Budgethoudersregeling GRSK 2018

Artikel 1  

In deze regeling wordt verstaan onder:

• a)

  Budget:

• Onder budget wordt verstaan de middelen die via de begroting en begrotingswijzigingen zijn toegekend aan beleidsvelden, kostenplaatsen, voorzieningen en/of investeringskredieten voor het realiseren van daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

• b)

  Budgethouder:

• Door het DB aangewezen functionaris die verantwoordelijk is voor de realisering en het beheer van de aan hem toegewezen budgetten.

• c)

  Budgetbeheerder:

• De door de budgethouder aangewezen functionaris die op aanwijzing van en namens de budgethouder zorg draagt voor de realisering en het beheer van de door de budgethouder aan hem of haar toegewezen budgetten.

• d)

  Deelbudgetbeheerder:

• De door de budgetbeheerder met goedkeuring van de budgethouder aangewezen functionaris die op aanwijzing van en namens de budgetbeheerder zorg draagt voor de realisering en het beheer van de door de budgetbeheerder aan hem of haar toegewezen budgetten.

• e)

  Budgethoudersregister

• Het register waarin per budget is vastgelegd wie als budgethouder, budgetbeheerder of deelbudgetbe-heerder is aangewezen. In dit register worden tevens de condities en beperkingen, verbonden aan het budgethouderschap vastgelegd.

• f)

  Consulent financiën:

• De medewerker van het team Financiën die belast is met het financieel adviseren en ondersteunen.

Artikel 2  

• 1.

  De budgethouder is het lid van het managementteam dat door het DB is aangewezen het aan hem of haar toegewezen deel van de begroting, kostenplaatsenvoorzieningen en/of investeringskredieten namens het DB uit te voeren.

Artikel 3  

• 1.

  De budgethouder kan het beheer van budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties mandateren aan één of meerdere budgetbeheerders.

• 2.

  De budgethouder kan bij de toepassing van lid 1 aan de uitoefening van het budgetbeheer bepaalde condities en beperkingen verbinden.

• 3.

  De budgethouder legt bij toepassing van lid 1 in het Budgethoudersregister vast welke budgetten aan welke budgetbeheerders zijn toegewezen. Indien toepassing wordt gegeven aan lid 2 wordt eveneens schriftelijk vastgelegd welke condities en beperkingen van toepassing zijn verklaard.

• 4.

  Een aanwijzing van een budgetbeheerder op grond van lid 1 kan schriftelijk geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken of gewijzigd.

• 5.

  Het Budgethoudersregister en de condities en beperkingen als bedoeld in de leden 2 en 3 wordt verstrekt aan het team Financiën voor de vastlegging ervan in het financieel informatiesysteem.

• 6.

  Een budgetbeheerder kan met goedkeuring van de budgethouder het beheer van budgetten en de realisatie van de daaraan gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties mandateren aan één of meerdere deelbudgetbeheerders, dit wordt schriftelijk vastgelegd in het Budgethoudersregister. Hierop zijn dan de leden 2 tot en met 5 van dit artikel van overeenkomstige toepassing.

Artikel 4  

• 1.

  Als plaatsvervangend budgethouders zijn bevoegd die functionarissen, die als dusdanig zijn aangewezen in de mandaatregeling of de vervangingsregeling.

• 2.

  Als plaatsvervangend budgetbeheerders zijn bevoegd die functionarissen, die als dusdanig zijn aangewezen in de mandaatregeling of de vervangingsregeling.

• 3.

  Bij afwezigheid van de deelbudgetbeheerder worden de aan hem of haar toegewezen bevoegdheden uitgeoefend door de budgetbeheerder.

Artikel 5  

De budgethouder is verantwoordelijk voor een doelmatig en rechtmatig beheer van de aan hem of haar toevertrouwde budgetten en een effectieve realisering van de aan de betreffende budgetten gekoppelde doelstellingen, resultaten en prestaties.

Artikel 6.  

• 1.

  De budgethouder is namens het DB bevoegd tot het aangaan van verplichtingen en het doen van uitgaven tot maximaal:

  • -

    de in de begroting en kostenplaatsen opgenomen budgetten;

  • -

    de bedragen van de vastgestelde investeringskredieten;

  • -

    de omvang van de ingestelde voorzieningen. Verplichtingen kunnen slechts worden aangegaan nadat door de budgethouder is geconstateerd dat hiertoe voldoende budget beschikbaar is en dat deze verplichtingen behoren tot de activiteiten waarvoor het budget beschikbaar is gesteld.

• 2.

  De budgethouder is namens het DB bevoegd tot het verkrijgen of invorderen van inkomsten ten gunste van de in de begroting en kostenplaatsen opgenomen bedragen of van de geraamde(externe) bijdragen in de vastgestelde kredieten. De geraamde bedragen gelden als minimaal te behalen.

• 3.

  De onder 1 en 2 omschreven bevoegdheden gelden indien en voor zover de relatie met de beoogde beleidsrealisaties en/of ondersteuningsactiviteiten in stand blijft.

• 4.

  Incidentele budgetten mogen niet worden aangewend voor structurele uitgaven.

• 5.

  Aanbesteding van leveringen en diensten vindt plaats met toepassing van de geldende regels inzake inkoop en aanbesteden en de daaraan verbonden mandaatbesluiten.

• 6.

  Het DB kan met betrekking tot specifieke verplichtingen bepalen, dat deze pas kunnen worden aangegaan na uitdrukkelijke toestemming van het DB.

Artikel 7  

• 1.

  Verplichtingen worden door de budgethouder of budgetbeheerder aantoonbaar vastgelegd op een zodanige wijze, dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totaal beschikbare budget, alsmede de voortgang van de realisatie zichtbaar is.

• 2.

  Voor het betaalbaar stellen van facturen herkennen we in de financiële administratie twee rollen. De rol van het coderen/tekenen voor prestatie en de rol van fiatteur. Als een deelbudgetbeheerder is aangewezen codeert en tekent deze voor prestatie. De budgetbeheerder is fiatteur. Indien geen deelbudgetbeheerder is aangewezen codeert en tekent de budgetbeheerder voor prestatie en is de budgethouder fiatteur.

Artikel 8  

• 1.

  a. De budgethouder is bevoegd binnen de aan hem of haar toegewezen budgetten kostenplaatsenverschuivingen aan te brengen, mits dit bijdraagt aan de realisatie van de aan het beleidsveld kostenplaats verbonden prestaties en de verschuivingen niet leiden tot wijziging van het totaalbedrag van de betreffende beheerstaak(fcl), kostenplaats toegekende budget.

• b. Buiten de schuifruimte als bedoeld in lid 1.a. van dit artikel vallen:

  • -

    doorbelaste baten en lasten van en naar (hulp)kostenplaatsen

  • -

    kapitaallasten

  • -

    dotaties en onttrekkingen aan reserves en voorzieningen

  • -

    salarislasten

  • -

    Inkoopresultaten als gevolg van gunstige aanbestedingen van € 10.000 of meer

  • -

    verrekeningen tussen baten en lasten

• c. Indien de budgethouder de hiervoor genoemde verschuivingen toepast draagt hij of zij er zorg voor dat deze via het team Financiën in het financiële informatiesysteem worden vastgelegd door middel van een administratieve budgettair neutrale wijziging van de begroting.

• 2.

  De bevoegdheid om met budgetten te schuiven tussen budgetten binnen één en hetzelfde beleidsveld, passend binnen het bestaand beleid, is voorbehouden aan het DB door middel van een door het DB vast te stellen administratieve wijziging van de begroting.

• 3.

  Budgetsubstitutie tussen beleidsvelden vereist een besluit van het AB door middel van een door het DB vast te stellen wijziging van de begroting.

Artikel 9  

• 1.

  Indien de budgethouder met inachtneming van artikel 8 voorziet dat een geautoriseerd budget dreigt te worden overschreden, wordt dit door de budgethouder aan het DB door middel van tussentijdse rapportages gemeld. De budgethouder voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het budget of het investeringskrediet, voorzien van een in overleg met de consulent financiën of controller GRSK tot stand gekomen dekkingsadvies.

• 2.

  De budgethouder voorziet het DB van alle relevante informatie die nodig is voor de bepaling van de hoogte van aan de budgetten verbonden lasten en baten en taakstellingen in het kader van het opstellen van de begrotingsdocumenten, inclusief de daarop betrekking hebbende begrotingswijzigingen, met inachtneming van de relevante door het DB vastgestelde algemene richtlijnen en de door het DB vastgestelde P&C planning.

Artikel 10  

De budgethouder rapporteert conform de door het DB vastgestelde P&C planning en richtlijnen in het kader van de tussentijdse rapportages en de jaarrekening ten minste over:

• -

  significante afwijkingen op reguliere werkzaamheden

• -

  de inhoudelijke stand van zaken met betrekking tot niet jaarlijkse projecten en activiteiten

• -

  mutaties omtrent risico’s ten behoeve van de verplichte paragraaf weerstandsvermogen van de begroting

• -

  de inzet en de (structurele) toereikendheid van de tot de budgetten behorende middelen

• -

  de stand van zaken met betrekking tot de uitvoering van investeringskredieten

• -

  Voor zover in het kader van de jaarrekening sprake is van over- en onderschrijdingen op de oorspronkelijke baten en lasten van € 10.000 of meer en van investeringskredieten van € 50.000 of meer dienen deze door de budgethouder van een deugdelijke toelichting te worden voorzien in het kader van de analyse van het rekeningresultaat.

Artikel 11  

• 1.

  De financiële administratie is verantwoordelijk voor de registratie van budgetgegevens in het financieel informatiesysteem en het voeren van de boekhouding.

• 2.

  Het team Financiën draagt voorts zorg voor een centrale krediet- en budgetbewaking en de hiermee verband houdende signaalfunctie naar budgethouders.

Artikel 12  

• 1.

  Verplichtingen, anders dan die ten laste van budgetten die bestaan op basis van een vastgesteld investeringskrediet, worden ten behoeve van het dienstjaar aangegaan en ten laste van de betreffende jaarrekening gebracht indien de activiteit in het dienstjaar heeft plaatsgevonden of de beoogde prestatie in dat jaar is geleverd.

• 2.

  Een budget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed valt behoudens daartoe strekkende besluiten van het DB vrij in het rekeningresultaat van het betreffende boekjaar.

• 3.

  Een incidenteel budget dat in een begrotingsjaar niet geheel is besteed, kan alleen bij besluit van het DB worden overgeheveld naar het volgende begrotingsjaar, onder de volgende omstandigheden:

  • -

    het budget is incidenteel toegekend en minimaal € 10.000;

  • -

    de gevraagde ruimte is aanwezig;

  • -

    in de begroting voor het volgende jaar zijn voor dezelfde prestatie geen middelen opgenomen.

• Dit budget vervalt als de middelen niet zijn ingezet in het jaar volgend op het begrotingsjaar waarvoor het budget is toegekend.

• 4.

  Overlopende verplichtingen en vorderingen die zijn ontstaan voor het einde van een boekjaar kunnen worden meegenomen naar het volgende boekjaar, op voorwaarde dat de opdracht schriftelijk in het oude boekjaar is verleend en de levering/werkzaamheden/activiteiten zijn uitgevoerd.

• Als aan dit criterium is voldaan wordt via het team Financiën de overlopende verplichtingen en vorderingen vastgelegd in de financiële administratie ten laste of ten gunste van het budget van het afgelopen boekjaar.

• 5.

  Indien een investeringskrediet een uitvoeringsperiode heeft die meer dan één begrotingsjaar bestrijkt is de budgethouder bevoegd de verplichtingen in/voor de betreffende jaren aan te gaan.

• 6.

  Over restant investeringskredieten vindt in het kader van de jaarrekening van het betreffende boekjaar overleg plaats tussen de budgethouder en het team Financiën waarbij wordt gekeken naar de noodzaak van overheveling van het restant investeringskrediet naar het nieuwe boekjaar of dat het krediet in de jaarrekening kan worden afgesloten.

• 7.

  Het team Financiën legt het overzicht van alle over te hevelen restantkredieten ter goedkeuring voor aan het DB via een administratieve wijziging van de begroting.

• 8.

  Na ingebruikname, gereedkomen of aanschaf van de activa (investering) wordt het betreffende investeringskrediet ultimo van het boekjaar afgesloten.

Artikel 13  

Jaarlijks wordt een post onvoorzien opgenomen in de begroting. Een beroep op de post onvoorzien is slechts mogelijk indien tegelijkertijd wordt voldaan aan de volgende vier voorwaarden:

• 1.

  de betreffende uitgaaf is incidenteel;

• 2.

  de betreffende uitgaaf is onvermijdbaar;

• 3.

  de betreffende uitgaaf is onuitstelbaar;

• 4.

  de betreffende uitgaaf is onvoorzien.

Op de post onvoorzien en de geraamde stelposten kunnen geen baten en lasten worden verantwoord. Het AB autoriseert achteraf de beschikkingen van het DB via de reguliere P&C cyclus.

Artikel 14  

• 1.

  De functie van budgethouder is onverenigbaar met de functie van comptabele, kassier, betalings-fiatteur en met de registrerende functie.

• 2.

  Het DB kan aan de zelfstandige uitoefening van het budgethouderschap condities en beperkingen verbinden.

Artikel 15  

De bepalingen van deze regeling zijn van overeenkomstige toepassing op alle aangewezen budgetbeheerders en deelbudgetbeheerders.

Artikel 16  

In gevallen waarin deze regeling niet voorziet beslist het DB.

Artikel 17  

Deze regeling treedt in werking vanaf 1 januari 2018.

Artikel 18  

Deze regeling kan worden aangehaald als “Budgethoudersregeling GRSK 2018”.