HOOFDSTUK 2 BUDGETBEHEER
(bevoegdheden en verplichtingen van de budgethouder)
Artikel 2 Algemene uitgangspunten
Aan de budgethoudersregeling liggen de navolgende algemene uitgangspunten ten grondslag:
- 1.
De hoofdbudgethouder is de directeur van GGD Drenthe;
- 2.
Budgethouders zijn de managers en de (concern)controller;
- 3.
Deelbudgethouders zijn daartoe door de budgethouder aangewezen medewerkers;
- 4.
Het budget geldt per (begrotings)jaar; een investeringsbudget of krediet kan zich uitstrekken over meerdere (begrotings)jaren;
- 5.
De administratie is actueel;
- 6.
In alle gevallen dient te zijn vastgelegd welke budgetonderdelen aan wie worden opgedragen, met vermelding van eventuele beperkingen en/of condities.
Artikel 3 Uitoefening mandaat bij afwezigheid (deel-)budgethouder (vervanging)
- •
Bij afwezigheid van de hoofdbudgethouder (directeur) wijst de hoofdbudgethouder een plaatsvervanger aan.
- •
Bij afwezigheid van een (deel)budgethouder wijst de (deel)budgethouder een plaatsvervanger aan op een gelijk of hoger hiërarchisch niveau.
Artikel 4 Beëindiging budgethouderschap
De opdracht tot uitoefening van het budgethouderschap kan door de directeur worden beëindigd. Beëindiging vindt plaats indien hier zwaarwegende redenen voor zijn. Bij beëindiging zal de naast hogere (deel-)budgethouder het budgethouderschap tijdelijk waarnemen totdat de hoofdbudgethouder / directeur een nieuwe (deel-)budgethouder heeft aangewezen.
Artikel 5 Hoofdbudgethouder
De hoofdbudgethouder wordt vanuit het Dagelijks Bestuur van GGD Drenthe gemandateerd tot het uitvoeren van de producten/taken welke aan de organisatie zijn opgelegd en krijgt ter uitvoering van deze taken vanuit de Gemeenschappelijke Regeling GGD Drenthe financiële middelen toegewezen zoals goedgekeurd in de beleidsbegroting van het betreffende jaar.
De hoofdbudgethouder is aanspreekbaar en verantwoording verschuldigd aan het Dagelijks Bestuur van GGD Drenthe voor het aan hem/haar toevertrouwde budget en de besteding daarvan.
Artikel 6 Budgethouder
- 1.
Via budgetten mandateert de hoofdbudgethouder binnen het kader en de reikwijdte van de geldende Mandaatregeling, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van een product aan een budgethouder. Een budgethouder is bevoegd tot onderhandelen, aangaan van verplichtingen, het genereren en accepteren van opbrengsten en het accepteren van interne en externe leveringen, binnen de dan geldende regels. Bij het aangaan van verplichtingen betreffende inkoop en aanbesteding van leveringen, diensten en werken wordt het inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht genomen.
- 2.
Een budgethouder is aanspreekbaar op - en verantwoording verschuldigd over alle aan hem/haar toevertrouwde budgetten.
- 3.
De hoofdbudgethouder kan zijn/haar aan een budgethouder verleend mandaat geheel of gedeeltelijk intrekken.
- 4.
De budgethouder mag zijn/haar in mandaat verkregen bevoegdheden (geheel of gedeeltelijk) opdragen aan een door hem aangewezen deelbudgethouder.
Artikel 7 Deelbudgethouder
- 1.
De deelbudgethouder voorziet de budgethouder periodiek van de stand van werkzaamheden en de bestede middelen. De rapportage dient in een zodanige vorm en op een zodanig moment te gebeuren dat de budgethouder deze kan gebruiken voor de managementrapportage.
- 2.
Verplichtingen en opdrachten betreffende leveringen, diensten en werken door derden kunnen door de deelbudgethouder worden aangegaan c.q. worden gegeven zolang dit binnen het (deel)budget past dat aan deelbudgethouder is toegekend.
HOOFDSTUK 3 BUDGETCOMPENSATIE
Artikel 8 Voorwaarden compensatie
- 1.
Compensatie met een structureel karakter loopt via de bestaande begrotingssystematiek.
- 2.
De budgethouder is bevoegd tot incidentele compensatie binnen zijn/haar product.
- 3.
Uitgezonderd van compensatie door de budgethouder zijn niet-beïnvloedbare componenten zoals:
- a)
doorbelastingen van (hulp)kostenplaatsen;
- b)
- c)
budgetten die gekoppeld zijn aan een reserve.
- 4.
Compensatie binnen de totale kosten van een product moet bijdragen aan de realisatie van de aan het budget verbonden resultaten.
- 5.
Compensatie binnen het totale budget en over de grenzen van de programma’s heen, volgt het besluitvormingsproces van een begrotingswijziging.
Artikel 9 Budgetoverheveling tussen begrotingsjaren
Indien GGD Drenthe niet in staat is geweest om bepaalde omvangrijke activiteiten uit te voeren in het lopende begrotingsjaar, waarvoor middelen beschikbaar zijn gesteld, kunnen de betreffende middelen naar het volgend begrotingsjaar worden overgeheveld. Dit is alleen mogelijk bij voldoende resultaat in het lopende begrotingsjaar en toestemming van het Algemeen Bestuur.
Hiertoe wordt een voorstel aangeboden aan het Algemeen Bestuur. Dit voorstel behelst het overschot uit het lopende begrotingsjaar als (bestemmings)reserve te bestempelen bij de resultaatsbestemming, en daar uit te mogen putten bij het begin van het volgend begrotingsjaar.
Artikel 10 Budgetwijziging
Alleen in uitzonderlijke situaties zal een voorstel tot (begrotings)wijziging of aanvullend krediet aan het Algemeen Bestuur worden aangeboden, voor zover er geen financiële ruimte kan worden gevonden binnen de totale programmabegroting.
HOOFDSTUK 4 VERPLICHTINGEN
Artikel 11 Verplichtingen en rechten
- 1.
Verplichtingen mogen slechts worden aangegaan nadat de (deel)budgethouder geconstateerd heeft dat er een toereikend budget beschikbaar is en het aangaan van die verplichtingen direct verband houdt met de realisatie van de aan het budget verbonden resultaten.
- 2.
De (deel)budgethouder is verantwoordelijk voor de uitgaven respectievelijk inkomsten die voortvloeien uit de door hem/haar aangegane verplichtingen, respectievelijk rechten.
- 3.
Bestedingen ten laste van een budget kunnen alleen plaatsvinden na goedkeuring door de (deel-) budgethouder.
- 4.
Het Dagelijks Bestuur of de directeur kunnen voorschriften geven ten aanzien van de administratie van rechten en verplichtingen.
Artikel 12 Taken budgethouder
- 1.
De budgethouder draagt zorg voor een adequate organisatie van de processen en activiteiten, nodig voor het realiseren van het product op basis van de begroting.
- 2.
De budgethouder levert in samenspraak met het team financiën voor- en nacalculaties en verschillenanalyses ten aanzien van het product waarvoor hij/zij verantwoordelijk is.
- 3.
De budgethouder draagt zorg voor de ontwikkeling van prestatie-indicatoren en kengetallen en verschaft hieromtrent de nodige informatie.
- 4.
De budgethouder is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de te realiseren producten.
- 5.
De budgethouder zorgt voor de in het budget vastgelegde productie, op het vereiste kwaliteitsniveau, binnen de daarbij vastgestelde budgetruimte.
- 6.
Overschrijdingen dan wel dreigende overschrijdingen van het budget worden besproken met de controller en de financieel consulent, waarbij de budgethouder verklaringen aanlevert voor de afwijkingen aan de hoofdbudgethouder. De verklaringen worden meegenomen in de financiële rapportages indien de afwijking van de realisatie ten opzichte van de begroting minimaal 10% is én minimaal € 10.000.
- 7.
De budgethouder verstrekt periodieke informatie, conform dit artikel.
Artikel 13 Condities/beperkingen
- 1.
Per budgethouder kunnen – voor zover niet strijdig met deze regeling, de Mandaatregeling en/of andere algemene regels – aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen worden aangebracht door de hoofdbudgethouder.
Artikel 14 Budgetregistratie
- 1.
De controller is in samenwerking met het team financiën verantwoordelijk voor een adequate registratie van de budgetten/kredieten, alsmede voor het hiermee samenhangende proces van informatievoorziening, tussentijdse rapportages en jaarverslaglegging.
Eén en ander met inachtneming van te stellen eisen aan:
- a.
interne controle en functiescheiding;
- b.
een deugdelijke administratieve organisatie;
- c.
de geldende voorschriften.
- 2.
De budgethouder levert analyses en verantwoordingen (nacalculaties) aan voor de verslaglegging.
- 3.
De controller verstrekt conform de Planning & Control cyclus of op aanvraag in samenwerking met de financieel consulent ten behoeve van de budgethouder budget- en kredietoverzichten. Binnen een vastgestelde termijn zal de budgethouder zijn/haar reactie op deze overzichten geven. De budgethouder kan ook tussentijds om budget- en kredietoverzichten verzoeken.
Artikel 15 Autorisatie
- 1.
Als onderdeel van deze budgetregeling wordt een actuele parafen- en handtekeningenlijst opgemaakt ten behoeve van de verificatie van afgetekende documenten, welke ten grondslag liggen aan bestedingen op budgetten en kredieten.
- 2.
Autorisaties dienen herleidbaar te zijn tot de (onder)gemandateerde medewerker, i.c. de functionaris die is aangewezen als hoofdbudgethouder of (deel-)budgethouder.
- 3.
Het maximum bedrag waarvoor per opdracht/taak en binnen de vastgestelde begroting een handtekening gezet kan worden voor het aangaan van een verplichting is per functie geregeld:
Hoofdbudgethouder Jaarlijks budget zoals door bestuur vastgesteld
(Deel)budgethouder € 50.000 incl. BTW
HOOFDSTUK 5 VERANTWOORDING
Artikel 16 Rapportage budgethouder
De budgethouders dragen zorg voor het tijdig uitbrengen van een juiste en volledige verantwoording aan de naast hogere budgethouder. Zij doen dit overeenkomstig de Planning & Control cyclus van GGD waarbij voor tussentijdse rapportages en het opstellen van de jaarrekening informatie gegeven wordt over de realisatie van het beleid dat in de begroting is opgenomen. De rapportages gaan, conform de criteria genoemd in de Planning & Control cyclus, in op afwijkingen van middeleninzet, de getroffen maatregelen, prestaties, doelstellingen en effecten die bereikt zijn.
Artikel 17 Registratie en informatie
- 1.
De registratie van budgetten is ondergebracht bij het team financiën en houdt onder andere in het op centraal niveau bewaken van de begroting, inclusief de daaraan verbonden signaleringsfunctie;
- 2.
Het team financiën draagt zorg voor een goede informatievoorziening, waarmee een goede vervulling van het budgethouderschap en de daarover af te leggen verantwoording mogelijk is.
Artikel 18 Risico’s
Tot het budgethouderschap behoort ook het beheer van risico’s.
Artikel 19 Slotbepalingen
- 1.
Beroep op eventuele onvolledigheid van deze regeling is niet mogelijk bij het nalaten van datgene wat hoort tot de goede uitoefening van de functie van een budgethouder.
- 2.
In alle gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist de directeur van GGD Drenthe.