| Organisatie | Groenalliantie Midden-Holland en omstreken |
|---|---|
| Organisatietype | Regionaal samenwerkingsorgaan |
| Officiële naam regeling | Reglement van Orde Gebiedsadviescommissie Groenalliantie |
| Citeertitel | |
| Vastgesteld door | algemeen bestuur |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Gemeenschappelijke Regeling Groenalliantie Midden-Holland e.o.
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 31-03-2022 | Nieuwe regeling | 31-03-2022 |
Het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Groenalliantie Midden-Holland en
omstreken, gelet op: artikel 5, tweede lid van het Instellingsbesluit Adviescommissie Groenalliantie,
Besluit vast te stellen de navolgende regeling:
Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de Adviescommissie
Groenalliantie van de Gemeenschappelijke regeling Groenalliantie Midden-Holland en omstreken.
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen;
b. commissie: de Adviescommissie Groenalliantie;
c. regeling: de Gemeenschappelijke regeling Groenalliantie Midden-Holland en omstreken;
d. instellingsbesluit: het Instellingsbesluit Adviescommissie Groenalliantie;
e. voorzitter: de voorzitter van de commissie of diens plaatsvervanger;
f. secretaris: de secretaris van de commissie of diens plaatsvervanger;
g. lid of leden; lid of leden van de commissie.
a. het leiden van de vergadering waaronder begrepen het openen, schorsen, heropenen en sluiten
b. het doen naleven van dit reglement;
d. hetgeen de wet, de regeling, het instellingsbesluit of dit reglement hem verder opdraagt.
1. De secretaris is bij alle vergaderingen van de commissie aanwezig.
2. De secretaris wordt in de gelegenheid gesteld aan de beraadslagingen deel te nemen.
3. Bij verhindering of ontstentenis wordt de secretaris vervangen door een door de commissie
daartoe aangewezen plaatsvervangend secretaris.
4. De secretaris draagt zorg voor een goede voorbereiding van de vergaderingen van de commissie
en hetgeen de regeling, het instellingsbesluit of dit reglement hem/haar verder opdraagt.
5. De secretaris wordt indien nodig ondersteund door een ambtelijk secretaris of managementassistent.
6. De secretaris is belast met het opstellen van de notulen en het bijhouden van de presentielijst
van de vergadering van de commissie, of kan dit verder delegeren.
Bij de commissie ingekomen stukken worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden
1. Indien ten minste twee leden een extra vergadering nodig achten, verzoeken zij de voorzitter
schriftelijk, onder opgave van redenen, om de leden van de commissie voor deze extra
vergadering bijeen te roepen. De secretaris zorgt na overleg met de voorzitter voor een
oproeping voor de extra vergadering.
2. De oproeping voor de extra vergadering wordt, onder vermelding van de te bespreken
onderwerpen, zo mogelijk uiterlijk vierentwintig uur van tevoren aan de leden van de commissie
Artikel 6 Verhindering vergadering
1. Wanneer een lid verhinderd is om een vergadering geheel of gedeeltelijk bij te wonen, geeft hij
daarvan kennis aan de secretaris.
2. Wanneer de secretaris verhinderd is een vergadering geheel of gedeeltelijke bij te wonen, geeft
hij daarvan kennis aan de voorzitter, alsmede aan degene die de secretaris vervangt.
Artikel 7 Openbare vergadering
De vergaderingen van de commissie zijn openbaar, tenzij de commissie besluit dat met gesloten
1. De voorzitter roept de leden voor aanvang schriftelijk tot de vergadering op.
2. De oproeping ais bedoeld in het eerste lid wordt, voor zover dat mogelijk is, tenminste veertien
dagen voor aanvang van de vergadering verzonden aan de leden.
3. De agenda en de daarbij behorende voorstellen en overige stukken, met uitzondering van de in
artikel 10 van de regeling genoemde geheime stukken, worden gelijktijdig met de oproeping
4. Na opening van de vergadering stelt de commissie de agenda vast.
5. Op voorstel van één of meer leden of de voorzitter kan de commissie bij de vaststelling van de
agenda onderwerpen aan de agenda toevoegen of van de agenda afvoeren.
Artikel 9 Aanvullende agenda onderwerpen en stukken
1. Na verzending van de oproeping, kan de voorzitter tot uiterlijk achtenveertig uur voor aanvang
van de vergadering de agenda aanvullen met nieuwe onderwerpen.
2. De aangevulde agenda en de bij de nieuwe onderwerpen behorende voorstellen en overige
stukken worden met inachtneming van de in het eerste lid genoemde termijn aan de leden
1. De leden plaatsen bij binnenkomst van de vergadering hun handtekening op de presentielijst.
2. Na beëindiging van de vergadering wordt de presentielijst door ondertekening van de voorzitter
Artikel 11 Opening van de vergadering
1. De voorzitter opent de vergadering op de in de oproeping vermelde datum en tijdstip indien
blijkens de presentielijst meer dan de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig
2. Indien op het in het eerste lid bedoelde datum en tijdstip het vereiste aantal leden niet aanwezig
is, kan de voorzitter de opening van de vergadering ten hoogste dertig minuten uitstellen.
Artikel 12 Adviezen en overige besluiten
1. De voorzitter sluit de beraadslaging over een onderwerp, voorstel of advies wanneer hij vaststelt
dat deze voldoende is toegelicht.
2. Na sluiting van de beraadslaging vraagt de voorzitter of stemming wordt verlangd. Indien geen
stemming wordt gevraagd en ook de voorzitter dit niet verlangt, stelt de voorzitter vast dat
zonder stemming het advies is uitgebracht of het voorstel Is aangenomen.
3. In de vergadering aanwezige leden kunnen aantekening In het verslag vragen, dat zij geacht
willen worden te hebben tegengestemd of zich van medestemmen dienden te onthouden In een
aangelegenheid die het lid rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als
vertegenwoordiger is betrokken.
4. Indien door de voorzitter of een of meer leden stemming wordt gevraagd, doet de voorzitter
1. Van Iedere vergadering worden notulen gemaakt.
2. De concept-notulen van de voorgaande vergadering worden binnen twee weken na afloop van
de vergadering toegezonden aan de leden. In geval er sprake was van een besloten vergadering,
wordt aan overige personen dan de leden uitsluitend het gedeelte van de concept-notulen
toegezonden dat betrekking heeft op het onderwerp waarover zij tijdens de vergadering het
3. De notulen worden in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
4. De notulen bevatten tenminste:
a. de namen van de voorzitter, de secretaris en de ter vergadering aanwezig leden, alsmede de
namen van afwezige leden, leden die de vergadering voortijdig hebben verlaten en overige
personen die tijdens de vergadering het woord hebben gevoerd;
b. een vermelding van de onderwerpen die tijdens de vergadering zijn behandeld;
c. een zakelijke samenvatting van het gesprokene met vermelding van de namen van de
aanwezigen die het woord hebben gevoerd;
d. besluiten van de commissie;
e. een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van
de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de
leden die zich van stemming hebben onthouden.
5. De notulen voor zover deze betrekking hebben op het behandelde In de vergadering waaromtrent
geheimhouding is opgelegd, worden niet openbaar gemaakt maar uitsluitend verspreid
Artikel 14 Deelneming derden aan de vergadering
De commissie kan besluiten een ambtelijk medewerker of een derde toe te staan tijdens een
vergadering zijn mening ten aanzien van een onderwerp te geven dan wel een (nadere) toelichting te
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet of bij twijfel omtrent de toepassing van het
reglement, beslist de commissie op voorstel van de voorzitter.
Dit reglement kan worden aangehaald als Reglement van orde voor de vergaderingen van de
Adviescommissie van de Gemeenschappelijke regeling Groenalliantie Midden-Holland en omstreken.
Dit Reglement treedt in werking op de dag na publicatie.
Vastgesteld In de vergadering van het algemeen bestuur van 31 maart 2022.
Het algemeen bestuur voornoemd,
Op grond van artikel 5 van het instellingsbesluit dient het algemeen bestuur een reglement van orde
vast te stellen voor de vergaderingen van de commissie. Het reglement van orde heeft als doel de
vergaderingen van de commissie op ordentelijke wijze te laten verlopen. Uit oogpunt van
uniformiteit is er voor gekozen om het reglement van orde grotendeels, voor zover dat mogelijk is,
overeen te laten komen met het reglement van orde van het dagelijks bestuur.
Voor zover nodig wordt hieronder voor een aantal artikelen een nadere toelichting gegeven.
Op grond van artikel 6, eerste lid van het instellingsbesluit en artikel 23 van de regeling is de
secretaris van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur tevens de secretaris van de commissie.
Artikel 3 bepaalt dat de secretaris aanwezig is bij de vergaderingen van de commissie en aan de
beraadslagingen mag deel nemen. De secretaris is echter geen lid van de commissie en neemt dus
geen deel aan de besluitvorming binnen de commissie ten aanzien van adviezen of andere
Artikel 5 is een verdere uitwerking van mogelijkheid om op grond van artikel 5, tweede lid van het
instellingsbesluit een extra vergadering te belegen buiten het vaste vergaderschema.
In het eerste lid van artikel 5 van het instellingsbesluit is bepaald dat de commissie tenminste twee
keer per jaar vergadert. Dit om te waarborgen dat de commissie in ieder geval adviseert omtrent de
beheer- en ontwikkelingsplannen. Daarnaast kunnen op grond van artikel 5, tweede lid van het instellingsbesluit het bestuur van de regeling, de voorzitter van de commissie en tenminste twee leden van de commissie aangeven dat een extra vergadering dient te worden belegd indien dit noodzakelijk is. Naar mag worden aangenomen, zal jaarlijks een vergaderschema worden vastgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de noodzakelijke advisering ten behoeve van het bestuur van de regeling.
Artikel 6 Verhindering vergadering
Dit artikel is van belang om in een vroeg stadium te kunnen constateren dat een quorum voor de
vergadering wellicht niet gehaald kan worden en alvast voorbereidingen kunnen worden getroffen
voor het beleggen van een eventuele nieuwe vergadering.
Artikel 7 Openbare vergadering
De vergaderingen van de commissie vinden in principe plaats in het openbaar. Wel kan de commissie
besluiten dat (een gedeelte van) een vergadering achter gesloten deuren plaatsvindt.
De in artikel 10 van de regeling genoemde stukken betreffen stukken omtrent waarvan het algemeen
bestuur, het dagelijks bestuur of de commissie zelf geheimhouding heeft opgelegd. De leden van de
commissie zijn op grond van artikel 10 van de regeling en artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke
regelingen gehouden om ten aanzien van dit soort stukken geheimhouding te betrachten. Overigens
geldt deze geheimhoudingsplicht ook voor anderen die kennis hebben genomen van stukken waarop
Het opleggen van geheimhouding zal naar verwachting niet vaak plaatsvinden door de commissie
zelf. In het merendeel van de gevallen zal het dagelijks bestuur de geheimhouding opleggen. Op
grond van artikel 10 van de regeling en artikel 23 van de Wet gemeenschappelijke regelingen dient
het algemeen bestuur in zijn eerstvolgende vergadering met quorum, de geheimhouding te
bekrachtigen anders komt deze te vervallen.
Op grond van artikel 8, vijfde lid kan de commissie besluiten om onderwerpen van de agenda af te
voeren of toe te voegen. Bij gebruikmaking van deze bevoegdheid, met name voor zover dit betreft
het afvoeren van onderwerpen, moet wel rekening worden gehouden met artikel 3, derde lid van het
instellingsbesluit. In laatstgenoemd artikel is bepaald dat de commissie geacht wordt positief
geadviseerd te hebben Indien zij niet binnen de door het algemeen bestuur of dagelijks bestuur
gestelde termijn heeft geadviseerd.
Artikel 11 Opening van de vergadering
In artikel 11, eerste lid is bepaald dat de voorzitter pas de vergadering kan openen indien voldoende
quorum aanwezig Is. Gelet op de bezetting van de commissie zal dit het geval zijn indien 3 van de 5
Artikel 12 Adviezen en overige besluiten
Gelet op de adviserende bevoegdheid van de commissie is de belangrijkste taak van de commissie te
besluiten tot het uitbrengen van adviezen aan het algemeen bestuur of dagelijks bestuur. Naast
adviezen kan de commissie ook andere besluiten nemen, zoals ingevolge artikel 7 het besluit om een
openbare vergadering te houden. Alhoewel de regeling of de Wet gemeenschappelijke regelingen
niets bepaald omtrent de inhoud van de adviezen, mag er van worden uitgegaan dat de commissie
haar adviezen voldoende motiveert. Met name zal dit laatste van belang zijn ten aanzien van
negatieve adviezen of adviezen waarbij de commissie adviseert voorstellen aan te passen.