Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten,
gelet op artikel 52 van de Gemeentewet;
B E S L U I T:
vast te stellen het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Dronten 2022 (Reglement van orde college 2022).
Artikel 1. Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging
- 1.
Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.
- 2.
Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.
- 3.
Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering of ontstentenis.
- 4.
Een collegelid dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.
- 5.
Als de secretaris is verhinderd, wordt diegene vervangen door een door het college aan te wijzen loco-secretaris.
Artikel 2. Dag en plaats van de vergaderingen
- 1.
Het college vergadert in de regel elke dinsdag vanaf 9.00 uur, voor zo ver deze dag geen algemeen erkende feestdag is als bedoeld in de Algemene termijnenwet, en voorts zo vaak als de voorzitter of een ander collegelid het nodig acht.
- 2.
Indien een collegelid een extra vergadering nodig acht, verzoekt diegene onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering – onder vermelding van de te bespreken onderwerpen – die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.
- 3.
De vergaderingen worden als regel in het Huis van de gemeente en met gesloten deuren gehouden, tenzij het college anders beslist.
Artikel 3. Verhindering
- 1.
Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft diegene daarvan kennis aan de secretaris.
- 2.
Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan de vervanger van de secretaris.
Artikel 4. Agenda
- 1.
De secretaris stelt voor elke vergadering de agenda samen.
- 2.
Een voorstel wordt op de agenda geplaatst indien door of namens de secretaris is getoetst of het voorstel gelet op de kwaliteit, de compleetheid van de stukken en de gevolgde procedure gereed is voor behandeling in de vergadering.
- 3.
De agenda wordt als regel op de donderdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris aan de leden van het college digitaal toegezonden, onderverdeeld in bespreekstukken en paraafstukken.
- 4.
Het college stelt bij aanvang van de vergadering de agenda vast.
- 5.
Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het tweede lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie worden aangemeld bij de secretaris. Onverminderd het bepaalde in lid 5 beslist de secretaris over agendering
Artikel 5. Ambtelijke ondersteuning
De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.
Artikel 6. Deelneming derden aan de vergadering
Het college kan besluiten een ambtelijk medewerker of derden voor een vergadering uit
te nodigen teneinde diens mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te verschaffen op een agendapunt.
Artikel 7. Stemmingen
- 1.
Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.
- 2.
Paraafstukken waarvan alle leden door middel van digitale accordering te kennen hebben gegeven dat zij daarmee instemmen, worden niet ter bespreking of voor stemming ingebracht. Het besluit is in dat geval genomen conform het voorstel, tenzij één van de leden staande de vergadering het besluit alsnog ter bespreking opvoert.
- 3.
Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd.
Artikel 8. Besluitenlijst
- 1.
De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst van de vergadering.
- 2.
De besluitenlijst bevat ten minste:
- a.
de namen van voorzitter, de secretaris en de aan- en afwezige leden;
- b.
de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;
- c.
een formulering van de door het college genomen besluiten (besluitenlijst);
- d.
een zakelijk verslag van de inbreng tijdens de informatie-uitwisseling en de in de vergadering gevoerde gesprekken met derden.
- 3.
De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
- 4.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt en toegezonden aan de leden van de raad. Op de besluitenlijst staan tevens de besluiten vermeld die vooraf aan de collegevergadering hebben gerouleerd en via digitale accordering akkoord zijn zonder bespreking.
Artikel 9. Openbare vergadering
- 1.
Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.
- 2.
De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.
Artikel 10. Werkwijze bij ontbreken van het quorum
- 1.
In het geval dat het quorum niet behaald kan worden en een besluit door accordering niet mogelijk is, zijn de (loco)burgmeester en (loco)secretaris gemachtigd om namens het college alle noodzakelijke besluiten te nemen die worden voorgelegd aan het college.
- 2.
De (loco)burgemeester en (loco)secretaris kunnen een collegevoorstel zonder quorum tot spoedeisend bestempelen.
Artikel 11. Intrekking en inwerkingtreding
- 1.
Het op 10 juli 2018 vastgestelde Reglement van orde college 2018 wordt ingetrokken.
- 2.
Dit reglement treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
Artikel 11. Citeertitel
Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde college 2022.