Organisatie | Veldhoven |
---|---|
Organisatietype | Gemeente |
Officiële naam regeling | Beheerregeling informatiebeheer 2022 |
Citeertitel | |
Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
Onderwerp | bestuur en recht |
Eigen onderwerp |
Geen
Onbekend
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
---|---|---|---|---|---|
19-04-2022 | nieuwe regeling | 21-12-2021 |
Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Veldhoven; gelet op artikel 7 van de Archiefverordening Veldhoven 2016;
overwegende dat in het kader van de uitvoering van gemeentelijke taken archiefbescheiden worden ontvangen, gecreëerd en uitgewisseld en dat deze archiefbescheiden van vitaal belang zijn voor
besluit vast te stellen de Beheerregeling informatiebeheerVeldhoven2022.
Hoofdstuk I Algemene bepalingen
In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
Hoofdstuk II Inrichting van de informatiehuishouding
De directeur is verantwoordelijk voor een zodanige inrichting en toepassing van de archiefhuishouding en de ingezette archiefsystemen dat die de continuïteit van de bedrijfsvoering en het kennen van de rechtspositie van de gemeente en verbonden partijen, personen, bedrijven en andere organisaties kunnen ondersteunen.
De archivaris presenteert zijn bevindingen in het kader van het toezicht in het SIO en verwerkt de bevindingen van het SIO daarover in zijn verslag alvorens hij dat verslag vaststelt.
Archiefbescheiden worden beheerd in overeenstemming met de bij of volgens de wet en enige andere wet gestelde eisen en in overeenstemming met de geldende regels en normen op het gebied van systeemarchitectuur, systeem- en informatiebeveiliging, geheimhouding, informatiebeheer, duurzame opslag en authenticiteit en integriteit van archiefbescheiden.
Hoofdstuk III Vorming en ordening
De beheerder zorgt ervoor dat de vervaardiging, de vervanging, de conversie en de migratie van archiefbescheiden en metadata op zodanige wijze en met gebruik van zodanig duurzame materialen plaatsvinden dat hun houdbaarheid in overeenstemming is met de volgends de wet en de normen gestelde eisen.
De beheerder zorgt ervoor dat de verzending van ambtshalve opgemaakte archiefbescheiden tenminste op een zodanige wijze plaatsvindt dat het vastgestelde origineel voor verzending wordt gearchiveerd en dat een kopie authentiek of gewaarmerkt wordt verzonden.
De beheerder is verantwoordelijk voor het berichtenverkeer, meer specifiek voor de tijdige en juiste behandeling van ingekomen post en e-mailberichten, voor de tijdige en juiste verzending van uitgaande post en voor het intern verkeer van informatie over en voor de werkprocessen waarvoor hij verantwoordelijk is.
C. Ordening en toegankelijkheid
De beheerder zorgt voor het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van de archiefbescheiden in de informatiesystemen, waarbij de ordening zoveel als mogelijk zaaksgewijs is volgens de werkprocessen en volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek.
De toegang tot digitale archiefbescheiden en de uitlening van analoge archiefbescheiden wordt alleen verleend aan functionarissen die ambtelijk zijn belast met de uitvoering van werkprocessen waarvoor de archiefbescheiden relevant zijn en, naar het bevestigde oordeel van de beheerder, aan andere functionarissen van gelijke competentie.
C. Vervanging, vervreemding en overdracht
Bij overdracht van een of meer taken door een beheerder aan een andere beheerder of een ander overheidsorgaan worden de archiefbescheiden over zaken die op het moment van overdracht nog niet zijn afgedaan overgedragen aan de ontvangende beheerder of het overheidsorgaan, die deze zaken zal afdoen en verder beheren.
Het is zonder uitzondering verboden archiefbescheiden en/of metadata te vernietigen tenzij volgens wettelijke regels en volgens vastgestelde procedures en na het verkrijgen van de vereiste autorisaties.
De systeembeheerder draagt zorg dat voor vernietiging geselecteerde archiefbescheiden en hun metadata en alle afschriften, kopieën en ontwikkelstadia op het moment dat de termijn daarvoor verstrijkt niet langer kenbaar of kenbaar te maken zijn door de functionarissen die ambtelijk belast zijn met de uitvoering van enig werkproces.
Vervolgens verwijdert de systeembeheerder alle archiefbescheiden en alle afschriften, kopieën en ontwikkelstadia daarvan en alle metadata van de archiefbescheiden en alle specificaties waarin die aangeduid zijn onherroepelijk uit de informatiehuishouding en wel zo dat zij op geen enkele manier hersteld kunnen worden.
Na overbrenging verwijdert de systeembeheerder alle archiefbescheiden en alle afschriften, kopieën en ontwikkelstadia daarvan en alle metadata van de archiefbescheiden en alle specificaties waarin die aangeduid zijn onherroepelijk uit de informatiehuishouding en wel zo dat zij op geen enkele manier hersteld kunnen worden. Deze verwijdering wordt niet aangemerkt als vernietiging.
Als zich in het beheer een situatie of een incident voordoet waarin dit besluit niet voorziet en er implicaties zijn of kunnen ontstaan voor de goede, geordende en toegankelijke staat stelt de directeur, in overleg met de systeembeheerder, een werkgroep in om een aanpak voor te bereiden en uit te doen voeren. De systeembeheerder is voorzitter en zorgt dat tenminste de beheerders die het betreft en een gekwalificeerde informatiebeheerder lid zijn van die werkgroep. De aard en omvang van het incident bepalen de urgentie. De werkgroep vraag het SIO altijd zo snel mogelijk om advies over het beoogde handelen en de mogelijke gevolgen.