Uniforme richtlijn veelschrijvers

a. Registratie van de berichten vindt plaats op grond van de normale registratiecriteria uit de werkwijzer berichtenverkeer.

b. Indien het bericht registratiewaardig wordt geacht, wordt er een op veelschrijvers toegesneden ontvangstbevestiging verstuurd.

c. De berichten worden - ongeacht de adressering - in beginsel niet aan de collegeleden of leden van de directieraad voorgelegd, maar direkt naar de verantwoordelijke organisatie eenheid (VOE) gestuurd. E-mailberichten worden om deze reden centraal naar de afdeling Documentaire Informatievoorziening (DIV) doorgeleid.

d. Van elk bericht wordt kennisgenomen door een ambtenaar van de VOE om het gewicht ervan te kunnen beoordelen.

e. Op informele berichten wordt in beginsel niet gereageerd. Dit kan gaan om informatieve mededelingen, vragen, op- en aanmerkingen over gemeentelijke voorstellen of administratieve procedures zoals bekendmakingen etcetera. Indien in de berichten signalen worden afgegeven die van nut zijn voor de organisatie, worden deze signalen wel opgepakt.

f. Formele berichten zoals klachten, bezwaarschriften, verzoeken om informatie op grond van de Wob en aanvragen van een beschikking worden wél in behandeling genomen, waarbij in beginsel een informele aanpak gehanteerd wordt, in plaats van een formeel juridisch correcte afhandeling (met hoorzitting, beschikking etcetera).

g. In individuele gevallen kan van deze richtlijn worden afgeweken en wel gereageerd worden met een bericht.

Vastgesteld in de collegevergadering van 17 september 2013.