| Organisatie | Borne |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (2e herziening) |
| Citeertitel | Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (2e herziening) |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Deze regeling vervangt het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (1e herziening).
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 27-04-2022 | 30-12-2020 | nieuwe regeling | 19-04-2022 |
De basis van het omgekeerde mandaat ligt in artikel 4 van het besluit: Behoudens voor zover het college en de burgemeester de bevoegdheden hebben voorbehouden aan:
zijn de bevoegdheden aan de medewerkers (onder)gemandateerd.
Het mandaat omvat ook de bevoegdheid om het besluit te ondertekenen en alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen te verrichten. Daarnaast wordt onder het verlenen van mandaat tevens het verlenen van een volmacht of machtiging verstaan. Verder kan de medewerker van het aan hem verleende mandaat gebruik maken voor zover het gaat om aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein, taken en verantwoordelijkheden.
Er ligt een verband tussen het mandaatbesluit en de gemeentelijke Budgethoudersregeling. In deze regeling is namelijk in artikel 3 lid 1 opgenomen dat de budgethouder binnen het toegekende budget en met inachtneming van het Mandaatbesluit, het inkoopbeleid en het geldende contractbeheer verantwoordelijk en bevoegd is voor de uitvoering van de daarbij behorende taakstelling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
In de praktijk betekent dit dat de budgethouder bijvoorbeeld overeenkomsten tot levering van goederen mag aangaan onder de voorwaarde dat hij hiertoe op basis van het mandaatbesluit is gemandateerd. Het mandaatbesluit geeft dus die bevoegdheid en niet het budgethouderschap. Daarnaast moeten de financiële verplichtingen passen binnen het aan hem toegekende budget. Het mandaat is dus begrensd door de hoogte van het budget; het budget mag niet worden overschreden.
Het omgekeerde mandaat sluit aan bij het Organisatiebesluit van de gemeente Borne en de besturingsfilosofie om de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen. Daarnaast past deze regeling bij de taakvolwassenheid van de medewerkers en het eigenaarschap.
Van de mandaathouder wordt verwacht dat hij een politieke antenne heeft en zich beseft dat hij in een bestuurlijk-politieke omgeving werkt. De gemandateerde kan geen gebruik maken van het aan hem verleende mandaat wanneer er sprake is van de volgende in lid 9 genoemde situaties: het college, een portefeuillehouder of de burgemeester heeft dit kenbaar gemaakt, het besluit heeft ingrijpende financiële consequenties, zoals budgetoverschrijding of het aangaan van meerjarige verplichtingen en/of het besluit of de (rechts)handeling wordt als politiek, bestuurlijk of anderszins gevoelig aangemerkt; de aangelegenheid heeft tot kritische berichtgeving in de media geleid, dan wel in verband met de aard van de aangelegenheid moet redelijkerwijs worden aangenomen dat dit zal gebeuren.
Om te bepalen of zich zo’n situatie voordoet en om misverstanden te voorkomen, heeft de medewerker hierover eerst contact met de teamleider en/of gemeentesecretaris-algemeen directeur, en dan met het college, de desbetreffende portefeuillehouder en/of de burgemeester. Zoals in lid 8 is aangegeven blijven het college en de burgemeester verantwoordelijk en bevoegd. Vanwege de in lid 9 genoemde situaties kan het beter zijn dat het college of de burgemeester zelf het besluit neemt en niet de mandaathouder.
In dit besluit wordt verstaan onder:
budgethouder: functionaris (teamleider/ programmamanager/ coördinator/ algemeen directeur/projectleider) die ervoor moet zorgen dat er een rechtmatig, doelmatig en doeltreffend budgetbeheer is van alle budgetten die tot zijn/haar team/onderdeel/ opdracht behoren. De budgethouder kan medewerkers aanwijzen als budgetbeheerder;
concerncontroller: de functionaris die door de gemeentesecretaris-algemeen directeur, gehoord het college, benoemd is en die zich bij de uitoefening van zijn taken richt op het bevorderen van het "in control" zijn van de doelmatigheid en doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en de beleidsuitvoering, de rechtmatigheid en naleving van toepasselijke wettelijke bepalingen en bestuurlijke richtlijnen en de daarvoor gehanteerde processen, systemen en instrumenten;
Artikel 2. Algemene bepalingen
Artikel 4. Mandaat en ondermandaat aan de overige functionarissen
Behoudens voor zover het college en de burgemeester de bevoegdheden hebben voorbehouden aan:
zijn de bevoegdheden aan de medewerkers (onder)gemandateerd.
Artikel 5. Mandaat aan de griffie en voorzitter rekenkamercommissie
Het college en de burgemeester verlenen mandaat aan de griffier en de voorzitter van de rekenkamercommissie voor:
Artikel 6. Mandaat aan externe partijen
Indien de gemandateerde niet werkzaam is onder verantwoordelijkheid van de mandaatgever als bedoeld in artikel 10:4 Awb is het verlenen van mandaat voorbehouden aan het college, de burgemeester of gemeentesecretaris-algemeen directeur. Deze verleende mandaten zijn opgenomen in bijlage 5.
Ondertekening
Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van Borne in de vergadering van 19 april 2022.
Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris,
E.S.I. ter Koele
de burgemeester,
drs. J.H.R. Pierik
De burgemeester,
drs. J.H.R. Pierik
Bijlage 1: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de burgemeester en (leden van) het college
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
Het ondertekenen van overeenkomsten met een bestuursorgaan, waarbij de wederpartij wordt vertegenwoordigd door een bestuurder, met dien verstande dat in dat geval de burgemeester de vertegenwoordiging kan opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon.
B. Personeels- organisatieaangelegenheden
Bijlage 2: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur
A. Bestuurlijk-juridische aangelegenheden
B. Personeels- en organisatieaangelegenheden
Bijlage 3: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de teamleiders
Bijlage 4: Bevoegdheden die blijven voorbehouden aan de teamleiders, projectleiders en programmamanagers
Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen met een financieel belang van minder dan € 1.000.000,00 dan wel met een financieel belang van meer dan € 1.000.000,00 wanneer het gaat om de aan- en verkoop van grond c.q. vastgoed die reeds in een grondexploitatie zijn opgenomen. Tot deze bevoegdheid behoort het met toepassing van het 4 ogen-principe aangaan en ondertekenen van de overeenkomsten. De bevoegdheid om ondergeschikte wijzigingen aan te brengen is ook aan de medewerkers ondergemandateerd.
Bijlage 5: Bevoegdheden die aan externe partijen zijn gemandateerd
Portefeuillehouder OZJT van het dagelijks bestuur van de GR Gezondheid van het Openbaar Lichaam Gezondheid
Aan de portefeuillehouder is mandaat en volmacht verleend voor alle rechtshandelingen die nodig zijn voor het aangaan en beheren van raamovereenkomsten, die betrekking hebben op de lopende aanbesteding “Integrale inkoop Wmo 2015 en Jeugdwet ten behoeve van het Twents model” (collegebesluit d.d. 14 september 2021).
Directeur van de Omgevingsdienst Twente
De bevoegdheid tot het aanwijzen van toezichthouders krachtens artikel 5.10 lid 3 van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht onder de volgende voorwaarden:
De aanwijzing heeft betrekking op het toezicht op de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, onderdeel milieu, de Wet milieubeheer, de Wet bodembescherming en de daarop gebaseerde besluiten en regelingen, dan wel de regelingen ter vervanging van deze wetten voor zover hun aard en strekking ten opzichte daarvan niet wezenlijk veranderen;
Het aanwijzen van toezichthoudende ambtenaren belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de:
Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo, onderdeel milieu en, voor zover het een inrichting is waarvoor gedeputeerde staten het bevoegde gezag zijn, bouw en sloop) en de daarop gebaseerde besluiten en regelingen, dan wel de regelingen ter vervanging van deze wetten, voor zover hun aard en strekking ter opzichte daarvan niet wezenlijk veranderen.
Als toezichthouder zijn aangewezen: de ambtenaren in de uitoefening van de functie ‘toezichthouder’ werkzaam bij de Omgevingsdienst Twente als bedoeld in: titel 5.2 van de Algemene wet Bestuursrecht juncto artikel 5.10 lid 3 Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, te weten:
Medewerkers van buiten de Omgevingsdienst die werkzaam zijn op basis van inhuur, of op een andere tijdelijke basis, en die belast zijn met de toezichthoudende taken behorende bij de functies zoals hiervoor genoemd het besluit is in het Gemeenteblad van 15 mei 2019 bekend gemaakt en met terugwerkende kracht op 1 januari 2019 in werking getreden).
Gemeentelijk Belastingkantoor Twente
Het GBT voert voor de gemeente Borne de onderstaande werkzaamheden uit:
De GBT voert in opdracht van de gemeente Borne de volgende belastingsoorten uit:
(Dienstverleningsovereenkomst (DVO) 2018 tussen de gemeente Borne en het Gemeentelijk Belastingkantoor Twente (GBT), zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 12 april 2018. Ingangsdatum DVO: 1 januari 2018. Ingangsdatum financiële consequenties: 1 januari 2019)
Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo
Het college van de gemeente Borne mandateert aan het college van de gemeente Hengelo (als centrumgemeente) de hem toekomende bevoegdheden tot het nemen van besluiten, op aanvraag, dan wel ambtshalve, en het verrichten van feitelijke handelingen ter voorbereiding op en uitvoering van de hierna genoemde regelgeving:
en de met deze wetten of de uitvoering van deze wetten samenhangende wet- en regelgeving, waaronder de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995, de door de raad van de gemeente Borne vastgestelde verordeningen en door het college van de gemeente Borne vastgestelde nadere regels, beleidsregels en het besluit tot vervanging en vernietiging van archiefbescheiden die volgens de “Landelijke stukkenlijst” zijn aangemerkt als vernietigbaar.
Het college van Borne machtigt het college van Hengelo hem in rechte te vertegenwoordigen, voor zover het betreft rechtsgedingen die betrekking hebben op de in het eerste lid bedoelde uitvoering en staat het college van Hengelo toe om aan hem ondergeschikte personen ondermandaat, ondertekeningsmandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen. De uitoefening van de bevoegdheden vindt plaats in overeenstemming met het vigerende Mandaatbesluit van de gemeente Hengelo, met dien verstande dat wordt aangegeven dat de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Borne. Deze vertegenwoordiging betreft ook het voeren van verweer vanwege ingediende bezwaarschriften, correspondentie met de onafhankelijke Commissies bezwaarschriften van Borne en de vertegenwoordiging van het college van Borne bij de hoorzittingen van de Commissie bezwaarschriften van Borne.
De burgemeester van Borne machtigt de burgemeester van Hengelo om de gemeente Borne in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor zover het betreft aangelegenheden die betrekking hebben op de in het eerste lid bedoelde uitvoering, en staat de burgemeester van Hengelo toe om aan het college van Hengelo ondergeschikte personen ondermandaat, ondertekeningsmandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen. De uitoefening de bevoegdheden vindt plaats in overeenstemming met het vigerende Mandaatbesluit van de gemeente Hengelo met dien verstande dat wordt aangegeven dat de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Borne.
Projectbureau BAS (BodemAsbestSanering)
Aan B.F. Heurman, manager projectbureau, en aan J.W.M. Nijhuis, medewerker bodem, beiden werkzaam voor de gemeente Hof van Twente, Projectbureau BAS, is op 26 mei 2020 mandaat, volmacht en machtiging verleend voor het besluiten tot en het geven van opdrachten aan adviesbureaus voor het uitvoeren van historische- en bodemonderzoeken binnen het grondgebied van de gemeente Borne. De communicatie naar de belanghebbenden in of nabij de onderzoekslocaties wordt ook door het projectbureau verzorgt.
Voor u ligt het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021. Dit besluit kent een andere aanpak dan wij gewend zijn uit het verleden.
In artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) wordt mandaat omschreven als de bevoegdheid om in naam van een bestuursorgaan besluiten te nemen. De bevoegdheid in mandaat wordt uitgeoefend onder verantwoordelijkheid van het oorspronkelijke bevoegde orgaan, in dit geval het college van burgemeester en wethouders, hierna het college, of de burgemeester. De gemandateerde kan namens de mandaatgever besluiten nemen. Deze besluiten worden toegerekend aan het college of de burgemeester zelf. Het college of de burgemeester verliest de bevoegdheid om zelf het besluit te nemen niet en kan dit ook te allen tijde blijven doen.
Dit mandaatbesluit sluit aan bij de huidige organisatiestructuur, zoals die is vastgelegd in het Organisatiebesluit gemeente Borne 2019.
Tot op heden was gebruikelijk om in het mandaatbesluit alle gemandateerde bevoegdheden expliciet te benoemen, vaak onder verwijzing naar het wetsartikel waarin die bevoegdheid is neergelegd. Verder wordt telkens verwezen naar functies. Deze methode heeft vanzelfsprekend voor- en nadelen.
Er kan vrij nauwkeurig worden nagegaan aan welke functionaris welke bevoegdheid is gemandateerd. Is een bepaalde bevoegdheid niet opgenomen in de mandaatregeling dan is uitsluitend het college bevoegd om de besluiten te nemen.
Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek veroudert snel omdat wetten en functies voortdurend wijzigen. Dit maakt de mandaatregeling kwetsbaar en onderhoudsgevoelig.
Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek bestaat uit veel tekst en is daardoor moeilijk toegankelijk.
Een mandaatbesluit volgens de oude methodiek sluit niet meer goed aan bij de Organisatievisie Borne en het daarop gebaseerde Organisatiebesluit gemeente Borne 2020, met name niet nu in die visie, ter bevordering van de slagvaardigheid van de organisatie, de verantwoordelijk- en bevoegdheden laag in de organisatie zijn belegd.
Nieuwe methodiek is een versie van het omgekeerde mandaat
De methodiek van het omgekeerde mandaat methodiek komt tegemoet aan de hiervoor genoemde nadelen.
Een mandaatbesluit volgens de nieuwe methodiek is niet snel verouderd omdat deze in veel mindere mate is gekoppeld aan wetten en functies. De kwetsbaarheid en het onderhoud zijn beduidend minder. Een mandaatbesluit volgens de nieuwe methodiek is goed toegankelijk. Er is sprake van een compact (hoofd)mandaat.
De basis van het omgekeerde mandaat ligt in artikel 4 van het besluit: Voor zover het college en de burgemeester in bijlage 1, de gemeentesecretaris-algemeen-directeur in bijlage 2, de teamleider in bijlage 3, de teamleider, projectleider en programmamanager in bijlage 4 de bevoegdheden niet aan zich hebben gehouden of in bijlage 5 aan externe partijen hebben overgedragen, zijn de bevoegdheden aan de medewerkers (onder)gemandateerd.
Het (onder)mandaat omvat ook de bevoegdheid om het besluit te ondertekenen en alle voorbereidings- en uitvoeringshandelingen te verrichten. Daarnaast wordt onder het verlenen van mandaat tevens het verlenen van een volmacht of machtiging verstaan. Verder kan de medewerker van het aan hem verleende mandaat gebruik maken voor zover het gaat om aangelegenheden die behoren tot zijn werkterrein, taken en verantwoordelijkheden.
Er ligt een verband tussen het mandaatbesluit en de gemeentelijke Budgethoudersregeling. In deze regeling is namelijk in artikel 3 lid 1 opgenomen dat de budgethouder binnen het toegekende budget en met inachtneming van het Mandaatbesluit, het inkoopbeleid en het geldende contractbeheer verantwoordelijk en bevoegd is voor de uitvoering van de daarbij behorende taakstelling door het geven en laten uitvoeren van opdrachten, het aangaan van overeenkomsten tot levering van goederen, de aanneming van werk en/of verlening van diensten, alsmede het verkrijgen en realiseren van de vereiste inkomsten.
In de praktijk betekent dit dat de budgethouder bijvoorbeeld overeenkomsten tot levering van goederen mag aangaan onder de voorwaarde dat hij hiertoe op basis van het mandaatbesluit is gemandateerd. Het mandaatbesluit geeft dus die bevoegdheid en niet het budgethouderschap. Daarnaast moeten de financiële verplichtingen passen binnen het aan hem toegekende budget. Het mandaat is dus begrensd door de hoogte van het budget; het budget mag niet worden overschreden.
Het omgekeerde mandaat sluit aan bij het Organisatiebesluit van de gemeente Borne en de besturingsfilosofie om de verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen. Daarnaast past deze regeling bij de taakvolwassenheid van de medewerkers en het eigenaarschap. Van de medewerker als gemandateerde wordt verwacht dat hij een politieke antenne heeft en zich beseft dat hij in een bestuurlijk-politieke omgeving werkt. Indien de mandaathouder namens de burgemeester of het college een besluit neemt dat bijvoorbeeld politiek gevoelig ligt, heeft hij hierover eerst contact met de teamleider en gemeentesecretaris-algemeen directeur en dan met het college, de desbetreffende portefeuillehouder en/of de burgemeester. De burgemeester en het college blijven uiteindelijk verantwoordelijk en bevoegd.
Er kan ook mandaat worden verleend aan externe partijen die niet werkzaam zijn onder verantwoordelijkheid van de burgemeester of het college als mandaatgever (art. 10:4 Awb). Een voorbeeld is de directeur van de Omgevingsdienst Twente. In bijlage 5 zijn de mandaten aan externe partijen opgenomen.
Bij de uitoefening van de gemandateerde bevoegdheden dienen alle van toepassing zijnde wetten, algemene maatregelen van bestuur, verordeningen, nadere regels, beleidsregels, circulaires, aanwijzingen, richtlijnen etc., in acht te worden genomen.
Om een bevoegdheid te mandateren is geen wettelijke grondslag vereist. Mandatering is toegestaan tenzij een wettelijk voorschrift, of de aard van de bevoegdheid zich tegen de mandaatverlening verzet (artikel 10:3, eerste lid Awb). Daarom moet bij het verlenen van een mandaat telkens nagegaan worden of de wettelijke regeling waarop de bevoegdheid is gebaseerd iets zegt over eventueel mandaat. Ook zal nagegaan moeten worden of er andere redenen zijn dat een mandaatverlening is uitgesloten. Bijvoorbeeld omdat er sprake is van besluitvorming met gekwalificeerde meerderheid, beperking van grondrechten, het vaststellen van algemeen verbindende voorschriften en dergelijke.
Artikel 1 Definities Spreekt voor zich.
Ondertekening- en beslissingsmandaat
In het mandaatbesluit is degene die bevoegd is in mandaat een besluit te nemen tevens bevoegd dit besluit te ondertekenen. Uitgangspunt van het mandaatbesluit is dat alle bevoegdheden beslissingsmandaten betreffen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven.
De begrippen “besluiten” en “beslissingen” worden door elkaar gebruikt. Onder besluit wordt verstaan: een schriftelijke beslissing van een bestuursorgaan, inhoudende een publiekrechtelijke rechtshandeling (art. 1:3 lid 1 Awb).
Met beslissingen worden hier zowel beslissingen gericht op rechtsgevolg bedoeld (besluiten in de zin van artikel 1:3 Awb) als beslissingen die niet zijn gericht op rechtsgevolg. Een voorbeeld van een beslissing gericht op rechtsgevolg is een vergunning of een subsidiebesluit. Een voorbeeld van een beslissing die niet is gericht op rechtsgevolg is de vooraankondiging van een handhavingsbesluit.
De bevoegdheid om in mandaat beslissingen te nemen impliceert de bevoegdheid tot ondertekening namens het bestuursorgaan.
Dit artikel vormt een weerslag van artikel 10:12 Awb. Het bepaalt dat de bepalingen m.b.t. het mandaat van overeenkomstige toepassing zijn indien een bestuursorgaan aan een ander, werkzaam onder zijn verantwoordelijkheid, volmacht verleent tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, of machtiging verleent tot het verrichten van (feitelijke) handelingen die noch een besluit, noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.
Door dit artikel wordt duidelijk dat de mandaatregeling niet slechts betrekking heeft op het publiekrechtelijk handelen van de gemeente maar op al het handelen, dus ook het privaatrechtelijk en feitelijk handelen.
Een voorbeeld van volmacht is de bevoegdheid tot het aangaan van overeenkomsten. Er is dan sprake van het verrichten van een privaatrechtelijke rechtshandeling. Wanneer de gemeente (als rechtspersoon) een koopovereenkomst sluit, is het college op grond van de Gemeentewet het bevoegde orgaan om tot koop te besluiten (artikel 160 lid 1 sub d Gemeentewet). De ondertekening van de koopovereenkomst wordt echter door de burgemeester (ingevolge artikel 171 Gemeentewet) gedaan. Het college kan een medewerker mandaat verlenen om besluiten te nemen tot het aangaan van een overeenkomst. Toch zal de burgemeester nog steeds de overeenkomst moeten ondertekenen, tenzij deze aan een medewerker volmacht verleent om namens de burgemeester de overeenkomst te tekenen.
Een voorbeeld van een machtiging is de bevoegdheid om de burgemeester of het college te vertegenwoordigen tijdens een zitting bij de commissie bezwaarschriften of de rechtbank. Dan is sprake van een feitelijke handeling.
In deze bepaling wordt de bevoegdheid van de gemandateerde voor zover het betreft het aangaan van financiële verplichtingen beperkt tot die functionarissen die hiertoe op basis van de Budgethoudersregeling als budgethouder of budgetbeheerder zijn aangewezen. Daarnaast mag de gemandateerde slechts gebruik maken van het mandaat wanneer het om aangelegenheden gaan die tot zijn eigen werkterrein behoren en het budget niet wordt overschreden.
In deze bepaling wordt de bevoegdheid om een besluit te nemen uitgewerkt en gespecificeerd.
In deze bepaling wordt de bevoegdheid om een overeenkomst aan te gaan uitgewerkt en gespecificeerd.
Hierbij kan bijvoorbeeld in combinatie met lid 5 worden gedacht aan het voeren van correspondentie inzake het opmaken van akten tot aankoop, verkoop, huur, verpachten of in gebruik geven van onroerend goed en vestiging en opheffing van zakelijke rechten. En de vertegenwoordiging van de gemeente bij buitengerechtelijke rechtshandelingen, voor zover het betreft het doen opmaken en ondertekenen van notariële akten en stukken, welke nodig zijn ter uitvoering van de besluiten van de raad en van het college van burgemeester en wethouders.
De bepaling regelt de vervanging bij afwezigheid zodat de continuïteit is gewaarborgd. Uitgangspunt bij afwezigheid van de algemeen directeur- gemeentesecretaris, teamleider of medewerker is horizontale vervanging door een loco respectievelijk andere teamleider of collega. In onze organisatie hebben we echter éénpitters die niet door een “soortgelijke” collega horizontaal kunnen worden vervangen. In dat geval treedt de teamleider als vervanger op. Dat is de gedachte achter artikel 2 lid 7 van het mandaatbesluit. Daarnaast is het mogelijk dat een medewerker het ondermandaat in de praktijk niet wil of kan uitvoeren. In dat geval zal de teamleider als vervanger kunnen optreden. Vervolgens kan worden bezien of deze bevoegdheid niet bij het college, de burgemeester, de algemeen directeur-gemeentesecretaris of teamleider zou moeten worden belegd. De omgekeerde situatie kan zich ook voordoen. Het mandaatbesluit is in die zin een levend en flexibel besluit dat zo nodig kan worden aangepast.
De essentie van mandaat wordt in deze bepaling aangegeven. Verder wordt verwezen naar Afdeling 10.1.1. van de Awb waarin het mandaat is geregeld.
Van de mandaathouder wordt verwacht dat hij een politieke antenne heeft en zich beseft dat hij in een bestuurlijk-politieke omgeving werkt. De gemandateerde kan geen gebruik maken van het aan hem verleende mandaat wanneer er sprake is van de in lid 9 genoemde situaties. Om te bepalen of zich zo’n situatie voordoet en om misverstanden te voorkomen, heeft de medewerker hierover eerst contact met de teamleider en/of gemeentesecretaris-algemeen directeur, en dan met de desbetreffende portefeuillehouder en/of de burgemeester. Zoals in lid 8 is aangegeven blijven het college en de burgemeester verantwoordelijk en bevoegd. Vanwege de in lid 9 genoemde situaties kan het beter zijn dat het college of de burgemeester zelf het besluit neemt en niet de gemandateerde medewerkers.
Een voorbeeld is dat de gevolmachtigde medewerker bij het doen opmaken en ondertekenen van notariële akten en stukken, welke nodig zijn ter uitvoering van besluiten van de raad en van het college van burgemeester en wethouders, de volmacht mag doorgegeven aan een medewerker van een notariskantoor.
Artikel 3 Mandaat aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur
In dit artikel worden de bevoegdheden die bij het college en de burgemeester berusten, gemandateerd aan de gemeentesecretaris-algemeen directeur. De gemeentesecretaris is het hoofd van de ambtelijke organisatie. Daarom worden alle bevoegdheden van het college en de burgemeester aan de gemeentesecretaris zelf of via de gemeentesecretaris aan de teamleiders en medewerkers gemandateerd. De gemeentesecretaris is dus feitelijk het centrale punt van waaruit alle bevoegdheden in de organisatie worden verspreid. Het uitgangspunt van deze regeling is dat de bevoegdheden zodanig in de organisatie zijn neergelegd dat het slechts in uitzonderingssituaties nodig moet zijn om terug te vallen op een hoger bevoegdheden niveau.
Op grond van artikel 10:8 Awb kan een mandaatgever (in dit geval het college of de burgemeester) het mandaat te allen tijde intrekken. Die bevoegdheid wordt in het tweede lid ook expliciet toegekend aan de gemeentesecretaris. Dit maakt het mogelijk dat de gemeentesecretaris beslist dat zij bepaalde aangelegenheden voor een korte of langere tijd zelf af wil doen of dat zij in een concreet geval aangeeft dat het aan een onder haar ressorterende functionaris verleende mandaat voor dat geval niet geldt en zij het besluit zelf wil nemen. In het eerste geval gaat het om een min of meer structurele situatie en algemeen mandaat. Dan geldt de eis dat dit schriftelijk wordt vastgelegd. Voor de duidelijkheid dient het ook ter informatie aan het college wordt gezonden. Een dergelijk besluit zal ook op de gebruikelijke wijze bekend worden gemaakt, zodat dit ook naar buiten toe bekend en toetsbaar is. Bij incidentele gevallen is dat niet nodig en kan het mandaat mondeling worden verleend (artikel 10:5 lid 2 Awb).
Artikel 4 Mandaat en ondermandaat aan overige functionarissen
Dit mandaatbesluit beoogt een maximale flexibiliteit van de organisatie. De bevoegdheden om namens het college en de burgemeester besluiten te nemen waren voorheen in het mandaatregister opgenomen, waarbij zij aan een bepaalde functie en functiecode waren toebedeeld. Zoals gezegd, hebben we die opzet om eerdergenoemde redenen met het omgekeerde mandaatbesluit losgelaten. Dit betekent dat de bevoegdheden om besluiten te nemen (inclusief ondertekening, volmacht, machtiging, voorbereidings- en uitvoeringshandelingen), die niet in de bijlagen 1, 2, 3, 4 en 5 zijn genoemd, aan de medewerkers zijn (onder)gemandateerd.
Artikel 5 Mandaat aan de griffie en voorzitter rekenkamercommissie
De gemeentewet regelt de verhouding van taken en bevoegdheden tussen de verschillende bestuursorganen. De raad heeft wat betreft de eigen huishouding geen bevoegdheden gekregen om te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen. Het college is bevoegd om te besluiten tot het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen (artikel 160 lid 1 onder e Gemeentewet). Daarbij wordt de gemeente vertegenwoordigd door de burgemeester (artikel 171 Gemeentewet).
Voorbeelden van privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn:
Het beheren van een budget als budgethouder geeft de budgethouder geen zelfstandige of afgeleide bevoegdheden tot het aangaan van privaatrechtelijke rechtshandelingen.
In de verordening rekenkamercommissie heeft de raad de commissie bevoegdheden gegeven waarvoor ook privaatrechtelijke rechtshandelingen verricht kunnen worden.
Om het voor de griffier en de voorzitter van de rekenkamercommissie mogelijk te maken om privaatrechtelijke rechtshandelingen aan te gaan is een mandaat van het college en de burgemeester om bijvoorbeeld overeenkomsten te ondertekenen noodzakelijk.
Omdat de griffier en de voorzitter van de rekenkamercommissie geen ondergeschikten zijn van het college schrijft artikel 10:4 van de Awb voor dat de mandaatgever in dat geval instemming behoeft van de gemandateerde en in het voorkomende geval van degene onder wiens verantwoordelijkheid hij werkt.
Artikel 10:10 Awb bepaalt dat een krachtens mandaat genomen besluit vermeldt namens welk bestuursorgaan het besluit is genomen.
In het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (1e herziening) is de volgende bevoegdheid aan het college voorbehouden:
16. Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen met een financieel belang van meer dan € 1.000.000,00.
De volgende bevoegdheid is aan de teamleiders, projectleiders en programmamanagers voorbehouden:
1. Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen, waaronder het met toepassing van het 4 ogen-principe aangaan en ondertekenen van overeenkomsten, met een financieel belang van minder dan € 1.000.000,00 waarbij de bevoegdheid om ondergeschikte wijzigingen aan te brengen ook aan de medewerkers is ondergemandateerd.
In het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (2e herziening) is de volgende wijziging opgenomen:
16. Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen met een financieel belang van meer dan € 1.000.000,00 inclusief de aan- en verkoop van grond c.q. vastgoed voor zover die niet reeds zijn opgenomen in een grondexploitatie.
De aan de teamleiders, projectleiders en programmamanagers toegekende bevoegdheid wordt als volgt gewijzigd:
1. Het namens de gemeente besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen met een financieel belang van minder dan € 1.000.000,00 dan wel met een financieel belang van meer dan € 1.000.000,00 wanneer het gaat om de aan- en verkoop van grond c.q. vastgoed die reeds in een grondexploitatie zijn opgenomen. Tot deze bevoegdheid behoort het met toepassing van het 4 ogen-principe aangaan en ondertekenen van de overeenkomsten. De bevoegdheid om ondergeschikte wijzigingen aan te brengen is ook aan de medewerkers ondergemandateerd.
De 2e herziening van het mandaatbesluit werkt terug tot en met 30 december 2020, zodat eerdere bevoegdheidsgebreken worden hersteld. Het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (1e herziening) werkt namelijk ook terug tot en met 30 december 2020.
In het Algemeen mandaatbesluit gemeente Borne 2021 (1e herziening) is de volgende bevoegdheid van de burgemeester opgenomen: 3. Het nemen van besluiten door de burgemeester tot intrekking of verlenging van een tijdelijk huisverbod krachtens de Wet tijdelijk huisverbod, alsmede de lastgeving tot inbewaringstelling.
De besluiten tot intrekking of verlenging van een tijdelijk huisverbod zijn gebaseerd op de Wet tijdelijk huisverbod.
Een besluit tot inbewaarstelling is niet gebaseerd op de Wet tijdelijk huisverbod, maar de Wet zorg en dwang: https://www.dwangindezorg.nl/wzd/onvrijwillige-opname/inbewaringstelling. En heeft niet met een tijdelijk huisverbod te maken.
I.v.m. de herziening van de Wegsleepverordening wordt in die verordening opgenomen dat kan worden overgegaan tot inbewaringstelling van de auto. De in 3. bedoelde “lastgeving tot inbewaarstelling” is gebaseerd op de Wet dwang en zorg en heeft niets te maken met de Wegsleepverordening. Om misverstanden te voorkomen is een verwijzing naar de Wet zorg en dwang aan 3. toegevoegd: Het nemen van besluiten door de burgemeester tot intrekking of verlenging van een tijdelijk huisverbod krachtens de Wet tijdelijk huisverbod, alsmede de lastgeving tot inbewaringstelling krachtens de Wet dwang en zorg.