| Organisatie | Almelo |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Instructie voor de griffier van de gemeente Almelo 2022 |
| Citeertitel | Instructie voor de griffier van de gemeente Almelo 2022 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 04-06-2022 | Nieuw besluit | 24-05-2022 |
De Raad van de Gemeente Almelo;
gezien het voorstel van het presidium van 10 mei 2022;
gelet op artikel 107a, tweede lid en artikel 107e van de Gemeentewet;
- de instructie voor de griffer aanpassing behoeft in het kader van de profielschets voor de vacature van griffier en de wijzigingen als gevolg van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren;
- de raad bevoegd is tot het vaststellen van de instructie voor de griffier;
vast te stellen de Instructie voor de griffier van de gemeente Almelo 2022
Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen
Deze instructie verstaat onder:
- commissie: een commissie als bedoeld in artikel 82 van de Gemeentewet en in Almelo uitgewerkt in de Verordening op het politiek beraad 2014;
- commissie planning en control: een commissie als bedoeld in artikel 84 van de Gemeentewet en in Almelo uitgewerkt in de Verordening commissie planning en control 2021;
- griffie: de organisatie die valt onder de verantwoordelijkheid van de raad, bestaande uit de griffier en de onder zijn verantwoordelijkheid functionerende ambtenaren als bedoeld in artikel 107e van de Gemeentewet;
- griffier: de op grond van artikel 107 van de Gemeentewet door de raad aangewezen ambtenaar;
- presidium: het raadspresidium als bedoeld in de Verordening op het raadspresidium 2014;
- raad: de gemeenteraad van Almelo;
- seniorenoverleg: het seniorenoverleg als bedoeld in het Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad 2014;
- termijnagenda: planning- en sturingsinstrument voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en overige voorstellen aan of van de raad;
- werkgeverscommissie: een door de raad op grond van artikel 83 van de Gemeentewet ingestelde commissie waaraan door de raad de werkgeversfunctie van de griffie(r) is gedelegeerd.
Artikel 2 Taken en bevoegdheden
1. De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies, werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen daarvan.
2. De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad.
Artikel 3 Leidinggeven en management
1. De griffier is bevoegd, namens de raad, besluiten te nemen tot het aangaan, wijzigen en beëindigen van arbeidsovereenkomsten met, alsmede tot het uitoefenen van het werkgeverschap ten aanzien van, de op de griffie werkzame ambtenaren, zoals dit door de raad aan de griffier is gemandateerd.
2. Het personeelshandboek van de gemeente Almelo, alsmede toekomstig door de gemeentesecretaris vastgestelde wijzigingen van het personeelshandboek van de gemeente Almelo, zijn overeenkomstig van toepassing op de op de griffie werkzame ambtenaren. Als toepassing daarvan een ongewenste of onredelijke situatie zou opleveren, kan de griffier besluiten hiervan gemotiveerd af te wijken.
3. De griffier geeft functioneel leiding aan medewerkers van de ambtelijke organisatie die verantwoordelijk zijn voor ondersteuning van de raad en/of uitvoering van verzoeken om ambtelijke bijstand.
4. De griffier geeft functioneel leiding aan externe bureaus of inhuurkrachten die in opdracht van de griffier ten behoeve van de raad en/of raadsleden werkzaamheden uitvoeren.
5. De griffier heeft tenminste één keer per jaar overleg met de werkgeverscommissie over invulling van de werkgeversrol door de griffier ten aanzien van de op de griffie werkzame ambtenaren, waarbij tenminste het functioneren van de griffie, het ontwikkelen van de griffie, de formatieve en budgettaire kaders worden besproken.
6. De griffier is eindverantwoordelijke voor het beheer van de budgetten van de raad, griffie en rekenkamer, treft beheersmaatregelen bij dreigende budgetoverschrijdingen en informeert de betrokken gremia.
Artikel 4 Bestuurlijk en ambtelijk overleg (verbindingsrol)
1. De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de gemeentesecretaris (de lokale driehoek) met name over de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces tussen raad en college.
2. De griffier en de gemeentesecretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van de aan de raad voorgelegde voorstellen, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.
3. De griffier en concerncontroller overleggen met de accountant over de controle op de jaarrekening.
4. De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.
1. De griffier adviseert het presidium bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad, politieke beraden, commissies, seniorenoverleg en raadsinformatiebijeenkomsten.
2. De griffier toetst de voorgelegde voorstellen aan de raad en geeft een passend procedureadvies.
Artikel 6 Bestuurlijke besluitvorming
1. De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
2. De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
3. De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan een uitgebalanceerde positiebepaling van de raad.
4. De griffier bewaakt de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.
5. De griffier bewaakt de afdoening van aangenomen moties, amendementen, initiatiefvoorstellen en het nakomen van afspraken en toezeggingen door het college.
1. De griffier draagt zorg voor de ondersteuning van een onderzoekscommissie, die de raad kan instellen op grond van artikel 155a van de Gemeentewet.
2. De griffier draagt zorg voor ondersteuning van door leden van de raad gewenste onderzoeken, anders dan bedoeld in artikel 155a van de Gemeentewet.
Artikel 8 Communicatie en informatie
1. De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van agenda’s, raadsbesluiten en verslagen van vergaderingen van de raad en de commissies.
2. De griffier adviseert de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.
3. De griffier geeft inwoners en instanties informatie over het besluitvormingsproces en de werkwijze van de raad en welke invloed zij daarin kunnen uitoefenen.
Artikel 9 Verhindering en vervanging
1. Indien de griffier, buiten de recesperiodes van de raad, meer dan veertien dagen verhinderd is het ambt te vervullen, doet hij/zij daarvan tijdig mededeling aan de werkgeverscommissie.
2. Bij verhindering, als bedoeld in het eerste lid, wordt de griffier vervangen door een plaatsvervangend griffier.