Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Heeze-Leende

Reglement van orde voor de rondetafelgesprekken van de gemeente Heeze-Leende 2022

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Heeze-Leende
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Reglement van orde voor de rondetafelgesprekken van de gemeente Heeze-Leende 2022
Citeertitel	Reglement van orde voor de rondetafelgesprekken gemeente Heeze-Leende 2022
Vastgesteld door	gemeenteraad
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt het Reglement van orde voor de rondetafelgesprekken van de gemeente Heeze-Leende 2020.

Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
19-05-2022			nieuwe regeling	09-05-2022 gmb-2022-222237

Tekst van de regeling

Intitulé

Reglement van orde voor de rondetafelgesprekken van de gemeente Heeze-Leende 2022

De raad van de gemeente Heeze-Leende;

gezien de gepresenteerde wijzigingsvoorstellen van de raadswerkgroep vergaderstelsel d.d. 6-12-2021;

gezien het advies van het presidium d.d. 2 mei 2022;

gelet op het bepaalde in de Gemeentewet;

gelet op de Tijdelijke Wet digitale beraadslaging en besluitvorming

b e s l u i t :

vast te stellen het

Reglement van orde voor de rondetafelgesprekken van de gemeente Heeze-Leende 2022

Hoofdstuk 1: Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze verordening wordt verstaan onder:

a.
rondetafelgesprek: periodiek overleg over onderwerpen die de raad aangaan, gericht op het verzamelen van informatie;
b.
deelnemer: degene die deelneemt aan het rondetafelgesprek;
c.
voorzitter: de voorzitter van het rondetafelgesprek;
d.
griffier: griffier van de raad of diens vervanger.
e.
digitale vergadering: vergadering, waarbij de raadsleden en anderen niet in fysieke zin samen zijn in de raadzaal van het gemeentehuis, maar via video-conference met elkaar informatie vergaren en burgers in staat stellen informatie te geven, opvattingen te uiten of vragen te stellen omtrent geagendeerde onderwerpen;
f.
vragenhalfuurtje: vooraf ingediende vragen van fracties worden in maximaal een half uur in volgorde van binnenkomst door het college van B & W beantwoord

Hoofdstuk 2: Instelling, functies en samenstelling

Artikel 2 Instelling en functies van het rondetafelgesprek

1.
De raad stelt rondetafelgesprekken in.
2.
Het rondetafelgesprek heeft de volgende functies:
- a.
  de raad in staat te stellen de nodige informatie te vergaren om zich een zo volledig mogelijk beeld en oordeel te kunnen vormen omtrent de geagendeerde onderwerpen, zodat de raad daarover in een raadsvergadering een gewogen uitspraak kan doen of besluit kan nemen.
- b.
  de overige deelnemers in staat te stellen informatie te geven omtrent de geagendeerde onderwerpen;
- c.
  burgers in staat te stellen informatie te geven, opvattingen te uiten of vragen te stellen omtrent geagendeerde onderwerpen.

Artikel 3 Deelnemers aan het rondetafelgesprek

1.
Aan het rondetafelgesprek kunnen deelnemen de in de raad vertegenwoordigde fracties, een vertegenwoordiging van het college, belanghebbende burgers en deskundigen.
2.
Aan het rondetafelgesprek wordt per geagendeerd onderwerp door ten hoogste twee leden per raadsfractie deelgenomen, dat kunnen raadsleden en/of benoemde fractievertegenwoordigers zijn, die door de fractie zelf worden aangewezen;
3.
Het college kan zich laten bijstaan door ambtelijk deskundigen.

Artikel 4 Fractievertegenwoordigers

1.
Elke fractie kan ten hoogste twee fractievertegenwoordigers voordragen voor benoeming door de raad. De artikelen 10, 11, 12, 13 en 15 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op een fractievertegenwoordiger.
2.
De voorzitter van de raad nodigt de fractievertegenwoordigers uit om in dezelfde raadsvergadering als waarin zij worden benoemd de eed of verklaring en belofte af te leggen, gelijk raadsleden doen zoals bedoeld in artikel 18 van de Gemeentewet.

Artikel 5 Voorzitter

1.
De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden door de raad uit zijn midden benoemd.
2.
De voorzitter is geen deelnemer van het rondetafelgesprek.
3.
De voorzitter is belast met:
- a.
  het leiden van het rondetafelgesprek
- b.
  het handhaven van de orde.

Artikel 6 Zittingsduur en vacatures

1.
De zittingsperiode van een fractievertegenwoordiger, de voorzitter en zijn plaatsvervanger eindigt in ieder geval aan het einde van de zittingsperiode van de raad.
2.
De mogelijkheid in het rondetafelgesprek op te treden als fractievertegenwoordiger eindigt indien niet langer wordt voldaan aan de in artikel 4, eerste lid, gestelde eisen.
3.
De raad kan een fractievertegenwoordiger ontslaan op voorstel van de fractie op wiens voordracht het lid is benoemd.
4.
De raad kan de voorzitter en zijn plaatsvervanger ontslaan.
5.
Een fractievertegenwoordiger en de voorzitter kunnen te allen tijde ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan de raad. Het ontslag gaat een maand na de schriftelijke mededeling in of zoveel eerder als hun opvolger is benoemd.
6.
Indien door overlijden of ontslag een vacature ontstaat, beslist de raad zo spoedig mogelijk over de vervulling daarvan met inachtneming van de artikelen 4 en 5.
7.
Indien een fractie blijkens een schriftelijke verklaring aan de voorzitter van de raad niet langer vertegenwoordigd is in de raad, verliezen fractievertegenwoordigers behorende bij die fractie hun hoedanigheid van fractievertegenwoordiger.
8.
Bij een video-conference maakt eenieder aan het begin van de vergadering kenbaar te willen deelnemen aan de digitale vergadering. Dit kenbaar maken geschiedt zowel zichtbaar als hoorbaar. De vermelding wordt door de griffie via de presentatielijst vastgelegd en na de vergadering ondertekend door de voorzitter en de griffier. Fracties geven vooraf aan de griffie door wie namens de fractie bij welk onderwerp het woord gaat voeren.

Artikel 7 Rondetafelgriffier

1.
De griffier is ter ondersteuning bij elk rondetafelgesprek aanwezig.
2.
Bij zijn verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door de plaatsvervangend griffier.
3.
De griffier kan, indien hij daartoe door de voorzitter wordt uitgenodigd, aan de beraadslagingen deelnemen.

Artikel 8 Aanwezigheid college

Een lid van het college van burgemeester en wethouders wordt geacht aanwezig te zijn bij het rondetafelgesprek waarin onderwerpen die zijn portefeuille betreffen op de agenda staan.

Hoofdstuk 3: De rondetafelgesprekken

Paragraaf 1 Frequentie, tijdstip en voorbereiding van het rondetafelgesprek

Artikel 9 Frequentie

1.
De rondetafelgesprekken vinden in de regel eens per vier weken plaats op maandag en wordt in beginsel 14 dagen, voorafgaand aan een raadsvergadering, ingepland;
2.
Het presidium kan besluiten om in spoedeisende gevallen aansluitend aan het rondetafelgesprek een raadsvergadering in te plannen t.b.v. besluitvorming van de eerder in de rondetafelgesprek besproken voorstellen;.
3.
De rondetafelgesprekken vangen aan om 19.30 uur en vinden plaats in het gemeentehuis.
4.
Wanneer het presidium kiest voor een zogenaamde digitale vergadering, zijn de voorzitter en de griffier wel fysiek aanwezig in de raadzaal en kunnen de overige deelnemers op een door henzelf gekozen locatie via video-conference deelnemen aan de vergadering. Zogenaamde insprekers worden verzocht om in eerste aanleg de inbreng schriftelijk of via video-boodschap vooraf in te brengen en anders zijn zij eveneens in de raadzaal alleen dan aanwezig op het moment dat de voorzitter daarvoor de gelegenheid biedt;
5.
Het presidium kan in bijzondere gevallen een andere dag of aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.

Artikel 10 Uitnodiging

1.
De schriftelijke uitnodiging voor een rondetafelgesprek wordt tenminste zeven dagen voor een rondetafelgesprek toegezonden onder vermelding van de dag, het tijdstip en de plaats van het rondetafelgesprek.
2.
Het presidium bepaalt bij elk onderwerp dat op de agenda staat welke burgers en belanghebbenden een schriftelijke dan wel digitale uitnodiging voor deelname aan het rondetafelgesprek wordt toegezonden.
3.
De agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet bedoelde stukken, worden tegelijkertijd met de uitnodiging aan de raadsleden en fractievertegenwoordigers digitaal verzonden.
4.
Indien een aanvullende agenda wordt vastgesteld als bedoeld in artikel 11, tweede lid, worden deze agenda en de daarop vermelde voorstellen of onderwerpen zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk 48 uur voor aanvang van het rondetafelgesprek, aan de leden digitaal gezonden.

Artikel 11 De agenda

1.
Voordat de uitnodiging wordt verzonden, stelt het presidium de voorlopige agenda van het rondetafelgesprek vast.
2.
In spoedeisende gevallen kan de voorzitter na het verzenden van de uitnodiging tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een rondetafelgesprek een aanvullende agenda opstellen. Hij meldt dit zo spoedig mogelijk aan het presidium.
3.
Bij aanvang van het rondetafelgesprek stellen de deelnemende raadsleden en fractieverte-genwoordigers de agenda vast.

Artikel 12 Ter inzage leggen van stukken

1.
Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de uitnodiging voor eenieder op het gemeentehuis ter inzage gelegd. Van de terinzagelegging wordt melding gemaakt in de openbare kennisgeving, bedoeld in artikel 13. Indien na het verzenden van de schriftelijke uitnodiging stukken ter inzage worden gelegd, wordt hiervan mededeling gedaan aan de raadsleden en fractievertegenwoordigers en, zo mogelijk, in een openbare kennisgeving.
2.
Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten het gemeentehuis gebracht.
3.
Indien omtrent stukken op grond van artikel 86, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet geheimhouding is opgelegd, blijven deze stukken in afwijking van het eerste lid, onder berusting van de griffier en verleent de griffier een raadslid of fractievertegenwoordiger inzage.

Artikel 13 Openbare kennisgeving

1.
Het rondetafelgesprek wordt tegelijkertijd met de uitnodiging door plaatsing op de internetsite van de gemeente ter openbare kennis gebracht.
2.
De openbare kennisgeving vermeldt:
- a.
  de datum, aanvangstijd en plaats als ook de wijze waarop vergaderd wordt (fysieke aanwezigheid in de raadzaal of via video-conference) van het rondetafelgesprek, alsmede de voorlopige agenda;
- b.
  de wijze waarop en de plaats waar eenieder de agenda en de daarbij behorende stukken kan inzien.

Paragraaf 2 Orde van het rondetafelgesprek

Artikel 14 Procedure

1.
Belanghebbenden en deskundigen die een schriftelijke uitnodiging hebben ontvangen voor deelname aan het rondetafelgesprek hebben de gelegenheid in het rondetafelgesprek relevante informatie, ideeën en meningen naar voren te brengen.
2.
Burgers die op de publieke tribune zitten hebben de gelegenheid het woord te voeren in het rondetafelgesprek over de onderwerpen, voorkomend op de agenda.
3.
Daar waar mogelijk en wenselijk zal de voorzitter bij het vaststellen van de agenda die onderwerpen, waarop door derden ingesproken zal worden (vooraf aangemeld dus), een ordevoorstel doen aan de vergadering om die onderwerpen qua bespreking naar voren te halen;
4.
Tenzij de voorzitter anders beslist, hebben insprekers maximaal 5 minuten de gelegenheid hun standpunten toe te lichten.
5.
Het college heeft de gelegenheid in het rondetafelgesprek een beknopte toelichting op aan de orde zijnde stukken te geven en te reageren op de inbreng van andere deelnemers aan het gesprek.
6.
De raadsleden en fractievertegenwoordigers hebben de gelegenheid beknopt een (nadere) toelichting te vragen op de ingebrachte stukken of de in het gesprek naar voren gebrachte zaken. Zij onthouden zich van het verwoorden van standpunten
7.
Een deelnemer voert het woord na het aan de voorzitter gevraagd en van hem verkregen te hebben.

Artikel 15 Wisseling raadsleden en fractievertegenwoordigers

Tijdens een rondetafelgesprek kan bij meerdere agendapunten op verzoek gewisseld worden van raadsleden en fractievertegenwoordigers.

Artikel 15a Vragenhalfuurtje

1.
Fracties hebben de mogelijkheid om tot donderdag 12 uur, voorafgaand aan het rondetafelgesprek, via de griffie vragen in te dienen voor beantwoording door het college van burgemeester en wethouders in het rondetafelgesprek;
2.
Het vragenhalfuurtje duurt in beginsel maximaal een half uur en start na behandeling van de agendapunten opening en mededelingen en vaststelling van de conceptagenda;
3.
Beantwoording door het college van burgemeester en wethouders geschiedt in beginsel op basis van volgorde van binnenkomst van de gestelde vragen;
4.
Alleen de vragensteller heeft daaropvolgend – wanneer de vraag onvoldoende beantwoord lijkt naar oordeel van de vragensteller en de voorzitter - nog de gelegenheid om een aanvullende vraag te stellen;
5.
Wanneer het half uur verstreken is, worden de nog niet beantwoorde c.q. resterende vragen door het college van B & W vervolgens schriftelijk beantwoord, maar in ieder geval uiterlijk voor de eerstvolgende raadsvergadering;
6.
De voorzitter heeft, met inachtneming van inschatting van de tijdsduur van de rest van te behandelen onderwerpen, de mogelijkheid om een ordevoorstel te doen om de duur van het vragenhalfuurtje te verlengen, waarna de meerderheid van de fracties dat ordevoorstel bekrachtigt c.q. verwerpt;
7.
Op het moment dat in het rondetafelgesprek een vragenhalfuurtje heeft plaatsgevonden, komt de mogelijkheid van rondvraag in de dan eerstvolgende raadsvergadering te vervallen;

Artikel 16 Besluitenlijst

1.
De rondetafelgriffier stelt van het rondetafelgesprek een besluitenlijst op.
2.
De besluitenlijst moet inhouden:
- a.
  de namen van de voorzitter, de rondetafelgriffier en de deelnemers aan het gesprek;
- b.
  een vermelding van de onderwerpen die aan de orde zijn geweest;
- c.
  de nog openstaande vragen en de toezeggingen van het college;
- d.
  de conclusie van het gesprek.
3.
De besluitenlijst wordt zoveel mogelijk vastgesteld in de eerstvolgende raadsvergadering.

Artikel 17 Afronding bespreking onderwerpen

1.
Wanneer de voorzitter, op basis van navraag bij de raadsleden en fractievertegenwoordigers, vaststelt dat over een onderwerp voldoende informatie is uitgewisseld, sluit hij de bespreking van dit onderwerp.
2.
De raadsleden of fractievertegenwoordigers formuleren bij meerderheid een aanbeveling aan de raad inzake de agendering, welke kan inhouden dat het onderwerp rijp is voor behandeling in de raadsvergadering, het wordt aangehouden of niet op de agenda van de raad wordt geplaatst.
3.
Iedere fractie maakt kenbaar aan het eind van de bespreking in hoeverre het besproken stuk als hamerstuk (direct geagendeerd voor het besluitvormende deel van de raadsvergadering) of als bespreekstuk (agenderen voor het opiniërend deel van de raadsvergadering) wordt doorgesluisd. Wanneer 1 of meerdere fracties aangeven dat het als bespreek-stuk dient te worden aangemerkt, wordt zulks ook als zodanig geagendeerd voor het opiniërend deel van de raadsvergadering en start de bespreking van dat onderwerp ook bij die fractie(s) die het als bespreekstuk hebben beoordeeld;
4.
Door een vertegenwoordiger van het college van burgemeester en wethouders kan – eventueel ook na kenbaarheid door de meerderheid van de vergadering - na bespreking van het onderwerp worden aangekondigd dat een nota van wijzigingen c.q. een memorie van toelichting zal worden opgesteld, welk stuk dan onderdeel gaat uitmaken van de beraadslaging in de eerstvolgende raadsvergadering waarop het onderwerp weer wordt geagendeerd;

Hoofdstuk 4: Toehoorders en pers

Artikel 18 Toehoorders en pers

1.
De toehoorders en vertegenwoordigers van de pers kunnen op de voor hen bestemde plaatsen de openbare rondetafelgesprekken bijwonen.
2.
Het geven van tekenen van goedkeuring of afkeuring of het op andere wijze verstoren van de orde is verboden.
3.
De voorzitter is bevoegd, toehoorders die op enigerlei wijze de orde van het rondetafelgesprek verstoren, te doen vertrekken.

Artikel 19 Geluid- en beeldregistraties

Degenen die in de vergaderzaal tijdens het rondetafelgesprek geluid- dan wel beeldregistraties willen maken doen hiervan vooraf mededeling aan de voorzitter en gedragen zich naar zijn aanwijzingen.

Hoofdstuk 5: Slotbepalingen

Artikel 20 Uitleg en toepassing reglement

In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement, beslist het presidium, ofwel in voorkomende gevallen namens het presidium de voorzitter.

Artikel 21 Citeertitel en inwerkingtreding

1.
Dit reglement kan worden aangehaald als “Reglement van orde voor de rondetafelgesprekken gemeente Heeze-Leende 2022”.
2.
Deze verordening treedt in werking op 9 mei 2022.
3.
Het reglement van orde voor de rondetafelgesprekken van de gemeente Heeze-Leende 2020 vervalt op dat moment.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering

van de raad voornoemd, d.d. 9 mei 2022

, de voorzitter

, de griffier