Organisatie | Beverwijk |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Algemene Subsidieverordening 2022 gemeente Beverwijk |
Citeertitel | Algemene Subsidieverordening 2022 gemeente Beverwijk |
Vastgesteld door | gemeenteraad |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Algemene Subsidieverordening 2016 gemeente Beverwijk.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
31-05-2022 | nieuwe regeling | 12-05-2022 | INT-22-64138 |
Besluit van de raad van de gemeente Beverwijk tot vaststelling van de Algemene Subsidieverordening 2022 gemeente Beverwijk
De raad van de gemeente Beverwijk;
gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 1 maart 2022 met nummer INT-22-64004;
gelet op artikel 149 van de Gemeentewet;
gelet op titel 4.2. van de Algemene wet bestuursrecht;
gezien het advies van de raadcommissie;
besluit vast te stellen de Algemene Subsidieverordening 2022 gemeente Beverwijk
Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
In deze verordening wordt verstaan onder:
controleverklaring: door een externe accountant afgegeven verklaring waaruit blijkt dat de accountant heeft gecontroleerd op de rechtmatigheid bedoeld in artikel 213 van de Gemeentewet, hetgeen inhoudt dat de subsidie is besteed voor het doel en de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend en dat de algemene subsidievoorwaarden en de voorwaarden genoemd in de verleningsbeschikking zijn nageleefd;
Europees steunkader: een mededeling, richtsnoer, kaderregeling, besluit of vrijstellingsverordening op het gebied van staatssteun die de Europese Commissie of de Raad van de Europese Unie, gelet op de artikelen 106, derde lid, 107, 108 en 109 van het Verdrag betreffende de Werking van de Europese Unie heeft vastgesteld;
Artikel 3. Bevoegdheid college
Het college is bevoegd te besluiten over het verstrekken van subsidies met inachtneming van de in de gemeentebegroting voor die subsidies opgenomen financiële middelen en/of het subsidieplafond en - indien de begroting nog niet is vastgesteld, dan wel goedgekeurd - onder de voorwaarde dat voldoende gelden ter beschikking worden gesteld.
Het college kan bij nadere regeling (verder subsidieregeling genoemd) vaststellen welke activiteiten in aanmerking kunnen komen voor subsidie. Voor zover van toepassing, wordt hierin bepaald welke doelgroepen voor subsidie in aanmerking komen, hoe de subsidie wordt berekend en hoe de subsidiebedragen worden uitbetaald.
Hoofdstuk 3. Aanvraag van de subsidie
Artikel 11. Weigering, intrekking en terugvordering
Hoofdstuk 4 Verlening van de subsidie
Artikel 17. Verplichtingen. Toestemming privaatrechtelijke rechtshandelingen
De subsidieontvanger heeft de toestemming van het college nodig voor handelingen als vermeld in artikel 4:71 Awb, zoals het oprichten van of deelnemen aan een rechtspersoon, het wijzigen van de statuten, het aangaan van leningen en het aanvragen van surseance van betaling of faillissement.
Hoofdstuk 5 Verantwoording en vaststelling van de subsidie
Artikel 18. Verantwoording en vaststelling subsidies tot en met €10.000
Het college kan voor specifieke (categorieën) subsidies bepalen dat de ontvanger van een subsidie tot en met €10.000 in afwijking van het bepaalde in het eerste lid, een aanvraag tot vaststelling moet indienen bij het college. Indien het college hiertoe besluit, zijn de termijnen en wijze van verantwoording uit artikel 19 lid 1 en 2 en artikel 20 van overeenkomstige toepassing.
Artikel 20. Termijn vaststelling subsidie
Als een aanvraag tot subsidievaststelling niet voor het tijdstip, bedoeld in artikel 19 lid 1, is ingediend, kan het college de subsidieontvanger schriftelijk een nieuwe termijn stellen. Als de aanvraag niet binnen deze nieuwe termijn wordt ingediend, kan het college overgaan tot ambtshalve vaststelling. In dat geval kan de subsidie lager of op nihil worden vastgesteld.
Hoofdstuk 6 Overige bepalingen
Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van de eigendommen en andere vermogensbestanddelen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat bij verlies of beschadiging van eigendommen wordt uitgegaan van het bedrag, dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger is ontvangen. Indien het onroerende zaken betreft, geschiedt de waardebepaling door een onafhankelijke deskundige.
In een subsidieregeling kan worden bepaald dat door het college van een of meer bepaalde artikelen of artikelleden van die regeling kan worden afgeweken als daaraan vasthouden voor een subsidieaanvrager of subsidieontvanger gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zouden zijn tot de daarmee te dienen belangen.
Toelichting Algemene Subsidieverordening 2022 gemeente Beverwijk
Deze toelichting hoort bij de Algemene Subsidieverordening 2022 gemeente Beverwijk. De toelichting bevat eerst een inleiding. Daarna is per artikel toegelicht hoe de verordening gelezen moet worden.
Subsidieverlening is een belangrijk instrument om gemeentelijke beleidsdoelstellingen te realiseren. Er moet daarom een nauwe relatie worden gelegd tussen de verschillende beleidsdoelen en maatschappelijke effecten enerzijds en de met subsidie te ondersteunen activiteiten anderzijds.
De Algemene Subsidieverordening 2022 gemeente Beverwijk (hierna: ASV) is een overkoepelende verordening waarin het proces van subsidieverstrekking is beschreven (van aanvraag tot verlening tot vaststelling). Bij de uitvoering moet rekening worden gehouden met rechten en plichten die, naast de ASV, voortvloeien uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Waar nodig, zullen de artikelen uit de Awb in de ASV voor de duidelijkheid worden genoemd. De ASV is het algemene kader: in de hierop gebaseerde subsidieregelingen worden de te subsidiëren activiteiten verder uitgewerkt.
Voor zover een artikel om een toelichting vraagt, is deze hieronder gegeven.
Hoofdstuk 1Algemene bepalingen
Artikel 1. Begripsomschrijving
In dit artikel zijn definities opgenomen. Deze definities gelden niet alleen voor deze verordening, maar ook voor de hierop gebaseerde subsidieregelingen (artikel 3 ASV).
Is sprake van een subsidie dan is subsidietitel 4.2 van de Awb altijd van toepassing. Subsidies dienen dan ook op grond van de Awb, de ASV en de subsidieregeling te worden verstrekt. Er is geen definitie opgenomen van subsidie. Wat onder een subsidie moet worden verstaan, is omschreven in artikel 4:21 Awb.
Aan het college is de bevoegdheid overgedragen om te besluiten over het verstrekken van subsidies waarop de ASV van toepassing is. Dit betreft in principe alle subsidies met uitzondering van subsidies waarvoor bij afzonderlijke verordening een uitputtende regeling is getroffen (bijzondere verordeningen).
Ten aanzien van subsidies waarvoor, overeenkomstig artikel 4:23 derde lid onder c van de Awb, geen wettelijke grondslag nodig is (de zogenoemde begrotingssubsidies) is de ASV ook van toepassing verklaard. In de praktijk blijkt dat de ASV hierin al wordt gevolgd. Daarmee wordt geborgd dat het te volgen subsidieproces ook voor die subsidies duidelijk vastligt en dat sprake is van een eenduidig subsidieproces. Zo nodig kan het college wel bepalen dat de ASV geheel of gedeeltelijk buiten toepassing blijft. Dit geeft dan altijd nog de mogelijkheid om hiervan af te wijken.
Artikel 3. Bevoegdheid college
Hierin krijgt het college de bevoegdheid om te besluiten over subsidies met inachtneming van de begroting. Als de begroting nog niet is vastgesteld, betekent dat een voorbehoud in de beschikking moet worden gemaakt.
Hierin is bepaald dat het college de te subsidiëren activiteiten verder regelt door het vaststellen van subsidieregelingen, waarin nader is uitgewerkt welke activiteiten voor subsidie in aanmerking kunnen komen, eventueel welke doelgroepen daarmee ondersteund worden en hoe de verschillende subsidiebudgetten worden verdeeld onder de ingediende aanvragen en/of de subsidiebedragen worden berekend. In andere artikelen van de ASV worden bevoegdheden aan het college gedelegeerd die betrekking hebben op de verdere inhoud van de subsidieregeling: het afwijken van termijnen, het verbinden van bepaalde verplichtingen aan de subsidie, de wijze van verdelen van het subsidieplafond.
Hierin kan van de ASV worden afgeweken wanneer subsidies worden verstrekt samen met andere overheden in het kader van regionale samenwerking of bij subsidieverlening aan bovenlokale organisaties. Het is hierdoor mogelijk samen met andere overheden werkbare afspraken te maken over het ‘penvoerderschap’ en het van toepassing verklaren van de subsidieverordening van de penvoerende overheid. Insteek hierbij is ook het terugdringen van de administratieve lasten voor zowel de gemeente als de subsidieontvanger.
Om oneerlijke concurrentie te voorkomen, zijn Europese staatssteunregels opgesteld. Het is mogelijk dat subsidies vallen onder staatssteun wanneer het om ondernemingsactiviteiten gaat. Staatssteun is niet van toepassing op subsidies aan particulieren of bijvoorbeeld stichtingen en verenigingen (zoals een amateursportvereniging).
Indien sprake is van ondernemingsactiviteiten, moet de subsidie vervolgens voldoen aan alle criteria van staatssteun. Wordt hieraan voldaan, dan kan het alsnog worden toegestaan omdat onder de Europese vrijstellingsverordeningen veel vrijstellingen mogelijk zijn. Een voorbeeld is de ‘de-minimis’ verordening: vrijstelling is mogelijk tot een bedrag van €200.000 over drie jaren. Daarvoor moeten wel alle subsidies van overheden meegeteld en gemeld worden. De subsidieverzoeker ontvangt hiervoor een ‘de-minimusverklaring’ (zie ook artikel 8 ASV). De gemeente onderzoekt vervolgens of en wat er toelaatbaar is. Is een vrijstelling niet mogelijk, dan wordt de subsidie geweigerd. Meer informatie over de staatssteunregels kan worden gevonden bij kan een aanvrager of gemeente terecht bij het kenniscentrum Europa Decentraal (www.europadecentraal.nl).
Om subsidies onder een Europees steunkader te brengen moet de subsidie op het toepasselijke steunkader worden toegesneden. Daarbij kan het nodig zijn dat er in de subsidieregeling afgeweken wordt van de ASV, of dat deze aangevuld wordt. Het eerste lid maakt het college daartoe bevoegd.
Dit is een eis van de Europese Commissie dat in subsidieregelingen en -beschikkingen die gebruik maken van het Europees steunkader, het toepasselijke kader expliciet wordt vermeld.
Hiervoor zal getoetst worden aan de eisen en voorwaarden van het betreffende steunkader.
Artikel 5. Subsidieplafond en begrotingsvoorbehoud
Op grond van artikel 4:22 Awb moet in de verordening de grondslag voor het vaststellen van een subsidieplafond zijn opgenomen. Die grondslag is in artikel 5 ASV opgenomen. Een aanvraag waardoor het subsidieplafond wordt overschreden, moet worden geweigerd (artikel 4:25, lid 2 Awb). Subsidieplafonds worden gebruikt om subsidieverstrekking financieel te beheersen. Dit geldt vooral bij subsidiebudgetten of -regelingen waarop meerdere aanvragers een beroep doen.
Het college kan subsidieplafonds vaststellen. Het subsidieplafond moet vóór het begin van de periode waarvoor het geldt, worden bekendgemaakt (4:27 Awb). Het college vermeldt bij de bekendmaking de wijze van verdelen (eerste lid in combinatie met artikel 4:26, tweede lid, van de Awb). Voor de verdeling van de subsidie wordt verwezen naar de subsidieregeling.
De raad stelt de financiële kaders vast (in de begroting). Het is binnen die kaders dat het college vervolgens de subsidieplafonds kan vaststellen of verlagen.
In de meeste gevallen worden subsidieplafonds jaarlijks vastgesteld ná de vaststelling van de begroting van de raad. Als dit anders is en de subsidieplafonds al zijn vastgesteld vóór de begroting, kan het college na vaststelling van de begroting alsnog een subsidieplafond verlagen. Dit heeft ook gevolgen voor de al ingediende aanvragen. Daarvoor moet wel aan de voorwaarden in lid 3 zijn voldaan en een mogelijke verlaging moet van tevoren aan de aanvrager zijn meegedeeld.
Als de gemeentebegroting nog niet is vastgesteld en er formeel dus nog geen financiële
ruimte door de raad beschikbaar is gesteld, kan subsidie alleen worden verleend onder
de voorwaarde dat de raad daarvoor geld beschikbaar zal stellen, het begrotingsvoorbehoud. Dit moet in de beschikking staan.
Hoofdstuk 2. Nadere bepalingen over subsidies
Artikel 6. Eenmalige subsidies
Eenmalige subsidies worden incidenteel aangevraagd en zijn tijdelijke subsidies, bedoeld voor eenmalige activiteiten of eenmalige bijdragen. Dit kan zijn voor een evenement, een project, een eenmalig initiatief of een pilot.
De duur van de activiteit kan bijvoorbeeld één dag zijn, een aantal maanden, maar ook een project met een looptijd van meer dan een jaar. De eenmalige subsidie kenmerkt zich door een begin- en/ of einddatum. Het maximeren van de subsidietermijn van eenmalige subsidies tot twee jaar is bedoeld om de tijdelijkheid c.q. eindigheid van een eenmalige subsidie te waarborgen. Om die reden is ook het eventueel verlengen van een eenmalige subsidie gemaximeerd tot één keer, waarbij de totale subsidieduur, dus inclusief de verlenging, die twee jaar niet mag overschrijden. Hiermee wordt voorkomen dat een eenmalige, dus tijdelijke, subsidie onbedoeld een structureel ofwel jaarlijks karakter krijgt.
Als de subsidieaanvrager na afloop van een eenmalige activiteit de wens heeft om de betreffende activiteit structureel voort te zetten en het college - na (eventuele verlenging en) evaluatie - voortzetting van de activiteit nodig acht, kan het college besluiten om voor de betreffende activiteit een (meer)jaarlijkse subsidie te gaan verstrekken.
Artikel 7. Jaarlijkse en meerjaarlijkse subsidies
Deze bepaling biedt de mogelijkheid subsidies voor in beginsel meer structurele activiteiten, in de vorm van jaarlijkse of meerjaarlijkse subsidies, te verstrekken. Meerjaarlijkse subsidies wijken af van jaarlijkse subsidies doordat niet jaarlijks maar één keer per twee of maximaal drie jaar op een aanvraag wordt beschikt.
Waar mogelijk kan aan subsidieontvangers waarmee de gemeente een continuerende subsidierelatie heeft, een subsidie worden verstrekt die zich over meerdere jaren uitstrekt. Wanneer de subsidie zich hiervoor leent en het niet nodig is om een jaarlijkse aanvraag te doen, scheelt dit in de administratieve belasting voor ontvangers. Ook biedt dit aan de ontvanger meer zekerheid en het perspectief om gedurende een zekere periode gegarandeerd te zijn van inkomsten uit subsidie. Tussentijds kan wel om verantwoording worden gevraagd, zodat kan worden gecontroleerd op doelmatigheid.
Om een meerjaarlijkse subsidie te kunnen verstrekken, geldt wel dat er inzicht moet zijn in wat de aanvrager over meerdere jaren wil gaan uitvoeren: het zal o.a. afhankelijk zijn van:
de hoogte van de subsidie, de inhoud van de activiteit en het type organisatie of een subsidie zich hiervoor leent. Ook zal het gaan om een herhaling van jaarlijkse activiteiten en minimale veranderingen over de subsidieperiode.
Op grond van artikel 4:50 van de Awb kunnen (meerjaarlijkse) subsidieafspraken tussentijds worden gewijzigd of opgezegd. Er moet dan bijvoorbeeld sprake zijn van omstandigheden zoals genoemd in de artikelen over wijziging en intrekking van de subsidie (artikel 11 van de ASV en daarin genoemde wetsartikelen) of een zodanige beleidswijziging dat deze zich tegen (ongewijzigde) voortzetting van de subsidie verzetten. Een en ander levert college en raad voldoende flexibiliteit en bijsturingmogelijkheden op.
Hoofdstuk 3. Aanvraag van de subsidie
Artikel 8. Bij aanvraag in te dienen gegevens
Het subsidieproces start met een aanvraag (artikel 4.29 Awb). Aan welke eisen een aanvraag moet voldoen, staat in afdeling 4.1.1. van de Awb. In dit artikel van de ASV zijn nadere bepalingen opgenomen.
Hierin is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk (via de post of afgifte bij de balie op het gemeentehuis) of elektronisch kan worden ingediend. Elektronisch indienen kan met behulp van het aanvraagformulier op de website van de gemeente Beverwijk.
Hierin is bepaald welke stukken en gegevens bij de subsidieaanvraag in elk geval overgelegd moeten worden. Uiteraard mogen van de aanvrager alleen die gegevens verlangd worden die noodzakelijk zijn voor het beoordelen van de aanvraag; dit volgt uit de Algemene verordening gegevensbescherming (hierna: AVG).
Lid 2 onder e gaat over de informatie die wordt gevraagd van ondernemingen om te kunnen beoordelen of een subsidie niet leidt tot ongeoorloofde staatssteun. Daarom zijn een tweetal aanvraagvereisten opgenomen die specifiek voor ondernemingen gelden:
In sommige gevallen worden andere (meer of minder) gegevens verlangd.
Bij subsidieregeling kan het college besluiten hiervan af te wijken door bijvoorbeeld voor aanvragen voor bepaalde subsidies meer of andere gegevens te verlangen.
De aanvraagtermijnen zijn afhankelijk van het soort subsidie en de hoogte van het aanvraagbedrag.
Het is van belang dat een aanvraag tijdig wordt ingediend, zodat de aanvrager nog voor de start van de activiteiten zekerheid heeft over de subsidieaanvraag.
Er wordt onderscheid gemaakt tussen (meer)jaarlijkse subsidies (per kalenderjaar) en eenmalige subsidies. Voor meerjaarlijkse subsidies geldt dat het niet nodig is om gedurende de subsidietermijn jaarlijks een subsidieaanvraag in te dienen. Wel zullen afspraken worden gemaakt over tussentijdse rapportages en (financiële) verantwoording.
In deze ASV zijn termijnen bepaald die o.a. betrekking hebben op (meer)jaarlijkse subsidies die gaan over de periode van een kalenderjaar. Bij boekjaarsubsidies die niet gelijk lopen met een kalenderjaar zullen andere termijnen gelden. In dat geval kan op grond van deze ASV bij subsidieregeling worden afgeweken of kunnen de toepasselijke artikelen uit afdeling 4.2.8. Awb (per boekjaar verstrekte subsidies aan rechtspersonen) van toepassing worden verklaard. Dan geldt bijvoorbeeld op grond van artikel 4:60 Awb een aanvraagtermijn uiterlijk dertien weken voor de aanvang van het boekjaar. De toepasselijke termijnen zullen in dit geval ook zijn/worden opgenomen in de subsidieregeling of bij apart besluit.
Hier worden de termijnen gegeven waarbinnen het college moet beslissen op een aanvraag voor subsidie. Wanneer het college meer tijd nodig heeft om een besluit te nemen, wordt het besluit verdaagd (uitgesteld). De aanvrager wordt tijdig geïnformeerd over een langere beslistermijn. Er kunnen subsidies zijn waarin bij subsidieregeling wordt afgeweken van de genoemde beslistermijnen (langer of korter).
Artikel 11. Weigering, intrekking en terugvordering
Hierin wordt de weigeringsgronden van artikel 4:25, tweede lid Awb (weigering wegens overschrijding subsidieplafond), en artikel 4:35 van de Awb (algemeen geldende weigeringsgronden) aangevuld met facultatieve weigeringsgronden. Het college kán in deze gevallen weigeren, maar is daartoe niet verplicht. Deze weigeringsgronden zijn meer op de gemeentelijke praktijk en het gemeentelijk beleid toegesneden.
Onderdeel d geeft de mogelijkheid de subsidie te weigeren als de aanvrager over voldoende eigen middelen beschikt.
Onderdeel g geeft de mogelijkheid te weigeren indien de subsidie is bestemd voor religieuze of politieke activiteiten. Een religieuze instelling of politieke partij kan dus wel een subsidie aanvragen, maar dan wel voor activiteiten die ten gunste zijn van de inwoners van gemeente Beverwijk en aan een beleidsdoel tegemoet komen.
In Onderdeel i is een weigeringsgrond opgenomen waarmee het college een aanvraag kan weigeren als voor de subsidieverstrekking goedkeuring nodig is van de Europese commissie
(artikel 108, derde lid, van het VWEU, de meldingsprocedure) in het geval van mogelijke staatssteun. Het gaat hier om subsidieverstrekking die in beginsel niet toegestaan is vanwege strijdigheid met de toepasselijke cumulatieregels of overschrijding van het toegestane bedrag aan de-minimissteun. In deze gevallen kan het college óf weigeren de subsidie te verstrekken óf de subsidie melden bij de Europese Commissie om langs deze weg goedkeuring te verkrijgen. Bij staatssteun zal op grond van de Wet terugvordering staatssteun de subsidie teruggevorderd worden.
In Onderdeel j is bepaald dat bij subsidieregeling het college nog aanvullende weigeringsgronden kan opnemen, bijvoorbeeld weigeringsgronden die specifiek met de te subsidiëren activiteiten samenhangen.
Een subsidie kan ook (geweigerd en) ingetrokken worden in het geval van en onder de voorwaarden, zoals bedoeld in artikel 3 van de Wet Bibob. Dit volgt rechtstreeks uit artikel 6 van die wet.
Hierin wordt gewezen op staatssteun ( Europese regelgeving). Ondanks dat áls er sprake is van staatssteun is het soms mogelijk om steun te verstrekken op basis van een vrijstellingsverordening, waardoor het college kan volstaan met een lichte kennisgevingsprocedure. Als dat niet mogelijk is, kan goedkeuring van de Europese Commissie gevraagd worden via een formele aanmelding. Als de Europese Commissie de steun echter niet goedkeurt, dan moet het college overgaan tot weigering (vandaar de verplichte weigeringsgrond in het tweede lid, onder a). De subsidie kan geweigerd worden, als voor de organisatie een terugvordering vanwege staatsteun openstaat.
Hoofdstuk 4Verlening van de subsidie
Artikel 12. Verlening van subsidie
Hoewel de bepalingen over de verlening van de subsidie ook in de Awb is opgenomen, geeft dit artikel een volledig beeld van het subsidieproces en is dit voor de duidelijkheid ook in de ASV opgenomen. Subsidieverlening vindt plaats vóór de activiteiten hebben plaatsgevonden. Het betreft een voorlopig besluit waarin wordt vastgelegd op welk bedrag de aanvrager recht heeft als hij volgens de daarbij opgenomen voorwaarden de activiteit uitvoert. Vervolgens zal ná uitvoering van de activiteiten een vaststelling plaatsvinden van het subsidiebedrag. Daarbij wordt dus beoordeeld of aan de voorwaarden is voldaan. Het is dus mogelijk dat de subsidie naderhand lager wordt vastgesteld. Zie hiervoor de artikelen 18 tot en met 20 van de ASV.
In de subsidiebeschikking moet expliciet worden aangegeven voor welke activiteit(en)
de subsidie wordt verstrekt. In het eerste lid onder a kan daarbij ook worden verwezen naar de in de aanvraag opgenomen activiteiten zodat dit niet herhaald hoeft te worden. In de beschikking worden de geldende verplichtingen vermeld (lid 1 onder e).
Meerdere subsidies van één aanvrager worden pragmatisch bij elkaar opgenomen in één beschikking.
In de verleningsbeschikking voor meerjaarlijkse subsidies wordt extra informatie vermeld omdat de vaststelling niet jaarlijks maar pas na afloop van die jaren plaatsvindt.
Voorschotten worden ambtshalve verstrekt zoals in dit artikel is omschreven. Indien de aanvrager en/of het college dat wenselijk vinden, kunnen op dit punt nadere (maatwerk)afspraken worden gemaakt. De wijze van bevoorschotten wordt vermeld in de subsidiebeschikking.
Artikel 14. Aan een subsidie te verbinden bijzondere verplichtingen
Het college kan op grond van artikel 4:37 Awb de gebruikelijke standaardverplichtingen in een verleningsbeschikking opnemen. Artikel 14 bevat de grondslag voor het college om aan de subsidie bepaalde ‘bijzondere‘ verplichtingen te verbinden, in aanvulling op wat al mogelijk is op grond van artikel 4:37 van de Awb.
De voortgangsrapportage kan betrekking hebben op de verrichte activiteiten, de daaraan verbonden uitgaven en inkomsten en het naleven van de voorwaarden en verplichtingen.
Het college kan aan de subsidie bepaalde ’bijzondere‘ verplichtingen verbinden, in aanvulling op wat al mogelijk is op grond van de Awb (zie artikel 4:38 en 4:39 van de Awb). Doelgerichte verplichtingen (tweede lid en 4:38 Awb) zijn verplichtingen die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie. Daarbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan eisen inzake de deskundigheid van de personen die de te subsidiëren activiteit uit zullen voeren.
Bij oneigenlijke verplichtingen (derde lid en 4:39 Awb) kan worden gedacht aan het opleggen van de verplichting om een extra inspanning te leveren om een bepaalde doelgroep te betrekken bij de gesubsidieerde activiteiten, om een werkervaringsplaats of om de activiteiten op de meest milieuvriendelijke manier uit te oefenen. Deze verplichtingen moeten wel enig verband houden met de gesubsidieerde activiteit en in een subsidieregeling zijn vastgelegd.
Als van deze aanvullende mogelijkheid gebruik wordt maakt, moet dat duidelijk gemotiveerd worden.
Artikel 15. Verplichtingen. Meldingsplicht
De melding en/of informatie kan schriftelijk of digitaal worden gedaan. Het college heeft mogelijkheden om in te grijpen wanneer een subsidieontvanger de activiteiten niet of niet geheel uitvoert, zijn verplichtingen niet naleeft of wanneer de begrote uitgaven en inkomsten uit de pas gaan lopen met de werkelijke uitgaven en inkomsten. Om gebruik te kunnen maken van die mogelijkheden heeft het college informatie nodig. Daarom is het belangrijk dat een meldingsplicht geldt én dat die wordt nageleefd. Aan de hand van de melding kan het college beoordelen of aanleiding bestaat de subsidieverlening in te trekken of ten nadele van de subsidieontvanger te wijzigen (artikel 4:48 Awb). Voorafgaand aan zo’n besluit kan het college de betaling van voorschotten opschorten (4:56 Awb). Hiermee kan worden voorkomen dat na intrekking of wijziging van de subsidieverlening, meer geld moet worden teruggevorderd.
Artikel 16. Verplichtingen. Inrichting administratie
Dit artikel wijst subsidieontvangers erop de administratie rondom verkregen subsidies goed bij te houden zodat, indien nodig, de gemeente de besteding kan controleren.
Artikel 17. Verplichtingen. Toestemming privaatrechtelijke rechtshandelingen
Een subsidieontvanger heeft toestemming nodig voor vermogensrechtelijke handelingen zoals die staan vermeld in artikel 4:71 van de Awb. Deze bepaling is onder andere bedoeld om ervoor te zorgen dat subsidiegelden op een juiste wijze worden gebruikt en om financiële risico’s te voorkomen. Het vragen om toestemming door de subsidieontvanger kan door het informeren van de gemeente over de voorgenomen handeling. De gemeente heeft vervolgens vier weken de tijd om te besluiten over de toestemming met de mogelijkheid om het besluit vier weken te verdagen.
Hoofdstuk 5 Verantwoording en vaststelling van de subsidie
De artikelen 18 t/m 20 regelen de aanvraag en besluiten tot subsidievaststelling.
Artikel 18. Verantwoording en vaststelling subsidies tot en met €10.000
Dit artikel heeft betrekking op zowel eenmalige als jaarlijkse subsidies. We hanteren als uitgangspunt dat hoe lager het subsidiebedrag is, hoe minder verantwoordingseisen er worden gesteld en hoe eenvoudiger de uitvoering van het subsidieproces.
De subsidieontvanger hoeft voor subsidies tot en met € 10.000 (eenmalig of jaarlijks) geen aanvraag voor subsidievaststelling (verantwoording) in te dienen. Dat beperkt de administratieve lasten voor zowel de subsidieontvanger als de gemeente.
Dit inhoudelijke en financiële verslag hoeft maar summier te zijn en moet vooral laten zien dat de activiteiten zijn verricht en aan de verplichtingen is voldaan. Dit kan ook worden aangevuld met een krantenartikel en beeldmateriaal etc. Aan dit inhoudelijke verslag worden minder eisen gesteld dan bij subsidies boven €10.000 (artikel 20 ASV).
Hierin is bepaald dat het college kan afwijken van het gestelde in het eerste lid en dat er voor specifieke (categorieën) subsidies toch een aanvraag tot vaststelling moet worden ingediend. In dat geval worden artikelen 19 lid 1 en lid 2 en artikel 20 qua proces (termijnen en wijze van verantwoording) verder gevolgd.
Bij subsidies van meer dan €10.000 kan gemotiveerd worden afgeweken en direct tot vaststelling worden overgegaan.
Artikel 19. Verantwoording en vaststelling subsidies van meer dan €10.000
Dit artikel heeft betrekking op zowel eenmalige als jaarlijkse subsidies.
De subsidieontvanger moet een aanvraag tot vaststelling indienen door de subsidie te verantwoorden. Op grond van artikel 12 van de ASV kan de gemeente de wijze van verantwoording in het besluit tot verlening van de subsidie opnemen zodat dit voor de ontvanger al duidelijk is bij de verlening. Bij meerjaarlijkse subsidies wordt de subsidie in principe verantwoord ná de gehele subsidieperiode. Indien nodig kan de gemeente om tussentijdse verantwoording vragen (artikel 7 lid 4 ASV of opgenomen in de verleningsbeschikking).
Bij subsidies van meer dan €10.000 worden meer gegevens voor vaststelling verlangd.
Onder a. Met betrekking tot het inhoudelijk verslag kan vooraf bij de subsidieverlening al zijn aangegeven op welke manieren het aantonen van de besteding van de subsidie en de uitvoering van de activiteiten kan plaatsvinden. Er kunnen daarbij door de subsidieontvanger verschillende instrumenten worden gebruikt, zoals bestuurs- en activiteitenverslagen, een managementverklaring, een deskundigenverklaring, andere stukken (bijvoorbeeld een publicatie), enz. Het verslag kan ook bestaan uit een algemeen jaarverslag van een rechtspersoon. Het inhoudelijk verslag moet aansluiten op het financiële verslag of de jaarrekening. Het gaat er om dat duidelijk is dat de verkregen subsidie is gebruikt voor het doel waarvoor de subsidie is verstrekt.
Onder b. Hier wordt gevraagd om een financieel verslag of jaarrekening. Van belang is dat daarin de subsidie is uitgewerkt. De gemeente moet kunnen beoordelen waaraan de subsidie is besteed en dat de subsidie rechtmatig is ingezet.
Onder d. Hier wordt bij subsidies van meer dan €75.000 een controleverklaring van de accountant verlangd. Dit is de meest uitgebreide accountantsverklaring.
In sommige gevallen kunnen andere termijnen gelden en/of meer of minder gegevens worden verlangd. Het is bijvoorbeeld niet altijd reëel om een controleverklaring te verlangen (lid 3 onder d). Het is denkbaar dat in sommige gevallen een minder uitgebreide accountantsverklaring wordt verlangd, zoals een beoordelingsverklaring of een samenstellingsverklaring. Hiervoor zijn (een of meer van) de volgende factoren van belang:
Ook hier mogen van de aanvrager alleen die gegevens verlangd worden die noodzakelijk zijn voor het beoordelen van de verantwoording; dit volgt uit de AVG.
Een afwijking van artikel 19 dient altijd goed te worden gemotiveerd.
Artikel 20. Termijn vaststelling subsidie
Hierin is, conform artikel 4:13 Awb, geregeld binnen welke termijn het college besluit over de vaststelling van de subsidie van subsidies boven de €10.000, met hoeveel weken dat besluit eventueel kan worden verdaagd (uitgesteld) en wanneer het college overgaat tot ambtshalve vaststelling. Als sprake is van een directe vaststelling zonder voorafgaande subsidieverlening, geldt de beslistermijn uit artikel 10 ASV.
Hierin is geregeld wat er gebeurt als een subsidieontvanger niet binnen de genoemde termijnen in artikel 19 lid 1 de aanvraag tot vaststelling heeft ingediend. Het college stelt dan een nieuwe laatste termijn (dit betreft maatwerk, het kan bijvoorbeeld zijn dat een aanvrager wacht op een accountantsverklaring).
Artikel 21. Berekening van uurtarieven, uniforme kostenbegrippen
Wanneer het college gebruik maakt van uurtarieven, dan moet de berekeningswijze hiervan en de voorgeschreven definities in een subsidieregeling vastgelegd worden. Zodat het duidelijk is voor aanvragers hoe uurtarieven zijn berekend en waar aanvragers rekening mee moeten houden. Bij subsidies waarop een Europees steunkader van toepassing is, is het college hierin beperkt tot tarieven en kostenbegrippen die voldoen aan de eisen van het toepasselijke steunkader.
Dit artikel met betrekking tot het vormen van reserves voor structurele subsidierelaties is bedoeld om duidelijkheid te geven, binnen welke kaders subsidieontvangers vermogen kunnen vormen vanuit beschikbaar gestelde subsidiemiddelen. Voorkomen moet worden dat organisaties de gelegenheid wordt geboden om gemeenschapsmiddelen te gaan gebruiken voor overmatige reservevorming. Reservevorming door subsidieontvangers is dus tot op zekere hoogte wenselijk, doch niet onbeperkt. Toepassing van dit artikel heeft alleen zin bij subsidies die in een reeks van jaren achter elkaar worden verstrekt.
Het college kan bij een verleningsbeschikking voor een subsidie die per kalender- of boekjaar wordt verstrekt en die meer dan € 50.000 bedraagt, bepalen dat de subsidieontvanger een egalisatiereserve moet vormen. In dat geval komt het verschil tussen het vastgestelde subsidiebedrag en de kosten van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend ten gunste of ten laste van de egalisatiereserve. De reserve wordt dus gevormd uit exploitatieoverschotten om eventuele toekomstige tekorten op te vangen.
De egalisatiereserve is gebaseerd op artikel 4:72 van de Awb. De reserve wordt gevormd om tot een gelijkmatige verdeling van lasten te komen.
Naast een door het college opgelegde verplichting (lid 1) kan op grond van het tweede lid elke subsidieontvanger het college verzoeken een reserve te mogen vormen. Deze reserve mag alleen worden gebruikt voor dezelfde activiteit met hetzelfde doel waarvoor de subsidie is verleend. Dit kan gaan om een egalisatiereserve/ algemene reserve of een bestemmingsreserve.
De hoogte van de reserve uit lid 2 is maximaal 20% van het verstrekte gemeentelijke subsidiebedrag voor het betreffende boekjaar of kalenderjaar. Dan gaat het alleen om de reserve met betrekking tot de subsidie (en niet over reserves die de subsidieontvanger uit andere middelen opbouwt).
De subsidieontvanger dient wel op de hoogte te zijn van het feit dat de gevormde reserve mogelijk invloed kan hebben op de hoogte van de te verstrekken subsidie voor een volgend jaar. Als een subsidieontvanger een hogere reserve vormt of de jaarlijkse toevoeging meer bedraagt dan het voorgeschreven maximum dan kan dit leiden tot een lagere subsidievaststelling of tot een intrekking of wijziging van de subsidieverlening voor het lopende of volgende subsidiejaar.
Ook hier is het college bevoegd om, goed gemotiveerd, van het bepaalde in dit artikel af te wijken.
In artikel 4:41 van de Awb is bepaald dat in bepaalde gevallen de subsidieontvanger, voor zover het verstrekken van de subsidie heeft geleid tot vermogensvorming, daarvoor een vergoeding verschuldigd is aan het bestuursorgaan. Het is in eerste instantie de bedoeling dat de subsidies worden besteed aan activiteiten en niet dat organisaties vermogen opbouwen uit subsidies.
Onder vermogensvorming als bedoeld in artikel 4:41 Awb moet worden verstaan:
de toename van het vermogen van een subsidie-ontvanger als gevolg van één van de vijf in artikel 4:41 tweede lid genoemde gebeurtenissen. Het gaat steeds om een uiteindelijk in geld uit te drukken financieel voordeel, dat zich niet zou hebben voorgedaan als geen subsidie was verleend. Dit kan zich dus op verschillende manieren uiten, zowel financieel als in eigendom van middelen:
Tenslotte geldt er een verjaringstermijn van 5 jaar nadat de gemeente op de hoogte is (artikel 4:41 derde lid van de Awb).
Wanneer vermogensvorming aan de orde is, zal per geval goed moeten worden bekeken en gemotiveerd wat de vergoedingsplicht is. Het is niet mogelijk gebleken dit al in de wet te regelen of af te bakenen, omdat het afhankelijk is van de situatie.
Wanneer toestemming is gegeven voor het vormen van een (egalisatie)reserve (artikel 22) dan valt dat bedrag niet onder gevormd vermogen.
Deze hardheidsclausule is opgenomen omdat in uitzonderlijke gevallen vasthouden aan een termijn in de ASV of de toepasselijke subsidieregeling wegens bijzondere omstandigheden onevenredig kan zijn tot de daarmee te dienen belangen.
De toepassing van de hardheidsclausule moet beperkt blijven tot individuele gevallen. Zodra de noodzaak van de toepassing van een hardheidsclausule voor bepaalde gevallen voldoende is gebleken en daardoor een bestendig karakter heeft gekregen, moet dit beleid in de ASV of in een subsidieregeling worden vastgelegd. Indien het college gebruik maakt van de hardheidsclausule wordt dit goed gemotiveerd in het besluit.