| Organisatie | Vught |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vught 2021 |
| Citeertitel | Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vught 2021 |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt de Verordening op de ambtelijke bijstand gemeente Vught 2014.
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 07-05-2022 | 01-01-2021 | nieuwe regeling | 30-09-2021 |
Artikel 2: Indienen van verzoek om bijstand
Verzoeken om informatie of advies van de raad, leden van de raad worden gericht aan de raadsgriffie. Indien de gevraagde bijstand niet door de griffier of een medewerker van de raadsgriffie kan worden verleend, kunnen zij de gemeentesecretaris verzoeken de gevraagde bijstand zo spoedig mogelijk te (laten) verlenen.
Artikel 7: Informatie over ingediende verzoeken tot en verleende bijstand
De gemeentesecretaris geeft de desbetreffende portefeuillehouder informatie over verzoeken tot en verleende ambtelijke bijstand
Artikel 10: Besteding financiële bijdrage
De financiële bijdrage wordt in ieder geval niet gebruikt ter bekostiging van:
betalingen, inclusief die ter voldoening van contributie, aan politieke partijen, met politieke partijen verbonden instellingen of natuurlijke personen anders dan ter vergoeding van diensten of goederen geleverd ten behoeve van de versterking van de ondersteuning van de fractie op basis van een gespecificeerde, reële declaratie of arbeidsovereenkomst;
Artikel 12: Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt het voor elk van deze zetels beschikbaar gestelde variabele deel van de financiële bijdrage ter ondersteuning van de fractie waar zij uittreden, toebedeeld aan de nieuw gevormde fractie of aan de fractie waarbij aangesloten wordt.
Als zich een situatie als bedoeld in artikel 12, eerste lid, voordoet, wordt een eventuele reserve ten behoeve van de fractie waar de betreffende leden uittreden toebedeeld aan de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen. Als peildatum voor de reserve geldt 31 december van het voorafgaande jaar.
Artikel 14: Administratieve verplichtingen
De financiële administratie wordt gevoerd op basis van het stelsel van baten en lasten. Deze administratie wordt op een zodanige wijze gevoerd dat deze steeds een volledig en juist inzicht geeft in de reserve, baten en lasten, alsmede overige gegevens die voor de financiële verantwoording van belang zijn.
Artikel 15: Verantwoording, controle en vaststelling verslag
In het geval van een reguliere raadsverkiezingen of op grond van artikel 56d of 56e van de Wet Algemene regels herindeling en bij het ophouden van het bestaan van de fractie, dient de fractie binnen een maand aan de raad verantwoording af te leggen over de besteding van de financiële bijdrage gedurende het vigerende kalenderjaar, onder overlegging van een inhoudelijk en financieel verslag, middels het document ‘Verantwoording Fractieondersteuning’. De raad stelt de hoogte van de resterende reserve vast, evenals het gecontroleerde verslag.
Aldus besloten door de raad van de gemeente Vught
in zijn openbare vergadering van 30 september 2021.
de griffier,
drs. J.A. Deneer
de voorzitter,
R.J. van de Mortel
Artikel 33 van de Gemeentewet (hierna: wet) bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (eerste lid) en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning (tweede lid). Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat (derde lid). Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven.
De formulering van artikel 33 van de wet laat buiten twijfel dat individuele raadsleden, dus ook die behorend tot een minderheid in de raad, recht hebben op ambtelijke bijstand. Op deze verordening kan dus door alle raadsleden een beroep worden gedaan.
De financiële bijdrage voor de fractieondersteuning is een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). Dit betekent dat titel 4.2 van de Awb van toepassing is op het verstrekken van de financiële bijdrage en dat het besluit van de raad waarmee – na verantwoording en controle – de hoogte van de financiële bijdrage wordt vastgesteld (zie artikel 13) vatbaar is voor bezwaar en beroep.
In deze verordening vervult de griffier een centrale rol. De hoofdverantwoordelijkheid van de griffier is de ondersteuning van de raad; de griffier is onder andere het eerste aanspreekpunt als het gaat om verzoeken om informatie en bijstand. Een nadere omschrijving van en toelichting op de taken van de griffier is vastgelegd in de ambtsinstructie van de griffier. De griffiemedewerkers (ongeacht functiebenaming) vallen onder het gezag van de griffier.
De griffier vervult, via de secretaris, ook de rol van schakel tussen de raadsleden en de reguliere ambtelijke organisatie. Dat de raad over een griffier met griffie beschikt die bijstand kan verlenen, betekent niet dat er geen behoefte is aan ambtelijke bijstand door de reguliere ambtelijke organisatie. De griffie is, in vergelijking met de reguliere organisatie, beperkt in omvang. Voor specialistische hulp op het gebied van het maken van amendementen, moties en regelingen zal in bepaalde gevallen een beroep op deze organisatie dan ook nodig zijn. Dit geldt ook voor specifieke informatie die alleen bij de reguliere ambtelijke organisatie beschikbaar is. Omdat de griffier geen zeggenschap heeft over de reguliere ambtelijke organisatie zal daarom de secretaris in dergelijke gevallen de ambtenaar die de ambtelijke bijstand verleent moeten aanwijzen. Daarom zijn bepaalde aspecten van de rol van de gemeentesecretaris in deze verordening nader uitgewerkt. Dat is van belang om de rol van de secretaris op een juiste wijze vorm te geven nu er een splitsing heeft plaatsgevonden tussen griffie en reguliere ambtelijke organisatie.
In deze artikelsgewijze toelichting worden enkel die bepalingen die nadere toelichting behoeven behandeld.
Artikel 1. Begripsomschrijvingen
Bijstand in de vorm van ondersteuning bij het opstellen van voorstellen, amendementen en moties kan verleend worden door ambtenaren die onder het gezag van de raad vallen (artikel 107e van de wet) of door de reguliere ambtelijke organisatie die onder het gezag van het college valt (artikel 160 van de wet). Hoewel medewerkers van de griffie wel degelijk ambtenaren zijn in de zin van de Ambtenarenwet, is de term ‘ambtelijke bijstand’ in deze verordening voorbehouden aan het verlenen van bijstand door medewerkers van de reguliere ambtelijke organisatie.
Artikel 2. Indienen van verzoek om bijstand
Raadsleden die feitelijke informatie van geringe omvang nodig hebben of inzage of afschrift van bij de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester berustende schriftelijke stukken, hoeven zich niet via de formele weg van artikel 169, tweede en volgende lid, van de wet tot het college te richten. In dit artikel is bepaald dat zij hun verzoek aan de griffier kunnen richten. Verzoeken die betrekking hebben op documenten waarop al dan niet geheimhouding rust, worden eveneens aan de griffier gericht. Daarbij zij er volledigheidshalve op gewezen dat de griffier een opgelegde geheimhouding in acht moet nemen. Als een raadslid geheime stukken opvraagt die alleen mogen worden ingezien, moet de griffier het verzoek van het raadslid doorgeleiden naar het orgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd.
De griffier (of één van de griffiemedewerkers) verstrekt de informatie zo spoedig mogelijk. Als de griffier niet in staat is om volledig tegemoet te komen aan het verzoek, kan hij de secretaris vragen of de reguliere ambtelijke organisatie de informatie kan leveren. Het is in lijn met de onderlinge taakverdeling dat de griffier het aanspreekpunt en de aangewezen persoon is om de voortgang in het proces te bewaken.
Artikel 3. Ambtelijke bijstand door een ambtenaar
Ook verzoeken om bijstand moeten aan de griffier gericht worden. De griffier verzoekt de secretaris om inzet van ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie. Het is aan de secretaris om te beoordelen of een van de in het eerste lid genoemde ‘weigeringsgronden’ voor het door ambtenaren van de reguliere ambtelijke organisatie verlenen van ambtelijke bijstand zich voordoet (tweede lid). Overigens ligt het bij een conflict over het al dan niet verlenen van ambtelijke bijstand in de rede dat de burgemeester, als voorzitter van de raad en het college, hierover overleg voert met de secretaris, de griffier en indien nodig ook het betrokken raadslid (vierde lid).
Artikel 5. Oordeel over verleende ambtelijke bijstand
Net als bij de weigering om ambtelijke bijstand door ambtenaren vanuit de reguliere ambtelijke organisatie te verlenen, kan de burgemeester ook een rol vervullen als een raadslid niet tevreden is over de door een ambtenaar van de reguliere ambtelijke organisatie verleende ambtelijke bijstand. Als er een conflictsituatie ontstaat of dreigt te ontstaan zal de burgemeester ook hier een bemiddelende rol kunnen spelen (tweede lid). De positie van de burgemeester maakt hem bij uitstek geschikt voor deze taak als bruggenbouwer.
Artikel 9. Recht op financiële bijdrage
De hoogte van het totale budget voor fractieondersteuning wordt door de raad in de gemeentebegroting opgenomen. De fractieondersteuning bestaat, uit een basisbedrag per in de raad vertegenwoordigde fractie en een variabel deel per raadszetel van die fractie (tweede lid). Het basisbedrag garandeert dat elke fractie de kans krijgt zich op een gelijkwaardig basisniveau te laten ondersteunen. Naar rato van fractiegrootte wordt daarnaast een variabel deel toegekend, zodat ook ieder fractielid op gelijkwaardig niveau ondersteund kan worden.
Artikel 10. Besteding financiële bijdrage
Voor wat betreft de besteding van de fractieondersteuning worden de fracties grotendeels vrijgelaten. Minimumvoorwaarde is wel dat de financiële bijdrage besteed wordt aan ondersteuning om de volksvertegenwoordigende, kaderstellende of controlerende rol van de fractie te versterken. Daarnaast is in het tweede lid een aantal doelen genoemd waarvoor de financiële bijdrage voor fractieondersteuning in ieder geval niet gebruikt mag worden.
Het is uiteraard niet de bedoeling dat raadsleden hun eigen vergoeding voor het raadswerk aanvullen met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning en dat ook contributies aan politieke partijen of met politieke partijen gelieerde organisaties via de fractieondersteuning kunnen worden gefinancierd (onder lid 2a). Een lidmaatschap van een dergelijk orgaan is immers een individuele aangelegenheid van een raadslid en niet van de betreffende gemeenteraadsfractie.
Bij (andere) uitgaven die op grond van enige andere wettelijke regeling in aanmerking komen voor vergoeding van overheidswege (onder c) kan onder andere gedacht worden aan bepaalde reis- en verblijfkosten, kosten voor een buitenlandse excursie of reis, kosten voor scholing, kosten voor een computer en internetverbinding en de contributie van bepaalde beroepsverenigingen. Deze komen voor vergoeding in aanmerking op grond van het Rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers, dat zijn grondslag vindt in de artikelen 95 en 96 van de wet. In het bijzonder wordt (onder d) benadrukt dat het dus ook niet is toegestaan om met de financiële bijdrage voor fractieondersteuning verkiezingscampagnes te financieren.
Artikel 11. Verzoek tot betaling
De financiële bijdrage wordt niet als voorschot aan een fractie verstrekt, maar is op declaratiebasis beschikbaar. Een verzoek tot betaling dient vergezeld te gaan van een onderliggende bon of factuur evenals een nadere toelichting op de besteding. Een betalingsverzoek kan tot en met 31 december van het jaar waarop de kosten betrekking hebben, worden ingediend. Alvorens tot uitbetaling wordt overgegaan, controleert de griffier of de financiële middelen niet besteed worden aan doelen waar de fractievergoeding niet voor bedoeld is. De controle op de rechtmatigheid achteraf vindt plaats via de reguliere accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente.
Artikel 12. Gevolgen splitsen en einde bestaan fractie
Als er mutaties plaatsvinden in zittende fracties is het wenselijk dat de financiële bijdrage aangepast wordt aan veranderde verhoudingen in de raad. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen het vaste basisbedrag dat ten behoeve van iedere fractie wordt verleend en het variabel deel per raadszetel. Het vaste deel is ook daadwerkelijk ‘vast’; dit deel van de bijdrage blijft bestemd voor de betreffende fractie, ook al vindt er tussentijds een splitsing of afscheiding plaats. Alleen het variabele deel van de fractievergoeding wordt overgeheveld ten behoeve van de nieuwe fractie (eerste lid). Indien een nieuwe fractie ontstaat na een splitsing, dan ontvangt deze het basisbedrag, naar rato van het aantal resterende maanden.
Bij splitsing van een fractie zal de al eerder verleende bijdrage voor wat betreft het variabele deel direct bijgesteld moeten worden naar evenredigheid van het resterende aantal maanden van het jaar waarvoor de bijdrage is verleend (derde lid). Als dat niet zou gebeuren zou een deel van de oorspronkelijke fractie over een te groot variabele bijdrage beschikken.
Het deel van de financiële bijdrage waarop voorwaardelijk aanspraak wordt gemaakt en dat niet wordt gebruikt, wordt door de fractie gereserveerd voor gebruik ten behoeve van die fractie in de volgende jaren. Als in die jaren verkiezingen plaatsvinden, dan wordt de reserve na verkiezingen binnen een maand nadat de raad het gecontroleerde verslag heeft vastgesteld, teruggestort aan de Gemeente Vught/raad (tweede lid). Dit gebeurt eveneens bij het ophouden van het bestaan van een fractie.
Ook met betrekking tot de reserve is het van belang dat goed wordt omgegaan met mutaties in zittende fracties. De regeling van het derde lid voorziet in verdeling over de betrokken fracties naar evenredigheid van de resulterende zetelaantallen van die fracties.
Artikel 14. Administratieve verplichtingen
Om te zorgen dat aan het verslag waarmee de besteding van de financiële bijdrage wordt verantwoord (zie artikel 15) een deugdelijke administratie ten grondslag ligt, worden in dit artikel enkele eisen gesteld aan het voeren van deze administratie.
Artikel 15. Verantwoording, controle en vaststelling verslag
Jaarlijks leggen de fracties verantwoording af van hun inkomsten en uitgaven. De verantwoording van de uitgaven door de fracties dient op eenzelfde wijze te gebeuren, door te werken met een standaard, te weten het document ‘Verantwoording Fractieondersteuning’ (lid twee). Na verkiezingen en bij het ophouden van een fractie, dient op dezelfde wijze een eindverantwoording te worden opgesteld, echter nu binnen een maand. De hoogte van de dan vastgestelde reserve, is het bedrag dat binnen een maand teruggestort dient te worden (zie tweede lid, artikel 13). Voor de afhandeling heeft het presidium werkafspraken gemaakt. De verslagen worden vastgesteld in een openbare vergadering van de raad.
Bijlage 1 bij de Verordening op de ambtelijke bijstand en fractieondersteuning gemeente Vught 2021 (artikel 15, tweede lid)
Toelichting op de kostensoorten