Controleverordening Omgevingsdienst regio Utrecht 2017

In deze verordening wordt verstaan onder:

Accountant

een door het algemeen bestuur benoemde:

• a.

  registeraccountant of;

• b.

  accountant-administratieconsulent met een inschrijving in het accountantsregister als bedoeld in het eerste lid van artikel 36, Wet op het accountantsberoep of;

• c.

  organisatie waarin voor de accountants bevoegde accountants samenwerken, belast met de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening.

   

Accountantscontrole

de controle van de in artikel 197 Gemeentewet bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door het algemeen bestuur benoemde accountant van:

• a.

  het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen;

• b.

  het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en de balansmutaties;

• c.

  het in overeenstemming zijn van de door het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels zoals bedoeld in artikel 186 Gemeentewet;

• d.

  de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur zijn of worden gesteld inzake reikwijdte en verslaglegging van de accountantscontrole, op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen.

Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole

het overeenstemmen van het tot stand komen van de financiële beheershandelingen en de vastlegging daarvan met de relevante wet- en regelgeving, zoals bedoeld in het Besluit accountantscontrole decentrale overheden.

Goedkeuringstolerantie

het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed.

Rapporteringstolerantie

een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen.

Artikel 2 Opdrachtverlening accountantscontrole

• 1.

  De accountantscontrole wordt opgedragen aan een door het algemeen bestuur te benoemen accountant. De benoeming van de accountant geschiedt in beginsel voor een periode van 4 jaar.

• 2.

  Het algemeen bestuur stelt voor de wijze van uitvoering van de accountantscontrole het controleprotocol vast. In het controleprotocol worden voor de jaarlijkse accountantscontrole opgenomen:

• a. de toe te passen goedkeuringstoleranties (en afwijkende rapporteringstoleranties) bij de controle van de jaarrekening;

  b. de inrichtingseisen voor het verslag van bevindingen;

  c. de eventueel uit te voeren tussentijdse controles;

  d. de posten van de jaarrekening met bijbehorende afwijkende rapporteringstoleranties, waaraan de accountant bij zijn controle specifiek aandacht dient te besteden.

• 1.

  Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de samenstelling van de jaarrekening conform de geldende interne - en externe wet- en regelgeving en overlegt deze aan de accountant voor controle.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat alle aan de jaarrekening ten grondslag liggende verordeningen, nota's, besluiten, deelverantwoordingen, administraties, plannen, overeenkomsten, berekeningen e.d. voor de accountant ter inzage liggen en goed toegankelijk zijn.

• 3.

  Bij de jaarrekening bevestigt het dagelijks bestuur schriftelijk aan de accountant, dat alle hem bekende informatie van belang voor de oordeelsvorming van de accountant is verstrekt.

• 4.

  Het dagelijks bestuur overlegt de gecontroleerde jaarrekening samen met de accountantsverklaring en het verslag van bevindingen tijdig aan het algemeen bestuur, zodat het algemeen bestuur de jaarrekening uiterlijk op 1 juli kan vaststellen.

• 5.

  Alle informatie die na afgifte van de accountantsverklaring en voor behandeling van de jaarrekening in het algemeen bestuur beschikbaar komt en die van invloed is op het beeld dat de jaarrekening geeft, wordt terstond door het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur en de accountant gemeld.

   

Artikel 4 Inrichting accountantscontrole

• 1.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop de accountantscontrole wordt ingericht, alsmede de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden.

• 2.

  De accountant bepaalt binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

• 3.

  Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek (afstemmings-)overleg plaats tussen de accountant en de controller.

Artikel 5 Toegang tot informatie

• 1.

  De accountant is bevoegd tot het opnemen van alle kassen, waardepapieren en voorraden en het inzien van alle boeken, notulen, brieven, computerbestanden en overige bescheiden, waarvan hij inzage voor de accountantscontrole nodig oordeelt. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat de accountant voor de uitvoering van zijn controlewerkzaamheden een onbelemmerde toegang heeft tot alle kantoorruimten en informatiedragers van ODRU.

• 2.

  De accountant is bevoegd om van alle medewerkers mondelinge en schriftelijke inlichtingen en verklaringen te verlangen die hij voor de uitvoering van zijn opdracht denkt nodig te hebben. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat de desbetreffende medewerkers hieraan hun medewerking verlenen.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat alle afdelingen van ODRU zijn gehouden de accountant alle informatie te verstrekken, opdat de accountant zich een juist en volledig oordeel kan vormen over de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten, balansmutaties en het gevoerde beheer en over de getrouwheid van de daarover verstrekte informatie.

   

Artikel 6 Overige controles en opdrachten

• 1.

  Het dagelijks bestuur kan de door het algemeen bestuur benoemde accountant opdracht geven tot het uitvoeren van specifieke werkzaamheden met betrekking tot de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid voor zover de onafhankelijkheid van de accountant daarmee niet in het geding komt. Het dagelijks bestuur informeert het algemeen bestuur vooraf over deze aan de accountant te verstrekken opdrachten.

• 2.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de uitvoering van het beleid betreffende de specifieke uitkeringen volgens de eisen van rechtmatigheid van de ministeries. Het dagelijks bestuur is voor de controle van de rechtmatige besteding van specifieke uitkeringen bevoegd de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant. Uitzondering hierop zijn de specifieke uitkeringen die verplicht onderdeel uitmaken van de jaarrekening. De controle van deze zogenaamde SISA-verantwoording maakt onderdeel uit van de controleopdracht voor de jaarrekening.

• 3.

  Het dagelijks bestuur draagt de zorg voor de verantwoording aan derden (Belastingdienst, ABP, Sociale verzekeringsbank, CBS, e.d.) en neemt hierbij de gestelde controle-eisen in acht. Indien een deel van deze vereisten moet worden uitgevoerd door een accountant, is het dagelijks bestuur bevoegd hiervoor de opdracht te verlenen aan een andere dan de door het algemeen bestuur benoemde accountant.

• 1.

  Indien de accountant bij een controle afwijkingen constateert die leiden tot het niet afgeven van een goedkeurende verklaring, meldt hij deze terstond schriftelijk aan het algemeen bestuur en zendt een afschrift hiervan aan het dagelijks bestuur.

• 2.

  In aanvulling op het in de wet voorgeschreven verslag van bevindingen brengt de accountant over de door hem uitgevoerde controles verslag uit over zijn bevindingen van niet bestuurlijk belang aan de directeur en de controller.

• 3.

  De accountantsverklaring en het verslag van bevindingen worden voor verzending aan het algemeen bestuur door de accountant aan het dagelijks bestuur voorgelegd met de mogelijkheid voor het dagelijks bestuur om op deze stukken te reageren.

• 4.

  De accountant bespreekt voorafgaand aan de behandeling van de jaarstukken in de vergadering van het algemeen bestuur het verslag van bevindingen met de auditcommissie.

   

• 1.

  Deze regeling treedt in werking per 1 oktober 2017.

• 2.

  Per gelijke datum komt de "Controleverordening Omgevingsdienst regio Utrecht 2016" vastgesteld op 10 december 2015 te vervallen.

• 1.

  Deze verordening kan worden aangehaald onder de naam "Controle verordening Omgevingsdienst regio Utrecht 2017".