Financiële verordening artikel 212 Gemeentewet

Artikel 1 Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

Artikel 2 Bestuurlijke planning

• 1.

  Het algemeen bestuur stelt jaarlijks véér 1 december een bestuurlijke planning met betrekking tot het opstellen en vaststellen van de kadernota, begroting, bestuursrapportage en de jaarstukken vast.

•  

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt aan het algemeen bestuur de kadernota aan. In de kadernota zijn de beleidsmatige en budgettaire uitgangspunten alsmede de vertaling daarvan naar de budgettaire kaders voor het volgende begrotingsjaar (T +2 ¹ ) en de meerjarenraming opgenomen.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt deze kadernota vast.

   

• 1.

  Het dagelijks bestuur biedt aan het algemeen bestuur de begroting aan. In de begroting wordt, naast wat wettelijk bepaald is, tevens duidelijk aangeven wat de verwachte inkomsten zijn op basis van de vigerende dienstverleningsovereenkomsten (DVO's). De DVO's worden .in een overzicht opgenomen waaruit de toedeling van uren aan de afzonderlijke gemeenten blijkt.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt de begroting vast.

   

Artikel 5 Uitvoering begroting

• 1.

  Het dagelijks bestuur zorgt er voor dat de doelstellingen, zoals opgenomen in de begroting, binnen de beschikbare middelen worden gerealiseerd;

• 2.

  het dagelijks bestuur kan nadere regels stellen om te waarborgen dat de uitvoering van de begroting rechtmatig, doelmatig en doeltreffend verloopt;

• 3.

  het dagelijks bestuur draagt ten aanzien van de begroting zorg voor dat:

  a. de budgetten uit de begroting en kredieten voor investeringen passen binnen de besluiten van het algemeen bestuur en de algemene norm zoals neergelegd in de (bijgestelde) begroting.

  b. de productie niet dusdanig wordt overschreden dat de realisatie van overige productie binnen hetzelfde begrotingsjaar onder druk komt;

• 4.

  het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de lasten zoals geautoriseerd in de (bijgestelde) begroting niet worden overschreden;

• 5.

  door het dagelijks bestuur kunnen, indien dit voor een rechtmatige uitvoering van de begroting noodzakelijk is, voorstellen tot wijziging van de begroting worden ingediend bij het algemeen bestuur;

• 6.

  het dagelijks bestuur informeert in ieder geval vooraf het algemeen bestuur en neemt pas een besluit, nadat het algemeen bestuur in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van het dagelijks bestuur te brengen voor zover het betreft niet bij begroting vastgestelde afzonderlijke verplichtingen inzake:

  a. investeringsuitgaven groter dan € 25.000;

  b. aankoop van goederen en diensten groter dan € 25.000, voor zover niet gedekt door aanvullende baten;

  c. het verstrekken van leningen, waarborgen en garanties groter dan € 25.000.

Artikel 6 Interne controle

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt ten behoeve van het getrouwe beeld en de rechtmatigheid van de jaarrekening zorg voor de interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen tot herstel;

• 2.

  het dagelijks bestuur draagt zorg voor de periodieke interne toetsing van de bedrijfsonderdelen op juistheid, volledigheid en tijdigheid van de bestuurlijke informatievoorziening en op de rechtmatigheid van de beheershandelingen;

• 3.

  de resultaten van alle toetsen en plannen voor verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

   

• 1.

  Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur minimaal twee keer per jaar over de voortgang van de begroting voor het lopende boekjaar door middel van de bestuursrapportage;

• 2.

  de bestuursrapportage bevat minimaal de actuele begroting, de realisatie ultimo rapportagedatum en een prognose eindejaar en gaat in op de budgettaire en beleidsmatige afwijkingen ten opzichte van de vastgestelde begroting;

• 3.

  de inrichting van de tussentijdse rapportage sluit aan bij de indeling van de begroting.

   

• 1.

  In de verantwoording besteed het dagelijks bestuur, naast wat wettelijk bepaald is, tevens aandacht aan:

• a. de gerealiseerde uren in relatie tot de in de vastgelegde Uitvoeringsprogramma's vastgelegde uren;

  b. de gerealiseerde omzet op basis de gegarandeerde uren zoals opgenomen in het Uitvoeringsprogramma en de gerealiseerde omzet op basis van de overige uren.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt de jaarstukken, zijnde de jaarrekening en jaarverslag, voorzien van een accountantsverklaring, vast.

   

Artikel 9 Financiële positie

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat al het beleid, waartoe het algemeen bestuur heeft besloten, in de uiteenzetting van de financiële positie is opgenomen;

• 2.

  het totaalbedrag aan verleende garanties en waarborgen wordt bij de uiteenzetting van de financiële positie expliciet vermeld;

• 3.

  het algemeen bestuur autoriseert met het vaststellen van de financiële positie de investeringskredieten.

   

Artikel 10 Waardering en afschrijving vaste activa

• 1.

  Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht;

• 2.

  de materiële investeringen met een economisch nut, zoals bedoeld in het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, worden lineair afgeschreven;

• 3.

  voor afschrijvingen op investeringen met een economisch nut gelden de volgende afschrijvingstermijnen:

  • a.

    technische installaties in bedrijfsgebouwen: 15 jaar

  • b.

    veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; kantoormeubilair: 10 jaar

  • c.

    software; automatiseringsapparatuur; telefooninstallaties: 3 tot 5 jaar

• 4.

  investeringen of activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 5.000 afzonderlijk worden niet geactiveerd;

• 5.

  activa worden voor 50% van het jaarlijkse afschrijvingsbedrag afgeschreven in het jaar van aanschaf en/of de technische of economische ingebruikname.

   

Artikel 11 Kostprijsberekening

• 1.

  Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten van ODRU wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden, naast de directe kosten, alleen die indirecte kosten betrokken die rechtstreeks samenhangen met de door ODRU verleende diensten;

• 2.

  bij de indirecte kosten worden in ieder geval betrokken de bijdragen aan reserves voor de noodzakelijke vervanging van de betrokken activa en de kapitaallasten van de in gebruik zijnde activa.

Artikel 12 Financieringsfunctie

1 . Het dagelijks bestuur draagt bij de uitoefening van de financieringsfunctie zorg voor:

• a. het aantrekken van voldoende financiële middelen en het uitzetten van overtollige gelden om de programma's binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders van de begroting uit te kunnen voeren;

  b. het beheersen van de risico's verbonden aan de financieringsfunctie zoals renterisico's, koersrisico's en kredietrisico's;

  c. het zo veel mogelijk beperken van de kosten van de leningen en het bereiken van een voldoende rendement op de uitzettingen;

  d. het beperken van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities.

• 2.

  Het dagelijks bestuur neemt bij de uitvoering van de financieringsfunctie de volgende richtlijnen in acht:

  a. het uitzetten van overtollige geldmiddelen gebeurt uitsluitend een overheidsbank binnen het EMU-gebied met minimaal een AA-rating en de Staat, conform de Wet Schatkistbankieren

  b. overtollige geldmiddelen worden uitsluitend uitgezet tegen vastrentende waarden, dan wel in producten waarbij de hoofdsom tenminste aan het eind van de looptijd intact is.

  c. het gebruik van derivaten is niet toegestaan;

  d. voor het aantrekken van financieringen voor langer dan 1 jaar worden tenminste twee prijsopgaven bij verschillende financiële instellingen gevraagd;

  e. overeenkomsten voor het aangaan van leningen, het uitzetten van middelen of het verlenen van garanties luiden in euro;

  f. voor de kasgeldlimiet en de renterisiconorm gelden de wettelijke waarden. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur indien de kasgeldlimiet of de renterisiconorm dreigen te worden overschreden;

• 3.

  het verstrekken van leningen en garanties en het aangaan van financiële participaties anders dan genoemd in het tweede lid worden uitsluitend gedaan na goedkeuring door het algemeen bestuur;

• 4.

  het algemeen bestuur stelt regels.op ter uitvoering van het gestelde onder het eerste tot en met het derde lid en legt deze regels alsmede de regels voor taken en bevoegdheden, de verantwoordingsrelaties en de bijbehorende informatievoorziening vast in een Treasury statuut.

   

Artikel 13 Registratie van bezittingen, activa en vermogen

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorgt voor een actuele en volledige registratie van bezittingen;

• 2.

  het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de registratie en de ontwikkeling van de bezittingen en het vermogen van ODRU systematisch worden gecontroleerd;

• 3.

  bij afwijkingen in de registratie van bezittingen neemt het dagelijks bestuur maatregelen voor herstel van de tekortkomingen. De resultaten van de controle en eventuele plannen van verbetering worden ter kennisgeving aan het algemeen bestuur aangeboden.

   

Artikel 14 Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1.

  Het dagelijks bestuur actualiseert jaarlijks de notitie weerstandsvermogen en risicomanagement, waarin de kaders zijn uitgewerkt met betrekking tot de gewenste hoogte van het weerstandsvermogen.

• 2.

  het dagelijks bestuur neemt in de paragraaf weerstandsvermogen en risico's van de begroting en van de jaarstukken de risico's van materieel belang op alsmede een inschatting van de kans dat deze risico's zich voordoen;

• 3.

  het dagelijks bestuur geeft in de paragraaf weerstandsvermogen en risico's van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit aan en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico's van materieel belang met de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

   

Artikel 15 Financiering

1 . Bij de begroting en de jaarstukken doet het Dagelijks Bestuur in de paragraaf financiering in ieder geval verslag van:

• a. de kasgetdlimiet;

• b. de renterisico norm;

• c. de liquiditeitsplanning en de financieringsbehoefte voor de komende drie jaar;

• d. de rentevisie en

• e. de rentekosten en renteopbrengsten verbonden aan de financieringsfunctie.

   

Artikel 16 Bedrijfsvoering

• 1.

  In de bedrijfsvoeringparagraaf bij de begroting en de jaarstukken wordt ingegaan op de tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en de jaarstukken neemt het dagelijks bestuur, naast de verplichte onderdelen 6p grond van artikel 14 van het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten, in ieder geval op;

• a. de omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten;

• b. de kosten van inhuur derden;

• c. de huisvestingskosten;

• d. de automatiseringskosten.

   

Artikel 17 Administratie

• 1.

  De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:

• a. het sturen en het beheersen van activiteiten en processen bij ODRU;

• b. het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, voorraden, vorderingen en schulden, enzovoorts;

• c. het verschaffen van informatie aan het managementteam voor het maken van kostencalculaties;

• d. het bevorderen van de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• e. het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en ter zake geldende wet- en regelgeving;

• f. de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen.

   

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat:

• a. de inrichting en de werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

• b. de vereiste informatie verstrekt wordt aan het rijk, de provincie, alsmede aan andere instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen aan de ODRU.

   

Artikel 19 Financiële organisatie

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor:

• a. een eenduidige indeling van de organisatie van ODRU en een eenduidige toewijzing van de taken van ODRU aan de afdelingen;

• b. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan beleids- en beheersorganen is gewaarborgd;

• c. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringskredieten;

• d. de te maken afspraken met de afdelingen over de te leveren prestaties, de daarvoor beschikbare middelen en de wijze en frequentie van rapportage over de voortgang van de activiteiten en uitputting van middelen.

   

Artikel 20 Aanbesteding en inkoop

• 1.

  Het dagelijks bestuur draagt zorg voor en legt (in een besluit) vast de interne regels (protocol) voor de inkoop en aanbesteding van werken en diensten. De regels waarborgen dat wordt gehandeld in overeenstemming met de regels terzake van de Europese Unie.

Artikel 21 Inwerkingreding

• 1.

  Deze regeling treedt in werking per 1 oktober 2017.

• 2.

  Per gelijke datum komt de "Financiële verordening Omgevingsdienst regio Utrecht 201 5" vastgesteld op 16 april 201 5 te vervallen.

•  

Artikel 22 Citeertitel

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Financiële verordening Omgevingsdienst regio Utrecht 2017".