| Organisatie | Leeuwarden |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Reglement van Orde voor het Politiek Podium en andere werkzaamheden van de raad gemeente Leeuwarden 2021, eerste wijziging |
| Citeertitel | Reglement van Orde voor het Politiek Podium en andere werkzaamheden van de raad gemeente Leeuwarden 2021, eerste wijziging |
| Vastgesteld door | gemeenteraad |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
N.v.t.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 16-04-2022 | wijziging van een regeling | 29-03-2022 |
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
a. Agenda-initiatief: een verzoek van een of meer raadsleden om een onderwerp te agenderen voor het Politiek Podium.
b. Amendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing.
c. Burgeragendering: een verzoek van een inwoner of organisatie om een onderwerp te agenderen voor het Politiek Podium.
d. Fractie-assistent: een persoon, niet zijnde een raadslid, die is aangewezen door de fractie om haar bij te staan bij het verrichten van haar werk ten behoeve van de raad en als zodanig is toegelaten door de raad; een fractie-assistent kan namens een fractie het woord voeren tijdens De Actualiteit, de Informatieve bijeenkomst en Het Debat.
e. Griffier: griffier van de raad zoals bedoeld in art. 100 Gemeentewet of diens plaatsvervanger.
f. Politiek Podium: de titel waaronder de bijeenkomsten van de raad van Leeuwarden plaatsvinden. Het Politiek Podium kent de volgende typen bijeenkomsten:
g. Initiatiefvoorstel: voorstel van een raadslid voor een verordening of ander voorstel, niet zijnde agenda-initiatief.
h. Motie: verklaring waarmee een oordeel, wens of verzoek wordt uitgesproken.
i. Raadsadviseur: medewerker van de griffie die optreedt als griffier bij De Actualiteit, de Informatieve bijeenkomst en Het Debat.
j. Subamendement: voorstel van een raadslid tot wijziging van een aanhangig amendement.
k. Voorzitter: raadslid of fractie-assistent die een bijeenkomst van het Politiek Podium voorzit.
l. Vicevoorzitter: raadslid benoemd door de raad, die de burgemeester vervangt bij diens afwezigheid en een eigenstandige taakopdracht heeft.
m. Voorzitterspoule: de poule met raadsleden en fractie-assistenten die als voorzitter kunnen optreden bij De Actualiteit, de Informatieve bijeenkomst en Het Debat.
1. Er is een presidium dat bestaat uit de fractievoorzitters en de eerste vicevoorzitter.
2. De burgemeester en de griffier zijn adviserend lid en bij elke presidiumvergadering aanwezig.
3. De eerste vicevoorzitter is voorzitter van het presidium.
4. Fractievoorzitters kunnen zich bij afwezigheid in het presidium laten vervangen door een ander raadslid.
5. Elke fractievoorzitter heeft één stem in de besluitvorming van het presidium. Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht.
Artikel 3. Taken van het presidium
1. Het presidium doet aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad voor zover het niet betreft de taken van de agendacommissie.
2. Op voorstel van het presidium benoemt de raad een eerste en tweede vicevoorzitter, de agendacommissie, een werkgeverscommissie en een auditcommissie.
3. De vergaderingen en verslaglegging van het presidium zijn niet openbaar.
1. Er is een agendacommissie die bestaat uit twee leden van verschillende oppositiefracties en twee leden van verschillende coalitiefracties.
2. De 1e vicevoorzitter is voorzitter van de agendacommissie.
3. De agendacommissie vergadert zo vaak als zij dat nodig vindt.
4. Elk lid heeft één stem, bij staking der stemmen geeft de stem van de voorzitter van de agendacommissie de doorslag.
Artikel 5. De taken van de agendacommissie
1. De agendacommissie heeft als taak
a. het voorbereiden en vaststellen van de agenda’s voor het Politiek Podium, inclusief de duur en de wijze van behandeling van een onderwerp;
b. het plannen van de overige activiteiten van de raad buiten het Politiek Podium, zoals o.a. werkbezoeken en scholingsbijeenkomsten.
2. Raadsleden en fractie-assistenten kunnen een agenda-initiatief indienen bij de agendacommissie, dit verzoek wordt schriftelijk toegelicht en beargumenteerd.
3. Inwoners van de gemeente Leeuwarden kunnen een agendaverzoek indienen. Zie artikel 7 Burgeragendering.
4. De door de agendacommissie vastgestelde agenda wordt minimaal 10 dagen voor de vergaderdatum in het elektronisch raadsinformatiesysteem gepubliceerd op de website van de gemeenteraad.
5. In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie hiervan afwijken en tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een Politiek Podium van de raad een agenda opstellen.
6. De vergaderingen van de agendacommissie zijn niet openbaar, de besluitenlijst is openbaar.
1. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder brieven van burgers en schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst en digitaal ter kennisname aan de raadsleden gebracht.
2. De griffier stelt per ingekomen stuk een afdoeningsvoorstel voor.
3. Een raadslid of raadsfractie kan een ingekomen stuk aan de orde stellen via een agenda-initiatief.
1. Inwoners van en organisaties gevestigd in de gemeente Leeuwarden kunnen een verzoek doen om een voorstel of onderwerp op de agenda van het Politiek Podium te plaatsen. Dit verzoek wordt schriftelijk toegelicht en beargumenteerd. Een politieke groepering kan geen gebruik maken van burgeragendering.
2. Het agenderingsverzoek wordt ingediend bij de griffier, die het met een advies voorlegt aan de agendacommissie.
3. Het agenderingsverzoek zal door de agendacommissie niet in behandeling worden genomen als het gaat over:
a. een onderwerp dat niet behoort tot de bevoegdheid van de raad;
b. een vraag over het gemeentelijk beleid;
c. een klacht in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht over een gedraging van het gemeentebestuur;
d. een bezwaar in de zin van hoofdstuk 7 van de Algemene wet bestuursrecht tegen een besluit van het gemeentebestuur, of
e. een onderwerp waarover korter dan 12 maanden voor indiening van de burgeragendering door de raad een besluit is genomen, tenzij nieuwe argumenten tot een nieuwe afweging zouden kunnen leiden;
f. een onderwerp, waarvoor een raadsbesluit in voorbereiding is.
1. Het Politiek Podium vindt in de regel wekelijks op woensdag plaats en wordt in de regel gehouden in het stadhuis.
2. Aanvangstijd kan op 16.00 uur gesteld worden, met uitzondering van Het Besluit en politiek zwaarwegende onderwerpen, deze worden niet eerder dan 18.00 uur geagendeerd.
3. Wanneer de agenda om 22.30 uur nog niet is afgewerkt, doet de voorzitter een ordevoorstel over de wijze en het tijdstip van het vervolg van de bespreking. Uitgangspunt hierbij is dat de vergadering uiterlijk om 23.00 uur wordt gesloten.
4. Het Besluit vindt in de regel eens in de drie weken plaats op woensdag.
5. De maandag is de eerste reserveavond voor het Politiek Podium.
6. De voorzitter van de raad kan in bijzondere gevallen een andere dag en aanvangsuur bepalen of een andere vergaderplaats aanwijzen.
Artikel 9. Toelating nieuwe raadsleden
1. Bij de benoeming van nieuwe raadsleden stelt de raad een commissie geloofsbrieven in bestaande uit drie raadsleden van verschillende fracties.
a. onderzoekt de geloofsbrieven en de daarop betrekking hebbende stukken van nieuw benoemde raadsleden,
b. brengt vervolgens verslag uit aan de raad over de toelating van de nieuw benoemde raadsleden tot de raad en doet daarbij een voorstel voor een besluit;
c. indien van toepassing wordt van een minderheidsstandpunt melding gemaakt in dit advies.
3. Het onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau gebeurt in de laatste raadsvergadering in oude samenstelling na de gemeenteraadsverkiezingen.
4. Na een gemeenteraadsverkiezing roept de voorzitter van de raad de benoemde en toegelaten raadsleden op om in de eerste raadsvergadering in nieuwe samenstelling de eed of verklaring en belofte af te leggen, in het Nederlands of Fries.
5. In geval van een tussentijdse vacaturevervulling roept de voorzitter van de raad een nieuw benoemd raadslid op voor de raadsvergadering waar over diens toelating wordt beslist om de voorgeschreven eed of verklaring en belofte af te leggen, in het Nederlands of Fries.
1. Raadsleden die door het centraal stembureau op dezelfde kandidatenlijst verkozen zijn verklaard worden bij de aanvang van de zittingsperiode als één fractie beschouwd.
2. Als boven de kandidatenlijst een aanduiding was geplaatst, voert de fractie in de raad deze aanduiding als naam. Als daar geen aanduiding was geplaatst, deelt de fractie in de eerste raadsvergadering aan de voorzitter van de raad mee welke naam deze fractie in de raad zal voeren.
3. De namen van de fractievoorzitter en diens plaatsvervanger worden zo spoedig mogelijk doorgegeven aan de voorzitter van de raad.
4. Als één of meer raadsleden van één of meer fracties als zelfstandige fractie gaan optreden of zich aansluiten bij een andere fractie, wordt hiervan zo spoedig mogelijk schriftelijk mededeling gedaan aan de voorzitter van de raad.
5. Een nieuwe naam van een fractie voldoet aan de eisen uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet en wordt gebruikt met ingang van de eerstvolgende raadsvergadering na registratie.
Artikel 11. Toelating fractie-assistenten
1. Een fractievoorzitter kan een of meerdere fractie-assistenten voordragen.
2. Alvorens een fractie-assistent wordt toegelaten wordt dezelfde werkwijze als bedoeld onder art. 9 lid 1 en 2 gevolgd;
3. Fractie-assistenten leggen bij hun installatie de eed of verklaring en belofte af in een openbare raadsvergadering, in het Nederlands of Fries.
Artikel 12. Benoeming wethouders
1. Bij de benoeming van een wethouder stelt de raad een commissie Benoembaarheid wethouder in, bestaande uit drie raadsleden van verschillende fracties.
2. De voorzitter van de raad geeft opdracht om de kandidaat-wethouder aan een risicoanalyse integriteit te onderwerpen. Het verslag dat hiervan wordt opgemaakt, wordt ter kennisname gebracht aan de commissie Benoembaarheid wethouder. Het verslag is niet openbaar.
3. De commissie onderzoekt of de kandidaat-wethouder voldoet aan de vereisten van de artikelen 36a, 36b, 41b, 1e, 3e, 4e lid en 41c 1e lid van de Gemeentewet. De commissie betrekt bij haar onderzoek het verslag uit lid 2 en de conclusies die hierin zijn geformuleerd.
4. De commissie brengt vervolgens advies uit aan de raad over de benoembaarheid tot wethouder.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen van de raad
Paragraaf 1. Het Politiek Podium
1. Het Politiek Podium bestaat uit een aantal samenhangende vergadervormen met elk hun eigen functie en regels te weten de Informatieve bijeenkomst, Het Debat en Het Besluit.
2. Daarnaast kent het Politiek Podium als vergadervorm De Actualiteit.
3. De Actualiteit, de Informatieve bijeenkomst en Het Debat zijn vergaderingen in de zin van artikel 82 van de gemeentewet.
4. De vergaderingen van de raad in het kader van het Politiek Podium worden ter openbare kennisgeving gebracht door aankondiging via het elektronisch raadsinformatiesysteem op de website van de gemeenteraad.
5. Alleen voor de Informatieve bijeenkomst kunnen externe gasten worden uitgenodigd.
6. Tijdens de behandeling van een onderwerp wordt per fractie in de regel door één woordvoerder het woord gevoerd.
7. In de regel worden er niet meer dan twee parallelle bijeenkomsten belegd.
1. De Actualiteit en de Informatieve bijeenkomst worden voorgezeten door een voorzitter uit de voorzitterspoule, ondersteund door de griffier of een raadsadviseur.
2. Het Debat wordt voorgezeten door een voorzitter uit de voorzitterspoule of door de voorzitter van de raad, ondersteund door de griffier of een raadsadviseur.
3. Sprekers voeren het woord op aangeven van de voorzitter. De voorzitter bepaalt de sprekersvolgorde in de vergadering. Als daarbij het criterium van fractieomvang wordt gekozen, gaat dit aan de hand van de verkiezingsuitslag.
4. De voorzitter van de vergadering kan een maximum stellen aan de spreektijd van deelnemers.
5. De voorzitter handhaaft de orde van de vergadering en bewaakt naleving van het reglement van orde.
6. De voorzitter kan naar eigen oordeel sprekers tot de orde roepen en als die hieraan geen gevolg geven, het woord ontnemen over het onderwerp van bespreking.
7. De voorzitter kan naar eigen oordeel de vergadering voor bepaalde tijd schorsen of de vergadering voortijdig sluiten.
Artikel 16. Bepalingen voor De Actualiteit
1. In De Actualiteit kunnen raadsleden en fractie-assistenten actuele politieke onderwerpen aan de orde stellen door middel van het stellen van vragen aan het college.
2. Per fractie kan één vraag worden ingediend voor De Actualiteit.
3. In De Actualiteit kunnen leden van het college van B&W informatieve mededelingen doen over actuele ontwikkelingen.
4. De Actualiteit duurt maximaal een klokuur en wordt eens per drie weken gehouden, niet op de avond van Het Besluit, tenzij bij de voorzitter geen vragen zijn ingediend. In bijzondere gevallen kan de agendacommissie bepalen dat het vragenuur op een ander tijdstip wordt gehouden.
5. De agendacommissie bepaalt op advies van de griffier of en in welke volgorde de vragen worden behandeld. De agendacommissie kan daarbij gebruik maken van de uitsluitingscriteria zoals in artikel 7 lid 3 vermeld en aanvullende richtlijnen voor selectie en prioritering hanteren.
6. Raadsleden en fractie-assistenten die tijdens het actualiteitenuur vragen willen stellen, melden dit onder aanduiding van het onderwerp en de vragen uiterlijk om 18.00 uur op de maandag voorafgaand aan De Actualiteit bij de griffier.
7. Per onderwerp wordt aan de vragensteller het woord verleend om één of meer vragen aan het college of de burgemeester te stellen en een toelichting daarop te geven. De beantwoording geschiedt mondeling. Na de beantwoording daarvan krijgt de vragensteller desgewenst het woord om aanvullende vragen te stellen. De vragensteller krijgt het laatste woord.
8. Collegeleden die mededelingen willen doen tijdens De actualiteit melden dat uiterlijk om 12.00 op de dag van de vergadering onder vermelding van het onderwerp van de mededeling
9. Per mededeling zoals bedoeld in lid 7 kunnen raadsleden en fractieassistenten verduidelijkende vragen stellen.
10. De voorzitter bepaalt zo nodig de spreektijd voor de vragensteller, het college en de burgemeester.
Paragraaf 3. De Informatieve bijeenkomst
Artikel 17 Bepalingen voor de Informatieve bijeenkomst
1. Doel van de Informatieve bijeenkomst is informatie over een onderwerp te verzamelen.
2. Collegeleden en hun ambtelijke ondersteuners kunnen tijdens de Informatieve bijeenkomst het woord voeren, dit enkel met als doel het verschaffen van informatie aan de raad.
3. Ter afsluiting van de behandeling van een geagendeerd onderwerp besluit de vergadering in goed overleg of en op welke wijze het onderwerp een vervolg krijgt. Als de vergadering er niet in slaagt hierover tot consensus te komen dan wordt in het uiterste geval hierover in een naar rato van het aantal raadzetels gewogen stemming besloten.
1. Inwoners van en organisaties gevestigd in de gemeente Leeuwarden, en andere belanghebbenden kunnen deelnemen aan een Informatieve bijeenkomst.
2. Wie van het spreekrecht gebruik wil maken, meldt dit vóór 12.00 uur op de dag van de betreffende bijeenkomst aan de griffier en vermeldt daarbij naam, adres, e-mailadres en/of telefoonnummer en het onderwerp waarover men het woord wil voeren.
3. De griffie bewaart de contactgegevens van deelnemers aan het Politiek Podium voor communicatie over het politieke vervolg en/of andere relevante activiteiten van de gemeenteraad.
4. Deelname houdt in dat alleen over onderwerpen die op de agenda staan kan worden (mee/in)gesproken.
5. Raadsleden en andere deelnemers kunnen op het ingebrachte hun reactie geven en/of vragen stellen.
6. Bij een hoorzitting kan een andere werkwijze worden gehanteerd.
Artikel 19 Bepalingen voor Het Debat
1. Doel van Het Debat is standpunten in te brengen en met elkaar te debatteren.
2. In Het Debat worden concept moties en amendementen aangekondigd en besproken.
3. Collegeleden kunnen tijdens Het Debat het woord voeren.
4. Collegeleden kunnen zich in de vergadering laten bijstaan door hun ambtelijke ondersteuners. Deze ambtelijke ondersteuners voeren echter niet het woord.
5. Ter afsluiting van de behandeling van een agendapunt wordt besloten of een voorstel door zal gaan naar Het Besluit als hamerstuk of als bespreekstuk.
6. Mocht over de vervolgbehandeling van een voorstel in Het Besluit geen consensus worden bereikt, dan leidt ook de wens van een minderheid tot de behandeling van een agendapunt als bespreekstuk in Het Besluit.
Artikel 20 Bepalingen voor Het Besluit
1. Het Besluit is een raadsvergadering in de zin van artikel 17 van de gemeentewet.
2. Doel van Het Besluit is te komen tot finale besluitvorming als laatste onderdeel in het gefaseerde besluitvormingsproces van de gemeenteraad.
3. Het Besluit kent twee verschillende soorten agendapunten:
a. Hamerstukken. Over de hamerstukken vindt geen debat plaats en wordt besloten zonder stemming, tenzij de raad anders beslist.
b. Bespreekstukken. Over bespreekstukken vindt uitsluitend debat plaats voor zover het standpunten en meningen betreft die niet in Het Debat aan de orde zijn geweest.
4. In Het Besluit worden de aangekondigde moties en amendementen afgehandeld; in de regel zijn die reeds besproken in Het Debat.
5. Ter vergadering zijn de navolgende bepalingen en regels van toepassing.
1. De griffier draagt zorg voor het bijhouden van presentielijsten van raadsvergaderingen.
2. Bij binnenkomst in de vergaderzaal tekenen raadsleden de presentielijst, die aan het einde van elke raadsvergadering door de voorzitter van de raad en de griffier door ondertekening wordt vastgesteld.
Artikel 22. Aantal spreektermijnen
1. Beraadslaging over onderwerpen of voorstellen geschiedt in ten hoogste twee termijnen, tenzij de raad anders beslist.
2. Spreektermijnen worden door de voorzitter afgesloten.
3. Raadsleden voeren in een termijn niet meer dan éénmaal het woord over hetzelfde onderwerp of voorstel.
4. Het derde lid is niet van toepassing op een raadslid dat een amendement, een subamendement, een motie of een initiatiefvoorstel heeft ingediend ten aanzien van de beraadslaging daarover.
5. Bij de bepaling hoeveel keer een raadslid over hetzelfde onderwerp of voorstel het woord heeft gevoerd, wordt niet meegerekend het spreken over een voorstel van orde.
Artikel 23. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Onverminderd artikel 21, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet, kan de raad besluiten dat anderen mogen deelnemen aan de beraadslaging.
Artikel 24. Voorstellen van orde
Raadsleden kunnen tijdens een raadsvergadering mondeling een voorstel van orde betreffende de vergadering doen. De raad beslist hier terstond over.
Na het sluiten van de beraadslaging en voordat de raad tot stemming overgaat, kunnen raadsleden hun voorgenomen stemgedrag toelichten.
1. De voorzitter sluit de beraadslaging als hij vaststelt dat een onderwerp of voorstel voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist.
2. Voordat de stemming over het voorstel in zijn geheel plaatsvindt, formuleert de voorzitter het voorstel voor de te nemen beslissing.
Artikel 27. Stemming; procedure hoofdelijke stemming
1. De voorzitter vraagt de raadsleden of zij stemming verlangen. Is dit niet het geval dan stelt de voorzitter vast dat het voorstel zonder stemming is aangenomen.
2. Als een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, kunnen de in de raadsvergadering aanwezige raadsleden aantekening in het verslag vragen, dat zij geacht willen worden te hebben tegengestemd of zich overeenkomstig artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming te hebben onthouden.
3. Als een raadslid om stemming of hoofdelijke stemming vraagt, doet de voorzitter daarvan mededeling aan de raad.
4. Bij hoofdelijke stemming roept de griffier de raadsleden bij naam op hun stem uit te brengen. De stemming begint bij een daarvoor bij loting aangewezen raadslid; verder geschiedt de oproep naar volgorde van de presentielijst.
5. Bij hoofdelijke stemming brengen ter vergadering aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, hun stem uit door zich 'voor' of 'tegen' te verklaren, zonder enige toevoeging.
6. Een raadslid dat zich bij het uitbrengen van zijn stem vergist, kan deze vergissing herstellen tot het volgende raadslid heeft gestemd. Bemerkt het raadslid zijn vergissing pas later, dan kan deze nadat de voorzitter de uitslag van de stemming bekend heeft gemaakt aantekening vragen van zijn vergissing. Dit brengt geen verandering in de uitslag van de stemming.
7. De voorzitter deelt de uitslag na afloop van de stemming mee en doet daarbij mededeling van het genomen besluit.
Artikel 28. Volgorde stemming over amendementen en moties
1. Als op een aanhangig voorstel amendementen zijn ingediend, wordt eerst over die amendementen gestemd en vervolgens over het voorstel zoals het dan luidt in zijn geheel.
2. Als een subamendement is ingediend, wordt eerst over het subamendement gestemd en vervolgens over het amendement waarop dat betrekking heeft.
3. Als meerdere amendementen of subamendementen op eenzelfde gedeelte van een aanhangig voorstel zijn ingediend, wordt, onverminderd het eerste en tweede lid, eerst over het meest verstrekkende amendement of subamendement gestemd.
4. Als aangaande een aanhangig voorstel een motie is ingediend, wordt eerst over de motie gestemd en vervolgens over het voorstel. De raad kan besluiten van deze volgorde af te wijken.
Artikel 29. Stemming over personen
1. Bij stemming over personen voor benoemingen of het opstellen van voordrachten of aanbevelingen, benoemt de voorzitter drie raadsleden tot stembureau.
2. Aanwezige raadsleden die zich niet ingevolge artikel 28 van de Gemeentewet van deelneming aan de stemming moeten onthouden, zijn verplicht een door het stembureau verstrekt stembriefje in te leveren.
3. Er hebben zoveel stemmingen plaats als er personen zijn te benoemen, voor te dragen of aan te bevelen. De raad kan op voorstel van het stembureau beslissen dat bepaalde stemmingen worden samengevat op één briefje.
4. In geval van twijfel over de inhoud van een stembriefje beslist de raad op voorstel van het stembureau.
Artikel 30. Beeldverslag en besluitenlijst
1. Van iedere raadsvergadering wordt een besluitenlijst en beeldverslag gemaakt. Het beeldverslag is leidend.
2. De conceptbesluitenlijst van de voorgaande vergaderingen wordt aan de leden van de raad ter beschikking gesteld uiterlijk gelijktijdig met de oproep of zoveel eerder als mogelijk is. De leden, de voorzitter, de wethouders en de griffier hebben het recht een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor het vaststellen van de besluitenlijst in de vergadering te worden ingediend.
3. De besluitenlijst bevat tenminste:
a. de namen van de voorzitter, de griffier, en de ter vergadering aanwezige leden, alsmede van de leden die afwezig waren.
b. een vermelding van de punten die aan de orde zijn geweest alsmede de tekst van het genomen besluit;
c. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding van de namen van fracties die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist;
d. de tekst dan wel het dictum van de ter vergadering ingediende initiatiefvoorstellen, voorstellen van orde, moties, amendementen en subamendementen.
4. De besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld, waarna deze door de voorzitter van de raad en de griffier wordt ondertekend.
5. Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, wordt de besluitenlijst zo spoedig mogelijk na de vergadering openbaar gemaakt via het raadsinformatiesysteem.
Artikel 31. Toepassing reglement op besloten vergaderingen
Op besloten raadsvergaderingen is dit reglement van overeenkomstige toepassing voor zover dat niet strijdig is met het besloten karakter van de vergadering.
Artikel 32. Verslag besloten vergadering
1. Conceptverslagen en -besluitenlijsten van besloten raadsvergaderingen worden niet verspreid, maar uitsluitend aan de raadsleden ter beschikking gesteld.
2. Deze verslagen en besluitenlijsten worden zo spoedig mogelijk in een raadsvergadering ter vaststelling aangeboden.
3. De vastgestelde verslagen en besluitenlijsten worden door de voorzitter van de raad en de griffier ondertekend.
Artikel 33. Opheffing geheimhouding
Als de raad op grond van de artikelen 25, derde en vierde lid, 55, tweede en derde lid, of 86, tweede en derde lid, van de Gemeentewet voornemens is de geheimhouding op te heffen dan wel niet te bekrachtigen, wordt, als het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd daarom verzoekt, daarover in een besloten raadsvergadering met het desbetreffende orgaan overleg gevoerd.
Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden
1. Raadsleden hebben het recht om te verzoeken een onderwerp op de Agenda van een Politiek Podium te plaatsen
2. Zij dienen hiertoe een schriftelijke verzoek in bij de Agendacommissie in een daartoe door de Agendacommissie opgesteld format. Het verzoek wordt in een eerstvolgende vergadering van de Agendacommissie behandeld.
3. Het verzoek behelst in ieder geval het onderwerp, het doel, de beoogde behandelwijze en voor Informatieve bijeenkomsten uit te nodigen gasten.
Artikel 37. Amendementen en subamendementen
1. Raadsleden dienen amendementen en subamendementen voor het sluiten van de beraadslaging van het voorstel waarop deze betrekking hebben schriftelijk in bij de voorzitter van de raad.
2. Intrekking door de indiener van een amendement of subamendement is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.
1. Raadsleden dienen moties schriftelijk in bij de voorzitter van de raad .
2. De behandeling van een motie vindt gelijktijdig plaats met de beraadslaging over het onderwerp of voorstel waarop het betrekking heeft.
3. De behandeling van een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt plaats nadat alle op de agenda opgenomen onderwerpen zijn behandeld.
4. Intrekking door de indiener van een motie is mogelijk totdat de besluitvorming daarover door de raad is afgerond.
Artikel 39. Initiatiefvoorstel
1. Raadsleden dienen initiatiefvoorstellen schriftelijk in bij de griffier. Deze brengt een ingediend voorstel zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige leden van de raad en het college.
2. Het college kan binnen zes weken nadat het ter kennis is gesteld van een voorstel schriftelijk wensen en bedenkingen met betrekking tot het voorstel ter kennis van de raad brengen.
3. Nadat het college schriftelijk wensen of bedenkingen ter kennis van de raad heeft gebracht of kenbaar heeft gemaakt hiertoe niet te zullen overgaan, dan wel nadat de in het tweede lid gestelde termijn is verlopen, wordt het voorstel op de agenda van de eerstvolgende raadsvergadering geplaatst. Als de schriftelijke oproep hiervoor reeds verzonden is wordt het voorstel op de agenda van de daaropvolgende raadsvergadering geplaatst.
1. Een collegevoorstel aan de raad dat vermeld staat op de voorlopige agenda van de raadsvergadering, wordt niet van de agenda afgevoerd dan nadat de raad daartoe heeft besloten.
2. Als de raad van oordeel is dat het nodig is een voorstel als bedoeld in het eerste lid voor advies terug te zenden aan het college, bepaalt de raad binnen welke termijn het voorstel opnieuw geagendeerd wordt.
1. Raadsleden dienen verzoeken tot het houden van een interpellatie schriftelijk in bij de voorzitter van de raad. Het verzoek bevat in ieder geval de te stellen vragen.
2. De voorzitter van de raad brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en de wethouders.
3. Over verzoeken die uiterlijk twee werkdagen voor aanvang van een raadsvergadering zijn ingediend of in naar het oordeel van de voorzitter van de raad spoedeisende gevallen, wordt tijdens de eerstvolgende raadsvergadering gestemd. In andere gevallen tijdens de daaropvolgende raadsvergadering.
4. De interpellant voert niet vaker dan tweemaal het woord. De overige raadsleden, de burgemeester en de wethouders niet vaker dan eenmaal, tenzij de raad anders beslist.
Artikel 42. Schriftelijke vragen
1. Raadsleden dienen schriftelijke vragen aan het college of de burgemeester in bij de griffier.
2. De griffier brengt de vragen zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.
3. Schriftelijke beantwoording gebeurt zo spoedig mogelijk, in ieder geval binnen vier weken nadat de vragen zijn ingediend.
4. Schriftelijke antwoorden van het college of de burgemeester worden door de griffier aan de raadsleden toegezonden.
1. Raadsleden dienen verzoeken tot inlichtingen als bedoeld in de artikelen 169, derde lid, en 180, derde lid, van de Gemeentewet schriftelijk in bij de griffier.
2. De griffier brengt de inhoud van het verzoek zo spoedig mogelijk ter kennis van de overige raadsleden en het college of de burgemeester.
3. De verlangde inlichtingen worden zo spoedig mogelijk aan de raad verschaft, schriftelijk in de eerstvolgende of in de daarop volgende vergadering nadat het verzoek is ingediend.
Artikel 44. Experimenteerartikel
1. De raad kan op voorstel van het Presidium besluiten tot afwijking van het bepaalde in dit Reglement met als doel te experimenteren met een ander werkwijze van de raad. Experiment kan voor een periode van 1 jaar duren, of zoveel langer als de raad besluit.
2. De raad besluit na afloop van het experiment of zoveel eerder als mogelijk, over structurele invoering van het onderwerp van het experiment
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het reglement, beslist de raad op voorstel van de voorzitter van de raad.
Artikel 46. Inwerkingtreding en citeertitel
1. Dit reglement treedt in werking op de dag na de bekendmaking.
2. Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Leeuwarden.
• op een open en laagdrempelige manier politiek kunnen bedrijven;
• een herkenbare en overzichtelijke manier van vergaderen;
• de volgorde en het tempo van te bespreken onderwerpen zelf bepalen en mede laten bepalen door wensen van de inwoners;
• de informatie, kennis en kunde van inwoners, bedrijven en organisaties uit de gemeente kunnen halen en hen gelegenheid geven actief deel uit te maken van de lokale democratie.
Bovenstaande uitgangspunten zijn kenmerkend voor het Politiek Podium, dat zich sinds 2014 in Leeuwarden heeft uitgekristalliseerd. Dit reglement van orde is het resultaat van evaluatie en verfijning van de werkwijze in de periode 2020-2022. De beeldvormende fase, de meningsvormende fase en de besluitvormende raadsvergadering worden daarin als één samenhangend geheel gezien: het Politiek Podium.
Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen
In artikel 1 worden een aantal begrippen uit dit reglement van orde gedefinieerd. Deze spreken grotendeels voor zich. Voor wat betreft het begrip ‘voorzitter’ zij nog vermeld dat de burgemeester voorzitter is van de raad. Artikel 9 van de Gemeentewet schrijft dit dwingend voor. In dit reglement wordt voor de burgemeester dan ook voluit ‘voorzitter van de raad’ geschreven; ‘voorzitter’ slaat in dit RvO uitsluitend op raadsleden of fractieassistenten die vergaderingen voorzitten.
De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.
Artikel 2 en 3. (Taken van) het presidium
Het presidium heeft voornamelijk een algemeen adviserende rol (aanbevelingen aan de raad inzake de organisatie en het functioneren van de raad) en is geen bestuursorgaan. De Grondwet legt het primaat immers expliciet bij de raad zelf (artikel 125, eerste lid, van de Grondwet).
Het presidium als zodanig treedt niet op als werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie is ingesteld op basis van artikel 83 van de Gemeentewet, bestaat uit 3 raadsleden waaronder de vicevoorzitter die de rol van werkgever voor het personeel van de griffie vervult.
Het is van belang dat in het presidium elke partij een stem heeft die even zwaar weegt. Op deze wijze wordt de positie van minderheidsfracties in een dualistisch stelsel versterkt.
Artikel 4 en 5 (Taken van) de agendacommissie
De agendacommissie verzorgt de technische voorbereiding van de agenda van het Politiek Podium. Per onderwerp beoordeelt de agendacommissie welke route het beste kan worden afgelegd en welke (in- en externe) partijen moeten worden betrokken. De griffie maakt voor de agendacommissie een voorzet in een behandelvoorstel.
Bij de voorbereiding en vaststellen van de agenda’s houdt de agendacommissie rekening met de zwaarte van het onderwerp dat tot uiting komt in het (politieke) belang voor de gemeente en de inwoners, de actualiteit van een onderwerp, noodzakelijkheid om een raadsbesluit te nemen. De agendacommissie houdt eveneens rekening met de werkdruk en belastbaarheid van de raadsleden. De raad zelf bepaalt uiteindelijk of deze route ook zo wordt doorlopen. De praktijk is hiervoor leidend. Soms vraagt een onderwerp bijvoorbeeld een tweede Informatieve bijeenkomst, of kan bij nader inzien Het Debat worden overgeslagen.
De commissie stelt de agenda's van het Politiek Podium voorlopig vast. De definitieve vaststelling van de agenda’s geschiedt bij de aanvang van de betreffende vergadering.
De conceptagenda’s en vergaderstukken worden in het digitale vergadersysteem gepubliceerd.
De agendacommissie stelt geen agenda vast voor avonden die in een door het Rijk vastgesteld ‘schoolvakanties voor het noorden’ vallen, niet op zon- en landelijk erkende feestdagen en niet op de eerste werkdag na een reces.
Artikel 5, lid 2 en 3: agendaverzoeken
Het agenda-initiatief maakt het mogelijk voor iedereen om op een laagdrempelige manier onderwerpen te agenderen met als doel dit onderwerp te verkennen. Dit recht geldt niet alleen voor fracties of raadsleden, maar ook voor inwoners of externe partijen. Het agenda-initiatief moet wel gaan over een onderwerp waar de gemeente Leeuwarden over gaat.
Als fracties informerende brieven van het college in een bijeenkomst willen bespreken of een bepaald onderwerp willen agenderen is het noodzakelijk dat zij daarbij het doel en hun politieke punt aangeven. De initiatief nemende fractie is eigenaar van het onderwerp en bepalend voor de inzet en het karakter van de bijeenkomst.
Het agenda-initiatief wordt ingediend bij de Agendacommissie. Deze beoordeelt of, en op welke wijze het wordt geagendeerd in het Politiek Podium. Meestal zal dit in een Informatieve bijeenkomst zijn, maar een andere route is niet uitgesloten.
Een agenda-initiatief kan al dan niet een vervolg krijgen. Krijgt een agenda-initiatief vervolg, dan is dit meestal in de vorm van een motie of een initiatief voorstel.
Artikel 5, lid 4: publicatie van de agenda
Met dit artikel wordt invulling gegeven aan het voorschrift van artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet, het publiceren van de stukken voor een vergadering van de raad. Zie voor de kennisgevingen artikel 13 vierde lid.
Geïnteresseerden moeten de mogelijkheid hebben om stukken in te zien. Daarom worden alle stukken gelijktijdig aangeboden via het digitaal vergadersysteem voor raadsleden en op het publieke raadsinformatiesysteem.
De schriftelijke mededelingen van het college aan de raad komen in principe ook bij de raad binnen. De mededelingen zijn dan ook een ingekomen stuk.
Een stuk is een ‘document’ in de zin van de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob). Een ‘document’ houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen, al dan niet in elektronische vorm, verkrijgen de status van ‘document’ in de zin van de Wob.
Burgeragendering is een nieuw laagdrempelig instrument voor inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijven om onder bepaalde voorwaarden een onderwerp bij de raad aan te dragen. Naast voorstellen van het college en agenda initiatieven van de raad zelf komt er met dit instrument een laagdrempelige mogelijkheid om initiatieven vanuit de samenleving bij de raad aan te brengen.
De vergaderdag is woensdag. De maandag is de reservedag waarop zo nodig extra en aanvullende activiteiten worden gepland.
Politieke Podia beginnen ’s middags niet vroeger dan 16.00 uur. Politiek zwaarwegende zaken en besluitvorming beginnen niet eerder dan vanaf 18.00 uur.
Artikel 8, lid 6: bijzondere gevallen
Ingevolge artikel 17 van de Gemeentewet vergadert de raad zo vaak hij daartoe heeft besloten en voorts indien de burgemeester het nodig oordeelt of indien ten minste een vijfde van het aantal leden van de raad schriftelijk met opgave van redenen daarom vraagt. De voorzitter pleegt in het bepalen van een andere dag en ander aanvangsuur zoveel mogelijk overleg met de agendacommissie. Op deze wijze houdt de agendacommissie ook bij vergaderingen die niet op het gebruikelijke tijdstip plaatsvinden, invloed op de datum, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Het wijzigen van het aanvangsuur is van gemeenschappelijk belang, omdat het merendeel van de raadsleden het raadslidmaatschap combineert met een andere (on)betaalde functie.
Artikel 9 Toelating nieuwe raadsleden
Met geloofsbrieven worden de volgende documenten bedoeld. Benoemingsbesluit, mededeling dat hij zijn benoeming aanneemt, (Kieswet) bewijsstukken waaruit blijkt dat de benoemde voldoet aan de eisen om als lid van de raad toegelaten te worden. Namelijk: een ondertekende verklaring met de openbare betrekkingen die hij bekleedt, een uittreksel uit de basisregistratie personen met zijn woonplaats, geboorteplaats en -datum en (indien niet-Nederlander) stukken waaruit blijkt dat hij voldoet aan de vereisten van artikel 10, tweede lid, van de Gemeentewet (artikel V 3 van de Kieswet). Het onderzoek van de geloofsbrieven en de beslissing over de toelating moeten in een openbare vergadering gebeuren. Bij het onderzoek zal ook de gedragscode (artikel 15, derde lid, van de Gemeentewet) betrokken worden. In deze code zijn onder meer bepalingen opgenomen over al dan niet toegestane nevenfuncties. De commissie die de geloofsbrieven onderzoekt brengt verslag uit.
Ingevolge artikel V 4 van de Kieswet beslist de raad over de toelating van zijn leden. Daarbij is er een verschil in de procedure bij de samenstelling van een nieuwe raad of bij de vervulling van een tussentijdse vacature. Na de raadsverkiezingen beslist de raad in oude samenstelling in zijn laatste vergadering over de toelating van de nieuw gekozen leden. Met ingang van 00:00 uur de volgende dag treedt de nieuwe raad aan (artikel 18 van de Gemeentewet en artikel C 4, tweede lid, van de Kieswet).
Artikel 9, lid 3: onderzoek van het proces-verbaal van het centraal stembureau
Het onderzoek van het proces-verbaal (onderzoek naar het verloop van de verkiezing of de vaststelling van de uitslag) gebeurt door de oude raad vlak voor de eerste samenkomst van de nieuwe raad na de gemeenteraadsverkiezingen. Na de gemeenteraadsverkiezingen heeft de commissie voor het geloofsbrievenonderzoek een extra taak, zij adviseert de raad ook over het verloop van de verkiezingen (of dit op wettige wijze is gebeurd) en het vaststellen van de uitslag (of deze juist is vastgesteld). Zij doet dit op basis van het proces-verbaal van het centraal stembureau. De raad dient op basis van dit advies een besluit te nemen over het verloop van de verkiezingen en de vaststelling van de uitslag.
De Kieswet en de Gemeentewet kennen het begrip fractie niet. In artikel 33, tweede lid, van de Gemeentewet wordt wel uitgegaan van het bestaan van in de raad vertegenwoordigde groeperingen (recht op fractieondersteuning).
Vanaf de aanvang van de eerste zitting van de nieuwe raad na de verkiezingen, worden de leden die op dezelfde lijst hebben gestaan als één fractie beschouwd. Is onder een lijstnummer slechts één lid verkozen, dan wordt dit lid als een afzonderlijke fractie beschouwd (eerste lid). De fractie gebruikt in de vergadering van de raad de aanduiding die zij boven de kandidatenlijst had staan. Op deze wijze is de relatie tussen de fractie in de raad en de fractie op de kandidatenlijst voor de burger duidelijk. Het kan echter voorkomen dat een fractie geen aanduiding boven de kandidatenlijst heeft staan. In een dergelijk geval deelt de fractie in de eerste vergadering de aanduiding mee (tweede lid).
In de loop van een zittingsperiode kan het voorkomen dat leden de raad verlaten. In een dergelijk geval vindt er een verandering in de samenstelling van de fractie plaats. Als dit het geval is, deelt de fractie dit aan de voorzitter mede (vierde lid). Het is ook mogelijk dat een raadslid zijn lidmaatschap niet opzegt maar uit een fractie stapt. Hij kan als zelfstandige fractie verdergaan of zich aansluiten bij een bestaande fractie. Ook andere wijzigingen zijn mogelijk, bijvoorbeeld een fusie van twee fracties. Een andere (tijdelijke) wisseling in een fractie kan het gevolg zijn van ziekte of zwangerschap van een raadslid. Voor deze gevallen is in de Kieswet een vervangingsregeling opgenomen.
Uitgangspunt van ons kiesstelsel is dat volksvertegenwoordigers op persoonlijke titel worden verkozen en benoemd. Dit uitgangspunt is gebaseerd op artikel 27 van de Gemeentewet en artikel 129 van de Grondwet, waarin is bepaald dat elk bindend mandaat van een lid van de raad nietig is. De volksvertegenwoordiger handelt naar eigen overtuiging en is bij stemmingen niet gebonden aan een lastgeving. Geen andere persoon of instantie kan hem rechtens bindende instructies opleggen met betrekking tot zijn stemgedrag. Het is de individuele volksvertegenwoordiger die een mandaat van de kiezer heeft gekregen. De volksvertegenwoordiger heeft daardoor ook de mogelijkheid om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan.
Ook de Kieswet gaat niet uit van politieke partijen. Een zetel 'hoort' dan ook niet bij een partij, maar is verbonden aan de volksvertegenwoordiger die daardoor ook de mogelijkheid heeft om tussentijds van fractie te veranderen of zelfstandig verder te gaan. Ook kan een fractie besluiten om haar naam te veranderen. Dit staat de fractie vrij om te doen. Op grond van deze bepalingen heeft de raad geen zeggenschap over wijzigingen in de samenstelling, fusies en splitsingen van fracties en de naamvoering. De raad kan hier dus geen besluit over nemen. Een mededeling aan de voorzitter van de raad is voldoende. De raad is gehouden met ingang van de eerstvolgende vergadering nadat hiervan mededeling is gedaan rekening te houden met de nieuwe situatie.
- kandidaten die van een kandidatenlijst deel uitmaken en binnen die lijst/partij een onderlinge schriftelijke (en soms notariële) afspraak maken, bijvoorbeeld dat men onder bepaalde voorwaarden zal afzien van aanvaarding van het raadslidmaatschap, zich dienen te realiseren dat dergelijke afspraken nietig zijn vanwege strijd met de Gemeentewet en de Kieswet;
- personen die tussentijds van partij veranderen hun raadslidmaatschap niet verliezen;
- als men uit een partij stapt en als eigen partij verder gaat, de verlatende partij geen middelen heeft om het raadslid uit de raad te weren.
Fractieafsplitsing en het ontstaan van een nieuwe fractie kan diverse praktische gevolgen hebben. Te denken valt aan: fractievergoedingen en -faciliteiten, fractievoorzitterschap dan wel vertegenwoordiging in het presidium, zo nodig andere zitplaatsen in de raadzaal, woordvoerderschap en deelname aan raadswerkgroepen. Deze kwesties worden deels in de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning geregeld.
Als moet worden voorzien in de vacature van een raadslid dat zich heeft afgesplitst, wordt teruggegrepen op de lijst waarop betrokkene oorspronkelijk was gekozen (artikel P 19 van de Kieswet).
De naam van de fractie dient getoetst te worden aan de afwijzingsgronden uit artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet (vijfde lid). Dit is een logische voorwaarde; als een politieke groepering zich voor het eerst wil laten registreren gebeurt dit ook. Op grond van artikel G 3, vierde lid, van de Kieswet wordt de naam van de nieuwe fractie onder meer geweigerd als deze in strijd is met de openbare orde of als deze overeenkomt met of erg lijkt op de naam van een politieke groepering die al geregistreerd is voor de Tweede Kamer- of Statenverkiezingen, én daardoor verwarring te duchten is. Voor het overige is de nieuwe fractie vrij in het kiezen van een naam.
Artikel 12. Benoeming wethouders
Dit artikel is ook van toepassing als er geen wethouder van buiten maar uit de raad wordt benoemd. De incompatibiliteiten en nevenfuncties dienen dan immers opnieuw beoordeeld te worden.
Een raadslid dat benoemd wordt tot wethouder mag raadslid blijven totdat de geloofsbrieven van zijn opvolger zijn goedgekeurd (artikel 36b, tweede lid, van de Gemeentewet).
In dit artikel wordt de taak en rol van de voorzitter nader geduid. De voorzitter vervult zijn taken vanuit een kader dat gekenmerkt wordt door het besef van respect voor elkaar en het functioneren van onze lokale democratie. De rol van de voorzitter is a-politiek, als een neutrale scheidsrechter die ervoor zorgt dat de regels gevolgd worden.
Onze representatieve democratie kent grote vrijheid toe aan de volksvertegenwoordigers om in bijeenkomsten van de gemeenteraad hun bijdrage te geven, hun vragen en meningen te uiten. Die vrijheid is van grote waarde en brengt ook verplichtingen met zich mee. De omgangsvormen die in de gemeenteraad van Leeuwarden worden gevolgd getuigen van respect voor elkaar en voor de Gemeenteraad als zodanig. We luisteren naar elkaar, we laten elkaar uitspreken, we spreken met elkaar en niet over elkaar. Er worden geen beledigende of onbetamelijke uitingen in een vergadering gedaan. We houden ons aan de vergaderorde en spreken over het geagendeerde onderwerp. De voorzitter handhaaft de vergaderorde en kan dientengevolge sprekers het woord ontnemen als daar aanleiding toe bestaat naar zijn oordeel. We volgen de aanwijzingen van de voorzitter op, ook als we het er niet mee eens zijn. Dát geschil kan buiten de vergadering bilateraal of in een Presidium vergadering besproken worden.
Hoofdstuk 2. Vergaderingen van de raad
Paragraaf 1 Het Politiek Podium
De vergaderingen van de raad vinden plaats onder de overkoepelende naam: Politiek Podium. Deze werkwijze is gebaseerd op een model van gefaseerde besluitvorming waarin onderscheid wordt gemaakt tussen Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. Het Politiek Podium kent verschillende vergadervormen met elk hun eigen functie en regels, te weten de Informatieve bijeenkomst, Het Debat en Het Besluit. Daarnaast kent het Politiek Podium een periodiek actualiteiten uur waarin de raad het college kan bevragen op actuele politieke onderwerpen: De actualiteit.
In de praktijk wordt er veelal gewerkt in blokken van parallelle bijeenkomsten van drie kwartier of een uur. Als een onderwerp meer tijd vraagt kan er een dubbel blok voor worden uitgetrokken.
Bijeenkomsten kunnen ook digitaal worden georganiseerd, bijvoorbeeld om experts elders in het land gemakkelijk deel te laten nemen of als vergaderen in de zalen van het stadhuis niet mogelijk is. Ook kunnen informatieve vragenrondes schriftelijk/digitaal worden georganiseerd.
In dit artikellid wordt de grondslag gegeven voor een kennisgeving van de vergaderingen van de raad via elektronische weg. Zie artikel 3:41, tweede lid van de Algemene wet bestuursrecht.
Voor de publicatie van de vastgestelde conceptagenda’s met de bijbehorende vergaderstukken zie artikel 5 vierde lid.
Deze werkvorm is aan het Politiek Podium toegevoegd omdat de raad in de oude situatie geen goed instrument tot zijn beschikking had om met het college over actuele zaken in gesprek te gaan.
De Actualiteit wordt eens per drie weken gehouden, in de eerste week van de cyclus. Het college beantwoordt in dit actualiteiten-uur actuele politieke vragen van de raad.
Ook het college kan gebruik maken van het actualiteiten-uur om informatieve mededelingen te doen.
De agendacommissie bepaalt op advies van de griffer of en in welke volgorde de vragen en mededelingen worden behandeld. Daarbij gaat de commissie uit van ongeveer twee minuten voor het stellen van de vraag en een korte toelichting daarop, en van ongeveer vijf minuten voor de beantwoording van de vraag.
De Actualiteit vormt een invulling van artikel 155, eerste lid, van de gemeentewet met betrekking tot het vragenrecht.
Het karakter van het vragenuur verschilt van het recht van interpellatie. Het recht van interpellatie heeft als instrument een zwaarder politiek karakter. Leden van de raad kunnen aan het college inlichtingen vragen over het door hem gevoerde bestuur, voor zover dat niet bij geagendeerde onderwerpen aan de orde komt. Het karakter van de vragen is politiek van aard. Dit in tegenstelling tot de mededelingen die het college kan doen, die zijn informatief van aard.
In het vijfde lid is een aanmeldingstermijn voor vragen opgenomen vanwege het feit dat de wethouders moeten worden uitgenodigd om antwoord te kunnen geven op de vragen van de raadsleden en de beantwoording enige voorbereidingstijd vergt. Daarnaast is in dit artikel opgenomen dat de aanduiding en het onderwerp van de vragen moet worden gemeld. Dat betekent dat bij het aanmelden het niet volstaat uitsluitend een onderwerp te noemen maar dat de volledige inhoud van de vragen duidelijk moet zijn aangegeven. In lid 7 is opgenomen dat ook voor het college een aanmeldingstermijn geldt. Bij de aanmelding dient ook het onderwerp van de informatieve mededeling vermeld te worden zodat de raad voorbereid is.
Bij wijziging van de vergaderdag worden overeenkomstige termijnen in werkdagen gehanteerd.
Paragraaf 3. De Informatieve bijeenkomst
De beeldvormende fase is bedoeld om informatie over een onderwerp te verzamelen om zodoende te kunnen komen tot standpuntvorming en besluitvorming. In de beeldvormende fase kan onderscheid worden gemaakt tussen meer technische informatieverzameling en het ophalen van meningen van belanghebbenden en geïnteresseerden. Beide vormen worden geagendeerd onder de titel de Informatieve bijeenkomst.
Fracties zullen veelal op eigen wijze hun kennis vergroten over een onderwerp. Bijvoorbeeld door gesprekken met ambtenaren, het stellen van vragen, locatiebezoek etc. Dit proces verschilt per fractie en speelt zich veelal af achter de schermen.
Aanvullend op deze persoonlijke informatieverzameling of voorbereiding in fractieverband kan er behoefte zijn aan een (plenaire) technische uitleg aan de raad. Het initiatief om te komen tot een expertmeeting of technisch-informatieve bijeenkomst kan zowel bij de raad (agendacommissie) als het college liggen. Zo’n bijeenkomst is onderdeel van de beeldvormende fase, waarbij de kennisvergroting over het onderwerp centraal staat. Het is bedoeld voor:
• Uitleg over de inhoud en achtergronden van het voorstel.
• Het vergaren van inhoudelijke kennis over het onderwerp.
• Het stellen van technische vragen over het onderwerp.
De uitleg kan worden gegeven door ambtenaren of externe deskundigen. Voor wat betreft de aanwezigheid van ambtenaren in de informatieve bijeenkomst is het voor raadsleden belangrijk dat zij zich bewust moeten zijn van het feit dat deze medewerkers op dat moment namens en onder verantwoordelijkheid van het college aanwezig zijn. In de praktijk blijkt er soms een risico te zijn dat aan hun bijdrage een politieke duiding wordt gegeven. Dit is nadrukkelijk niet de bedoeling omdat ambtenaren daarmee in een kwetsbare positie komen.
Technische informatieve bijeenkomsten hebben een informeel karakter. Er kan worden gewerkt met een voorzitter, maar dat hoeft niet. De vergaderingen zijn openbaar, dus publiek kan als toehoorder aanschuiven.
Het onderliggende idee is dat er in het vervolg van het besluitvormingsproces geen technische vragen meer worden gesteld in de openbaarheid. Informatievergaring kan uiteraard het hele proces door plaatsvinden door op informele wijze rechtstreeks contact te zoeken met de ambtenaren.
Naast technisch-informatieve bijeenkomsten zijn er in de beeldvormende fase vergaderingen waarbij de interactie met externe partijen centraal staat: inwoners die zich aanmelden om mee te praten of belanghebbenden die door de raad worden uitgenodigd om van gedachten te wisselen. Het is in deze vergadering vooral de bedoeling burgers, instellingen, bedrijven en organisaties te betrekken bij de bespreking van het agendapunt. Gasten die zich hebben aangemeld of hiervoor zijn uitgenodigd, kunnen dan ook aan tafel plaatsnemen en volwaardig meepraten.
Voor mensen die liever niet ‘mee’-praten, maar alleen willen ‘inspreken’ (zenden) blijft de mogelijkheid bestaan om spreektijd te vragen. Een combinatie van ‘inspreken’ en ‘meepraten’ kan ook.
Collegeleden en hun ambtelijke ondersteuners kunnen tijdens deze bijeenkomsten het woord voeren, dit enkel met als doel het verschaffen van informatie aan de raad. Daarbij is het nadrukkelijk niet de bedoeling tot een politiek debat te komen.
Er zijn geen gespreksrondes, de voorzitter ziet erop toe dat de deelnemers voldoende aan bod komen. Zo’n bijeenkomst is dus hét moment:
• om met de gemeenschap van gedachten te wisselen over de inhoud van een voorstel of onderwerp, of om te horen wat de gemeenschap hiervan vindt.
• voor belanghebbenden om hun standpunt naar voren te brengen.
Zulke informatieve bijeenkomsten kunnen ook op locatie plaatsvinden.
Ter afsluiting van de behandeling van het geagendeerde onderwerp besluit de vergadering in goed overleg of en op welke wijze het onderwerp een vervolg krijgt. Als de vergadering er niet in slaagt hierover tot consensus te komen dan wordt in het uiterste geval hierover in een gewogen stemming besloten.
Het Debat is het hart van het besluitvormingsproces. De fracties hebben zich een volledig beeld gevormd van het voorstel/plan en weten hoe hier door externe partijen tegenaan wordt gekeken.
De functies van Het Debat zijn:
1. Publiek overtuigen / verantwoording afleggen over standpunten ten aanzien van een onderwerp.
2. Inhoud geven aan de controlerende rol.
3. Aankondigen van (en draagvlak creëren voor) moties en amendementen.
Ad 1) Publiek overtuigen / verantwoording afleggen over standpunten ten aanzien van een onderwerp
De fracties hebben veelal hun standpunt al bepaald. Het Debat is niet zozeer bedoeld om elkaar te overtuigen, maar wel om ‘kleur’ te bekennen en elkaar hierover te bevragen. Het is de plek om aan het publiek te laten weten wat het standpunt is en welke overwegingen de fractie daarbij heeft gemaakt. De portefeuillehouder is aanwezig en kan reageren bij onduidelijkheden, maar krijgt niet automatisch het woord.
Ad 2) Inhoud geven aan de controlerende rol
De raad bewaakt als toezichthouder de kwaliteit van het door het college gevoerde bestuur. Het Debat kan worden gebruikt om het college te bevragen over het geagendeerde onderwerp of politiek ter verantwoording te roepen. In dit geval doet de portefeuillehouder actief mee aan de dialoog. De voorzitter ziet erop toe dat Het Debat niet wordt gebruikt voor een technische ondervraging van het college.
Ad 3) Aankondigen van (en draagvlak creëren voor) moties en amendementen
Aan het eind van Het Debat is duidelijk over welke (deel)onderwerpen de raad het eens is, en over welke (deel)onderwerpen niet. Een onderwerp of onderdeel waar een motie of amendement over wordt aangekondigd gaat als bespreekpunt naar de raad. Alle andere onderwerpen worden als hamerpunt doorgeleid naar de raad. Daarbij is het mogelijk om in de raad een stemverklaring af te leggen.
Er zijn geen gespreksrondes (vergadertermijnen) zodat er een open discussie kan plaatsvinden waarbij fracties over en weer meningen uitwisselen en elkaar hierover bevragen.
Aanwezig in de debatvergadering zijn raadsleden, fractieassistenten en collegeleden. Collegeleden kunnen zich in de vergadering laten bijstaan door hun ambtelijke ondersteuners. Bij de behandeling van een agendapunt wordt per fractie door één woordvoerder het woord gevoerd.
Ter afsluiting van de behandeling van een agendapunt wordt besloten of het voorstel door zal gaan naar de Besluitvormende vergadering als Hamerstuk of als Bespreekstuk. Mocht hierover geen consensus worden bereikt dan leidt ook de wens van een minderheid tot de behandeling van een agendapunt als Bespreekstuk in de Besluitvormende vergadering.
De besluitvormende vergadering is het sluitstuk van het gefaseerde besluitvormingsproces.
Elke cyclus van in principe drie weken wordt afgerond met Het Besluit. Veelal hebben de onderwerpen een voortraject afgelegd via de Informatieve bijeenkomst en Het Debat. Het kan ook voorkomen dat onderwerpen rechtstreeks op de agenda van de besluitvormende raadsvergadering wordt geplaatst. De agendacommissie adviseert hierover. Het Besluit kent in hoofdzaak twee soorten agendapunten:
De onderwerpen die als hamerpunt zijn bestempeld worden niet in bespreking gebracht. Over de hamerstukken wordt besloten zonder stemming, tenzij de raad anders beslist. Desgewenst is het wel mogelijk om hierover een stemverklaring af te leggen.
Bespreekpunten zijn die onderwerpen waarover moties of amendementen zijn aangekondigd in Het Debat. Er is reeds uitgesproken waarom fracties voor of tegen het voorstel zijn, dus dat deel van het debat wordt in de raadsvergadering niet opnieuw gevoerd. In Het Besluit vindt uitsluitend debat plaats voor zover het standpunten en meningen betreft die niet in de debatvergadering aan de orde zijn geweest.
Moties en amendementen worden zoveel als mogelijk reeds in de debatvergadering aangekondigd en besproken. Streven daarbij is ook vroegtijdige openbare publicatie zodat de inwoners en de pers zo vroeg mogelijk over de moties en amendementen kunnen beschikken. Er zijn situaties denkbaar waarin dit politiek onwenselijk is. We streven ernaar vroegtijdige publicatie tot uitgangspunt te nemen en latere indiening en publicatie tot uitzondering te maken.
De beraadslagingen vinden in twee gespreksrondes plaats. Na iedere gespreksronde krijgt het college de gelegenheid om te reageren, waarna per agendapunt het besluit wordt genomen.
De verplichting tot het hebben van een presentielijst vloeit voort uit artikel 20 van de Gemeentewet. In dit artikel wordt de procedure vastgelegd. De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum bereikt is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.
De griffier geeft de ambtelijke ondersteuning die de raad nodig heeft. Daarom zorgt hij voor het bijhouden van de presentielijst en stelt hij samen met de voorzitter deze vast en ondertekent deze (tweede lid). Deze ondertekening dient te waarborgen dat de lijst volledig is en het quorum aanwezig was.
Artikel 22. Aantal spreektermijnen
Indien de raad van mening is dat na de tweede termijn verdere beraadslaging nodig is, kan hij daartoe uitdrukkelijk besluiten (eerste lid). Het tweede lid benadrukt dat de voorzitter elke spreektermijn afsluit. Dit behoeft overigens niets te veranderen aan de praktijk dat een portefeuillehouder antwoordt na de inbreng van de raadsleden in de eerste en tweede termijn.
Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden. Een verzoek van een raadslid na afloop van de tweede termijn om nog een korte reactie te geven, dient de voorzitter niet te honoreren.
De beraadslaging over een motie vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het betreffende, aan de orde zijnde onderwerp (artikel 29 van de Gemeentewet).
Artikel 23. Deelname aan de beraadslaging door anderen
Deze bepaling is noodzakelijk in verband met de in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde immuniteit. Het is uiteraard ook mogelijk dat de raad bepaalt dat een bepaalde functionaris in bepaalde gevallen altijd aan de beraadslaging mag deelnemen.
De raad kan op grond van artikel 4, derde lid, bepalen dat de griffier deelneemt aan de beraadslagingen. De burgemeester en de wethouder(s) hebben het recht (het woord te voeren en) deel te nemen aan de beraadslagingen op grond van artikel 21, eerste en tweede lid, van de Gemeentewet.
Artikel 24. Voorstellen van orde
De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad. Bij staken van stemmen is het voorstel niet aangenomen (omdat het ordevoorstel betrekking heeft op de lopende vergadering is artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet hierop logischerwijs niet van toepassing). Een voorstel van orde betreft bijvoorbeeld het schorsen van de vergadering voor een pauze. Indien het gaat om een niet geagendeerd voorstel, dient de procedure van een initiatiefvoorstel gevolgd te worden (artikel 30 van de Gemeentewet).
Stemverklaringen zullen kort moeten zijn en mogen niet het karakter krijgen van een derde termijn, als laatste reactie op de vorige spreker. De stemverklaringen worden gegeven vóór de hoofdelijke oproep van de leden dat de stemming begint.
De voorzitter kan de beraadslaging sluiten als hij vaststelt dat een onderwerp voldoende is toegelicht, tenzij de raad anders beslist (eerste lid). De voorzitter formuleert daarna de te nemen eindbeslissing (tweede lid). Indien geen stemming wordt gevraagd, is het voorstel aangenomen op grond van artikel 32, derde lid, van de Gemeentewet.
Artikel 27. Stemming; procedure hoofdelijke stemming
Indien een raadslid te kennen geeft een hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden (eerste lid). De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Vraagt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen (tweede lid). Wellicht ten overvloede wordt hierbij nog gewezen op artikel 209, tweede lid, van de Gemeentewet, dat tot hoofdelijke stemming verplicht bij het aangaan van een verplichting voordat de begroting is goedgekeurd.
De regeling in het eerste deel van het tweede lid kan toepassing krijgen, indien de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele raadsleden zouden tegenstemmen. Een raadslid kan zich alleen onthouden van deelname aan stemming op grond van artikel 28 van de Gemeentewet. In alle andere gevallen is een raadslid verplicht stelling in te nemen en te stemmen. Stemmingen zijn in principe ook openbaar. Een volksvertegenwoordiger dient duidelijk te zijn in zijn of haar rol. Door de openbaarheid is het voor de achterban (kiezers) duidelijk hoe ze vertegenwoordigd worden.
In geval een raadslid zich wil onthouden van stemming is het raadzaam de relevante jurisprudentie te raadplegen: ABRvS, 7 augustus 2002, uitspraak 200200897/1, ABRvS 30 juni 2010, LJN BM9710, AB 2010/310, ABRvS 22 juni 2011, LJN BQ8863, AB 2011/261, ABRvS 6 februari 2013, LJN BZ0796.
Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Indien de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Is de vergadering niet voltallig, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen.
Het gebruik van een elektronisch stemsysteem is mogelijk op grond van de Gemeentewet.
In het vierde lid wordt ingegaan op de procedure van hoofdelijke stemming. Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering; deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering.
In het vijfde lid is de term ‘uitspreken’ vervangen door de term ‘verklaren’, waarmee buiten twijfel staat dat dit artikellid ook van toepassing is op digitale stemmingen.
Artikel 28. Volgorde stemming over amendementen en moties
Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement strekt tot wijziging van een voorstel en komt daarom in stemming voorafgaand aan de stemming over dat voorstel.
Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen. Dat kan zowel voordat als nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. De gebruikelijke gang van zaken in de raad van Leeuwarden is dat eerst over amendementen, vervolgens over moties en ten slotte over het al dan niet geamendeerde voorstel wordt gestemd.
Bij een motie over een afzonderlijk onderwerp is het vierde lid niet van toepassing.
Artikel 29. Stemming over personen
Artikel 31, eerste lid, van de Gemeentewet geeft aan dat de stemming over personen geheim dient te zijn. Sinds 1 februari 2016 is artikel 31 ook van toepassing op de stemming over de benoeming van een wethouder (artikel 35, eerste lid, van de Gemeentewet). Datzelfde geldt voor de stemming over het ontslag van een wethouder in het geval een motie van wantrouwen niet tot onmiddellijk aftreden leidt (artikel 49 van de Gemeentewet). Ook dat gebeurt schriftelijk en is daarmee geheim. Het is mogelijk om met elektronische stemsystemen te werken, maar het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gaat vooralsnog uit van een stemming door middel van behoorlijk ingevulde stembriefjes. Een blanco stembriefje wordt niet aangemerkt als een behoorlijk ingevuld stembriefje (Kamerstukken II 1985/86, 19 403, nr. 3, blz. 86). In geval van een schriftelijke stemming wordt dan ook geen rekening gehouden met blanco stembriefjes. Een blanco of verkeerd ingevuld stembriefje telt wel mee bij de bepaling van het quorum. De raad oordeelt of een stembriefje behoorlijk is ingevuld. Wat onder een (niet) behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden verstaan, is in de Gemeentewet niet geregeld.
Bij de benoeming van wethouders is er sprake van een vrije stemming. Dat is dus anders dan bij een voordracht, waarbij de keus beperkt is tot twee of meer kandidaten.
Bij een vrije stemming is artikel 28, eerste lid, onder a, en derde lid, van de Gemeentewet niet van toepassing. Daarin is bepaald dat een raadslid zich van stemming onthoudt wanneer hij “behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt". Zoals vermeld is dat bij de benoeming van wethouders niet aan de orde. Een raadslid kan op het stembriefje de naam van elke kandidaat die zijn voorkeur heeft invullen: die van de voorgestelde perso(o)n(en), of die van een ander. Dat geldt dus ook voor raadsleden die zelf genomineerd zijn; die kunnen op zichzelf stemmen als ze dat willen.
De wetgever heeft nooit de bedoeling gehad de politieke verhoudingen in de raad te beïnvloeden door middel van een verbod op het meestemmen van de kandidaat-wethouder. Los van de formeel-juridische context pleiten de volgende argumenten nog voor bovenstaande zienswijze:
- Een democratisch gekozen vertegenwoordiger mag niet te snel het recht op stemming worden ontnomen. Stel: partij X beveelt meneer Janse en mevrouw Pieterse aan als wethouders. Als deze personen in de raad zitting hebben en niet mee mogen stemmen houdt dit in, dat de partij ineens twee stemmen in de raad minder heeft. Dat is onaanvaardbaar in het licht van de politieke verhoudingen.
- Een aanbeveling is geen voordracht. Het spraakgebruik heeft het vaak over voordracht, maar een persoon nomineren als wethouder staat niet gelijk aan een voordracht.
- Het is denkbaar dat een kandidaat-wethouder die voor benoeming wordt aanbevolen, uit moreel-politieke overwegingen en om iedere schijn van belangenverstrengeling te vermijden op eigen initiatief afziet van het meestemmen over de benoeming. Alhoewel het uitgangspunt is dat zeer terughoudend moet worden omgegaan met het inperken van het stemrecht van gekozen volksvertegenwoordigers, laat de wet de betrokkenen de ruimte daarin een eigen afweging te maken.
Artikel 30. Beeldverslag en besluitenlijst
Artikel 30 regelt de verslag leggende taak van de griffier en de wijze waarop het verslag wordt vastgesteld. Het maken van een verslag is niet verplicht. In de Gemeentewet wordt alleen gesproken over de verplichting een besluitenlijst openbaar te maken (artikel 23, vijfde lid, van de Gemeentewet en het vijfde lid).
Andere vormen van verslaglegging zijn ook mogelijk, bijvoorbeeld een (geluids)opname van de raadsvergadering met een overzicht van de sprekers, de onderwerpen – voorzien van tijdscodes – en een besluitenlijst.
De griffier verleent de ambtelijke bijstand aan de raad. Daarom is de griffier aangewezen om het verslag op te stellen en deze, tezamen met de voorzitter, te ondertekenen (vierde lid).
De besluitenlijst dient op zo kort mogelijke termijn te worden gepubliceerd (vijfde lid). Dit kan voordat het verslag is vastgesteld aangezien de besluitenlijst 'slechts' een overzicht geeft van (alle) door de raad genomen beslissingen (dus niet alleen besluiten in de zin van de Awb maar ook bijvoorbeeld een afspraak om een werkbezoek af te leggen). Het ligt voor de hand dat het verslag en de besluitenlijst ook op de gemeentelijke website toegankelijk worden gemaakt (zesde lid).
Artikel 31. Toepassing reglement op besloten vergaderingen
Artikel 31 bepaalt dat de bepalingen van dit reglement van overeenkomstige toepassing zijn op een raadsvergadering achter gesloten deuren. Hierbij kan onder meer gedacht worden aan de bepalingen omtrent het tijdig verzenden van stukken, het recht van amendement, het recht van motie en het maken van het verslag.
De bepalingen dit reglement zijn echter niet van toepassing, voor zover het toepassen van die bepalingen strijdig is met het besloten karakter van de vergadering. Zo zullen er bijvoorbeeld geen beeld- en geluidsregistraties voor openbaar gebruik gemaakt kunnen worden. Ten aanzien van de stukken die betrekking hebben op een besloten vergadering en het behandelde zal de raad moeten besluiten of geheimhouding als bedoeld in de artikelen 25, 55 en 86 van de Gemeentewet wordt opgelegd dan wel bekrachtigd of opgeheven.
In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor 'het sluiten van de deuren', de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt.
Artikel 32. Verslag besloten vergadering
In artikel 32 wordt uitwerking gegeven aan artikel 23, derde lid, van de Gemeentewet. In overeenstemming met de bepaling over het verslag van de raadsvergadering is de griffier ook verantwoordelijk voor het verslag van een besloten vergadering.
Artikel 33. Opheffing geheimhouding
In de in artikel 33 aangehaalde artikelen wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de geheimhouding van stukken op te heffen of niet te bekrachtigen. In het onderhavige artikel is nu ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.
Op grond van artikel 25, derde en vierde lid, van de Gemeentewet, kan geheimhouding worden opgelegd door het college, de burgemeester en een commissie, ieder ten aanzien van stukken die zij aan de raad of aan leden van de raad overleggen. De opgelegde geheimhouding met betrekking tot aan de raad overgelegde stukken vervalt, indien de raad de oplegging niet in zijn eerstvolgende vergadering die volgens de presentielijst door meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden is bezocht, wordt bekrachtigd.
Als de raad niet van plan is de opgelegde geheimhouding te bekrachtigen, kan het orgaan dat geheimhouding heeft opgelegd in een besloten vergadering met de raad overleg voeren. Deze besloten vergadering kan dan gaan om de vraag waarom de raad de geheimhouding wil opheffen door deze niet te bekrachtigen.
Als de raad een opgelegde geheimhouding opheft of niet bekrachtigt, wil dat niet zeggen dat de desbetreffende stukken dan “automatisch” openbaar zijn. De Wet openbaarheid van bestuur (Wob) is nog steeds op deze stukken van toepassing. Wanneer om openbaarmaking wordt verzocht moet dat verzoek dus aan de uitzonderingsgronden in de Wob worden getoetst om tot een besluit te komen over het al dan niet openbaar maken van de betreffende documenten. Dan kan uiteraard blijken dat er inmiddels geen grond meer is om openbaarmaking te weigeren.
Artikel 34. Toehoorders en pers
De in artikel 34 aangegeven bepalingen worden wat betreft het handhaven van de orde aangevuld door artikel 26 van de Gemeentewet. De voorzitter heeft de bevoegdheid om toehoorders die de orde verstoren te doen vertrekken en bij volharding in hun gedrag de toegang te ontzeggen.
Artikel 35. Geluid- en beeldregistraties
Aangezien de vergaderingen van de raad in principe openbaar zijn, kunnen radio- en tv-stations geluid- en beeldregistraties maken. Dit is uiteraard niet het geval als het een besloten vergadering betreft. Wel dient rekening gehouden te worden met de privacy van insprekers of publiek en de regelgeving AVG. Raadsleden daarentegen hebben een publieke functie. Het is mogelijk om een aanwijzing te geven dat publiek slechts vanaf een bepaalde afstand in beeld mag worden gebracht. Ook kan een aanwijzing zijn dat burgers die inspreken niet gefilmd mogen worden, uiteraard in overleg met de insprekers. Mogelijk hebben zij geen probleem met beeldregistraties.
Hoofdstuk 3. Bevoegdheden, instrumenten raadsleden
Artikel 36. Zie ook art. 5 lid 2
Het agenda-initiatief maakt het mogelijk voor iedereen om op een laagdrempelige manier onderwerpen te agenderen met als doel dit onderwerp te verkennen dan wel een uitspraak van de raad te verkrijgen.
Als fracties informerende brieven van het college in een bijeenkomst willen bespreken of een bepaald onderwerp willen agenderen is het noodzakelijk dat zij daarbij het doel en hun politieke punt aangeven. De initiatief nemende fractie is eigenaar van het onderwerp en bepalend voor de inzet en het karakter van de bijeenkomst.
Het agenda-initiatief wordt ingediend bij de Agendacommissie. Deze beoordeelt of, en op welke wijze het wordt geagendeerd in het Politiek Podium. Een agenda-initiatief kan al dan niet een vervolg krijgen. Krijgt een agenda-initiatief vervolg, dan is dit meestal in de vorm van een motie of een initiatiefvoorstel.
Artikel 37. Amendementen en subamendementen
Elk lid van de raad kan wijzigingen op het voorstel van het college of op initiatiefvoorstellen indienen ter behandeling in de raad, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Indien (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 13).
Het recht van amendement is neergelegd in artikel 147b van de Gemeentewet. Dit artikel verplicht de raad nadere regels te stellen. Deze nadere regels staan in artikel 36. Op basis van artikel 147b, tweede lid, juncto artikel 147a, tweede lid, van de Gemeentewet is de raad verplicht een amendement te behandelen, overeenkomstig de door de raad vastgestelde regels. Uit de bewoordingen van artikel 147b, tweede lid, van de gemeentewet blijkt dat het recht om amendementen in te dienen aan elk individueel raadslid toekomt; drempelsteun is derhalve niet vereist (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27751, 3, p. 109).
In artikel 1 is de definitie van het begrip ‘motie’ gegeven. Een ‘motie’ is een voorstel tot het doen van een uitspraak. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke of procedurele aard), het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen of om het doen van een verzoek. Een motie betreft dus niet een concreet besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom is het college formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college en hieruit kan het college dan zijn consequentie trekken.
Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp geldt dat deze niet plaatsvindt in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp waarop de motie betrekking heeft (tweede lid).
Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats (derde lid). Meestal wordt een dergelijke motie aangeduid als een motie vreemd aan de orde of een motie buiten de orde van de dag. Alhoewel er vanuit principiële uitgangspunten geen beperkingen moeten en kunnen worden opgelegd aan het gebruik van dit instrument is het toch zinvol over het gebruik ervan een aantal aandachtpunten te benoemen. Moties buiten de orde zijn niet bedoeld om onderwerpen te agenderen die beter binnen de reguliere fasering in het besluitvormingsproces behandeld kunnen worden. Deze route is zorgvuldiger en geeft ook inwoners mogelijkheden in dit proces te participeren. In dat geval is een agenda-initiatief vaak meer op zijn plaats. Moties buiten de orde moeten vanuit welk perspectief dan ook, en dat is meestal een politiek perspectief een urgent karakter hebben.
Dualisering veronderstelt versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Dat wil zeggen dat het voor een effectief gebruik van deze instrumenten wenselijk is dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. De mogelijkheid om zonder drempelsteun een motie in te dienen staat dan ook ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad.
In de Gemeentewet wordt één specifieke motie uitgewerkt, namelijk in artikel 49. Dit betreft de “motie van wantrouwen” waarbij de raad uitspreekt het vertrouwen in een wethouder te hebben verloren. Het is een wethouder niet toegestaan om na een aangenomen motie van wantrouwen aan te blijven. Indien hij zelf niet opstapt, dient de raad actie te ondernemen.
Artikel 39. Initiatiefvoorstel
Het is de taak van het college aan de raad de nodige voorstellen te doen, maar de raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een verordening of beslissing ter behandeling bij de raad indienen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend.
In artikel 147a, eerste lid, van de Gemeentewet is dit uitgewerkt. Hier is bepaald dat een lid van de raad een initiatiefvoorstel kan indienen; met deze formulering wordt tot uitdrukking gebracht dat dit recht aan elk individueel raadslid toekomt, drempelsteun is dus niet vereist (MvT, Kamerstukken II 2000/01, 27751, 3, p. 109).
Het tweede en derde lid van artikel 147a van de Gemeentewet bepalen dat de raad regelt op welke wijze een initiatiefvoorstel voor een verordening of beslissing wordt ingediend en behandeld.
Algemeen uitgangspunt is dat dualisering de versterking van de vertegenwoordigende en controlerende functie van de raadsleden inhoudt. Hiervoor dienen ook individuele raadsleden en kleine fracties te beschikken over adequate instrumenten. Voor een effectief gebruik van deze instrumenten is het wenselijk dat ook het individuele raadslid zonder belemmeringen toegang tot het gebruik daarvan heeft. Het ontbreken van de eis van drempelsteun bij het recht van initiatief staat ten dienste van een effectieve uitoefening van de inkadering en controle door de raad. Ook kleine fracties en individuele raadsleden worden zo in staat gesteld actief deel te nemen aan de controlerende, vertegenwoordigende en budgettaire functie.
De Gemeentewet maakt onderscheid tussen initiatiefvoorstellen voor verordeningen en overige initiatiefvoorstellen. Ieder raadslid kan een initiatiefvoorstel voor een verordening indienen. Een dergelijk voorstel moet aanhangig worden gemaakt door het schriftelijk en ondertekend aan de voorzitter te zenden (eerste lid). De verdere wijze van behandeling moet de raad zelf regelen. De raad moet ook regelen op welke wijze en onder welke voorwaarden overige initiatiefvoorstellen (voorstellen die betrekking hebben op iets anders dan een verordening) in behandeling worden genomen. Ook dit initiatiefrecht komt toe aan individuele raadsleden, hetgeen inhoudt dat geen drempels mogen worden opgeworpen.
In het tweede lid is een termijn gesteld van [periode] om het college in de gelegenheid te stellen zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen.
In het vierde lid van artikel 147a van de Gemeentewet is sinds 1 februari 2016 bepaald dat het college de gelegenheid moet krijgen om wensen en bedenkingen naar voren te brengen. Het college moet immers de besluiten van de raad uitvoeren (artikel 160, eerste lid, onder b, van de Gemeentewet). Deze zgn. voorhangregeling is uitgewerkt in het tweede lid van dit artikel. Het is in eerste instantie aan de indiener om te beslissen wat hij met die inbreng doet en uiteindelijk beslist de raad over het al dan niet gewijzigde voorstel (MvT, Kamerstukken II 2012/13, 33691, 3, p. 2-3).
Het derde lid houdt in dat de voorzitter het initiatiefvoorstel zo spoedig mogelijk op de agenda plaatst nadat het college in de gelegenheid is gesteld om zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. Als de oproep voor die vergadering echter al verzonden is, dan plaatst de voorzitter het niet op de agenda van eerstvolgende, maar daaropvolgende raadsvergadering. Dit laat de mogelijkheid onverlet voor het individuele raadslid om op grond van artikel 8, tweede lid, voor te stellen het initiatiefvoorstel toch aan de agenda toe te voegen. Voor zover de in het tweede lid gestelde termijn dan nog niet verlopen is zal er echter niet over het voorstel besloten kunnen worden (artikel 147a, van de Gemeentewet, juncto tweede lid van artikel 30). Dit staat er weliswaar niet aan in de weg dat er al over wordt beraadslaagd in de raadsvergadering, maar de voorzitter van de raad zal dan vervolgens de stemming over het voorstel aan moeten houden totdat het college in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen ter kennis van de raad te brengen. Ook kan nadere beraadslaging op dat moment wenselijk worden geacht.
Voor het overige is het aan de raad om vervolgens te bepalen hoe het initiatiefvoorstel verder wordt behandeld als het op de agenda staat. Indien de wensen of bedenkingen van het college daar aanleiding toe geven kan de indiener van het voorstel eventuele wijzigingen doorvoeren. Hij of zij is daartoe echter niet verplicht, omdat de Gemeentewet alleen aangeeft dat het college de mogelijkheid moet hebben om een visie op het initiatiefvoorstel te hebben. Er is geen verplichting om de wensen of bedenkingen ook daadwerkelijk in het voorstel te verwerken.
Artikel 39 heeft betrekking op het uitgangspunt: ‘De raad gaat over zijn eigen agenda’. De raad is de enige die een voorstel voor een verordening of een ander voorstel dat het college heeft voorbereid kan agenderen. Als het college het voorstel heeft voorbereid, betekent dit niet dat het college het door hen voorbereide voorstel kan intrekken indien het college van oordeel is dat verdere behandeling van het voorstel niet wenselijk is (bijvoorbeeld omdat zij een voorstel willen wijzigen). De raad moet hier toestemming voor geven (eerste lid).
Indien de raad van oordeel is dat een voorstel voor een verordening of een ander voorstel niet voldoende is voorbereid, kan de raad het voorstel voor een verordening of een ander voorstel op grond van het tweede lid nogmaals voor advies aan het college zenden. De raad kan het college bijvoorbeeld verzoeken het voorstel voor een verordening of ander voorstel nader te onderbouwen. De raad bepaalt echter wanneer het voorstel voor een verordening of ander voorstel, dat door het college verder voorbereid is, opnieuw wordt behandeld. De raad kan dit in dezelfde raadsvergadering regelen, maar de raad kan dit ook aan de agendacommissie overlaten.
Artikel 40 stelt nadere regels bij artikel 155, tweede lid, van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge of schriftelijk vragenrecht en is een zwaarder instrument. Het gaat om het recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een niet geagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig, omdat de vergaderorde wordt doorbroken.
Artikel 42. Schriftelijke vragen
Het vragenrecht stelt de leden van de raad in staat informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. Op grond van deze bepaling kan een raadslid schriftelijke vragen stellen aan het college of de burgemeester, al naar gelang wie verantwoordelijk is. Deze dient de vragensteller gemotiveerd in kennis te stellen indien de beantwoording niet binnen de gestelde termijnen kan plaatsvinden. Niet de voorzitter, maar het college of de burgemeester geeft daarom het schriftelijke antwoord. In de praktijk zal een schriftelijk antwoord van het college vaak door de desbetreffende portefeuillehouder gegeven worden (artikel 168 van de Gemeentewet).
De raad kan oordelen dat het bijvoorbeeld wenselijk is dat de verantwoordelijke portefeuillehouder of de burgemeester in de raadsvergadering e.e.a. komt toelichten en nadere vragen komt beantwoorden.
In artikel 42 wordt een procedurele uitwerking gegeven van de inlichtingenplicht die het college en de burgemeester hebben ten opzichte van de raad. De passieve inlichtingenplicht als bedoeld in artikel 169, derde lid, van de Gemeentewet is de klassieke informatieplicht die het college opdraagt de door de raad gevraagde inlichtingen te verstrekken, tenzij het openbare belang zich daartegen verzet. Dit recht om inlichtingen te vragen komt eveneens toe aan individuele raadsleden. Daarmee wordt voorkomen dat een raadsmeerderheid om (partij)politieke redenen belemmeringen opwerpt tegen het vragen van inlichtingen door een raadslid of raadsminderheid. Wel kan de raad via het reglement van orde op grond van doelmatigheidsoverwegingen een zekere ordening aanbrengen in de wijze waarop het inlichtingenrecht wordt uitgeoefend. De raad gaat immers over zijn eigen agenda en de vergaderorde.
De weigeringsgrond ‘strijd met het openbaar belang’ is, zo blijkt uit de bewoordingen van artikel 169 van de Gemeentewet, wettelijk objectief en algemeen omschreven. Het moet dan gaan om zwaarwegende belangen.
In de praktijk bestaan verschillende wettelijke en politieke figuren om als de raad en het college met elkaar te communiceren buiten de openbaarheid. De openbaarheid van stukken en vergaderingen bijvoorbeeld kan al dan niet tijdelijk worden opgeheven. Vervolgens kent de Gemeentewet een algemene actieve inlichtingenplicht. Artikel 169, tweede lid, van de Gemeentewet verplicht het college uit eigen beweging de raad alle inlichtingen te verstrekken die de raad nodig heeft voor de uitoefening van zijn taak. Het college moet permanent nagaan welke informatie de raad behoeft voor een goede taakvervulling. Hier liggen grote politieke risico’s als de raad het college in het ongewisse laat over de aard en omvang van de gewenste informatie. In het geval dat raad en college daarover geen afspraken maken is de kans groot dat het college de raad veiligheidshalve overstelpt met papier. Van controleren komt dan weinig terecht.
Dezelfde risico’s doen zich voor met betrekking tot een tweede actieve, meer specifieke inlichtingenplicht. Artikel 169, vierde lid, van de Gemeentewet verplicht het college de raad vooraf te informeren over de voorgenomen uitoefening van een gemeentewettelijke bestuursbevoegdheid als bedoeld in artikel 160, eerste lid, onder e, f, g en h, van de Gemeentewet indien de toepassing daarvan ingrijpende gevolgen kan hebben voor de gemeente of indien de raad daarom verzoekt. Het college mag dan niet eerder een besluit nemen dan nadat de raad in de gelegenheid is gesteld zijn wensen en bedenkingen naar voren te brengen. De term ‘ingrijpend’ is in de wet niet nader omschreven. De raad en het college dienen, op basis van de situatie in de eigen gemeente, tot een afbakening te komen. De wetgever heeft destijds het oog gehad op substantiële financiële gevolgen van privaatrechtelijke overeenkomsten. De raad en het college moeten hier derhalve zelf een modus in vinden.
In art. 44 het zogenaamde Experimenteerartikel wordt de grondslag gegeven om af te wijken van hetgeen in dit RvO is bepaald. Hiervoor is de raad bevoegd om besluiten te nemen op voorstel van het Presidium. Deze procedure heeft voldoende waarborgen om doordachte en verantwoorde besluiten te nemen hierover. Het geeft de raad de benodigde flexibiliteit in zijn werkwijze die in de afgelopen jaren zo nodig is gebleken.