| Organisatie | Hoeksche Waard |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 |
| Citeertitel | Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 21-04-2022 | nieuwe regeling | 05-04-2022 |
(geactualiseerde versie van inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019)
2. GEMEENTELIJKE DOELSTELLINGEN
3.3 Algemene beginselen bij inkoop
3.4 Grensoverschrijdend belang
4. ETHISCHE EN IDEËLE UITGANGSPUNTEN
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
5.7 Raming en financiële budget
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
6. ORGANISATORISCHE UITGANGSPUNTEN
6.4 Evalueren Inkoop- en Aanbestedingsbeleid
Inkoop is een manier om als gemeente de juiste producten en diensten in te kopen, waarmee je als gemeente kan voorzien in de doelen en opgaven. Met onze inkopen dragen we bij aan een vitale Hoeksche Waard.
Dit inkoopbeleid is, naast de Europese en nationale aanbestedingswetgeving, van toepassing op alle inkopen van de gemeente Hoeksche Waard, zowel ten behoeve van de inkoop voor eigen bedrijfsvoering als de verwezenlijking van de overige beleidsdoelen. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de gemeente Hoeksche Waard en de door de gemeente vastgestelde programmaplannen.
Als gemeente kopen we rechtmatig en doelmatig in. We houden ons aan de wetgeving en gemeentelijke regelgeving. We gaan verantwoord om met gemeenschapsgeld en krijgen via inkoop het beste product of dienst voor de juiste prijs.
Inkopen vereist de juiste kennis en vaardigheden (vakmanschap). In dit beleid staat beschreven op welke wijze de gemeentelijke producten / diensten ingekocht worden en aan welke uitgangspunten we ons daarbij houden.
Inkoop is één van de instrumenten waarmee bijgedragen wordt aan het behalen van de (maatschappelijke) opgaven. Met de juiste leveranciers, inkoopeisen en selectiecriteria richten we ons op de volgende doelen:
Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid betreft een geactualiseerde versie van het inkoop- en aanbestedingsbeleid 2019 van de gemeente Hoeksche Waard. Dit inkoopbeleid is gebaseerd op het VNG Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid. Met het inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen inkoop plaatsvindt. Aangezien inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, is de gemeente Hoeksche Waard continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen.
Het gemeentelijke inkoopbeleid is als volgt opgebouwd. In hoofdstuk 1 zijn de definities gespecificeerd. In hoofdstuk 2 zijn de doelstellingen geformuleerd. In hoofdstuk 3 tot en met 6 zijn de doelstellingen uitgewerkt in een aantal uitgangspunten, te weten: de juridische, ethische en ideële, economische en de organisatorische.
In dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder:
Een vorm van inkoop die uitgaat van concurrentiestelling waarbij ondernemers in staat worden gesteld om te zaken van de uitvoering van een werk, een levering of een dienst een aanbod te doen.
Een aanvraag van de gemeente Hoeksche Waard voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de geldende nationale Aanbestedingswet en de geldende Europese aanbestedingsrichtlijnen, niet zijnde een Offerteaanvraag.
De Aanbestedingswet 2012 (AW2012) versie 2016
Een concessie is een overeenkomst met een leverancier voor de uitvoering van werk of dienst. Het verschil met een reguliere opdracht is dat de tegenprestatie voor de uitvoering van het werk of de dienst niet bestaat uit betaling, maar uit het verlenen van een exploitatierecht. Kenmerkend is dat het risico van de exploitatie bij de exploitant ligt.
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de gemeente Hoeksche Waard.
Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Gemeente Hoeksche Waard, zetelend te Oud-Beijerland.
De geldende Gids Proportionaliteit.
(Rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten en die een of meerdere facturen van een ondernemer met betrekking tot bedoelde werken, leveringen of diensten tot gevolg hebben.
Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de vestiging zich bevindt binnen de kernen van de gemeente Hoeksche Waard.
Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek.
Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties.
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ die een economische activiteit uitvoert.
Schriftelijke overeenkomst onder bezwarende titel die tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbestedende diensten is gesloten
Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’ waarvan de vestiging zich bevindt in de Zuid-Hollandse Delta, regio Zuid-Holland Zuid, Rotterdam-Rijnmond of West-Brabant.
Het aanbestedingssysteem van de Nederlandse overheid.
Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA)
Het Europees standaard formulier dat in Nederland wordt toegepast op aanbestedingen zowel boven als onder de Europese aanbestedingsdrempel.
Een gebouw waar duurzame uitoefening van de activiteiten van de onderneming of rechtspersoon plaatsvindt.
2. Gemeentelijke doelstellingen
De gemeente wil met dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren:
De gemeente leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de gemeentelijke middelen staan centraal. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor (lokale) ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.
Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis en vakmanschap over de in te kopen werken, leveringen en diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluit- vorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de contractant en in wederzijds respect tussen de gemeente en de contractant. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan de ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces.
Bij het inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. De AW2012 gaat uit van gunnen op beste prijskwaliteitsverhouding, de gemeente streeft ernaar dit gunningscriterium als uitgangspunt te hanteren.
Bij het Inkopen van werken, leveringen en diensten kan de gemeente ook interne en andere (externe) gemeentelijke en maatschappelijke kosten betrekken in de afweging. Ook de kwaliteit van de in te kopen werken, leveringen en diensten speelt een belangrijke rol. Lokaal inkopen kan bijdragen aan een vitale Hoeksche Waard, dichtbij en in verbinding met onze omgeving.
Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de gemeente en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen om een vitale Hoeksche Waard te zijn, dichtbij en in verbinding met onze omgeving.
Om deze doelstellingen te realiseren zijn juridische, ethische en ideële, economische en organisatorische uitgangspunten vastgelegd in dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Deze uitgangspunten zijn in de volgende hoofdstukken uitgewerkt.
De gemeente leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de gemeente restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid meest relevante wet- en regelgeving volgen uit:
Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ en ‘Concessierichtlijn’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen et cetera van de Europese Commissie.
De gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De gemeente past bij de betreffende inkoop, in geval van toepassing, in ieder geval toe:
3.3 Algemene beginselen bij inkoop
De gemeente neemt bij overheidsopdrachten en concessie overeenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht:
Proportionaliteit (evenredigheid): De keuze van de procedure, gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen niet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De gemeente past het beginsel van proportionaliteit toe bij de keuze van de procedure, de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden.
3.4 Grensoverschrijdend belang
Voorafgaand aan inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de gemeente de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse.
Of een overheidsopdracht of een concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaats waar de opdracht moet worden uitgevoerd.
Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de gemeente een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de gemeente op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals TenderNed.
Afwijkingen van dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid zijn alleen mogelijk via deugdelijk gemotiveerde besluitvorming (waarbij de gebruikelijke procedures in acht genomen worden), waarbij de bevoegdheid tot het doen van een voorstel en de autorisatie als volgt geregeld zijn:
Afwijkingsmogelijkheden voor leveringen en diensten:
Afwijkingsmogelijkheden voor werken:
Afwijkingsmogelijkheden voor sociale en specifieke diensten:
4. Ethische en ideële uitgangspunten
De gemeente wil alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is bij Inkoop en aanbesteding in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
De gemeente kan bij twijfel over integriteit een BIBOB-toets uitvoeren. Als hiervoor gekozen wordt, dan is de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (Wet BIBOB) en het daarop geformuleerde beleid van de gemeente Hoeksche Waard Bibob-beleidslijn gemeente Hoeksche Waard 2020 van toepassing.
4.2 Maatschappelijk Verantwoord Inkopen
Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) betekent dat de gemeente de effecten op “People, Planet en Profit” meeneemt bij inkopen. De gemeente heeft als opdrachtgever en inkoper een voorbeeldfunctie in de maatschappij.
De basis voor Maatschappelijk Verantwoord Inkopen wordt gelegd in de voorbereiding, door vroegtijdig in de besluitvorming duurzame en sociale aspecten te betrekken en door middel van een marktanalyse de uitvoerbaarheid te toetsen. In alle stappen van het inkoopproces worden weloverwogen keuzes gemaakt ten aanzien van de balans tussen de sociale, ecologische en economische aspecten.
De gemeente onderschrijft het Manifest Maatschappelijk Verantwoord Inkopen. Het manifest is bedoeld om de bijdrage van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen aan de realisatie van beleidsdoelen te vergroten.
De gemeente stimuleert bij inkopen en aanbestedingen de toepassing van onderstaande SDG’s:
Circulair inkopen (SDG 6,8,9,12,13,14,en 15): Bij circulair Inkopen wordt het inkoopinstrument ingezet om productie en (her)gebruik van producten en diensten te stimuleren en daarmee de transitie naar een circulaire economie te bevorderen. De gemeente heeft als doel om in 2050 100% circulair te zijn.
De gemeente kan hier uitvoering aan geven door het volgende:
Bovenstaande uitgangspunten zijn ontleend aan het Programmaplan Duurzaamheid en uitgewerkt in het uitvoeringsprogramma Circulaire Economie 2021-2026.
De gemeente vindt maatschappelijk verantwoord ondernemen belangrijk en wil werkgevers stimuleren om mensen met een kwetsbare positie op de arbeidsmarkt aan werk te helpen. Aan opdrachtnemers van de gemeente wordt een social return verplichting opgelegd om de kansen op (duurzaam) werk van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te vergroten.
Gemeente Hoeksche Waard hanteert specifiek ten aanzien van social return het geldende Spelregels SROI per 1 oktober 2019. Het uitgangspunt van dit beleid is dat bij alle inkoopopdrachten boven de € 50.000,- social return moet worden toegepast. Hierbij geldt een gemiddeld percentage voor social return van 5% van de opdrachtwaarde. Het beleid ten aanzien van Social Return on Investment is in nauwe samenwerking met de arbeidsregio Rijnmond opgesteld en door het College van B&W vastgesteld.
De mogelijkheden voor de inzet van social return, in volgorde van voorkeur zijn:
De gemeente zal waar mogelijk de markt stimuleren om met innovatieve en nieuwe oplossingen te komen om haar publieke taken beter te kunnen uitvoeren. Bij innovatiegericht inkopen laat de gemeente ruimte aan de ondernemer om een innovatieve oplossing aan te beiden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een ‘bestaand’ product.
Ook kan innovatiegericht Inkopen bestaan uit het toepassen van innovatieve contractvormen of innovatieve inkoopprocedures zoals innovatiepartnerschap.
Als er persoonsgegevens tussen partijen worden uitgewisseld, moet rekening worden gehouden met Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).
Bij een uitwisseling van persoonsgegevens tussen partijen is een privacy-overeenkomst wettelijk noodzakelijk. Deze wordt als bijlage bij de aanbestedingsdocumenten gevoegd. Het is noodzakelijk om de privacy-officer in de voorbereidende fase van de aanbesteding om advies te vragen over de benodigde overeenkomsten. Iedere vastgestelde privacy-overeenkomst komt in beheer in het privacy-register overeenkomsten. De privacy-officer adviseert in de voorbereidende fase ook over het taxeren van het risico voor de bescherming van persoonsgegevens.
De gemeente acht het van belang om de markt te kennen door een product en/of marktanalyse uit te voeren, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalyse leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers- of verkopersmarkt). Door een product- en/of marktanalyse kan daarnaast worden geïnventariseerd welke duurzame en innovatieve oplossingen door de markt kunnen worden geboden. Een marktconsultatie met ondernemers kan onderdeel uitmaken van de marktanalyse. De gemeente kan contact opnemen met MVO Nederland voor ondersteuning bij het zoeken naar duurzame oplossingen.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie
De gemeente streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van ondernemers (contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De gemeente moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van ondernemer(s) en contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving.
Gedurende de contractperiode kan bij de contractant afhankelijkheid ontstaan van de gemeente door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De gemeente kiest in dat geval voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve ondernemers.
5.3 Lokale economie, MKB en sociale ondernemingen
De gemeente heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van ondernemers leidt.
Een van de ambities die de gemeente heeft, is om de lokale economie te versterken. Lokaal inkopen kan bijdragen aan de doelmatigheid van de inkoop.
Stimuleren van mogelijkheden voor kleine marktpartijen en lokale bedrijven kan de gemeente doen door:
In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse aanbesteding en/of een meervoudig onderhandse aanbesteding volgens de relevante wet- en regelgeving is toegestaan, houden we rekening met de lokale economie en de lokale ondernemers.
Bij de enkelvoudig onderhandse aanbestedingen nodigt de gemeente altijd een lokale ondernemer uit. Als dit niet mogelijk blijkt, wordt een regionale ondernemer uitgenodigd. Als dat niet mogelijk blijkt, wordt een ondernemer buiten de regio gevraagd om offerte uit te brengen.
Bij de meervoudig onderhandse aanbestedingen streeft de gemeente naar een evenwichtige verdeling van lokale, regionale en landelijke ondernemers die gevraagd worden om een offerte uit te brengen. Er wordt altijd minimaal één lokale ondernemer gevraagd om een offerte uit te brengen.
Zowel voor enkelvoudig als meervoudig onderhandse aanbestedingen geldt dat de gemeente geografische ondernemersdiscriminatie voorkomen en met het ook op een doelmatige bestedingen van publieke gelden niet onnodig bovenregionale, Europese of mondiale kansen laten liggen. Immers, de beste prijs-kwaliteitsverhouding staat centraal bij het gunnen van opdracht.
De gemeente heeft oog voor sociale ondernemingen
Bij inkopen kan de gemeente opdrachten voorbehouden aan sociale werkplaatsen of sociale ondernemingen die werk bieden aan kwetsbare doelgroepen. Door oog te hebben voor deze ondernemingen kan aan alle onderdelen van Maatschappelijk Verantwoord Inkopen worden bijgedragen. Artikel 2.82 Aanbestedingswet biedt de mogelijkheid deelname aan aanbestedingsprocedures voor te behouden aan sociale werkplaatsen en sociale ondernemingen die de maatschappelijke en professionele integratie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt als belangrijkste doel hebben.
De gemeente hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere gemeenten of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking, milieuactiviteiten, werkvoorzieningsschappen, belastingen en sociale regelgeving.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure
De gemeente hanteert - met inachtneming van de Gids Proportionaliteit de volgende procedures:
Inkoop tot een bedrag van €5.000,--
Voor inkoop onder een bedrag van € 5.000,- behoeft er geen gereguleerde inkoopprocedure doorlopen te worden. In deze gevallen wordt er volstaan met een bestelbon of factuur.
Enkelvoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt minimaal aan één ondernemer een offerte.
Meervoudig onderhandse offerteaanvraag
De gemeente vraagt ten minste aan drie ondernemers en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte.
Onder de (Europese) drempelbedragen kan de gemeente ervoor kiezen nationaal aan te besteden. De gemeente bepaalt dit per opdracht. De gemeente zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen.
Boven de (Europese) drempelbedragen zal de gemeente in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
Sociaal en andere specifieke diensten
Voor zogenoemde sociale en andere specifieke diensten geldt een vereenvoudigde procedure gezien de beperkte grensoverschrijdende dimensie van deze diensten. In Bijlage XIV richtlijn 2014/24/EU staat een opsomming van diensten waarvoor een vereenvoudigde procedure geld met een opdrachtwaarde boven de gestelde Europese drempel. Onder de gestelde Europese drempel is de gemeente vrij in het maken van een keuze voor de procedure, zolang het deugdelijk kan worden gemotiveerd op basis van artikel 1.4 Aanbestedingswet 2012.
Op het type opdrachten waarvoor concessieovereenkomsten worden gesloten is de concessierichtlijn van toepassing. Voor dit type opdrachten gelden de opgegeven drempelbedragen voor Werken.
De gemeente handelt binnen de bepalingen van de Gids Proportionaliteit en handelt naar de daarbij horende procedures, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en het karakter van de markt waarin de ondernemers opereren. In dat laatste geval kan de gemeente ook kiezen voor een andere procedure, aangezien het voor bepaalde Inkopen niet te kwantificeren is in een vast bedrag.
**Overweging om in plaats van meervoudig onderhandse procedure, nationaal openbaar aan te besteden.
Het is van belang per opdracht te bezien welke procedure het meest geschikt en proportioneel is. Bij die afweging spelen naast het hierboven genoemde schema ook nog andere zaken een rol, te weten de transactiekosten van de aanbestedende dienst en de inschrijvende partijen, de marktsamenstelling (het aantal potentiële inschrijvers), de complexiteit van de opdracht en het gewenste eindresultaat.
Daarnaast kan de gemeente ervoor kiezen om ook bij opdrachten die enkelvoudig onderhands aanbesteed mogen worden, toch meervoudig onderhands aan te besteden. Dit in het kader van proportionaliteit, roulatie van ondernemers, de economische situatie en in het kader van de Aanbestedingswet dient hierbij de keuze van de aanbestedingsprocedure en keuze ondernemer gemotiveerd te worden.
Bij de keuze van de procedure dienen deze onderdelen derhalve gemotiveerd te worden en afgestemd te worden met de inkoopadviseur.
Een belangrijk aspect is het afsluiten van raamovereenkomsten. De gemeente kan overwegen raamovereenkomsten af te sluiten voor soortgelijke opdrachten die gebundeld kunnen worden en die door eenzelfde leverancier / markt uitgevoerd kunnen worden. Dit leidt tot een afname van administratieve handelingen en kleine meervoudige en enkelvoudige onderhandse aanbestedingen. Eveneens leidt het tot duidelijke vastgestelde financiële en contractuele voorwaarden. De raamovereenkomsten dienen voor langere tijd (maximaal 4 jaar, tenzij deugdelijk gemotiveerd) te worden afgesloten.
5.7 Raming en financiële budget
Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming bepaalt de van toepassing zijnde regels op een overheidsopdracht gedurende het hele verloop ervan. raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.8 Eerlijke mededinging en commerciële belangen
De gemeente bevordert eerlijke mededinging. De betrokken ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in proportioneel, objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de gemeente een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente wenst geen ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen
6. Organisatorische uitgangspunten
Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject.
Ter uitvoering van door de gemeente vastgestelde regelgeving met betrekking tot Inkoop en onder verantwoordelijkheid van het College van burgemeester en wethouders, begeleiden onder andere medewerkers van de Stichting Inkoopbureau West-Brabant inkoopprocedures en aanbestedingen.
De inzet van de inkoopadviseur is niet geheel vrijblijvend. Men is in ieder geval verplicht de inkoopadviseur zo vroeg mogelijk in te schakelen indien minimaal sprake is van inkoop of aanbesteding van een levering of dienst van € 50.000,-- of hoger of een werk van € 150.000,-- of hoger.