| Organisatie | Midden-Drenthe |
|---|---|
| Organisatietype | Gemeente |
| Officiële naam regeling | Mandaatbesluit griffie Midden-Drenthe 2022 |
| Citeertitel | Mandaatbesluit griffie Midden-Drenthe 2022 |
| Vastgesteld door | college van burgemeester en wethouders |
| Onderwerp | bestuur en recht |
| Eigen onderwerp |
Geen
Datum inwerkingtreding | Terugwerkende kracht tot en met | Datum uitwerkingtreding | Betreft | Datum ondertekening Bron bekendmaking | Kenmerk voorstel |
|---|---|---|---|---|---|
| 08-04-2022 | nieuwe regeling | 29-03-2022 |
De personen werkzaam in de functie genoemd in de bij dit besluit behorende bijlagen, alsmede hun plaatsvervangers of waarnemers, zijn bevoegd namens het college of de burgemeester de in deze bijlagen genoemde bevoegdheden in mandaat, volmacht of machtiging uit te oefenen, onder de in dit besluit opgenomen voorwaarden.
Onder de in dit besluit en in bijlage I genoemde bevoegdheden tot het besluiten tot het aangaan van overeenkomsten is begrepen de bevoegdheid beslissingen te nemen ten aanzien van alle uit de overeenkomst en de wet voortvloeiende rechten betreffende de overeenkomst, waaronder het verlengen, beëindigen en wijzigen van de overeenkomst en het vorderen van nakoming of schadevergoeding.
Onder het uitoefenen van de in bijlage I genoemde bevoegdheden zijn begrepen alle feitelijke of rechtshandelingen die in relatie hiermee staan, zoals het verrichten van voorbereidings- en uitvoeringshandelingen, waaronder het vragen van advies aan bestuursorganen en derden, het vragen van toestemming, het inwinnen en verstrekken van informatie, het inschakelen van derden ter uitvoering van het besluit, en het aangaan van overeenkomsten in het kader van het besluit, een en ander voor zover in bijlage I niet anders is bepaald.
Voor zover de in artikel 1 genoemde bijlagen hierin voorzien, kan de functionaris de bevoegdheden, die hij krachtens dit mandaatbesluit kan uitoefenen, opdragen aan een onder zijn verantwoordelijkheid werkzame functionaris, met dien verstande dat in de met TM aangeduide gevallen het ondermandaat zich beperkt tot ondertekeningsmandaat.
Bij de uitoefening van een gemandateerde bevoegdheid neemt de gemandateerde persoon de volgende kaders in acht:
Artikel 5 Machtiging, volmacht
De bepalingen van dit besluit zijn van overeenkomstige toepassing in geval van afzonderlijke machtiging en volmacht.
Artikel 7 Projecten en programma’s
De programmamanager dan wel projectleider van een programma dan wel een project met een eigen door de raad dan wel het college vastgesteld budget, heeft ten aanzien van dat budget de bevoegdheden van de budgethouder zoals opgenomen in de bijlage.
De besluiten die de griffier namens de raad neemt, worden op grond van het privaatrecht en de artikelen 160 en 172 Gemeentewet namens het college dan wel namens de burgemeester ondertekend. Daarvoor wordt bij de privaatrechtelijke ondertekening de volgende formulering gebruikt:
namens burgemeester en wethouders van Midden-Drenthe, of
Burgemeester en wethouders van Midden-Drenthe,
de secretaris, de burgemeester,
M. Hacking C. Bijl
De burgemeester van Midden-Drenthe
C. Bijl
Bijlage I behorend bij het Mandaatbesluit griffie Midden-Drenthe 2022 (Mandatenlijst)
Personen werkzaam in de hieronder genoemde functies zijn, voor zover het onderwerp tot de taak van de griffie en de ondersteuning van de raad in de breedste zin behoort, bevoegd tot:
Bijlage II behorend bij het Mandaatbesluit griffie Midden-Drenthe 2022
1. De griffier alsmede de griffiemedewerkers die krachtens dit mandaatbesluit een (rechts)handeling hebben gedaan of achterwege gelaten, hun vervangers dan wel waarnemers, zijn gemachtigd het college en de burgemeester te vertegenwoordigen bij de behandeling van bezwaarschriften, beroepschriften, herzieningsverzoeken en verzoeken om een voorlopige voorziening, ingediend ter zake van een door of namens het college of de burgemeester genomen besluit of (rechts)handeling, door:
- de commissie van advies voor de bezwaarschriften;
- de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State;
- en de voorzieningenrechters bij die gerechten,
beroepschriften en verzoekschriften in te dienen en andere proceshandelingen uit te voeren ter bescherming van de belangen van de gemeente bij genoemde rechtsprekende organen, procesbesluiten te nemen, advocaten en procureurs aan te wijzen ter verdediging van de belangen van de gemeente, en bezwaar in te dienen bij bestuursorganen.
2. De griffier is bevoegd de vertegenwoordigingsbevoegdheid op te dragen aan onder zijn verantwoordelijkheid werkzame ambtenaren.
Bijlage III behorend bij het Mandaatbesluit griffie Midden-Drenthe 2022
Het college van burgemeester en wethouders onderscheidenlijk de burgemeester machtigt de volgende functionarissen de gemeente te vertegenwoordigen ten behoeve van het verrichten van genoemde handelingen, voor zover hieraan rechtsgeldig genomen beslissingen ten grondslag liggen:
N.B. redactioneel: Als toelichting op dit mandaatbesluit is in de besluitvorming verwezen naar de toelichting op het Algemeen mandaatbesluit Midden-Drenthe 2022, die voor de ambtelijke organisatie van de gemeente geldt. Deze toelichting is gedeeltelijk van toepassing op het mandaatbesluit voor de Griffie. Het is vooral bedoeld als een toelichting op de structuur van het besluit en demandaatlijst.
Toelichting op het Algemeen mandaatbesluit Midden-Drenthe 2022
Met het Algemeen mandaatbesluit legt het college en de burgemeester de bevoegdheden lager in de organisatie, terwijl het college en de burgemeester zelf ook bevoegd blijven. Het besluit geeft regels over de bevoegdheden en het omgaan met de bevoegdheden.
Het Algemeen mandaatbesluit gaat alleen over de overdracht van bevoegdheden van burgemeester en wethouders en de bevoegdheden van de burgemeester, niet over de bevoegdheden van andere bestuursorganen zoals de bevoegdheden van de raad, de heffingsambtenaar of de leerplichtambtenaar. Voor wat betreft de besluitvorming van de raad, is het college bevoegd de besluitvorming voor te bereiden, daar heeft het mandaatbesluit wel betrekking op.
In de bijlage, de “mandatenlijst”, staan per gemandateerde bevoegdheid de functies die de bevoegdheid mogen uitoefenen. Het mandaatbesluit zelf betreft algemene regels die bij het lezen van de mandaatlijst van belang zijn. Bij het raadplegen van de mandatenlijst moet daarom altijd het besluit worden gelezen.
Zo heeft bijvoorbeeld de regel in artikel 8 lid 1 en 2, dat de hiërarchisch leidinggevende dezelfde bevoegdheid heeft als degene aan wie hij leiding geeft, tot gevolg dat de hele hiërarchische lijn bevoegd is, ook al staat dat niet met zoveel woorden in de mandaatlijst.
Als de bevoegdheid niet is genoemd in de mandatenlijst en mandaat ook niet kan worden afgeleid uit het mandaatbesluit, is het niet gemandateerd, en is het college dan wel de burgemeester bevoegd.
Het Mandaatbesluit regelt niet alleen het bestuursrechtelijke mandaat, maar ook volmacht om privaatrechtelijke rechtshandelingen uit te oefenen en machtiging om alle andere soorten handelingen uit te oefenen.
beschrijving van bevoegdheden en handelingen in de mandatenlijst
Het beschrijven van alle mogelijke handelingen die ambtenaren namens het college of de burgemeester mogen uitvoeren is ondoenlijk. Daarom staan in het besluit algemene regels over voorbereidingshandelingen en uitvoeringshandelingen (artikel 3). Die handelingen zijn niet alleen de handelingen die onderdeel van een wettelijke procedure, maar alle handelingen die in relatie staan tot het uitoefenen van de bevoegdheid. Omdat alle handelingen van de gemeente in essentie te herleiden zijn tot bevoegdheden (die in de wet geregeld zijn), is hiermee een volledige dekking bereikt.
Een algemeen uitgangspunt van volmacht en mandaat is de regel “wie het meerdere mag, mag ook het mindere”. In het mandaatbesluit komt dat tot uitdrukking in artikel 3. Zo kan de gemandateerde die een bouwkavel mag verkopen, er ook een erfdienstbaarheid op vestigen, of een ander recht uitoefenen dat aan het eigendomsrecht is verbonden (tenzij anders is bepaald). In de mandatenlijst is dit overigens voor de duidelijkheid grotendeels al ingevuld.
Bij een groot deel van de bevoegdheden in de mandatenlijst staat expliciet welke besluiten onder het mandaat vallen, bijvoorbeeld het “verlenen” en het “wijzigen”. Dit zijn twee losstaande besluiten, net als het weigeren. Het net genoemde uitgangspunt van het meerdere en het mindere gaat hier niet op.
De mandatenlijst werkt zo dat als in een opsomming van besluiten een besluit niet voorkomt, deze niet is gemandateerd. Als bijvoorbeeld “verlenen en wijzigen” is genoemd, dan is het weigeren of intrekken niet gemandateerd, zodat het college of de burgemeester daarover beslist. Als er alleen “verlenen” staat, dan geldt artikel 3 lid 1, zodat de gemandateerde ook bevoegd is te wijzigen, te weigeren en in te trekken, tenzij dat verderop in de mandatenlijst expliciet anders is geregeld. Bij algemeen beschreven bevoegdheden, zoals bijvoorbeeld “het beslissen inzake”, geldt dat ieder denkbaar besluit over het onderwerp mogelijk is.
Voor de uitoefening van de bevoegdheden in de praktijk zijn er nog algemene uitgangspunten die niet in regels zijn te vangen, maar die wel van belang zijn voor het begrijpen van de mandatenlijst. Dit betreft de algemene werkafspraken die in de organisatie gelden.
De belangrijkste uitgangspunten zijn:
De laagst gemandateerde gebruikt de bevoegdheid, tenzij er redenen zijn de bevoegdheid door een hoger gemandateerde of het college te laten uitoefenen.
als meerdere functies worden genoemd, gebruikt degene tot wiens taak het behoort die bepaalde zaak af te handelen de bevoegdheid.
De toelichting gaat hierop in.
De bij het besluit gevoegde mandatenlijst geeft per gemandateerde bevoegdheid de grondslag van de bevoegdheid en de functies die de bevoegdheid in mandaat mag uitoefenen.
Voor het raadplegen is het goed te weten dat gekozen is voor een onderverdeling in min of meer hiërarchische lagen:
Het bevoegd maken van de verantwoordelijk wethouder is vanuit praktische overwegingen ingegeven: de nabijheid tot het college en de mogelijkheid politiek-bestuurlijke afwegingen te maken in het te nemen besluit. Een portefeuillehouder kan de keuze maken of hij de beslissing zelf kan maken of dat het college moet beslissen. Om deze reden is een klein aantal zwaardere beslissingen exclusief bij de portefeuillehouder neergelegd.
Voor een aantal andere, meer algemene mandaten geldt dat deze ook lager in de organisatie zijn belegd. In het geval er politiek of bestuurlijk sensitieve overwegingen zijn, kan de wethouder in dat geval zelf een beslissing nemen.
Voor het begrip is aan de lijst voor de portefeuillehouder een kolom toegevoegd waarin is aangegeven of het mandaat exclusief is of ook lager in de organisatie ligt.
Bij de hogere functies in de hiërarchie is een kolom opgenomen waarin de mogelijkheid tot ondermandaat staat. Naar wens kan hiervan gebruik gemaakt worden.
Bij de mandaten voor de portefeuillehouders is bij de exclusieve bevoegdheden de mogelijkheid tot tekenmandaat gegeven (TM), zoals geregeld in artikel 2. dit betekent dat de wethouder zelf moet beslissen, maar dat hij naar wens het tekenen van de beslissing aan een medewerker of teamleider kan laten.
De aanduiding TML of TMC in de kolom TM geeft aan dat ofwel het college besluit en de medewerker ondertekent (in de met TMC aangeduide gevallen), of de leidinggevende besluit en de medewerker ondertekent (in de met TML aangeduide gevallen). Dat laatste is bij de uitvoerend medewerkers de teamleider, en bij teamleiders de manager.
De mandaten zijn groepsgewijs ingedeeld naar onderwerp. Dit vergemakkelijkt het zoeken.
Gekozen is voor de “populaire” functiebenaming, omdat de generieke functienamen te generiek zijn, en deze te weinig zeggen over de specifieke taken die medewerker in de betreffende functie uitvoert.
De functies zijn per team ingedeeld. Achter de functies binnen één team is de afkorting van het team opgenomen, bijvoorbeeld “IWO”. In het geval achter een functie geen teamaanduiding is aangegeven, is de functie niet gekoppeld aan een team en dus organisatiebreed. Door daarvoor een letter te gebruiken (O), kan eenvoudiger gezocht worden op de voor een team relevante mandaten. Dat zijn dus alle mandaten waar de afkorting van het team bij staat en de mandaten waar de O bij staat.
Een aantal vrij algemene bevoegdheden zijn voor de verduidelijking voorzien van voorbeelden. Dergelijke voorbeelden zijn van belang voor het begrip van de strekking van het mandaat.
Dit mandaatbesluit legt bevoegdheden bij de personen die in de verschillende functies in de gemeente actief zijn. Het college en de burgemeester dragen hiermee bevoegdheden tot het nemen van besluiten over, waarbij zij zelf ook bevoegd blijven de beslissing te nemen. Het mandaatbesluit geeft regels voor beslissingen en de voorbereiding en uitwerking daarvan. Daarnaast wordt in het mandaatbesluit ook volmacht gegeven voor het doen van privaatrechtelijke rechtshandelingen en machtiging voor overige (feitelijke) handelingen.
Het mandaat zoals dat in dit besluit is geregeld is vooral, maar niet exclusief, gericht op derden: de uitoefening van de bevoegdheid bindt het college als bestuursorgaan of de gemeente als partij. Met het mandaatbesluit kan tegenover derden bewezen worden dat een functionaris bevoegd is, en dat een besluit bevoegdelijk is genomen: het is een bewijsmiddel.
Daarnaast biedt het mandaatbesluit een aantal regels die van belang zijn voor de interne gang van zaken, de interne rechtmatigheid. Het mandaatbesluit is dan ook belangrijk voor de control en het “in control statement” dat het college jaarlijks afgeeft.
Uitgangspunten mandaat: bestuurlijke verantwoording in onze organisatie
In de missie en visie van de organisatie staat centraal dat we werken voor inwoners en bestuur. Dit betekent dat de mandatering het college ondersteunt bij het (be)sturen en het afleggen van verantwoording daarover aan raad en buitenwereld.
Voor het kunnen afleggen van verantwoording naar de raad en de buitenwereld is het nodig dat het college en de individuele portefeuillehouders voldoende grip hebben op de beleidsterreinen waar ze politieke verantwoordelijkheid voor dragen.
Voor een groot aantal bevoegdheden is het hebben van uitvoeringsinformatie voldoende, maar bij het uitvoeren van bevoegdheden waarbij politieke of bestuurlijke risico’s spelen wil een portefeuillehouder of het college zelf een afweging kunnen maken of bij kunnen sturen wanneer nodig.
Die grip kan gerealiseerd worden op twee manieren, of een combinatie daarvan:
door de uitvoering van zwaardere of risicovolle bevoegdheden zoveel mogelijk in eigen hand te houden en hoog in de organisatie te leggen bij functies die dichter bij het bestuur staan, zodat de risico’s van tevoren kunnen worden ingeschat en afgewogen, of
door de bevoegdheden laag in de organisatie te leggen en erop te vertrouwen dat tijdig gecommuniceerd wordt bij politiek en bestuurlijke risico’s, zodat nog bijgestuurd of zelf beslist kan worden.
In dit mandaatbesluit is een combinatie van deze twee manieren toegepast, zodat de mogelijkheden van de organisatie worden benut en aan de behoeften van het bestuur wordt voldaan. De kernwaarden van de organisatie zijn vertrouwen, verbinding en ondernemerschap. Vertaald naar de bevoegdheidsoverdracht betekent dit dat de medewerkers veel zelf kunnen, in hun kracht worden gezet, en dat het bestuur hen daarvoor ook het vertrouwen geeft.
Om dit vertrouwen waar te maken is politieke en bestuurlijke sensitiviteit nodig. De desbetreffende gemandateerde medewerker moet goed kunnen inschatten wanneer afstemming met het bestuur wenselijk of noodzakelijk is.
Het aanvoelen of en op welk moment een situatie potentieel politiek en bestuurlijke implicaties heeft (risico’s), is een kwestie van bewustwording.
Bewustwording kan door het opdoen van ervaring, scholing of kennisdeling. Het is aan de leidinggevenden omstandigheden te creëren waardoor de politieke- en bestuurlijke sensitiviteit van de medewerkers zich ontwikkelt. Omdat in mandaat wordt gewerkt is het goed deze ontwikkeling van de sensitiviteit, vooral door kennisdeling, onderdeel te laten zijn van de dagelijkse gang van zaken in het team.
De bestuurlijke grip die hierdoor ontstaat is minimaal net zo groot als bij het leggen van mandaten hoger in de hiërarchie. Als medewerkers de bevoegdheid hebben om zelf te beslissen voelen zij ook de verantwoordelijkheid om die beslissing goed te overwegen en daarover verantwoording af te leggen. Door coachend leiding te geven en in te zetten op bewustwording en onderling overleg (en eventueel het toepassen van onderlinge toetsing en bespreking van casussen), en het borgen van de communicatie naar het bestuur, zullen naar verwachting meer situaties worden besproken met de wethouder dan in een situatie waar werknemers zich minder verantwoordelijk voelen omdat een leidinggevende de uiteindelijke beslissing neemt, of waarin werknemers in hun eentje moeten opereren.
Standaard regels over wanneer moet worden “opgeschaald” naar een leidinggevende of naar het bestuur zijn niet te geven. Ook in eenvoudige uitvoeringssituaties kunnen omstandigheden van het geval of de persoon van de betrokkene (diens omstandigheden of diens uitlatingen) aanleiding zijn om de wethouder te informeren. In de dagelijkse praktijk zijn genoeg voorbeelden waarin standaardsituaties bestuurlijk of politiek relevant worden.
De rol van de leidinggevende in onze organisatie is coachend en verbindend: hoe zet je de werknemer in zijn kracht en hoe benut je kracht in een samenwerking dat synergie ontstaat. Via werkprocessen, opleiding en kwaliteitscontrole kan de kwaliteit worden geoptimaliseerd en bewustzijn voor de politieke setting van de gemeente worden gecreëerd, zodat bestuurlijke en politieke risico’s gemakkelijker worden herkend en opgeschaald wordt als dat nodig is. Via overleggen en betrokkenheid heeft de leidinggevende inzicht in wat er speelt in het team en in de organisatie en kan de leidinggevende zo nodig prioriteren. De leidinggevende kan hiervoor verantwoordelijkheid nemen en dat zo nodig bespreken met de portefeuillehouder.
In het mandaatbesluit is, na raadpleging van de portefeuillehouders, een balans gevonden tussen beide manieren waarop bestuurlijke grip kan worden verkregen teneinde een goed werkbare set mandaten te krijgen. De uitvoerende bevoegdheden zijn vooral bij de medewerkers neergelegd. Waar dat kon, en wenselijk was, is de bevoegdheid hoger in de organisatie gelegd.
bevoegdheden voor portefeuillehouders
Bij beslissingen met politieke en/of bestuurlijke sensitiviteit is het voor een bestuurder goed een keuze te hebben. Bij mandaat is natuurlijk het college zelf altijd ook nog bevoegd. Ook is het mogelijk voor een portefeuillehouder de medewerker te sturen in de uitwerking van de gemandateerde bevoegdheid. Om dit sturen in goede banen te leiden, is er een teamleider bij de portefeuillehoudersoverleggen aanwezig.
In enkele gevallen is de uitvoeringsbevoegdheid exclusief bij portefeuillehouders gelegd. Dit betreft dan zware bevoegdheden waar afgeweken wordt van de normale gang van zaken of van een advies van een deskundige (Ruimtelijke ordening), en bevoegdheden die normaal gesproken juist weer te licht zijn voor het college (conformiteitsverklaring) of niet praktisch door het college kunnen worden uitgevoerd, maar waarbij het wel gewenst is dat een portefeuillehouder de gemeente vertegenwoordigt (personeelszaken en integriteit).
Voor een aantal andere mandaten van de portefeuillehouder is er een dubbeling met mandaten lager in de organisatie. Hiermee wordt tegemoetgekomen aan de wens in de praktijk dat de wethouder omwille van de zwaarte van de functie of vanwege politieke of bestuurlijke overwegingen zwaardere besluiten kan nemen en zelf kan ondertekenen, zoals het verlenen van grotere subsidies, of het sluiten en ondertekenen van belangrijke overeenkomsten.
Aan de gemeentesecretaris is een aantal exclusieve bevoegdheden gemandateerd ten aanzien van ontslag van medewerkers. Het gaat hierbij om het ontslag op staande voet en het ontslag “wegens redelijke grond” zoals genoemd in artikel 7:669 BW, bijvoorbeeld na ziekte van de werknemer, ongeschiktheid van de werknemer of wegens verwijtbaar handelen of nalaten van de werknemer en ontslag wegens (pensioengerechtigde) leeftijd genoemd, als dat zo is afgesproken in de arbeidsovereenkomst. Ontslag van teamleiders en managers blijft bij het college.
Als hoofd van de organisatie is de gemeentesecretaris bevoegd voor het functiegebouw en de waardering van de functies. De waardering en herwaardering van de functies en het toekennen van een aantal toelagen uit de cao zijn aan hem gemandateerd. Voor uitbreiding van het functiegebouw is zijn toestemming nodig. Ook is het aangaan van vaststellingsovereenkomsten bij de gemeentesecretaris belegd. Dit kan zaken van personeel betreffen, maar ook het oplossen van geschillen met leveranciers en andere publiek- of privaatrechtelijke kwesties.
De overige bevoegdheden met betrekking tot personeel liggen bij de teamleiders. De teamleider mag ontslag verlenen tijdens proeftijd, of gedeeltelijk of geheel ontslag op eigen verzoek. Omdat de teamleider direct leidinggevende is van zijn team zijn ook andere bevoegdheden die rechtstreeks te maken hebben met het werken in zijn team bij de teamleider komen te liggen, bijvoorbeeld het aanwijzen van toezichthouders, het vaststellen van werkinstructies, en het beschermen van de medewerkers. Het beslissen in integriteitszaken ligt overigens bij de portefeuillehouder).
Omdat de teamleiders alle bevoegdheden hebben die de medewerkers in hun team ook hebben, en de managers (waaronder de gemeentesecretaris in de rol van manager) alle bevoegdheden hebben van de in hun portefeuille vallende teamleiders, is voor bijna alle uitvoerende mandaten de hele hiërarchische lijn bevoegd.
Om de verantwoordelijkheid bij de uitvoerende medewerker te leggen, geldt de regel dat de bevoegdheid in beginsel uitgeoefend wordt door de hiërarchisch laagst gemandateerde.
Het is logisch deze regel uit te werken in werkafspraken. Los van de werkafspraken kan het voorkomen dat de laagst gemandateerde medewerker vindt dat een hogere in de lijn het besluit moet nemen, vanwege de ingewikkeldheid, of vanwege de mogelijke gevolgen. Die ruimte is er in het besluit, en moet er ook zijn in de praktijk. Omdat de gehele lijn bevoegd is kan de direct leidinggevende de beslissing nemen. Zo gewenst kan ook de manager de bevoegdheid uitoefenen, bijvoorbeeld als de zaak raakvlakken heeft met meerdere teams.
Een uitzondering hierop staat in artikel 8 lid 3, waarin staat dat als de bevoegdheid afhankelijk is van een voorwaarde, bijvoorbeeld een aanwijsbesluit, of een beëdiging, de leidinggevende niet bevoegd is, tenzij deze zelf ook voldoet. Dit gaat bijvoorbeeld op voor de bevoegdheden van boa’s, toezichthouders, en ambtenaren van de burgerlijke stand.
Als meerdere functies in het hetzelfde hiërarchische niveau zijn genoemd, is het een kwestie van werkafspraken onderling, wie welke taak op zich neemt. De werkafspraken geven aan in hoeverre van de bevoegdheden gebruik gemaakt wordt. In werkafspraken kunnen ook nuances worden aangebracht ten aanzien van de uitvoering van de bevoegdheid.
De werkafspraken doen echter niets af aan de bevoegdheidsoverdracht zelf. Deze is volledig en onbeperkt. Uitoefening van de gemandateerde bevoegdheid in weerwil van de interne afspraken levert tegenover derden een geldig besluit op. De interne afspraken zijn aan een derde niet tegen te werpen.
Mandaten naar onderwerp, actualisering, vereenvoudiging en nieuwe mandaten
Zoals hierboven al is aangegeven, is de mandatenlijst naar onderwerp ingedeeld. Het teruggaan van een complex stelsel van algemeen mandaatbesluit en ondermandaatbesluiten, naar een enkelvoudig algemeen mandaatbesluit waarin de mandatering voor de hele organisatie is geregeld, bood de kans om de mandaten groepsgewijs in te delen en ook om vereenvoudigingen aan te brengen, zodat in de hele organisatie dezelfde mandaatregels gelden.
De mandaten in de mandatenlijst zijn zoveel mogelijk aangepast aan de huidige regelgeving, waaronder de aangepaste Apv en de Verordening Leefomgeving, de nieuwe Alcoholwet, etc. Voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet en de WOO, voorzien voor 1 juli 2022, zullen aanpassingen nodig zijn in de mandatering. Deze zijn nu niet meegenomen.
Ook zijn een aantal mandaten toegevoegd waar in de praktijk bleek dat het vragen van een besluit aan het college niet proportioneel voelde, zoals het afgeven van een ontheffing voor een huifkar, het beslissen op verjaring van een strookje gemeenteplantsoen, het splitsen van een perceel of een eenvoudige ingebruikgeving van grond. Deze en vergelijkbare mandaten zijn nu wel geregeld. In het geval er politieke en bestuurlijke gevoeligheden/risico’s zijn, kunnen deze alsnog naar het college ter besluitvorming worden gebracht.
De mandatenlijst is opgebouwd van algemeen naar specifiek. Algemene regels die voor iedereen in de organisatie gelden zijn mandaten over:
het voorbereiden en uitvoeren van collegebesluiten;
het uitvoeren van projecten of programma’s;
het verstrekken van informatie en het behandelen van aanvragen;
het tekenen van beslissingen op bezwaarschriften;
het verstrekken van subsidies;
privaatrechtelijke handelingen, en
Daarna volgen specifieke mandaten, te beginnen bij de basisregistraties, burgerzaken, en dan de inhoudelijke mandaten per wettelijke regelgeving of per inhoudelijk onderwerp.
Vooral over de algemene mandaten is in de voorbereiding afstemming gezocht met het college, met leidinggevenden, met de controller en met uitvoerende medewerkers. Dit heeft geleid tot aanpassing op een aantal onderwerpen ten opzichte van de mandatering uit 2017. Hieronder passeren deze de revue.
De algemene mandaten ten aanzien van subsidies zijn ten opzichte van de oude mandaatregelingen uit 2017 behoorlijk vereenvoudigd. De mandaten voor overeenkomsten en andere privaatrechtelijke rechtshandelingen zijn juist uitgebreid.
De leidende gedachte was dat een budgethouder of een deelbudgethouder, ongeacht de functie, maar zeker ook in het geval deze een projectleider of programmamanager is, zelf verantwoordelijk moet zijn voor het hem toegewezen budget of gedeelte daarvan (kostenplaats). Een budget (oftewel een product in de productenraming) bestaat kort gezegd uit een opdracht om een bepaald doel te realiseren met een geraamde hoeveelheid daarvoor te spenderen geld (uitgave) en eventueel een geraamde opbrengst. Het uitgangspunt houdt in dat de (deel)budgethouder dan ook zelf de handelingen mag verrichten waarmee hij het geraamde geld uitgeeft om het doel te bereiken (prestaties), en dat hij zelf kijkt of er voldoende geld in de pot zit (zie het Besluit budgetregels). Dit heeft ertoe geleid dat, veel meer dan in de vorige situatie, de budgethouder bevoegd is om op subsidieaanvragen te beslissen.
Voor subsidies geldt dat deze altijd een grondslag moeten hebben in verordeningen of beleid. Daarnaast bepaalt de Algemene subsidieverordening dat de bevoegdheid om subsidies te verlenen rechtstreeks afhankelijk is van het vastgestelde budget.
Waar het mandaatbesluit uit 2017 nog een uitgebreide, onlogische en incomplete regeling had, kent de huidige mandatering voor subsidies nog maar vier regels:
het verstrekken van subsidies waarvan de ontvanger en het bedrag in de subsidieparagraaf bij de begroting zijn vermeld, tot een bedrag van € 100.000,00 (mandaat aan budgethouders),
het verstrekken van overige subsidies tot een bedrag van € 50.000,00.
het aangaan van budgetsubsidiecontracten bij subsidies tot €100.000,00 en
een afwijkende mandatering voor sportsubsidies, omdat de medewerkers die deze besluiten afhandelen niet per se ook (deel)budgethouder zijn.
De genoemde grenzen van € 100.000,00 en € 50.000,00 zijn bedoeld om financiële risico’s te verminderen. Boven die bedragen is er geen mandaat, en is dus het college bevoegd. In de praktijk zijn subsidiebedragen die boven deze grenzen uitkomen jaarlijks op de vingers van een hand te tellen.
Collegebesluiten met betrekking tot de in de subsidieparagraaf van de begroting genoemde (boekjaar)subsidies boven de € 100.000,00 en bijbehorende budgetsubsidiecontracten kunnen door de portefeuillehouder ondertekend worden. Dit is een wens uit de praktijk. In de mandaatregeling is voor deze gevallen een tekenmandaat opgenomen voor de portefeuillehouder. Hetzelfde is bepaald voor de overige subsidies boven de € 50.000,00.
Subsidieverlening geschiedt met een bepaald doel. Verwezenlijking van het doel is per definitie van belang voor de portefeuillehouder die het aangaat. Het spreekt dan ook voor zich dat de verantwoordelijke wethouder wordt betrokken in de verlening en weigering van subsidies, ongeacht de hoogte van de subsidie. Als dat vanwege politieke of bestuurlijke redenen gewenst is, kan in de gevallen dat het mandaat geldt, de portefeuillehouder gebruik maken van de bevoegdheid subsidie te verlenen, te weigeren of vast te stellen.
De mandatering voor overeenkomsten en andere privaatrechtelijke rechtshandelingen is juist uitgebreider. Naast de overeenkomsten van inkoop van diensten en werken, verhuur van gemeentelijke accommodaties, uitvoeringsovereenkomsten die horen bij bestuursrechtelijke bevoegdheden (Wmo, Participatiewet, Jeugdwet), verwerkersovereenkomsten (AVG), pacht en verkoop van bouwkavels en overhoekjes, en een aantal mandaten met betrekking tot ICT, zijn nu de volgende privaatrechtelijke rechtshandelingen gemandateerd:
aangaan van vaststellingsovereenkomsten, voor de beslechting van geschillen of voor de bevestiging van een bepaalde situatie (zowel inzake personeel als inzake externe derde partijen, zoals leveranciers, opdrachtnemers en inwoners) (mandaat gemeentesecretaris en portefeuillehouder);
het vaststellen van de grenzen van een perceel ;
splitsing en samenvoeging van percelen ;
het vaststellen van verjaring van gemeentegrond;
het vestigen van beperkte rechten op gemeentelijke eigendommen (was alleen ten behoeve van riool) of op eigendom van een derde als dat in het belang van de gemeente is, en
het in gebruik geven van gemeentegrond en gebouwen.
Ten aanzien van de privaatrechtelijke rechtshandelingen waarmee geld wordt uitgegeven (bijvoorbeeld voor inkoop van diensten en werken), is een grens gesteld om het financieel risico te beperken en rechtmatigheid van de inkoop te bevorderen. Boven de opdrachtwaarde van € 50.000,00 is goedkeuring van de leidinggevende noodzakelijk. De opdrachtwaarde is een eenmalig bedrag, of, als meerdere betalingen plaatsvinden in de loop van de tijd, de optelsom van betalingen over een periode van vier jaar, dus over vier jaar opgeteld een bedrag van € 50.000,00. De goedkeuring is vormvrij. Goedkeuring kan bijvoorbeeld blijken uit een mailbericht dat in de zaak is opgeslagen.
Nieuw is dat ook begeleiding door een inkoper noodzakelijk is. Volgens het inkoopbeleid is bij een opdrachtwaarde rond de €50.000,00 een goede motivering noodzakelijk wil er een één op één inkoop plaats kunnen vinden. Begeleiding door een inkoper kan bestaan uit een simpele afstemming zijn maar ook uit intensieve begeleiding.
Voor deze, en voor alle andere soorten overeenkomsten, en voor convenanten (gentlemen’s agreements) is de portefeuillehouder gemandateerd. De portefeuillehouder kan beoordelen of een overeenkomst door hemzelf kan worden afgedaan, of door het college. Hiermee wordt bereikt dat alleen de overeenkomsten met grotere (financiële, bestuurlijke of politieke) risico’s door het college hoeven te worden besloten, en dat de wethouder daarin kan sturen.
overeenkomsten en aanbestedingen: bestuurlijke en politieke sensitiviteit
Overeenkomsten zijn over het algemeen politiek en bestuurlijk relevant, uitzonderingen daargelaten. Dit is helemaal het geval als het de bedoeling is om met overeenkomsten beleidsdoelen te behalen, of als de overeenkomst gevolgen heeft voor beleid of vast te stellen beleid. Het is daarom zaak, ongeacht het bedrag dat met de overeenkomst is gemoeid, in een zeer vroeg stadium de portefeuillehouder te informeren, en het bestek inhoudelijk af te stemmen.
In de Aanbestedingskalender zijn de meeste reguliere, zich herhalende aanbestedingen opgenomen, maar ook andere aanbestedingen, of de inkoop waarvoor geen aanbesteding hoeft te worden gedaan, kunnen relevant zijn.
De bevoegdheid tot ontslag op staande voet is nieuw sinds de inwerkingtreding van de Wnra. Er is vanuit het Burgerlijk Wetboek een zeer korte termijn voor het kunnen ontslaan op staande voet. Hiervoor zijn de besluitvormingsprocessen door het college niet werkbaar. Deze bevoegdheid is daarom gemandateerd aan de gemeentesecretaris. De teamleider kan het gedrag dat zou moeten leiden tot een ontslag op staande voet beoordelen. Vanwege de zwaarte van de maatregel en het risico is het verstandig dat de gemeentesecretaris de bevoegdheid uitoefent. Voor het ontslag van teamleiders en managers is wel een besluit van het college nodig.
Het beslissen op bezwaarschriften is onveranderd bij het college gebleven. Om de besluitvorming te bespoedigen zijn twee maatregelen in de mandatenlijst opgenomen.
Het eerste is het collegebesluit van 26 oktober 2021 om de ondertekening van het besluit aan de medewerker te laten die het besluit op bezwaar heeft voorbereid, is verwerkt in de mandatenlijst, waarbij met de TMC constructie de medewerker bevoegd is gemaakt te tekenen. Het is een kwestie van werkafspraken in hoeverre gebruik wordt gemaakt van dit tekenmandaat. Het is logisch dit van tevoren af te stemmen met het college door dit in het collegevoorstel te benoemen.
De “vakantieregeling” voor bezwaarschriften is onveranderd overgenomen: de aanwezige portefeuillehouder is hierin gemandateerd om te beslissen op bezwaarschriften als in die week het quorum van het college ontbreekt.
De begroting en de op grond van de begroting opgemaakte productenraming geeft de legitimatie voor het uitgeven van geld voor het bereiken van de in het programma gestelde doelen. Het mandaatbesluit geeft daar de instrumenten voor in de vorm van bevoegdheden.
Als voor een programma dan wel een project een eigen budget of kostenplaats is voorzien, heeft de programmamanager dan wel projectleider ten aanzien van dat budget of kostenplaats de bevoegdheden van de (deel)budgethouder.
aanwijzing van toezichthouders
Het aanwijzen van toezichthouders lag volledig bij het college, maar is nu belegd bij de teamleider. De reden hiervoor is praktisch: de teamleider bepaalt het werk van de medewerker. In het recente verleden was het maar al te vaak zo, dat het liggende aanwijsbesluit incompleet was. Een aanwijzingsbesluit werd slechts één keer in de zoveel tijd “ververst”. Dit zorgt voor juridische risico’s bij handhaving en toezicht. De aanwijzing als toezichthouder kan meteen bij het in dienst treden van de toezichthouder geregeld worden. Actualisatie kan op een simpele manier plaatsvinden.