Organisatie | Noord-Brabant |
---|---|
Organisatietype | Provincie |
Officiële naam regeling | Auditstatuut provincie Noord-Brabant |
Citeertitel | Auditstatuut provincie Noord-Brabant |
Vastgesteld door | gedeputeerde staten |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Deze regeling bevat de vroegst mogelijke datum van inwerkingtreding.
Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
04-05-2022 | nieuwe regeling | 01-02-2022 | C2292583 b |
Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant,
Gelet op artikel 9, achtste lid, van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018;
Overwegende dat het wenselijk is om regels te stellen met betrekking tot de systematische controle van en het onderzoek naar de opzet, het bestaan en de werking van bedrijfsprocessen binnen de provincie Noord-Brabant en het onderzoek naar de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording;
In deze regeling wordt verstaan onder:
accountant: een registeraccountant ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid onderdeel i van de Wet op het accountantsberoep of een wettelijke auditor als bedoeld in artikel 27, eerste lid, van de Wet toezicht accountantsorganisaties en welke vervolgens door Provinciale Staten, op basis van artikel 217, tweede lid van de Provinciewet is aangewezen en belast met de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het verstrekken van een controleverklaring en verslag van bevindingen;
algemeen directeur: algemeen directeur van de ambtelijke organisatie van de provincie Noord-Brabant, tevens secretaris als bedoeld in artikel 97 van de Provinciewet;
audit: systematische controle van en onderzoek naar de opzet, het bestaan en de werking van bedrijfsprocessen binnen de provincie Noord-Brabant en het onderzoek naar de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording;
concerncontroller: onafhankelijk gepositioneerd adviseur van Directie en Bestuur, leidinggevende van team Concerncontrol & Auditing;
directie: directie als bedoeld in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018;
interne auditor: functionaris die door de concern controller feitelijk belast is met het uitvoeren van het werkplan;
programma: programma als bedoeld in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018;
programmamanager: programmamanager als bedoeld in de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018;
nota meerjarig intern controlebeleid: leidraad voor de organisatie om middels audits vast te stellen of bedrijfsprocessen, waaronder financiële beheershandelingen, getrouw en rechtmatig worden uitgevoerd;
werkplan: onderzoeksplan op onder andere het gebied van getrouwheid en rechtmatigheid van bedrijfsprocessen, waaronder financiële beheershandelingen.
In de uitzonderlijke situatie dat de algemeen directeur zelf betrokken is bij een onderzoek, kan de interne auditor via de concerncontroller rechtstreeks contact zoeken met de algemeen directeur. Indien de concerncontroller dit nodig acht kan de concerncontroller contact zoeken met de commissaris van de koning of Gedeputeerde Staten, zonder tussenkomst van de algemeen directeur.
De interne auditor en de concerncontroller dragen, onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur, door middel van audits zorg voor de (jaarlijkse) systematische controle van en het onderzoek naar de opzet, het bestaan en de werking van bedrijfsprocessen binnen de provincie Noord-Brabant en het onderzoek naar de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording. Tevens gaan zij na of processen conform de afgesproken werkwijze verlopen en of de financiële kaderstelling wordt nageleefd. Deze werkzaamheden zijn gebaseerd op de nota meerjarig intern controlebeleid en het jaarlijkse werkplan.
Indien sprake is van een specifieke audit als bedoeld in het tweede lid, in opdracht van de algemeen directeur of de commissaris van de koning, dan brengt de concerncontroller de rapportage daarvan rechtstreeks uit aan de algemeen directeur respectievelijk de commissaris van de koning.
Indien sprake is van een specifieke audit als bedoeld in het tweede lid, in opdracht van Gedeputeerde Staten, dan brengt de concerncontroller de rapportage daarvan, onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur, uit aan Gedeputeerde Staten.
De interne auditor stelt auditrapportages op van de werkzaamheden, bedoeld in artikel 5, eerste lid. In voorkomende gevallen doet hij daarbij aanbevelingen tot verbetering van de bedrijfsvoering of tot herstel van tekortkomingen of gaat hij in op aangetroffen verbeteringen naar aanleiding van eerdere rapportages.
’s-Hertogenbosch, 1 februari 2022
Gedeputeerde Staten voornoemd,
de voorzitter,
mr. I.R. Adema
de secretaris,
drs. M.J.A. van Bijnen MBA
Toelichting behorende bij het Auditstatuut provincie Noord-Brabant
De provincie Noord-Brabant wil als organisatie ‘in control’ zijn en haar middelen doeltreffend, doelmatig en rechtmatig inzetten. Om dit te bereiken dient er continue aandacht te zijn voor sturing, het afleggen van verantwoording en verbetering. Artikel 9, achtste lid, van de Regeling ambtelijke organisatie Noord-Brabant 2018 bepaalt dat Gedeputeerde Staten nadere regels stellen omtrent de controle. Daarin voorziet deze regeling. Het gaat hierbij om regels over de wijze waarop binnen de organisatie, onderzoek wordt gedaan naar de opzet, het bestaan en de werking van bedrijfsprocessen (zowel financieel als niet-financieel).
In de praktijk wordt dit onderzoek gedaan door middel van zogenoemde audits, die worden uitgevoerd in het kader van het intern controleplan en het werkplan. De nota meerjarig intern controlebeleid wordt door Gedeputeerde Staten vastgesteld en vormt het beleidsmatige kader (leidraad) voor de interne beheersing en de uitvoering van de audits.
Het jaarlijkse werkplan vormt het praktische instrument (onderzoeksplan) voor de uitvoering van de audits. Van de audits worden rapportages opgesteld met bevindingen, aanbevelingen en voorstellen voor verbetering van de desbetreffende (financiële) processen.
Deze regeling gaat in op de verschillende rollen die in dit kader worden vervuld door onder andere de algemeen directeur, concerncontroller, programmamanagers en interne auditoren.
Provinciale Staten wijzen, op basis van artikel 217, tweede lid, van de Provinciewet een of meerdere accountants aan als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het BW (zie hieronder), die belast is of zijn met de controle van de in artikel 201 van de Provinciewet bedoelde jaarrekening en het verstrekken van een controleverklaring en verslag van bevindingen.
De opdracht wordt verleend aan een accountantsorganisatie waarin aangewezen accountants samenwerken. Onder accountant wordt het volgende verstaan: een registeraccountant ten aanzien van wie in het accountantsregister een aantekening is geplaatst als bedoeld in artikel 36, tweede lid, onderdeel i, van de Wet op accountantsberoep of een wettelijke auditor als bedoeld in artikel 27, eerste lid, van de Wet toezicht accountantsorganisaties.
Artikel 2 Nota meerjarig intern controlebeleid
Bij de uitgangspunten van de auditfunctie gaat het met name om de te hanteren controlefilosofie en de filosofie van interne beheersing en interne controle die daaraan ten grondslag ligt.
De controlefilosofie ligt vastgelegd in het ‘Brabantse systeem van Control’ dat in de nota meerjarig intern controlebeleid wordt herbevestigd. Vier zogenoemde lijnen van interne beheersing werken samen, waarbij de programmamanagers als eerste verantwoordelijkheidslijn, integraal verantwoordelijk zijn voor het ‘in control zijn van hun programma’.
Het is deze eerste verantwoordelijkheidslijn die we in de komende jaren sterker willen ondersteunen en toerusten in het verder waarmaken van de verantwoordelijkheden. Dit vraagt een gezamenlijke focus en actie vanuit de programmamanagers en de ondersteunende en adviserende functionarissen.
Wijzigingen van de nota meerjarig intern controlebeleid worden eveneens, door tussenkomst van de algemeen directeur, ter vaststelling aan Gedeputeerde Staten aangeboden. Van een wijziging van het intern controle beleidsplan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij het kiezen van een nieuwe accountant, bij veranderde regelgeving of veranderde scope van inrichting van de interne beheersing.
De concerncontroller als leidinggevende verstrekt aan de interne auditoren de opdracht om feitelijk uitvoering te geven aan de audits.
Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn:
De concerncontroller valt voor wat betreft de verantwoording over de resultaatsopdracht rechtstreeks onder de algemeen directeur en heeft rechtstreeks toegang tot Gedeputeerde Staten.
Artikel 4, vijfde lid, bepaalt dat indien de situatie daartoe aanleiding geeft, de interne auditor eveneens rechtstreeks contact kan zoeken met de algemeen directeur via de concerncontroller. De concerncontroller kan vervolgens zonder tussenkomst van de algemeen directeur contact zoeken met de commissaris van de koning of Gedeputeerde Staten.
In uitzonderlijk geval kan zich ook nog de situatie voordoen waarin het programmabudget van de concerncontroller onderdeel is van een controle. In voorkomend geval kan de algemeen directeur - in afstemming met de concerncontroller - een interne auditor opdracht verstrekken voor een onderzoek naar dit budget. De hiertoe gevraagde interne auditor kan zonder tussenkomst van de concerncontroller over de eventuele bevindingen contact zoeken met de algemeen directeur.
Wel worden in genoemde onderzoeken de betrokkenen - zo veel als mogelijk - in de gelegenheid gesteld voor hoor en wederhoor op de te rapporteren bevindingen.
De audits kunnen op verschillende typen bedrijfsprocessen betrekking hebben, maar betreffen voornamelijk financiële audits.
De programmamanager is de proceseigenaar van het getoetste proces. Vanuit deze verantwoordelijkheid worden de auditrapportages in eerste instantie met de programmamanager besproken en is er gelegenheid voor managementreactie.
De concerncontroller rapporteert tussentijds aan Gedeputeerde Staten indien daar aanleiding toe bestaat. Dit betekent dat Gedeputeerde Staten tijdig op de hoogte worden gebracht van geconstateerde fouten en onduidelijkheden.
Dit is bedoeld om Gedeputeerde Staten zo tijdig mogelijk op de hoogte te stellen van mogelijk relevant te rapporteren zaken in de rechtmatigheidsverantwoording. Het specifiek rapporteren van fouten en onduidelijkheden boven de € 500.000 draagt eveneens hieraan bij.
Intern rapporteren programmamanagers al via de periodieke voortgangsrapportages aan de directie (al dan niet via de portfolio directeur) over bij hen bekende fouten en onduidelijkheden in het programma waar zij verantwoordelijkheid voor dragen.
De concerncontroller rapporteert daarnaast aan Gedeputeerde Staten de lijst met onrechtmatigheden en onduidelijkheden die wordt opgenomen in de Rechtmatigheidsverantwoording bij de jaarrekening met daarbij een toelichting (onder meer ten behoeve van de paragraaf Bedrijfsvoering). Deze rapportage vindt plaats direct na de afronding van de interne audits die in het werkplan zijn opgenomen (omstreeks 1 maart) en voor de vaststelling van de jaarrekening in Gedeputeerde Staten.
Artikel 7 Jaarlijkse rapportage
Artikel 7 bepaalt dat de concerncontroller jaarlijks dient te rapporteren aan de algemeen directeur over de realisatie van het werkplan en daarin de belangrijkste bevindingen uit de auditrapportages meeneemt. Het draait bij deze rapportage niet om de inhoud en strekking van concrete adviezen, maar om een rapportage van het al dan niet conform het werkplan verlopen van de controles.