangende leden.
Artikel 4 Ambtelijke ondersteuning
- 1.
De raadsgriffier is secretaris van de vertrouwenscommissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de vertrouwenscommissie.
- 2.
De raad kan bepalen dat een plaatsvervangend griffier of de gemeentesecretaris als plaatsvervangend secretaris ter ambtelijke ondersteuning aan de vertrouwenscommissie wordt toegevoegd.
- 3.
De (plaatsvervangend) secretaris is geen lid van en heeft geen stemrecht in de vertrouwenscommissie.
Artikel 5 Adviseur
- 1.
De gemeenteraad kan een of meerdere wethouders benoemen als adviseur in verband met de vervulling van de artikel 2, lid 1 genoemde taken.
- 2.
De adviseur kan worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie;
- 3.
Een adviseur is geen lid van, en heeft geen stemrecht in, de commissie.
Artikel 6 Vergaderingen
- 1.
De vertrouwenscommissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste twee leden dit noodzakelijk achten. De vertrouwenscommissie vergadert niet indien niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.
- 2.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen tot de vergadering op:
- a.
de leden van de vertrouwenscommissie;
- b.
de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft;
- c.
de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;
- d.
de adviseur indien een adviseur aan de vertrouwenscommissie is toegevoegd.
- 3.
De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 48 uur voorafgaand aan de vergadering.
Artikel 7 Stemming
De vertrouwenscommissie besluit bij de voorbereiding van een aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden geen bevindingen van de vertrouwenscommissie, maar de verschillende meningen in het in artikel 7 bedoelde verslag opgenomen.
Artikel 8 Verslag
- 1.
De vertrouwenscommissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris. Dit schriftelijke en geheime verslag bevat in ieder geval:
- a.
een weergave van de wijze waarop de vertrouwenscommissie haar werkzaamheden heeft verricht;
- b.
een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de vertrouwenscommissie; bij benoemingen wordt in het verslag van bevindingen ook de volgorde van plaatsing van de kandidaten op aanbeveling gemotiveerd;
- c.
de vermelding of er sprake is van unanimiteit binnen de vertrouwenscommissie.
- 2.
Indien de commissie niet tot een unaniem oordeel kan komen, worden de bevindingen die aan de raad worden aangeboden, vastgesteld bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Het gevoelen van de minderheid wordt desgewenst in het verslag vermeld.
Artikel 9 Geheimhouding
- 1.
Op alle informatie van de vertrouwenscommissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt.
- 2.
De vergaderingen van de vertrouwenscommissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de vertrouwenscommissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht.
- 3.
Stukken die van de vertrouwenscommissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of bij de secretaris ter inzage gelegd. Stukken bestemd voor de vertrouwenscommissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de geheimhouding in deze procesgang wordt gegarandeerd.
- 4.
Aan degenen die geen lid zijn van de vertrouwenscommissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek.
- 5.
De vertrouwenscommissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
- 6.
De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de vertrouwenscommissie wordt ontbonden van kracht of indien leden geen deel meer uitmaken van de vertrouwenscommissie.
Artikel 10 Archivering
- 1.
De secretaris van de vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte.
- 2.
De secretaris van de vertrouwenscommissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn.
Artikel 11 Contactpersoon
De voorzitter van de vertrouwenscommissie treedt op als contactpersoon naar buiten.
Hoofdstuk 3 Bepalingen inzake de benoeming
Artikel 12 Informatie over en gesprek met sollicitant
De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de vertrouwenscommissie. De vertrouwenscommissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.
Artikel 13 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
- 1.
De vertrouwenscommissie brengt van haar bevindingen een schriftelijk en geheim verslag uit aan de raad en aan de commissaris.
- 2.
Het in artikel 8 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van minstens twee personen.
Artikel 14 Ontbinding
Lopende een procedure inzake herbenoeming is ontbinding van de vertrouwenscommissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is benoemd.
Hoofdstuk 4 Bepalingen inzake de herbenoeming
Artikel 15 Informatie over en gesprek met de burgemeester
- 1.
De vertrouwenscommissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester.
- 2.
Alvorens haar schriftelijke en geheime verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris en de burgemeester te zenden, bespreekt de vertrouwenscommissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een geheim verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.
Artikel 16 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging
- 1.
Het in artikel 8 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming en het verslag van het gesprek met de burgemeester over het concept-verslag van bevindingen.
- 2.
Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de vertrouwenscommissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld.
Artikel 17 Ontbinding
Lopende een procedure inzake herbenoeming is ontbinding van de vertrouwenscommissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit al dan niet is herbenoemd.
Hoofdstuk 5 Bepalingen inzake de klankbordgesprekken
Artikel 18 Samenstelling klankbordcommissie
- 1.
Er is een klankbordcommissie die een klankbordgesprek houdt met de burgemeester.
- 2.
De klankbordcommissie bestaat uit een oneven aantal afgevaardigden van ten minste drie leden van de vertrouwenscommissie, zodanig dat de coalitie en oppositie elk met tenminste een raadslid vertegenwoordigd zijn.
- 3.
De vertrouwenscommissie benoemt de leden van de klankbordcommissie uit haar midden.
- 4.
De klankbordcommissie kiest een voorzitter uit haar midden.
- 5.
De raadsgriffier geeft ambtelijke ondersteuning aan de klankbordcommissie.
- 6.
Indien de klankbordcommissie uit drie leden bestaat wijst de vertrouwenscommissie bij ziekte of langdurige afwezigheid van een lid van de klankbordcommissie een vervanger uit de vertrouwenscommissie aan.
Artikel 19 Klankbordgesprekken
- 1.
De klankbordcommissie houdt ten minste één keer per jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.
- 2.
Indien de klankbordcommissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de klankbordcommissie tussentijds een klankbordgesprek.
- 3.
De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de klankbordcommissie en de burgemeester ten minste 48 uur voorafgaand aan de vergadering op.
- 4.
De raadsgriffier agendeert en organiseert de klankbordgesprekken.
Artikel 20 Voorbereiding en inhoud
- 1.
De klankbordcommissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester.
- 2.
De klankbordcommissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de klankbordcommissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.
- 3.
Bij verhindering van meer dan één lid van de klankbordcommissie zorgt de raadsgriffier voor een nieuwe afspraak. Uitgangspunt is het plannen van een afspraak waarbij alle leden van de commissie aanwezig kunnen zijn.
Artikel 21 Bijzondere bepalingen betreffende het verslag
- 1.
De raadsgriffier stelt een beknopt verslag in conceptvorm op. Het verslag bevat gegevens van de tijd, de plaats en de rol van de aanwezigen bij het gesprek en geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
- 2.
De verslagen van de gesprekken in een ambtsperiode wegen mee bij het oordeel over een eventuele herbenoeming van de burgemeester.
- 3.
Het verslag wordt in drievoud opgesteld en door ondertekening door de leden van de klankbordcommissie en de burgemeester vastgesteld.
- 4.
De leden van de raad kunnen het vastgestelde verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt.
- 5.
Een afschrift van het verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris gestuurd.
Hoofdstuk 6 Slotbepalingen
Artikel 22 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de vertrouwenscommissie.
Artikel 23 Ontbinding vertrouwenscommissie
De vertrouwenscommissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.
Artikel 24 Inwerkingtreding
- 1.
De verordening herbenoemingscommissie burgemeester gemeente Heemskerk 2018 (BIRB/2018/2798), zoals vastgesteld op 20 december 2018 wordt ingetrokken per 9 juni 2022.
- 2.
Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking en werkt terug tot en met 9 juni 2022.
- 3.
De verordening wordt aangehaald als “Verordening vertrouwenscommissie Heemskerk 2022”.