Reglement van Orde voor de vergaderingen en werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders 2022

Artikel 1 Verdeling werkzaamheden en onderlinge vervanging

• 1.

  Het college regelt de verdeling van zijn werkzaamheden.

• 2.

  Het college regelt de onderlinge vervanging in geval van verhindering of ontstentenis van één der wethouders.

• 3.

  Het college regelt de vervanging van de burgemeester in geval van diens verhindering.

• 4.

  Een lid van het college dat verhinderd is zijn activiteiten uit te oefenen, geeft daarvan zo spoedig mogelijk kennis aan de secretaris.

Artikel 2 Piket

• 1.

  Het college besluit dat in geval van afwezigheid van de burgemeester of anderszins het niet beschikbaar zijn van hem, één van de locoburgemeesters bereikbaar en beschikbaar is als vervanger van de burgemeester.

• 2.

  Het piket in de weekenden (van vrijdag 12.00 uur tot maandag 09.00 uur) en bij erkende feestdagen wordt volgens een te maken schema verdeeld onder de collegeleden.

Artikel 3 Dag en plaats van de vergaderingen

• 1.

  Het college vergadert als regel op dinsdag van 10.00 tot 13.30 uur en voorts zo dikwijls de voorzitter of een wethouder het nodig acht.

• 2.

  Collegeactiviteiten, zoals presentaties en informele collegevergaderingen worden bij voorkeur gepland op vrijdagen.

• 3.

  Indien een wethouder een extra vergadering nodig acht, verzoekt hij onder opgave van redenen aan de voorzitter deze bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een oproep voor deze vergadering - onder vermelding van de te bespreken onderwerpen - die zo mogelijk uiterlijk 24 uur van tevoren op een in de gemeente gebruikelijke wijze aan de leden van het college wordt toegezonden.

• 4.

  De vergaderingen worden als regel in het gemeentehuis gehouden.

Artikel 4 Vergader- en besluitquorum

• 1.

  Wanneer een lid verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan ten minste een dag voor de vergadering kennis aan de secretaris.

• 2.

  Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.

• 3.

  In de vergadering van het college kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden vertegenwoordigd is.

• 4.

  Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter opnieuw een vergadering.

• 5.

  Op de vergadering, bedoeld in het vierde lid, is het derde lid niet van toepassing. Het college kan echter over andere aangelegenheden dan die waarvoor de eerdere vergadering was belegd alleen beraadslagen of besluiten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

Artikel 5 Mandatering en machtiging

• 1.

  Indien het quorum volgens artikel 3 er niet is én een collegebesluit wegens spoedeisendheid geen uitstel duldt, onverminderd het bepaalde in artikel 56 Gemeentewet, is een lid bevoegd in mandaat ter zake een besluit te nemen. Dit besluit is zoveel mogelijk passend in het bestaande beleid.

• 2.

  De burgemeester verleent hierbij, conform artikel 171 van de Gemeentewet, het desbetreffende lid of leden van het college volmacht om de noodzakelijke privaatrechtelijke bevoegdheden uit te oefenen om het besluit te kunnen uitvoeren.

• 3.

  In de eerstvolgende vergadering dat het college weer voltallig is, wordt van de uitoefening van het mandaat, machtiging of volmacht mededeling gedaan en worden alle leden in de gelegenheid gesteld hun opvatting hier over te geven.

Artikel 6 Agenda

• 1.

  Voor elke vergadering wordt, als regel de vrijdag voorafgaand aan de vergadering, door de secretaris aan de leden van het college een agenda met stukken digitaal toegezonden.

• 2.

  Onderwerpen ten aanzien waarvan tijdige agendering als bedoeld in het eerst lid niet mogelijk is, doch waarvan ten gevolge van de spoedeisendheid geen uitstel mogelijk is, kunnen onder opgave van reden(en) van urgentie uiterlijk een dag voor de vergadering, dat wil zeggen voor 17.00, worden aangemeld bij de secretaris.

• 3.

  Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten en andere officiële handelingen worden ter bespreking opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

• 4.

  Een overzicht van “raadsbijeenkomsten en themabijeenkomsten” wordt opgenomen als een vast onderdeel van de agenda van de collegevergadering.

• 5.

  Relevante documenten, als bedoeld in de leden 3, 4 en 5 van dit artikel, worden voorbereid en geagendeerd door het bestuurssecretariaat.

Artikel 7 Gang van zaken tijdens collegevergaderingen

• 1.

  Bij elk inhoudelijk agendapunt geeft de burgemeester eerst het woord aan de verantwoordelijke portefeuillehouder. Deze kan het voorstel nader toelichten. Vervolgens vinden, eventueel in meerdere ronden, discussie en eventueel stemming over het voorstel plaats.

• 2.

  De eerstverantwoordelijke portefeuillehouder wordt geacht het voorstel inhoudelijk in het college te verdedigen. De portefeuillehouder kan, gehoord de discussie in het college, besluiten het voorstel terug te nemen.

• 3.

  De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming in de collegevergadering en ziet er op toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

• 4.

  Het college kan:

  • a.

    instemmen met het voorgestelde besluit, al dan niet geamendeerd;

  • b.

    het voorstel aanhouden en voor nadere toelichting en/of informatie terugverwijzen naar de ambtelijke organisatie en van de agenda afvoeren;

  • c.

    het voorgestelde besluit afwijzen.

• 5.

  Het college kan overeenkomen dat de burgemeester, in zaken van bijzonder belang die verschillende portefeuilles raken, als woordvoerder, onderhandelaar c.a. namens het college optreedt.

• 6.

  Aanwezige portefeuillehouders nemen aan de stemming deel en kunnen:

  • a.

    instemmen met het voorstel;

  • b.

    instemmen met het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de besluitenlijst wordt vastgelegd;

  • c.

    tegen het voorstel stemmen;

  • d.

    tegen het voorstel met aantekening, in welk geval de aantekening expliciet in de besluitenlijst wordt vastgelegd;

  • e.

    zich van stemming onthouden bij zaken waar zij een persoonlijk belang bij hebben.

Artikel 8 Integriteit

• 1.

  De burgemeester bevordert de bestuurlijke integriteit van de gemeente, ingevolge artikel 170, lid 2 van de Gemeentewet.

• 2.

  Indien de leden van het college geconfronteerd worden met dilemma’s op het gebied van integriteit stellen zij dit aan de orde in de collegevergadering.

• 3.

  Leidend bij de weging van de in het vorige lid benoemde dilemma’s is de Gedragscode bestuurlijke integriteit gemeente Baarle-Nassau, als vastgesteld op 5 maart 2009.

• 4.

  Het onderwerp integriteit wordt tijdens de collegevergadering besproken in de vorm van een training of casus wanneer daar aanleiding toe is.

• 5.

  De leden van het college respecteren de vertrouwelijkheid van hetgeen zij met elkaar bespreken.

Artikel 9 Nevenfuncties

Een collegelid benoemd door, of op voordracht of aanbeveling van het college of de raad, in een bepaalde functie, stort de genoten inkomsten in de gemeentekas, behoudens een vergoeding voor gemaakte kosten waarvoor niet reeds uit anderen hoofde een vergoeding wordt gegeven.

Artikel 10 Ambtelijke ondersteuning

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor al hetgeen binnen de hem opgedragen taak nodig is in het belang van een vlot verloop van de vergadering van het college.

• 2.

  Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan de besprekingen van het college deelnemen.

Artikel 11 Stemmingen

• 1.

  Indien geen van de leden van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen.

• 2.

  Indien een lid van het college bij het nemen van een besluit stemming vraagt, wordt mondeling gestemd, tenzij het derde lid wordt toegepast.

• 3.

  Indien een lid van het college dat verlangt, wordt bij het nemen van een besluit over een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen gestemd bij gesloten en ongetekende briefjes.

• 4.

  Indien daarbij de stemming beperkt is tot één persoon en de stemmen staken, beslist het lot.

• 5.

  Indien in de overige gevallen bij een eerste stemming door niemand de volstrekte meerderheid is verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen die bij de eerste stemming de meeste stemmen op zich hebben verenigd. Zijn bij die eerste stemming de meeste stemmen over meer dan twee personen verdeeld, dan wordt bij een tussenstemming uitgemaakt tussen welke twee personen de tweede stemming zal plaatshebben. Indien bij de tussen stemming of bij de tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot.

Artikel 12 Geheimhouding

• 1.

  Het college kan op grond van een belang, genoemd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur, omtrent het in een besloten vergadering behandelde en omtrent de (inhoud van de) stukken, die aan het college worden overgelegd, geheimhouding opleggen.

• 2.

  Geheimhouding omtrent het in een besloten vergadering behandelde wordt tijdens die vergadering opgelegd.

• 3.

  De geheimhouding wordt door hen, die bij de behandeling aanwezig waren en allen, die van het behandelde of de stukken kennis dragen, in acht genomen tot het college haar opheft.

• 4.

  Voor het verslag en de besluitenlijst over het geheime gedeelte van de agenda geldt dat altijd geheimhouding ex artikel 55 Gemeentewet is opgelegd, tenzij anders wordt besloten.

Artikel 13 Besluitenlijst

• 1.

  De secretaris draagt zorg voor het bijhouden van de besluitenlijst van de vergadering.

• 2.

  De besluitenlijst bevat tenminste:

  • a.

    namen van de aanwezige en afwezige leden;

  • b.

    de namen van de andere personen die hebben deelgenomen aan de beraadslaging;

  • c.

    een formulering van de door het college genomen besluiten.

• 3.

  Stemverhoudingen worden alleen vermeld als een lid van het college daarom vraagt.

• 4.

  De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.

• 5.

  Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vaststelling op de in de gemeente gebruikelijke wijze openbaar gemaakt en voor de raadsleden digitaal beschikbaar gesteld.

• 6.

  Na de collegevergadering worden, indien de agenda daartoe aanleiding geeft, persberichten uitgebracht.

Artikel 14 Besluiten buiten de vergadering

• 1.

  Een besluit dat - schriftelijk of digitaal - buiten de vergadering om wordt genomen, wordt geacht te zijn genomen op de datum waarop het laatste lid van het college het besluit heeft geaccordeerd.

• 2.

  Besluiten als bedoeld in dit artikel worden separaat verstuurd en in de eerstvolgende collegevergadering opgenomen in de besluitenlijst.

• 3.

  Besluiten als bedoeld in dit artikel worden toegezonden en vastgesteld op de wijze zoals omschreven onder artikel 12.

Artikel 15 Openbare vergadering

• 1.

  Het college kan besluiten een openbare vergadering te houden.

• 2.

  De burgemeester maakt dag, plaats en tijdstip bekend.

• 3.

  De bepalingen van dit reglement zijn voor zover mogelijk van toepassing op een openbare vergadering.

Artikel 16 Raads- en commissievergaderingen

• 1.

  Collegeleden zijn in de regel aanwezig bij elke vergadering van de gemeenteraad en op uitnodiging bij een vergadering van een commissie, waarin agendapunten worden behandeld uit zijn of haar portefeuille.

• 2.

  Raads- en commissievergaderingen worden voorafgaand door het college voorbesproken en op de eerstvolgende collegevergadering nabesproken.

Artikel 17 Tweedaagse

• 1.

  Het college houdt tenminste een maal per jaar een tweedaagse. Een tweedaagse is bedoeld om de collegiale samenwerking binnen het college te bevorderen.

• 2.

  Tijdens een tweedaagse kunnen hoofdthema’s van beleid aan de orde komen, evenals de voorbereiding van de perspectiefnota, de begroting en de jaarrekening.

• 3.

  Op verzoek van de voorzitter, van een wethouder of van de gemeentesecretaris kunnen één of meer ambtenaren als adviseur aan (een deel van) de tweedaagse deelnemen.

Artikel 18 Publieke optredens

• 1.

  Uitnodigingen voor openingen, bijeenkomsten et cetera worden gemeld aan het bestuurssecretariaat. Deze agendeert de uitnodigingen op de eerstvolgende collegevergadering, waarin het college besluit tot het al dan niet accepteren van de uitnodiging alsmede over degene die namens de gemeente zal optreden.

• 2.

  Portefeuillehouders laten zich bij publieke optredens voorbereiden of bijstaan door ambtelijke ondersteuning.

Artikel 19 Deelname aan congressen, seminars en dergelijke

• 1.

  De collegeleden kunnen jaarlijks deelnemen aan congressen, seminars en dergelijke, onder de voorwaarde dat de deelname functioneel is.

• 2.

  De collegeleden melden in de collegevergadering welke activiteiten zij bijwonen.

• 3.

  Deelname aan activiteiten georganiseerd door en op kosten van derden wordt vooraf in het college besproken. Uitgangspunt hierbij is een terughoudende opstelling, waarbij in beginsel bij deelname de kosten voor rekening van de gemeente worden genomen.

Artikel 20 Contact met inwoners, ondernemers en organisaties

• 1.

  Het college gaat actief met inwoners in gesprek en doet dit onder meer door middel van lunches, bezoeken en stages bij bedrijven, maatschappelijk instellingen en scholen.

• 2.

  Activiteiten worden vermeld in het overzicht zoals genoemd in artikel 18.

• 3.

  Het college is bereikbaar en beschikbaar voor inwoners, staat open voor hun signalen en laat horen wat zij met die signalen doen/hebben gedaan.

Artikel 21 Optreden naar de ambtelijke organisatie

• 1.

  De gemeentesecretaris is in zijn hoedanigheid van directeur verantwoordelijk voor het functioneren van de ambtelijke organisatie. Problemen daaromtrent worden door de betrokken portefeuillehouder gemeld aan de gemeentesecretaris en worden in principe niet besproken in het college.

• 2.

  De portefeuillehouders zijn naar buiten politiek verantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

• 3.

  De portefeuillehouders zijn zich bewust van het feit dat de ambtelijke organisatie wordt gedeeld met de gemeenten Alphen-Chaam en Gilze en Rijen.

Artikel 22 Rol van de burgemeester

• 1.

  De burgemeester heeft mede als taak de eenheid van het college te bevorderen en daartoe onder andere in voorkomende gevallen voorstellen te doen ter overbrugging van verschillende standpunten van portefeuillehouders.

• 2.

  De burgemeester is belast met het bewaken van het proces van besluitvorming en ziet erop toe dat besluiten na afweging van alle invalshoeken en gehoord alle standpunten worden genomen.

Artikel 23 Onderlinge samenwerking

• 1.

  De onderlinge samenwerking is gebaseerd op een open, loyale, transparante en oplossingsgerichte wijze van samenwerken. Eventuele knelpunten worden bespreekbaar gemaakt.

• 2.

  Portefeuillehouders accepteren van elkaar dat in collegevergaderingen een ieder het recht heeft om vragen te stellen die de portefeuille van een andere portefeuillehouder betreffen.

• 3.

  Portefeuillehouders trachten elkaar voor fouten te behoeden.

• 4.

  Voor overlappende of elkaar rakende beleidsterreinen kunnen aparte bestuurlijk/ambtelijke overlegsituaties worden gevormd, waaraan relevante portefeuillehouders en ambtenaren deelnemen. Met dien verstande dat het volledige college op de hoogte dient te zijn van majeure dossiers.

Artikel 24 Eenheid van het college

• 1.

  Het college treedt buiten en binnen het gemeentehuis als eenheid op. Alle beleidsrelevante informatie wordt door de portefeuillehouders gedeeld. Van relevante besprekingen wordt door de portefeuillehouders in het college verslag gedaan.

• 2.

  Portefeuillehouders verdedigen het collegebeleid. Alleen in die gevallen waarin een portefeuillehouder expliciet heeft laten vastleggen tegen een besluit te zijn (de zogenaamde aantekening) is er ruimte om met verschil in zienswijze naar buiten te treden, met dien verstande dat de communicatie in het college wordt afgestemd.

• 3.

  Portefeuillehouders doen geen toezeggingen zonder dat zij daar in het college mandaat voor hebben gekregen.

• 4.

  Wethouders corresponderen niet namens de gemeente.

Artikel 25 Digitaal werken

• 1.

  Alle (vergader)stukken worden digitaal aangeboden aan de leden van het college.

• 2.

  Gelet op de in het eerste lid genoemde werkwijze worden verzoeken vergaderstukken uit te printen niet gehonoreerd.

Artikel 26 Secretariële ondersteuning

• 1.

  De burgemeester, de gemeentesecretaris en de portefeuillehouders worden secretarieel ondersteund door het bestuurssecretariaat.

• 2.

  Het afdelingshoofd van de organisatie bepaalt na overleg met het college de toewijzing van de secretaresses.

• 3.

  Het functioneren van hun secretaresse bespreekt het college regelmatig met het afdelingshoofd van de organisatie.

Artikel 27 Declareren van kosten en gebruik van gemeentelijke faciliteiten

• 1.

  Ten behoeve van lunchvergaderingen kunnen portefeuillehouders op kosten van de gemeente gebruik maken van het standaard lunchaanbod van het bedrijfsrestaurant van de ABG-organisatie.

• 2.

  Portefeuillehouders gaan met terughoudendheid om met het aanbieden van zakelijke/representatieve lunches en diners op kosten van de gemeente. Zij doen dit uitsluitend indien het zakelijk belang van de gemeente daarmee is gediend.

• 3.

  Leidend bij de omgang met declaraties van kosten de Gedragscode bestuurlijke integriteit gemeente Baarle-Nassau, als vastgesteld op 5 maart 2009.

Artikel 28 Nadere regelingen

• 1.

  Het college kan gemotiveerd afwijken van dit reglement. Het besluit om af te wijken van dit reglement wordt opgenomen in het verslag zoals bedoeld in artikel 11, eerste lid.

• 2.

  Het college kan, voor zover wettelijke voorschriften dit niet verhinderen, voorzieningen treffen ten aanzien van onderwerpen, welke in dit reglement niet, of naar zijn oordeel niet voldoende, zijn geregeld.

• 3.

  Het college beslist over de geschillen die omtrent de uitlegging en de toepassing van dit reglement rijzen.

Artikel 29 Inwerkingtreding en citeertitel

• 1.

  Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag, volgend op die van haar bekendmaking.

• 2.

  Op dat moment vervalt het vorige vastgestelde Reglement van Orde van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Baarle-Nassau.

• 3.

  Dit besluit kan worden aangehaald als "REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN WERKZAAMHEDEN VAN HET COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS 2022”