Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost Gelderland 2022

Het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

gelet op artikel 20 van de Financiële verordening Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2021;

gelet op de Organisatieregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2022, de Mandaatregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2022 en het Ondermandaatbesluit Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2022;

besluit vast te stellen de:

Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2022;

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

Deze regeling verstaat onder:

a. algemeen bestuur: het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

b. begroting: de door het algemeen bestuur vastgestelde begroting waarin per programma doelstellingen, activiteiten en middelen opgenomen zijn om beleidsdoelen, prestaties en activiteiten te realiseren;

c. beheersing: het rechtmatig, doelmatig en doeltreffend handelen op het geheel aan inkomsten en uitgaven en bij het realiseren van de doelen en de prestaties;

d. besteller: degene die verplichtingen aangaat;

e. budget: een in de begroting opgenomen bedrag voor het realiseren van doelen en activiteiten, die betrekking hebben op de exploitatie;

f. budgetgesprek: het periodiek overleg tussen de directeur en het afdelingshoofd, waarin het afdelingshoofd informatie verstrekt en verantwoording aflegt over de doelstellingen, activiteiten en middelen, door het afdelingshoofd voorbereid met de door hem aangewezen deelbudgethouders en de adviseurs Bedrijfsvoering, met gebruikmaking van informatie uit de bedrijfsvoeringsystemen;

g. budgethouder: degene die ambtelijk verantwoordelijk is voor de beheersing van de budgetten;

h. dagelijks bestuur: het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

i. deelbudgethouder: degene die ambtelijk verantwoordelijk is voor de beheersing van één of meer deelbudgetten;

j. directeur: de algemeen directeur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

k. krediet: het budget voor de realisatie van een investering;

l. prestatie-akkoord-verklaarder: degene die de prestatieleveringen beoordeelt op juistheid, tijdigheid en volledigheid;

m. programma: onderdeel van de begroting en onderdeel van het jaarverslag en het geheel van daarbij horende doelen, activiteiten en middelen en prestaties;

n. veiligheidsregio: de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland;

o. verplichting: een financiële verplichting die volgt uit het aangaan van een overeenkomst tot levering van goederen, werken en/of diensten, een besluit/beschikking, een rechterlijke uitspraak of anderszins en die leidt tot een financiële beheershandeling (bijvoorbeeld een betaling, inning of een verrekening van een geldbedrag).

Artikel 2 Autorisatie van budgetten

1. Met het vaststellen van de begroting stelt het algemeen bestuur de budgetten en kredieten vast voor de te realiseren beleidsdoelen en activiteiten die in de begroting zijn opgenomen en geeft het algemeen bestuur aan het dagelijks bestuur bestuurlijke autorisatie tot het uitvoeren van de begroting.

2. Het dagelijks bestuur draagt de ambtelijke eindverantwoordelijkheid voor de uitvoering van de begroting op aan de directeur als budgethouder.

3. De budgethouder draagt de uitvoering op aan deelbudgethouders.

4. De verantwoordelijkheid van budgetten van deelbudgethouders wordt geregistreerd en zichtbaar vastgelegd in de begroting c.q. het financieel systeem.

Artikel 3 Directeur

1. De directeur is als budgethouder te allen tijde ambtelijk eindverantwoordelijk voor de beheersing van alle budgetten.

2. De directeur is, als hij ambtelijk opdrachtgever is van een programma- en/of projectplan, te allen tijde ambtelijk verantwoordelijk voor de beheersing van alle budgetten die tot het programma- en/of projectplan behoren, onverminderd de eigen verantwoordelijkheid van de ambtelijk opdrachtnemer.

3. De directeur kan, onverminderd zijn eindverantwoordelijkheid op grond van het bepaalde in het eerste en tweede lid en artikel 2, tweede lid, het beheersen van nader te bepalen budgetten en het uitvoeren van de begroting beleggen bij een afdelingshoofd, een teamleider, een districtscommandant, een projectleider of, indien hij dit nodig oordeelt voor een efficiënte taakuitoefening, een medewerker, en deze als deelbudgethouder aanwijzen.

4. De budgethouder kan zelf deelbudgethouder zijn, onverminderd zijn eindverantwoordelijkheid op grond van het bepaalde in het eerste lid.

Artikel 4 Afdelingshoofd

1. Het afdelingshoofd is te allen tijde ambtelijk verantwoordelijk voor de beheren van alle budgetten die tot het taakgebied van zijn afdeling behoren en waarvoor hij als deelbudgethouder is aangewezen.

2. Het afdelingshoofd is, als hij ambtelijk opdrachtgever is van een programma- en/of projectplan, te allen tijde ambtelijk verantwoordelijk voor de beheren van alle aan hem toegekende budgetten.

3. Het afdelingshoofd kan, onverminderd zijn eindverantwoordelijkheid op grond van het bepaalde in het eerste en tweede lid en artikel 2, tweede lid, het beheren van nader te bepalen budgetten en het uitvoeren van de begroting beleggen bij een teamleider, een districtscommandant, een projectleider of, indien hij dit nodig oordeelt voor een efficiënte taakuitoefening, een medewerker, en deze als deelbudgethouder aanwijzen.

Artikel 5 Teamleider, districtscommandant, projectleider en medewerker

1. De teamleider en de districtscommandant zijn te allen tijde ambtelijk verantwoordelijk voor de beheersing van alle budgetten die tot het taakgebied van het team danwel het district behoren en waarvoor zij als deelbudgethouder zijn aangewezen.

2. De projectleider is te allen tijde ambtelijk verantwoordelijk voor de beheersing van alle budgetten die tot het project behoren en waarvoor hij als deelbudgethouder is aangewezen.

3. De medewerker is te allen tijde ambtelijk verantwoordelijk voor de beheersing van alle budgetten, waarvoor hij als deelbudgethouder is aangewezen.

Artikel 6 Taken en verantwoordelijkheden deelbudgethouder

De deelbudgethouder is verantwoordelijk voor:

a. het opstellen van onderbouwde en toereikende voorcalculaties bij de raming van het budget;

b. het bewaken van het verloop van het budget en het realiseren van doelen en prestaties;

c. het beheersen van de risico’s bij het budget;

d. het opstellen van prognoses;

e. een doelmatig, doeltreffend en rechtmatig budgetbeheer;

f. de informatievoorziening en het afleggen van verantwoording, zowel tussentijds als op formele momenten in de planning & controlcyclus, over het budget, zowel inhoudelijk als financieel;

g. het tijdig realiseren van de geraamde inkomsten;

h. het juist en tijdig afhandelen van facturen, inclusief het (laten) controleren van de factuur en het (laten) vaststellen of de factuur overeenkomt met de geleverde prestaties en gemaakte afspraken.

Artikel 7 Prestatie-akkoord-verklaarder

1. De deelbudgethouder geeft per budget één of meer medewerkers de rol van prestatie-akkoord-verklaarder.

2. De prestatie-akkoord-verklaarder ondersteunt de deelbudgethouder bij de uitoefening van zijn verantwoordelijkheden.

3. De prestatie-akkoord-verklaarder toetst de inhoudelijke en rekenkundige juistheid van de factuur.

4. De prestatie-akkoord-verklaarder beoordeelt of de geleverde prestatie en prijs conform afspraak zijn gefactureerd.

5. De prestatie-akkoord-verklaarder zorgt volgens een door de budgethouder vast te stellen werkwijze voor de juiste codering van een factuur.

6. De prestatie-akkoord-verklaarder stelt vast dat de prestatie ook daadwerkelijk is geleverd en legt dit vast volgens een door de budgethouder vast te stellen werkwijze.

Artikel 8 Besteller

1. De deelbudgethouder kan bestellers aanwijzen.

2. De deelbudgethouder kan optreden als besteller.

Artikel 9 Registratie deelbudgethouder, prestatie-akkoord-verklaarder en besteller

Vastgelegd wordt wie deelbudgethouder, prestatie-akkoord-verklaarder of besteller is, waar mogelijk in het financiële systeem.

Artikel 10 Voorschriften en beperkingen

1. Per budget is er één deelbudgethouder.

2. Een deelbudgethouder of prestatie-akkoord-verklaarder mag geen betalingen aan zichzelf accorderen.

3. Een deelbudgethouder of prestatie-akkoord-verklaarder die geen aanstelling danwel arbeidsovereenkomst met de VNOG heeft, kan geen factuur van de organisatie accorderen met wie hij een arbeidsovereenkomst heeft.

4. Prestatie-akkoord-verklaarders en bestellers kunnen niet dezelfde personen zijn binnen eenzelfde inkoopopdracht respectievelijk bestelling met de daaraan gekoppelde levering en factuurafhandeling.

Artikel 11 Verantwoording

1. De directeur is als budgethouder aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan het dagelijks bestuur over het verloop van alle budgetten.

2. Het afdelingshoofd is, al dan niet als deelbudgethouder, aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan de directeur over het verloop van alle budgetten binnen zijn afdeling en, als hij ambtelijk opdrachtgever is van een programma- en/of projectplan, voor het verloop van alle budgetten die tot het programma- en/of projectplan behoren. De verantwoording vindt periodiek plaats, in ieder geval in het budgetgesprek. Van het budgetgesprek wordt schriftelijk verslag gelegd. De directeur regelt de vastlegging van de budgetgesprekken.

3. De teamleider is, al dan niet als deelbudgethouder, aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan het afdelingshoofd dan wel de directeur over het verloop van alle budgetten binnen zijn team.

4. De districtscommandant is, al dan niet als deelbudgethouder, aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan het afdelingshoofd dan wel de directeur over het verloop van alle budgetten binnen zijn district.

5. De projectleider is, al dan niet als deelbudgethouder, aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan de directeur danwel het afdelingshoofd over het verloop van alle budgetten binnen zijn project.

6. Een medewerker is, al dan niet als deelbudgethouder, aanspreekbaar door en verantwoording verschuldigd aan de directeur danwel het afdelingshoofd over het verloop van de aan hem toegekende budgetten.

7. De verantwoording aan de deelbudgethouder door de functionarissen, zoals genoemd in het derde tot en met het zesde lid, geschiedt in de voorbereiding van het budgetgesprek.

8. De in de voorgaande leden genoemde functionarissen hebben continu inzicht in de registraties in het financiële systeem en kunnen een beroep doen op de financieel adviseurs voor de duiding van de daarin vastgelegde informatie.

Artikel 12 Aangaan van een overeenkomst en (goedkeuring van een) betaling

1. Het aangaan van een overeenkomst gebeurt binnen de omvang en doelstelling van het budget, de kaders van het de Mandaatregeling en het Ondermandaatbesluit en de regelgeving op het gebied van inkoop- en aanbesteding. De deelbudgethouder houdt hierbij rekening met alle bestaande en nog komende verplichtingen op het budget.

2. Degene die een overeenkomst aangaat, zorgt voor de vastlegging daarvan, volgens een door de budgethouder vast te stellen werkwijze, en de juiste tenaamstelling, adressering en codering op de factuur.

Artikel 13 Grensbedragen

1. Het aangaan van overeenkomsten is beperkt tot het maximumbedrag dat per functie is vastgesteld:

i. Budgethouder: binnen de vastgestelde begroting;

ii. Deelbudgethouder:

a. afdelingshoofd: tot het maximum € 75.000,- incl. BTW binnen de aan hem toegekende budgetten;

b. teamleider, districtscommandant en projectleider: tot een maximum van

€ 50.000,- incl. BTW binnen de aan hem toegekende budgetten;

c. medewerker: tot een maximum van € 5.000,- incl. BTW binnen de aan hem toegekende budgetten;

iii. Besteller: tot een maximum van € 10.000,- incl. BTW, waarbij accordering door

de deelbudgethouder van toepassing blijft.

2. De mogelijkheid van en handelwijze bij spoedeisende bestellingen in het kader van de repressieve activiteiten vindt plaats volgens een door de budgethouder vast te stellen werkwijze.

Artikel 14 Betaling van een factuur

1. Een factuur wordt betaald nadat de prestatie-akkoord-verklaarder en de deelbudgethouder deze hebben goedgekeurd.

2. Een verzamel- en/of voorschotfactuur die betrekking heeft op verschillende budgetten, kan na vastlegging en accordering van een verplichting door de deelbudgethouders direct gecodeerd en geaccordeerd worden ten laste van de budgetten van de betreffende deelbudgethouders. De eindafrekening van de verzamel- en/ of voorschotfactuur wordt gecontroleerd door de prestatie-akkoord-verklaarders en de deelbudgethouders.

3. De prestatie-akkoord-verklaarder en de deelbudgethouder zorgen voor een tijdige afhandeling van een factuur zodat deze voor de uiterste betaaldatum kan worden betaald.

Artikel 15 Onder- of overschrijding van een budget

1. Een onder- of overschrijding van een budget kan betrekking hebben op baten of lasten.

2. Een te verwachten onder- of overschrijding van een budget wordt zo spoedig mogelijk gemeld bij de naasthogere functionaris. Voor een melding van een onder- of overschrijding in het kader van de planning & controlcyclus zijn de dan geldende afspraken voor de planning & controlcyclus van toepassing voor het doen van een melding van een over- of onderschrijding aan het dagelijks bestuur.

3. Bij de melding van een onder- of overschrijding zoals bedoeld in het tweede lid, verstrekt de budgethouder en/of de deelbudgethouder de volgende informatie:

a. de hoogte van de te verwachten of opgetreden onder- of overschrijding;

b. of de onder- of overschrijding structureel of incidenteel van aard is;

c. een toelichting waaruit de reden van de onder- of overschrijding blijkt;

d. de mogelijkheden om bij te sturen binnen het budget.

4. Bij overschrijding van lasten moeten, in aanvulling op het tweede lid, de mogelijkheden voor compensatie binnen het product of binnen het begrotingsprogramma worden aangegeven.

Artikel 16 Looptijd budget en krediet

1. Een budget wordt toegekend voor de duur van maximaal één begrotingsjaar.

2. Een krediet heeft in principe een looptijd van maximaal twee kalenderjaren, gerekend vanaf één januari van het kalenderjaar volgend op het jaar waarin het krediet beschikbaar is gesteld. Een krediet kan langer beschikbaar blijven als de noodzaak daartoe voldoende wordt onderbouwd door de deelbudgethouder.

3. Het vaststellen en afsluiten van kredieten vindt plaats in de begroting resp. de jaarrekening. Het langer beschikbaar blijven van kredieten zoals bedoeld in het tweede lid wordt aldaar kenbaar gemaakt.

Artikel 17 Vervanging

1. Vervanging van de budgethouder en deelbudgethouders vindt plaats met toepassing van het ten aanzien van vervanging van functionarissen bepaalde in de vigerende Organisatieregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland.

2. Bij afwezigheid van een medewerker voorziet de deelbudgethouder, die hem heeft aangewezen in zijn vervanging.

3. Bij afwezigheid van een projectleider wordt deze vervangen door een andere projectleider.

4. Bij afwezigheid van een prestatie-akkoord-verklaarder wordt deze vervangen door een andere prestatie-akkoord-verklaarder.

5. De vervanging wordt vastgelegd in het financiële systeem.

Artikel 18 Hardheidsclausule

De budgethouder kan, na afstemming met de afdelingshoofden en de businesscontroller, van één of meer artikelen van deze regeling afwijken, voor zover toepassing daarvan, gelet op het belang van het beheren van budgetten, strijdig is met de belangen van de veiligheidsregio. De budgethouder stelt het dagelijks bestuur hiervan onverwijld in kennis.

Artikel 19 Slotbepaling

1. De Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2017, vastgesteld door het dagelijks bestuur op 9 februari 2017 wordt ingetrokken.

2. De wijzigingen op de 'Regeling budgetbeheer Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2017', vastgesteld op 28 november 2019 worden ingetrokken.

3. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 januari 2022.

4. Deze regeling kan worden aangehaald als ‘Budgethoudersregeling Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland 2022’.

Aldus vastgesteld door het dagelijks bestuur van de Veiligheidsregio Noord- en Oost-Gelderland d.d. 19 mei 2022.