| Organisatie | Almere |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Budgethoudersregeling Almere |
| Citeertitel | Budgethoudersregeling Almere |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Verordening financiële sturing, verantwoording en controle Almere 2019
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 02-06-2022 | nieuwe regeling | 24-05-2022 | geen |
Onder leidinggevende wordt in deze regeling verstaan: alle (adjunct-)afdelingsmanagers. Voor een project is de projectmanager, voor een programma de functionaris die leiding geeft aan dat programma en voor een gebied is de functionaris die leiding heeft over dat gebied aan te merken als leidinggevende;
Onder concerndirecteur wordt in deze regeling verstaan de als zodanig aangestelde functionaris die deel uitmaakt van de concerndirectie.
Onder budgethouder wordt in deze regeling verstaan degene die overeenkomstig deze regeling een budget toegewezen heeft gekregen. Enkel de budgethouder is bevoegd tot het doen van uitgaven voor - en het innen van betalingen aan de gemeente, het aanvragen en verwerven van subsidies bij externe instanties, voorzover deze betrekking hebben op het taakveld van de organisatorische eenheid.
Onder lead buyer wordt in deze regeling verstaan (de afdelingsmanager van) de afdeling dan wel de functionaris, die als zodanig door de gemeentesecretaris in het Algemeen Mandaatbesluit Almere is aangewezen als verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verwerven en managen van één of meer inkooppakketten.
Onder Limietenstelsel wordt verstaan het stelsel van beperkingen, uitgangspunten en uitzonderingen met betrekking tot het doen van uitgaven op grond van de Budgethoudersregeling Almere. Het Limietenstelsel maakt als bijlage 1 onlosmakelijk deel uit van deze Budgethoudersregeling.
De gemeentesecretaris wijst op basis van de door de gemeenteraad vastgestelde begroting (met inbegrip van naderhand aangebrachte wijzigingen) budgetten toe aan concerndirecteuren, afdelingsmanagers, programmamanagers, projectdirecteuren en aan een of meer in de Limietenlijst opgenomen specifieke functionarissen.
Budgethouders, met uitzondering van de in de Limietenlijst als zodanig bestempelde bijzondere budgethouders en budgethouders met bijzondere limieten, zijn – met inachtneming van mogelijke daaraan door de gemeentesecretaris in het Algemeen Mandaatbesluit Almere verbonden beperkingen - gerechtigd om onder hun verantwoordelijkheid hun bevoegdheden met betrekking tot aan hen toebedeelde budgetten over te dragen aan jegens hen hiërarchisch ondergeschikte functionarissen, met dien verstande dat het budgethouderschap in principe niet lager dan het niveau van de teammanager mag worden overgedragen. Slechts in uitzonderlijke gevallen kunnen budgethouders ook budgetten overdragen aan (niet jegens hen) hiërarchisch ondergeschikte functionarissen, waaronder functionarissen die belast zijn met de leiding van een programma dan wel project. Indien er sprake is van een programma of een project kan het budgethouderschap door de functionaris die leiding geeft aan het project of het programma, hiërarchisch bezien niet meer dan één niveau lager worden overgedragen dan het niveau van deze functionaris.
Budgethouders zijn enkel gerechtigd tot het doen van uitgaven dan wel het in ontvangst nemen van inkomsten indien ten aanzien van hen het uitoefenen van de bevoegdheid die strekt tot het doen van uitgaven dan wel het in ontvangst nemen van inkomsten niet op grond van het Algemeen Mandaatbesluit Almere is beperkt.
Budgethouders zijn gerechtigd om - mits dit door hen schriftelijk is vastgelegd - aan hen ondergeschikte functionarissen toe te staan dat deze verplichtingen tot het doen van uitgaven tot een door de budgethouder aangegeven bedrag zonder dat deze functionarissen daardoor budgethouder worden. Door het aangaan van de verplichting wordt het budgethouderschap niet overgedragen. De betreffende budgethouder blijft derhalve verantwoordelijk voor de correcte administratieve/financiële afwikkeling van door de functionaris aangegane verplichtingen. Het 1e lid is op de hier bedoelde functionaris van overeenkomstige toepassing.
Het is niet toegestaan opdracht te geven tot inkoop van werken, goederen of diensten waarvan de gemeentesecretaris heeft bepaald dat de inkoop daarvan centraal dient plaats te vinden door tussenkomst van de in het Algemeen Mandaatbesluit Almere genoemde lead buyers. In afwijking van het bovenstaande is het budgethouders wel toegestaan om binnen een raamcontract goederen en diensten af te nemen.
De centrale inkoop is enkel voorbehouden aan de gemeentesecretaris zelf dan wel de door hem of haar daartoe aangewezen lead buyers. De gemeentesecretaris is bevoegd om, in bijzondere incidentele gevallen, toestemming te verlenen voor de in de eerste volzin van het tweede lid begrepen inkoop door anderen dan de in het Algemeen Mandaatbesluit Almere genoemde lead buyers.
Door het (digitaal) ondertekenen dan wel paraferen van de factuur of rekening of bestelling brengt de budgethouder tot uitdrukking dat de factuur of rekening of bestelling het gevolg is van een gemeentelijke verplichting tot betaling en wel voor het bedrag en voor de prestatie als op de factuur of rekening of bestelling is vermeld. In het kader van de goedkeuringsprocedure, als bedoeld in dit lid, geldt een vier-ogen-principe.
Wanneer een budget, samenhangend met een interne functiewijziging, naar een andere budgethouder overgaat blijft de oorspronkelijke budgethouder, voor de verplichtingen die hij of zij tot de functieverandering ten laste van dat budget is aangegaan, bevoegd de in artikel 6 lid 1 genoemde handelingen te verrichten.
De budgethouder legt de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen zichtbaar zijn ten opzichte van het totale budget alsmede in voorkomende gevallen ten opzichte van de voortgang van het project, ten laste waarvan de verplichtingen zijn aangegaan.
Budgetten worden toebedeeld aan een functionaris. Bij afwezigheid van deze functionaris of ingeval de budgethouder niet in de gelegenheid is verplichtingen, waaronder facturen of subsidies af te wikkelen, is voor wat betreft het budgethouderschap de horizontale plaatsvervanger van deze functionaris binnen dezelfde of andere organisatorische eenheid bevoegd. Indien er geen horizontale plaatsvervanger is, dan wordt de afwezige budgethouder vervangen door de direct hogere dan wel hoogst leidinggevende binnen dezelfde organisatorische eenheid. In die uitzonderlijke gevallen dat er geen horizontale plaatsvervanger en evenmin een direct hogere leidinggevende of hoogst leidinggevende beschikbaar zijn, geschiedt de vervanging door een leidinggevende van gelijk hiërarchisch niveau buiten de eigen organisatorische eenheid.
Als er geen plaatsvervanger voor een afwezige programmamanager beschikbaar is, geschiedt de vervanging door de opdrachtgever. Als er geen opdrachtgever is, dan vindt vervanging door de betrokken afdelingsmanager of (een lid van) de concerndirectie plaats. Indien het budgetrecht in laatstgenoemd geval als zodanig wordt toegepast, zal de (formele) budgethouder hiervan onverwijld op de hoogte worden gebracht.
Vervanging van de prestatieverklaarder vindt uitsluitend horizontaal, danwel op lager niveau plaats.
Ingeval van een uitdiensttreding van de budgethouder, zonder dat er een opvolger is, worden de budgetten overgeheveld naar de direct hogere leidinggevende.
Aldus vastgesteld door college van burgemeester en wethouders d.d. 24 mei 2022,
de secretaris, J.D. Pruim
de burgemeester, A.T.B. Bijleveld-Schouten
Algemene limieten (per verplichting; alle hier genoemde bedragen exclusief BTW)
NB¹. Enkel de projectmanagers die leiding hebben over een project en in dat kader verplichtingen moeten aangaan, kunnen als budgethouder worden aangemerkt.
NB². De concerndirectie is bevoegd om voor specifieke programmamanagers van de afdeling IBA in de lagen 8 & 9 te besluiten een limiet toe te staan tot maximaal € 500.000,-. Die specifieke uitzonderingen hoeven niet in de Bijlage 1 te worden opgenomen.
NB³. Het opgenomen zijn onder de algemene limieten betekent niet dat alle hier genoemde functionarissen automatisch als budgethouders worden aangemerkt. De limieten zijn echter altijd van toepassing wanneer men budgethouder is.
Bijzondere limieten (alle hier genoemde bedragen exclusief BTW)
Het Limietenstelsel hangt onlosmakelijk samen met de Budgethoudersregeling Almere 2022 en het Algemeen Mandaatbesluit Almere en hanteert de volgende uitgangspunten:
Uitgangspunt is dat het niveau van teammanager het laagste niveau van budgethouderschap is (zie artikel 2). Uitzonderingen op deze hoofdregel kunnen worden gemaakt voor (bepaalde) projectmanagers, programmamanagers, programmadirecteuren en gebiedsmanagers en andere nader te definiëren functionarissen. Die uitzonderingen worden in deze bijlage opgenomen.
Het aanwijzen van bijzondere budgethouders op een niveau lager dan de teammanager is bij wijze van uitzondering uitsluitend mogelijk in specifieke omstandigheden na aanvraag en schriftelijke motivering door de verantwoordelijke afdelingsmanager.
Bij de onderbouwing en instemming van de verantwoordelijke afdelingsmanager wordt, na accordering door de Teammanager Financiën & Control, de aanwijzing als bijzondere budgethouder via het team JZ/Advies & Control verwerkt in de onderhavige bijlage. De bijlage wordt vervolgens aan de gemeentesecretaris ter accordering voorgelegd.
Toelichting op de Budgethoudersregeling Almere
Met deze Budgethoudersregeling wordt geregeld dat de gemeentesecretaris, op basis van de door de raad vastgestelde begroting, budgetten kan toewijzen aan concerndirecteuren, afdelingsmanagers, programmamanagers, projectdirecteuren en in de Limietenlijst opgenomen, specifieke functionarissen. Aan anderen dan in het eerste lid genoemd kunnen door de gemeentesecretaris geen budgetten worden toegekend.
Wanneer bij het toekennen van budget aan budgethouders aanwijzingen zijn gegeven over hoe de verantwoording van de besteding en aanwending van de budgetten en de ontvangst van inkomsten dient plaats te vinden dan dient daar door de budgethouder gehoor aan gegeven te worden. Verstrekte aanwijzingen kunnen zowel van algemene (voor elke budgethouder) als individuele (voor een of meerdere) specifieke budgethouder(s)) aard zijn.
In dit artikel wordt de overdracht van budget geregeld. Het grootste beroep op de mogelijkheid van overdracht zal zich voordoen binnen afdelingen. Duidelijk wordt dat een afdelingsmanager budget binnen zijn afdeling in principe niet lager kan overdragen dan tot het niveau van een teammanager (of een daarmee te vergelijken niveau zoals dat van een beheermanager Stadsbedrijf). Wanneer de noodzaak wordt aangetoond dat ook aan andere functionarissen budget overgedragen moet worden dan moet de desbetreffende functionaris worden opgenomen in de Limietenlijst onder het opschrift ‘bijzondere budgethouders’. Het aanwijzen van bijzondere budgethouders is echter een uitzondering en moet altijd schriftelijk worden onderbouwd door de verantwoordelijke afdelingsmanager. Zonder opname in de lijst kan de leidinggevende aan de desbetreffende functionaris geen budget overdragen. Een bijzondere budgethouder is niet gerechtigd zijn budget over te dragen.
Het is belangrijk om in het oog te houden dat met de overdracht van budget ook gepaard gaat de overgang van de verantwoordelijkheid voor het op een overeenkomstige wijze als in de artikelen 3 tot en met 8 opgenomen, voldoen aan de voorschriften uit deze Budgethoudersregeling. Met de overdracht van budget gepaard gaat de administratieve/financiële afwikkeling van aangegane verplichtingen. De verantwoordelijkheid daarvoor komt bij de nieuwe budgethouder te berusten.
Gezien de integrale (eind)verantwoordelijkheid van de afdelingsmanager voor de bedrijfsvoering zal de concerncontroller zich echter, bij toepassing van artikel 8, in beginsel als eerste dienen te richten tot de afdelings- of programmaleiding. Andersom zal de budgethouder die budget overgedragen heeft gekregen de verantwoording ex artikel 8 moeten afleggen bij zijn leidinggevende.
Het eerste lid van artikel 3 maakt duidelijk dat er naast budget ook altijd sprake zal moeten zijn van een bevoegdheid. De aard van de bevoegdheden die door medewerkers van de gemeente kunnen worden uitgeoefend en de voorschriften en beperkingen waarmee bij die uitoefening rekening moet worden gehouden zijn in het Algemeen Mandaatbesluit Almere vastgelegd. Uitgangspunt daarbij is een algemeen mandaat voor de uitoefening van alle bevoegdheden die medewerkers nodig hebben om de aan hen opgedragen taken te verrichten mits die tot het werkterrein van hun organisatorische eenheid (afdeling, programma etc.) behoren. Daarvan uitgezonderd zijn een aantal bevoegdheden waarvan met het Algemeen Mandaatbesluit Almere is besloten dat die slechts door een beperkt aantal medewerkers mogen worden uitgeoefend dan wel waarvan is gezegd dat die op een bepaalde wijze moeten worden uitgeoefend.
Wanneer een bevoegdheid in het Algemeen Mandaatbesluit Almere is beperkt of uitgezonderd van het algemeen mandaat dan betekent dat dat de budgethouder dus niet gerechtigd is tot het aangaan van verplichtingen of het in ontvangst nemen van betalingen.
Het laatste lid van artikel 3 biedt budgethouders de mogelijkheid om aan hen ondergeschikte medewerkers toestemming te verlenen om ten laste van hun budget verplichtingen aan te gaan zonder dat de desbetreffende medewerker budgethouder wordt. Er is in deze situatie, anders dan in het eerste lid van artikel 2, geen sprake van overdracht van (verantwoordelijkheid voor) het budget. De leidinggevende blijft budgethouder en zal mitsdien ook betrokken zijn bij de administratieve/financiële afwikkeling van door de medewerker aangegane verplichtingen.
Artikel 4 vat in het kort het proces samen dat door budgethouders gevolgd moet worden bij het aangaan van een verplichting. Daarbij geldt dat als eerste wordt getoetst of de budgethouder beschikt over de benodigde bevoegdheid. Wanneer de bevoegdheid berust bij de budgethouder zal getoetst moeten worden of er nog voldoende budget is. Wanneer beide vragen positief zijn beantwoord dient als laatste getoetst te worden of er sprake is van een limiet voor de budgethouder. De van toepassing zijnde limieten zijn in de bijlage bij deze Budgethoudersregeling opgenomen en zijn onderverdeeld in algemene limieten, bijzondere limieten en bijzondere budgethouders (met een bijbehorende limiet). Wanneer een budgethouder over zowel de bevoegdheid als een budget beschikt maar een verplichting wenst aan te gaan of een bedrag in ontvangst wil nemen die boven de voor hem van toepassing zijnde limiet uitkomt dan zal voor het aangaan van de verplichting een beroep moeten worden gedaan op de onder het opschrift ‘algemene limieten’ opgenomen functionaris met de eerst hogere limiet.
Wanneer er geen toereikend budget voorhanden is voor het aangaan van een verplichting zal afgezien moeten worden van het sluiten een overeenkomst. Tot het aangaan van zo een verplichting zal vervolgens pas kunnen worden besloten wanneer de gemeenteraad extra budget heeft toegekend.
Wanneer er sprake is van een zgn. ‘open einde’ regeling waarin de gemeente gehouden is om verplichtingen aan te gaan, zelfs wanneer een toereikend budget ontbreekt of dreigt te gaan worden overschreden (denk aan Wet maatschappelijke ondersteuning, Jeugdwet, Participatiewet, Leerlingenvervoer) dan moet het college van burgemeester en wethouders en de gemeenteraad tijdig in kennis worden gesteld van de (dreigende) overschrijding zodat alle noodzakelijke maatregelen kunnen worden ondernomen.
Met dit artikel wordt het belang van een professionele inkoop, die zich volgens voor opdrachtnemers herkenbare en toetsbare normen voltrekt, tot uiting gebracht. Uitgangspunt is dat elke budgethouder die inkoopt of een aanbesteding verricht zich aan het door de gemeenteraad vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid moet houden. Daarmee ontstaat de aansluiting met het voorschrift in het Algemeen Mandaatbesluit Almere dat een gemandateerde verplicht is om bij de uitoefening van een bevoegdheid het vastgestelde beleid in acht te nemen. Indien het onverhoopt noodzakelijk blijkt om in afwijking van het beleid te handelen dan zal per geval bekeken moeten worden bij welk bestuursorgaan (college of raad) of bij welke functionaris een bevoegdheid voor afwijken berust.
Met de invoering van het bestelsysteem is het noodzakelijk geworden om ook de optie van het goedkeuren van een bestelling in het proces van betalen op te nemen. Het vaststellen en vastleggen van de (kwaliteit) van de geleverde prestatie komt tegemoet aan de aanbeveling van de accountant. De budgethouder draagt verantwoordelijkheid voor het op de juiste wijze, herleidbaar, herkenbaar en volledig vastleggen van de aangegane verplichtingen in ons financiële systeem.
Uit het tweede lid blijkt dat de budgethouder er met zijn akkoord voor betaling voor instaat dat er een verplichting tot betaling bestond en wel voor exact datgene wàt, of de bepaalde hoeveelheid die- op de factuur, rekening of bestelling is vermeld. De budgethouder zal hierbij, in het kader van het vier-ogen-principe een beroep moeten doen op een persoon die de verplichting mag aangaan en verklaart dat de prestatie of de dienst is geleverd. De prestatieverklaarder is, hoge uitzonderingen daargelaten, geen budgethouder, ook niet in een andere FIO-route.
Het eerste lid spreekt voor zich. Het niet voldoen aan deze verplichting betekent dat in strijd wordt gehandeld met van toepassing zijnde (departementale) regelgeving en verplichtingen uit de Archiefwet inclusief daarop gebaseerde regelgeving en dat er gebreken in de verantwoording (via de accountant) aan de raad kunnen ontstaan.
De bevoegdheid ziet zowel op het geven van algemene (voor alle budgethouders) als individuele (een of meerdere budgethouders) adviezen. Hierbij geldt het adagium pas toe of leg uit.
Dit artikel bevat de vervanging van de budgethouder. Het uitgangspunt is horizontale vervanging. Als horizontale vervanging niet mogelijk is, vindt vervanging door de hogere of hoogst leidinggevende danwel, wanneer ook de hoogst leidinggevende binnen de eigen afdeling niet in staat is akkoord te geven, de hoogst leidinggevende van een andere organisatorische eenheid, plaats.
Bij afwezigheid van een programmamanager zal de vervanging plaatsvinden door een plaatsvervanger danwel de opdrachtgever. Indien er geen opdrachtgever is, vindt vervanging plaats door de afdelingsmanager of (een lid van) de concerndirectie.
De vervanger zal de budgethouder direct moeten informeren wanneer hij deze heeft vervangen.
Wanneer het noodzakelijk blijkt om algemene of bijzondere limieten aan te passen of wanneer het overzicht met bijzondere budgethouders moet worden aangepast dan is de gemeentesecretaris daartoe bevoegd.
Binnen de limiet voor directe betalingen van de teammanager Financiële Administratie en de afdelingsmanager Financiën & Control is het tevens toegestaan om verzamelfacturen direct te betalen die betrekking hebben op afdelingsoverstijgende leveranties of dienstverlening(en) zonder dat aan de betaling voorafgaand de goedkeuring van de betreffende budgethouders benodigd is. Daarbij kan men denken aan verzamelfacturen voor door meerdere, verschillende organisatorische onderdelen van de gemeente afgenomen elektriciteit, water, bloemen etc.
De afwijking voor de concernadministrateur (teammanager Financiële Administratie) heeft geen relatie met de budgethoudersregeling omdat er geen verplichting wordt aangegaan maar er wordt vanwege de duidelijkheid voor gekozen om deze wel in het Limietenstelsel op te nemen. Gedacht kan worden aan de ab-bc leveringen van grond waarbij de financiële stroom via de notaris loopt maar de leveringen wel in de administratie verwerkt moeten worden.