Protocol cameratoezicht Huis van de Stad

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van dit protocol wordt verstaan onder:

• -

  Camerasysteem: het geheel van camera’s, monitoren, opnameapparatuur, verbindingsapparatuur, bekabeling en bevestigingen;

• -

  Cameratoezicht: toezicht op de voor publiektoegankelijke ruimten en buitenzijde Huis van de Stad aan de Burgemeester Jamesplein 1 te Gouda met behulp van het camerasysteem;

• -

  Incident: een strafbaar feit, ongeval of andere overlastgevende gedraging of gebeurtenis die gevaar of dreigend gevaar vormt voor de gezondheid of veiligheid van personen of de bewaking van zaken in en bij het Huis van de Stad en vraagt om optreden door de verantwoordelijke;

• -

  Verwerking: een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

• -

  Verantwoordelijke in dit protocol: de directie;

• -

  Afdelingshoofd Facilitaire Zaken: degene die belast is met de zorg voor het verwerken van de persoonsgegevens van het cameratoezicht;

• -

  Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (“de betrokkene”); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

• -

  Betrokkene: een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

• -

  Verstrekking van persoonsgegevens: het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens;

• -

  AVG en UAVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming en Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming;

• -

  Beveiliging: het geheel van maatregelen (technisch, organisatorisch en fysiek) dat wordt ingezet om te zorgen voor een veilige omgeving in het voor publiek toegankelijke deel van het Huis van de Stad en de toegang tot het Huis van de Stad.

Artikel 2 Doel

• 1.

  Het beschermen van de veiligheid en gezondheid van personen in het Huis van de Stad door het tijdig waarnemen van en adequaat ingrijpen bij (dreigende) incidenten. Gemeente Gouda zoekt daarbij naar een balans tussen de bescherming van het bestuur van de gemeente, haar medewerkers, gebruikers en bezoekers tegen agressie en ongeoorloofde handelingen.

• 2.

  Het bewaken en beveiligen van alle toegangsdeuren tot het Huis van de Stad.

• 3.

  Het bewaken en beveiligen van eigendommen van de gemeente, medewerkers, huurders en bezoekers voor zover die zich in de voor publiektoegankelijke ruimten van het Huis van de Stad bevinden.

• 4.

  Het bevorderen van de opsporing en vervolging en dus het leveren van bewijslast door beelden die zijn gemaakt in geval van incidenten.

• 5.

  Een goede uitvoering geven aan maatregelen die op grond van gemeentelijke fysieke beveiligingsnormen genomen dienen te worden.

• 6.

  Binnen het kader van de regels van de AVG wordt de privacy van medewerkers, gebruikers en bezoekers gewaarborgd.

• 7.

  Cameratoezicht wordt niet gebruikt voor het volgen of controleren van medewerkers.

Artikel 3 Taken en verantwoordelijkheden

• 1.

  De verantwoordelijkheid voor het cameratoezicht in het Huis van de Stad van de gemeente Gouda ligt bij de directie.

• 2.

  De beveiligers van het Huis van de Stad zijn bevoegd tot het bedienen van het camerasysteem en tot het inzien van beeldopnamen.

• 3.

  Indien zich een incident voordoet en onderzoek van de beeldopnamen noodzakelijk is, is het afdelingshoofd Facilitaire Zaken verantwoordelijk voor het volgende:

  • -

    Zo snel mogelijk (binnen bewaartermijn zoals vermeld in artikel 5) laten analyseren en evalueren van de beeldopnamen, zodat deze niet langer dan noodzakelijk bewaard blijven;

  • -

    Indien de beeldopnamen moeten worden bewaard voor onderzoek, worden de betreffende beeldopnamen apart opgeslagen op een speciale schijf en of beveiligde USB-stick. Na afhandeling van het incident wordt opdracht gegeven tot het verwijderen en of vernietigen van de beeldopnamen.

• 4.

  Het technisch beheer van het camerasysteem valt onder verantwoordelijkheid van het afdelingshoofd Facilitaire Zaken en wordt uitgevoerd door de leverancier van het systeem. Met de leverancier wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten.

Artikel 4 Informatieverstrekking, soort gegevens

• 1.

  Aan gebruikers en bezoekers wordt kenbaar gemaakt dat in het Huis van de Stad gebruik gemaakt wordt van cameratoezicht door:

  • -

    Aankondiging via pictogrammen op ramen, draaideur, buitenzijde risico-/gespreksruimte en op borden met huisregels;

  • -

    Publicatie van de huisregels en dit protocol op het gemeentelijk internet en de gemeentelijke website.

• 2.

  Gedurende en buiten de openingstijden worden met behulp van een camerasysteem beeldopnamen digitaal vastgelegd op basis van beweging. De camera’s zijn geplaatst in voor publiek toegankelijke ruimten: op de begane grond in de publiekshal, in een risico-/gespreksruimte en gericht op een vluchtdeur aan de westkant van het gebouw, op de eerste verdieping in ruimten waar klantcontacten plaatsvinden met uitzondering van de (jeugd)spreekkamers, op de tweede verdieping in de raadzaal. Ook bevinden zich camera’s aan de buitenzijde van het Huis van de Stad die gericht zijn op alle toegang- en nooddeuren en er bevindt zich een camera in de doorgang naar de fietsenstalling gericht op de dienstingang.

• 3.

  De persoonsgegevens die worden verwerkt zijn:

  • -

    Beeldopnamen van de voor publiek toegankelijke ruimten in het Huis van de Stad zoals in het tweede lid is aangegeven. De beeldopnamen zijn zonder geluid;

  • -

    Gegevens met betrekking tot de datum waarop, het tijdstip waarop en de plaats waar de beeldopnamen zijn gemaakt.

Artikel 5 Bewaartermijn en verwijdering van persoonsgegevens

• 1.

  De standaardbewaartermijn is maximaal 15 dagen. Daarna worden de beeldopnamen en daarmee de persoonsgegevens automatisch overschreven en verwijderd.

• 2.

  Een afwijkende bewaartermijn van beeldopnamen is mogelijk als:

  • -

    een incident heeft plaats gevonden en na het raadplegen van de beelden besloten wordt om aangifte te doen;

  • -

    na een agressie-incident een toegangsverbod voor Huis van de Stad aan een persoon wordt opgelegd. Een print van de beeldopname wordt bewaard in een map die alleen door bevoegden geraadpleegd mag worden;

  • -

    de bevoegden zijn: de gemeentesecretaris, het afdelingshoofd Facilitaire Zaken en door hem aan te wijzen medewerkers en beveiligers.

• 3.

  Na volledige afhandeling van de incidenten, genoemd in het tweede lid, worden de beeldopnamen vernietigd.

Artikel 6 Verstrekking persoonsgegevens aan justitiële organisatie

• 1.

  De beeldopnamen worden slechts verstrekt aan justitiële organisaties indien dit verenigbaar is met het doel van de verwerking van de persoonsgegevens zoals bepaald in artikel

• 2.

  Beeldopnamen worden in geval van incidenten slechts op uitdrukkelijk verzoek aan de justitiële organisaties verstrekt. Dit gebeurt onder verwijzing naar de wettelijke regeling die daaraan ten grondslag ligt of indien dit noodzakelijk is voor hun publiekrechtelijke taakuitvoering.

• 3.

  Voordat het afdelingshoofd Facilitaire Zaken de beeldopnamen ter beschikking stelt aan justitiële organisaties wordt een kopie van de betreffende beeldopnamen gemaakt door deze op een beveiligde USB-stick over te brengen. Zie ook artikel 3 lid 3.

• 4.

  Voordat een kopie van de beeldopnamen wordt verstrekt dient de ontvanger van de beeldopnamen zich te legitimeren. De ontvanger van de beeldopnamen tekent voor ontvangst en voor het zorgvuldig en integer gebruik van de beeldopnamen, onder vermelding van datum en tijd.

Artikel 7 Geheimhoudingsplicht

De functionaris die persoonsgegevens verwerkt en of beeldopnamen ‘real time’ bekijkt, is verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan hij kennisneemt. Tenzij een wettelijk voorschrift hem tot mededeling verplicht of uit zijn taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 8 Inzagerecht

• 1.

  Voor de beeldopnamen geldt een inzagerecht.

  Iedereen kan de gemeente Gouda verzoeken tot inzage in zijn beeldopnamen via de website van de gemeente Gouda – recht op privacy.

• 2.

  Bij een verzoek om inzage dient de verzoeker de datum, het tijdstip en de tijdsduur van de beelden aan te geven waarin hij inzage verlangt;

• 3.

  Bij twijfel aan de identiteit van de verzoeker wordt de bewaartermijn, zoals bedoeld in artikel 5, opgeschort totdat de identiteit van de verzoeker deugdelijk is vastgesteld.

Artikel 9 Evaluatie cameratoezicht

• 1.

  Jaarlijks wordt geëvalueerd of de doelen zoals beschreven in artikel 2 nog van toepassing zijn.

• 2.

  De ondernemingsraad wordt op de hoogte gesteld van de resultaten van de evaluatie.

• 3.

  Bij invoering, wijziging of intrekking van het cameratoezicht is, volgens artikel 27 Wet op de ondernemingsraden, instemming vereist van de ondernemingsraad.

Artikel 10 Inwerkingtreding

Dit protocol treedt met terugwerkende kracht in werking op 1 januari 2022.

Artikel 11 Citeertitel

Dit protocol kan worden aangehaald als ‘Protocol cameratoezicht Huis van de Stad’.