| Organisatie | Hoogheemraadschap van Rijnland |
|---|---|
| Organisatietype | Waterschap |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Rijnland |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling Rijnland |
| Vastgesteld door | dagelijks bestuur |
| Onderwerp | milieu |
| Eigen onderwerp |
Geen
Artikel 10 Mandaat- en Volmachtbesluit Rijnland 2020
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 12-03-2024 | wijziging regeling | 27-02-2024 | |||
| 03-06-2022 | 01-04-2022 | 12-03-2024 | nieuwe regeling | 24-05-2022 |
In deze regeling is vastgelegd welke medewerkers financieel mandaat hebben tot het aangaan van verplichtingen namens Rijnland en tot welk niveau deze bevoegdheid geldt. Door deze mandatering wordt het besluitvormingsproces versneld. Daarnaast worden beslissingen genomen door medewerkers die de gevolgen van die beslissingen kunnenoverzien en daarvoor ook de verantwoordelijkheid kunnen dragen. Deze budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven om binnen hun mandaat via de begroting en kredieten overeenkomsten aan te gaan tot levering van producten, aanneming van werk of verlening van diensten aan en/of door Rijnland.
De budgethoudersregeling wordt regelmatig geactualiseerd. In deze budgethoudersregeling zijn de volgende wijzigingen verwerkt:
Voor meerwerk is belangrijk dat de budgethouder met het aangaan van meerwerk binnen het toegestane budget blijft. Om dit duidelijk te maken en verwarring te voorkomen met inkoop- en aanbestedingsregels is artikel 6 verwijderd en is aan artikel 3 een zin toegevoegd waarmee gesteld wordt dat de budgethouder ten alle tijden binnen het budget moet blijven;
Uitgangspunt bij het samenstellen van deze regeling is: eenduidigheid, toetsbaarheid en bovenal een compacte en leesbare regeling.
Hoofdstuk 1 Regeling budgethouderschap en financieel mandaat
Deze nota regelt het financieel mandaat van de organisatie. De budgethoudersregeling, zoals hieronder is uitgewerkt, geldt voor alle routinematige financiële zaken binnen de organisatie.
Om het financiële proces binnen Rijnland goed te kunnen begrijpen, moeten we onderscheid maken tussen het geldbedrag dat nodig is om Rijnland ieder jaar te laten “draaien” (de exploitatiebegroting) en het geldbedrag dat nodig is om binnen Rijnland nieuwe werken te kunnen bouwen, bestaande werken ingrijpend te kunnen verbeteren en duurzame bedrijfsmiddelen aan te kunnen kopen (de investeringsbegroting).
In deze regeling wordt verstaan onder:
Een geldbedrag ter dekking van maatregelen om onvoorziene risico’s van een project te beheersen.
Mandaat, volmacht en/of machtiging.
In de Omgevingswet staat: plaatsen, geheel of gedeeltelijk oprichten, vernieuwen, veranderen of vergroten.
Een in de begroting bij een product of project of team horende, taakstellende prestatie met de daarbij benodigde middelen (baten en lasten).
Het compenseren van een (dreigende) budgetoverschrijding met budgetten van andere objecten die tot de verantwoordelijkheid van dezelfde budgethouder behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van de kosten naar taak identiek zijn.
De functionaris aan wie de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.
(Verticale) budgetcompensatie binnen de taak tussen verschillende kostensoorten.
Gebeurtenis, al dan niet plotseling optredend, met zodanig ernstige gevolgen voor de taakuitoefening, dat het noodzakelijk kan zijn af te wijken van bestuurlijk vastgesteld beleid en/of gangbare procedures of beslissingen te nemen waarin het vastgesteld beleid niet voorziet.
Het dagelijks bestuur van Rijnland, bedoeld in artikel 8 van het Reglement van bestuur voor het hoogheemraadschap van Rijnland en artikel 40 van de Waterschapswet.
Kernrollen binnen de op het Integraal Projectmanagement Model (IPM) gebaseerde projectorganisatie. De vijf kernrollen zijn: projectmanager, manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en contractmanager.
Hoeveelheid geld die door de verenigde vergadering beschikbaar wordt gesteld om een project te realiseren.
Een verrichting van de opdrachtnemer, na opdracht van de opdrachtgever daartoe, die uitgaat boven zijn verplichtingen om het in de vraagspecificatie omschreven werk tot stand te brengen en op te leveren, zodat de opdrachtnemer voor het doen van deze verrichting recht heeft op bijbetaling boven de overeengekomen aanneemsom. Bij meerwerk is er geen sprake van een nieuwe opdracht, maar een aanvulling van de reeds bestaande opdracht. Meerwerk ziet zowel op opdrachten in het kader van werken als op dienstverlening. Daarmee valt onder meerwerk ook het onvoorzien uitbreiden of verlengen van reeds bestaande dienstverleningsopdrachten.
Begrote baten en lasten van een team die niet gekoppeld zijn aan een product (bijv. salaris- en opleidingskosten).
Begrote baten en lasten van een product (beheerproduct).
Een project of een cluster van projecten.
Het hoogheemraadschap van Rijnland.
het algemeen bestuur van Rijnland, bedoeld in artikel 8 van het Reglement van bestuur voor het hoogheemraadschap van Rijnland en artikel 12 van de Waterschapswet.
Van de in deze regeling aangewezen medewerkers zijn de rollen nader omschreven in het Organisatiestatuut van Rijnland.
Paragraaf 1.3 Algemene bepalingen
De budgethouder is de functionaris aan wie de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.
De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de individuele organisatieonderdelen.
Artikel 3 Grensbedragen aangaan verplichtingen
De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is. Dit geldt ook voor meerwerk. De grenzen voor de tekenen beschikkingsbevoegdheid voor verplichtingen / meerwerk staan vermeld in de tabellen bij artikel 9 resp. artikel 14. De verplichting/meerwerk dient te worden aangegaan volgens de regels van het door Rijnland vastgestelde inkoopbeleid. De resultaatmanager is productverantwoordelijk. De lijnmanager is verantwoordelijk voor de personeelsbegroting.
Artikel 4 Aanleveren informatie budgethouder
De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van informatie voor het opstellen van overzichten voor bestuur, directie, resultaatmanagers, opdrachtgevers, lijnmanagers en overige belanghebbenden over de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.
Tevens is de budgethouder in samenspraak met de resultaatmanagers verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens voor de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.
Calamiteiten nemen een bijzondere plaats in. De calamiteitenorganisatie werkt volgens het door de verenigde vergadering vastgestelde Calamiteitenplan. De Coördinator Plaats Incident (CPI) is vanaf coördinatiefase 1 actief en als hoogst operationeel leidinggevende, verantwoordelijk voor de bestrijding van het incident inclusief de financiële consequenties hiervan. Vanaf coördinatiefase 2 is de Operationeel Leider (OL) de hoogst operationeel leidinggevende en daarmee verantwoordelijk voor de bestrijding van het incident. De Operationeel Leider (OL) is bevoegd tot een bedrag van € 500.000 per calamiteit. Hierboven heeft de OL voorafgaande goedkeuring van de dijkgraaf nodig. De dijkgraaf is onbeperkt bevoegd. De Coördinator Plaats Incident (CPI) is bevoegd tot een bedrag van € 50.000 per calamiteit. Hierboven heeft de CPI voorafgaande goedkeuring van de OL nodig.
De uit de bestrijding van de calamiteit voortvloeiende verplichtingen komen ten laste van het budget van de betreffende budgethouder. Bij de bestrijding van de calamiteit kunnen budgetten worden overschreden. De budgethouder dient achteraf zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding te compenseren.
Paragraaf 1.4 Exploitatiebegroting (product- en personeelsbegroting)
Artikel 7 Resultaatverantwoordelijkheid en ondermandateren van budgetten
Per bestuursprogramma is een resultaatmanager verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat met uitzondering van het bestuursprogramma Bestuur, Organisatie en Dienstverlening (BOD). Binnen het bestuursprogramma BOD vervult de manager I&D (voor de I&A-producten en I&A-samenwerking) en de directeur Bedrijfsvoering (voor de overige producten) tevens de rol van resultaatmanager.
Het budget van de beheerproducten (productbegroting) die onder de bestuursprogramma’s vallen is door de SAD door gemandateerd via een directeur aan een resultaatmanager. De resultaatmanager mandateert na het maken van resultaatafspraken de budgetbevoegdheid door aan de lijnmanagers of de teamleiders, die voor het betreffende bestuursprogramma werkzaamheden verrichten.
De lijnmanagers kunnen op hun beurt ondermandateren aan de teamleiders die onder hen vallen. Het budget van de beheerproducten (productbegroting) van het bestuursprogramma Bestuur, Organisatie en Dienstverlening (BOD) die onder concerncontrol en bestuurszaken vallen, wordt door de SAD rechtstreeks doorgemandateerd aan de concerncontroller resp. de teamleider bestuurszaken.
De SAD mandateert het budget van de personeelsbegroting door aan de directeuren, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De directeuren mandateren door aan de lijnmanagers of aan de teamleiders. De lijnmanagers kunnen op hun beurt weer ondermandateren aan de teamleiders.
Artikel 8a Vastleggen energietarieven
Het verrichten van handelingen die noodzakelijk zijn om voor een bepaald tijdvak en voor een bepaalde hoeveelheid een gas- en energieprijs vast te kunnen stellen en leggen (zijnde een prijsfixatie van gas en energie) kan plaatsvinden door nader aan te wijzen medewerkers van Rijnland, waarna de budgethouder direct achteraf geïnformeerd wordt, mits daar altijd een zorgvuldige (werk)instructie van de secretaris-algemeen directeur aan ten grondslag ligt die op juiste wijze is uitgevoerd.
Artikel 9 Grensbedragen exploitatie
In onderstaande tabellen zijn de financiële bevoegdheden - van zowel de productbegroting als de personeelsbegroting - per functie en de maximale bedragen (inclusief BTW) nader gelimiteerd. De teamleiders kunnen financieel ondermandaat verlenen aan aangewezen medewerkers binnen het eigen team. De teamleiders blijven altijd verantwoordelijk voor het beheer van het totaal van alle aan hen gemandateerde budgetten. De SAD, de directeurenen lijnmanagers blijven integraal verantwoordelijk en de resultaatmanagers blijven resultaatverantwoordelijk.
Tabel voor exploitatiebegroting
¹ Alleen de door de directie in een actuele lijst aangewezen medewerkers hebben budgetbevoegdheid voor de aanhen gemandateerde budgetten.
² Deze medewerker is tot € 6.000 bevoegd voor het budget van de Aquademie en het Persoonsgebonden BasisBudget.
Artikel 10 Goedkeuren van declaraties
Voor de goedkeuring van declaraties van reis-, verblijf- en thuiswerkkosten geldt:
Artikel 11 Vermijden van overschrijden van budgetten
Overschrijdingen van budgetten worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per team per kostensoort (kostencomponent) behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per team of per object niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.
Binnen team of tussen objecten: Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder budgettaire regeling binnen een team of tussen objecten gecompenseerd worden. Hierbij worden de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.
Binnen kostensoorten, die niet of in beperkte mate door de budgethouders kunnen worden beïnvloed, mag alleen binnen dezelfde taak tussen budgethouders worden overgeboekt. Er mag niet van een niet-beïnvloedbare kostensoort naar een andere kostensoort worden overgeboekt of van een andere kostensoort naar een nietbeïnvloedbare kostensoort. Niet-beïnvloedbare kostensoorten zijn:
Artikel 12 Onvoorziene uitgaven
Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kon worden voorzien en die onvermijdbaar of onuitstelbaar zijn. Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar worden ter goedkeuring voorgelegd aan de directie.
Paragraaf 1.5 Investeringsbegroting
Artikel 13 Bruto kredietaanvraag
Op basis van de in de begroting opgenomen investeringsplannen wordt door de verenigde vergadering een krediet verstrekt om een geplande investering te kunnen uitvoeren. Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) worden kredieten altijd bruto aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.
Artikel 14 Grensbedragen investeringen
De eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de projecten, waarvoor de verenigde vergadering een investeringskrediet beschikbaar heeft gesteld, ligt bij de SAD. De SAD draagt de realisatie en budgetbevoegdheid van de projecten via de directeuren op aan de resultaatmanagers of de opdrachtgevers. Voor bepaalde investeringsprojecten wordt een opdrachtgever aangewezen. Als er geen opdrachtgever is aangewezen, is de resultaatmanager opdrachtgever.
De resultaatmanager of de opdrachtgever verleent financiële ondermandatering aan een projectmanager. De projectmanager verleent financiële ondermandatering aan de contract-, technisch- en omgevingsmanager. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden (inclusief BTW) per opdracht nader gelimiteerd:
¹ Voor projecten waarvoor deze IPM-rol nog niet is ingevoerd geldt de ondermandatering door de projectmanager niet.
Artikel 15 Opdrachtgever projectcontract
Per project wordt in het projectcontract de Opdrachtgever, de Projectmanager en het projectteam opgenomen. Bij wijziging van één van deze medewerkers dient dit aangepast te worden in het projectcontract.
Artikel 16 Verantwoordelijkheden projectmanager
De projectmanager is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen het beoogde projectresultaat en het daarvoor vastgestelde projectbudget. De projectmanager is er verantwoordelijk voordat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende project.
Artikel 17 Vervanging van resultaat- en projectmanager
Bij afwezigheid van de resultaatmanager worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door een andere resultaatmanager. Bij afwezigheid van de projectmanager is dat door een andere projectmanager. Als horizontale vervanging niet mogelijk is wordt de bevoegdheid opgeschaald conform het schema in bijlage 1.
De projectmanager is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en informeert zijn opdrachtgever, dat kan zijn de resultaatmanager of de opdrachtgever, over eventuele over- en onderschrijdingen. De resultaatmanager of de opdrachtgever communiceert hierover met dijkgraaf en hoogheemraden. Dijkgraaf en hoogheemraden communiceren hierover - na overleg met de diverse betrokkenen - met de verenigde vergadering.
Artikel 19 Over- en onderschrijden krediet
In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, of meer dan € 500.000, meldt de projectmanager dit bij dijkgraaf en hoogheemraden. Dijkgraaf en hoogheemraden vragen een aanvullend investeringskrediet aan bij de verenigde vergadering. Investeringsuitgaven worden niet gedaan indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is.
Meevallers(onderschrijdingen) worden opgenomen in de ”risicoreserve” en na afloop van het project – en waar mogelijk eerder – teruggegeven. Meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het betreffende project op te vangen en kunnen niet voor een ander project worden ingezet.
Artikel 20 Meevallers binnen krediet
Meevallers tot € 100.000 mogen door de resultaatmanager of opdrachtgever worden benut binnen het projectcluster. De portefeuillehouder beslist over meevallers van € 100.000 tot € 500.000 binnen het projectcluster. Dijkgraaf en hoogheemraden beslissen over meevallers van € 500.000 of meer binnen het projectcluster en scopewijzigingen die buiten het projectcluster maar binnen het programma vallen. De verenigde vergadering beslist over scopewijzigingen die niet passen binnen het programma of bij bestuurlijke gevoeligheid.
Artikel 21 Voorbereidingskosten
Zonder krediet is het na goedkeuring van dijkgraaf en hoogheemraden toegestaan voorbereidingskosten voor investeringen te maken tot maximaal € 150.000. Hierbij worden de regels uit de Nota vaste activabeleid in acht genomen.
Leiden, 27 februari 2024
Dijkgraaf en hoogheemraden
R.A.M. van der Sande, dijkgraaf
M. Middendorp, secretaris
Toelichtingen bij Budgethoudersregeling Rijnland
Door het vaststellen van de begroting geeft de verenigde vergadering aan dijkgraaf en hoogheemraden de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel). De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten, subsidies en vastgoedopbrengsten. Bijsturen ten aanzien van de begroting kan drie keer per jaar via de Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging. In de Buraps wordt over zowel de lasten en de baten als de geleverde prestaties aan dijkgraaf en hoogheemraden en de verenigde vergadering gerapporteerd. Ambtelijk wordt de voortgang bewaakt door de aangewezen resultaatmanagers.
De exploitatiebegroting is gesplitst in een productbegroting en een personeelsbegroting. De productbegroting bestaat uit de begrote baten en lasten van de beheerproducten die onder de bestuursprogramma’s vallen. De personeelsbegroting bestaat uit de begrote baten en lasten die gerelateerd zijn aan het personeel zoals kosten voor salarissen, sociale lasten en opleidingen, en die niet zijn gekoppeld aan een product. De resultaatmanagers zijn door de SAD via de directeuren gemandateerd voor de productbudgetten. Na het maken van resultaatafspraken mandateren de resultaatmanagers de budgetten door aan de lijnmanagers. De lijnmanagers onder de directeuren kunnen de budgetten ondermandateren aan teamleiders. De teamleiders kunnen hun budgetbevoegdheid ondermandateren aan aangewezen medewerkers. Onderdelen van de productbudgetten worden door de SAD rechtstreeks ondergemandateerd aan de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken.
De directeuren zijn door de SAD gemandateerd voor de personeelsbudgetten en mandateren hun bevoegdheid door aan de lijnmanagers. De lijnmanagers kunnen op hun beurt ondermandateren aan teamleiders. De concerncontroller en de teamleider bestuurszaken zijn door de SAD rechtstreeks gemandateerd voor de personeelsbudgetten van hun teams.
Toelichting op paragraaf 1.4: Exploitatiebegroting (product- en personeelsbegroting)
Toelichting op artikel 7: Resultaatverantwoordelijkheid en ondermandateren van budgetten
Per bestuursprogramma is een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat van het betreffende bestuursprogramma. De productbudgetten zijn door de SAD via de directeuren gemandateerd aan de resultaatmanagers en de strateeg. Na het maken van resultaatafspraken met de voor het betreffende bestuursprogramma benodigde lijnmanager of teamleiders mandateert de resultaatmanager de budgetbevoegdheid aan de lijnmanager of de teamleiders met daarbij de mogelijkheid om verder onder te mandateren. De productbudgetten van de digital office, concerncontrol en bestuurszaken worden rechtstreeks door de SAD gemandateerd aan de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken.
De directeuren hebben een onbeperkte budgetbevoegdheid. De resultaatmanagers, de lijnmanagers en deconcerncontroller hebben een budgetbevoegdheid tot € 5 mln. per opdracht. De teamleiders, waaronder de teamleider bestuurszaken, en de strateeg hebben een budgetbevoegdheid tot € 250.000 per opdracht. Voor medewerkers die een ondermandaat hebben van een teamleider is de budgetbevoegdheid tot € 6.000 of tot € 25.000 of tot € 100.000 per opdracht.
Door de directie wordt een lijst vastgesteld van aangewezen medewerkers met budgetbevoegdheid. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd.
Toelichting op artikel 8: Personeelsbegroting
De budgetbevoegdheid van de personeelskosten (kosten salarissen, sociale lasten, opleidingen, e.d.) wordt door de SAD via de directeuren gemandateerd aan de lijnmanagers of aan teamleiders en rechtstreeks aan de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De managers kunnen hun bevoegdheid ondermandateren aan teamleiders. De teamleiders, waaronder de teamleider bestuurszaken, hebben daarmee bevoegdheid voor het personeelsbudget, echter net als bij de productbudgetten met een beperking tot € 250.000 per opdracht. De concerncontroller heeft een bevoegdheid tot € 5 mln. voor het personeelsbudget.
Toelichting op artikel 8a: Vastleggen energietarieven
In dit artikel wordt bepaald dat het vastleggen van gas- en energieprijzen door medewerkers van Rijnland kan worden gedaan. Dit vanwege praktische redenen zoals de expertise op dit gebied aanwezig is en de snelheid van handelen die nodig is. Voor het vastklikken van gas- en energietarieven wordt één budgethouder aangewezen die dat mag doen, volgens de (werk)instructie die daaraan ten grondslag ligt.
Toelichting op artikel 9: Grensbedragen exploitatie
De budgetbevoegdheid van de personeelskosten (kosten salarissen, sociale lasten, opleidingen, e.d.) wordt door de SAD via de directeuren gemandateerd aan de lijnmanagers of aan teamleiders en rechtstreeks aan de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De managers kunnen hun bevoegdheid ondermandateren aan teamleiders. De teamleiders, waaronder de teamleider bestuurszaken, hebben daarmee bevoegdheid voor het personeelsbudget, echter net als bij de productbudgetten met een beperking tot € 250.000 per opdracht. De concerncontroller heeft een bevoegdheid tot € 5 mln. voor het personeelsbudget.
Toelichting op artikel 11: Vermijden van overschrijden van budgetten
Overschrijdingen van budgetten worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst wordt afgewogen of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.
Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per team per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per team niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven. Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de budgethouder een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen. De financieel adviseur beoordeelt de aanvraag op rechtmatigheid en vervolgens leggen de betrokken budgethouders de aanvraag ter goedkeuring voor aan een directeur. Bij niet-beïnvloedbare kostensoorten mag geen budget van en naar andere kostensoorten worden overgeschreven. Mocht een budgettaire regeling niet mogelijk zijn, dan dient de budgethouder bij de Burap een voorstel tot begrotingswijzing in.
Toelichting op paragraaf 1.5: Investeringsbegroting
Toelichting op artikel 13: Bruto kredietaanvraag
Voor uitgaven die onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar zijn richt de budgethouder een voorstel aan de directie om te mogen beschikken over de post onvoorzien in de exploitatiebegroting. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat geen budgetcompensatie binnen de lopende exploitatiebegroting mogelijk is.
Rijnland geeft jaarlijks aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken, en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen. Voor de daadwerkelijke uitvoering van een investeringsproject moet de verenigde vergadering een investeringsbesluit nemen. Stemt de verenigde vergadering in met het voorstel, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het project te kunnen uitvoeren.
Kredietvoorstellen worden zoveel mogelijk gebundeld gelijktijdig met de programmabegroting of de Voorjaarsburap voorgelegd aan de verenigde vergadering. Kredietvoorstellen die gelijktijdig met de programmabegroting of deVoorjaarsburap worden voorgelegd moeten voldoen aan de volgende criteria (ter beoordeling van dijkgraaf en hoogheemraden):
Kredietvoorstellen die niet voldoen aan deze criteria worden afzonderlijk aan de verenigde vergadering ter vaststelling voorgelegd.
Kredietvoorstellen voor baggerprojecten worden door dijkgraaf en hoogheemraden vastgesteld.
In de Nota vaste activabeleid is beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en in hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven. De uitgangspunten van ”Projectmatig creëren” en ”Integraal Project Management (IPM)” zijn leidend voor de opzet en uitvoering van projecten van Rijnland. De uit deze investeringskredieten voortvloeiende kapitaallasten (afschrijving en rente) komen ten laste van de exploitatiebegroting.
Toelichting op artikel 20: Meevallers binnen krediet
Dit artikel is conform het op 31 januari 2018 door de verenigde vergadering genomen besluit om te gaan werken met kredieten voor clusters van projecten of voor individuele, grote projecten.
Toelichting op artikel 22: Goed budgethouderschap
De budgethouder is op grond van deze regeling geautoriseerd om binnen kaders budgetten te besteden en inkomsten te verwerven. De budgethouder is niet alleen verantwoordelijk voor de budgetten, maar ook voor de beleidsinhoudelijke kant van de zaak. Hij heeft de verantwoordelijkheid om met dat budget tijdig en efficiënt de daarmee verbonden resultaten uit de begroting te realiseren. Budgetten betreffen ook inkomstenramingen. Denk bijvoorbeeld aan inkomsten op onderhanden werk of kredieten, maar ook aan vorderingen. Een budgethouder die een inkomstenraming als budget krijgt toegewezen is er verantwoordelijk voor dat die inkomsten tijdig worden gerealiseerd. Een budgethouder heeft deintegrale verantwoordelijkheid over zijn of haar inkomsten, uitgaven en beleid en draagt bij aan resultaatsturing. Een budgethouder denkt desgevraagd mee over zijn of haar budgetbudget in relatie tot de rest van de begroting en te behalen resultaten en doelen.