Ziet u een fout in deze regeling? Meld het ons op regelgeving@overheid.nl!

Smallingerland

Organisatiebesluit Smallingerland 2022

Wetstechnische informatie

Gegevens van de regeling
Organisatie	Smallingerland
Organisatietype	Gemeente
Officiële naam regeling	Organisatiebesluit Smallingerland 2022
Citeertitel	Organisatiebesluit Smallingerland 2022
Vastgesteld door	college van burgemeester en wethouders
Onderwerp	bestuur en recht
Eigen onderwerp

Opmerkingen met betrekking tot de regeling

Deze regeling vervangt het Organisatiebesluit Smallingerland 2019.

Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd

Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen
Datum inwerkingtreding	Terugwerkende kracht tot en met	Datum uitwerkingtreding	Betreft	Datum ondertekening Bron bekendmaking	Kenmerk voorstel
07-04-2022	01-01-2022		nieuwe regeling	01-02-2022 gmb-2022-154708

Tekst van de regeling

Intitulé

Organisatiebesluit Smallingerland 2022

Het college van burgemeester en wethouders van Smallingerland;

Gelet op artikel 160 lid 1 onder c van Gemeentewet waarbij het college bevoegd is regels vast te stellen over de ambtelijke organisatie van de gemeente, met uitzondering van de organisatie van de griffie;

Gelet op artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

Overwegende,

-
dat het college op 16 november 2021 een benoemingsbesluit heeft genomen over de directie, dat gevolgen heeft voor de organisatiestructuur;

BESLUIT:

Vast te stellen het volgende Organisatiebesluit Smallingerland 2022

Hoofdstuk 1 Inleidende bepalingen

Begripsomschrijving

Artikel 1 Begripsomschrijving

In dit besluit wordt verstaan onder:

Het college:	Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester als bestuursorgaan.
Ambtelijke organisatie:	Het geheel van medewerkers die werkzaam zijn onder de verantwoordelijkheid van het college ongeacht hun rechtspositie, met uitzondering van de griffie.
De gemeentesecretaris:	De secretaris als bedoeld in artikel 100 van de Gemeentewet.
Algemeen directeur:	De gemeentesecretaris in zijn rol van eindverantwoordelijke voor de ambtelijke organisatie en leidinggevende van teammanagers.
Concerndirecteur:	Lid van het directieteam en leidinggevende van teammanagers.
Directieteam:	Organisatorische eenheid dat het college adviseert en de ambtelijke organisatie aanstuurt.
Team:	Organisatorische eenheid die is belast met de ontwikkeling en uitvoering van taken en opgaven onder aansturing van een teammanager.
Teammanager:	Leidinggevende die de medewerkers van een team aanstuurt.
Opgave:	Een vraagstuk dat door het college of directieteam is benoemd waarbij gekeken wordt wat nodig is in de samenleving en waar op wordt gestuurd door een slimmere koppeling van medewerkers, middelen en in samenwerking met de omgeving.
Programma:	Onderwerp dat door het college of het directieteam is benoemd tot een tijdelijk geheel van samenhangende projecten en activiteiten, gericht op het bereiken van één of meer strategische doelstellingen. Het gaat dan om doelen die tijdelijk extra, speciale aandacht vragen.
Project:	Onderwerp dat door het college of het directieteam is benoemd als resultaatgerichte, in de regel teamoverstijgende samenwerking, begrensd qua inhoud, doelstelling, tijd en geld.
Uitvoeringsbesluit:	Het besluit waarin het directieteam de instelling, taken en opgaven van de teams vaststelt

Structuur van de organisatie

Artikel 2 Indeling van de ambtelijke organisatie

1.
Er is een ambtelijke organisatie voor de ondersteuning van het college bij de uitoefening van zijn taken.
2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie.
3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur werkt samen met de concerndirecteur.
4.
De ambtelijke organisatie is ingedeeld in organisatorische eenheden, te weten in een directieteam en teams.

Artikel 3 Gemeensecretaris

1.
Het college stelt een instructie vast voor de secretaris die aansluit op dit organisatiebesluit.
2.
Het college benoemt de gemeentesecretaris.
3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor de ambtelijke organisatie.

Artikel 4 De concerndirecteur

1.
Het college benoemt de concerndirecteur op voordracht van de gemeentesecretaris/algemeen directeur.
2.
De concerndirecteur legt verantwoording af aan het college.
3.
De concerndirecteur is eindverantwoordelijk voor het maatschappelijk beleid en de uitvoering daarvan.

Artikel 5 De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteur

1.
De gemeentesecretaris is de schakel tussen het college en de ambtelijke organisatie. Hij is eerste adviseur van het college.
2.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteur zijn de leidinggevenden van de teammanagers.
3.
Bij afwezigheid van de gemeentesecretaris/algemeen directeur fungeert de loco-gemeentesecretaris ook als plaatsvervangend algemeen directeur.

Artikel 6 Directieteam

1.
Er is een directieteam. Het directieteam bestaat uit de gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteur.
2.
Het directieteam is het hoogste ambtelijke orgaan voor gemeente brede afstemming, sturing en coördinatie.
3.
De gemeentesecretaris/algemeen directeur is voorzitter van het directieteam.
4.
Het directieteam streeft bij zijn besluitvorming naar consensus.
5.
Als er geen consensus wordt bereikt, beslist de gemeentesecretaris/algemeen directeur, behalve als het gaat om besluiten over maatschappelijk beleid en de uitvoering daarvan, dan beslist de concerndirecteur.
6.
Binnen het directieteam wordt een portefeuilleverdeling gemaakt, waarbij in ieder geval een verdeling wordt gemaakt wie de leidinggevende van een bepaalde groep teammanagers is.

Artikel 7 Teams

1.
De teams zijn ingericht als resultaat verantwoordelijke organisatieonderdelen.
2.
Aan het hoofd van ieder team staat een teammanager.
3.
Het college mandateert aan het directieteam de bevoegdheid om de instelling van de teams en het toedelen van taken en opgaven aan de teams en eventuele tussentijdse wijzigingen vast te stellen in een uitvoeringsbesluit.

Opdrachtgeverschap

Artikel 8 Opgave

Een opgave wordt gerealiseerd door een programma, een project, door een team of door te improviseren.

Artikel 9 Programma

Een lid van het directieteam is ambtelijk opdrachtgever van een programma aan een programmamanager. De programmamanager is opdrachtnemer.

Artikel 10 Project

1.
Een lid van het directieteam is ambtelijk opdrachtgever aan een team overstijgend project. De projectleider is opdrachtnemer.
2.
Een teammanager is ambtelijk opdrachtgever van een project binnen het eigen team. De projectleider is opdrachtnemer.

Hoofdstuk 2. De ambtelijke organisatie in relatie tot het college

Artikel 11 Bestuurlijk overleg

Er is minimaal viermaal per jaar overleg tussen het college en het directieteam. Doel van dit overleg is het bespreken van:

•
De opgaven
•
De strategie
•
Het meerjarenbeleid
•
De sturingscyclus
•
De ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie
•
De bedrijfsvoering

Artikel 12 Overlegvormen

Het directieteam kan besluiten (tijdelijke) met het oog op de goede uitoefening van zijn functie overlegvormen c.q. structuren in te stellen. Deze overleggen hebben tot doel het bespreken, coördineren en afstemmen van taken en opgaven, voorstellen en het adviseren van het directieteam over programma's, projecten en andere team overstijgende kwesties.

Hoofdstuk 3 Taken en werkwijze

Artikel 13 Sturingsfilosofie van de ambtelijke organisatie

Bij de uitoefening van taken en opgaven wordt gewerkt vanuit de door het college vastgestelde Organisatievisie Deze wordt vertaald in een periodiek te actualiseren Concernplan.

Artikel 14 Taken van het directieteam

1.
De hoofdtaken van het directieteam zijn:
- •
  Het zorg dragen voor de verbinding tussen het college en de ambtelijke organisatie.
- •
  Dat de ambtelijk organisatie zodanig is ingericht en toegerust dat deze in staat is de gestelde taken efficiënt en doelgericht uit te voeren.
- •
  De algemene strategieontwikkeling.
- •
  Het zorg dragen voor de bedrijfsvoering van de ambtelijke organisatie.
- •
  Het zorg dragen voor de concernbrede ambtelijke sturing en coördinatie van taken en middelen.

Artikel 15 Taken van de algemeen directeur en concerndirecteur

De algemeen directeur en de concerndirecteur zijn integraal verantwoordelijk voor het functioneren van de onder hun geplaatste teams, programma's en projecten.

Artikel 16 Taken teammanager

1.
Een teammanager is verantwoordelijk voor het leiding geven aan het team zodat de taken, opgaven en resultaten worden gerealiseerd.
2.
Het leidinggeven vindt plaats op basis van integraliteit en kwaliteit waarbij een bijdrage wordt geleverd aan de realisatie van de organisatievisie en –doelen en organisatiebrede ontwikkelingen.
3.
De teammanager voert regelmatig werkoverleg met de medewerkers.
4.
De teammanager stelt jaarlijks een teamplan op en legt over de uitvoering verantwoording af aan het directieteam.

Hoofdstuk 4 Sturingsinstrumenten

Artikel 17 Lange Termijn Agenda

1.
Het directieteam draagt zorg voor de totstandkoming van een lange termijn agenda voor het college. De lange termijn agenda betreft de thema's voor de collegeperiode, op basis van het coalitieakkoord.
2.
De lange termijn agenda wordt uitgevoerd door middel van de door het directieteam jaarlijks op te stellen Concernplan.
3.
Het directieteam draagt zorg voor de onderlinge afstemming van de lange termijn agenda van het college en die van de gemeenteraad.

Artikel 18 Concernplan

Het sturingsinstrument voor de organisatie, jaarlijks vastgesteld door het directieteam, op basis van de opgaven en op basis van de documenten uit de begrotingscyclus, waarin de (beleids)opgaven, beheersopgaven en visie, doelen en strategie van de ambtelijke organisatie zijn uitgewerkt.

Artikel 19 Teamplan

Het sturingsinstrument voor de teams, jaarlijks opgesteld door de teammanagers aan de hand van het concernplan en de programmabegroting waarin de middelen op teamniveau en de relatie met de andere teams wordt weergegeven. Het teamplan wordt vastgesteld door het directieteam.

Artikel 20 Planning- en Controlcyclus

1.
Het directieteam draagt zorg voor de totstandkoming van de begroting, de jaarrekening en andere producten in het kader van de planning- en controlcyclus.
2.
Het college stelt de in het eerste lid bedoelde en daarvoor in aanmerking komende producten in ontwerp vast en legt deze ter besluitvorming voor aan de raad.

Hoofdstuk 5 Control en toezicht informatieveiligheid

Artikel 21 Concerncontroller

1.
De concerncontroller houdt, vanuit een onafhankelijke positie gevraagd en ongevraagd de organisatie doelmatig, rechtmatig en efficiënt "in control" en is verantwoordelijk voor:
- •
  De organisatie brede control rol, gericht op de bestuurlijke, financiële en bedrijfsvoering control. Voorwaarden scheppen, adviseren en toetsen vormen hierbij de rode draad.
- •
  Is kader stellend en toetsend ten aanzien van de planning & control cyclus en de bijbehorende documenten.
- •
  De strategische advisering van college, directieteam en teammanagers voor sturingsvraagstukken, doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid
2.
De concerncontroller kan uit eigen beweging onderzoeken instellen of audits uitvoeren op het gebied van rechtmatigheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en risicomanagement.
3.
De concerncontroller kan in verband met de uitoefening van zijn in het derde lid bedoelde taken om inlichtingen vragen aan de algemeen directeur en/of de concerndirecteur en teammanagers.
4.
De concerncontroller kan voor zaken betreffende zijn verantwoordelijkheid, met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, rechtstreeks het college adviseren.

Artikel 22 Functionaris Coördinator Informatieveiligheid (CISO)

1.
De coördinator Informatieveiligheid houdt, vanuit een onafhankelijke positie gevraagd en ongevraagd de informatieveiligheid binnen de organisatie hoog op de agenda en is verantwoordelijk voor:
- •
  De coördinatie van het informatieveiligheidsbeleid, het informeren en adviseren van het college en de ambtelijke organisatie.
- •
  Het registreren van informatiebeveiligingsincidenten in een incidentenregister en is verantwoordelijk voor de juiste afhandeling en evaluatie van incidenten.
- •
  Het rapporteren over de informatieveiligheid van de gemeente in de jaarrekening.
2.
De coördinator Informatieveiligheid kan voor zaken inzake informatieveiligheid met vooraf een meldingsplicht aan de gemeentesecretaris/algemeen directeur, rechtstreeks het college adviseren.

Artikel 23 Functionaris Gegevensbescherming

Er is een reglement voor de Functionaris Gegevensbescherming vastgesteld die aansluit op dit organisatiebesluit.

Hoofdstuk 6 Slotbepalingen

Artikel 24 Inwerkingtreding

1.
Dit Organisatiebesluit over de ambtelijke organisatie Smallingerland treedt in werking met ingang van de dag na publicatie en werkt terug tot 1 januari 2022.
2.
Het Organisatiebesluit Smallingerland 2019 en alle daarbij behorende wijzigingen worden per 1 januari 2022 ingetrokken.

Artikel 25 Citeertitel

1.
Dit besluit kan worden aangehaald als "Organisatiebesluit Smallingerland 2022".

Aldus vastgesteld in de vergadering van 1 februari 2022.

Het college van burgemeester en wethouders

de loco-secretaris,

Koen Eekma

de burgemeester,

Jan Rijpstra

Toelichting op het Organisatiebesluit Smallingerland 2022

Titel: Organisatiebesluit

De titel is overgenomen van het oude organisatiebesluit 2011 en 2019.

Hoofdstuk 1

Hoofdstuk 1 is onderverdeeld in Inleidende bepalingen, Begripsomschrijving, Structuur en Opdrachtgeverschap.

De hoofdstructuur is een tweekoppig directieteam, bestaande uit een gemeentesecretaris/algemeen directeur en een concerndirecteur met daaronder één leidinggevende laag met teammanagers. Dat is de basis.

De gemeentesecretaris/algemeen directeur en de concerndirecteur werken nauw samen. De gs/ad is daarbij formeel het hoofd van de ambtelijke organisatie en eindverantwoordelijk. Uitgezonderd daarvan is het maatschappelijk beleid en de uitvoering daarvan. Daarvoor is de concerndirecteur verantwoordelijk. In het DT worden hierover verdere afspraken gemaakt.

De organisatie werkt vanuit opgaven en omgevingsgericht.

Een opgave wordt uitgewerkt in programma's en projecten. Voor de programma's en projecten betekent dit dat de teams mensen leveren naast de eigen team taken. Het college of het directieteam is bevoegd tot het instellen van programma's en projecten.

De omschrijving van een opgave en programma komt uit de teksten van #INBEWEGING.De omschrijving van een project is een samenvatting uit de huidige werkwijze van de gemeente bij projectmatig werken. Een project is in de regel team overstijgend.

Bestuursorganen en organisatie eenheden

Op basis van de AWB is een orgaan een onderdeel van een rechtspersoon ingesteld op basis van het publiekrecht. Burgemeester en wethouders, burgemeester en gemeenteraad zijn organen op basis van artikel 6 Gemeentewet. In het Burgerlijk wetboek (privaatrecht) zijn de rechtspersonen aangewezen waaronder de gemeente. Het directieteam en de teams maken onderdeel uit van de gemeente Smallingerland, maar worden niet genoemd als onderdeel van het bestuur en zijn daarom geen bestuurlijk orgaan.

In het organisatiebesluit worden het directieteam en de teams benoemd als een organisatorische eenheid (je zou het ook een ambtelijk orgaan kunnen noemen).

Mandatering van bevoegdheid instellen en toedelen taken en opgaven aan de teams.

Met het vaststellen van dit organisatiebesluit is de structuur van de ambtelijke organisatie vastgesteld. Om een wendbare organisatie te kunnen zijn wordt in artikel 7 lid 3 door het college de bevoegdheid tot het instellen en het toewijzen van taken en opgaven aan de teams gemandateerd aan het directieteam. De mandatering is opgenomen in het organisatiebesluit en niet in de mandaatregeling omdat de teams en de daarbij behorende taken en opgaven een onlosmakelijk onderdeel vormt van het organisatiebesluit. Het uitvoeringsbesluit sluit aan op het door het college vastgestelde teamindeling en toedeling van taken.

Het moment wanneer de OR moet worden ingeschakeld bij een wijziging van de teamindeling en/of het toedelen van taken en opgaven wordt per wijziging beoordeeld.

De borging dat het college betrokken blijft bij de teamindeling en toedeling van taken en opgaven is opgenomen in hoofdstuk 2 artikel 10. Hierin staat dat het college minimaal vier keer per jaar overleg heeft met het directieteam over o.a. de ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie en over de bedrijfsvoering.

Hoofdstuk 4. Sturingsinstrumenten

Artikel 16. De Lange termijn agenda en artikel 17. Planning- en Controlcyclus zijn de basis voor de in de artikel 18 en 19 genoemde concernplan en teamplan. Het concern- en teamplan zijn nieuw voor de organisatie. Deze instrumenten zijn voor de organisatie een voorwaarde om het werken vanuit taken en opgaven vorm te geven in programma's, projecten, regulier werk of iets anders mogelijk te maken.

Hoofdstuk 5 Control en toezicht informatieveiligheid

In artikel 20, concerncontroller en artikel 21 CISO, zijn deels onderwerpen uit de functiebeschrijving opgenomen en in het organisatiebesluit opgenomen. Een functiebeschrijving geeft geen legitimatie aan medewerkers. Door hun "rechten" op te nemen in het organisatiebesluit kunnen deze medewerkers hun taken rechtmatig uitoefenen.

Voor de taken en bevoegdheden van de Functionaris Gegegevensbescherming wordt in het organisatiebesluit verwezen naar (het nog vast te stellen) stellen reglement door het college, burgemeester en raad. De bepalingen, verplichtingen en bevoegdheden van de FG zijn gebaseerd op de in de Algemene Verordening Gegevensbescherming gestelde eisen en op grond van de in artikel 37 AVG opgenomen verplichting voor overheidsinstanties om per 25 mei 2018 een FG aan te stellen.