Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!
Hoogheemraadschap van Rijnland

Budgethoudersregeling Rijnland 2022

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
OrganisatieHoogheemraadschap van Rijnland
OrganisatietypeWaterschap
Officiële naam regelingBudgethoudersregeling Rijnland 2022
Citeertitel
Vastgesteld doordagelijks bestuur
Onderwerpmilieu
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Geen

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Artikel 10 Mandaat- en Volmachtbesluit Rijnland 2020

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen

Datum inwerkingtreding

Terugwerkende kracht tot en met

Datum uitwerkingtreding

Betreft

Datum ondertekening

Bron bekendmaking

Kenmerk voorstel

03-06-202201-04-2022nieuwe regeling

24-05-2022

wsb-2022-6342

Tekst van de regeling

Intitulé

Budgethoudersregeling Rijnland 2022

 

Bekendmaking

Dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap van Rijnland hebben op 24 mei 2022 de Budgethoudersregeling Rijnland 2022 vastgesteld.

 

De regeling is aangepast aan de organisatiewijzigingen per 1 april 2022 en de budgetbevoegdheden van bepaalde functionarissen zijn gewijzigd.

 

Besluit

Dijkgraaf en hoogheemraden van het hoogheemraadschap van Rijnland,

 

gelezen het voorstel van de directie d.d. 13 april 2022;

 

gelet op artikel 10 van het Mandaat- en Volmachtbesluit Rijnland 2020;

 

besluiten:

 

vast te stellen de navolgende Budgethoudersregeling Rijnland 2022.

 

Samenvatting

 

In deze regeling is vastgelegd welke medewerkers financieel mandaat hebben tot het aangaan van verplichtingen namens het hoogheemraadschap en tot welk niveau deze bevoegdheid geldt. Door deze mandatering wordt het besluitvormingsproces versneld. Daarnaast worden beslissingen genomen door medewerkers die de gevolgen van die beslissingen kunnen overzien en daarvoor ook de verantwoordelijkheid kunnen dragen. Deze budgethouders wordt de bevoegdheid gegeven om binnen hun mandaat via de begroting en kredieten overeenkomsten aan te gaan tot levering van producten, aanneming van werk of verlening van diensten aan en/of door het hoogheemraadschap.

 

De budgethoudersregeling wordt regelmatig geactualiseerd. In deze budgethoudersregeling zijn de volgende wijzigingen verwerkt:

  • De organisatiewijzigingen per 1 april 2022 conform het besluit van de directie van 31 maart 2022 en het besluit van D&H van 10 mei 2022 (22.031083). De voor de budgethoudersregeling belangrijkste wijzigingen zijn:

  • Vanuit het oogpunt van span-of-control zijn naast de manager uitvoering nog twee specifieke midden-managers aangesteld: een manager projectencentrum en een manager strategie en omgeving;

  • De functie van opdrachtgever grote projecten is ondergebracht bij de manager projectencentrum;

  • De functie van strateeg heeft geen eigen budgetbevoegdheid meer;

  • De functie van chief digital officer heeft geen personeelsbudgetbevoegdheid meer nodig;

  • Ook in het nieuwe organogram zijn er drie soorten lijnmanagementfuncties: directeur, manager en teamleider. Een uitzondering hierop is de concerncontroller.

 

  • De schematische weergave van de budgetbevoegheden (blz. 12) is aangepast aan de nieuwe organisatiestructuur.

  • Diverse tekstuele wijzigingen.

 

Uitgangspunt bij het samenstellen van deze regeling is: eenduidigheid, toetsbaarheid en bovenal een compacte en leesbare regeling.

 

1. Regeling budgethouderschap en financieel mandaat

 

Deze nota regelt het financieel mandaat van de organisatie. De budgethoudersregeling, zoals hieronder is uitgewerkt, geldt voor alle routinematige financiële zaken binnen de organisatie.

 

Om het financiële proces binnen Rijnland goed te kunnen begrijpen, moeten we onderscheid maken tussen het geldbedrag dat nodig is om Rijnland ieder jaar te laten “draaien” (de exploitatiebegroting) en het geldbedrag dat nodig is om binnen Rijnland nieuwe werken te kunnen bouwen, bestaande werken ingrijpend te kunnen verbeteren en duurzame bedrijfsmiddelen aan te kunnen kopen (de investeringsbegroting).

 

1.1 Juridisch kader

De bronnen voor het budgetrecht en de mandaatverlening zijn:

  • Algemene wet bestuursrecht;

  • Waterschapswet;

  • Verordening Beleid- en Verantwoordingsfunctie;

  • Delegatiebesluit;

  • Mandaat- en volmachtbesluit;

  • Besluit Ondermandaten;

  • Nota Inkoopbeleid;

  • Budgethoudersregeling;

  • Organisatiestatuut.

Voor de details wordt verwezen naar de genoemde documenten.

 

1.2 Begrippenlijst

In deze regeling wordt verstaan onder:

Bevoegdheid: mandaat, volmacht en/of machtiging.

Budget: een in de begroting bij een product of project of team horende, taakstellende prestatie met de daarbij benodigde middelen (baten en lasten).

Budgetcompensatie: het compenseren van een (dreigende) budgetoverschrijding met budgetten van andere objecten die tot de verantwoordelijkheid van dezelfde budgethouder behoren. Voorwaarde hiervoor is dat de verdeelsleutels van ontvangende en afgevende objecten voor de toerekening van de kosten naar taak identiek zijn.

Budgethouder: de functionaris aan wie op basis van het Besluit Ondermandaten Rijnland de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen, met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.

Budgettaire regeling: (verticale) compensatie binnen de taak en programma tussen verschillende kostensoorten.

Calamiteit: gebeurtenis, al dan niet plotseling optredend, met zodanig ernstige gevolgen voor de taakuitoefening, dat het noodzakelijk kan zijn af te wijken van bestuurlijk vastgesteld beleid en/of gangbare procedures of beslissingen te nemen waarin het vastgesteld beleid niet voorziet.

IPM-rollen: kernrollen binnen de op het Integraal Projectmanagement Model (IPM) gebaseerde projectorganisatie. De vijf kernrollen zijn: projectmanager, manager projectbeheersing, omgevingsmanager, technisch manager en contractmanager.

Krediet: hoeveelheid geld die door de vv beschikbaar wordt gesteld om een project te realiseren.

Meerwerk: een verrichting van de opdrachtnemer, na opdracht van de opdrachtgever daartoe, die uitgaat boven zijn verplichtingen om het in de vraagspecificatie omschreven werk tot stand te brengen en op te leveren, zodat de opdrachtnemer voor het doen van deze verrichting recht heeft op bijbetaling boven de overeengekomen aanneemsom. Bij meerwerk is er geen sprake van een nieuwe opdracht, maar een aanvulling van de reeds bestaande opdracht. Meerwerk ziet zowel op opdrachten in het kader van werken als op dienstverlening. Daarmee valt onder meerwerk ook het onvoorzien uitbreiden of verlengen van reeds bestaande dienstverleningsopdrachten.

Personeelsbegroting: begrote baten en lasten van een team die niet gekoppeld zijn aan een product (bijv. salaris- en opleidingskosten).

Productbegroting: begrote baten en lasten van een product (beheerproduct).

Project: een project of eencluster van projecten.

(Cluster) Risicoreserve: een geldbedrag ter dekking van maatregelen om onvoorziene risico’s van een project te beheersen.

 

Van de in deze regeling aangewezen medewerkers zijn de rollen nader omschreven in het Organisatiestatuut van Rijnland.

 

1.3 Algemene bepalingen

Artikel 1  

De budgethouder is de functionaris aan wie op basis van het Besluit Ondermandaten de bevoegdheid is verleend tot het aangaan van verplichtingen met het oog op het realiseren van een in de begroting nader omschreven prestatie.

 

Artikel 2  

De budgethouder is verantwoordelijk voor een zodanige uitoefening van het budgethouderschap dat de belangen van Rijnland gesteld worden boven de belangen van de individuele organisatieonderdelen.

 

Artikel 3  

De budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven en de inkomsten die voortvloeien uit de door hem aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten. Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de budgethouder heeft geconstateerd dat er een toereikend budget beschikbaar is. De grenzen voor de teken- en beschikkingsbevoegdheid voor nieuwe opdrachten en facturen staan vermeld in de tabellen bij artikel 10 resp. artikel 15. De verplichting dient te worden aangegaan volgens de regels van het door het hoogheemraadschap vastgestelde inkoopbeleid. De resultaatmanager is productverantwoordelijk.  De manager is verantwoordelijk voor de personeelsbegroting.

 

Artikel 4  

De budgethouder is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van informatie voor het opstellen van overzichten voor bestuur, directie, resultaatmanagers, opdrachtgevers, managers en overige belanghebbenden over de geplande en werkelijke uitkomsten van het budget en gerealiseerde prestaties ten opzichte van de geplande.

Tevens is de budgethouder in samenspraak met de resultaatmanagers verantwoordelijk voor het aanleveren van gegevens voor de begroting en de meerjarenraming, het vertalen van die gegevens naar te leveren prestaties, het bepalen van het benodigde budget, de bewaking en de verantwoording van de besteding van het budget.

 

Artikel 5  

Calamiteiten nemen een bijzondere plaats in. De calamiteitenorganisatie werkt volgens het bij vv-besluit vastgestelde Calamiteitenplan. De Coördinator Plaats Incident (CPI) is vanaf coördinatiefase 1 actief en als hoogst operationeel leidinggevende, verantwoordelijk voor de bestrijding van het incident inclusief de financiële consequenties hiervan. Vanaf coördinatiefase 2 is de Operationeel Leider (OL) de hoogst operationeel leidinggevende en daarmee verantwoordelijk voor de bestrijding van het incident.

De Operationeel Leider (OL) is bevoegd tot een bedrag van € 500.000 per calamiteit. Hierboven heeft de OL voorafgaande goedkeuring van de dijkgraaf nodig. De dijkgraaf is onbeperkt bevoegd. De Coördinator Plaats Incident (CPI) is bevoegd tot een bedrag van € 50.000 per calamiteit. Hierboven heeft de CPI voorafgaande goedkeuring van de OL nodig. De uit de bestrijding van de calamiteit voortvloeiende verplichtingen komen ten laste van het budget van de betreffende budgethouder. Bij de bestrijding van de calamiteit kunnen budgetten worden overschreden. De budgethouder dient achteraf zo spoedig mogelijk de ontstane overschrijding te compenseren.

 

Artikel 6  

Indien er sprake is van meerwerk, is de functionaris, die de oorspronkelijke overeenkomst is aangegaan bevoegd voor de realisatie van dit meerwerk, voor zover de totale som van de oorspronkelijke overeenkomst en het meerwerk zijn budgetbevoegdheid niet te boven gaat. Indien de som van de oorspronkelijke overeenkomst en het meerwerk uitgaat boven de budgetbevoegdheid van dezelfde functionaris, berust de bevoegdheid voor de realisatie van het meerwerk bij de budgethouder die volgens deze regeling bevoegd is voor het meerdere.

 

Artikel 7  

  • 1.

    Het aangaan van een meerjarencontract door een ondergemandateerde (zie schematische weergave budgetbevoegdheden op blz. 12) van de secretaris algemeen-directeur (SAD) of een directeur of een resultaatmanager of een opdrachtgever of een manager is alleen toegestaan voor een periode van minder dan 5 jaar.

    Voor contracten met een looptijd van 5 jaar en langer is de SAD, een directeur,een resultaatmanager, een opdrachtgever, een manager, de chief digital officer of de concerncontroller bevoegd.

  • 2.

    Contracten die voortvloeien uit een Europese aanbesteding kunnen alleen worden aangegaan door de SAD, een directeur, een resultaatmanager, een opdrachtgever, een manager, de chief digital officer of de concerncontroller.

  • 3.

    Voor het bepaalde in leden 1 en 2 geldt dat dit moet passen binnen het toegewezen budget en het maximale bedrag van de ondermandatering per jaar.

 

1.4 Exploitatiebegroting (product- en personeelsbegroting)

Artikel 8  

Per bestuursprogramma is een resultaatmanager verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat met uitzondering van het bestuursprogramma Bestuur, Organisatie en Dienstverlening (BOD). De manager I&D (voor de I&A-producten en I&A-samenwerking) en de directeur Bedrijfsvoering (voor de overige producten) vervullen tevens de rol van resultaatmanager binnen het bestuursprogramma BOD.. Het budget van de beheerproducten (productbegroting) die onder de bestuursprogramma’s vallen is door de SAD doorgemandateerd via een directeur aan een resultaatmanager. De resultaatmanager mandateert na het maken van resultaatafspraken de budgetbevoegdheid door aan de managers of de teamleiders, die voor het betreffende bestuursprogramma werkzaamheden verrichten. De managers kunnen op hun beurt doormandateren aan de teamleiders die onder hen vallen.

Het budget van de beheerproducten (productbegroting) van het bestuursprogramma Bestuur, Organisatie en Dienstverlening (BOD) die onder concerncontrol en bestuurszaken vallen, wordt door de SAD rechtstreeks doorgemandateerd aan de concerncontroller resp. de teamleider bestuurszaken.

 

Artikel 9  

De SAD mandateert het budget van de personeelsbegroting door aan de directeuren, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De directeuren mandateren door aan de managers of aan de teamleiders. De managers kunnen op hun beurt weer doormandateren aan de teamleiders.

 

Artikel 10  

De teamleiders kunnen financieel ondermandaat verlenen aan aangewezen medewerkers binnen het eigen team. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden - van zowel de product- als de personeelsbegroting - per functie en de maximale bedragen (inclusief BTW) nader gelimiteerd. De teamleiders blijven altijd verantwoordelijk voor het beheer van het totaal van alle aan hen gemandateerde budgetten. De SAD, de directeuren en managers blijven integraal verantwoordelijk en de resultaatmanagers blijven resultaatverantwoordelijk.

 

Functie

Aange-wezen *

Tot €5.000

Tot €25.000

Tot €100.000

Tot €250.000

Tot € 5 mln.

Onbe-perkt

 

Voor exploitatiebegroting hele organisatie:

SAD

 

 

 

 

 

 

X

 

 

 

Voor exploitatiebegroting hele organisatie m.u.v. digital office, concerncontrol en bestuurszaken:

Directeur

X

 

 

 

 

 

X

 

 

 

Voor de productbegroting van de bestuursprogramma’s **:

Resultaatanager

X

 

 

 

 

X

 

Manager

X

 

 

 

 

X

 

Chief digital officer

X

 

 

 

 

X

 

Concerncontroller

X

 

 

 

 

X

 

Teamleider

X

 

 

 

X

 

 

Uitvoerder beheer & onderhoud S11/S12

 

X

 

 

 

X

 

 

 

Uitvoerder beheer & onderhoud S9/S10

 

X

 

 

X

 

 

 

 

Medewerker beheer & onderhoud S9

 

X

 

 

X

 

 

 

 

Ondersteuner S9 team Human Resources ***

 

X

 

X

 

 

 

 

 

Ondersteuner S7 team Human Resources ***

 

X

 

X

 

 

 

 

 

 

 

 

Voor de personeelsbegroting **:

Manager I&D

X

 

 

 

 

X

 

Manager projectencentrum

X

 

 

 

 

X

 

Manager strategie en omgeving

X

 

 

 

 

X

 

Manager uitvoering

X

 

 

 

 

X

 

Concerncontroller

X

 

 

 

 

X

 

Teamleider

X

 

 

 

X

 

 

 

*Alleen de door de directie in een actuele lijst aangewezen medewerkers hebben budgetbevoegdheid voor de aan hen gemandateerde budgetten.

**Voor de budgetten die onder hun verantwoordelijkheid vallen.

***Deze medewerker is tot € 5.000 bevoegd voor het budget van de Aquademie en het Persoonsgebonden Basis Budget.

 

Artikel 11  

Voor de goedkeuring van declaraties van reis-, verblijf- en thuiswerkkosten geldt:

  • Voor declaraties van de hoogheemraden, m.u.v. de loco-dijkgraaf, en de SAD is de dijkgraaf bevoegd;

  • Voor declaraties van de dijkgraaf is de loco-dijkgraaf bevoegd;

  • Voor declaraties van de loco-dijkgraaf, de directeuren, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken is de SAD bevoegd;

  • Voor declaraties van de overige bestuursleden is de teamleider bestuurszaken bevoegd;

  • Voor declaraties van de resultaatmanagers, de opdrachtgever en de managers zijn de directeuren bevoegd;

  • Voor declaraties van de teamleiders zijn de directeuren of managers bevoegd;

  • Voor declaraties van de overige medewerkers zijn de teamleiders bevoegd.

 

Artikel 12  

Overschrijdingen van budgetten worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per team per kostensoort (kostencomponent) behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per team of per object niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven.

  • a.

    Binnen team of tussen objecten: Overschrijdingen van beïnvloedbare kostensoorten kunnen zonder budgettaire regeling binnen een team of tussen objecten gecompenseerd worden. Hierbij worden de kosten binnen dezelfde taak gecompenseerd. Deze regel wordt toegepast met inachtneming van de afgesproken prestaties.

  • b.

    Teamoverschrijdend: Af- en overschrijven tussen verschillende kostensoorten is toegestaan binnen dezelfde taak.

  • c.

    Binnen kostensoorten, die niet of in beperkte mate door de budgethouders kunnen worden beïnvloed, mag alleen binnen dezelfde taak tussen budgethouders worden overgeboekt. Er mag niet van een niet-beïnvloedbare kostensoort naar een andere kostensoort worden overgeboekt of van een andere kostensoort naar een niet-beïnvloedbare kostensoort.

    Niet-beïnvloedbare kostensoorten zijn:

    • personele lasten;

    • slibverwerking incl. grondstoffen;

    • energie;

    • chemicaliën;

    • afschrijvingen;

    • rentebaten en –lasten.

 

Artikel 13  

Onvoorziene uitgaven zijn uitgaven, waarvan de aard en/of omvang bij de vaststelling van de begroting niet kon worden voorzien en die onvermijdbaar of onuitstelbaar zijn. Voorstellen tot aanwending van de begrotingspost onvoorziene uitgaven tijdens een begrotingsjaar worden ter goedkeuring voorgelegd aan de directie.

 

1.5 Investeringsbegroting

Artikel 14  

Op basis van de in de begroting opgenomen investeringsplannen wordt door de verenigde vergadering (vv) een krediet verstrekt om een geplande investering te kunnen uitvoeren. Met het oog op de kredietbewaking (uitgaven en inkomsten) worden kredieten altijd bruto aangevraagd en verstrekt. Dit wil zeggen dat subsidies en bijdragen van derden niet op voorhand van het krediet worden afgetrokken.

 

Artikel 15  

De eindverantwoordelijkheid voor de realisatie van de projecten, waarvoor de vv een investeringskrediet beschikbaar heeft gesteld, ligt bij de SAD. De SAD draagt de realisatie en budgetbevoegdheid van de projecten via de directeuren op aan de resultaatmanagers of de opdrachtgevers. Voor bepaalde investeringsprojecten wordt een opdrachtgever aangewezen. Als er geen opdrachtgever is aangewezen, is de resultaatmanager opdrachtgever.

De resultaatmanager of de opdrachtgever verleent financiële ondermandatering aan een projectmanager. De projectmanager kan financiële ondermandatering verlenen aan andere medewerkers. In onderstaande tabel zijn de financiële bevoegdheden (inclusief BTW) per opdracht nader gelimiteerd:

Rol

In project-contract

Tot €10.000

Tot €50.000

Tot €250.000

Tot € 5 mln.

Onbeperkt

 

 

 

 

 

 

 

 

Voor alle door de vv verstrekte kredieten:

SAD

 

 

 

 

 

X

Directeur

 

 

 

 

 

X

 

 

 

 

 

 

 

 

Voor alle door de vv verstrekte kredieten binnen een bestuursprogramma:

Resultaatmanager

 

 

 

 

X

 

Manager projectencentrum

 

 

 

 

X

 

Opdrachtgever

X

 

 

 

X

 

Projectmanager (IPM)

X

 

 

X

 

 

Contractmanager (IPM) *

X

 

X

 

 

 

Technisch manager (IPM) *

X

 

X

 

 

 

Omgevingsmanager (IPM) *

X

X

 

 

 

 

*Voor projecten waarvoor deze IPM-rol nog niet is ingevoerd geldt de ondermandatering door de projectmanager niet.

 

Artikel 16  

Per project wordt in het projectcontract met naam aangegeven of er een aparte opdrachtgever is en worden de projectmanager en overige managers aangewezen. Bij wijziging van één van deze medewerkers dient dit aangepast te worden in het projectcontract.

 

Artikel 17  

De projectmanager is zowel kwalitatief als kwantitatief verantwoordelijk voor de realisatie van het project binnen het beoogde projectresultaat en het daarvoor vastgestelde projectbudget. De projectmanager is er verantwoordelijk voor dat de budgetten uitsluitend worden ingezet voor het daaraan ten grondslag liggende project.

 

Artikel 18  

Bij afwezigheid van de resultaatmanager worden de bij mandaat verleende bevoegdheden uitgeoefend door een andere resultaatmanager. Bij afwezigheid van de projectmanager is dat door een andere projectmanager. Als horizontale vervanging niet mogelijk is wordt de bevoegdheid opgeschaald conform het schema in de toelichting bij deze regeling.

 

Artikel 19  

De projectmanager is verantwoordelijk voor de bewaking van het totale krediet en informeert zijn opdrachtgever, dat kan zijn de resultaatmanager of de opdrachtgever, over eventuele over- en onderschrijdingen. De resultaatmanager of de opdrachtgever communiceert hierover met D&H. D&H communiceert hierover - na overleg met de diverse betrokkenen - met de vv.

 

Artikel 20  

In het geval dat een krediet dreigt te worden overschreden met meer dan 10%, of meer dan € 500.000, meldt de projectmanager dit bij het college van D&H. Het collegevraagt een aanvullend investeringskrediet aan bij de vv. Investeringsuitgaven worden niet gedaan indien geen of onvoldoende krediet beschikbaar is.

 

Meevallers worden opgenomen in de ”risicoreserve” en na afloop van het project – en waar mogelijk eerder – teruggegeven.

Meevallers kunnen alleen worden ingezet om financiële tegenvallers van andere delen van het betreffende project op te vangen en kunnen niet voor een ander project worden ingezet.

 

Artikel 21  

Meevallers tot € 100.000 mogen door de resultaatmanager of opdrachtgever worden benut binnen het project. De portefeuillehouder beslist over meevallers van € 100.000 tot € 500.000 binnen het project. Het college van D&H beslist over meevallers van € 500.000 of meer, scopewijzigingen die buiten het project maar binnen het programma vallen en bij bestuurlijke gevoeligheid.

 

Artikel 23  

Iedere twee maanden wordt in de directie en vervolgens in het overleg van de verantwoordelijke portefeuillehouder een investeringsprognose voorgelegd en behandeld van het desbetreffende bestuursprogramma. Deze rapportage wordt opgesteld door de resultaatmanager in overleg met team Financiën, Inkoop & Subsidies.

 

Artikel 24  

Zonder krediet is het na goedkeuring van D&H toegestaan voorbereidingskosten voor investeringen te maken tot maximaal € 150.000. Hierbij worden de regels uit de Nota vaste activabeleid in acht genomen.

 

Artikel 25  

Het college van D&H heeft de regeling vastgesteld op 24 mei 2022. Deze treedt in werking met ingang van de eerste dag na die van bekendmaking, werkt terug tot 1 april 2022 en vervangt de Budgethoudersregeling Rijnland 2021.

 

2. De bevoegdheden

2.1 Exploitatie - bevoegdheden van de actoren

De verenigde vergadering

De vv heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

  • Eens per jaar stelt zij de exploitatiebegroting voor het komende jaar vast;

  • Elk jaar zijn er drie momenten waarop gerapporteerd wordt over de voortgang van de begroting, te weten bij de voorjaarsburap, bij de uitgebreide (zomer)burap en bij de najaarsburap. De bestuursrapportages kunnen voor de vv aanleiding zijn om de begroting te wijzigen.

  • Hiermee verleent zij D&H mandaat binnen de afgesproken kaders van de begroting.

 

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

  • D&H mandateert het van de vv verkregen mandaat alsmede de hierboven genoemde eigen bevoegdheden door aan de SAD.

 

Ambtelijke organisatie

  • De SAD en de directeuren zijn integraal verantwoordelijk voor de bestuursprogramma’s en de bedrijfsvoering.

  • Per bestuursprogramma is een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat.

  • De directeuren en managers geven leiding aan de teamleiders en sturen op veranderingen en ontwikkelingen met als doel het verbeteren van de kwaliteit van de organisatie.

  • De budgetten worden onderscheiden in productbudgetten (productbegroting) en personeelsbudgetten (personeelsbegroting).

  • De SAD mandateert de bevoegdheid voor de door de vv en het college van D&H verleende productbudgetten als volgt door:

    • via de directeuren aan de resultaatmanagers, de managers en de chief digital officer;

    • rechtstreeks aan de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken.

  • De vier managers onder de directeuren mandateren de productbudgetten door aan de teamleiders nadat resultaatafspraken zijn gemaakt. De teamleiders kunnen financieel ondermandaat verlenen aan aangewezen medewerkers binnen het eigen team.

  • De SAD mandateert de bevoegdheid voor de door de vv en het college van D&H verleende personeelsbudgetten als volgt door:

    • via de directeuren aan de managers;

    • rechtstreeks aan de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken.

  • De managers kunnen de personeelsbudgetten doormandateren aan de teamleiders.

 

2.2 Investeringen - bevoegdheden van de actoren

De verenigde vergadering

De vv heeft het hoogste recht in budgettair opzicht. Dit betekent:

  • Voor investeringen die een bedrag van € 150.000 te boven gaan, is een krediet van de vv vereist.

 

Het college van dijkgraaf en hoogheemraden

  • D&H mandateert de van de vv verkregen budgetbevoegdheid voor de investeringskredieten door aan de SAD.

  • Voor investeringen kan het college van D&H toestaan dat voorbereidingskosten worden gemaakt tot maximaal € 150.000. Over hogere bedragen beslist de vv.

 

Ambtelijke organisatie

  • De SAD en de directeuren zijn integraal verantwoordelijk voor de investeringen binnen de bestuursprogramma’s.

  • De per bestuursprogramma aangestelde resultaatmanager is verantwoordelijk voor de voortgang en het resultaat van de investeringen.

  • De SAD mandateert via de directeuren de bevoegdheid voor de door de vv verleende investeringskredieten per bestuursprogramma door aan de resultaatmanagers, de manager projectencentrum of aan de opdrachtgever.

  • De resultaatmanagers of de opdrachtgevers mandateren de investeringsbudgetten tot € 250.000 door aan de projectmanagers.

  • De projectmanagers zijn verantwoordelijk voor het budgetbeheer. De projectmanagers kunnen financiële ondermandatering verlenen aan de contractmanager, de technisch manager en de omgevingsmanager.

 

Leiden, 24 mei 2022

Dijkgraaf en hoogheemraden

R.A.M. van der Sande, dijkgraaf

M. Middendorp, secretaris

Toelichting

Door het vaststellen van de begroting geeft de vv aan D&H de bevoegdheid de begroting uit te voeren binnen de daarvoor vastgestelde kaders (doelen, gekoppeld aan geld en personeel). De bedragen die in de loop van een jaar worden uitgegeven om de taken van Rijnland te kunnen uitvoeren, worden in de financiële administratie vastgelegd. Dat gebeurt ook met de bedragen die in de loop van het jaar door Rijnland worden ontvangen, zoals bijvoorbeeld de belastingopbrengsten, subsidies en vastgoedopbrengsten.

 

Bijsturen ten aanzien van de begroting kan drie keer per jaar via de Burap (bestuursrapportage) met eventueel een voorstel tot begrotingswijziging. In de Buraps wordt over zowel de lasten en de baten als de geleverde prestaties aan D&H en de vv gerapporteerd. Ambtelijk wordt de voortgang bewaakt door de aangewezen resultaatmanagers.

 

Exploitatiebegroting

De exploitatiebegroting is gesplitst in een product- en een personeelsbegroting. De productbegroting bestaat uit de begrote baten en lasten van de beheerproducten die onder de bestuursprogramma’s vallen. De personeelsbegroting bestaat uit de begrote baten en lasten die gerelateerd zijn aan het personeel zoals kosten voor salarissen, sociale lasten en opleidingen, en die niet zijn gekoppeld aan een product.

 

De resultaatmanagers en de chief digital officerzijn door de SAD via de directeuren gemandateerd voor de productbudgetten. Na het maken van resultaatafspraken mandateren de resultaatmanagers de budgetten door aan de managers. De vier managers onder de directeuren kunnen de budgetten doormandateren aan teamleiders. De teamleiders kunnen hun budgetbevoegdheid doormandateren aan aangewezen medewerkers.

 

Onderdelen van de productbudgetten worden door de SAD rechtstreeks doorgemandateerd aan de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken.

 

De directeuren zijn door de SAD gemandateerd voor de personeelsbudgetten en mandateren hun bevoegdheid door aan de managers. De managers kunnen op hun beurt doormandateren aan teamleiders. De concerncontroller en de teamleider bestuurszaken zijn door de SAD rechtstreeks gemandateerd voor de personeelsbudgetten van hun teams.

 

Artikel 8: Resultaatverantwoordelijkheid

Per bestuursprogramma is een resultaatmanager aangesteld die verantwoordelijk is voor de voortgang en het resultaat van het betreffende bestuursprogramma. De productbudgetten zijn door de SAD via de directeuren gemandateerd aan de resultaatmanagers en de strateeg. Na het maken van resultaatafspraken met de voor het betreffende bestuursprogramma benodigde manager of teamleiders mandateert de resultaatmanager de budgetbevoegdheid aan de manager of de teamleiders met daarbij de mogelijkheid om verder door te mandateren. De productbudgetten van de digital office, concerncontrol en bestuurszaken worden rechtstreeks door de SAD gemandateerd aan de chief digital officer, de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De directeuren hebben een onbeperkte budgetbevoegdheid. De resultaatmanagers, de managers, de chief digital officer en de concerncontroller hebben een budgetbevoegdheid tot € 5 mln. per opdracht. De teamleiders, waaronder de teamleider bestuurszaken, en de strateeg hebben een budgetbevoegdheid tot € 250.000 per opdracht. Voor medewerkers die een ondermandaat hebben van een teamleider is de budgetbevoegdheid tot € 5.000 of tot € 25.000 of tot € 100.000 per opdracht.

 

Door de directie wordt een lijst vastgesteld van aangewezen medewerkers met budgetbevoegdheid. Deze lijst wordt regelmatig geactualiseerd.

 

Artikel 9 en 10: Budgetverantwoordelijkheid

De budgetbevoegdheid van de personeelskosten (kosten salarissen, sociale lasten, opleidingen, e.d.) wordt door de SAD via de directeuren gemandateerd aan de managers of aan teamleiders en rechtstreeks aan de concerncontroller en de teamleider bestuurszaken. De managers kunnen hun bevoegdheid doormandateren aan teamleiders. De teamleiders, waaronder de teamleider bestuurszaken, hebben daarmee bevoegdheid voor het personeelsbudget, echter net als bij de productbudgetten met een beperking tot € 250.000 per opdracht. De concerncontroller heeft een bevoegdheid tot € 5 mln. voor het personeelsbudget.

 

Artikel 12: Budgettaire regeling

Overschrijdingen van budgetten worden vermeden door tijdige en passende maatregelen. Eerst wordt afgewogen of opname van de uitgave in de eerstvolgende begroting en besteding in een volgend jaar mogelijk is.

 

Bij een overschrijding met minder dan € 5.000 per team per kostensoort behoeft nog geen actie te worden ondernomen. Ook wanneer het totale budget aan directe, beïnvloedbare kosten per object of per team niet wordt overschreden, kan een budgettaire regeling achterwege blijven. Indien dan nog onvoldoende budgetruimte aanwezig blijkt te zijn en een (bestel)opdracht dringend noodzakelijk is, dient de budgethouder een aanvraag voor een budgettaire regeling op te stellen. De financieel adviseur beoordeelt de aanvraag op rechtmatigheid en vervolgens leggen de betrokken budgethouders de aanvraag ter goedkeuring voor aan een directeur. Bij niet-beïnvloedbare kostensoorten mag geen budget van en naar andere kostensoorten worden overgeschreven.

 

Mocht een budgettaire regeling niet mogelijk zijn, dan dient de budgethouder bij de Burap een voorstel tot begrotingswijzing in.

 

Artikel 13: Beschikking onvoorzien

Voor uitgaven die onvoorzienbaar, onvermijdbaar en onuitstelbaar zijn richt de budgethouder een voorstel aan de directie om te mogen beschikken over de post onvoorzien in de exploitatiebegroting. Een belangrijke voorwaarde hierbij is dat geen compensatie binnen de lopende exploitatiebegroting mogelijk is.

 

Investeringsbegroting

Rijnland geeft jaarlijks aanzienlijke bedragen uit aan het bouwen van nieuwe en het ingrijpend aanpassen van bestaande werken, en het aankopen van duurzame bedrijfsmiddelen.

Voor de daadwerkelijke uitvoering van een investeringsproject moet de vv een investeringsbesluit nemen. Stemt de vv in met het voorstel, dan wordt daarmee tegelijkertijd het krediet beschikbaar gesteld om het project te kunnen uitvoeren.

Kredietvoorstellen worden zoveel mogelijk gebundeld gelijktijdig met de programmabegroting of de Voorjaarsburap voorgelegd aan de vv. Kredietvoorstellen die gelijktijdig met de programmabegroting of de Voorjaarsburap worden voorgelegd moeten voldoen aan de volgende criteria (ter beoordeling van het college van D&H):

Het betreft geen beleidsintensief of financieel omvangrijk investeringsproject.

  • Het investeringsproject heeft een technisch of regulier karakter waarvan de raming solide te onderbouwen is op het moment van het vaststellen van de programmabegroting.

  • Er is een duidelijk verband te leggen met resultaten genoemd in de programmabegroting.

Kredietvoorstellen die niet voldoen aan deze criteria worden afzonderlijk aan de vv ter vaststelling voorgelegd.

 

Kredietvoorstellen voor baggerprojecten worden door D&H vastgesteld.

 

In de Nota vaste activabeleid is beschreven voor welke activiteiten kredieten kunnen worden aangevraagd en in hoeveel jaren een krediet wordt afgeschreven. De uitgangspunten van ”Projectmatig creëren” en ”Integraal Project Management (IPM)” zijn leidend voor de opzet en uitvoering van projecten van Rijnland.

 

De uit deze investeringskredieten voortvloeiende kapitaallasten (afschrijving en rente) komen ten laste van de exploitatiebegroting.

 

Artikel 21: Meevallers

Dit artikel is conform het op 31 januari 2018 door de VV genomen besluit om te gaan werken met kredieten voor clusters van projecten of voor individuele, grote projecten.

 

Schematische weergave budgetbevoegdheden

Zie volgende bladzijde.

 

Bijlage 1: schematische weergave financieel mandaatB

 

Bijlage 2: organogram na organisatiewijziging