Organisatie | Breda |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Financieel beleid 2022 |
Citeertitel | Financieel beleid 2022 |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | financiën en economie |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
27-04-2022 | nieuwe regeling | 19-04-2022 | 1721481 |
Budgethouder: de persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie de verantwoordelijkheid is toegekend voor het aan hem/haar toegewezen product en daaraan toegewezen middelen om financiële verplichtingen aan te gaan en inkomsten te genereren met het oog op de realisatie van de voorgenomen prestaties in de vastgestelde begroting, dit met inachtneming van het vigerende Mandaatbesluit en Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Een budgethouder kan een deel van zijn/haar toegewezen producten en daaraan toegewezen middelen toewijzen aan deelbudgethouders.
Deelbudgethouder: de persoon binnen de ambtelijke organisatie aan wie de verantwoordelijkheid is toegekend voor een deel van het aan hem/haar toegewezen product en daaraan toegewezen middelen om financiële verplichtingen aan te gaan en inkomsten te genereren met het oog op de realisatie van de voorgenomen prestaties in de vastgestelde begroting, dit met inachtneming van het vigerende Mandaatbesluit en Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Een deelbudgethouder kan een deel van zijn/haar toegewezen middelen toewijzen aan een andere deeldeelbudgethouder.
De budgethouder gaat alleen verplichtingen aan als het budget toereikend is en de verplichting in lijn is met het vastgestelde beleid. Daarbij neemt de budgethouder de daarvoor geldende wet- en regelgeving, administratieve richtlijnen, het vigerende mandaatbesluit en inkoop- en aanbestedingsbeleid in acht.
De (deel)budgethouder is verplicht inkomsten en uitgaven die niet begroot zijn en meer bedragen dan € 100.000 uiterlijk binnen twee weken na het bekend worden te melden bij de concerndirecteur. De concerndirecteur doet hiervan uiterlijk binnen een week melding aan de verantwoordelijk bestuurder dan wel het college in samenspraak met de gemeentesecretaris. Afhankelijk van het besluit dan wel de opdracht wordt er wel of geen begrotingswijziging aan de raad voorgelegd.
In afwijking van het tweede lid mag de budgethouder, na goedkeuring van de directie of het college, een verplichting aangaan als een afzonderlijk budget niet toereikend is en er binnen het product ruimte voor compensatie is. Hierbij moeten de doelstellingen gerealiseerd blijven worden en dient de verhouding tussen structureel en incidenteel intact te blijven. Incidentele meevallers kunnen daarom niet gebruikt worden om structurele tegenvallers mee op te vangen.
Wijzigingen en (tijdelijke) vervangingen van aangewezen (deel-, deeldeel)budgethouders worden op een onafhankelijke, achteraf verifieerbare wijze digitaal gedocumenteerd en aan de Financiële Administratie ter beschikking gesteld. Een mail met accordering van de concerndirecteur dan wel de gemeentesecretaris voldoet.
3. BELEID BORGSTELLINGEN EN VERSTREKTE LENINGEN RECHTSPERSONEN.
3.3. Minimale eisen om in aanmerking te kunnen komen voor een borgstelling of lening
De aangevraagde borgstelling of lening heeft een looptijd van maximaal de economische levensduur van de investering die ermee wordt gefinancierd. Er wordt tussentijds afgelost op de lening. De afschrijvingstermijn van de investering is maximaal de termijn die de gemeente hanteert voor dergelijke investeringen.
3.4. Algemene Beleidsuitgangspunten
Leningen – en borgstelling-aanvragen waarbij niet aan de eisen uit artikel 3:3 wordt voldaan, maar die naar de mening van het college toch voor verstrekking in aanmerking komen, worden met inachtneming van artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet voor wensen en bedenkingen aan de raad voorgelegd.
3.5. Benodigde financiële informatie en financiële toets van een lening- en/of garantieaanvraag
Bij leningen of deelborgstellingen waarbij ook een waarborgfonds is betrokken, volgt de gemeente de uitkomst van de toets die het waarborgfonds heeft uitgevoerd en is het niet noodzakelijk om de informatie zoals genoemd in het vorige lid te verstrekken. Aanvullende informatie wordt op aanvraag van de gemeente door de aanvrager verstrekt.
Treasuryfunctie: alle activiteiten gericht op het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële vermogenswaarden, de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. De treasuryfunctie bestaat uit 4 deelfuncties: cashmanagement, financiering, renterisicobeheer en relatiebeheer.
6.5. Risicogebied: Gebouwen en bezittingen, en materieel
Inventarisobjecten die een aanzienlijke waarde vertegenwoordigen, zeer kwetsbaar zijn, dan wel regelmatig buiten de opstallen worden gebruikt of verblijven kunnen ondergebracht worden onder een specifieke verzekering met gelijktijdige verwijdering van de opstal/inventaris verzekering omwille van het vermijden van dubbele dekking.
8. FINANCIEEL ADMINISTRATIEF BELEID
Een medewerker moet in ieder geval tijdschrijven ingeval de medewerker uren besteedt aan grondexploitaties, investeringsprojecten en / of grooto onderhoudsvoorzieningen. Als dit het geval is, is er sprake van financieel tijdschrijven en worden de productieve uren * tarief doorbelast naar het grootboek (grondexploitaties, investeringsprojecten, onderhoudsvoorzieningen).
Als het afdelingshoofd voor zijn interne sturing inzicht wil hebben in de bestede uren van zijn medewerkers aan de producten, dan kunnen de medewerkers van die afdeling ook tijdschrijven in de urenmodule van Key2Financien. Als dit het geval is, worden de productieve uren echter niet doorbelast naar het grootboek, maar worden er alleen aantallen vastgelegd in de urenmodule.
Overheadpersoneel dat een overheadtaak uitvoert, is uitgezonderd van de verplichting tijd te schrijven ingeval ze uren besteden aan grondexploitaties, investeringsprojecten en onderhoudsvoorzieningen, omdat de lasten van overheadpersoneel al aan de investeringen worden toegerekend middels de opslag dekking overhead.
Interne uurtarieven worden gehanteerd voor de doorverdeling van de personeelskosten die betrekking hebben op het primaire proces maar niet rechtstreeks aan de producten kunnen worden toegerekend. Deze personeelskosten worden eerst geraamd in rubriek 5 van het grootboek in de financiële administratie en op basis van geraamde uren en interne uurtarieven doorverdeeld naar producten in de exploitatie, investeringen, onderhoudsvoorzieningen en grondexploitaties.
De interne uurtarieven worden berekend op basis van de geraamde personeelskosten van de medewerkers die werkzaam zijn in het primaire proces Hierbij worden deze personeelskosten gedeeld door geraamde productieve uren. Het resultaat van deze berekening zijn de interne uurtarieven exclusief opslag voor overhead. De tarieven worden afgerond naar eenheden van € 0,25. Gemeentebreed worden 6 interne uurtarieven berekend, geclusterd volgens de volgende salarisschalen:
Bij de toerekening van productieve uren aan investeringen, onderhoudsvoorzieningen en grondexploitaties wordt op de interne uurtarieven een opslag ter dekking van de overheadkosten toegepast. De opslag overhead wordt jaarlijks berekend door de geraamde bedrijfsvoeringkosten van overhead te delen door de geraamde bedrijfsvoeringkosten die aan de producten worden toegerekend. Het resultaat van deze berekening zijn de interne uurtarieven inclusief opslag voor overhead.
Uitzonderingen op het eerste lid zijn door de wet gemaximeerde tarieven, regionaal afgesproken tarieven of in subsidievoorwaarden gemaximeerde tarieven, dan wel tarieven die afwijken vanwege een publiek belang of marktwerking, tenzij het interne uurtarief inclusief opslag leidt tot lagere tarieven. Bij afwijking vanwege een publiek belang of marktwerking doet het college vooraf voor elk van deze activiteiten afzonderlijk een voorstel voor een raadsbesluit, waarin het publiek belang van de levering van de desbetreffende goederen, diensten of werken wordt gemotiveerd en getoetst aan wettelijke bepalingen.
Budgetoverschotten van nog niet uitgevoerde activiteiten, die in het volgende begrotingsjaar worden uitgevoerd, worden als budgetoverhevelingen in het voorstel tot bestemming van het resultaat toegevoegd aan de exploitatiereserve. Randvoorwaarde is, dat het hierbij gaat om activiteiten die passen binnen het beleid van de raad.
Groep invordering draagt zorg voor het hele invorderingsproces binnen de Gemeente Breda, met uitzondering van de bij wege van aanslag geheven belastingen, de dwanginvordering van de zelf opgelegde publiekrechtelijke vorderingen (door de invorderingsambtenaar van de gemeente Breda, zijnde de concerndirecteur bedrijfsvoering, gemandateerd aan de directeur BWB, Parkeerbedrijf en de vorderingen van Sociale Zaken/Kredietbank).
Groep invordering zal zich houden aan algemene en specifieke Wet- en regelgeving bij het voeren van het beleid zoals de Invorderingswet voor publiekrechtelijke vorderingen, het Burgerlijk Wetboek voor privaatrechtelijke vorderingen en de Algemene Wet Bestuursdwang bij bestuursdwang, alsmede in de (belasting)verordeningen opgenomen bepalingen.
Alleen groep invordering kan op de verkoopnota, een ingezonden bezwaarschrift e.d. uitstel van betaling geven of een betalingsregeling treffen met de klant. Als uitgangspunt geldt, maximaal aantal termijnen als dat er nog kalendermaanden in het jaar resteren. Rekening houdend met de hoogte van de vordering, kan hier van af geweken worden.
Een vordering wordt afgeboekt wanneer; er geen verhaalsmogelijkheid is, bij WSNP en bij faillissement. Indien er bij een klant een preferente vordering aanwezig is, waarvan de hoogte niet in verhouding staat met de openstaande vordering bij Gemeente Breda, kan geadviseerd worden om de vordering af te boeken.
De vordering wordt afgeboekt ten laste van het budget van de afdeling van de budgethouder of deelbudgethouder. De budgethouder of deelbudgethouder geeft aan ten laste van welk budget de kosten moeten komen. Als de vordering al voorzien is, dan wordt deze afgeboekt ten laste van de voorziening dubieuze debiteuren. In beide gevallen is een akkoord nodig van de budgethouder of deelbudgethouder.
Aan het einde van elk boekjaar wordt door groep invordering de openstaande posten ouder dan drie maanden (peildatum 1 oktober) toegevoegd aan de voorziening dubieuze debiteuren, tenzij de budgethouder of deelbudgethouder zwaarwegende argumenten hebben om dit niet te doen. Hij /zij zal deze argumenten schriftelijk moeten onderbouwen. Openstaande posten jonger dan drie maanden worden individueel beoordeeld of er een risico op oninbaarheid aanwezig is. Deze worden ook toegevoegd aan de voorziening dubieuze debiteuren.
In afwijking van het bepaalde in artikel 9.4.1. worden de dubieuze debiteuren voor de vorderingen welke worden geïnd door de BWB op bepaald door het percentage dubieuze debiteuren die voor de overige vorderingen binnen de Gemeente wordt berekend, te berekenen over de openstaande vorderingen van de BWB.
Het saldo van de voorziening dient toereikend te zijn voor het saldo van de openstaande vorderingen ouder dan drie maanden, danwel de afwijkende berekeningssystematiek voor de vorderingen Sociale Zaken en BWB. Mocht dit niet toereikend zijn, dan wordt de voorziening opgehoogd ten laste van het budget van de afdeling van de budgethouder of deelbudgethouder.