Organisatie | Rijswijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018 |
Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2018 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-04-2024 | bijlage 1, 4 | 15-11-2019 | 18.012698 | ||
01-06-2022 | 04-04-2024 | nieuwe regeling | 27-02-2018 | 18.003604 |
De afgelopen jaren kocht de gemeente Rijswijk gemiddeld jaarlijks voor 50 miljoen euro in. Dit gebeurde op basis van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid Gemeente Rijswijk 2013. De wijzigingen in de Aanbestedingswet 2012 per 1 juli 2016 vragen een herzien inkoopbeleid met onder andere aandacht voor inkopen van sociale en andere specifieke diensten . Dit inkoopbeleid geeft de uitgangspunten voor het inkopen van leveringen, diensten en werken door de gemeente Rijswijk. Het legt alle uitgangspunten vast die de gemeente hanteert bij het inrichten van de inkoopfunctie en het uitvoeren van alle inkooptaken in de komende jaren. De gemeente Rijswijk zet zich continu in voor een professionalisering van onze inkoop.
Wij bieden met dit inkoopbeleid de medewerkers van de gemeente Rijswijk en ondernemers een leidraad voor professionele samenwerking bij onze inkooptrajecten. Het zet de koers uit voor de strategische inkoopambities voor de komende jaren. Ook helpt dit inkoopbeleid ons in het streven naar een doelmatige en rechtmatige inkooppraktijk. En ten laatste - maar zeker niet ten minste - zorgt dit inkoopbeleid voor de inbedding van de politieke thema’s uit de collegeakkoorden, zoals:
Derhalve dient de gemeente een duurzaam en sociaal inkoopbeleid te voeren met mogelijkheden voor innovatieve ondernemers.
In dit inkoopbeleid schetsen we de doelstellingen, uitgangspunten en kaders waarbinnen inkoop in de gemeente Rijswijk plaatsvindt. Dit inkoopbeleid geeft onze richting aan jegens al de partijen die een belangrijke rol spelen in het speelveld van inkoop. Dit zijn:
We beschrijven dit inkoopbeleid volgens deze vier soorten uitgangspunten. Per hoofdstuk werken we elk element uit, waarbij we eerst per soort uitgangspunten formuleren over wat de gemeente Rijswijk wil bereiken en vervolgens over hoe zij dat gaat doen. De gegevens die aan veranderingen onderhevig zijn of die we overnamen uit andere beleidsregels, staan in de bijlagen. Bij veranderingen kunnen de colleges en het dagelijks bestuur deze separaat vaststellen.
Om de tekst leesbaar te houden, spreken we soms alleen over ‘inkopen’, ook al bedoelen we daarmee ook ‘aanbesteden’. Om dezelfde reden bedoelen we met hij: hij/zij. Als we spreken over gemeente dan bedoelen we de gemeente Rijswijk.
2 Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit inkoopbeleid de ambities uit het collegeakkoord concretiseren. Verder beoogt dit inkoopbeleid de volgende doelstellingen te realiseren.
3 Maatschappelijke uitgangspunten
Als aanvulling op de eerdere duurzaamheidagenda 2020 heeft het College het meerjarenplan 2016-2018 vastgesteld. In dit plan maken we een verbinding tussen diverse duurzaamheidsthema’s en zijn maatregelen opgenomen om de duurzaamheid te verbeteren in Rijswijk. Zo gaan we biodiversiteit vergroten, milieukwaliteit verbeteren, watersysteem klimaatproof maken en afvalstromen en energieverbruik verminderen.
Om dit alles te bereiken, zet de gemeente onder andere stevig in op duurzaam inkopen waarbij naast milieu- ook sociale aspecten worden meegenomen in ons inkoopproces.
We gaan ervaringen opdoen met circulair inkopen waar we mogelijkheden zien en hebben de ambitie om in 2020 10% circulair in te kopen. Bij circulair inkopen borgen partijen dat de producten of materialen aan het einde van de levens- of gebruiksduur weer optimaal in een nieuwe cyclus worden ingezet.
De gemeente heeft oog voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt en wil in de rol van opdrachtgever haar inkoopkracht gebruiken om jaarlijks meer mensen uit deze doelgroep aan werk te helpen of extra stageplaatsen en leerwerkplekken te creëren, zonder dat er sprake is van verdringing van reguliere arbeidsplaatsen. Mede via het inkoopbeleid streven we ernaar dat de gemeente een zo laag mogelijke werkeloosheid heeft.
Om maatschappelijke meerwaarde te creëren, handelen we in dialoog met de partijen in de markt. We creëren ruimte voor lokale initiatieven, waarbij we als gelijkwaardige partners optrekken. Dit betekent dat we ook aan initiatiefnemers vragen wat ze zelf kunnen doen. De inkopen vinden op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Het inkoopproces is zodoende gericht op het bereiken van een zo groot mogelijke maatschappelijke waarde.
3.2.1 Duurzaamheidseisen opnemen
We houden ons aan de geldende landelijke duurzaamheidseisen voor de productgroepen die te vinden zijn op de website van Pianoo.nl. De duurzaamheidseisen gelden zowel voor opdrachten boven als onder de Europese drempel. Maximale duurzaamheidsambities worden nagestreefd door hogere duurzaamheidseisen te stellen of duurzaamheid aanvullend in de gunningscriteria op te nemen.
Voor producten, waarbij het risico bestaat, dat deze onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden tot stand zijn gekomen, zullen altijd door de ILO afgegeven certificaten dienen te worden overlegd.
3.2.2 Focussen op Total Cost of Ownership (TCO)
Zowel bij gunning op de laagste prijs als bij gunning op de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV) willen we niet sec naar de aanschafprijs kijken, maar bijvoorbeeld ook naar de ‘total cost of ownership’, oftewel de totale kosten over de gebruiksduur. Dit betekent dat we naast de aanschafprijs alle bijkomende kosten gedurende en na het gebruik ervan mee beschouwen, zoals: milieueigenschappen, levensduur, onderhoudskosten, gebruikskosten, afvalkosten, leveringstermijn en eventuele verkoopopbrengsten/restwaarden.
3.2.3 Werk maken van duurzaam inkopen
Duurzaam inkopen is een breed begrip en de invulling ervan is zeer opdracht specifiek. Een generieke invulling is niet te geven. Het vraagt om ambities, commitment en het uitproberen van verschillende mogelijkheden en vormen.
We gaan daarom bij de inkoop duurzaamheidselementen gebruiken in eisen en/of gunningscriteria. De duurzaamheidselementen bestaan uit:
Figuur 2: Duurzaam ontwikkelen - Ambitieweb
Deze duurzaamheidselementen helpen om met alle betrokkenen in één oogopslag duurzame ambities helder te maken en deze gedurende het hele traject vast te houden en zo ‘ambitie-erosie’ te voorkomen. Het zorgt ervoor dat iedereen elkaar begrijpt en eenduidige termen hanteert.
We gaan de CO2-ladder toepassen bij (middel-)grote opdrachten (zijnde opdrachten langer dan zes maanden en/of met waarden vanaf € 500.000,-) in het fysiek domein. Het doel van de ladder is (1) bedrijven te stimuleren om de eigen CO2-uitstoot - en die van hun leveranciers - te kennen en (2) permanent te zoeken naar nieuwe mogelijkheden om de uitstoot als gevolg van de eigen bedrijfsvoering en de eigen projecten terug te dringen. Binnen de bedrijfsvoering, in projecten én in de keten kan nog veel winst worden behaald in energiebesparing, het efficiënt gebruik van materialen en duurzame energie. De CO2-Prestatieladder is daarvoor het aangewezen instrument.
3.2.4 Voorbehouden van opdrachten
Deelname aan inkoopopdrachten met een groot aandeel aan lager gekwalificeerde arbeid kunnen we voorbehouden aan Sociale werkvoorzienings bedrijven ( of bedrijven die als zodanig gekwalificeerd kunnen worden vanwege het te werk stellen van minimaal 35% werknemers met een afstand tot de arbeidsmarkt). De schoonmaak van de kantoorpanden is een voorbeeld van een dergelijke inkoopopdracht. Voor gunning toetsen we in hoeverre de kosten marktconform zijn.
De gemeente vindt het belangrijk om samen met opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van de gemeente en de regio. De gemeente past daartoe bij inkoop waar mogelijk maatregelen op het gebied van social return toe. Deze kunnen inhouden dat de opdrachtnemer na gunning bereid is banen, leerwerkplekken of stageplekken aan te bieden aan specifieke doelgroepen werkzoekenden. Uitgangspunt is dat de opdracht een voldoende lange looptijd heeft en een opdrachtsom vertegenwoordigt die inzet van social return ook praktisch mogelijk maakt. Als basis wordt uitgegaan van een percentage van de opdrachtwaarde. Uitgangspunt is 5% maar dit kan varieren naar gelang de arbeidsintensiviteit binnen de opdracht. Bij het toepassen van social return is het belangrijk dat het proportionaliteitsbeginsel in acht wordt genomen en dat de social returnactiviteiten opdrachtgerelateerd zijn. In de regio hanteren de lokale overheden voor social return de zogenoemde bouwblokkenmethode (zie bijlage 2). De bouwblokkenaanpak is niet puur gericht op het plaatsen van bijstandsgerechtigden, maar ook op creatieve wijze en in dialoog met de opdrachtnemer te onderzoeken hoe hij social return het beste in zijn organisatie invult.
Per opdracht zal in samenspraak met de coördinator social return bekeken worden wat de meest geëigende maatregel is om aan social return invulling te geven.
Stapeling met afspraken uit andere convenanten of samenwerkingsovereenkomsten is disproportioneel en onwenselijk.
3.2.6 Passende maatregelen nemen bij niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden
Bij de inkoop van producten die vervaardigd worden in lage lonen landen zijn we alert op de mogelijke risico’s van schending van de internationale arbeidsvoorwaarden. We vragen om gekwalificeerde keteninitiatieven of een plan van aanpak om de risico’s op misstanden te reduceren. Bij aanbestedingen worden de principes van eerlijke handel gehanteerd.
In haar rol als opdrachtgever is de gemeente verantwoordelijk voor het betalen van minimaal het cao-loon door een opdrachtnemer aan diens werknemers. De gemeente wil daarom dat haar opdrachtnemers daarbij de arbeidswet- en regelgeving (Wet Ketenaansprakelijkheid) naleven. De gemeente wil dat werknemers een beloning krijgen conform wet- en regelgeving of cao en de gemeente wil schijnconstructies om dit te ontduiken, voorkomen. Daarom zal de gemeente haar opdrachtnemers contractueel verplichten om alle arbeidsvoorwaardelijke afspraken ten behoeve van de uitvoering van de opdracht op een inzichtelijke en toegankelijke wijze vast te leggen. Op verzoek toont de opdrachtnemer aan dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft. De gemeente verplicht haar opdrachtnemers om deze bedingen ook weer onverkort aan hun onderaannemer op te leggen. Als de opdrachtnemer onvoldoende aantoont dat zij de arbeidswet- en regelgeving en/of cao naleeft, zal de gemeente hier vervolgens melding van maken bij de relevante toezichthoudende instantie(s) zoals de Inspectie SZW. De opdrachtnemer verschaft desgevraagd aan bevoegde instanties toegang tot deze arbeidsvoorwaardelijke afspraken en werkt mee aan controles, audits of loonvalidatie.
3.2.7 Gebruik maken van de kracht van de stad
We willen de kracht van de stad gebruiken. Naast de mogelijkheden die we creëren door het maatschappelijk bouwblok in de social-returnmethode (zie par. 3.2.5) en door de mogelijkheid om opdrachten onder de Europese drempels (par. 4.2.4), één-op-één te gunnen aan een wijkinitiatief of sociaal ondernemer, zijn we alert op opdrachten die de stad beter zelf kan uitvoeren.
Burgerinitiatief en burgerparticipatie kan dat helpen aanzwengelen. Burgerinitiatief en burgerparticipatie bieden de mogelijkheid om samen met buurtbewoners, wijkondernemers en maatschappelijke groepen twee doelen te bereiken: meer verantwoordelijkheid en sturingsmacht in de samenleving leggen en een betere uitvoering van publieke taken.
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Bij onze inkoop is met name de Aanbestedingswet relevant. De gemeente neemt de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers zijn niet onevenredig in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
De gemeente neemt bij alle inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel. Daarnaast beoogt de gemeente bij haar inkopen meer deregulering; ‘regels dienen de mens’.
4.2.1 Uniforme documenten en middelen gebruiken
De voornoemde beginselen dienen we het best als we gebruik maken van uniforme -meestal landelijke- aanbestedingsreglementen, standaard bestekken en inkoopvoorwaarden.
De gemeente streeft ernaar uniforme documenten en middelen te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat.
Voor de gemeente zijn onder andere niet limitatief van toepassing:
4.2.2 Weten wie overeenkomsten aangaan
We ondertekenen overeenkomsten van de gemeente uit naam van de burgemeester. In het mandaatbesluit zijn, onder instructies en voorwaarden, bepaalde functionarissen gemachtigd namens de burgemeester tot ondertekening van de overeenkomst over te gaan.
4.2.3 Aanbesteden conform de Aanbestedingswet
De gemeente besteedt aan conform de vastgestelde Europese drempelbedragen. Onder die Europese drempels heeft de gemeente aanvullende eigen drempels vastgesteld in lijn met de Aanbestedingswet. In bijlage 1 is weergeven bij welke drempelbedragen welke aanbestedingswijzen zijn toegestaan binnen de gemeente voor zowel leveringen en diensten als voor werken. Bij vaak voorkomende onderhandse uitvragen (onder andere infra) zal bij de selectie van uit te nodigen ondernemers gebruik worden gemaakt van een shortlist/longlist waarbij de Past Performance een rol gaat spelen.
4.2.4 Weten bij welke omstandighede n we afwijken van onze drempelbedragen
Regels dienen de mens. De algemeen directeur of het College van B & W kan afwijken van de toegestane aanbestedingswijzen bij de gemeentelijke drempelbedragen (zie bijlage 1). Voor een verzoek tot afwijking dient vooraf schriftelijke toestemming worden aangevraagd. Dit is o.a. bij de volgende situaties:
We kunnen en mogen noch van de Aanbestedingswet, noch van de Europese richtlijn afwijken.
4.2.5 Sociale en andere specifieke diensten
De Aanbestedingswet kent een speciale aanbestedingsprocedure voor sociale en andere specifieke diensten.
Deze diensten zijn beschreven in bijlage XIV van de Europese richtlijn 2014/24. De Gemeente hanteert deze speciale aanbestedingsprocedure voor dergelijke diensten ook bij opdrachten met een waarde lager dan het Europese drempelbedrag.
Daar waar in de Aanbestedingswet voor opdrachten boven het Europese drempelbedrag uitzonderingen gelden, zijn deze in principe en naar evenredigheid ook van toepassing op opdrachten onder het Europese drempelbedrag.
4.2.7 Op alle overeenkomsten en opdrachtbrieven inkoopvoorwaarden toepassen
Bij offerteaanvragen en het sluiten van een overeenkomst van leveringen, diensten en werken stelt de gemeente de overeenkomst op, inclusief de van toepassing zijnde voorwaarden, (in principe de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente voor leveringen en diensten, respectievelijk UAV 2012 voor werken) en de GIBIT voor ICT diensten en producten.
Een raamovereenkomst heeft in beginsel een looptijd van maximaal vier jaar inclusief de mogelijkheden tot verlenging. Alle overeenkomsten hebben of wel een einddatum of wel een verlengingsoptie.
4.2.8 Bij twijfel starten we een Bibob-onderzoek
Wij behouden ons het recht voor om op basis van de Wet Bibob een onderzoek in te stellen naar het gevaar dat een overeenkomst wordt misbruikt voor het plegen van strafbare feiten en/of het benutten van onrechtmatig verkregen voordeel. Leidend hierbij is de beleidsregel voor de toepassing van de Wet Bibob en de daarbij behorende vragenlijst.
De gemeente gelegen in de Randstad maakt deel uit van het hart van de meest competitieve regio van Europa. We willen ook via onze inkopen, daar waar mogelijk, de lokale economie versterken. Daarom hebben we in onze inkoop en in het contractbeheer oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) en voor de lokale economie. De gemeente streeft immers naar verbetering van de werkgelegenheid.
De gemeente besteedt publieke middelen voor de inkoop. Het is van overduidelijk belang dat we hiermee op efficiënte en effectieve wijze omgaan. Dit betekent efficiënt inkopen: naast de optimale verhouding tussen prijs en kwaliteit, ook het proces van inkopen zo efficiënt en effectief mogelijk uitvoeren.
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers krijgen een eerlijke kans op gunning van de opdracht. De gemeente wenst geen ondernemers in het inkoopproces te betrekken die de mededinging (bijvoorbeeld door middel van prijsafspraken) vervalsen.
De gemeente moedigt innovatiegericht inkopen aan. Bij innovatiegericht inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing of laten ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden.
5.2.1 Aanbesteden op basis van BPKV, tenzij…
Om de indirecte kosten, kwaliteit en duurzaamheid bij de beoordeling te betrekken, besteden we opdrachten aan volgens het principe van de beste prijs-kwaliteitverhouding (BPKV).
Bij de BPKV-gunningsmethode laat de gemeente zien, dat niet alleen de prijs leidend is, maar dat nog andere aspecten belangrijk - zo niet belangrijker - zijn om een opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. BPKV biedt de mogelijkheid om onderscheidende (kwalitatieve) inschrijvingen vanuit de markt te verkrijgen. In gevallen waar we toch kiezen voor de laagste prijs, motiveren we de reden hiervan.
5.2.2 Mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf (MKB) te stimuleren
De gemeente hanteert de algemene beginselen van behoorlijk bestuur en het aanbestedingsrecht bij alle inkopen. Dit betekent onder andere dat we zoveel mogelijk ondernemers kans bieden mee te doen. De gemeente houdt bij haar inkoop de mogelijkheden voor het MKB in het oog. Dit doet de gemeente door:
Bij uitvragen voor inhuur van tijdelijk personeel, bieden we alle mogelijke partijen - dus ook het (regionale) MKB en zzp’ers - de gelegenheid mee te dingen, door gebruik te maken van ons ‘dynamisch aankoop systeem (DAS)’.
5.2.3 Kansen bieden aan de regionale economie
‘Local sourcing’ kan bijdragen aan de doelmatigheid en duurzaamheid van de inkoop. In gevallen waar een onderhandse offerteaanvraag is toegestaan, nodigt de gemeente minstens één lokale ondernemer uit, mits deze aanwezig is. Indien dit niet mogelijk is nodigt de gemeente minstens één regionale (Metropoolregio) ondernemer uit.
Binnen enkele productgroepen zullen we bij inkopen met een repeterend karakter, waar veelvuldig onderhandse aanvragen worden gedaan, de selectie van de uit te nodigen ondernemers baseren op hun ‘past performance’.
Past Performance is een evaluatiesysteem met de ambitie om zowel het opdrachtgeverschap als het opdrachtnemerschap verder te professionaliseren en daarmee:
5.2.5 Innovatieve oplossingen aanmoedigen
Bij innovatiegericht inkopen zoeken we naar een innovatieve oplossing of laten we ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Dit door te gunnen op BPKV, door de opdracht functioneel te omschrijven of door geïntegreerde contractvormen te maken, daar waar dit proportioneel en geschikt is voor de betreffende opdracht.
Daar waar mogelijk wordt de inkoopbehoefte functioneel gespecificeerd. Ook heeft de algemeen directeur en het College van B & W de bevoegdheid tot afwijken van het inkoopbeleid door innovatieve (pilot-)projecten met een waarde onder de Europese drempelbedragen, één-op-één te gunnen.
5.2.7 Behoudend omgaan met prijzen van marktpartijen
Om redenen van doelmatigheid maakt de gemeente geen gebruik van openbare openingen bij aanbestedingen.
De gemeente handelt behoudend in het vrijgeven van prijzen richting deelnemende inschrijvers. Hiermee beschermen we de rechtmatige commerciële belangen van de ondernemers.
Echter bij een aanbesteding op laagste prijs en bij de beoordelingsmethodiek gunnen op waarde, maakt de gemeente alle prijzen aan de inschrijvers bekend.
6 Organisatorische uitgangspunten
6.2.1 Gelijksoortige inkopen bundelen
De gemeente wordt beschouwd als één entiteit. Daarom is zij erop gericht gelijksoortige inkoopbehoeften voor de hele organisatie, dat wil zeggen alle organisatieonderdelen, te bundelen.
Het uitgangspunt voor alle organisatieonderdelen bij nieuw af te sluiten raamovereenkomsten is: ‘meedoen, tenzij…’.
Bij de inkoop van een binnen de gemeente gebundelde opdracht, verliezen we de positie van het MKB niet uit het oog, bijvoorbeeld door het maken van percelen.
6.2.2 Inkoop decentraal én centraal coördineren
De portefeuillehouder Inkoop is verantwoordelijk voor een efficiënte besteding van middelen en geeft invulling aan het door het college vastgestelde inkoopbeleid. De ambtelijke organisatie voert het inkoopbeleid uit, onder verantwoordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders.
De inkooporganisatie is dusdanig ingericht dat het de principes van integraal management ondersteunt. Inkoop is daarom in het ambtelijk apparaat decentraal belegd én centraal gecoördineerd.
Medewerkers van de gemeente worden gefaciliteerd om hun werk met een grote mate van vrijheid en zelfstandigheid in te richten. De organisatieonderdelen hebben de materiekennis en zijn (budget-) verantwoordelijk. De decentrale inkoper of centrale inkoopadviseur (opgave Juridische Zaken) begeleidt het organisatieonderdeel bij het inkoopproces. Op deze manier benutten we de voordelen van de decentrale (budget-) verantwoordelijkheid van de organisatieonderdelen en de inzet van de materiekennis van het organisatieonderdeel én benaderen we de markt op een uniforme manier.
Indien een vraagstuk mogelijk tot een inkooptraject leidt met een opdrachtwaarde boven € 20.000,- wordt dit bij de centrale inkoopadviseur(s) van opgave Juridische Zaken (JZ) aangemeld, zodat zij in staat zijn tijdig de afdelingen van advies te voorzien.
Dit gebeurt door middel van een, door de opgavemanager ondertekend, startformulier aanbestedingen.
Om de integriteit van de deelnemers aan het inkoopproces te waarborgen, bestaat er een adequate functiescheiding tussen de inkooprollen. Inkoop onderkent onder andere de volgende inkooprollen:
Deze rollenscheiding wordt zoveel mogelijk geborgd. Het goedkeuren van de bestelaanvraag c.q. het verstrekken van een opdracht geschiedt op basis van het vier-ogen-principe door een budgethouder of opdrachtverstrekker op basis van de mandateringsregeling én een collega of leidinggevende die meekijkt.
De gemeente heeft integer handelen door bestuurders en ambtenaren hoog in het vaandel. Zij houden zich aan de vastgestelde integriteitsregels (gedragscode integriteit). Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor zij bijvoorbeeld belangenverstrengeling voorkomen. Leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om integriteit.
We staan niet toe dat een medewerker een opdracht één-op-één gunt aan een bedrijf waarin hij of een medewerker van de gemeente een (financieel of ander) belang heeft. Deze regel geldt zowel voor medewerkers als voor extern ingehuurde medewerkers. Het bedrijf is niet uitgesloten voor de opdracht, maar de inkoop moet meervoudig onderhands of openbaar worden aanbesteed.
6.2.4 Integriteiteisen stellen aan opdrachtnemers
De gemeente doet alleen zaken met integere ondernemers, die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Potentiële opdrachtnemers moeten hiervoor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument ondertekenen. Bij (voornemen tot) gunning kunnen we vragen om nadere bewijsstukken te leveren, ter controle van de ondertekende verklaringen bijvoorbeeld door het vragen van een Gedragsverklaring Aanbesteden. Als daarvoor aanleiding bestaat, behoudt de gemeente zich het recht voor een Bibob-onderzoek naar de (potentiële) opdrachtnemer te laten uitvoeren.
6.2.5 Benutten en beheren inkoopcontracten
Ieder contract heeft recht op een passende vorm van contractmanagement, decentraal of gemeentebreed. Het managen van de afgesloten contracten vereist specialistische betrokkenheid. Het doel hiervan is optimale benutting van contracten te faciliteren en onze contractdoelstellingen te realiseren. We classificeren onze inkoopcontracten, waarna we de juiste vorm van de leveranciersrelatie vaststellen, inrichten en onderhouden.
Alle getekende overeenkomsten met een bepaalde looptijd en waarbij actie vanuit de gemeente wordt verwacht slaan we digitaal op en beheren we in ons contractbeheersysteem Wish.
Voor het inkopen van ICT producten en/of diensten gelden afwijkende voorwaarden. Bij het inkopen van ICT producten en diensten dient ongeacht het bedrag altijd vooraf advies te worden gevraagd bij de informatie adviseurs via de mailbox I-advies@rijswijk.nl. Ook bij het inkopen van cloud toepassingen.
De informatie adviseurs begeleiden de aanvrager en zien erop toe dat de gemeentelijke inkoopvoorwaarden IT (GIBIT) bij de offerte aanvraag wordt meegestuurd. Ook beoordelen zij in overeenstemming met de privacy functionaris of het nodig is een werkersovereenkomst op te stellen. De verwerkersovereenkomst inclusief de benodigde bijlagen wordt direct bij de offerte-aanvraag opgestuurd. Het gebruik van de verwerkersovereenkomst van de leverancier is niet gewenst.
6.2.7 Klachten over onze inkopen lokaal afhandelen
De Aanbestedingswet 2012 geeft - als flankerend beleid - het advies ‘Klachtafhandeling bij aanbesteden’. Dit advies bevat een standaard voor het vrijwillig (lokaal) afhandelen van klachten bij aanbestedingen. Daarnaast is met de komst van de AW 2012 een Commissie van Aanbestedingsexperts opgericht, waar laagdrempelig een klacht kan worden gedeponeerd. Klachten of bezwaren over een inkoop kan de ondernemer kenbaar maken tijdens de informatieronde tijdens de aanbesteding. De gemeente behandelt deze vragen serieus. Is de ondernemer van mening dat hij onvoldoende antwoord heeft ontvangen, dan kan hij terecht bij het algemene e-mailadres
https://www.rijswijk.nl/bestand/klachtafhandeling-inkoop-en-aanbesteding.
6.2.8 Verantwoording afleggen over de gemeentebrede inkoopfunctie
De jaarlijkse accountantscontrole ziet onder andere toe op de rechtmatigheid van gemeentelijke uitgaven. Hiervoor wordt twee maal per jaar een spendanalyse uitgevoerd door de inkoopadviseurs. De accountant toetst of het inkoopbeleid is gevolgd en of op de juiste wijze is aanbesteed.
Bijlage 1 Voorgeschreven aanbestedingsprocedures
De gemeente onderscheidt grofweg elf inkoopprocedures:
De vormvrijere inkoopprocedures (5 t/m 11) starten ook met een aankondiging en kennen een voorselectie en worden daarom in onderstaand figuur onder de ‘niet-openbare procedure’ geschaard.
Met uitzondering van de onderhandse procedures worden alle procedures afhankelijk van de waarde van de opdracht, het grensoverschrijdend belang en de markt, nationaal of Europees aangekondigd.
De opdrachtwaarde wordt als volgt bepaald:
De gemeente hanteert de volgende procedures bij de volgende drempelwaarden. De waarden met een * zijn Europese drempelwaarden die elke 2 jaar worden geactualiseerd.
Bijlage 2 Waarden social-returnbouwblokken
De gemeente vindt het belangrijk om samen met haar opdrachtnemers te investeren in de sociale infrastructuur van gemeente en regio. Eén van de instrumenten om dit te bewerkstelligen is social return. Social return vergroot de maatschappelijke waarde.
De gemeente heeft voor de invulling van social return gekozen voor de bouwblokkenmethode. Kenmerkend voor deze bouwblokkenaanpak is de structuur en de invulling op basis van maatwerk en dialoog. Blokken met een transparante waardebepaling, kunnen op maat worden gestapeld tot de gewenste social return verplichting. De insteek van de bouwblokkenaanpak is niet alleen gericht op het uitplaatsen van bijstandsgerechtigden, maar om social return op creatieve wijze in te vullen in onze organisatie.
Ondernemers kunnen kiezen voor:
De prioriteit ligt bij het bieden van werkgelegenheid aan werkloos werkzoekenden. De coördinator social return adviseert en faciliteert de opdrachtnemer bij het zo effectief mogelijk invullen van afspraken en verplichtingen, waarbij aansluiting wordt gezocht bij het Lokaal Sociaal Akkoord. De opdrachtnemer bepaalt vervolgens zelf welke invulling hij geeft aan social return en is verantwoordelijk voor het nakomen van zijn social-returnverplichtingen (ook als bijvoorbeeld een toeleverancier de activiteiten uitvoert).
Om de waarde van de inspanningen met betrekking tot de social-returnverplichting te kunnen meten, drukken we de gerealiseerde waarde van de projecten uit in inspanningswaarde. De hoogte van deze inspanningswaarde heeft te maken met de afstand van de doelgroep tot de arbeidsmarkt en de inspanning die ondernemer moet leveren om de doelgroep in te zetten op betaalde arbeid.
Met arbeidsbeperking, vastgesteld door UWV (valt onder garantiebaan/doelgroepregister/banenafspraak1 | ||
| ||
|
** Pro/VSO: in dienst name na stage voor minimaal 6 maanden: bonus € 10.000,- extra
In deze nota verstaan we onder:
Dit zijn de doelgroepen die meetellen in het kader van de banenafspraak (de gemaakte afspraak om 125.000 duizend banen te creëren voor arbeidsbeperkten), de zogenaamde garantiebanen. Het gaat hier dan onder andere om personen met een Wajong indicatie, WSW-indicatie, WIW-/ID-baan en personen die behoren tot de doelgroep van de Participatiewet en niet in staat zijn zelfstandig het Wettelijk Minimumloon te verdienen.