Organisatie | Venlo |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Nadere regels gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Venlo 2022 |
Citeertitel | Nadere regels gegevensverstrekking BRP Venlo 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp | gegevensverstrekking brp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-05-2022 | nieuwe regeling | 17-05-2022 | 1737780 |
Burgemeester en wethouders van de gemeente Venlo;
gezien het voorstel van 17 mei 2022;
artikel 3.8 en 3.9 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP);
de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG);
artikel 156 van de Gemeentewet;
artikel 1, 2 en 3 van de Verordening Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Venlo 2021;
vast te stellen de Nadere Regels Gegevensverstrekking Basisregistratie Personen gemeente Venlo 2022 (Nadere regels gegevensverstrekking BRP Venlo 2022).
Artikel 2 Verstrekkingen aan derden
De in bijlage 4 genoemde derden worden aangewezen als de categorieën van derden die werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor deze gemeente verrichten, ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie personen kunnen worden verstrekt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt.
Venlo, 17 mei 2022
Burgemeester en wethouders van Venlo
de secretaris, de burgemeester
Twan Beurskens, Antoin Scholten
Alle overheidsorganen, waaronder de gemeenten en haar organisatieonderdelen, zijn verplicht om bij de verwerking van persoonsgegevens, de basisgegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP) te betrekken. Burgers hoeven niet meer de bij de basisregistratie bekende gegevens opnieuw te verstrekken bij contact met de overheid.
De Wet BRP verplicht het gemeentebestuur kaders te stellen voor het verstrekken van gegevens uit de basisregistratie personen aan derden. De wetgever laat het aan het inzicht van het gemeentebestuur over, om dit voor het intern gebruik van gegevens te doen.
Informatievoorziening, waaronder persoonsinformatie, heeft zich ontwikkeld tot een volwaardig bedrijfsmiddel, waarvan de gemeentelijke dienstverlening en bedrijfsvoering volledig afhankelijk zijn geworden. Vanuit dat belang, is het noodzakelijk dat het gemeentebestuur meer in het algemeen kaders stelt voor beleid, organisatie en beheer van de informatievoorziening, waarvan de persoonsinformatievoorziening deel uitmaakt. De onderhavige nadere regels voorzien in een nadere invulling aan de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen aan de organen van de gemeente Venlo.
Bevoegdheid college burgemeester en wethouders
De gemeenteraad heeft op 26 mei 2021 in de “Verordening gegevensverstrekking basisregistratie personen gemeente Venlo 2021” besloten de regeling van verstrekkingen aan derden en aan organen van de gemeente Venlo over te laten aan het college van burgemeester en wethouders. De regeling van de verstrekkingen aan derden heeft de raad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van zijn bevoegdheid genoemd in artikel 156 Gemeentewet.
Gegevensverstrekking aan derden
Deze regels voorzien ook in de aanwijzing van door derden verrichte werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor de gemeente Venlo. En van de categorieën van derden die dergelijke werkzaamheden verrichten ten behoeve waarvan gegevens uit de basisregistratie personen kunnen worden verstrekt. De gemeente Venlo voldoet daarmee aan de vereisten van de Wet BRP.
Distributie van persoonsgegevens
De medewerkers van de gemeente Venlo raadplegen of gebruiken persoonsgegevens van personen via de basisregistratie personen. Dit kan via rechtstreekse inzage in de BRP, ook worden via de Makelaarsuite BRP-gegevens verstrekt aan aangesloten applicaties.
Organen van de gemeente mogen alleen gebruik maken van persoonsgegevens zoals vermeld in de autorisatietabel in bijlage 2. In de autorisatietabel zijn voor wat betreft de basisregistratie personen dezelfde gegevens opgenomen als in het autorisatiebesluit van de minister. De medewerkers kunnen voor de uitvoering van hun taken voor alle personen die geregistreerd zijn in de basisregistratie personen dezelfde GBA-V/BRP-gegevens inzien en gebruiken.
De begrippen uit de Wet BRP die relevant zijn voor de inhoud van deze regeling, zijn integraal overgenomen uit artikel 1.1 van de Wet BRP. Het betreft de volgende begrippen:
Artikel 1. Verstrekking aan een orgaan van de gemeente
Dit artikel regelt de verstrekking van persoonsgegevens van inwoners van de gemeente Venlo aan medewerkers en/of teams van de gemeente Venlo. De wijze van verstrekken aan deze organen wordt geregeld in bijlage 1. De gegevens die worden verstrekt aan de organen zijn vermeld in de autorisatietabel in bijlage 2.
De term ‘overheidsorgaan’ sluit aan bij de bepaling en terminologie in de wet BRP: ‘overheidsorganen die een orgaan zijn van de gemeente’. In deze regels worden hiermee de in het organisatiebesluit van de gemeente Venlo vastgestelde teams, bedoeld.
Rechtstreekse toegang tot de basisregistratie personen
Met rechtstreekse toegang wordt gedoeld op de mogelijkheid dat geautoriseerden als raadpleger de beschikking krijgen over een inzage mogelijkheid. Hiermee kunnen zij rechtstreeks de persoonsgegevens bekijken die zij nodig hebben voor de uitvoering van hun taken (ad hoc verstrekking). De medewerker krijgt toegang, nadat hij/zij een geheimhoudingsverklaring heeft ondertekend als onderdeel van zijn autorisatieaanvraag. De mogelijkheid om persoonsgegevens te wijzigen, te corrigeren, te actualiseren of te muteren is hiervan uitdrukkelijk uitgesloten.
De minister van BZK verstrekt de gemeente, voor de uitvoering van haar publiekrechtelijke taken, gegevens van personen die wel in de basisregistratie zijn ingeschreven, maar niet in de gemeente Venlo woonachtig zijn. Deze systematische verstrekking van gegevens aan de gemeente is gebaseerd op een autorisatiebesluit van de minister van BZK voor de gemeente Venlo op grond van artikel 3.2 Wet BRP.
Zolang de Wet BRP door de gemeente Venlo wordt uitgevoerd met behulp van de systemen die zij al gebruikten onder het regime van de wet GBA, is er met betrekking tot de eigen inwoners nog geen sprake van systematische verstrekking van persoonsgegevens door de minister van BZK. De gemeente Venlo beschikt immers nog over de persoonsgegevens van haar eigen inwoners.
Voor het gebruik van gegevens van personen die in de BRP zijn ingeschreven, maar niet in Venlo woonachtig zijn, dient de gemeente Venlo het autorisatiebesluit van de minister van BZK in acht te nemen. In dat besluit zijn de taken beschreven waarvoor gegevens kunnen worden verstrekt.
Artikel 2. Gegevensverstrekking aan derden
Derden die werkzaamheden verrichten met gewichtig maatschappelijk belang
De wetgever heeft de verstrekking van gegevens uit de basisregistratie personen aan een groot aantal derden al voorzien in de Wet BRP. Desondanks kunnen er lokale maatschappelijke belangen zijn, waarin de wetgever niet heeft voorzien. In gevallen waarbij sprake is van werkzaamheden met een maatschappelijk belang dat samenvalt met een gemeentebelang is de gemeenteraad bevoegd autorisaties aan nader te bepalen categorieën van derden te verlenen, voor het raadplegen van gegevens van inwoners van de gemeente Venlo.
De verantwoordelijkheid voor de bepaling hiervan is door de gemeenteraad gedelegeerd aan burgemeester en wethouders op grond van artikel 156 Gemeentewet.
Voor de aanwijzing van de werkzaamheden dienen burgemeester en wethouders een aantal criteria als uitgangspunt te nemen. Het moet hierbij gaan om werkzaamheden:
Derden met schriftelijke toestemming
Naast de toegestane verstrekking van gegevens aan derden die werkzaamheden met een gemeentelijk en maatschappelijk belang uitvoeren mogen gegevens ook verstrekt worden aan derden, die voorafgaand schriftelijke toestemming hebben verkregen van de persoon waar gegevens over worden opgevraagd.
Op grond van artikel 3.9, lid 4 van de Wet BRP kan de verstrekking van gegevens uitsluitend betrekking hebben op algemene gegevens. Dit betreft de volgende gegevens: de naam, het geslacht, de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner, de eerdere echtgenoot of geregistreerd partner, het al dan niet gebruiken van de geslachtsnaam van de echtgenoot/geregistreerd partner of de eerdere echtgenoot/geregistreerd partner, het adres, de bijhoudingsgemeente, de geboortedatum en de datum van overlijden.
Bovendien worden de gegevens alleen verstrekt wanneer de gegevens niet op een andere manier verzameld kunnen worden. Bijvoorbeeld door betrokkene zelf door middel van een oproep op internet of via een flyer.
Verstrekking blijft achterwege indien de betrokkene op grond van artikel 3.21 Wet BRP heeft verzocht om verstrekkingsbeperking/geheimhouding.
Artikel 3 Het gebruik van de verstrekte gegevens
Gegevens mogen slechts worden verstrekt als die noodzakelijk zijn voor de goede vervulling van de gemeentelijke of wettelijke taak van de betreffende organen (zie artikel 3.8 lid 2 Wet BRP). In dit artikel staan de verplichtingen voor de ontvanger van de gegevens, over het gebruik van de gegevens.
De informatiebeheerder mag bijlagen 1 en 2 actualiseren. Het college stelt jaarlijks de geactualiseerde bijlagen vast.
Dit artikel regelt verder het toezicht op de uitvoering van de nadere regels. De Informatiebeheerder BRP laat minimaal eenmaal per jaar de uitvoering van deze nadere regels onderzoeken door de Kwaliteitsadviseur Informatievoorziening en rapporteert hierover aan het college. Deze rapportage bevat een geactualiseerd overzicht van de applicaties met koppelingen aan de BRP en de voor inzage geautoriseerde functies. De rapportage wordt gecombineerd met de zogeheten zelfevaluatie BRP die eveneens eens per jaar aan het college wordt voorgelegd.
Bijlage 1 Overheidsorganen van deze gemeente, zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 van de Nadere regels gegevensverstrekking BRP Vnelo 2022.
Deze bijlage behoort bij artikel 1 van de ‘Nadere regels gegevensverstrekking basisregistratie personen Venlo 2022’ en bevat een opgave van de binnengemeentelijke overheidsorganen en de taken die deze uitvoeren waarvoor gegevens uit de BRP kunnen worden verstrekt.
Verstrekking kan op de volgende wijzen:
Bijlage 2 Autorisatietabel als bedoeld in artikel 1 lid 2 van de Nadere regels gegevensverstrekking BRP Venlo 2022
Deze bijlage (autorisatietabel) bevat een overzicht van welke gegevens uit de BRP verstrekt kunnen worden voor de taken als genoemd in bijlage 1.
Voor verstrekkingen aan de Makelaarsuite wordt aangesloten bij besluit van BZK: Autorisaties van gemeente Venlo van 19 september 2019, kenmerk 2019-0000428786. Gegevens die verstrekt worden aan de Makelaarsuite worden alleen verstrekt ingevolge artikel 3, 5 en 6 van dit besluit en alleen de gegevens die genoemd worden in de bijlagen 2 tot en met 24b van dit besluit mogen alleen op grond van de taken behorende bij de bijlagen worden verstrekt aan de afnemer via de Makelaarsuite.
Bijlage 3 Derden als bedoeld in artikel 2 lid 2 van de Nadere Regels gegevensverstrekking BRP Venlo 2022.
Derden die in aanmerking komen voor verstrekking van gegevens uit de Basisregistratie Personen, aan een derde met voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt.
Deze derde is niet een overheidsorgaan of de ingeschrevene.
Bij de aanvraag moet de schriftelijke toestemming van de ingeschrevene worden overlegd.
Gegevens worden alleen verstrekt als de aanvraag niet in strijd is met artikel 2 lid 4 van deze nadere regels.
Er worden in géén enkel geval gegevens aan een derde verstrekt, als op de persoonslijst een aantekening omtrent beperking van de verstrekking van gegevens aan derden is vermeld, als bedoeld in artikel 3.21, eerste lid Wet BRP. Dat wil zeggen: de burger heeft om geheimhouding verzocht.
Bijlage 4 Derden als bedoeld in artikel 2 lid 3 van de Nadere Regels gegevensverstrekking BRP Venlo 2022
Aangewezen derden die werkzaamheden met een gewichtig maatschappelijk belang voor deze gemeente verrichten, ten behoeve waarvan gegevens uit de Basisregistratie Personen kunnen worden verstrekt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de ingeschrevene over wie gegevens worden verstrekt.