Treasurystatuut Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2012

Het Treasurystatuut (hierna: Statuut) van het Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht (hierna: RHC) heeft tot doel een formeel kader te scheppen waar binnen de financierings- en beleggingsactiviteiten van de organisatie dienen plaats te vinden. In het Statuut zorgen de vier elementen sturen, beheersen, verantwoorden en toezicht houden in hun samenhang voor duidelijkheid en transparantie in het financieringsproces.

In dit treasurystatuut wordt de “beleidsmatige infrastructuur” van de treasuryfunctie vastgelegd in de vorm van uitgangspunten, doelstellingen, richtlijnen en limieten. Het Statuut maakt een objectieve en transparante verantwoording vooraf en achteraf mogelijk.

De algemene missie van het RHC is het in het samenwerkingsgebied vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo gevarieerd mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor een breed publiek.

Ter verwezenlijking van deze missie verricht het RHC in elk geval de volgende taken:

• -

  de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995 ( programma beheer en behoud);

• -

  het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers voor zover deze niet zijn overgebracht (programma toezicht en advisering);

• -

  het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening en het daartoe aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis (programma dienstverlening en educatie).

   

In algemene zin zal het financieel beleid dienen bij te dragen aan en ondersteuning te bieden voor het uitvoeren van deze taken. Meer specifiek zal de financiële continuïteit van het RHC op korte en lange termijn dienen te worden gewaarborgd.

• 1.

  Het treasurybeleid is erop gericht binnen de financiële mogelijkheden van het RHC een zo hoog mogelijk rendement te verkrijgen op overtollige middelen en de lasten zo veel mogelijk te reduceren op aan te trekken middelen, waarbij de risico’s zo goed mogelijk beheerst worden en in ieder geval beperkt blijven binnen de door het algemeen bestuur vastgestelde kaders.

• 2.

  De doelstellingen van het treasurybeleid zijn:

   

  • I.

    Het verkrijgen en handhaven van toegang tot de vermogensmarkten (geld- en kapitaalmarkt) tegen de scherpst mogelijke condities;

  • II.

    Het zoveel mogelijk beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s zoals rente-, valuta-,koers–, liquiditeits- en kredietrisico;

  • III.

    Het minimaliseren van de interne verwerkingskosten en externe kosten bij het beheren van de geldstromen en financiële posities;

  • IV.

    Het realiseren van een flexibel en controleerbaar kasgeldstromen in de organisatie;

  • V.

    Het opzetten en onderhouden van een goede en efficiënte financiële infrastructuur;

  • VI.

    Het optimaliseren van de renteresultaten binnen de kaders van de Wet Financiering Decentrale Overheden respectievelijk de limieten en richtlijnen van dit Statuut;

  • VII.

    Het realiseren van informatiestromen ter ondersteuning van het beleid.

     

• 1.

  De houding van het RHC ten aanzien van financieel risico is defensief en risicomijdend. De financieringsfunctie van het RHC is naar haar aard ondergeschikt aan de uitvoering van de publieke taak. Het risico beleid zal erop gericht zijn toekomstige risico’s inzichtelijk te maken, te beheersen, te verminderen of te verschuiven. De uitvoering van de financieringstaak mag in ieder geval niet leiden tot een vergroting van de risico’s voor de organisatie.

• 2.

  Defensief en risicomijdend houden in ieder geval in:

   

  • I.

    Het beleid ten aanzien van financieringen is erop gericht een spreiding van toekomstige renterisico’s op korte en lange termijn te bevorderen opdat ook in de toekomst geen overmatige blootstelling aan rentebewegingen optreedt;

  • II.

    De organisatie hanteert de renterisiconorm en de kasgeldlimiet, conform de Wet Financiering Decentrale Overheden;

  • III.

    Het beleid ten aanzien van beleggingen is zodanig dat alleen beleggingen kunnen worden gedaan van (tijdelijke) overschotten en gericht op de beheersing en vermindering van daaraan verbonden risico’s.

     

• 1.

  De financieringsorganisatie kan binnen de kaders van de door het algemeen bestuur vastgestelde Begroting of tussentijdse rapportages transacties afsluiten. 

• 2.

  Gezien de beperkte omvang van de organisatie zal er af en toe een uitzondering moeten worden gemaakt met betrekking tot de functiescheiding. De juiste uitvoering en administratie van de transacties wordt in die gevallen gewaarborgd door een goed functionerende Administratieve Organisatie (AO) en Interne Controle (IC) waarbij binnen twee weken achteraf alsnog een toetsing plaatsvindt in de functiescheiding.

• 3.

  De financieringsfunctie is in bijlage II van dit Statuut op het gebied van administratieve organisatie en interne controle uitgewerkt. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden van financieringsactiviteiten zijn op eenduidige wijze schriftelijk vastgelegd. Bevoegdheden zijn via delegatie en mandaat nader schriftelijk vastgelegd. 

Met betrekking tot risicobeheer gelden de navolgende algemene uitgangspunten:

• 1.

  De organisatie kan middelen uitzetten op grond van de financieringsfunctie indien deze uitzettingen een prudent (= geschiedend met of getuigend van beleid) karakter hebben en niet zijn gericht op het genereren van inkomen door het lopen van overmatig risico. Het prudente karakter van deze uitzettingen wordt gewaarborgd door middel van de richtlijnen en limieten van dit financieringsstatuut;

• 2.

  Het gebruik van derivaten is niet toegestaan, tenzij er met een dergelijk instrument renterisico’s worden voorkomen of worden afgedekt.

   

Met betrekking tot renterisicobeheer gelden de navolgende uitgangspunten

• 1.

  De kasgeldlimiet zoals bedoeld in de Wet Financiering Decentrale Overheden wordt niet overschreden;

• 2.

  De renterisiconorm zoals bedoeld in de Wet Financiering Decentrale Overheden wordt niet overschreden;

• 3.

  Nieuwe leningen / uitzettingen worden afgestemd op de bestaande financiële positie, aanwezige leningenportefeuille, een recente liquiditeitenplanning en een actuele rentevisie;

• 4.

  De rentevisie van de organisatie is in principe gebaseerd op de rentevisie van minimaal twee gezaghebbende financiële instellingen (zoals de huisbank en een financiële bemiddelaar) en wordt minimaal opgesteld op de volgende tijdstippen:

   

  • I.

    Jaarlijks ten behoeve van de begroting;

  • II.

    Op moment van en ter voorbereiding op aan te trekken leningen en te verrichten uitzettingen.

     

Met betrekking tot koersrisicobeheer gelden de navolgende uitgangspunten:

• 1.

  De organisatie beperkt de koersrisico’s op uitzettingen op grond van financiering, door de looptijd van de uitzettingen af te stemmen op de liquiditeitenplanning.

• 2.

  Het RHC beperkt de koersrisico’s op uitzettingen uit hoofde van financiering, door daarbij uitsluitend de volgende producten te hanteren: vastrentende waarden, producten waarbij de hoofdsom gegarandeerd is aan het einde van de looptijd, dan wel fido-proof beleggingsfondsen;

   

Met betrekking tot kredietrisicobeheer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  Kredietrisico’s worden beperkt door uitsluitend uit te zetten bij financiële instellingen die officieel onder EER-toezicht van een Centrale Bank staan en waarbij de financiële instellingen alsook het land waarin de instelling is gevestigd voldoen aan de kredietwaardigheids rating AA of hoger, afgegeven door minimaal twee gerenommeerde ratingbureaus;

• 2.

  Instellingen, voor wier waardepapier een solvabiliteitsratio van 0% geldt.

   

Met betrekking tot intern liquiditeitsrisicobeheer gelden de volgende uitgangspunten:

• 1.

  De financieringsactiviteiten zijn gebaseerd op een liquiditeitenplanning;

• 2.

  De financieringsorganisatie zal, aan de hand van de verkregen informatie met betrekking tot toekomstige ontvangsten en uitgaven, eens per half jaar een liquiditeitsplanning opstellen;

• 3.

  Interne financiële stromen zullen – daar waar mogelijk – binnen één rentecompensatiecircuit plaatsvinden.

   

Met betrekking tot valutarisicobeheer gelden het volgende uitgangspunt:

• 1.

  Valutarisico’s worden uitgesloten door uitsluitend leningen te verstrekken, aan te gaan of te garanderen in de Euro.

   

• 1.

  Voor het aantrekken van gelden op de geld- en kapitaalmarkt worden aan tegenpartijen in principe geen restricties gesteld, anders dan dat zij een goede reputatie behoren te hebben op de financiële markten en in het algemeen maatschappelijk verkeer.

• 2.

  Voor korte financiering geldt dat binnen de grenzen van het jaarlijks vastgestelde (of eventueel bijgestelde) mandaat de financieringsorganisatie het aantrekken van middelen kan voorbereiden en uitvoeren. Hiervoor geldt de procedure als bedoeld in Artikel 5 en hetgeen hieronder wordt vastgesteld inzake richtlijnen en limieten voor financieringen in het algemeen.

• 3.

  Het aantrekken van middelen teneinde deze te beleggen is niet toegestaan. Bij een lening die niet volledig wordt opgenomen geldt dat daar waar het geld wordt geleend, dit ook wordt uitgezet.

• 4.

  Bij het uitvoeren van financieringstransacties gelden voorts de volgende richtlijnen en limieten:

   

  • I.

    Geld wordt uitsluitend aangetrokken op basis van een recente liquiditeitsprognose en een actuele rentevisie;

  • II.

    Het aantrekken van langlopende leningen geschiedt door tenminste twee concurrerende offertes bij financiële instellingen aan te vragen;

  • III.

    Bij het bepalen van de rente- en aflossingsvervaldata wordt rekening gehouden met een spreiding van de betalingen door het jaar heen;

     

• 5.

  Toegestane instrumenten zijn rekening courant, kasgeld en onderhandse geldleningen.

   

• 1.

  Voor korte beleggingen geldt dat binnen de grenzen van het jaarlijks vastgestelde (of eventueel bijgestelde) mandaat de financieringsorganisatie het uitzetten van middelen kan voorbereiden en uitvoeren. Hiervoor geldt de procedure als bedoeld in Artikel 5 en hetgeen hieronder wordt vastgesteld inzake de richtlijnen en limieten voor beleggingen in het algemeen.

• 2.

  Bij het uitvoeren van beleggingstransacties gelden voorts de volgende richtlijnen en limieten:

   

  • I.

    Uitzettingen worden uitsluitend gedaan onder de in Artikel 6, 7, 8 en 9 genoemde voorwaarden;

  • II.

    Het uitzetten van middelen met een looptijd vanaf één jaar geschiedt door tenminste twee concurrerende offertes bij financiële instellingen aan te vragen;

  • III.

    Bij het bepalen van de rente- en aflossingsvervaldata wordt rekening gehouden met een spreiding van de betalingen door het jaar heen;

     

• 3.

  Toegestane instrumenten zijn rekening courant, spaarrekeningen, daggeld, deposito’s, onderhandse geldleningen, vaste geldleningen en financiële producten die een hoofdsomgarantie kennen zoals is bedoeld in Wet Financiering Decentrale Overheden.

   

• 1.

  Teneinde de kosten van het geldstromenbeheer te beperken wordt:

   

  • I.

    Het liquiditeitsgebruik beperkt door de geldstromen op gemeenteniveau op elkaar en de liquiditeitenplanning af te stemmen;

  • II.

    Het betalingsverkeer zoveel mogelijk elektronisch uitgevoerd binnen één bank.

     

• 2.

  De liquiditeitspositie wordt geconcentreerd binnen één rentecompensatiecircuit bij de bank met de gunstigste condities teneinde het saldo en liquiditeitenbeheer gestalte te geven.

   

Relatiebeheer omvat het onderhouden van relaties met financiële instellingen. Het RHC beoogt het realiseren van gunstige c.q. marktconforme condities voor af te nemen financiële diensten.

• 1.

  Bankrelaties en hun bancaire condities worden ten minste eens in de vier jaar beoordeeld door de financieringsorganisatie;

• 2.

  Bankrelaties dienen wat betreft hun kredietwaardigheid minimaal te voldoen aan de eisen die zijn gesteld in Artikel 9;

• 3.

  Tussenpersonen dienen geregistreerd te staan bij de Autoriteit Financiële Markten (AFM) en daarvan een vergunning als makelaar te hebben ontvangen. Een kopie van deze vergunning dient in het bezit te zijn van het RHC;

• 4.

  Voor financiële instellingen (kredietinstellingen, beleggingsinstellingen, effecteninstellingen, verzekeraars en pensioenfondsen) geldt dat deze onder toezicht moeten staan van de Nederlandse Bank.

   

• 1.

  Dit Statuut treedt in werking met ingang van 8 mei 2012;

   

Dit Statuut wordt in de stukken aangehaald onder de naam “Treasurystatuut Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht 2012”.