Organisatie | Barendrecht |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017 - 2021 gemeente Barendrecht |
Citeertitel | Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017-2021 gemeente Barendrecht |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | ruimtelijke ordening, verkeer en vervoer |
Eigen onderwerp | |
Externe bijlagen | Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017 - 2021 Kwaliteitscriteria 2.1 |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
22-04-2022 | nieuwe regeling | 09-05-2017 | 1151873 |
De gemeente Barendrecht hecht groot belang aan de kwaliteit van het woon-, werk- en leef-klimaat. De kwaliteit van de fysieke leefomgeving wordt met diverse middelen bewaakt. Belangrijke instrumenten daarbij zijn vergunningverlening en toezicht & handhaving.
Op 1 oktober 2010 is de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (hierna: Wabo) van kracht geworden. In de Wabo worden de verschillende vergunningenstelsels geïntegreerd en kan er één omgevingsvergunning met verschillende (deel)aspecten worden aangevraagd. De aspecten kunnen betrekking hebben op het bouwen, het aanleggen van een werk, afwijkingen van het bestemmingsplan, het gebruiksbesluit (brandveilig gebruik), milieuwetgeving, slopen, monumenten en APV-onderwerpen (kappen, uitritten).
Vanaf 14 april 2016 worden er door de wet Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (wet VTH) kwaliteitseisen gesteld aan de uitvoering van Wabo-taken. De wet VTH is de werknaam voor een wijziging van de Wabo. De kwaliteitseisen zijn opgenomen in de “Verordening kwaliteit vergunningverlening, toezicht en handhaving omgevingsrecht gemeente Barendrecht” die op 28 april 2016 is vastgesteld in de gemeenteraad. In deze verordening wordt verwezen naar de “Kwaliteitscriteria 2.1”. Samengevat betekent dit dat er een kwaliteitssysteem met betrekking tot het behandelen van, en het toezicht houden op, Wabo-omgevingsvergunningen wordt ingevoerd en dat er eisen worden gesteld aan het opleidingsniveau van de medewerkers. Bedoeling is om beleidsmatig (planmatig) en op een gestructureerde manier invulling te geven aan Wabo-taken. Eén van de vereisten is dat er een “Vergunningenbeleidsplan Wabo” om de vier jaar wordt vastgesteld. Onderhavig stuk geeft daar invulling aan. Daarnaast zal er jaarlijks een “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen” worden opgesteld. Milieu-gerelateerde vergunningen vallen niet onder dit vergunningenbeleidsplan. De DCMR Milieudienst Rijnmond (verder DCMR) voert deze taken namens het college uit en stelt, in samenspraak met de deelnemende gemeenten, hiervoor eigen beleid op.
H1. Missie, visie en risicobeheersing
De inhoud van het “Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017-2021 gemeente Barendrecht” is gebaseerd op de missie en de visie op het werk binnen de afdeling Vergunningverlening. Veel van de werkzaamheden zijn risicogestuurd. Risicobeheersing is uitgangspunt bij de wijze waarop de activiteiten worden benaderd.
De afdeling Vergunningverlening van de BAR-organisatie maakt deel uit van het Domein Veiligheid. Voor dit domein zijn in samenspraak met de medewerkers de missie van en de visie op het werk bepaald. De missie en visie staan in onderstaande tekstblokken weergegeven.
Als Domein Veiligheid staan wij voor een veilige sociale en fysieke woon- en leefomgeving in de gemeente Barendrecht. |
Wij zijn er primair voor de gemeenschap (burgers en bedrijven). Wij zijn er voor het bestuur (de gemeenteraden en de colleges) en voor onze veiligheidspartners. |
De uitvoering van de Wabo-taken vindt plaats op basis van risicomanagement. Op hoofdlijnen kunnen de volgende algemene risico’s worden onderscheiden:
De bovenstaande risico’s hebben, wanneer zij ontstaan, bepaalde neveneffecten. De belangrijkste neveneffecten zijn:
Het minimaliseren van de bovengenoemde risico’s en neveneffecten zijn de pijlers waarop de verdere uitwerking van onderhavig vergunningenbeleidsplan is gebaseerd.
De gemeente Barendrecht werkt volgens een kwaliteitssysteem gebaseerd op de ‘BIG-8’ om de kwaliteit van vergunningverlening permanent te verbeteren. De systematiek van BIG-8 ziet er als volgt uit:
De kern van dit model is gebaseerd op het programmatisch handelen. De BIG-8 is ontworpen voor kwaliteitsmanagement bij de overheid. Het model maakt vanuit een strategisch kader de vertaling naar operationeel beleid, uitvoering en verantwoording. Het model borgt de kwaliteit met een sluitende planning en control cyclus.
Hieronder worden de 7 elementen van de BIG-8 toegelicht:
Doelen, prioriteiten en meetbare doelstellingen worden voorgelegd aan het college en vastgelegd. Onderhavig “Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017- 2021 gemeente Barendrecht” geeft hier invulling aan.
De gestelde prioriteiten en doelen worden uitgewerkt in strategieën en objectieve criteria. Hierin wordt aangegeven met welke instrumenten en met welke personele en financiële capaciteit de gestelde doelen worden bereikt. Deze onderwerpen worden opgenomen in het jaarlijks vast te stellen “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen”.
In deze fase worden de bestuurlijk vastgestelde doelen en prioriteiten afgestemd met de inzet van voldoende personele en financiële capaciteit. Deze afstemming houdt in dat de benodigde financiële en personele capaciteit in de begroting wordt geborgd en dat organisatorisch voorwaarden worden geschapen om de werkzaamheden uit te voeren. In het “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen” worden de concrete activiteiten op het gebied van vergunningverlening vermeld.
De werkzaamheden worden vastgelegd in uitgeschreven werkwijzen en protocollen. Hierin is vermeld op welke wijze uitvoering wordt gegeven aan de vastgestelde strategische en operationele beleidskaders.
De werkzaamheden worden conform de beleidskaders (programmatisch) uitgevoerd.
Het kan noodzakelijk zijn om het operationele en/of strategische beleidskader regelmatig bij te sturen. De hiervoor benodigde relevante gegevens van het proces van vergunningverlening worden gemonitord.
In deze stap van de cyclus worden de resultaten en veranderingen op het gebied van vergunningverlening weergegeven en geëvalueerd. De analyse bestaat onder meer uit onderzoek naar de consequenties van bijvoorbeeld wijzigingen in het beleid, veranderingen in het takenpakket of wijzigingen in wetgeving. In het voorjaar wordt een jaarverslag (inclusief evaluatie) aan het college aangeboden van het voorgaande jaar.
In de hoofdstukken 3 t/m 16 worden diverse onderdelen uit het kwaliteitssysteem verder uitgewerkt waarbij de verbinding wordt gelegd met de wijze waarop de Wabo-taken binnen de afdeling Vergunningverlening worden uitgevoerd.
H3. Strategie vergunningverlening
Op basis van de kwaliteitscriteria moet het bevoegd gezag voor het beoordelen van en het beslissen op een aanvraag voor een omgevingsvergunning handelen volgens een strategie en objectieve criteria. In de strategie is vastgelegd welke vormen van vergunningverlening worden onderscheiden en welke werkwijzen bij aanvragen voor vergunningen worden toegepast. Het bevoegd gezag zorgt ervoor dat de werkwijzen (processen) van vergunningverlening volgens een geborgd proces verloopt.
3.2. Inhoudelijke en procesmatige afstemming optimaliseren.
De komst van de Wabo heeft de noodzaak tot afstemming en het voeren van regie met zich meegebracht. Immers de klant vraagt één vergunning aan, maar deze vergunningaanvraag kan diverse verschillende, veelal specialistische, activiteiten bevatten. Om al deze activiteiten samen te brengen in één duidelijke en volledige omgevingsvergunning zullen de diverse specialisten samenwerken, onderling hun adviezen afstemmen, eenduidig adviseren en op eenzelfde wijze adviseren waarbij ze bij voorkeur gebruik maken van hetzelfde systeem. Dit vraagt veel coördinatie. De Wabo-coördinatoren zien toe op de kwaliteit, de tijdigheid en de inhoud van de diverse adviezen van de diverse disciplines. Wanneer in het kader van de adviezen overleg nodig is, organiseren zij dit. Zij bewaken bovendien de wettelijke termijnen waarbinnen de gemeente besluiten moet nemen. De Wabo-coördinatoren zijn aanspreekpunt voor de klant. De Wabo-coördinator is ook verantwoordelijk voor het opstellen van het uiteindelijke collegeadvies waarin kennis kan worden genomen van de onderliggende adviezen en waarin alle belangen zijn afgewogen. In 2015 is het vergunningenproces in het kader van de BAR-samenwerking geüniformeerd en verder geoptimaliseerd.
Op basis van het kwaliteitssysteem handelt het bevoegd gezag op grond van objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning in aanvulling van de hiertoe in de wet bepaalde criteria.
Op het vakgebied Wabo-vergunningen zijn de toetscriteria veelal geregeld in wet- en regelgeving. Natuurlijk kan er wel eens discussie ontstaan over de interpretatie van de wet- en regelgeving maar de beleidsvrijheid voor gemeenten voor bijvoorbeeld het onderdeel bouwen, is beperkt aanwezig. In twee gevallen is bij het bouwen gewenst dat de gemeente hier zelfstandig beleid voor formuleert:
1.Toetscriteria voor het bouwdeel van de omgevingsvergunning
Een bouwplan moet voldoen aan de voorschriften van het Bouwbesluit. De vraag is tot welk niveau de gemeente dit moet toetsen. Het Bouwbesluit is dermate uitgebreid en complex dat ook de rijksoverheid heeft onderkend dat volledige toetsing, tot een diepgaand niveau, moeilijk uitvoerbaar is. De gemeente kan keuzes maken in de diepgang van toetsing aan het Bouwbesluit.
Het college heeft op 13 september 2016 het “Toetsprotocol Bouwen” (zie bijlage 1) en het “Toetsprotocol Constructies” (zie bijlage 2 en 3) vastgesteld. De toetsprotocollen komen overeen met de door de Vereniging Bouw- en Woningtoezicht Nederland en diverse betrokken partners opgestelde landelijke toetsprotocollen. De toetsprotocollen bestaan uit matrices die afhankelijk van het te toetsen onderdeel, een toetsniveau vastleggen. Een uitzondering ten opzichte van de landelijke toetsniveaus betreft de toetsing aan brandpreventieve aspecten. Dit aspect is dermate belangrijk dat toetsing binnen Barendrecht zal plaatsvinden op het hoogste niveau (toetsniveau 4). Voor brandpreventieve toetsingen ligt het niveau dus hoger dan het landelijke niveau. De systematiek van de toetsprotocollen is gebaseerd op een analyse van de risico's aan de hand van de aard van de aanvragen omgevingsvergunning voor het bouwen.
2. Objectieve criteria voor activiteiten die in strijd zijn met het bestemmingsplan.
Wanneer een omgevingsvergunning voor het bouwen wordt ingediend die in strijd is met de bepalingen van een bestemmingsplan, dan is de gemeente op basis van artikel 2.10 van de Wabo verplicht te onderzoeken of afwijking van de bestemmingsplanbepalingen mogelijk is. Toetsing van een dergelijk afwijkingsverzoek vindt plaats aan de hand van de vastgestelde “Nota afwijkingsregels ruimtelijke ordening 2012”. Wanneer het bouwplan niet binnen de regels van deze nota past, wordt de vergunning in beginsel geweigerd. In de nota wordt een afwegingskader geboden waar op basis van een aantal objectieve criteria, een zorgvuldig besluit genomen wordt om al dan niet mee te werken.
De algemene criteria voor activiteiten die in strijd zijn met het bestemmingsplan zijn:
Bij aanvragen omgevingsvergunningen bouw, aanleggen, sloop en brandveilig gebruik zijn plaatselijke omstandigheden van belang bij de toetsing van een aanvraag omgevingsvergunning. Te noemen zijn onder meer: omgevingsveiligheid, verkeersveiligheid, beschadiging van de weg of het straatmeubilair, aanvoerroutes bouwmaterialen, overlast, openbare orde belangen. Aangezien iedere situatie uniek is, zijn hier nauwelijks objectieve criteria voor te formuleren. Iedere aanvraag wordt op dit soort aspecten beoordeeld door de specialisten op de diverse vakgebieden.
3.4. Klantencontact binnen de afdeling Vergunningverlening intensiveren en borgen
De gemeente Barendrecht is een klantgerichte organisatie. Binnen de BAR-organisatie is het project “Excellente Dienstverlening” in uitvoering die de serviceverlening naar de burger, nu en in de toekomst, naar een zo hoog mogelijk niveau brengt. De klant wordt zo snel mogelijk en zo volledig mogelijk en kwalitatief juist geïnformeerd. De klant krijgt één aanspreekpunt om hem/haar te begeleiden door het vergunningenproces. De mogelijkheid tot het houden van vooroverleg met een Wabo-coördinator is geborgd in de processen.
Een duidelijke website met actuele informatie is van groot belang. Op de landelijke website “Omgevingsloket online” kan de klant digitaal uitgebreide informatie vinden en digitaal formulieren invullen en versturen. De landelijke website kan ook via de gemeentelijke website worden benaderd.
3.5. Digitalisering vergunningverleningsproces
Door de gemeente wordt ingezet op de verbetering van de digitale dienstverlening voor burgers, ondernemers en samenwerkingspartners. Voor burgers en ondernemers moet het mogelijk worden om online zaken te doen met de afdeling Vergunningverlening. Gedacht kan worden aan het verruimen van het digitaal kunnen aanvragen van vergunningen en de mogelijkheid zelf vergunningen online uit te draaien. Daarnaast wordt gewerkt aan een aanvraagvolgsysteem (track and trace). Voor de samenwerkingspartners binnen het vergunningsverleningsproces, zowel intern als extern, moet het mogelijk worden om deel te nemen aan het digitale werkproces. Met andere woorden: de inzet is om zoveel mogelijk digitaal te gaan werken. In 2016 zijn de eerste stappen gezet naar een digitaal werkproces als basis voor de digitale dienstverlening aan de burger.
3.6. Inhoudelijke en juridische kwaliteit van de Wabo-vergunningen
De gemeente Barendrecht verleent, Wabo-breed, op een kwalitatief hoogwaardige wijze vergunningen. Daarnaast wordt er naar gestreefd om de vergunningen zo snel mogelijk te verlenen.
Bij wetswijzigingen worden inhoudelijke zaken projectmatig opgepakt en geïmplementeerd in het vergunningenproces. Naast het vier-ogenprincipe binnen de groep Wabo-coördinatoren zijn er binnen het vergunningenproces doelbewust stappen ingebouwd waarbij juridische medewerkers nauw zijn betrokken bij de advisering en controle van vergunningsaanvragen. De juridische medewerkers screenen de volgende stukken inhoudelijk: weigeringen, vergunningen met complexe afwegingen, vergunningen waar bezwaren te verwachten zijn, vergunningen met buitenplanse ontheffingen en situaties waarbij de Wabo-coördinator hier specifiek om verzoekt. Ook in het geval van politieke en/of maatschappelijk gevoelige kwesties worden deze altijd afgestemd met de juridische medewerkers en de portefeuillehouder.
H4. Probleemanalyse vergunningverlening
Op basis van de kwaliteitscriteria moet het bevoegd gezag een probleemanalyse opstellen om sturing te kunnen geven aan haar inspanningen op het gebied van vergunningverlening.
De probleemanalyse is bedoeld om een gefundeerde inschatting te kunnen maken van de uit te voeren werkzaamheden met de daaraan verbonden benodigde capaciteit.
De probleemanalyse omvat de volgende elementen:
Voor het deel van de vergunningen waarvoor een goede ruimtelijke onderbouwing noodzakelijk is omdat deze afwijkt van het bestemmingsplan omvat deze analyse de volgende elementen:
De probleemanalyse wordt jaarlijks geactualiseerd op basis van een analyse van geregistreerde gegevens dan wel wijzigingen in de bouwprognoses, economische ontwikkelingen en de overige factoren die van invloed kunnen zijn op de prioriteitsstelling. De resultaten daarvan worden ieder jaar gehanteerd voor het opstellen van een raming van de nodige capaciteit en opgenomen in het Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen en de begroting.
Om tot een probleemanalyse te komen, is in onderstaand overzicht aangegeven welke producten of afgeleide producten in het kader van de vergunningverlening binnen de BAR-organisatie worden geleverd:
Jaarlijks worden de resultaten van de vergunningverlening in een jaarverslag verwerkt en in het Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen wordt aangegeven hoe de beschikbare capaciteit het komende jaar wordt ingezet.
H5. Prioriteitenstelling en indicatoren
Het kader bij de behandeling van een omgevingsvergunning wordt gevormd door Europese,
landelijke of lokale wet- en regelgeving en beleidsmatige kaders. Binnen deze kaders kunnen prioriteiten worden gesteld met betrekking tot de diepgang van toetsing. Dit op basis van doelstellingen die zijn geformuleerd. Op basis van de kwaliteitseisen moeten de doelstellingen concreet en meetbaar (indicator) worden vastgesteld.
Veiligheid en gezondheid (inclusief gezondheidseffecten op de langere termijn) hebben de hoogste prioriteit bij de behandeling van Wabo-vergunningen. Het betreft onderwerpen zoals: brandveiligheid, constructieve veiligheid, omgevingsveiligheid tijdens de bouw of sloop, bodemverontreiniging, asbestgerelateerde aspecten, gebruiksveiligheid (bijvoorbeeld hekwerken van balkons) en brandveilig gebruik van bouwwerken. Ook vanuit bestemmingsplannen kunnen veiligheids- en gezondheidsaspecten een rol spelen. Te denken valt aan geluidsbelasting door wegverkeer of de aanwezigheid van (gas)leidingen.
Naast veiligheids- en gezondheidsaspecten worden diverse andere belangen gediend met Wabo-vergunningverlening. Onder meer: het uiterlijk aanzien van de gemeente (planologie en welstand), cultuurhistorie, archeologie, bescherming flora en fauna, natuurwaarden, duurzaamheid, energiebesparing, verkeersaspecten en milieuaspecten. Veelal worden die disciplines beoordeeld bij het proces van vergunningverlening door de afdeling Advies Ruimte. Het adviseren van deze afdeling gebeurt op een professioneel niveau. In beginsel moet een bouwplan zodanig worden ontwikkeld dat alle belangen worden gediend. Wanneer diverse belangen met elkaar in conflict komen, zal een (bestuurlijke) keuze worden gemaakt voor zover de wet dat toelaat. In dat geval prevaleren veiligheids- en gezondheidsaspecten of worden voorwaarden gesteld aan vergunningverlening waardoor de risico’s aanvaardbaar worden geacht en zoveel mogelijk worden vermeden.
In onderstaande tabel zijn de beleidsvelden, de doelen en de indicatoren benoemd.
H6. Beleid Ruimtelijke Ordening
Het bevoegd gezag moet beschikken over:
Ad. 2. Afwijkings- en wijzigingsbeleid
In de regels van bestemmingsplannen zijn criteria opgenomen voor de toepassing van de in een plan opgenomen wijzigingsbevoegdheden. In de toelichting en/of regels van bestemmingsplannen wordt opgenomen wanneer gebruik kan worden gemaakt van de wijzigings- en afwijkingsbevoegdheden.
Ad. 3. Beleid buitenplanse afwijkingsbevoegdheden
De gemeente Barendrecht heeft beleidsregels (Nota afwijkingsregels ruimtelijke ordening 2012) voor ieder lid van de in artikel 4 Bijlage II Besluit omgevingsrecht Bor genoemde gevallen. Hiermee kan bepaald worden in welke gevallen het verlenen van een omgevingsvergunning op basis van de ‘kruimelgevallenregeling’ wenselijk is.
De kwaliteitseisen vereisen dat een gemeente moet handelen op grond van een systematiek van monitoring van het proces van vergunningverlening, de resultaten en voor zover mogelijk de effecten hiervan. Monitoring is het periodiek meten van dezelfde parameters of indicatoren. Monitoring vindt in ieder geval plaats op de doelstellingen/prioriteiten genoemd in het strategisch beleidskader.
Monitoring vindt plaats op de volgende (afgeleide) indicatoren:
In 2016 is binnen de afdeling Vergunningverlening een project opgestart om met gebruik van het softwareprogramma Cognos de (management)informatie efficiënt te kunnen ontsluiten.
H8. Verantwoording van inzet, prestaties en resultaten
Een criterium binnen het kwaliteitssysteem is dat het bevoegd gezag een systematiek ontwikkelt om intern en extern verantwoording af te leggen voor de werkzaamheden rond vergunningverlening en de resultaten en effecten hiervan.
De verantwoording zal bestaan uit een jaarverslag waarin de gegevens en informatie vanuit de monitoring wordt verwerkt. In het jaarverslag worden analyses uitgevoerd en geëvalueerd. Op basis van de evaluatie wordt bepaald in hoeverre aandachtspunten of prioriteiten binnen het vakgebied moeten worden bijgesteld. Dit vertaalt zich naar het jaarlijks op te stellen “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen”. Het jaarverslag wordt ter kennisneming naar de gemeenteraad gestuurd.
H9. Interne en externe afstemming
Op basis van de kwaliteitseisen moet het bevoegd gezag zorg dragen in de voorbereiding en uitvoering van haar vergunningstaken voor interne en externe afstemming voor alle procesfasen.
De interne afstemming omvat ten minste:
De externe afstemming omvat ten minste:
Afstemming tussen vergunningverlening en toezicht & handhaving
De Wabo-coördinator en de toezichthouder stemmen af over o.a. de handhaafbaarheid van de vergunning, maken afspraken over het uit te oefenen toezicht bij (wijzigingen in de) vergunningverlening en doen een legalisatietoets bij het afwijken van een vergunning.
Afstemming tussen vergunningverlening met overige relevante organisatieonderdelen
In het vergunningenproces zijn afspraken gemaakt met de relevante specialisten binnen andere (ruimtelijke) afdelingen. Via het proces van mede-advisering wordt de vergunningencoördinator (digitaal) voorzien van adviezen van andere organisatieonderdelen op basis van één Wabo-brede werkwijze en wordt gebruik gemaakt van standaardformulieren. Indien noodzakelijk wordt over een uitgebracht mede-advies overleg ingepland.
Vergunningsaanvragen waarvoor een buitenplanse afwijking van het bestemmingsplan nodig is, worden binnen de afdeling Advies Ruimte in een vakoverleg besproken. Een Wabo-coördinator van de afdeling Vergunningverlening neemt aan dit overleg deel. De welstandsadvisering vindt plaats door de welstandscommissie (Vereniging Dorp, Stad en Land). Wekelijks komen de gedelegeerden de ingediende bouwplannen op welstandscriteria toetsen. Een Wabo-coördinator is secretaris van het welstandsoverleg.
1. Het maken van afspraken in het kader van regionale samenwerking
Bij het maken van afspraken in regionaal verband sluiten we aan bij de DCMR en de Veiligheidsregio Rotterdam-Rijnmond (verder VRR). Bij specifieke toestemmingen waarbij wordt aangehaakt aan de Wabo, kan afstemming met het Ministerie van Economische Zaken (groene wetten), het Ministerie van OC&W (Monumentenwet), de provincie Zuid-Holland en het Waterschap Hollandse Delta nodig zijn. De samenwerkingsafspraken die zijn gemaakt met deze instanties lopen goed. De DCMR en de VRR stellen ieder jaar een uitvoeringsprogramma (jaarplan) op.
2. Specifiek voor afwijkingsbesluiten: afstemming met de provincie Zuid-Holland en het rijk (strijdigheid provinciale/rijksplannen, structuurvisies)
Er vindt geen structureel overleg plaats met de provincie Zuid-Holland. In voorkomende complexe gevallen wordt wel contact opgenomen met de contactpersoon van de provincie die voor de gemeente Barendrecht is aangewezen en volgt, indien noodzakelijk, een digitale uitwisseling plaats. Daarnaast wordt er wel periodiek geëvalueerd met de provincie over de samenwerking op het gebied van ruimtelijke plannen.
Schematische weergave afstemmingsoverleggen in het kader van Wabo-vergunningverlening
Als kwaliteitseis is gesteld dat het bevoegd gezag handelt op grond van een systematiek van interne borging (beschrijving, toetsing, verbetering) van de wijze waarop de werkzaamheden beheerst worden uitgevoerd.
De systematiek kent de volgende elementen:
een directievertegenwoordiger: Een lid van het management wordt aangesteld als vertegenwoordiger. Deze is verantwoordelijk voor het ontwikkelen en in stand houden van het kwaliteitssysteem en het rapporteren over de werking. Deze verantwoordelijkheid betreft alleen het proces en niet de inhoud. Hij beschikt hiervoor over de nodige bevoegdheden;
kwaliteitsbeleid en doelstellingen: het bevoegd gezag draagt zorg voor de uitvoering van een kwaliteitsbeleid, dat past bij de gewenste kwaliteit van de bedrijfsgebonden omgevingstaken. Het beleid geeft hier de gewenste focus in aan, die wordt geconcretiseerd in specifieke doelstellingen. Deze zijn gericht op het continu verbeteren van de effectiviteit van het kwaliteitssysteem en wordt jaarlijks, op basis van de uitkomsten van een directiebeoordeling, geëvalueerd en zo nodig bijgesteld;
kwaliteitsprogramma/kalender met vaste meet- en bijstuurmomenten: Het bevoegd gezag stelt jaarlijks een plan van aanpak/kwaliteitsprogramma vast, waarin wordt aangegeven hoe het bevoegd gezag invulling denkt te geven aan haar kwaliteitsbeleid en de doelstellingen. Voor het opstellen en bewaken van het plan maakt zij gebruik van de planning en control cyclus;
Het domein Veiligheid (i.c. de afdeling Vergunningverlening) is verantwoordelijk voor de taken, zoals die zijn aangegeven in hoofdstuk 3 van dit vergunningenbeleidsplan (probleemanalyse). De domeindirecteur is verantwoordelijk voor het kwaliteitssysteem en de rapportage.
In de programmabegroting is een paragraaf opgenomen over risico-inventarisatie en weerstandsvermogen. Jaarlijks worden diverse instrumenten benut om de kwaliteit van de vergunningverlening te beschouwen en te evalueren en aan te passen wanneer een kwaliteits-verhoging kan of moet worden gehaald. Met de verschillende jaarverslagen en jaarprogramma’s op het gebied van vergunningverlening en de diverse auditing- en vergelijkingsinstrumenten, is er een voldoende brede basis en zijn er voldoende bijstuur-en verbetermomenten ingebouwd in de cyclus van planning en control.
Er wordt een jaarlijkse cyclus van programmering gehanteerd (uitvoeringsprogramma Wabo), uitvoering (uitwerking in domeinplan, afdelingsplan) en evaluatie (jaarverslag). Inventariseren van verbeterpunten en de doorvoering hiervan zijn voortdurende aandachtspunten.
Eens per vier jaar wordt een kwaliteitsaudit gehouden. Binnen de BAR-organisatie zijn mensen en middelen beschikbaar om dit soort audits te ondersteunen. In 2013 en 2014 zijn lean-projecten uitgevoerd onder leiding van processpecialisten om de processen te optimaliseren. Het vergunningenproces Wabo is in 2015 volledig nieuw in kaart gebracht.
De informatie en gegevens die vanuit de jaarlijkse monitoring (zie hoofdstuk 7) worden verkregen, worden in de jaarverslagen vermeld. In de jaarverslagen worden de gegevens geëvalueerd en geanalyseerd. In opvolgende jaren wordt de informatie van voorgaande jaren meegenomen om de uitkomsten aan elkaar te spiegelen. Zo kunnen leerpunten, trends en knelpunten worden bepaald met het doel verbeteringen door te voeren. Ook klanttevredenheidonderzoeken geven een indruk van de kwaliteit van de uitvoering van de werkzaamheden. De financiële rechtmatigheid van de verleende vergunningen wordt jaarlijks getoetst door de accountant.
Binnen de gemeente Barendrecht worden regelmatig klanttevredenheidsonderzoeken gehouden. De uitkomsten/verbeterpunten worden meegenomen in de beleidscyclus.
De klachten worden afgehandeld volgens de wettelijke bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht. Binnen de gemeente Barendrecht is een klachtenprocedure aanwezig.
Jaarlijks worden de risico’s geanalyseerd en deze worden meegenomen in de procesoptimalisatie.
In de administratieve organisatie zijn procesbeschrijvingen en protocollen vastgelegd. Deze protocollen zijn in hoofdstuk 15 nader uitgewerkt en beschreven.
De informatie wordt opgenomen in vergunningsdossiers, inclusief de brieven die over de zaak worden verzonden en vervolgens vastgelegd in de diverse digitale systemen. De processen voor de Wabo-vergunningverlening zijn vastgelegd in het vakinhoudelijke voortgangssysteem Key2vergunningen. Deze inrichting is gebaseerd op de in hoofdstuk 15 genoemde protocollen en werkwijzen die Wabo-breed zijn geformuleerd.
Dit maakt het mogelijk dat alle documenten van een bepaald dossier, van initiatieffase tot uiteindelijke vergunning en bezwaar/beroepsfase, in het gewenste “projectdossier” worden opgeslagen.
H11. Organisatorische condities
Eén van de kwaliteitseisen houdt in dat het bevoegd gezag organisatorische condities moet scheppen om de gestelde doelen te bereiken. De organisatorische condities zijn vooral van toepassing op de afdelingen Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving en Advies Ruimte binnen de BAR-organisatie. Dezelfde organisatorische condities gelden voor de DCMR en de VRR die namens het bevoegd gezag (college) werkzaamheden uitvoeren.
De organisatorische condities omvatten:
het borgen van persoonlijke onafhankelijkheid/integriteit:
om te voorkomen dat andere belangen dan de wettelijke eisen en vastgestelde strategische en operationele beleidskaders domineren tijdens het proces van vergunningverlening, is de verantwoordelijkheid voor de realisatie van initiatieven (door de eigen organisatie) gescheiden van die voor vergunningverlening;
scheiding op personeelsniveau bij aanvragen in strijd met het bestemmingsplan/inpassingplan tussen de (ruimtelijke) advisering over de aanvraag en het opstellen van het advies over het afwijkingsbesluit. Deze scheiding is niet noodzakelijk voor de voorbereiding en het schrijven van het afwijkingsbesluit indien de beslissing hierover al gemaakt is.
Ad. 1. Geen scheiding tussen vooroverleg en vergunningverlening
Hoewel dit niet overeenkomt met de kwaliteitseis, wordt er geen scheiding aangebracht tussen het proces van vooroverleg en vergunningverlening. Binnen de gemeente Barendrecht is het juist erg belangrijk dat de klant een vast aanspreekpunt heeft gedurende het gehele vergunningentraject (vooroverleg en aanvraagfase). De Wabo-coördinatoren zijn dit aanspreekpunt. De Wabo-coördinatoren regisseren de aanvraag en de vergunning vanaf het moment van het indienen van het eerste schetsplan tot aan de uiteindelijke afgifte van de vergunning. Zij vragen andere vakdisciplines om adviezen over volledigheid en de inhoud van de ingediende stukken en bewaken de voortgang in het gehele traject. Tijdens het gehele vergunningenproces (inclusief het vooroverlegtraject) blijft één Wabo-coördinator verantwoordelijk voor het project. Zo weet de klant altijd bij wie hij of zij terecht kan met vragen of voor adviezen.
Na verlening van de vergunning wordt de zorg voor het contact met de klant overgedragen aan een Wabo-buiteninspecteur tijdens realisatie en ingebruikneming.
Ad. 2. Een scheiding tussen vergunningverlening en handhaving
Binnen de gemeente Barendrecht wordt de scheiding tussen vergunningverlening en handhaving als volgt gerealiseerd:
Ad. 3. Documentatie op persoonsniveau: wie voldoet aan de verschillende eisen voor kritieke massa en wie wordt ingezet op welke processen/aandachtsvelden
Het afdelingshoofd maakt met de medewerkers afspraken over de uit te voeren taken/aandachtsvelden. Daarnaast wordt per medewerker bijgehouden welke opleidingen zijn gevolgd en welke opleidingen nog moeten worden gevolgd. In de kwaliteitscriteria zijn, naast procesmatige eisen, kwantitatieve eisen opgenomen over de minimale benodigde capaciteit om taken te kunnen uitvoeren. Aan de kritieke massa (minimaal aantal medewerkers per beleidsveld) wordt binnen de BAR-organisatie voldaan. Een aandachtspunt is dat er binnen de BAR-organisatie één specialist voor het taakveld bouwfysica aanwezig is. Op basis van de kwaliteitscriteria, moet de kennis van bouwfysica bij minimaal twee personen aanwezig zijn.
Om de kwaliteit binnen de BAR-organisatie nog beter te borgen is een samenwerkingsovereenkomst aangegaan met de afdeling Bouw- en Woningtoezicht van de gemeente Rotterdam (zie bijlage 4). Op collegiale wijze ondersteunen de gemeente Rotterdam en de BAR-organisatie elkaar. Bij de gemeente Rotterdam kan in het geval van bijzondere casussen, specialistisch advies worden ingewonnen. Dit is bijvoorbeeld het geval voor de bouwfysicus binnen de BAR-organisatie waardoor back-up voor die functie is geregeld. De ondersteuning/advisering vanuit de gemeente Rotterdam kan op alle Wabo-taken plaatsvinden (bv. ook op constructief gebied). Met het aangaan van de samenwerkingsovereenkomst worden eventuele (tijdelijke lacunes) in het voldoen aan de kwaliteitscriteria (bv. afwezigheid van medewerkers door ziekte), opgevuld. Daarnaast wordt samenwerking gezocht in het organiseren van kennisbijeenkomsten en bij het organiseren van opleidingen.
Ad. 4. Regelingen voor het uitbesteden van vergunningverleningstaken
Het afhandelen van vergunningen en het uitvoeren van toezichtstaken op het terrein van milieuvergunningen(-meldingen) zijn belegd bij de DCMR. In het door de DCMR opgestelde “VTH-uitvoeringsplan 2012-2017”, zijn de VTH-kwaliteitseisen benoemd. Daarnaast zijn tussen de DCMR en de gemeente Barendrecht werkafspraken gemaakt in de vorm van jaarplannen. De VRR behandelt omgevingsvergunningen (of meldingen) voor brandveilig gebruik. Ook daar worden jaarlijks werkafspraken over gemaakt. Op het gebied van vergunningverlening is daarnaast de advisering op het gebied van welstand en monumenten uitbesteed aan respectievelijk de welstandscommissie en de monumentencommissie. Bij het uitbesteden is een criterium dat de organisatie die de uitbestede werkzaamheden uitvoert, moet voldoen aan de door de wet gestelde kwaliteitseisen. Dit is het geval.
Ad 5. Een bereikbaarheid- en beschikbaarheidsregeling voor buiten kantooruren
Binnen de BAR-organisatie is een wacht- en waakdienst aanwezig die buiten de kantooruren via een alarmnummer door burgers of bedrijven kan worden bereikt. De Wabo-inspecteurs worden dan via een kanspiket door de dienstdoende medewerker van de wacht- en waakdienst op de hoogte gebracht van een eventuele klacht of een melding. De Wabo-buiteninspecteur neemt de klacht of melding daarna direct in behandeling en onderneemt zo nodig actie. De Wabo-buiteninspecteur neemt de communicatie met de klager/melder verder voor zijn rekening.
Ad. 6. Het borgen van persoonlijke onafhankelijkheid/integriteit
Wabo-medewerkers hebben een onafhankelijke positie ten opzichte van aanvragers van vergunningen. Wanneer er enige relatie buiten het werk om is met een aanvrager, zullen zij niet de behandeling van de aanvraag op zich nemen. De aanvraag wordt overgedragen naar een onafhankelijke collega.
Wanneer de eigen organisatie (of een gelieerde organisatie) een aanvraag doet, hebben Wabo-medewerkers een onafhankelijk positie in het behandelen van de aanvraag zonder dat andere belangen van de eigen organisatie de inhoudelijke behandeling kunnen beïnvloeden.
Voor het borgen van persoonlijke integriteit wordt het vastgestelde integriteitsbeleid binnen de BAR-organisatie gevolgd. De medewerkers hebben op ambtseed verklaard zich integer te zullen gedragen in het uitoefenen van hun taak.
Ad. 7. Het bevoegd gezag beschikt over kwalitatieve en kwantitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatietechnisch, vakinhoudelijk, technisch, juridisch en administratief mogelijk maken
Binnen de gemeente Barendrecht zijn adequate voorzieningen en hulpmiddelen aanwezig.
H12. Uitvoeringsondersteunende voorzieningen
De vergunningverleningsorganisatie moet beschikken over voldoende kwantitatieve en kwalitatieve voorzieningen en hulpmiddelen die de taakuitvoering informatietechnisch, juridisch en administratief mogelijk maken.
De uitvoeringsondersteunende voorzieningen omvatten ten minste:
In onderstaand overzicht zijn de geautomatiseerde producten/systemen opgenomen binnen de BAR-organisatie die relevant zijn voor het uitvoeren van de vergunningverlening.
De beschikbare vakliteratuur en andere bronnen waaruit vaktechnische informatie wordt gehaald, is weergegeven in onderstaand overzicht.
Wabo-medewerkers binnen de afdeling Vergunningverlening zijn betrokken in diverse netwerken. Te noemen zijn:
H13. Vastleggen capaciteit en financiële middelen in begroting
Op basis van de kwaliteitscriteria moet het bevoegd gezag zorgdragen voor de afstemming tussen de bestuurlijk vastgestelde doelen/prioriteiten , de inzet van de personele en financiële middelen en de borging hiervan in de begroting.
Om de vergunningsstaken te kunnen uitvoeren worden middelen ingezet zoals personeel en hulpmiddelen (apparatuur en instrumenten). De personele capaciteit en de benodigde hulpmiddelen worden geborgd in de begroting.
Onder financiële middelen worden alle middelen verstaan die nodig zijn voor het financieren van in principe alle in de kwaliteitscriteria genoemde elementen. Op deze wijze wordt een adequate uitvoering van vergunningstaken verzekerd.
De borging is verankerd in de systematiek van de Planning en Control cyclus (hierna P&C cyclus) van de gemeente Barendrecht. De P&C cyclus gaat over het maken van afspraken en het monitoren van de realisatie daarvan. Dit proces vindt binnen de gemeente Barendrecht op verschillende niveaus plaats. De programmabegroting en de programmarekening zijn de twee bekendste producten uit de P&C-cyclus. Andere jaarlijks terugkerende producten uit de P&C-cyclus zijn de tussenrapportages. Dit zijn de P&C-producten voor de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Voor de interne beheersing van de processen werkt de gemeente Barendrecht op basis van een concernplan en de daarvan afgeleide domeinplannen, afdelingsplannen en individuele werkplannen.
De gemeenteraad stelt jaarlijks de begroting vast. De programmabegroting bestaat uit een aantal hoofdthema’s. Deze hoofdthema’s zijn gebaseerd op het lopende coalitieakkoord. De programma-begroting brengt de begroting van het komende jaar in beeld en kijkt hierbij 4 jaar vooruit. De programmabegroting bestaat uit dynamische producten en structurele aspecten.
De structurele wettelijke taken zijn als specificaties per bestuurlijk product vastgelegd. Dit is bestaand beleid in de begroting. Aan deze specificaties zijn financiële middelen (genoemd lasten) gekoppeld. Mutaties in de formatie vinden plaats op basis van besluitvorming in de budgetcyclus.
In het jaarlijks vast te stellen “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen” wordt een verbinding gelegd tussen de werkzaamheden en de hiervoor benodigde formatie (zie hoofdstuk 14).
Reservering middelen voor permanente her- en bijscholing
De reservering van middelen voor permanente her- en bijscholing zijn rechtstreeks in het opleidingenbudget van de afdeling Vergunningverlening opgenomen.
H14. Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen
Op basis van de kwaliteitscriteria moet de gemeente jaarlijks een “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen vaststellen. In dit programma worden de doelstellingen met de daarbij gestelde prioriteiten uitgewerkt in een concreet werkplan. In het werkplan wordt de verbinding gelegd met de benodigde formatie om de werkzaamheden adequaat uit te voeren. Nieuwe ontwikkelingen en ervaringen van het voorgaande jaar worden doorvertaald naar de uitvoering. Het “Uitvoeringsprogramma Wabo-vergunningen” wordt ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd.
H15. Protocollen en werkinstructies
De gemeente moet op basis van de kwaliteitscriteria beschikken over protocollen en werkinstructies. De protocollen omvatten tenminste een uitwerking in procedurebeschrijvingen en/of werkinstructies in lijn met de strategie voor vergunningverlening en de objectieve criteria voor het beoordelen en beslissen over een omgevingsvergunning.
Er wordt uniformiteit en transparantie nagestreefd. Er is een Wabo-brede werkwijze opgesteld voor zowel vooroverleggen als aanvragen. Voor het vooroverleg is de termijn van behandeling afhankelijk van de complexiteit van het bouwvoornemen. Uiteraard staat het de aanvrager vrij om zoveel tijd als nodig te nemen om zijn vooroverleg aan te vullen, aan te passen of te wijzigen. De termijnen voor de formele aanvragen volgen de landelijk vastgestelde wetgeving. Om versnelling en duidelijkheid in de procedures te krijgen, wordt bij de start van nieuwe initiatieven door de behandelend ambtenaar een realistische tijdsplanning gemaakt.
Met het oog op de continuïteit (nieuwe medewerkers) zijn de strategische en af te stemmen elementen uitgewerkt in op de uitvoering gerichte protocollen en procesbeschrijvingen. De procesbeschrijvingen zijn in de bijlagen 5 en 6 weergegeven.
De afdeling juridische zaken heeft in 2015 de “Handleiding BAR Bezwaren” opgesteld. In deze handleiding zijn de processen uitgewerkt wanneer er bezwaar of beroep tegen een beschikking wordt ingediend. De uit te voeren activiteiten en de rollen en taken van de betrokken medewerkers worden in dit stuk vermeld.
Op grond van de Wet ruimtelijke ordening moeten bestemmingsplannen binnen 10 jaar worden herzien. Hiermee wordt de actualiteit van het ruimtelijke toetsingskader geborgd. In Barendrecht zijn alle bestemmingsplannen actueel. De gemeente Barendrecht voldoet dus aan de wettelijke verplichting om actuele bestemmingsplannen te hebben.
H16. Protocollen voor communicatie, informatiebeheer en informatie-uitwisseling
Op basis van de kwaliteitscriteria moet het bevoegd gezag handelen op grond van protocollen voor de communicatie, het informatiebeheer, de informatie-uitwisseling van vergunning- en toezichtresultaten en de aangekondigde of opgelegde sancties en gedoogbesluiten.
De protocollen omvatten ten minste:
Dit criterium vraagt inzicht in geautomatiseerde systemen voor planning, voortgangsbewaking, registratie en monitoring.
Ad. a. de communicatie over vergunningsresultaten
Met de aanvrager en vergunninghouder wordt grotendeels digitaal gecommuniceerd. Een aanvrager kan via het omgevingsloketonline zijn/haar aanvraag of conceptaanvraag digitaal indienen. Wanneer een aanvraag of concept op papier wordt ingediend, scannen de medewerkers van het de digitale informatievoorziening (DIV) de ingediende stukken en wordt de aanvraag verder digitaal behandeld. Officiële besluiten mogen wettelijk (nog) niet digitaal worden verzonden. Om deze reden wordt na verlening van de vergunning een exemplaar hiervan uitgedraaid uit het systeem en verstuurd aan de aanvrager of gemachtigde.
Verder wordt wekelijks gecommuniceerd over de ingekomen aanvragen, verleende vergunningen en meldingen en alle stukken die we (digitaal) ter inzage leggen (ontwerpbesluiten, ontwerp-bestemmingsplannen, voorbereidingsbesluiten) via de infopagina in het huis-aan-huisblad De Schakel. Deze lijsten worden wekelijks gepubliceerd op de website www.barendrecht.nl.
Binnen de afdeling Vergunningverlening zal een zaaksysteem (track and trace) worden ontwikkeld. Indieners van een aanvraag of een conceptaanvraag kunnen via een zaaksysteem zelf kijken naar de voortgang van de aanvraag of het verzoek. In een zaaksysteem wordt aangegeven dat de stukken zijn ontvangen, wanneer de stukken volledig zijn, wanneer de stukken in behandeling zijn en wanneer de stukken zijn afgerond. Wanneer het zaaksysteem operationeel zal zijn, is in dit stadium niet aan te geven. Dit is onder meer afhankelijk van de mogelijkheden binnen de huidige ICT-systemen.
Ad. b. de raadpleegbaarheid van ruimtelijke plannen en besluiten in DURP (Digitaal Uitwisselbare Ruimtelijke Plannen)en IMRO (Informatie Model Ruimtelijke Ordening)
De bestemmingsplannen zijn volgens de daarvoor geldende landelijke regelgeving digitaal raad-pleegbaar via ruimtelijkeplannen.nl.
Ad. c. het informatiebeheer van vergunningsresultaten en de informatie-uitwisseling intern en met andere organisaties van vergunningsresultaten
Het gehele vergunningenproces wordt vastgelegd in het digitale vaksysteem Key2Vergunningen. Alle ingekomen aanvragen, conceptaanvragen en vakinhoudelijke adviezen worden geregistreerd. De voortgang wordt bewaakt. Verder worden de doorlooptijden van aanvraag tot vergunning en de bouwkostenberekeningen met de daarmee samenhangende leges, geregistreerd.
Na afronding van de vergunningsprocedure worden de dossiers digitaal gearchiveerd door de afdeling Vergunningverlening. Informatie-uitwisseling met andere organisatieonderdelen vindt plaats per mail en via Verseon. Slechts in een enkel geval gaat dit door overhandiging/verzending van de fysieke stukken.
H17. Toekomstige ontwikkelingen
Medio 2018 wordt de “Wet kwaliteitsborging voor het bouwen” van kracht. De technische toetsingen aan het Bouwbesluit en het toezicht op de technische aspecten uit het Bouwbesluit zullen dan door private partijen worden uitgevoerd. De wet wordt in twee fasen ingevoerd. In de eerste fase zullen omgevingsvergunningen voor het bouwen met een lager risicoprofiel door de private partijen worden getoetst en gecontroleerd. Na evaluatie van de eerste fase, zal dit voor alle omgevingsvergunningen voor het bouwen gaan plaatsvinden (medio 2020/2021). De wet heeft invloed op de werkzaamheden binnen de afdeling Vergunningverlening. Onderhavig “Vergunningenbeleidsplan Wabo 2017-2021 gemeente Barendrecht” heeft betrekking op de taken die op basis van de Wabo onder het college (als bevoegd gezag) vallen. In die taken zullen dus de nodige mutaties optreden maar de inhoud van onderhavig vergunningenbeleidsplan blijft van toepassing op de overblijvende taken. De kwaliteitscriteria op basis van de Wet Vergunningverlening, Toezicht- en Handhaving zoals beschreven in dit vergunningenbeleidsplan veranderen niet door de invoering van de “Wet kwaliteitsborging voor het bouwen”.
Volgens planning wordt de Omgevingswet in 2019 van kracht. De Wabo wordt in deze wet geïntegreerd. De Omgevingswet heeft een dergelijke impact dat het Vergunningenbeleidsplan Wabo op een geschikt tijdstip moet worden aangepast. Overigens zullen de kwaliteitscriteria op basis van de Wet Vergunningverlening, Toezicht- en Handhaving zoals beschreven in dit vergunningenbeleidsplan niet wijzigen door de invoering van de Omgevingswet. Ook onder de Omgevingswet blijven de kwaliteitscriteria van kracht.
Bijlage 2. Toetsmatrix Constructies (pagina 29 uit publicatie “Eindrapportage Methodiek constructief toetsen bouwplannen, gemeente Utrecht d.d. 30 maart 2010”)
Bijlage 3. Toetsmatrix Constructies (pagina 30 uit publicatie “Eindrapportage Methodiek constructief toetsen bouwplannen, gemeente Utrecht d.d. 30 maart 2010”)
Bijlage 4. Samenwerkingsovereenkomst met de afdeling bouw- en woningtoezicht gemeente Rotterdam
Afdeling Vergunningverlening en afdeling Toezicht en Handhaving van de BAR-organisatie
Afdeling Bouw- en Woningtoezicht Rotterdam
De afdelingen Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving van de BAR-organisatie en de afdeling Bouw- en Woningtoezicht Rotterdam leggen hierbij de samenwerkingsovereenkomst tussen deze afdelingen voor.
De ontwikkelingen in hun vakgebied gaan snel en er verandert veel. Het in werking treden van de wet Vergunningen, Toezicht en Handhaving in 2016 noopt de gemeenten zich te bezinnen op de vraag op welke wijze de taken moeten worden uitgeoefend. Voldoen de gemeenten aan de in deze wet opgenomen kwaliteitscriteria, onder andere op het vlak van deskundigheid, kritische massa, beleidsevaluatie en het afleggen van verantwoording aan het bestuur?
Dit leidt tot de noodzaak van regionale samenwerking voor de uitvoering van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving met in de eerste plaats de opdracht te voldoen aan de in de nieuwe wet op te nemen kwaliteitscriteria.
De afdelingen Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving van de BAR-organisatie en de afdeling Bouw- en Woningtoezicht Rotterdam zijn hiertoe nagegaan op welke punten samenwerking kan helpen te voldoen aan de kwaliteitscriteria.
Door middel van deze dienstverleningsovereenkomst worden de afspraken concreet, meetbaar en afrekenbaar gemaakt en worden ze bovendien vastgelegd in een overeenkomst.
In bijlage 1 staat voor de partijen wat is nodig om te voldoen aan de eisen van de wet Vergunningen, Toezicht en Handhaving.
Bijlage 2 is een overzicht van concrete voorstellen voor samenwerking. Deze voorstellen moeten nog worden uitgewerkt. Hiervoor is geen aparte overeenkomst vereist.
===============================================
Er staat ook een andere belangrijke ontwikkeling op stapel die de positie van vooral de uitvoering van Wabo-taken ingrijpend zal veranderen: de private kwaliteitsborging. Bovendien verlangt het bestuur dat de uitvoering van de werkzaamheden steeds effectiever en efficiënter gebeurt. De middelen die de overheid daarvoor ter beschikking heeft nemen immers gestaag af.
De organisaties worden kleiner en effectiever en zijn steeds meer op zoek naar hoe we meer resultaten kunnen bereiken met minder middelen. We willen onze experts en toppers een uitdagend speelveld bieden om die kansen te vertalen naar de opgaven voor onze gemeenten. Hierdoor is de kans groter dat we deze toppers en experts aan onze afdelingen gebonden houden.
Verdere samenwerking tussen de afdelingen van onze gemeenten biedt de kans om aan de hierboven omschreven opgaven te voldoen. Door structureel samen te werken op basis van deze dienstverleningsovereenkomst, kennis en kunde te bundelen en aan elkaar ter beschikking te stellen ontstaat een geheel dat meer is dan de som der delen.
Kennisvelden kunnen bijvoorbeeld gezamenlijk worden ontwikkeld en opleidingen kunnen gezamenlijk worden uitgevoerd.
Samenwerkingsovereenkomst afdelingen Vergunningverlening en Toezicht en Handhaving van de BAR-organisatie en de afdeling Bouw- en Woningtoezicht Rotterdam.
zijn het volgende overeengekomen:
Artikel 1 Doel van de samenwerking
Partijen hebben de wil en de plicht om als gelijkwaardige partners de aanwezige kennis en
capaciteit op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving te delen waardoor wordt voldaan aan de eisen van de wet Vergunningen, Toezicht en Handhaving. Hiertoe zullen afspraken worden gemaakt over wederzijdse kennisdeling en uitwisselen van expertise, zoveel als mogelijk evenredig verdeeld tussen beide partners. De afspraken zijn benoemd in bijlage 2.
Artikel 2 Onderscheiding en selectie van projecten en kennisontwikkeling
Aanvragen ter wederzijdse ondersteuning en aanvragen ter ondersteuning bij projecten van
de beide partijen onderling worden in gezamenlijk overleg van partijen beoordeeld en geselecteerd op toepasbaarheid van de samenwerking. Beide partijen spannen zich in om wederkerig capaciteit en kwaliteit in te zetten ten behoeve van de samenwerking op geselecteerde projecten.
Partijen stellen voor het voldoen aan de eisen van de wet Vergunningen, Toezicht en Handhaving overzichten op van de kennis en ervaring van hun medewerkers op deze vakgebieden met eventuele specialisaties. Per geselecteerd onderwerp wordt aan de hand van genoemde overzichten in onderling overleg bepaald welke medewerkers van partijen in welke mate worden ingezet (zie bijlage 2).
De afdelingen streven er naar de samenwerking uit te voeren op basis van wederkerigheid, dat wil zeggen dat de omvang van de wederzijdse inzet vergelijkbaar zal zijn waardoor geen verrekening nodig is en medewerkers kunnen worden ingezet zonder dat daar aparte overeenkomsten aan ten grondslag liggen. De wijze van in- en uitlening wordt in onderling overleg tussen de afdelingen geregeld.
In het geval er wel verrekening nodig is zal een verrekening plaatsvinden op basis van een offerte vooraf en kostendekkende tarieven.
In het geval medewerkers bij een andere organisatie worden geplaatst wordt als methode detachering over en weer gehanteerd.
Artikel 5 Samenwerking met andere gemeenten
Deze samenwerkingsovereenkomst sluit samenwerking op het terrein van vergunningverlening, toezicht en handhaving met andere gemeenten niet uit.
Artikel 6 Nakoming en vertegenwoordiging
De partijen wijzen een gemandateerd verantwoordelijke aan voor de nakoming en uitvoering van de afspraken in de samenwerkingsovereenkomst. Zij bespreken minimaal één keer per jaar de voortgang en rapporteren gezamenlijk aan de directeur Veiligheid van de BAR-organisatie en de directie van het cluster Stadsontwikkeling van de gemeente Rotterdam.
Artikel 7 Bestuurlijke verantwoording
De bestuurlijke verantwoording aan de respectievelijke colleges en raden zal plaatsvinden via de reguliere P&C cyclus, voor vergunningverlening, toezicht en handhaving.
Artikel 8 Duur van de overeenkomst
Deze overeenkomst geldt tot wederopzegging, gaat in op 1 juli 2016 en wordt jaarlijks
Er geldt een opzegtermijn van 3 maanden, tenzij anders afgesproken. Bij opzegging van de overeenkomst bestaan er over en weer geen verplichtingen anders dan het afwikkelen van lopende projecten, tenzij de opzeggende gemeente dat niet verlangt.
Afdelingshoofd Bouw- en Woningtoezicht
Datum: ....................2016
Bijlage 1 bij de SamenwerkingsovereenkomstBAR-organisatie en de gemeente Rotterdam
Noodzakelijkheden om te voldoen aan de eisen van de wet Vergunningen, Toezicht en Handhaving
Bouw- en Woningtoezicht Rotterdam (handhavers, niet het toezicht op de bouw)
Hieronder staat een korte beschrijving van de karakteristiek van de organisatie Bouw- en Woningtoezicht van de gemeente Rotterdam.
De kracht van de handhavers (niet het toezicht op de bouw) ligt in de uitvoering van het werk. Er is voldoende aandacht voor het werkproces. De taken worden efficiënt uitgevoerd en er is voldoende aandacht voor verbetering. Productiecijfers zoals aantal opnames, aanschrijvingen en afgehandelde dossiers worden geëvalueerd.
Minder goed ontwikkeld is de aandacht voor de effectiviteit van beleid en uitvoering. Beoogde effecten of resultaten worden –ook bestuurlijk- in niet goed te evalueren termen vastgelegd.
Hierdoor is het moeilijk te zeggen of de resultaten bereikt worden en of beleid en uitvoering moeten worden bijgesteld.
Ook voor de ontwikkeling van de deskundigheid van de medewerkers is meer aandacht nodig. Onder andere in de vorm van het opstellen van een opleidingsplan.
Ondanks de verbeterpunten is de strekking positief, veel verbeteringen zijn reeds in gang gezet.
Er is een verbeterplan opgesteld. Uitgangspunt is dat de verbeteringen bestaan uit kleine, concrete acties. Geen grootse en meeslepende plannen maar overzichtelijke stappen.
Bij het onderdeel vergunningen, inclusief het toezicht op de bouw, kwam naar voren dat de afdeling goed scoort wat betreft de kritische massa. Punt van zorg wat betreft opleidings- en kennisniveau zijn de onderdelen “opleidingen asbest”en “toezicht monumenten”. De ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van de werkprocessen en het beleid voldoet voor de helft aan de gestelde eisen. Voor 47 procent wordt nog niet (geheel) voldaan aan de eisen. Voor een zeer beperkt gedeelte staat het licht op rood (vergelijking met andere gemeenten en de resultaten van ruimtelijk beleid). Dit zal niet veranderen.
Het is de bedoeling dat de verbeteringen die nodig zijn om aan de eisen te voldoen zoveel mogelijk worden ondergebracht in bestaande projecten en activiteiten, de belangrijkste zijn de uitwerking van de bestuursopdracht Wabo, de automatisering van de toezichtsprofielen en het jaarplan (bouwbeleidsplan).
Uit de managementrapportage van de BAR-organisatie over de zelfevaluatie van de kwaliteitscriteria blijkt dat de BAR-organisatie grotendeels voldoet. Er ontbreekt een tweede bouwfysicus op HBO+ niveau en aan de vereiste minimale tijdsbesteding voor bepaalde gespecialiseerde taken wordt niet in alle gevallen voldaan.
De BAR-organisatie heeft behoefte om bij mogelijk aanwezige complexe vraagstukken, expertise te kunnen inwinnen. Deze expertise kan op alle taakvelden binnen het vakgebied bouw- en woningtoezicht gewenst zijn. Te noemen zijn (niet uitputtend): grondmechanica, bouwfysica, constructies, aanpak handhaving, juridische vraagstukken, cultuurhistorie, monumenten en beleidsvragen. Met het gebruikmaken van de expertise van de gemeente Rotterdam streeft de BAR-organisatie er naar de kwaliteit van de uitvoering van de taken naar een hoog niveau te tillen.
In voorkomende gevallen kan de BAR-organisatie behoefte hebben aan ondersteuning wanneer de vereiste capaciteit en het werkaanbod niet overeenstemmen.
De navolgende onderdelen behoeven nog verbetering binnen de BAR-organisatie:
Door samenwerking kunnen beide partijen voldoen aan de kwaliteitscriteria op een adequaat niveau. De BAR-organisatie en de gemeente Rotterdam ondernemen daartoe de stappen zoals opgenomen in bijlage 2.
Bijlage 2 bij de SamenwerkingsovereenkomstBAR-organisatie en gemeente Rotterdam
Hiervoor is het niet nodig dat een aparte overeenkomst wordt afgesloten.
We gaan in elk geval samen aan de slag met samenwerken op het gebied van:
Rotterdam organiseert regelmatig kennisbijeenkomsten over diverse onderwerpen. De BAR-organisatie wordt uitgenodigd voor deze bijeenkomsten en kan ook de inhoud van dergelijke bijeenkomsten verzorgen.
We onderzoeken welke opleidingsbehoeften er bestaan bij beide partijen (N.B. regionaal zijn hier ook al initiatieven voor ondernomen). Waar samenhang is, kan gekeken worden naar de mogelijkheden voor een gezamenlijke opleiding. Rotterdam beschikt ook over experts die kennis kunnen overdragen. Het opleidingsplan van de gemeente Rotterdam wordt ter beschikking gesteld. De BAR-organisatie bekijkt of aansluiting hierop mogelijk en gewenst is.
De mogelijkheid bestaat om onderling mee te kijken (stages) hoe de gemeenten invulling geven aan toezicht op de bouw. Ervaringen worden gedeeld.
De BAR-gemeente heeft interesse in de methodiek van toezicht op bestaande bouw (o.m. woningtoezicht) in de gemeente Rotterdam.
De mogelijkheid bestaat om onderling mee te kijken (stages) hoe de gemeenten invulling geven aan vergunningverlening. Ervaringen worden gedeeld.
Beide gemeenten houden elkaar op de hoogte van de vacatures bij de drie afdelingen.
De gemeente Rotterdam en de BAR-organisatie bezien op welke punten de organisaties elkaar kunnen helpen zodat ze kunnen voldoen aan de kwaliteitscriteria. Gezamenlijk gaan we na welke rol de landelijke handhavingstrategie hierin speelt/gaat spelen.
Samenwerkingsovereenkomst tussen VRR en gemeente
Rotterdam heeft expertise beschikbaar over het aangaan van een SLA en wil deze uiteraard delen.
Ondersteuning bij grote incidenten
De gemeente Rotterdam heeft te maken met enkele grote incidenten op het terrein van vergunningen, toezicht en handhaving. Onder andere: vallende gevelplaten, B-Tower, Imax theater en parkeergarage Kralingse Zoom. De BAR-organisatie is geïnteresseerd in de leerpunten die vanuit deze incidenten zijn voortgekomen.
Procedures projectbestemmingsplan
Rotterdam heeft de procedures voor het maken van projectbestemmingsplannen beschreven en uitgewerkt. De BAR-organisatie heeft hier belangstelling voor.
Rotterdam werkt al langer met de wet Bibob voor bouw en de BAR-organisatie heeft hier belangstelling voor.
Bijlage 5. Hoofdproces vergunningverlening
proces Vergunningverlening (universeel)
1Procesmodel proces Vergunningverlening universeel
Afdelingshoofd Vergunningverlening
Dit proces kent een universele opzet tav de processen Vergunningverlening.
De afdeling voorziet hiermee in een eenduidige benadering op alle vormen van vergunningverlening. Van toepassing op WABO, APV en Bijzonder wetten.
1.3Instructie afronden procesoptimalisatie
dit proces dient in de laatste fase (maart 2015) door de afdeling(en) zelf te worden voorzien van instucties/ gegevens rond activiteiten (4.2 in dit document). Tevens dient per activiteit de rol van de uitvoerende ingevuld te worden in de laatste kolom in hoofdstuk 4 paragraaf 2. Desgewenst kun je contact met een procesbegeleider opnemen voor ondersteuning.
Stuur dit document na aanvulling terug naar procesbegeleider voor definitieve verwerking in het procesmanagementsysteem. Zodra dit gebeurd is kan het proces op intranet worden gepubliceerd.
De afdeling ontvangt hiervan ook een kopie.
2.1.1Inhoud van Vergunningverlening
2.1.2Activiteiten en Subprocessen
obv specifieke afspraken met DIV kan hier een benadering worden vastgesteld die past bij de huidige situatie. in principe worden iedere dag alle aanvragen in verseon gezet. |
APV & BW: ontvangst en toetsing komt als proces in VIS WABO: ontvangst en toetsing komt als proces overeen met OVX functionaliteit. | |