| Organisatie | Rijswijk |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Onderzoeksprotocol bij integriteitmeldingen |
| Citeertitel | Onderzoeksprotocol bij integriteitmeldingen |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | financiën en economie |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 01-06-2022 | nieuwe regeling | 22-07-2014 | 14.062379 |
1. In dit protocol wordt verstaan onder:
beslisdocument: het aangevulde feitenrapport van de feitenonderzoeker, op grond waarvan het bevoegd gezag wordt geïnformeerd over het uitgevoerde feitenonderzoek en wordt geadviseerd over het al dan niet nemen van arbeidsrechtelijke of andere maatregelen. Op basis van dit document wordt het bevoegd gezag in staat gesteld een beslissing te nemen over onderzochte melding.
2. Aanleiding tot een onderzoek
Iedere ambtenaar van de gemeente Rijswijk kan een vermoeden van een integriteitschending intern aan de orde te stellen bij de (direct) leidinggevende, bij de vertrouwenspersoon Integriteit (vertrouwelijke melding) of het interne meldpunt integriteit. Een melding van een vermoedelijke integriteitschending kan schriftelijk of mondeling worden gedaan.
Indien het vermoeden van een integriteitschending bij de leidinggevende aan de orde wordt gesteld, beoordeelt deze of er sprake is van een mogelijke integriteitschending of dat het een ander probleem betreft dat hij (zelf) kan afhandelen. De leidinggevende kan zich hierbij laten adviseren door de vertrouwenspersoon integriteit. Als er sprake is van een mogelijke integriteitschending, wordt hiervan melding gedaan bij het interne meldpunt integriteit, die het bevoegd gezag onverwijld informeert.
De melding wordt op schrift gesteld en ter ondertekening aangeboden aan de melder. De melder kan correcties aanbrengen zodat het gesprek juist is weergegeven. De melder wordt vooraf in kennis gesteld wie de melding zal opnemen. In de regel zal dit de gemeentesecretaris zijn, ondersteund door één van de leden van het interne meldpunt integriteit. In het geval de melder te kennen geeft dit bij een ander persoon te willen doen, wordt dit gerespecteerd.
2.3 Niet-onderzoekswaardige meldingen
Als de melding als niet-onderzoekswaardig wordt aangemerkt, wordt de melder hierover in ieder geval schriftelijk geïnformeerd. In de brief wordt uitleg gegeven over het feit waarom er geen verder onderzoek wordt gedaan en wordt, indien van toepassing, verwezen naar de persoon of instantie waar de melder wel terecht kan. De melding wordt afgesloten en als niet-onderzoekswaardig vastgelegd.
In een feitenonderzoek wordt het waarheidsgehalte van signalen en/of vermoedens beoordeeld door na te gaan of deze op redelijke grond zijn gebaseerd. Concreet betekent dit dat een onderzoek wordt ingesteld naar de handelwijze van betrokkene. Betrokkene en/of getuigen kunnen gehoord worden en eventueel andere onderzoeksmethoden (bijvoorbeeld: doorzoeken werkomgeving of observatie) kunnen worden aangewend om alle relevante feiten omtrent het vermoeden van de integriteitschending in kaart te brengen.
Het onderzoek wordt aangestuurd en gecoördineerd door het interne meldpunt integriteit. Dit onderzoeksprotocol is altijd leidend.
Het bevoegd gezag komt, door tussenkomst van het interne meldpunt integriteit, schriftelijk een onderzoeksopdracht overeen met de gekozen onderzoekers. De opdrachtverstrekking bevat de volgende punten:
Bij het feitenonderzoek wordt gebruik gemaakt van de bevoegdheden die de gemeente als werkgever heeft. Deze bevoegdheden zijn gebaseerd op wet- en regelgeving, zoals de Wet Bescherming Persoonsgegevens, de CAR-UWO, de Rijswijkse Rechtspositieregelingen en het Burgerlijk Wetboek.
In het geval dat er geen sprake is van een werknemer, maar wel een derde die voor of namens de
gemeente Rijswijk optreedt, dan gelden dezelfde bevoegdheden, voor zover deze niet in
Het feitenonderzoek dient zorgvuldig plaats te vinden. Dit houdt in dat alle belangen (de belangen van
betrokkene, het belang van het onderzoek, het belang van de organisatie, de belangen van getuigen, melder en evt. benadeelde) worden gewogen. Zorgvuldig onderzoek heeft ook betrekking op de vraag hoe belangen afgewogen dienen te worden.
Het beginsel van de minste pijn (subsidiariteit) en proportionaliteit kunnen onderscheiden worden:
Bij iedere keuze voor een onderzoeksmethode dient afgewogen te worden in hoeverre gekozen wordt voor de minst ingrijpende variant. Concreet houdt dit in dat als de ene onderzoeksmethode door betrokkene als een grotere belasting kan worden ervaren dan een andere onderzoeksmethode, voor de lichtere variant gekozen moet worden.
In het kader van het proportionaliteitsbeginsel dient de verhouding tussen onderzoeksmethode en het onderzoeksbelang te worden gewogen. De lasten voor betrokkene van de onderzoeksmethode kunnen disproportioneel zwaar zijn in vergelijking met te dienen belangen (het onderzoeks- of organisatiebelang).
3.2.3. Doorzoeken van de werkplek
De werkplek die valt onder de verantwoordelijkheid van de werkgever kan onderzocht worden indien dit van belang is voor het onderzoek. Onder werkplek wordt o.a. begrepen de kasten, bureaus, voertuigen, geautomatiseerde data- en systeembestanden. Het doorzoeken van de werkplek zal zoveel mogelijk plaatsvinden in aanwezigheid van de betrokkene (die normaliter zijn werkzaamheden op deze werkplek verricht) en indien wenselijk de direct leidinggevende.
In het belang van het onderzoek of indien de persoon aangeeft niet aanwezig te willen zijn of zonder opgaaf van gegronde redenen wegblijft op het overeengekomen tijdstip, kan toch tot het doorzoeken van de werkplek worden overgegaan, zonder aanwezigheid van betrokkene. Bij het zoeken naar zaken die bijdragen aan de waarheidsvinding wordt zoveel mogelijk onderzoek naar privé-zaken vermeden. Indien de betrokkene niet meer naar zijn/haar werkplek zal terugkeren wordt hij in staat gesteld privé-zaken in ontvangst te nemen.
Het bevoegd gezag heeft in het kader van de uitoefening van haar functie de bevoegdheid om
personen en/of goederen te observeren als een melding daartoe aanleiding geeft. Indien gedragingen van iemand of de benodigde informatie niet rechtstreeks aan betrokkene of een derde kan worden gevraagd in het belang van het onderzoek, kan observatie van betrokkene als onderzoeksmethode worden gebruikt. Observatie is slechts mogelijk in opdracht van en met toestemming van het bevoegd gezag.
De observatie heeft in beginsel alleen betrekking op activiteiten die de betrokkene tijdens werktijd verricht. Het kan echter voorkomen dat ook buiten diensttijd wordt geobserveerd, bijvoorbeeld bij een vermoeden van oneigenlijk ziekteverzuim of het vermoeden van onverenigbare nevenactiviteiten.
Observatie, waarbij gebruik gemaakt wordt van een foto- en/of videocamera, is gelegitimeerd op basis van artikel 8 sub f Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Daarin wordt gesteld dat de gegevensverwerking (in casu het gebruik van de camera) noodzakelijk kan zijn voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke (= de werkgever) of van een derde aan wie de gegevens worden verstrekt, tenzij het belang of de fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkenen, in het bijzonder het recht op privacy prevaleert. Voorafgaand aan het gebruik van foto/video-opnamen zal aan vastgestelde (wettelijke) verplichtingen worden voldaan.
Het bevoegd gezag heeft de bevoegdheid medewerkers van Rijswijk en derden te verzoeken om informatie te verstrekken. Informatie die (mondeling of schriftelijk) aan het bevoegd gezag wordt verstrekt, kan gebruikt worden binnen een feitenonderzoek.
Het verzoek tot informatieverstrekking valt te onderscheiden in
Gesprekken worden uitgevoerd door een feitenonderzoeker, eventueel samen met een lid van het interne meldpunt.
De medewerker is verplicht mee te werken aan het onderzoek, dit komt direct voort uit zijn dienstbetrekking. Wanneer een medewerker niet wil meewerken, levert dit plichtsverzuim op. De medewerking houdt in dat de getuige verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de medewerker verstrekt, dient op waarheid te berusten. Ook andere getuigen of derden als hier genoemd kunnen verzocht worden op te treden als getuige of deskundige.
Zij tekenen het gespreksverslag voor waarheid.
Voor aanvang van het gesprek wordt de persoon met wie het gesprek wordt gevoerd, zoveel mogelijk door de feitenonderzoeker op de hoogte gesteld van de procedure, de aard en het doel van het gesprek. Verder wordt deze persoon geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Ook getuigen mogen een raadsman of vertrouwenspersoon meenemen naar het gesprek, eventuele kosten zijn voor eigen rekening.
Van gevoerde gesprekken wordt zoveel mogelijk ter plaatse een gespreksverslag opgemaakt. De geïnterviewde mag correcties aanbrengen in het verslag en tekent deze voor waarheid. Is het door omstandigheden niet mogelijk het gespreksverslag ter plaatse op te maken en te laten tekenen, gebeurt dit zo spoedig mogelijk alsnog.
Melder en getuigen die een ondertekende verklaring hebben afgelegd krijgen z.s.m. een afschrift van hun verklaring ter beschikking. Indien het belang van een onderzoek dit vergt, kan het moment van het ter beschikking stellen van de verklaring worden verplaatst naar een later tijdstip, uiterlijk als het onderzoek is afgerond.
3.2.6. Het horen van betrokkene
Betrokkene wordt minimaal 5 werkdagen van te voren uitgenodigd voor een gesprek. Voor aanvang van het gesprek wordt de betrokkene op de hoogte gesteld van de aard en het doel van het gesprek. Bovendien wordt betrokkene geïnformeerd over de vermoedelijke tijd die het gesprek in beslag zal nemen. Gesprekken worden uitgevoerd door een feitenonderzoeker, eventueel samen met een lid van het interne meldpunt.
Betrokkene heeft het recht om een raadsman of een vertrouwenspersoon aanwezig te laten zijn als toehoorder bij het gesprek. In de uitnodiging voor het gesprek wordt betrokkene over deze mogelijkheid geïnformeerd. Het is aan de betrokkene hiertoe te besluiten; eventueel daaraan verbonden kosten komen tijdens het onderzoek voor rekening van de betrokkene. Bij een eventuele vervolgprocedure (bijvoorbeeld bezwaar) is het Besluit Proceskosten bestuursrecht van toepassing. Inhoudelijk neemt de raadsman (of vertrouwenspersoon) niet deel aan het gesprek als zodanig.
Een ander persoon kan ook bij het gesprek worden toegelaten, tenzij dit in het belang van het onderzoek of in het belang van derden ongewenst is. De bijstand van een specifieke raadsman (of vertrouwenspersoon) kan geweigerd worden, wanneer er ernstige bezwaren tegen deze persoon rijzen.
Betrokkene is verplicht mee te werken aan het onderzoek, dit komt direct voort uit zijn dienstbetrekking. Wanneer een medewerker niet wil meewerken, levert dit plichtsverzuim op. De medewerking houdt in dat de betrokkene verplicht is informatie te verschaffen ten behoeve van het onderzoek. De informatie die de medewerker verstrekt, dient op waarheid te berusten.
Van het gesprek wordt direct een gespreksverslag opgemaakt. Indien de gehoorde en de feitenonderzoeker het eens zijn over de inhoud van het verslag, wordt het geheel door hen ondertekend. Betrokkene krijgt na ondertekening van zijn verklaring een afschrift tot zijn beschikking.
In bijzondere gevallen kan, na afstemming tussen de feitenonderzoeker en betrokkene, besloten worden om een gesprek op band (audio) op te nemen. De betrokkene wordt geïnformeerd dat de bandopname zo spoedig mogelijk en in ieder geval na de afronding van de zaak zal worden vernietigd. De opnamen zullen echter bewaard blijven zolang nodig is voor een eventuele civielrechtelijke, bestuursrechtelijke of strafrechtelijke afhandeling van de zaak. Daarna zullen zij worden vernietigd.
3.4. Afronding feitenonderzoek
Het is de taak van de feitenonderzoeker het feitencomplex objectief vast te stellen en rapporteren. Na afronding van het feitenonderzoek worden door deze onderzoeker alle onderzoeksbevindingen en gespreksverslagen vastgelegd in een feiteneindrapport. In het feitenrapport wordt tevens verantwoording afgelegd over de wijze waarop de informatie is vergaard en wordt eventueel relevante wet- en regelgeving vermeld. Het feitenrapport wordt door de feitenonderzoeker opgemaakt, gedagtekend en ondertekend.
3.5 Afwegingen m.b.t. betrokkene
Indien mogelijk wordt betrokkene zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek naar zijn handelingen wordt ingesteld. Niet in alle gevallen zal het echter wenselijk zijn dat betrokkene onmiddellijk wordt geïnformeerd. Betrokkene zal informatie willen hebben omtrent de gang van zaken tijdens het onderzoek en de voortgang van het onderzoek. Dit kan conflicteren met het onderzoeksbelang. Het kan daarnaast voor de bewijsgaring niet bevorderlijk zijn om alle informatie lopende het onderzoek aan betrokkene te verstrekken.
De direct leidinggevende of het verder betrokken management wordt geïnformeerd of betrokken bij het onderzoek zodra dit kan en als het onderzoeksbelang hiermee niet wordt geschaad. Besluitvorming over de wijze, mate en het moment van informeren ligt bij het bevoegd gezag.
Soms brengt de aard van de integriteitschending met zich mee, dat het niet wenselijk is dat betrokkene zich op de werkplek bevindt of zijn functie uitoefent. Tijdens het onderzoek naar een integriteitschending of gedurende de periode dat een strafrechtelijk onderzoek loopt, kan het hierom noodzakelijk zijn een ordemaatregel uit te vaardigen. Ordemaatregelen zijn al die maatregelen die beogen de rust en de orde in de werksituatie te bevorderen, te realiseren of te handhaven. Verder kan met een ordemaatregel worden voorkomen dat bewijsmateriaal, relevant voor het onderzoek, kan worden vernietigd. Ordemaatregelen kunnen slechts worden opgelegd door het daartoe bevoegd gezag.
Als er mogelijk sprake is van een strafbaar feit doet de gemeentesecretaris, namens het bevoegd gezag, aangifte bij het OM. Mocht er strafrechtelijk onderzoek ingesteld worden, kan eventueel gelijktijdig een eigen feitenonderzoek uitgevoerd worden (als dit elkaar niet belemmert).
Plichtsverzuim kan meer omvatten dan de delictsomschrijving van een specifiek strafbaar feit. Het strafrechtelijk traject en het disciplinair traject zijn afzonderlijke trajecten, waarbij het bevoegd gezag op adequate wijze de verantwoordelijkheid voor het disciplinair traject invult. Wanneer in het kader van het strafrechtelijk onderzoek een procesverbaal is vervaardigd, is de mogelijkheid aanwezig dat na afhandeling van het strafproces inzage in het procesverbaal wordt gevraagd bij de Officier van Justitie.
Bij geconstateerde gepleegde ambtsmisdrijven en/of strafbare feiten jegens de gemeente Rijswijk of haar medewerkers zal door de gemeentesecretaris aangifte worden gedaan bij politie of de Hulpofficier van Justitie.
Ingeval van bedreiging en bij toepassing van geweld door cliënten tegen een medewerker van of diens in eigen toebehorende goederen, wordt de betreffende medewerker gestimuleerd om aangifte te doen bij de plaatselijke politie.
In deze situatie kan door of namens de gemeentesecretaris steunaangifte worden gedaan.
4.1 Opmaak van het beslisdocument
Na afronding van het feitenonderzoek door de feitenonderzoeker wordt aan de hand van het feitenrapport een beslisdocument opgesteld door het interne meldpunt integriteit. In het beslisdocument wordt een samenvatting van feiten en onderzoeksgegevens opgenomen en voorzien van een advies aan het bevoegd gezag.
Dit advies kan bijvoorbeeld arbeidsrechtelijk van aard zijn (disciplinaire maatregel), beleidsmatig (uitwerken beleid n.a.v. schending), procedureel (opstellen/aanscherpen procedures), of advies voor een mogelijk vervolgtraject worden gegeven (bijv. aandacht voor cultuur, gedragscode).
Een beslisdocument wordt ook opgemaakt in het geval dat een feitenonderzoek moet worden gestaakt omdat een strafrechtelijk onderzoek wordt opgestart.
Het beslisdocument wordt aangeboden aan het bevoegd gezag.
Het bevoegd gezag beslist of de vastgestelde feiten al dan niet aanleiding geven tot het kwalificeren van de feiten als plichtsverzuim. Het bevoegd gezag overweegt of het beslisdocument aanleiding geeft een voornemen tot disciplinaire bestraffing op basis van de CAR/UWO.
De volgende termijnen worden in acht genomen.
Zodra een beslissing tot een feitenonderzoek is genomen zal dit onderzoek gestart worden. Een feitenonderzoek zal niet langer duren dan zes weken. Indien het onderzoek niet binnen zes weken kan worden afgerond, kan het bevoegd gezag deze termijn twee keer verlengen met ieder vier weken. Betrokkene wordt hierover geïnformeerd.
In het kader van de privacybescherming en vertrouwelijkheid van informatie is het van belang dat alleen informatie wordt verstrekt die noodzakelijk is of waar de betreffende persoon of personen recht op hebben, een en ander conform de bepalingen uit de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Van alle betrokkenen bij een onderzoek (betrokkene, getuige, melder, raadsman / vertrouwenspersoon, meldpunt, bevoegd gezag) wordt verwacht dat zij vertrouwelijk en zorgvuldig omgaan met de informatie die hen bekend is over de melding, de melder en betrokkene, het onderzoek of feiten uit het onderzoek.
4.5.1. Communicatie tijdens het onderzoek
In het kader van hoor en wederhoor wordt de betrokkene tegen wie het feitenonderzoek is gericht, zo snel mogelijk in kennis gesteld van het feit dat er een onderzoek is ingesteld naar zijn/haar handelingen, indien dit niet strijdig is met het onderzoeksbelang. Dit gebeurt uiterlijk op het moment waarop hij/zij uitgenodigd wordt voor een verantwoordingsgesprek in het kader van een disciplinair traject.
In verband met privacybescherming wordt de naam van de melder niet bekend gemaakt bij derden of de betrokkene ten aanzien van wie de melding is gedaan. Hierop kan een uitzondering worden gemaakt indien het onderzoek/melding dit vereist (bv. als de melding gaat over direct handelen ten aanzien van de melder) of als de melder hiervoor toestemming geeft.
Ook de melding zelf wordt niet aan een betrokkene verstrekt, tenzij op grond van een wettelijke verplichting of als de melder hiervoor toestemming geeft. Betrokkene wordt in het bezit gesteld van een afschrift van zijn afgelegde verklaring.
Getuigen en derden worden desgewenst in het bezit gesteld van een afschrift van hun verklaring. In belang van het onderzoek kan dit afschrift op een later tijdstip ter beschikking worden gesteld. Er vindt in principe geen verdere communicatie plaats met getuigen.
4.5.2. Communicatie na afronding onderzoek
Het bevoegd gezag laat de betrokkene na afloop van het onderzoek schriftelijk weten dat het onderzoek is afgerond. Als geen integriteitschending is vastgesteld, wordt dit door het interne meldpunt aan betrokkene schriftelijk meegedeeld.
Indien uit het onderzoek is gebleken dat er wel sprake is van een integriteitschending, dan wordt aan betrokkene de verdere procedure meegedeeld. Deze procedure is arbeidsrechtelijk vastgelegd en zal vanuit het bevoegd gezag verder toegepast worden.
De melder krijgt na afloop van een onderzoek een schriftelijk bericht dat het onderzoek is afgerond. De melder wordt slechts beperkt inhoudelijk geïnformeerd over het onderzoek en de bevindingen.
De eventuele benadeelde wordt schriftelijk medegedeeld dat het onderzoek is afgerond, of er wel of geen sprake is van integriteitschending en dat de benadeelde indien gewenst het bevoegd gezag kan benaderen voor nadere informatie. Het bevoegd gezag beoordeelt welke informatie
wel of niet verstrekt zal worden na zorgvuldige afweging van de belangen van alle betrokken partijen.
Getuigen worden in beperkte mate op de hoogte gehouden van afronding van het onderzoek. Indien zij duidelijk te kennen hebben gegeven wel op de hoogte te worden gehouden, worden zij in beperkte mate, globaal op de hoogte gesteld.
Na afloop van een onderzoek kan een betrokkene inzage krijgen in het personeelsdossier en het
beslisdocument. Er wordt geen inzage gegeven in het feitenrapport en er worden geen namen kenbaar gemaakt.
In voorkomende gevallen kan het bevoegd gezag besluiten om betrokkene inzicht te geven in een geanonimiseerd feitenrapport. Betrokkene kan hiertoe een verzoek indienen bij het bevoegd gezag.
Het bevoegd gezag zal aan betrokkene geen inzage in stukken van een onderzoek geven als daarmee de privacybescherming van anderen kan worden geschonden, tenzij het op grond van wet- of regelgeving verplicht is.