De positie van gemeentecontrol
Artikel 1 - Onafhankelijk adviseur.
- 1.1
De gemeentecontroller is onafhankelijk in zijn/haar adviserende, signalerende en toetsende taak in de zin van toepassing van wetten en regels, richtlijnen, procedures en protocollen.
- 1.2
De functie van gemeentecontroller is een onafhankelijke functie en richt zich op diverse vormen van control voor wat betreft de:
- a.
Doelmatigheid: het realiseren van beleid met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen.
- b.
Doeltreffendheid: de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.
- c.
Rechtmatigheid: het uitvoeren van gemeentelijk beleid en de besteding van middelen binnen geldende wet- en regelgeving en haalbaarheid gezien de financiële positie van de gemeente.
- 1.3
De verschillende vormen van control zijn te onderscheiden in:
- a.
Beleidscontrol; uitvoering,doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van beleid.
- b.
Bedrijfsvoeringscontrol; interne controle, planning en control, risicomanagement, financiële controle, juridische control.
- 1.4
De gemeentecontroller adviseert en ondersteunt de directie en (adjunct)secretaris. Daarnaast adviseert en ondersteunt hij/zij de adjunctsecretaris in zijn /haar rol als (hoofd)opdrachtgever en hoofdbudgethouder van de gemeente. Hiertoe voert hij/zij samen met de adjunctsecretaris gesprekken over de uitvoering van de opdrachten aan de GR BAR-organistatie (RAD gesprekken).
Artikel 2 - Plaats in de organisatie.
- 2.1
De gemeentecontroller is lid van de directie van de gemeente.
- 2.2
De gemeentecontroller legt inhoudelijk verantwoording af aan de gemeentesecretaris en de adjunctsecretaris. de adjunctsecretaris is zijn /haar leidinggevende.
- 2.3
De gemeentecontroller geeft leiding en is verantwoordelijk voor het functioneren van het team gemeentecontrol binnen de adjunctsecretaris. De uitvoerende taken zijn uitgewerkt in artikel 9, 10 en 11.
Vervanging van de gemeentecontroller.
Artikel 3.
- 3.1
Bij langdurige afwezigheid van de gemeentecontroller of een vermoeden daartoe zal de adjunctsecretaris in overleg met de gemeentesecretaris en het college bepalen of tot vervanging wordt overgegaan.
Doelstellingen van de gemeentecontroller.
Artikel 4.
De gemeentecontroller stelt zich de beheersing van alle fasen van de beleidscyclus ten doel bij de uitoefening van zijn taken door:
- 4.1
De bevordering van de doelgerichtheid, de doelmatigheid en rechtmatigheid van het gevoerde beleid en beheer in verband met de door het bestuur vastgestelde doelen.
- 4.2
Een verantwoord beheer van middelen die voor het bereiken van de vastgestelde doelstellingen zijn toegekend. Het betreft de gemeentelijke budgetten.
- 4.3
De naleving van de toepasselijke wettelijke bepalingen, lokale regelingen en bestuurlijke richtlijnen, inclusief verordeningen ten aanzien van de kadernota, de begroting, de meerjarenraming, de jaarrekening en het jaarverslag, en de beleidsevaluatie.
- 4.4
Het benoemen en adviseren over het beheersen van kansen en risico's.
- 4.5
Proactief “aan de voorkant” betrokken zijn en worden bij de totstandkoming van beleid en de uitvoering daarvan (beleidscontrol) ter voorkoming van het achteraf moeten bijsturen / corrigeren op vastgesteld beleid en aangegane contracten.
Reikwijdte van de verantwoordelijkheden/bevoegdheden van de gemeentecontroller.
Artikel 5 - Invulling artikel 212 en 213a Gemeentewet en Interbestuurlijk toezicht.
- 5.1
De gemeentecontroller legt jaarlijks een onderzoeksplanning voor aan het college waarin de onderzoeken naar doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid zijn opgenomen.
- 5.2
De gemeentecontroller is verantwoordelijkheid voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording.
- 5.3
Voor de Verbijzonderde intern Controle (VIC) van specifiek gemeentelijke processen, onderzoeken in het kader van doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid, treedt de gemeentecontroller op als (gemandateerd) opdrachtgever aan de concerncontroller van de GR BAR-organisatie.
- 5.4
De gemeentecontroller is (gemandateerd) opdrachtgever aan de manager Financiën van de GR BAR-organisatie voor het opstellen van de planning- en controlproducten en het interbestuurlijk toezicht van de gemeente.
- 5.5
De gemeentecontroller voert, samen met de de stafafdelingen concerncontrol en financiën, overleg met de provinciaal toezichthouder over het toezichtsregime op de begroting (financiën: reëel structureel sluitende begroting) en het Inter bestuurlijk toezicht (IBT) (concerncontrol).
- 5.6
In het geval de opdracht door de concerncontroller of manager Financiën niet geaccepteerd wordt escaleert de gemeentecontroller richting de (adjunct)gemeentesecretaris.
- 5.7
De gemeentecontroller heeft toegang tot de informatie die benodigd is voor de uitoefening van zijn functie.
Artikel 6.
De gemeentecontroller heeft de bevoegdheid zich gevraagd en ongevraagd rechtstreeks tot het college te wenden. Voorafgaand stelt hij/zij de adjunctsecretaris en de gemeentesecretaris hiervan in kennis.
Artikel 7.
- 7.1
De gemeentecontroller overlegt met de adjunctsecretaris, directie van de gemeente, het college omtrent standpunten, ziens- of handelwijzen binnen de GR BAR-organisatie met betrekking tot de realisatie van gemeentelijk beleid, die naar zijn/haar oordeel in strijd zijn met het bepaalde in artikel 4.
- 7.2
In zwaarwegende situaties, waarbij de gemeentecontroller geen gehoor vind bij de (adjunct-) gemeentesercretaris, kan hij/zij zich rechtstreeks tot de burgemeester wenden.
Artikel 8.
Het college, de directie of de (adjunct-)gemeentesecretaris kan de gemeentecontroller rechtstreeks opdragen tot het doen van onderzoeken naar de doelmatigheid en rechtmatigheid van de besteding van programmabudgetten door zowel de gemeente als de GR BAR-organisatie.
Het takenpakket van de gemeentecontroller.
Artikel 9 – Adviserende, ondersteunende en signalerende taken.
- 9.1
Gevraagd en ongevraagd adviseren aan de directie, (adjunct-)gemeentesecretaris en het college over de kwaliteit, de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het voorgestelde en/of uitgevoerde beleid.
- 9.2
Ondersteuning bij strategiebepaling en besluitvorming door middel van (meerjarige) analyses uit de verschillende informatiesysytemen.
- 9.2
Voert periodiek “in control gesprekken” met portefeuillehouders omtrent de uitvoering van het beleid in relatie met “control” vraagstukken.
- 9.3
Als accounthouder van de GR BAR-organisatie bereidt de hij/zij de zienswijze voor over de planning en control documenten van de GR BAR-organisatie.
- 9.4
De gemeentecontroller is adviseur van de griffie en raadsleden inzake financiële en accountantszaken als controle en rechtmatigheid.
Artikel 10. Beheersmatige taken
- 10.1
Monitoren van en rapporteren over de uitvoering van het collegeprogramma, de programmabegroting en de overige bestuurlijke acties in het bestuurlijke acties bewakingssyteem (BABS) zoals bijvoorbeeld aangenomen moties en raadstoezeggingen.
- 10.2
Signaleert en rapporteert afwijkingen in de beschikbaar gestelde middelen, planning of inhoudelijke afwijkingen.
- 10.3
Met een integrale blik (brede control) toetsen of de beoogde resultaten binnen de aan de GR BAR-organisatie gestelde middelen en kaders worden behaald.
- 10.4
Monitort, toetst en adviseert over de kaders van de financiële positie van de gemeente.
- 10.5
Signaleert en adviseert over geconstateerde onregelmatigheden in de bedrijfsvoeringscontrol van de GR BAR-organisatie.
Artikel 11. Planning en control gerelateerde taken
- 11.1
Draagt zorg voor en is verantwoordelijk voor het proces van de kadernota en geeft advies bij bezuinigingsrondes en/of dekkingsvraagstukken.
- 11.2
Toetst, monitort en voert regie op de tijdigheid, juistheid en volledigheid van de gemeentelijke planning en controlcyclus en bijbehorende documenten.
- 11.3
Coördineert en bewaakt het proces van mondelinge en schriftelijke vragen van de raad aan het college ten aanzien van de planning en control documenten van de gemeente.
Taakafbakening met Financiën.
Artikel 12.
- 12.1
De manager Financiën is verantwoordelijk voor de inrichting van het financiële beheer en administratie van de GR BAR-organisatie en de gemeente. Hij stelt regels en richtlijnen op met betrekking tot het aanleveren van de juiste financiële gegevens aan het college van burgemeester en wethouders ten behoeve van de invulling van de planning- en controlcyclus.
- 12.2
De manager Financiën is verantwoordelijk voor de planning- en controlcyclus en zorgt voor een tijdige, volledige en juiste aanlevering van de bijbehorende documenten van de gemeente.
- 12.3
De coördinator Planning en control is het eerste aanspreekpunt voor de accountant voor en tijdens de controle op de jaarrekening van de gemeente.
Artikel 13.
- 13.1
De gemeentecontroller heeft een werkinhoudelijke relatie met de accountant.
- 13.2
De gemeentecontroller deelt ontwikkelingen op het terrein van de rechtmatigheidsverantwoording, doelmatigheid en de bedrijfsvoering met de accountant.
- 13.3
De gemeentecontroller is het eerste aanspreekpunt inzake bevindingen die uit de controle naar voren komen en die een negatief effect kunnen hebben op de Managementletter voor Ridderkerk, het accountantsverslag of de controleverklaring.
- 13.4
De gemeentecontroller is het eerste aanspreekpunt voor de accountant zodra tijdige aanlevering van jaarstukken, het accountantsverslag of een goedkeurendecontroleverklaring in het geding is.
- 13.5
Het staat de gemeentecontroller te allen tijde vrij de accountant te benaderen inzake alle financiële en controletechnische aangelegenheden.
Relatie met concerncontrol van de GR BAR-organisatie.
Artikel 14.
- 14.1
De gemeentecontroller is (gemandateerd) opdrachtgever voor de gemeente aan de concerncontroller van de GR BAR-organisatie. Ten behoeve van de gemeente wordt door concerncontrol een takenpakket uitgevoerd ten aanzien van het verrichten van doelmatigheids-, doeltreffendheids- en rechtmatigheidsonderzoeken, procesmanagement en controles (IC/VIC) als centrale thema's.
- 14.2
De controlewerkzaamheden in het kader van de verbijzonderde interne controles zijn gericht op de processen van de gemeente in de GR BAR-organisatie. De inhoud en planning van het onderzoeksplan wordt jaarlijks vooraf door concerncontrol met gemeentecontrol afgestemt. De concerncontroller bespreekt de bevindingen en aanbevelingen met de gemeentecontroller van de betreffende gemeente. De gemeentecontroller en concerncontroller maken afspraken over verbeteringen.
- 14.3
De gemeentecontroller maakt ook afspraken met de concerncontroller over verbeteringen ten aanzien van bevindingen en aanbevelingen uit de Managementletter Ridderkerk en de jaarrekeningcontrole van de accountant.
- 14.4
In het geval de concerncontroller constateert dat zaken die specifiek betrekking hebben op de gemeente niet of niet geheel rechtmatig verlopen of er andere grote gemeentelijke risico's worden gelopen, verwittigt de concerncontroller de gemeentecontroller.
- a.
De gemeentecontroller is vervolgens verantwoordelijk voor de voortgang en de afwikkeling van de gesignaleerde onrechtmatigheden of gemeentelijke risico's.
- b.
De concerncontroller voert regie op, adviseert over, ondersteunt bij en monitort de verbeteringen van de processen om geconstateerde onrechtmatigheden en risico’s in de toekomst te voorkomen.
- 14.5
De concerncontroller onderhoudt een directe relatie met de accountant. Daarom brengt de concerncontroller de gemeentecontroller en vice versa op de hoogte van alle relevante informatie, de voortgang en de maatregelen die worden getroffen.
Relatie met de auditcommisie.
Artikel 15.
- 15.1
De gemeentecontroller haalt bij de Auditcommissie aandachtspunten op die betrokken worden bij de controles als het gaat om de begrotingsrechtmatigheid of de verbijzonderde interne controle (VIC).
- 15.2
De gemeentecontroller informeert en adviseert de auditcommissie over financiële zaken en het onderzoeksplan van het college volgens de Verordeningen financiën en doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Ridderkerk (ex. artikel 212/213a Gemeentewet).
Overgangs- en slotbepaling.
Artikel 16.
In de gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het college van burgemeester en wethouders.
Artikel 17.
Deze instructie treedt inwerking op de dag na vaststelling.