| Organisatie | Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Verordening betreffende de zorg van het bestuur voor het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden van de organisatieonderdelen van de VrAA alsmede betreffende het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats (Archiefverordening Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland, 2022). |
| Citeertitel | Archiefverordening 2022 Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
artikel 30 van de Archiefwet 1995
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 28-03-2022 | Archiefverordening 2022 Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland | 28-03-2022 |
Het bestuur van de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland (VrAA);
gelet op de artikelen 30, 32, 40 en 41 van de Archiefwet 1995, hoofdstuk 4 van de Archiefregeling 2014 en artikel 26 van de Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland (VRAA);
overwegende dat de wet voorschrijft een verordening te hebben betreffende de zorg van het bestuur voor het beheer van de analoge en digitale archiefbescheiden van de organisatieonderdelen van de VrAA alsmede betreffende het toezicht daarop;
In de verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder:
a. archiefbescheiden: de archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1 onder c van de Wet, alle informatie die voor archivering in aanmerking komt.
b. archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de Archiefwet 1995, hoofdstuk 4 van de Archiefregeling en artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland (VRAA) 2015, door burgemeester en wethouders aangewezen bewaarplaats.
De archiefbewaarplaats is het Stadsarchief Amsterdam, op het adres Vijzelstraat 32 te Amsterdam en op Internetstraat 10 te Amsterdam. Het e-depot van het Stadsarchief Amsterdam vormt de digitale archiefbewaarplaats
c. archiefruimte: een, overeenkomstig artikel 1 onder e van de Archiefwet 1995 en artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling VrAA, aangewezen archiefruimte.
d. archivaris: de gemeentearchivaris van de gemeente Amsterdam als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995 die ook is benoemd tot archivaris van VrAA. Onder de archivaris vallen tevens de medewerkers die in deze taak ondersteunen.
e. beheerder: degene die ingevolge artikel 5, tweede lid, van deze Verordening is belast met het beheer van de archiefbestanden die niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
f. Bestuur: het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland
g. regeling: de vigerende Gemeenschappelijke Regeling Veiligheidsregio Amsterdam-Amstelland 2015.
h. Interbestuurlijk toezichthouder: de toezichthouder van de provincie Noord Holland houdt namens de provincie toezicht op archief- en informatiebeheer bij gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen en bevordert de openbaarheid van informatie.
Hoofdstuk 2. De zorg voor het beheer van de archiefbestanden
Artikel 2. Duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid, bewaartermijn, vernietiging, authenticiteit
Het bestuur draagt zorg voor het ontvangen, vervaardigen, bewaren en, voor zover wettelijk bepaald, vernietigen van de archiefbescheiden, zodanig dat de duurzaamheid, ordening en toegankelijkheid gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaartermijn zijn gewaarborgd en de authenticiteit ervan kan worden aangetoond.
Conform het gestelde in artikel 16 van de Archiefregeling stelt het bestuur een kwaliteitssysteem voor het beheer van de archiefbescheiden vast.
Het bestuur draagt er zorg voor dat jaarlijks op de begroting van VrAA voldoende middelen worden opgevoerd om de kosten te dekken die zijn verbonden aan het beheer van archiefbescheiden.
1. Het bestuur draagt zorg voor de aanstelling van voldoende, deskundig personeel voor de
uitvoering van de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden.
2. Het bestuur draagt zorg voor het aanwijzen van de beheerder.
Artikel 6. Beheervoorschriften
Het bestuur draagt zorg voor het vaststellen of doen vaststellen van voorschriften voor het beheer van de archiefbescheiden
Artikel 7. Taken en verantwoordelijkheden beheer van niet overgebrachte Archiefbescheiden
Het bestuur wijst taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbescheiden die niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht toe aan de beheerder.
Hoofdstuk 3 Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
De archivaris is belast met het toezicht op het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats
Artikel 11. Uitvoering toezicht
De archivaris kan de uitoefening van het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats opdragen aan voldoende en deskundige medewerkers.
Artikel 12. Informatieverstrekking
De beheerder verstrekt aan de archivaris of aan degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen, alle schriftelijke en mondelinge informatie die nodig is voor een goede taakvervulling.
Artikel 13. Toegang tot archiefbescheiden
De archivaris en degene(n) aan wie de uitoefening van het toezicht is opgedragen hebben toegang tot de archiefbescheiden en tot de ruimten en digitale systemen waarin archiefbescheiden zich bevinden en met behulp waarvan de archiefbescheiden worden beheerd.
Artikel 14. In kennisstelling door de archivaris
De archivaris brengt de beheerder in kennis van de resultaten van de uitoefening van het toezicht. Bij voldoende aanleiding stelt de archivaris tevens het bestuur hiervan in kennis. De archivaris geeft daarbij aan welke handelingen en voorzieningen naar zijn oordeel in strijd zijn met de naleving van het bepaalde bij of krachtens de wet alsmede welke herstelmaatregelen moeten worden getroffen om aan de wet te voldoen.
Artikel 15. Verslag van de archivaris aan het bestuur over het beheer van de niet overgebrachte archiefbestanden
De archivaris brengt tweejaarlijks aan het bestuur verslag uit over het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats alsmede over de wijze van uitoefening van het toezicht op het beheer.
Hoofdstuk 4. Verslaglegging door het bestuur
Artikel 16. Verslag van het bestuur over het beheer
Het bestuur brengt tweejaarlijks verslag uit aan de Interbestuurlijke Toezichthouder over het beheer van de archiefbestanden onder bijvoeging van het verslag dat de archivaris aan het bestuur heeft uitgebracht conform artikel 15 van deze verordening.